文書檔案歸檔操作技能培訓(xùn)講稿

87/87文書檔案歸檔操作技能培訓(xùn)講稿2013年4月牟德洪同志們：今天，講在具體工作中文書檔案如何收集，歸檔和不歸檔范圍,如何劃分保管期限，如何按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理：首先，我要為大伙兒介紹的是文書檔案整理方式的歷史變革情況，讓大伙兒了解、掌握：第一，整理方式的歷史演變：1、按“卷”整理的方式的時(shí)刻界限、依據(jù)：2002年往常的文書檔案按“卷”進(jìn)行整理。按“卷”整理，是指按照一事一卷的原則，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、組卷、編號(hào)、編目、裝訂的過程。1987年12月，國家檔案局頒布了《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，正式將立卷作為機(jī)關(guān)檔案室歸檔文件的規(guī)范整理方法確定下來，并在全國范圍內(nèi)加以普及。1988年9月，隨之配套的國家標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案案卷格式》（GB/T9705—2008）由國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布實(shí)施，這種以“卷”為整理單位的方式，我市一直執(zhí)行到2002年。2008年11月，《文書檔案案卷格式》重新修訂頒布，并于2009年5月1日起實(shí)施，仍然適用于按立卷方法整理檔案。2、按“件”整理的方式的時(shí)刻界限、依據(jù)：2003年以后的文書檔案按“件”進(jìn)行整理。按“件”整理，確實(shí)是指以“件”為單位，將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒的過程。2000年12月，國家檔案局頒布了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000），要求自2001年1月1日起施行。依照達(dá)州市檔案局《關(guān)于施行〈歸檔文件整理規(guī)則〉的幾點(diǎn)意見》（達(dá)市檔發(fā)[2003]19號(hào)），我市規(guī)定，“凡屬市檔案館接收范圍的市級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織（包括企事業(yè)單位），均應(yīng)從2003年1月1日起執(zhí)行《規(guī)則》，2002年往常的文書檔案仍采納文書立卷歸檔方法整理歸檔；尚未推行《規(guī)則》的縣、市（區(qū)）最遲在2004年度執(zhí)行；中央、省屬駐達(dá)單位，其檔案移交省上有關(guān)單位的，按照省檔案局規(guī)定的時(shí)刻執(zhí)行《規(guī)則》，其余的均應(yīng)從2003年1月1日起執(zhí)行《規(guī)則》?！钡诙?，劃分保管期限的歷史變革：1、執(zhí)行永久、長期、短期保管期限的時(shí)刻界限、依據(jù)：2006年往常的文書檔案執(zhí)行永久、長期、短期三種保管期限。1987年12月，國家檔案局以“國檔發(fā)[1987]27號(hào)”印發(fā)了《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍》（后兩者為一個(gè)文件）這三個(gè)文件，正式確定了文書檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種形式，長期為16年至50年左右，短期為15年以下。這種保管期限的劃分，我市一直執(zhí)行到2006年，這其中既有按“卷”整理的方式，也有后面幾年按“件”整理的方式。2、執(zhí)行永久、30年、10年保管期限的時(shí)刻界限、依據(jù)：2007年以后的文書檔案執(zhí)行永久、30年、10年三種保管期限。2006年12月，國家檔案局公布了第8號(hào)令（即：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）依照達(dá)州市檔案局《關(guān)于印發(fā)〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施意見〉的通知》（達(dá)市檔發(fā)[2007]70號(hào)），我市決定：“1、市級(jí)各單位統(tǒng)一于2008年整理2007年度檔案時(shí)開始執(zhí)行新的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。2006年往常的文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限，仍按原規(guī)定執(zhí)行。2、各單位在執(zhí)行文書檔案新的保管期限時(shí)，文書檔案按照永久、30年、10年分不進(jìn)行排列和編目（保管期限為永久的檔案，接續(xù)原永久檔案排列；保管期限為30年、10年的檔案，重新起頭排列）。會(huì)計(jì)、基建、照片等其它專門檔案，仍按原有規(guī)定進(jìn)行排列和編目。”其次，企業(yè)如何界定哪些屬于文書檔案？如何整理文書檔案？今天，也要給大伙兒講明白，形成統(tǒng)一思想。一是依照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)[1991]20號(hào)）和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）的規(guī)定，企業(yè)檔案中的前四大類（即：“經(jīng)營治理類、生產(chǎn)治理類、行政治理類、黨群治理類”）為文書檔案，從這一點(diǎn)能夠看出，企業(yè)文書檔案的構(gòu)成和機(jī)關(guān)文書檔案的構(gòu)成是大同小異的。二是依照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《文書檔案案卷格式》、四川省檔案局《關(guān)于企業(yè)參照?qǐng)?zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉的意見》（川檔發(fā)[2003]15號(hào)）的相關(guān)精神，企業(yè)文書檔案的整理同機(jī)關(guān)單位的整理方式是相同的。三是依照1987年12月印發(fā)的《文書檔案保管期限表》、2006年12月頒布的國家檔案局第8號(hào)令（即：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）、2012年12月頒布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》綜上所述，一是整理方法介于執(zhí)行《規(guī)則》有十余年，前幾年個(gè)不單位需按“卷”整理的文書檔案也整理的差不多，因此，今天只給大伙兒講解《歸檔文件整理規(guī)則》（也即：以“件”為單位整理的方法），以“卷”為單位整理的方法（也即：《文書檔案案卷格式》）就不講了。二是歸檔范圍和保管期限的劃分，國家檔案局第8號(hào)令（即：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》下面，我圍繞文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍，保管期限的劃分，整理的方式和步驟三個(gè)方面的內(nèi)容為大伙兒進(jìn)行講解：一、歸檔范圍和不歸檔范圍(六個(gè)方面的內(nèi)容)（一）歸檔的總要求：總要求：凡是本單位形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)收集齊全完整。包括上級(jí)下發(fā)的，同級(jí)和不相隸屬單位送來的，下級(jí)單位報(bào)送的。