第十章會議市場會議產(chǎn)品要素會議供應(yīng)機(jī)構(gòu)

第九章會議市場、會議產(chǎn)品要素、會議供應(yīng)機(jī)構(gòu)本章學(xué)習(xí)目標(biāo)：

通過本章的學(xué)習(xí)，了解會議市場的內(nèi)容及類型，掌握會議產(chǎn)品的要素及為會議產(chǎn)品的生產(chǎn)提供支持的各種供應(yīng)機(jī)構(gòu)。第三部分會議運(yùn)營管理篇第一節(jié)會議市場一、會議市場的定義所謂會議市場，是對會議服務(wù)企業(yè)而言，指那些主辦會議的機(jī)構(gòu)和參加會議的人們所組成的消費(fèi)群體。二、社團(tuán)會議市場社團(tuán)是指具有共同興趣、愛好或目標(biāo)的人群所組成的、為實(shí)現(xiàn)成員的共同目標(biāo)、按照其章程開展活動的非營利性社會團(tuán)體組織。包括各類協(xié)會、學(xué)會、研究會、商會、促進(jìn)會、聯(lián)合會、聯(lián)誼會、基金會、校友會等機(jī)構(gòu)。1.社團(tuán)會議的類型（1）年會（2）地區(qū)年會（3）理事會和委員會會議（4）專業(yè)性會議和專題討論會（5）專題（學(xué)術(shù)）研討性會議，研修會（6）培訓(xùn)課程（7）其他會議2.社團(tuán)會議的特點(diǎn)（1）會議舉辦頻率有規(guī)律（2）大會籌備時間長（3）會員自愿參加（4）與會者常常帶有陪同人員（5）會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要（6）會議主辦者事先并不很清楚與會者的具體情況（7）會議地點(diǎn)經(jīng)常變換（8）會議人數(shù)確定得比較晚（9）會議組織者通常不直接與會議供應(yīng)商接觸3.社團(tuán)會議的平均會期平均會期最常見的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天。4.影響社團(tuán)會議選擇會議場所的因素重要因素主要年會其他會議會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量88%63%可協(xié)商的餐飲與房間價格82%68%食品服務(wù)質(zhì)量79%70%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量78%47%結(jié)賬程序的效率57%49%入店與離店程序的效率57%42%會議服務(wù)與設(shè)備57%40%指派專人負(fù)責(zé)處理全部會務(wù)52%38%可使用的展覽空間47%32%以前是否與該會議場所及其員工打過交道43%32%5.社團(tuán)會議的決策人社團(tuán)主席、副主席；秘書長；委員會主席、副主席；理事會成員；秘書6.如何找到社團(tuán)及其會議國際性的社團(tuán)可以從UIA的出版物或網(wǎng)站中尋找，也可借助百度等搜索引擎。我國全國性的社團(tuán)、跨省社團(tuán)以及涉外社團(tuán)可從民政部的社團(tuán)登記處查找，或通過其下屬的民間組織管理局的網(wǎng)站（）三、企業(yè)會議市場1.企業(yè)會議的類型（1）新產(chǎn)品推介會（2）銷售會議（3）管理會議（4）培訓(xùn)課程（5）專業(yè)/技術(shù)大會（6）股東會議（7）（出資召開）學(xué)術(shù)研討會（8）獎勵旅行會議2.企業(yè)會議的特點(diǎn)（1）會議舉行頻率多無規(guī)律（2）會議籌備時間較短（3）有關(guān)員工必須參加會議（4）會議人數(shù)確定早（5）不需要通過促銷吸引人們參加（6）沒有各種委員會（7）會議組織者事先就了解與會者的具體情況（8）會議資金由企業(yè)全額支付3.企業(yè)會議的會期較多的企業(yè)會議（如管理會議、股東會議）1天，少數(shù)企業(yè)會議（如獎勵旅游會議）可能會持續(xù)5天甚至更多，但多數(shù)企業(yè)會議的會期是3天。4.影響企業(yè)會議選擇會議場所的重要因素影響企業(yè)會議策劃者選擇會議賓館的重要因素考慮因素關(guān)心程度食品服務(wù)的質(zhì)量77%會議室的數(shù)量、大小與質(zhì)量69%可協(xié)商的餐飲與房間價格67%客房的數(shù)量、大小與質(zhì)量58%會議服務(wù)與設(shè)備54%結(jié)賬的效率54%辦理進(jìn)出手續(xù)的效率51%指派專人負(fù)責(zé)處理全部會務(wù)43%影響?yīng)剟盥糜螘h策劃者選擇會議場所的重要因素考慮因素關(guān)心程度休閑娛樂設(shè)施（游泳、網(wǎng)球、高爾夫……）72%當(dāng)?shù)貧夂?7%觀光景點(diǎn)、文化資源等吸引物62%所在地的形象魅力、流行度60%是否適合如開會議49%交通費(fèi)用47%往返交通的容易度44%與參與者的距離22%5.企業(yè)會議決策人辦公室主任（總經(jīng)理秘書、行政秘書）；總經(jīng)理（總裁、副總經(jīng)理、副總裁）；市場營銷部經(jīng)理；人力資源部經(jīng)理（人力資源總監(jiān)、培訓(xùn)總監(jiān)）；董事會秘書

