河南科技大學行政公文擬制常見問題解析

/r/n15/r/n河南科技大學行政公文擬制常見問題解析/r/n為/r/n解決我校目前行政公文擬制中存在的一些問題/r/n，/r/n進/r/n一步推進我校公文處理工作的規(guī)范化/r/n、制度化和科學化，現(xiàn)就常見問題進行梳理并解析如下：/r/n一、標題/r/n公文標題由發(fā)文部門名稱、事由、文種三部分組成，要準確/r/n、扼要/r/n地概括公文的/r/n主要/r/n內(nèi)容/r/n。/r/n常見問題：/r/n（一）/r/n發(fā)文機關名稱/r/n不準確/r/n1.名稱不完整、順序顛倒。/r/n例如：/r/n《/r/n關于/r/n河南科技大學/r/nXXXX/r/n的通知/r/n》/r/n應為：/r/n《/r/n河南科技大學關于/r/nXXXX/r/n的通知/r/n》/r/n解析：/r/n“/r/n河南科技大學/r/n”/r/n是發(fā)文機關，應作為標題的第一部分，/r/n“/r/n關于/r/n”/r/n二字應放在事由/r/n“/r/nXXXX/r/n”/r/n之前。/r/n2.名稱表述/r/n錯誤/r/n。/r/n例/r/n如/r/n：/r/n《/r/n河南科技大學XX處/r/n/河科大/r/n關于XXXX的通知/r/n》/r/n應為：/r/n《/r/n河南科技大學關于XXXX的通知/r/n》/r/n解析：/r/n學校層面的/r/n發(fā)文必須是/r/n“/r/n河南科技大學/r/n”/r/n。/r/n3.發(fā)文機關名稱/r/n缺失。/r/n例如：/r/n《/r/n關于XXXXX的請示/r/n》/r/n應為：/r/n《/r/n河南科技大學關于XXXX的請示/r/n》/r/n解析：/r/n公文標題不能省略，必須要有發(fā)文機關全稱。/r/n（二）/r/n內(nèi)容不準確，不/r/n夠/r/n概括/r/n1./r/n冗長/r/n啰/r/n嗦，對事由表述不夠簡潔、完整。/r/n例如：/r/n（1）/r/n《河南科技大學/r/n關于加強/r/nXXXX/r/n管理創(chuàng)新、/r/nXXXX/r/n管理制度、做好/r/nXXXX/r/n管理工作有關問題的通知/r/n》/r/n（2）《河南科技大學關于在校學生XXX等四名學生XXXX的請示》/r/n應為：/r/n（1）/r/n《河南科技大學/r/n關于加強/r/nXXXX/r/n管理等有關工作的通知/r/n》/r/n（2）/r/n《河南科技大學關于XXX等四名在校學生XXXX的請示》/r/n解析/r/n:/r/n（1）/r/n“/r/nXXXX/r/n”/r/n作為事由主體，說一個即可。/r/n（2）/r/n“/r/n在校學生/r/n”/r/n與/r/n“/r/n學生/r/n”/r/n重復、/r/n啰/r/n嗦。/r/n2./r/n文不對題、題不對文，/r/n標題/r/n與正文不符，/r/n不能涵蓋公文的內(nèi)容。/r/n例如：/r/n《河南科技大學/r/n關于做好節(jié)日期間XX安全有關工作的通知/r/n》/r/n應為：/r/n《河南科技大學/r/n關于做好節(jié)日期間安全、XX、XX等工作的通知/r/n》/r/n解析：文內(nèi)除講XX安全工作外，還講了其他工作。/r/n3/r/n./r/n/r/n語法錯誤/r/n。/r/n（1）/r/n介詞使用不規(guī)范。有的標題在發(fā)文機關后缺少介詞/r/n“/r/n關于/r/n”/r/n，有的出現(xiàn)多個/r/n“/r/n關于/r/n”/r/n，有的則重復使用介詞/r/n“/r/n關于在/r/n”/r/n、/r/n“/r/n關于對/r/n”/r/n等。/r/n例如：/r/n《/r/n河南科技大學關于/r/n對/r/nXXXX/r/n修改意見的報告/r/n》/r/n應為：/r/n《/r/n河南科技大學關于XXXX修改意見的報告/r/n》/r/n或/r/n《/r/n河南科技大學對/r/nXXXX修改/r/n意見的/r/n報告/r/n》/r/n解析：/r/n“/r/n關于/r/n”/r/n、/r/n“/r/n對/r/n”/r/n都是表對象、范圍的介詞，與詞或詞組組成介詞結(jié)構(gòu)，后面加/r/n“/r/n的/r/n”/r/n置于文種前/r/n；/r/n二者意義相近，一般不連用/r/n。/r/n（2）/r/n搭配不當，語義不全/r/n。