歸檔齊全完整的含義（3個(gè)）：1、反映本單位職能活動(dòng)全過程的文件必須齊全完整。即本機(jī)關(guān)各部門各項(xiàng)工作中形成的重要文件必須齊全，不能缺少某個(gè)部門的文件。2、一組有緊密聯(lián)系的文件必須齊全完整。如召開某次會(huì)議，必須有會(huì)議通知、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等反映這次會(huì)議全貌的要緊文件，若缺少了會(huì)議通知，就視為不齊全。同樣，有批復(fù)必須有請(qǐng)示（有請(qǐng)示不一定有批復(fù)）等等。3、同一內(nèi)容的文件的定稿與正本必須齊全，頁碼必須齊全。下面，我分機(jī)關(guān)和企業(yè)講一講歸檔范圍和不歸檔范圍（二）機(jī)關(guān)文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍（即：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局第8號(hào)令）歸檔范圍：1、反映本機(jī)關(guān)要緊職能活動(dòng)和差不多歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。不歸檔范圍：1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：（1）普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料。（2）任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料。（3）供工作參考的抄件。2、本單位形成的文件材料：（1）重份文件。（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。（3）一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。（4）無專門保存價(jià)值的信封。（5）不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。（6）機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。（7）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料。（8）有關(guān)工作參考的文件材料。3、同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料：（1）不需貫徹執(zhí)行的文件材料。（2）不需辦理的抄送文件材料。4、下級(jí)單位的文件材料：（1）供參閱的簡報(bào)、情況反映。（2）抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。（三）企業(yè)文書檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍（即：《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局第10號(hào)令）歸檔范圍：1、反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、治理等各項(xiàng)活動(dòng)和差不多歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國家建設(shè)、社會(huì)進(jìn)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。2、本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料。3、本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料。4、有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。不歸檔范圍：1、有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的文件材料：（1）制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料。（2）任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料。（3）供工作參考的抄件。2、本企業(yè)形成的文件材料：（1）重份文件。（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。（3）未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱和簽發(fā)的文件。（4）一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。（5）無專門保存價(jià)值的信封。（6）不需辦理的一般性來信、來電記錄。（7）企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料。（8）本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料。（9）有關(guān)工作參考的文件材料。3、非隸屬關(guān)系單位的文件材料：不需貫徹執(zhí)行和無參考價(jià)值的文件材料。4、所屬和控股企業(yè)的文件材料：供參閱的一般性簡報(bào)、情況反映。5、其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料。6、其他不需歸檔的文件材料。二、如何劃分保管期限1、永久：凡是反映單位要緊職能活動(dòng)和差不多歷史面貌，對(duì)本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2、30年：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)刻內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料列為30年保管。3、10年：凡是在較短時(shí)刻內(nèi)對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的文件材料列為10年保管。大伙兒在劃分保管期限時(shí)，一是要注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價(jià)值。二是考察文件的實(shí)際內(nèi)容，防止從形式上看其價(jià)值。三是研究文件的各種作用，防止片面地看其價(jià)值。四是考慮文件的長遠(yuǎn)需要，防止靜止地看問題。在那個(gè)地點(diǎn)，我同樣分機(jī)關(guān)和企業(yè)講一下永久保管和定期保管的范圍：（一）機(jī)關(guān)：機(jī)關(guān)文書檔案永久保管的范圍：1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。2、本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的要緊文件材料。3、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。4、本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。6、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。7、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。8、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。