建筑工程公司電子文件和電子檔案管理規(guī)定

建筑工程公司電子文件和電子檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為使企業(yè)電子文件和電子檔案信息資源達到有效利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)資源共享，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本單位具體情況，特制定本規(guī)定。第二章術(shù)語第二條電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理、按一定格式存儲磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。第三條電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持產(chǎn)品軟件、硬件說明和相關(guān)數(shù)據(jù)。第三章一般規(guī)定第四條電子檔案的管理由檔案室負責，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持。第五條檔案室應(yīng)明確企業(yè)電子文件和電子檔案的管理規(guī)定，以保證電子檔案的質(zhì)量和可利用性。第四章電子文件的管理第六條電子文件形成部門應(yīng)指定專人負責電子文件的形成、收集積累、鑒定、寫入光盤、歸檔。第七條電子文件的收集范圍為在企業(yè)管理、工程項目、科研、會計核算等活動中采用計算機技術(shù)的電子文件，除按《企業(yè)資料歸檔范圍》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還包括相關(guān)的支持軟件。第八條記錄了重要文件，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)的，形成部門利用計算機全文處理時，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當保留。第九條在”無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件保留。其收集積累要求是：1、文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。2、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。3、用計算機輔助設(shè)計或繪畫等獲得的圖形電子文件，收集時注明軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4、用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，應(yīng)同時收集相關(guān)軟件。5、用音頻設(shè)備獲得的文件，應(yīng)同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。6、由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)保證參數(shù)準確，數(shù)據(jù)完整。7、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換通用型電子文件；如不能轉(zhuǎn)換，則收集時必須連同專用軟件一并收集。8、計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第十條電子文件的整理，應(yīng)按年度、機構(gòu)、問題等因素相對集中整理；以盤為單位填寫”電子文件目錄登記表，附表1”；每份電子文件均填寫”電子文件登記表，附表2”；電子文件登記應(yīng)與電子文件同時歸檔；第十一條電子文件歸檔鑒定工作，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測，其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境有效性、信息記錄格式、有無病毒感染等。第十二條電子文件的歸檔要求。將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案室；集中拷貝到耐久性的載體上，一式2套，一套封存，一套供查閱使用。第十三條原電子文件載體在完成電子文件歸檔后，在其形成部門保留時間至少1年以后再刪除。第五章電子檔案的管理第十四條電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交檔案室保管，作為電子檔案由檔案室設(shè)專人進行集中管理。第十五條檔案室應(yīng)配備滿足電子文件進行讀取處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均接受檢驗，檢驗項目為：1、有無劃痕；2、有無病毒；3、核實電子檔案的完整性、有效性；4、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；5、將檢查結(jié)果填寫電子檔案接收登記表，附表3，不合格的退回形成單位，重新制作。第十六條移交手續(xù)執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)定。第十七條電子檔案的整理方法：1、代號用”K”表示；2、按載體分別區(qū)分排序，用阿拉伯數(shù)字表示；3、將電子文件目錄登記表和電子文件登記表裝訂成冊。第十八條電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：1、選用適用載體的檔案裝具；2、不得擦、劃、觸摸記錄涂層；3、存放時應(yīng)注意遠離強磁場。第十九條一年后，對電子檔案涉及的形成單位和檔案室與電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記，設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。第二十條對磁帶、磁盤載體上的電子檔案滿2年進行一次抽樣機讀檢驗，每4年轉(zhuǎn)存一次。第二十一條對光盤載體上的電子檔案滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。第二十二條定期檢驗結(jié)果要有記錄。第二十三條電子檔案封存載體不得外借，未經(jīng)批準任何單位或個人不得擅自復(fù)制電子檔案；利用者只能使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定，對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，必須符合國家、企業(yè)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施；利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。第二十四條電子檔案的鑒定銷毀，參照企業(yè)檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十五條檔案室應(yīng)及時按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定情況進行統(tǒng)計。第六章附則第二十六條局直屬各單位及各子公司參照以上條例執(zhí)行。第二十七條本辦法由局科技部制定并負責解釋。第二十八條本辦法自頒布之日起施行。表1電子文件目錄登記表（案卷級）編號題名形成時間文件類別代碼保管期限備注表2電子文件登記表（文件級）文件題名文件字號文件特征形成部門設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境主機完成日期載體編號聯(lián)系人軟件環(huán)境操作系統(tǒng)文件記錄特征文件載體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)總字節(jié)數(shù)應(yīng)用軟件文字處理平臺記錄字符及圖形文件格式制表審核填表人：年月日審