/r/n例如：/r/n《河南科技大學關于開展XXXX問題的請示》/r/n應為：《河南科技大學關于開展XXXX活動/r/n/工作/r/n的請示》/r/n解析：動詞/r/n“/r/n開展/r/n”/r/n后應有相應的賓語，即/r/n“/r/n開展/r/n……/r/n活動/r/n”/r/n或/r/n“/r/n開展/r/n……/r/n工作/r/n”/r/n。/r/n4.語義重復/r/n。/r/n例如：《河南科技大學關于請求/申請/請求批準XXXX的請示》/r/n應為：《河南科技大學關于XXXX的請示》/r/n解析：文種/r/n“/r/n請示/r/n”/r/n即/r/n“/r/n請求批示/r/n”/r/n之意，所以應將/r/n“/r/n請求/r/n”“/r/n申請/r/n”“/r/n請求批準/r/n”/r/n去掉。/r/n（三）文種誤用/r/n《黨政機關公文處理工作條例》（/r/n2012年/r/n版/r/n，/r/n以下簡稱《條例》）規(guī)定的公文種類共15種，我校常用的有：通知、請示、報告、決定和函/r/n5種。/r/n對于文種的選擇，應當根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關系來確定，不得混淆、錯誤使用。/r/n1.文種缺失，非/r/n規(guī)定/r/n文種/r/n。/r/n例如：《河南科技大學/r/nXXXX/r/n活動實施方案》/r/n應為：《河南科技大學關于印發(fā)/r/n<XXXX/r/n活動實施方案>的通知》/r/n解析：/r/n未選用15個法定文種，而使用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復等。/r/n2/r/n./r/n/r/n文種/r/n混用。/r/n例如：/r/n《河南科技大學關于XXXX的請示/r/n報告/r/n》/r/n應為：《河南科技大學關于XXXX的請示》/r/n或《/r/n河南科技大學關于XXXX的報告/r/n》/r/n解析：/r/n“/r/n請示/r/n”/r/n與/r/n“/r/n報告/r/n”/r/n為不同文種/r/n，/r/n應根據(jù)/r/n公文/r/n內(nèi)容確定選用其一/r/n。/r/n3/r/n./r/n/r/n文種錯用。/r/n例如：（1）/r/n《/r/n河南科技大學關于辦理XXXX的報告/r/n》/r/n（2）/r/n《/r/n河南科技大學關于XXXX的請示報告/r/n》/r/n應為：（1）/r/n《/r/n河南科技大學關于/r/n辦理/r/n/r/nXXXX的請示/r/n》/r/n（2）/r/n《/r/n河南科技大學關于XXXX的報告/r/n》/r/n解析：請示和報告都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示/r/n“/r/n適用于向上級機關請求指示、批準/r/n”/r/n(《辦法》)，上級對于請示必須有答復，必須事前行文/r/n；/r/n而報告/r/n“/r/n適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問/r/n”/r/n(《辦法》)，不需要上級作出答復，可事中行文，也可事后行文。/r/n例（1）為事前向上級請求指示，需要批準，應為/r/n“/r/n請示/r/n”/r/n；例（2）是對工作情況的匯報，應為/r/n“/r/n報告/r/n”/r/n。/r/n（四）標點符號使用不規(guī)范/r/n規(guī)章/r/n制度/r/n全稱外不加書名號而使用引號/r/n；/r/n或者不是法規(guī)或規(guī)章全稱卻加書名號。/r/n例如：《河南科技大學關于/r/n<XXXX/r/n工作總結(jié)>的報告》/r/n應為：《河南科技大學關于/r/nXXXX/r/n工作總結(jié)的報告》/r/n（/r/n五/r/n）公文標題排列形式不夠美觀/r/n有的/r/n排成/r/n“/r/n金字塔形/r/n”/r/n、/r/n“/r/n長方形/r/n”/r/n、/r/n“/r/n沙漏形/r/n”/r/n等/r/n；/r/n有的標題在回行時詞義不完整。/r/n例如：/r/n應為：/r/n二、主送機關/r/n主送機關作為公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。/r/n常見問題：/r/n（一）主送機關缺失。/r/n我校/r/n公文/r/n一般要/r/n有主送機關。頂格，后加冒號。