機(jī)關(guān)文書檔案定期保管的范圍：1、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。2、本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。3、本機(jī)關(guān)人事治理工作形成的一般性文件材料。4、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)治理文件材料。5、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。7、上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。8、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。9、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上打算、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。（二）企業(yè)：企業(yè)治理類文件永久保管的范圍：1、本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過程中形成的文件材料。2、本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料。3、本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料。4、本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、愛護(hù)等憑證性文件材料。5、本企業(yè)對(duì)外投資文件材料。6、本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料。7、企業(yè)融資文件材料。8、本企業(yè)關(guān)于重要問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)。9、有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料。10、行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料。11、本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料。12、本企業(yè)進(jìn)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度打算和總結(jié)文件材料。13、本企業(yè)內(nèi)部治理制度、規(guī)定、方法等文件材料。14、本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源治理的重要文件材料。15、本企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料。16、企業(yè)文化建設(shè)文件材料。17、本企業(yè)經(jīng)營治理工作的重要文件材料。18、本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)治理工作的重要文件材料。19、本企業(yè)行政治理工作的重要文件材料。20、本企業(yè)黨群工作的重要文件材料。21、新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道。22、有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料。23、本企業(yè)參與國家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料。24、本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料。25、本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)報(bào)送的關(guān)于重要問題的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)等文件材料。企業(yè)治理類文件定期保管的范圍：1、本企業(yè)資本金治理、資產(chǎn)治理的一般性文件材料。2、本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料。3、本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃。4、半年、季度、月份打算與總結(jié)。5、本企業(yè)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料。6、公布的一般性公告。7、本企業(yè)經(jīng)營治理工作的一般性文件材料。8、本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)治理工作的一般性文件材料。9、本企業(yè)行政治理工作的一般性文件材料。10、本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料。11、本企業(yè)關(guān)于一般性問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)。12、有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件。13、本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議。14、直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問題的請(qǐng)示、報(bào)告、來函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料。15、本企業(yè)參與國家和社會(huì)活動(dòng)的一般性文件材料。16、本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的一般性文件材料。17、本企業(yè)接待重要來賓的工作打算、方案等一般性文件材料。你們回去后，除企業(yè)以外的其他單位要按照國家檔案局第8號(hào)令《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，未編制過的企業(yè)今年都要著手編制，差不多編制過的企業(yè)要重新修訂，近期，我們將啟動(dòng)企業(yè)《文件材料歸檔范圍和保管期限表》這項(xiàng)工作，具體開始的時(shí)刻和方式我們將另外發(fā)文安排。三、按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理文書檔案的方法和步驟前面，我們差不多對(duì)文書檔案的收集范圍、保管期限的劃分進(jìn)行了學(xué)習(xí)，我想大伙兒差不多有了一個(gè)初步的印象。這一部分，為更簡單明確，在工作更具有可操作性，結(jié)合多年實(shí)際工作中積存的經(jīng)驗(yàn)和做法，我按照平常工作的步驟給大伙兒進(jìn)行講解。第一步：按年度進(jìn)行分類這一步確實(shí)是將同一歸檔年度的文件分不放在一起。如2011年的文件放在一起，2012年的文件放在一起。那個(gè)地點(diǎn)大伙兒一定要清晰的是，文件的歸檔年度一般差不多上指文件的形成年度，也確實(shí)是講文件是哪一年形成的就歸入哪一年（以文件的落款日期為準(zhǔn)）。幾種專門情況的處理：1、跨年度的會(huì)議文件歸在閉幕年。[如2011年12月28工會(huì)，2012年1月3日結(jié)束，會(huì)議文件歸入2012年歸檔。]2、跨年度處理問題的材料歸在處理問題結(jié)束年。[如2011年8月2日開始調(diào)查某問題形成的文件材料，2012年6月14日結(jié)束，其文件材料歸入2012年度歸檔。