ABCD-ITSMS-P02 記錄控制程序

記錄控制程序文檔編號SC-ITSMS-P02文檔版本號V1.0當(dāng)前版本日期2021/09/05下次文檔回顧日期2022/09/04文檔編制后勤部文檔審核張言文檔批準(zhǔn)茍彬密級內(nèi)部公開杭州世拓創(chuàng)意智能科技有限公司該文檔的最新版本保存在文件服務(wù)器上，在使用該文檔前使用者有責(zé)任從文件服務(wù)器中獲取最新版本。該文檔的打印版本僅用來參考。文檔信息文檔的保存主控文檔(masterdocument)存放在文件服務(wù)器上。文檔修訂信息版本號修訂日期修訂人修訂說明備注V1.0后勤部按照18020000-1:2018版標(biāo)準(zhǔn)新建體系文件文檔的審批該文檔需要以下的審批:姓名職位是否批準(zhǔn)茍彬總經(jīng)理是文檔的分發(fā)該文檔的主控版本存放于文件服務(wù)器上，該文檔的打印版本僅用作參考并且不在控制范圍內(nèi)。該文檔的使用者有責(zé)任確保使用的是最新版本。1目的對公司管理體系所要求的記錄予以控制，以提供產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系符合要求及有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍適用于證明產(chǎn)品、過程和管理體系符合標(biāo)準(zhǔn)要求及有效運(yùn)行的記錄。職責(zé)所有部門相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集和編寫所有需要的記錄。后勤部負(fù)責(zé)對所有記錄分配編號，并保存記錄清單。財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照當(dāng)?shù)卣囊缶S護(hù)所有的財(cái)務(wù)記錄。后勤部應(yīng)當(dāng)按要求維護(hù)必要的采購記錄。后勤部應(yīng)當(dāng)按要求維護(hù)必要的人員記錄。后勤部應(yīng)負(fù)責(zé)并確保所有的合同和技術(shù)協(xié)議被保存在規(guī)定的保存期限內(nèi)。工作程序記錄的建立各部門根據(jù)本部門工作及流程的復(fù)雜程度自行設(shè)計(jì)建立記錄，記錄的方式可采用文字、表格、錄像、照片、計(jì)算機(jī)存貯等多種形式。記錄的填寫記錄應(yīng)按內(nèi)容分類填寫，填寫表格或繪制圖形必須完整、準(zhǔn)確、清晰、簽字手續(xù)齊全；禁止使用紅筆、鉛筆填寫記錄；不得隨意涂改，如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤確需更改時(shí)，應(yīng)采用劃改的方式，并注明更改人的姓名及更改日期。記錄管理各部門助理負(fù)責(zé)本部門的記錄表單的保管，涉及相關(guān)法律、法規(guī)的記錄表單需保存到后勤部。為了保證管理體系記錄的唯一性，每種體系記錄的編號應(yīng)具有唯一性，具體編號請參照《文件控制程序》中第4.3條執(zhí)行。記錄的歸檔、存貯記錄應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品、服務(wù)的壽命及相關(guān)法律法規(guī)的要求來規(guī)定其保存期限。記錄由使用部門歸檔。各部門應(yīng)指定專兼職人員負(fù)責(zé)保管。記錄在貯存過程中，要防止破損、遺失或由于環(huán)境條件造成損壞。記錄保存期限定義按照下表執(zhí)行:公司管理體系運(yùn)行的有關(guān)記錄，保存期不低于三年；對供應(yīng)商審核、內(nèi)部審核、管理評審資料保留三年。與客戶簽訂的合同和技術(shù)協(xié)議需要終生保存。有關(guān)設(shè)備、儀器的安裝、驗(yàn)收報(bào)告、維護(hù)資料保留至報(bào)廢后一年。4A5.4員工的培訓(xùn)等相關(guān)資料保留至該員工離職后一年。與產(chǎn)品有關(guān)的資料保留至該產(chǎn)品停產(chǎn)后一年。一般的生產(chǎn)、質(zhì)量記錄保留五年。記錄的處理控制記錄按規(guī)定保存期限保存，當(dāng)合同有要求時(shí)，應(yīng)在商定期內(nèi)提供給顧客或其代表評價(jià)時(shí)查閱。需傳遞的記錄由主控部門進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放時(shí)可采用適宜的方式進(jìn)行記錄。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對過期的記錄進(jìn)行銷毀處理。對于有保密要求的記錄，必須作碎