6.如何找到企業(yè)會議查黃頁號薄，然后打電話或上門推銷最好的辦法是讓計劃開會的企業(yè)來找你。登廣告或作宣傳四、其他會議市場1.教育/研究機(jī)構(gòu)會議市場

(1)類型

1）學(xué)術(shù)專題研討會

2）專題研討會

3）研討會

4）培訓(xùn)會議

5）專業(yè)性會議和專題討論會

6）講座

7）學(xué)期（學(xué)年）總結(jié)會（2）特點(diǎn)

1）往往涉及國際交往，因此國際會議較多

2）學(xué)術(shù)性強(qiáng)

3）非常注意公共關(guān)系和形象

4）舉辦會議大多是為了獲得國際（國內(nèi)）同行的承認(rèn)

5）半商業(yè)化運(yùn)作（3）決策人校長/院長/所長等；行政辦公室主任；教務(wù)部部長/主任；系主任；學(xué)術(shù)權(quán)威……

2.政府會議市場（1）類型

1）代表大會

2）全體大會

3）培訓(xùn)會議

4）咨詢會

……

（2）參加對象政府官員；政治活動家；官方和半官方組織成員；超國家組織（如聯(lián)合國、世界衛(wèi)生組織等）；政治黨派黨員；工會組織；專家、學(xué)者；……（3）特點(diǎn)

1）會議籌備時間較短

2）會議籌劃過程政治色彩深厚

3）會議目的往往是磋商問題、作決策或傳達(dá)、貫徹上級指示……4）一般不需要社交節(jié)目

5）公款支付會議費(fèi)用

6）會議特別講究規(guī)格、秩序（4）決策人辦公室主任；秘書長/副秘書長；分管副市長……五、會議市場的統(tǒng)計分析1.會議參加者人數(shù)分布情況會議參加者的人數(shù)分布情況統(tǒng)計結(jié)果會議參加者人數(shù)范圍所占比重會議人數(shù)≤100人9.74%100人<會議人數(shù)≤500人53.43%500人<會議人數(shù)≤1000人17.67%1000人<會議人數(shù)≤3000人13.56%會議人數(shù)>3000人5.6%2.會議的平均會期

3.8天3.會議的月份分布情況會議活動的月份分布情況統(tǒng)計結(jié)果會議月份所占比重1月份，2月份3.08%3月份，4月份7.34%5月份，6月份12.47%7月份，8月份7.55%9月份，10月份12.75%11月份9.2%12月份3.56%六、人們開會的目的1.人們舉辦會議的目的

（1）樹立、提高自己的學(xué)術(shù)地位（2）促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的信息交流，跟上不斷前進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)（3）保持正確的銷售目標(biāo)（4）培養(yǎng)團(tuán)隊精神（5）激勵和獎勵優(yōu)秀員工（6）開發(fā)人力資源，提高員工素質(zhì)（7）營利（8）貫徹精神與統(tǒng)一思想（9）溝通、管理和決策（10）溝通思想，商討、解決問題，尋求合作（11）公共關(guān)系需要（12）傳播教義（13）擴(kuò)大城市的知名度，樹立城市的形象……2.人們參加會議的目的