如此的好處，一是經(jīng)辦人員便于隨時(shí)利用手中的資料，二是利于辦理過程中的保密，三是便于辦理結(jié)束后收集齊全完整，四是方便今后的集中。]3、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)（來文與復(fù)文）歸在批復(fù)與復(fù)文年。4、跨年度的轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文歸在轉(zhuǎn)發(fā)文年。5、跨年度的正文與附件歸在正文年。年度分好后，后面講的工作步驟，差不多上針對(duì)某一年度檔案的整理方法來講的，大伙兒不要混淆。第二步：對(duì)歸檔文件進(jìn)行價(jià)值鑒定實(shí)際上這一步，確實(shí)是鑒定某一年度的文件哪些屬于歸檔的范圍，哪些不屬于歸檔的范圍，屬于歸檔范圍的文件保管期限如何劃分，這些內(nèi)容，我們?cè)谏厦嬷v解了，那個(gè)地點(diǎn)就不再講。第三步:確定為一“件”的原則“為一件”是指實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。在歸檔文件整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現(xiàn)，而需要重新界定的“件”，只是為了方便整理和利用需要的一種補(bǔ)充形式。實(shí)際操作中，界定“件”既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡化整理與便于檢索。具體情況如下：1、正本與定稿一般作為一件。[同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來講，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件。重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿各為一件。]2、正文與附件一般作為一件。[附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充講明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或公布的法規(guī)文件等等。一般來講，正文與附件為一件。假如附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。]3、正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙、簽批條等）應(yīng)作為一件。[文書處理較規(guī)范的單位，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿紙，這些上面都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字或批示意見。它們客面、真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，一定要?dú)w檔。]4、原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及抄件等）應(yīng)作為一件。[關(guān)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件，用鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制包括用復(fù)印機(jī)復(fù)印以及手工抄寫等方式。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件歸檔。]5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)作為一件。[轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因些應(yīng)作為一件。]6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。[相同責(zé)任者的同一套報(bào)表為一件。同一事由的圖冊(cè)為一件。相同責(zé)任者的同一事由的名冊(cè)為一件（如某單位的職工名冊(cè)、黨員名冊(cè)、退休人員名冊(cè)為3件）。]7、來文（請(qǐng)示）與復(fù)文（批復(fù)）各為一件。8、簡報(bào)每期為一件。9、會(huì)議文件各為一件。[以責(zé)任者結(jié)合文件內(nèi)容確定件數(shù)。如會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、表彰通報(bào)、工作報(bào)告等等應(yīng)各為一件。不能把會(huì)議文件只確定為一件，如此，一是日后難于檢索利用，二是后面編目時(shí)無法確定責(zé)任者和文件題名。]10、會(huì)議記錄以會(huì)議名稱或每次會(huì)議主題為一件。依照省、市檔案局的規(guī)定，一般采?。海?）以會(huì)議名稱確定件數(shù)，如黨組（黨委）會(huì)議為一件，行政會(huì)議為一件，職工會(huì)議為一件，中心組學(xué)習(xí)為一件；（2）以每次開會(huì)的主題確定件數(shù)，即一次會(huì)議確定為一件。這種情況多用于一些重大會(huì)議，如市、縣委常委會(huì)議，市、縣長辦公會(huì)議等。[針對(duì)第一條“以會(huì)議名稱確定件數(shù)”這一點(diǎn)，結(jié)合平常工作中遇到的一些情況，我認(rèn)為，按照《規(guī)則》中的簡化整理、深化檢索的原則，為了便于今后的查詢，以每一次召開的會(huì)議為一件最好，如此，能對(duì)每一次會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行檢索，以后查準(zhǔn)的可能性就更高。近期，國家正在征求對(duì)《規(guī)則》的修改意見，我也在其中談到了這種情況。]11、處理問題的文件材料應(yīng)各為一件。[那個(gè)問題比較復(fù)雜，如解決糾紛、處理事故、處理違紀(jì)案件、信訪文件材料等等，因每個(gè)問題形成的文件較多，責(zé)任者較多，如信訪文件材料，除原信件外，還有領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)查材料、旁證材料、有關(guān)證據(jù)、處理結(jié)論、向上匯報(bào)材料等等。因此，處理問題的文件材料應(yīng)各為一件，不能將處理某問題的苦干份文件只確定為一件。]第四步：檢查每“件”文件是否齊全完整一是看每份文件頁碼缺不缺。二是看起草稿和定稿上有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字。三是看起草稿和定稿上有沒有加蓋單位公章。四是看是不是既有定稿同時(shí)有起草稿。五是看附件齊不齊。六是看被轉(zhuǎn)發(fā)件齊不齊。第五步：對(duì)每“件”文件內(nèi)部進(jìn)行排序1、正本在前，定稿在后。[這種情況是指單位發(fā)文，定稿前面一般情況下應(yīng)該附有處理單或發(fā)文稿紙等等，不管附不附處理單或發(fā)文稿紙，定稿上面一定應(yīng)該有領(lǐng)導(dǎo)的簽名、批示、單位的公章。]2、正文在前，附件在后。3、原件在前，復(fù)制件在后。4、漢文在前，少數(shù)民族文字文本在后。5、中文譯本在前，外文原本在后。6、處理單在前，正本在后。[這一條與本單位發(fā)文中的“正本在前，定稿在后”不一樣，大伙兒要注意，那個(gè)地點(diǎn)的處理單是指在辦理外來文件過程中在正文前面另外附加的，上面有領(lǐng)導(dǎo)的簽名和批示意見。]