2020年瓊海市檔案館檔案數(shù)字化管理

2020年瓊海市檔案館檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目績(jī)效自評(píng)報(bào)告項(xiàng)目概況項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目性質(zhì)：經(jīng)常性項(xiàng)目項(xiàng)目用途：保障當(dāng)前檔案局（館）日常工作開展及推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案館功能建設(shè)，為完成《瓊海市檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃》中制定的“完成館藏檔案數(shù)字化100%”的工作目標(biāo)，為建成數(shù)字化檔案館的打好基礎(chǔ)，為更加便利快捷地提供利用檔案服務(wù)。同時(shí)，為保障瓊海市電子文件檔案管理中心信息系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行和檔案館實(shí)體安全，從而更好地提升本單位信息安全和實(shí)體安全管理的整體水平。主要內(nèi)容：2020年完成文書簡(jiǎn)化立卷檔案A4/A3共59770頁(yè)、文書傳統(tǒng)立卷檔案A4/A3共163470頁(yè)數(shù)字加工處理；完成年度消防系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)維護(hù)；完成瓊海市電子文件檔案管理中心信息系統(tǒng)年度保養(yǎng)維護(hù)；完成整棟大樓消防系統(tǒng)的維護(hù)保養(yǎng)。涉及范圍：館藏市委辦、市政府辦、市委組織部、市委宣傳部、市紀(jì)委、市委黨校、市衛(wèi)生局、龍江鎮(zhèn)政府等43個(gè)全宗單位。整個(gè)瓊海瓊海市電子文件檔案管理中心信息系統(tǒng)，整棟大樓消防系統(tǒng)。（二）項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)保障當(dāng)前檔案館日常工作開展及推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案館功能建設(shè)，為建成數(shù)字化檔案館的打好基礎(chǔ)，為更加便利快捷地提供利用檔案服務(wù)。二、項(xiàng)目資金使用及管理情況（一）項(xiàng)目資金到位情況分析根據(jù)瓊海市財(cái)政局2020年1月23日《關(guān)于批復(fù)2020年市本級(jí)部門預(yù)算的通知》（海財(cái)預(yù)[2020]126號(hào)）文件，批復(fù)我局2020年預(yù)算資金安排，該項(xiàng)目資金包含在預(yù)算資金的項(xiàng)目支出一項(xiàng)中，總額40萬，資金使用核撥及時(shí)到位。（二）項(xiàng)目資金使用情況分析該項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理制度健全，嚴(yán)格做到?？顚Ｓ茫Ｕ享?xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施。項(xiàng)目資金的支付嚴(yán)格按照與委托加工方海南新境界軟件有限公司簽訂的《海南省瓊海市檔案館檔案數(shù)字化加工合同書》的約定和嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》等法律法規(guī)和制度的要求，按照審批程序逐級(jí)進(jìn)行審批，從嚴(yán)控制，加強(qiáng)資金管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為、提高財(cái)務(wù)水平。主動(dòng)接受政府財(cái)政的監(jiān)督，使專項(xiàng)資金發(fā)揮最大的社會(huì)效益。三、項(xiàng)目組織實(shí)施情況（一）項(xiàng)目組織情況分析（包括項(xiàng)目招投標(biāo)情況、調(diào)整情況、完成驗(yàn)收等）1、項(xiàng)目招投標(biāo)情況：該項(xiàng)目未達(dá)到公開招投標(biāo)的最低金額，采用自主詢價(jià)、對(duì)比數(shù)據(jù)成品成果效益的方式和結(jié)合便于系統(tǒng)的維護(hù)運(yùn)行，確定委托加工單位。經(jīng)館務(wù)會(huì)議討論，承包給開發(fā)瓊海市檔案館電子文件檔案管理中心系統(tǒng)的海南省新境界軟件有限公司進(jìn)行數(shù)字化的加工。同時(shí)，為保持電子文件歸檔系統(tǒng)的安全，委托海南神州希望網(wǎng)絡(luò)有限公司進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)；為保障整棟大樓實(shí)體安全，委托國(guó)宏消防工程集團(tuán)有限公司海南分公司維護(hù)消防系統(tǒng)。2、調(diào)整情況：無3、完成驗(yàn)收情況：館藏檔案數(shù)字化加工采取分批驗(yàn)收方式，即按定量的數(shù)字化加工成果進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，以全宗為單位對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行驗(yàn)收。瓊海市電子文件檔案管理中心系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)系統(tǒng)安全漏洞掃描評(píng)估服務(wù)和安全巡檢服務(wù)分別1年4次，以出安全漏洞掃描評(píng)估報(bào)告和安全巡檢報(bào)告方式驗(yàn)收。瓊海市檔案館整棟大樓的消防系統(tǒng)清潔保養(yǎng)以系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用效果是否良好方式驗(yàn)收。（二）項(xiàng)目管理情況分析（包括項(xiàng)目管理制度建設(shè)、日常檢查監(jiān)督管理等情況）項(xiàng)目管理實(shí)行責(zé)任制，由管理編研股長(zhǎng)負(fù)責(zé)，檔案管理員具體承擔(dān)實(shí)施管理。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中制定了“檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)工作制度”、“檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議”、“檔案數(shù)字化加工安全管理制度”、“檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)安全管理制度”等相關(guān)制度。同時(shí)，加大對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)督管理，規(guī)范項(xiàng)目實(shí)施過程的技術(shù)要求、操作流程和驗(yàn)收方式，從而保證項(xiàng)目按質(zhì)按量完成。