/r/n（二）/r/n主送機關表述不規(guī)范。/r/n主要為：未用全稱或規(guī)范化簡稱/r/n；未嚴格分類排序、隨意使用統(tǒng)稱。/r/n例如：1.省/r/n人社/r/n廳；2./r/n校屬/r/n單位；/r/n應為：1./r/n/r/n河南省人力資源和社會保障廳/省人力資源社會保障廳/r/n；2.校屬各單位/r/n/校屬有關單位。/r/n（三）多頭主送/r/n向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。/r/n例如：主送/r/n“/r/n河南省教育廳/r/n、/r/n河南省人力資源與社會保障廳/r/n、/r/n河南省機構(gòu)編制委員會辦公室/r/n”/r/n應為：主送/r/n“/r/n河南省教育廳/r/n”/r/n，抄送/r/n“/r/n河南省人力資源與社會保障廳/r/n”/r/n，/r/n“/r/n河南省機構(gòu)編制委員會辦公室/r/n”/r/n。/r/n（四）主送機關錯誤/r/n應當主送上級機關/r/n“/r/nXXXX廳/r/n”/r/n的公文，錯誤主送給其辦公室。/r/n例如：/r/n“/r/n河南省教育廳發(fā)展規(guī)劃處/r/n”/r/n//r/n“/r/n河南省教育廳辦公室/r/n”/r/n；/r/n應為：/r/n“/r/n河南省教育廳/r/n”/r/n。/r/n三、正文/r/n公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。/r/n常見問題：/r/n（一）格式不規(guī)范/r/n按照《規(guī)定》，正文用仿宋三號字，行間距28磅。/r/n1.字體未采用規(guī)定字體。/r/n2.行間距未調(diào)整。/r/n3.自然段之間空一行，多此一舉。/r/n4.結(jié)構(gòu)層次誤用。/r/n例如：/r/n（1）/r/n采用/r/n“/r/n（一）/r/n”/r/n、/r/n“①”/r/n、/r/n“/r/n（1）/r/n”/r/n、/r/n“/r/n1./r/n”/r/n；/r/n（2）除/r/n“/r/n一/r/n”/r/n、/r/n“/r/n（一）/r/n”/r/n、/r/n“/r/n1./r/n”/r/n、/r/n“/r/n（1）/r/n”/r/n外，還用/r/n“/r/n第一、第二/r/n”/r/n、/r/n“/r/nA、B、C/r/n”/r/n、/r/n“①/r/n、/r/n②/r/n、/r/n③”/r/n等。/r/n應為：/r/n解析：/r/n（1）屬于越級使用；/r/n（2）屬于層次過多、序號過細。/r/n（二）文字表述不規(guī)范/r/n1.文字錯誤。/r/n包括：多字、漏字、錯字、不規(guī)范字。/r/n例如：/r/n“/r/n簽訂/r/n”/r/n寫為/r/n“/r/n簽定/r/n”/r/n；/r/n“/r/n報道/r/n”/r/n寫為/r/n“/r/n報導/r/n”/r/n；/r/n“/r/n廳委辦/r/n”/r/n寫為/r/n“/r/n廳位辦/r/n”/r/n。/r/n2.用詞不準確，不規(guī)范。/r/n例如：截止/r/n—/r/n截至；臺帳/r/n—/r/n臺賬；制訂/r/n—/r/n制定；其它/r/n—/r/n其他。/r/n解析/r/n：/r/n語義相近的詞，應準確把握其細微差別，/r/n根據(jù)文件內(nèi)容準確使用/r/n。/r/n3.語法表述錯誤。/r/n（1）句子成分缺失。/r/n例如：/r/n“/r/n加大XXXX工作。/r/n”/r/n應為/r/n“/r/n加大XXXX工作力度。/r/n”/r/n解析：/r/n“/r/n加大/r/n”/r/n是謂語，后面都是定語，整個句子少賓語，所以應加上/r/n“/r/n力度/r/n”/r/n兩字作賓語。/r/n（2）/r/n搭配錯誤/r/n。/r/n例如：/r/n“/r/n發(fā)揚黨員的模范帶頭作用/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n發(fā)揮黨員的模范帶頭作用/r/n”/r/n解析：/r/n“/r/n作用/r/n”/r/n是不能/r/n“/r/n發(fā)揚/r/n”/r/n的，應該為/r/n“/r/n發(fā)揮/r/n”/r/n。/r/n4.字詞句拖沓重復/r/n。