第六步：對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類排列排列原則：關(guān)于歸檔文件的排列，《規(guī)則》強(qiáng)調(diào)了“事由”原則，即同一事由形成的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。那個(gè)地點(diǎn)的“事由”是一個(gè)比較原則的概念，能夠是指一件具體的事，一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等等，通過界定“事由”，使緊密相關(guān)、參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對(duì)集中并保持“事由”辦理過程的原始狀態(tài)以便日后查考。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”這一整理原則的具體體現(xiàn)。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，能夠客觀地反映出某一事由的發(fā)生、進(jìn)展結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系。這種有機(jī)聯(lián)系，對(duì)充分體現(xiàn)文件的價(jià)值，尤其是憑證價(jià)值以及完整性、真實(shí)性是十分必要的。排列方法：關(guān)于歸檔文件的排列方法，《規(guī)則》規(guī)定：“在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)刻、重要程度等排列?！蹦莻€(gè)地點(diǎn)的“最低一級(jí)類目”，是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類目，例如按照“保管期限—年度”分類，則“年度”即為最低一級(jí)類目。因?yàn)槲覀冊(cè)诘谝徊讲畈欢喾至四甓?，因此該年度歸檔文件的分類排列實(shí)際上確實(shí)是按保管期限進(jìn)行排序。永久：………………30年（長期）：………………10年（短期）：………………不同類目文件的排列，沒有固定的要求。一般能夠按照分類方案中各類目之間的順序進(jìn)行排列，也能夠按照某種適應(yīng)的方式排列（如按機(jī)構(gòu)分類的，可將各類目按照機(jī)構(gòu)序列排列）。同一全宗內(nèi)，不同類目的排列順序宜保持穩(wěn)定，以便今后的查找工作更有規(guī)律可循。以市檔案局為例按機(jī)構(gòu)分類排列如下：永久：辦公室、業(yè)務(wù)科、法制科、接收保管利用科、信息科30年（長期）：辦公室、業(yè)務(wù)科、法制科、接收保管利用科、信息科10年（短期）：辦公室、業(yè)務(wù)科、法制科、接收保管利用科、信息科幾種具體的排列方法：1、同一事由文件的排列方法同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。（同一事由內(nèi)歸檔文件排列，最簡單的方法是按文件形成時(shí)刻的先后順序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排列在后面?；蛘甙次募闹匾潭扰帕校匾缘?、結(jié)論性的文件排列在前面，其它的文件排列在后面。）同一事由的文件排列在一起時(shí)，必須體現(xiàn)時(shí)刻或重要程序等順序。（同一事由的歸檔文件只有通過進(jìn)一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)情況的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。假如將有關(guān)干部的處分決定、該干部的自述材料、本單位的調(diào)查材料、本單位要求公安機(jī)關(guān)協(xié)助的函、群眾舉報(bào)信、單位辦公會(huì)的會(huì)議記錄、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該案的指示，等等，既不按案件處理過程順序排列，也不按歸檔文件的重要程序排列，只是一種特不隨意的放置，這種放置看不到情況的處理過程，不利于檔案治理和提供利用。）在遵循“事由原則”的前提下，按時(shí)刻依舊按重要程度進(jìn)行歸檔文件排列，完全由文件整理者從利用方便動(dòng)身，自行決定。（例如，某市某局舉辦一次圖片展覽，形成若干歸檔文件。在排列時(shí)，簡單而高效的排列方法確實(shí)是按時(shí)刻順序排定歸檔文件的排列順序。首先將籌辦展覽形成的歸檔文件排列在最前，接下來是展出過程中形成的歸檔文件，最后排列展覽結(jié)束后形成的有關(guān)歸檔文件。如此排列的結(jié)果，能夠使檔案人員和利用者對(duì)該展覽活動(dòng)的來龍去脈一目了然。檔案人員也能夠按照歸檔文件的重要程度，對(duì)這些文件進(jìn)行排列。例如，在上例中，檔案人員能夠?qū)⑹腥嗣裾呐鷱?fù)、開閉幕式上的領(lǐng)導(dǎo)講話、展覽情況報(bào)告等歸檔文件排在前面后，再排其他歸檔文件。）2、按事由重要程度的排列方法將要緊職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性工作形成的文件材料排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。按事由重要程度進(jìn)行排序的幾種情況：綜合性文件在前，一般專題性文件在后。法規(guī)性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后。處理問題的結(jié)論性文件在前，其他依據(jù)性文件在后（依據(jù)性文件按時(shí)刻順序排列）。機(jī)構(gòu)性文件在前，人員編制文件在后。涉及領(lǐng)導(dǎo)的文件在前，一般工作人員的文件在后。級(jí)不高的文件在前，級(jí)不低的文件在后。3、不同事由文件的排列方法按不同事由形成時(shí)刻的先后順序排列。事由的形成時(shí)刻即事由的辦結(jié)時(shí)刻。這種方法只要求將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)刻的先后順序排列，如此不同事由的文件辦理完畢后，就能夠?qū)⑾嚓P(guān)文件整理排序，如此不同事由的歸檔文件自然就按照形成時(shí)刻先后排列起來。采納年終集中整理歸檔文件的機(jī)關(guān)單位，也能夠按事由辦結(jié)時(shí)刻排列不同事由的文件。4、成套性文件的排列方法《規(guī)則》指出，“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。那個(gè)地點(diǎn)的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由卻有著較緊密的聯(lián)系。例如一次會(huì)議往往形成許多文件，有的在時(shí)刻上可能跨度專門大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時(shí)一般需要相互參照和查證。同樣，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、內(nèi)部刊物等在形式上有較強(qiáng)的一致性和成套性，集中排列便于查找和利用。5、不能直接按文件形成的時(shí)刻或收文字號(hào)排列。第七步：去除文件上面的金屬物文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲不針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)爽朗的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此文件整理時(shí)需去除這些易銹蝕的金屬物，以幸免對(duì)檔案造成危害。第八步：對(duì)不符合要求的文件進(jìn)行修整為保證檔案能夠長期和有效地提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。