正式目的非正式目的進(jìn)行信息交流顯示身份、地位、聲望啟迪智慧，開拓思路促進(jìn)事業(yè)發(fā)展?jié)M足決策需要尋求職業(yè)機(jī)會謀求集體利益獲取同行承認(rèn)接受繼續(xù)教育與人交往，旅游…………國內(nèi)外知名會議模式概覽

1.達(dá)沃斯論壇達(dá)沃斯論壇（又稱世界經(jīng)濟(jì)論壇）是以研討世界經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域存在的問題、促進(jìn)國際經(jīng)濟(jì)合作與交流為宗旨的非官方國際性論壇。它由世界高層次、有影響的全球領(lǐng)導(dǎo)人、企業(yè)界首腦和知名專家組成，參加該論壇的企業(yè)會員包括全球70多個國家和地區(qū)的1000多家大公司和企業(yè)，它們的年營業(yè)額合計超過4萬億美元。

世界經(jīng)濟(jì)論壇的座右銘是：致力維護(hù)全球公共利益。在性質(zhì)上，達(dá)沃斯論壇歸屬于政治經(jīng)濟(jì)、思想類財經(jīng)會議，它對全世界的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了催化劑的作用。達(dá)沃斯論壇及其在全球舉行的區(qū)域會議的全體會議和小組討論會變成了最先進(jìn)的思想論壇和全球政要、企業(yè)界、學(xué)界人士研討世界經(jīng)濟(jì)問題的最主要的非官方聚會，也是他們進(jìn)行私人會晤、商務(wù)談判的最重要場所。這一會議被喻為非官方的國際經(jīng)濟(jì)最高級會議和“經(jīng)濟(jì)聯(lián)合國”。成為論壇成員，參加論壇會議，不僅意味著實(shí)力，更意味著地位和身份。

除此之外，論壇還得到眾多公司，特別是論壇的伙伴公司的幫助。這不僅造就了其獲利豐厚的產(chǎn)業(yè)鏈條，而且創(chuàng)造了會議經(jīng)濟(jì)的成功模式——達(dá)沃斯模式。2.《財富》全球論壇

由美國時代華納集團(tuán)所屬《財富》雜志主辦的“《財富》全球論壇”，旨在把全球跨國公司的首席執(zhí)行官、政策制定者和學(xué)者聚集一堂，共同探討跨國公司和世界經(jīng)濟(jì)面臨的難題。從1995年起，財富論壇每年在世界上選一個最具有經(jīng)濟(jì)活力的城市舉行。財富論壇已經(jīng)被世界商界和跨國公司公認(rèn)為是一扇把握世界經(jīng)濟(jì)最為清晰的窗口?！敦敻弧冯s志每年舉辦不同的論壇，并把它們看作是一個經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。

舉辦大型宴會是《財富》論壇的一個經(jīng)典模式。會議期間一般安排2～3場大型宴會，包括開幕晚宴、正式晚宴和閉幕晚宴。宴會上由各國政要、《財富》雜志及東道主致歡迎詞、閉幕詞或作重要演講。正式宴會前后分別安排盛大的表演和煙火等活動。各場宴會在風(fēng)格上往往刻意有所區(qū)別。歷屆《財富》論壇都有東道國的政要演講。為確保高水平的會議質(zhì)量，《財富》論壇年會只通過邀請方式組織，出席者僅限于各大跨國公司的董事長、總裁和首席執(zhí)行官。與會者來自世界各地，他們都有經(jīng)營全球性業(yè)務(wù)的共同特點(diǎn)。共同的目的和地理上的廣泛分布，將會激發(fā)有益的討論，建立起新的業(yè)務(wù)關(guān)系。各公司不能委派其他人士出席，但跨國公司的領(lǐng)導(dǎo)人可以登記一位有合適地位的隨行高級人員參加會議。3.《商業(yè)周刊》CEO論壇