/r/n例如：上一段講到/r/n“/r/n我校與XXXX大學達成了合作意向/r/n，每學期XXXX/r/n”/r/n，下一段又說/r/n“/r/n我校與XXXX大學達成了合作意向，每年XXXX/r/n”/r/n。/r/n應為：在/r/n合適/r/n的位置說明/r/n“/r/n我校與XXXX大學達成了合作意向，每學期XXXX/r/n”/r/n即可。/r/n解析：公文語言表達要簡潔、明晰/r/n，勿重復/r/n。/r/n5.口頭表達與書面表達的誤用。/r/n例如：講到年份時，口語有時為圖方便，會說/r/n“/r/n04年/r/n”/r/n（讀成/r/n“/r/n零四年/r/n”/r/n），但公文就要寫完整，寫成/r/n“/r/n2004年/r/n”/r/n，否則容易造成歧義。/r/n5.前后表述不一致。/r/n例如：前面說的是/r/n“/r/n獲獎單位有2個/r/n”/r/n，后面又說/r/n“/r/n對獲獎的12家單位獎勵/r/n”/r/n。/r/n解析：對于公文內(nèi)出現(xiàn)兩次以上的名稱、數(shù)量等要嚴格對應，保持一致。/r/n6/r/n./r/n年/r/n代表述錯誤。/r/n例如：/r/n“/r/n合校以來/r/n”/r/n；/r/n“/r/n合校多少年/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n河南科技大學成立以來/r/n”/r/n（三）/r/n標點符號使用不規(guī)范/r/n1./r/n/r/n序號之后使用頓號。/r/n與正文中表述的內(nèi)容連接在一起，易使人誤解。/r/n例如：/r/n“/r/n一、二十年代/r/n”/r/n；/r/n“/r/n二、三步驟/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n一、于/在二十年代/r/n”/r/n；/r/n“/r/n二、/r/n分為/共/r/n三/r/n大/r/n步驟/r/n”/r/n2./r/n/r/n層次序號中的標點符號使用不規(guī)范。/r/n例如：/r/n“/r/n（一）、/r/n”/r/n、/r/n“/r/n1、/r/n”/r/n、/r/n“/r/n（1）、/r/n”/r/n。/r/n應為：/r/n“/r/n（一）/r/n”/r/n、/r/n“/r/n1./r/n”/r/n、/r/n“/r/n（1）/r/n”/r/n。/r/n3./r/n/r/n表示概數(shù)不應用頓號隔開。/r/n例如：/r/n“/r/n六、七十年代/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n六七十年代/r/n”/r/n4.頓號與逗號混用。/r/n5.逗號與句號混用。/r/n6.方括號與六角括號混用。/r/n7.書名號與引號混用。/r/n（四）數(shù)字使用不規(guī)范/r/n1./r/n阿拉伯數(shù)字使用不規(guī)范。/r/n例如：/r/n“/r/n我校約有三分之二的學生使用了XXXX。/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n我校約有2/3的學生使用了XXXX。/r/n”/r/n解析：公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字表述。/r/n2./r/n小數(shù)點之間的數(shù)字位置不規(guī)范。/r/n例如：/r/n“/r/n財政XXXX專項經(jīng)費XX萬元，其中專家評審和論證費35.8萬元。/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n財政XXXX專項經(jīng)費XX萬元，其中專家評審和論證費35.8萬元。/r/n”/r/n解析：由于電腦錄入漢字時是在全角狀態(tài)下進行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認為標點符號，后面自動空了一格，使一個數(shù)字變成兩個數(shù)字。/r/n3./r/n數(shù)字回行。/r/n例如：/r/n“/r/n1，