1、對(duì)破損文件進(jìn)行修裱。[修裱工作要緊針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。修補(bǔ)要緊針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，進(jìn)行補(bǔ)缺和托補(bǔ)。托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。]2、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。[檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長短的重要因素，假如字跡材料發(fā)生褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)阻礙檔案的利用。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來講，最耐久的是以碳黑為色素成分，以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如墨、墨汁、墨色油墨等。比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或汲取方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，如彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等。不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件時(shí)，要緊對(duì)以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料以及傳真件等進(jìn)行復(fù)制，目前常見的復(fù)制方法是復(fù)印，另外還有手工抄寫。]3、對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊。[目前公文用紙幅面已差不多統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，但實(shí)際工作中報(bào)表、圖樣等紙張幅面常常會(huì)大于A4規(guī)格，難以裝入按照A4紙張的比例設(shè)計(jì)的檔案盒，因此需要加以折疊（按照《技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法》GB/T10609.3-2009的要求進(jìn)行折疊）。折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外，文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后查閱利用。]第九步：對(duì)文件進(jìn)行裝訂1、依照規(guī)定，在裝訂前，應(yīng)在每“件”文件前另外附加達(dá)州市檔案局監(jiān)制的歸檔文件封面。如此的目的，一是愛護(hù)文件的原始性。二是幸免無法在文件首頁加蓋歸檔章的情況（這種情況多見于領(lǐng)導(dǎo)在文件首頁直接簽字或簽署批示，導(dǎo)致首頁無空白，無法加蓋歸檔章）。三是歸檔文件的整體效果更加美觀、查閱檔號(hào)更加方便。2、裝訂一般采納縫紉機(jī)扎邊。3、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)各頁對(duì)齊，采納左側(cè)居中裝訂的應(yīng)將左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊，采納左側(cè)靠上裝訂的應(yīng)將左側(cè)、上側(cè)對(duì)齊。4、我市規(guī)定，用縫紉機(jī)在文件左側(cè)居中豎軋10厘米，或左側(cè)靠上豎軋10厘米。[注意：切勿將有文字的地點(diǎn)扎住。]5、裝訂較厚的文件，仍可采納“三孔一線”的裝訂方法（應(yīng)將左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊）。第十步：填寫歸檔文件封面這一步確實(shí)是將前面差不多分好類、排好序、裝訂好了的文件，在同一年度同一保管期限下，依次填寫。我市統(tǒng)一制作了歸檔文件封面，歸檔章已事前印制在上面，因此，大伙兒只需要按照封面上的提示內(nèi)容，分不填寫好即可。1、全宗號(hào)：是一組數(shù)字，是某個(gè)單位的代碼，猶如人的身份證一樣，是固定的，同時(shí)是由市檔案館給予指定的。一般情況下，差不多向市檔案館移交過檔案的單位都有全宗號(hào)，因此，這部分單位要填寫。市檔案館沒有給全宗號(hào)的單位此項(xiàng)不填。2、年度：此項(xiàng)必須填寫。那個(gè)年度是指歸檔年度，不是整理檔案的年度。編號(hào)時(shí)，年度應(yīng)用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如一九九八年應(yīng)表示為“1998”，不能簡化為“983、室編件號(hào)：此項(xiàng)必須填寫。不要采納“001”或“01”永久：1、2、3……N30年（長期）：1、2、3……N10年（短期）：1、2、3……N此項(xiàng)的填寫，應(yīng)在同一年度的同一保管期限下從1開始填寫，有多少份文件，就要編到多少件號(hào)。用一句通俗易明白的話來講，每一年的歸檔文件應(yīng)有3個(gè)從1開始接通編號(hào)，即永久的所有文件從1開始編，有多少件就編多少號(hào)，30年（長期）的所有文件也應(yīng)從1開始編，有多少件就編多少號(hào)，10年（短期）的所有文件也應(yīng)從1開始編，有多少件就編多少號(hào)。4、機(jī)構(gòu)或問題：因?yàn)槲沂蟹诸惙桨敢话悴杉{的是“保管期限—年度”，因此此欄不填。5、保管期限：此欄必須填寫?！坝谰谩薄?0年”[2003年至2006年為長期]“10年”[2003年至2006年為短期]6、館編件號(hào)：此欄不填寫。7、歸檔章內(nèi)容的填寫一般采納加蓋印章或字釘?shù)姆绞健?、“室編件號(hào)”一欄可用編號(hào)機(jī)打印。[一是由于編碼機(jī)具有自動(dòng)跳號(hào)的功能，不需要在編件號(hào)時(shí)隨時(shí)查找不同字釘組合數(shù)字，因此，特不節(jié)約時(shí)刻，編寫速度明顯提高。二是編碼機(jī)具有自動(dòng)連續(xù)跳號(hào)的功能，因此，能夠幸免出現(xiàn)缺編、重編、跳編件號(hào)的情況。]9、加蓋印章應(yīng)注意的事項(xiàng)：一是字跡要清晰，不能有看不清或有污跡的現(xiàn)象。二是字號(hào)大小合適。三是字跡端正。四是字跡應(yīng)蓋在框內(nèi)居中的位置。五是加蓋印章或字釘時(shí)應(yīng)統(tǒng)一使用藍(lán)色印油。歸檔文件封面的內(nèi)容，有部分單位檔案人員依照平常工作積存的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)作法，采取了在電子表格上制作好格式，直接用封面套打連續(xù)輸出，字跡特不工整，速度也特不快，節(jié)約了大量的時(shí)刻，你們能夠在工作中互相探討、借鑒。第十一步：裝盒1、按不同的保管期限分不進(jìn)行裝盒。2、同一保管期限下的歸檔文件按件號(hào)順序依次裝入檔案盒，裝滿一盒后，再裝下一盒，直至裝完。[注意：裝完一盒后，應(yīng)用鉛筆在盒脊上臨時(shí)編上順序號(hào)，填上起止件號(hào)，以免順序放亂。]3、每盒不宜裝得過滿，也不宜裝得過松。[以每盒平坦為宜。]4、不同形成年度的歸檔文件切勿放入同一檔案盒。5、不同保管期限的歸檔文件切勿放入同一檔案盒。