《商業(yè)周刊》CEO論壇被譽(yù)為“亞洲地區(qū)最具影響力的峰會之一”。從1997年起，該論壇每年舉辦一次，是一個技術(shù)類論壇。論壇著眼亞洲，每年定期在亞洲指定城市舉辦年會，旨在通過最大限度的互動交流，實(shí)現(xiàn)東、西方企業(yè)家們對國際化經(jīng)營中不容忽視的最新動向的前瞻性討論。歷年會議由于內(nèi)容緊扣工商界的關(guān)注點(diǎn)，注重討論實(shí)際問題和尋找解決方案，成為企業(yè)高管人士首選參與的重要會議，在世界尤其是亞洲工商界享有很高的知名度。該論壇的特點(diǎn)是參加會議的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人層次高、影響大，會議內(nèi)容豐富，主要以非正式和靈活的對話形式圍繞經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展等方面的熱點(diǎn)議題在專家和企業(yè)CEO之間展開討論和對話。4.博鰲亞洲論壇

博鰲亞洲論壇于2001年成立，至今已成功舉辦了三屆年會。國際色彩、民間色彩、經(jīng)濟(jì)色彩是博鰲亞洲論壇的三大特征：博鰲亞洲論壇不僅為亞洲，同時也為對亞洲感興趣的國家與人民服務(wù)，它具有強(qiáng)烈的國際色彩，是一個高層次的對話平臺；同時，它是一個非政府組織，具有民間色彩，建立盡可能廣泛的會員基礎(chǔ)。參加論壇的不僅有官員，還有商界精英、大學(xué)教授、專家學(xué)者等。

論壇具有六大功能：一是經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的論壇；二是廣泛的信息交流；三是經(jīng)濟(jì)競爭力評估；四是展覽和展示；五是教育和培訓(xùn)；六是網(wǎng)絡(luò)和電子服務(wù)。

在世界銀行的協(xié)助下，2005論壇將首次發(fā)布《亞洲一體化報告》，分析亞洲一體化的趨勢以及一體化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，提出解決方案。

通過上述會議模式的介紹我們不難看出，品牌化以及定位上的差異性構(gòu)成了會議本身的獨(dú)特性，并為消費(fèi)者帶來了相應(yīng)的價值體驗——這無疑是會議成功的關(guān)鍵所在。而差異性的品牌與會議之間存在互促共進(jìn)的聯(lián)動效應(yīng)，則將會議帶入了良性循環(huán)當(dāng)中。

第二節(jié)會議產(chǎn)品要素會議產(chǎn)品就是指參加者從會議所得到的信息、服務(wù)、物質(zhì)等方面的東西。一、會議主題與議題會議主題（theme）是會議目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，它是會議主要內(nèi)容和實(shí)質(zhì)問題的高度概括。會議議題（topics）是圍繞會議主題而設(shè)立的一個個擬討論的問題，它是會議主題的具體化。二、會議演講人1.演講人是會議的最重要的賣點(diǎn)之一2.會議演講人的挑選（1）挑選相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家、權(quán)威做會議演講人；（2）從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會議演講人3.會議演講人注意事項（1）講話時口與話筒保持30公分的距離；（2）不要說得太快；（3）安排好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會議規(guī)定的時間；（4）熟悉投影儀等會議基本設(shè)施、設(shè)備；（5）提前到達(dá)會議場所，作好演進(jìn)準(zhǔn)備三、會議通知會議通知是把要召開的會議的各種信息以廣告、小冊、通訊報道、電子郵件、網(wǎng)頁等形式公開告知潛在的會議參加者，以吸引其注意并爭取其參加一種會議宣傳、促銷辦法。

1.第一輪通知會議的目的、主題與議題；會議的日期；會議地點(diǎn)；會議聯(lián)系途徑，如會議秘書處通訊地址、電話、傳真、E-mail等

2.第二輪通知（論文征集通知）大會主席的邀請信；會議組織機(jī)構(gòu)；會議主題與議題；征文要求；會議初步日程；初步旅游線路；會議秘書處聯(lián)系方法：聯(lián)系人姓名、通訊地址、郵編、電話、傳真、電子信息和網(wǎng)址等；重要日期；論文摘要表；反饋表3.第三輪通知（注冊通知）邀請信；組織機(jī)構(gòu)；會議主題和學(xué)術(shù)題目；特邀報告人的身份和報告題目；會議的詳細(xì)活動日程；會議信息；會議注冊；賓館預(yù)訂；陪同人活動；會前和會后的旅游；付款方式；取消參會時的退款政策；會議秘書處聯(lián)系方法；會議舉辦地地圖；會議注冊表；賓館預(yù)訂表；旅游預(yù)訂表；一般信息（舉辦城市介紹、保險、貨幣、交通等）