111，99萬元/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n1111.99萬元/r/n”/r/n解析：公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。/r/n4.數(shù)字體例不一致。/r/n例如：/r/n“/r/n我?，F(xiàn)有三十二個學院，/r/n26/r/n個/r/n機關/r/n處/r/n室/r/n。/r/n”/r/n應為：/r/n“/r/n我?，F(xiàn)有32學院，26個機關處室。/r/n”/r/n解析：沒有嚴格規(guī)定的數(shù)字用法，應遵循照顧上下文、保持全文體例一致的原則。/r/n（五）引文不規(guī)范/r/n引文中缺發(fā)文字號或只引發(fā)文字號而沒有標題；引文發(fā)文字號錯誤；引文標題不全。/r/n例如：（1）國務院關于印發(fā)統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案的通知/r/n（2）國發(fā)〔2015〕64號文件（第一次出現(xiàn)時）/r/n（3）國發(fā)〔2015〕64號文件《國務院關于印發(fā)統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案的通知》/r/n應為：《國務院關于印發(fā)統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案的通知》（國發(fā)〔2015〕64號，以下簡稱《通知》）/r/n解析：《辦法》規(guī)定：/r/n“/r/n引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號/r/n”/r/n。/r/n（六）/r/n“/r/n以下簡稱/r/n”/r/n（或/r/n“/r/n以下統(tǒng)稱/r/n”/r/n）用法有誤/r/n例如：《河南科技大學XXXXX規(guī)定》：或在一個文件中反復出現(xiàn)（出現(xiàn)3次以上）；或第一次交待過/r/n“/r/n（以下簡稱《XX規(guī)定》）/r/n”/r/n，但下文又出現(xiàn)了《河南科技大學XXXXX規(guī)定》全稱；或在括號中將《七條規(guī)定》用雙引號/r/n“”/r/n括起來；或僅出現(xiàn)了兩次，使用簡稱。/r/n應為：需3次以上出現(xiàn)的條例、規(guī)定、通知等，第一次出現(xiàn)時使用/r/n“/r/n以下簡稱/r/n”/r/n，之后皆用簡稱代替。/r/n解析：例子中主要問題是該用不用，造成/r/n啰/r/n嗦重復；不該用時濫用，造成不知所云；該用時用了，造成不規(guī)范。/r/n（七）/r/n姓/r/n名排序不規(guī)范/r/n凡涉及/r/n姓/r/n名排序的問題，應按照學校公布的職能處室、學院、直/r/n附/r/n屬單位的排序進行。如有特殊情況，按照筆畫或者拼音排序，應注明。/r/n四、附件說明/r/n附件說明是公文附件的順序號和名稱。/r/n常見問題：/r/n（/r/n一/r/n）公文中帶有附件，卻漏標附件說明。/r/n（/r/n二/r/n）/r/n“/r/n附件/r/n”/r/n二字只標了一個/r/n“/r/n附/r/n”/r/n字，或附件名稱未標全稱。/r/n（/r/n三/r/n）格式編排錯誤、不規(guī)范。/r/n例如：編排在正文下一行或與正文之間空隔多行/r/n；/r/n附件說明編排在落款下空一行/r/n；或頂格編排；/r/n附件名稱沒有緊隨/r/n“/r/n附件：/r/n”/r/n之后書寫，而是另起一行，有的附件名稱后標注標點符號；文字較長的附件說明回行后，頂格編排或是與附件順序號對齊。/r/n應為：在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字編排/r/n“/r/n附件/r/n”/r/n二字，后標全角冒號和附件名稱。/r/n附件名稱后不加標點符號；回行須與上一行附件名稱的首字對齊。/r/n（4）多個附件時，順序號使用錯誤。/r/n例如：/r/n“/r/n附件一、二、三/r/n……”/r/n；/r/n“/r/n附件一、附件二、附件三/r/n……”/r/n“/r/n附件1、附件2、附件3/r/n……”/r/n應為：附件：1./r/n2./r/n3./r/n/r/n……/r/n五、發(fā)文機關署名/r/n應當署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，我校使用全稱。/r/n常見問題：/r/n例如：河南科技大學XX處/r/n應為：河南科