6、當(dāng)某一份文件的厚度超過檔案盒的厚度，無法裝進(jìn)檔案盒時(shí)，該份文件可不裝入檔案盒，直接將該份文件依序排放即可，同時(shí)在該份文件背脊或明顯位置貼上標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)上標(biāo)注“全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、件號(hào)、盒號(hào)”等信息。第十二步：填寫檔案盒封面檔案盒封面應(yīng)填寫單位名稱。[填寫在橫線上。填寫單位的全稱。最好刻成長條章后，用藍(lán)色印油蓋在上面。]第十三步：填寫檔案盒背脊1、全宗號(hào)：是一組數(shù)字，是某個(gè)單位的代碼，猶如人的身份證一樣，是固定的，同時(shí)是由市檔案館給予指定的。一般情況下，差不多向市檔案館移交過檔案的單位都有全宗號(hào)，因此，這部分單位要填寫。市檔案館沒有給全宗號(hào)的單位此項(xiàng)不填。2、年度：此項(xiàng)必須填寫。那個(gè)年度是指歸檔年度，不是整理檔案的年度。編號(hào)時(shí)，年度應(yīng)用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如一九九八年應(yīng)表示為“1998”，不能簡化為“983、保管期限：此欄必須填寫?！坝谰谩薄?0年”[2003年至2006年為長期]“10年”[2003年至2006年為短期]4、機(jī)構(gòu)或問題：因?yàn)槲沂蟹诸惙桨敢话悴杉{的是“保管期限—年度”，因此此欄不填。5、起止件號(hào)：只填寫“室”這一欄，填起止件號(hào)，上面填本盒第一份文件的“件號(hào)”，下面填本盒最后一份文件的“件號(hào)”。6、盒號(hào)：同一保管期限的盒號(hào)按順序接上一年度的盒號(hào)依次拉通編下去。以永久為例：年度2002年2003年2004年……盒號(hào)1、2、3、45、6、7、8、910、11、12、13……件號(hào)1、2、3……1、2、3……1、2、3…………以30年為例（2002年至2006年為長期）：年度2002年至2006年2007年2008年……盒號(hào)1…………N1、2、3、45、6、7、8、9……件號(hào)每年從1編一個(gè)通號(hào)1、2、3……1、2、3…………以10年為例（2002年至2006年為短期）：年度2002年至2006年2007年2008年……盒號(hào)1…………N1、2、3、45、6、7、8、9……件號(hào)每年從1編一個(gè)通號(hào)1、2、3……1、2、3…………7、加蓋印章應(yīng)注意的事項(xiàng)：一是字跡要清晰，不能有看不清或有污跡的現(xiàn)象。二是字號(hào)大小合適。三是字跡端正。四是字跡應(yīng)蓋在橫線上端，并靠近橫線的位置。五是加蓋印章或字釘時(shí)應(yīng)統(tǒng)一使用藍(lán)色印油。六是“起止件號(hào)”中“室”這一欄的起號(hào)蓋在“室”的下方，并靠近“室”。七是盒脊底部的欄目不需要填寫。[只有采納橫放檔案盒時(shí)，才填寫盒脊底部的欄目，由于我省采納的是豎放檔案盒的形式，因此底部不需要填寫。]第十四步：著錄（填寫）歸檔文件目錄歸檔文件目錄著錄（填寫）的好不行、規(guī)不規(guī)范，將直接阻礙到以后能否查閱到文件，因此，這部分特不重要，大伙兒一定要做好筆記。差不多采納檔案治理軟件的單位，要將這部分講到的內(nèi)容必須全部著錄到軟件里。還沒有采納檔案治理軟件的單位，要抓緊時(shí)刻購置同級(jí)檔案部門認(rèn)可的檔案治理軟件，市級(jí)單位應(yīng)購置“世紀(jì)科怡”檔案治理軟件，在沒有購置前，也要采取電子表格的方式進(jìn)行錄入，待軟件購置后，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換至軟件里。[《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布、實(shí)施，旨在“簡化整理，深化檢索”。但就“深化檢索”而言，它是有條件的，決非一按新規(guī)則整理檔案，檢索就能夠深化了。只有在滿足一定條件后，實(shí)行文件級(jí)整理才可能收到“深化檢索”的效果。忽視條件，檢索非但不能深化，而且還有可能難化（例如檔案數(shù)量較多時(shí)）。二者之間，條件居于重要地位，條件確實(shí)是采納計(jì)算機(jī)治理檔案。我市統(tǒng)一采納科怡檔案治理軟件，其目的，一是方便我們?cè)诶铆h(huán)節(jié)中能夠更快捷、更準(zhǔn)確地檢索到所需要的檔案，二是能夠促進(jìn)各單位的檔案治理規(guī)范、統(tǒng)一，為今后檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。]1、件號(hào)：應(yīng)與每“件”文件歸檔封面上的件號(hào)相一致。此項(xiàng)必須填寫。2、責(zé)任者：一般情況下都應(yīng)當(dāng)填寫。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者能夠是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也能夠是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或若干人。它是文件的組成部分之一和重要的外形特征，關(guān)于確定文件來源有著重要的作用，也是檢索利用檔案的重要途徑。（1）填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以推斷的簡稱。（2）聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略。（3）立檔單位是聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者之一時(shí)，必須抄錄立檔單位名稱。（4）上報(bào)審批表的責(zé)任者。一種情況是上報(bào)審報(bào)表被批準(zhǔn)的應(yīng)填寫最后審批機(jī)關(guān)，同時(shí)可將填報(bào)單位填寫在備注欄中。另外一種情況是上報(bào)審批表未被批準(zhǔn)，則責(zé)任者填寫填報(bào)單位。（5）沒有責(zé)任者時(shí)，應(yīng)依照文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。3、文號(hào)：應(yīng)照實(shí)填寫。此項(xiàng)有可能空缺。文號(hào)即文件字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如達(dá)市檔發(fā)﹝2011﹞8號(hào)。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不能省略，否則將給查找和利用帶來困難。文號(hào)欄內(nèi)不得出現(xiàn)諸如“會(huì)議文件之一”、“簡報(bào)第一期”等內(nèi)容。4、題名：應(yīng)照實(shí)填寫題名或補(bǔ)充題名、自擬題名。應(yīng)給補(bǔ)充題名、自擬題名加“[]”。題名即文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)。題名錄入的規(guī)范性、科學(xué)性將直接阻礙該份文件在今后的利用，錄入的好，這份文件就會(huì)檢索到，假如錄入的不行，這份文件就有可能檢索不到，而成為“死檔案”。一般情況下，完整的題名是由責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分組成。如《達(dá)州市檔案局關(guān)于舉辦文書檔案短期培訓(xùn)班的通知》。也有許多文件標(biāo)題直接由問題和文種構(gòu)成，漏缺發(fā)文機(jī)關(guān)。