四、會議專業(yè)活動1.大會演講2.分組會演講3.張貼演講4.專業(yè)參觀

五、會議場地與會議室1.會議場地主會場與其他各種大小會議室；休息處；大廳；注冊臺；辦公室；展覽場地；存儲區(qū)2.會議室的布置（1）會議室布置的基本模式

a.劇場（禮堂）形會場：禮堂、會堂、會議會展中心、賓館大型會議廳適合大型會議

布局：大小方形、半圓形b.中空圓（正方、多邊、橢圓、長方）形

c.U形、馬蹄形、疊層U形（馬蹄形）d.教室形、T形、宴會形適合中小型會議

（2）座位安排：

橫排法座位安排從左到右排列

主席臺部門1部門1部門1部門2部門2部門2部門3部門3部門3部門4部門4部門4

豎排法座位安排從前向后排列

主席臺部門1部門2部門3部門1部門2部門3部門1部門2部門3部門1部門2部門3左右法排法座位安排以中間為基點(diǎn)先左后右向兩側(cè)排列主席臺部門1部門1部門1部門3部門3部門3部門2部門2部門2部門4部門4部門4

特別提醒事先劃好座位區(qū)域大門貼指示牌、座位圖出席證注明座位號主席臺座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會議主持人的位次主席臺單排座次排列圖（主席臺人員為雙數(shù)）（主席臺人員為單數(shù)）原則：依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，按先左后右、前高后低的順序依次排列。主席臺主席臺421353124

主席臺講臺圖

講臺主席臺主持席

主持人座次：前排邊座或按職位順序

特別提醒主席臺座次圖表貼休息室擺放座位臺簽秘書引導(dǎo)入座1.大型會議事先應(yīng)劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識牌、指示牌、座位名簽，使與會人員順利入座。2.表彰、總結(jié)類型大會上，應(yīng)將被表彰、受獎勵對象安排在前幾排，最好貼上座位名簽。3.要注意分清上、下座。安排座位的注意事項案例

一片混亂的頒獎儀式

在某企業(yè)召開的年度表彰大會上，頒獎儀式正在進(jìn)行。由于頒獎人次多，而且受獎人沒有按照領(lǐng)獎順序在前排就坐，頒獎順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎品獎狀卻找不到領(lǐng)獎的人，領(lǐng)獎的人上臺后，不知道誰給自己頒獎。一時間，主席臺上一片混亂，表彰會應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。2.會場環(huán)境的布置

原則：人大會：莊嚴(yán)隆重黨代會：樸素大方慶祝會：熱烈喜慶追悼會：莊重肅穆座談會：和諧融洽紀(jì)念會：隆重典雅日常工作會議：簡單實(shí)用主席臺的裝飾會標(biāo)會徽背景花卉臺簽

會場環(huán)境的布置

會場四周的裝飾會場四周和會場口，懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、迎賓牌、廣告、彩色氣球3.會議基本設(shè)施的布置講臺、話筒、寫字板及水筆、視聽設(shè)備、屏幕、錄像機(jī)、VCD/DVD、音響設(shè)備、鐳射筆、定時鐘、預(yù)演室、免費(fèi)電子郵件服務(wù)六、會務(wù)1.會議印刷品（1）會議內(nèi)容摘要（2）會議資源匯編（3）最終程序手冊和會議指南（4）其他會議印刷品：會議票證、會議旅游小冊子、2.會議名卡：胸卡、掛卡、IC卡七、住宿1.賓館名錄與挑選2.辦理住宿預(yù)訂3.與會者住房表4.總帳戶與個人帳戶八、餐飲活動1.餐飲種類

（1）早餐（2）茶歇/咖歇（3）會議午餐（4）招待宴（酒）會（5）服務(wù)式晚餐/自助式