瓊海市電子文件檔案管理中心系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)維服務(wù)以合同約定維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)督檢查；瓊海市檔案館整棟大樓的消防系統(tǒng)以合同約定維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行監(jiān)督檢查。四、項(xiàng)目績(jī)效情況（一）項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)完成情況分析。1、項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性分析（預(yù)算控制和節(jié)約等）在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化利用，規(guī)范管理，檔案數(shù)字化是檔案局館履行部門職能的重要內(nèi)容和形式，檔案資源、檔案業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度已經(jīng)為衡量檔案部門履職績(jī)效重要指標(biāo)?！梆^藏檔案數(shù)字化量”、“檔案數(shù)字化產(chǎn)品抽檢合格率”反映部門開展檔案數(shù)字化工作的成效，“數(shù)字檔案存儲(chǔ)陣列擴(kuò)容量”反映部門數(shù)字檔案館安全保存能力建設(shè)的成績(jī)，“可網(wǎng)絡(luò)利用館藏檔案增長(zhǎng)率”體現(xiàn)部門開展檔案網(wǎng)絡(luò)化便捷利用工作的進(jìn)展。該項(xiàng)目的實(shí)施極大地促進(jìn)了市檔案館收集、管理、搶救、保存和利用國(guó)家檔案資源的職能作用發(fā)揮，集中、全面、客觀反映和促進(jìn)了部門管理和利用數(shù)字檔案的職能和工作績(jī)效。2、項(xiàng)目的效率性分析（項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度、完成質(zhì)量等）該項(xiàng)目實(shí)施的內(nèi)容約定按《海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖片處理、編號(hào)核對(duì)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、中心系統(tǒng)檢索檢驗(yàn)等。為了保證檔案的安全，按保密規(guī)定同時(shí)與該公司進(jìn)場(chǎng)人員管理和保密規(guī)定。該項(xiàng)目2020年2月15日進(jìn)場(chǎng)工作，實(shí)施進(jìn)度總體良好，按質(zhì)按量完成。2020年11月20日完成驗(yàn)收，總共完成2019年完成文書簡(jiǎn)化立卷檔案A4/A3共10800頁(yè)、文書傳統(tǒng)立卷檔案A4/A3共200150頁(yè)，并全部掛接到電子文件檔案管理中心系統(tǒng)使用，提供利用效果很好，達(dá)到了預(yù)期目的。瓊海市電子文件檔案管理中心系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全和瓊海市檔案館整棟大樓的消防系統(tǒng)運(yùn)行良好，達(dá)到預(yù)期目的。3、項(xiàng)目的效益性分析（對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的影響等）在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化利用，規(guī)范管理，檔案數(shù)字化是檔案局館履行部門職能的重要內(nèi)容和形式，檔案資源、檔案業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度已經(jīng)為衡量檔案部門履職績(jī)效重要指標(biāo)?！梆^藏檔案數(shù)字化量”、“檔案數(shù)字化產(chǎn)品抽檢合格率”反映部門開展檔案數(shù)字化工作的成效，“數(shù)字檔案存儲(chǔ)陣列擴(kuò)容量”反映部門數(shù)字檔案館安全保存能力建設(shè)的成績(jī)，“可網(wǎng)絡(luò)利用館藏檔案增長(zhǎng)率”體現(xiàn)部門開展檔案網(wǎng)絡(luò)化便捷利用工作的進(jìn)展。該項(xiàng)目的實(shí)施極大地促進(jìn)了市檔案館收集、管理、搶救、保存和利用國(guó)家檔案資源的職能作用發(fā)揮，集中、全面、客觀反映和促進(jìn)了部門管理和利用數(shù)字檔案的職能和工作績(jī)效。瓊海市電子文件檔案管理中心系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)維和瓊海市檔案館整棟大樓的消防系統(tǒng)維護(hù)體現(xiàn)了市檔案館對(duì)安全方面的重視，通過網(wǎng)絡(luò)安全和實(shí)體安全的維護(hù)，大幅度的增強(qiáng)大眾、員工、館藏檔案的安全。4、項(xiàng)目的可持續(xù)性分析經(jīng)過近幾年實(shí)施的館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，已經(jīng)完成的館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化量約占館藏量的75%左右。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，我們不斷地積累了實(shí)施館藏紙檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及管理經(jīng)驗(yàn)，為今后繼續(xù)開展這項(xiàng)工作提供了經(jīng)驗(yàn)保障。通過對(duì)瓊海市電子文件檔案管理中心系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)維和瓊海市檔案館整棟大樓的消防系統(tǒng)維護(hù)，能大幅提升檔案工作的安全系數(shù)，為提升市檔案館的整體工作水平提供重要的基礎(chǔ)設(shè)施保障。（二）項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)未完成原因分析。無六、主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及做法、存在問題和建議今年實(shí)施的館藏檔案數(shù)字化項(xiàng)目，在項(xiàng)目驗(yàn)收方式上采取了分批驗(yàn)收的方式，即按定量的目錄條數(shù)對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，以全宗為單位對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行驗(yàn)收，從