（1）一般情況下填寫題名時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。（2）沒有題名時(shí)，應(yīng)依照文件內(nèi)容重新擬定標(biāo)題，并外加“[]”號(hào)填寫在目錄中。（3）原標(biāo)題不針對(duì)歸檔單位，但文件內(nèi)容涉及歸檔單位的，可更改原標(biāo)題。如任免、獎(jiǎng)懲等。如原題名《達(dá)州市人民政府關(guān)于表彰張三等為先進(jìn)工作者的通報(bào)》，題名中有張三，張三不是歸檔單位的人員，然而文件內(nèi)容中有李四，李四是歸檔單位的人員時(shí)，在錄入時(shí)應(yīng)在張三后面加上李四，用[]號(hào)括入。即現(xiàn)題名為：《達(dá)州市人民政府關(guān)于表彰張三[李四]等為先進(jìn)工作者的通報(bào)》。假如還有其他屬于歸檔單位的人員都應(yīng)一一錄入[]號(hào)中。原標(biāo)題：達(dá)州市人民政府關(guān)于表彰張三等為先進(jìn)工作者的通報(bào)現(xiàn)題名：達(dá)州市人民政府關(guān)于表彰張三[李四]等為先進(jìn)工作者的通報(bào)（4）題名中出現(xiàn)文號(hào)時(shí)應(yīng)在文號(hào)之后補(bǔ)充主體內(nèi)容。原題名：達(dá)州市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)川檔發(fā)﹝2011﹞88號(hào)文件的通知現(xiàn)題名：達(dá)州市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)川檔發(fā)﹝2011﹞88號(hào)[四川省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全治理的幾點(diǎn)意見]文件的通知（5）當(dāng)正、副標(biāo)題內(nèi)容重復(fù)，可只錄入其中一個(gè)能夠準(zhǔn)確揭示要緊內(nèi)容的標(biāo)題。例如正標(biāo)題為：《認(rèn)清形勢(shì)，統(tǒng)一思想，加大改革力度，銳意開拓進(jìn)取，促進(jìn)我縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速進(jìn)展》，副標(biāo)題為：《XX縣長在全縣經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上的講話》。我們?cè)谔顚戭}名時(shí)，可只填寫《在全縣經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上的講話》，責(zé)任者欄填寫“XX縣長”。原題名：認(rèn)清形勢(shì)，統(tǒng)一思想，加大改革力度，銳意開拓進(jìn)取，促進(jìn)我縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速進(jìn)展（XX縣長在全縣經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上的講話）現(xiàn)題名：在全縣經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上的講話（6）題名不能反映文件內(nèi)容時(shí)應(yīng)依照文件內(nèi)容補(bǔ)充具體。這種情況多見于簡報(bào)、講話、發(fā)言、會(huì)議記錄等。如《檔案工作通報(bào)》第三期，后面應(yīng)加上[達(dá)州市檔案局關(guān)于市級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化治理情況的通報(bào)]。原題名：《檔案工作通報(bào)》第三期現(xiàn)題名：《檔案工作通報(bào)》第三期[達(dá)州市檔案局關(guān)于市級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化治理情況的通報(bào)]（7）題名中只有文種時(shí)應(yīng)依照文件內(nèi)容增加事由。這種情況多見于布告、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)、通知等。如一份通知的標(biāo)題只有“通知”二字，內(nèi)容是有關(guān)做好春節(jié)期間安全、值班方面的，就應(yīng)當(dāng)在“通知”后面加上事由，用[]號(hào)括住。原題名：通知現(xiàn)題名：通知[關(guān)于做好春節(jié)期間安全檢查和值班工作的通知]（8）當(dāng)只錄入正文標(biāo)題，而不能反映附件內(nèi)容，可能造成漏檢時(shí)，應(yīng)將附件題名抄錄在正文標(biāo)題后，外加（）號(hào)括住。如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定”，應(yīng)在后面錄入（附：市民公約）。原題名：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定現(xiàn)題名：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）（9）以每種會(huì)議名稱確定為一件的，應(yīng)填寫會(huì)議名稱。如黨組會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄、中心組學(xué)習(xí)會(huì)議記錄，不能只填寫“會(huì)議記錄”四個(gè)字。因此，這種情況應(yīng)該在事前確定本單位的會(huì)議類型，每種會(huì)議預(yù)備一本會(huì)議記錄本，不要把什么會(huì)議都記在一個(gè)本子上。（10）以每次會(huì)議確定為一件的，應(yīng)填寫會(huì)議要緊內(nèi)容。5、日期：應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。日期即文件的形成時(shí)刻。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。一般文件的形成時(shí)刻即發(fā)文時(shí)刻（文件的落款時(shí)刻）。具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2011年5月18日，標(biāo)注為20110518。6、頁數(shù)：填寫一件文件有效頁面的總數(shù)。該項(xiàng)是填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文（指文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按折疊前有字跡的頁面數(shù)計(jì)算頁數(shù)。7、備注：備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和講明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。對(duì)備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加操縱。假如有些條目須講明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“＊”號(hào)，并將具體內(nèi)容填入備考表中。8、“保管期限、歸檔年度、盒號(hào)”這三項(xiàng)不是“歸檔文件目錄”格式里面的內(nèi)容，為了檢索的需要，我們要求這三項(xiàng)內(nèi)容必須填寫。采納檔案治理軟件的，直接著錄就行了。采納電子表格的，應(yīng)當(dāng)在“歸檔文件目錄”格式后添加三列，將這些內(nèi)容加上去填寫好。我們?cè)诖蛴〕杉堎|(zhì)目錄時(shí)，可依照實(shí)際，自行決定是否把這三項(xiàng)打印出來。第