淺析中小制造企業(yè)采購框架分析研究 工商管理專業(yè)

淺析中小制造企業(yè)采購框架[論文摘要]：本文從生產(chǎn)需求、采購計劃、零星采購與供應(yīng)商管理等幾個方面探討了中小制造企業(yè)不同類型采購管理的弊端，并制定了相應(yīng)的解決方案；針對不同采購需求制定了對應(yīng)的采購控制流程，特別針對零星采購不及時及耗費成本大等大膽提出了創(chuàng)新的可行性方案，在改進零星采購弊端的同時，探討了建立企業(yè)與供應(yīng)商關(guān)系的必要性。[論文關(guān)鍵詞]：采購管理采購流程零星采購供應(yīng)商關(guān)系管理近年來，受經(jīng)濟全球化、技術(shù)更新?lián)Q代快以及顧客需求多變等因素影響，企業(yè)面臨的競爭更加殘酷，而中小制造業(yè)由于銷售、資本規(guī)模的限制，在面對國內(nèi)大中型企業(yè)及歐、美、日等國先進企業(yè)的挑戰(zhàn)時，其競爭將更加殘酷。2008年始的全球金融危機，至2009年直至2010年，直接導致全球范圍宏觀環(huán)境經(jīng)濟不景氣，絕大多數(shù)企業(yè)銷售經(jīng)營出現(xiàn)極大困境，為保證企業(yè)發(fā)展的維持與利潤的掠取，“開源節(jié)流”被幾乎所有企業(yè)以前所未有的重視程度抬到桌面，通過“節(jié)流”達到維持企業(yè)生存在此時成為了所有企業(yè)的共識。削減人力資源成本、縮減資本輸出、停止或暫緩改造技改、控制支出、……各企業(yè)“節(jié)流”措施層出不重；因為生產(chǎn)資料、原輔材料的購置成本占據(jù)制造企業(yè)的主要成本，因此控制采購成本，減少原輔材料的耗用支出，自然成為各企業(yè)的必然之選。因此筆者從中小制造企業(yè)的整體采購框架建構(gòu)出發(fā)，結(jié)合目前國內(nèi)多數(shù)企業(yè)現(xiàn)狀，擬定出一套能夠滿足大多數(shù)中小制造企業(yè)的采購管理模式。因為目前國內(nèi)中小型制造企業(yè)多為民營企業(yè)，所以文中所談的中小型企業(yè)參照筆者曾供職的幾家民營企業(yè)，即固定資產(chǎn)5000萬以下非特種行業(yè)企業(yè)或集團公司的下屬公司，且企業(yè)使用的生產(chǎn)設(shè)備多為通用型，采購物資多數(shù)無特殊冷僻要求，特種行業(yè)及中大型企業(yè)可作為參考。目前國內(nèi)中小型制造企業(yè)的所有采購工作按照采購量、采購周期及采購專業(yè)性大致可分為：原材料采購、零星采購、大件生產(chǎn)設(shè)備及配套設(shè)備與辦公設(shè)備采購三類，下面就以這三類各自的特點及現(xiàn)狀進行分析、總結(jié)，提出切實可行的采購管理優(yōu)化方案及流程：一、原材料的采購原材料的采購包括生產(chǎn)物資、生產(chǎn)輔料等。以筆者曾供職的南方某酒廠（國內(nèi)飲料行業(yè)500強，國家名優(yōu)酒）為例，原材料的采購包括糧食（大米、高粱、小麥、油糠）、包裝物資（瓶子、瓶蓋、商標、內(nèi)盒、外箱）等。對于中小制造企業(yè)來說，其原材料的成本占據(jù)其總生產(chǎn)經(jīng)營成本的50%以上，占據(jù)其日?？偛少彸杀镜?0%以上；因為原材料使用量大，做好采購管理工作對降低成本、提高效益有明顯作用；原材料的使用量與銷售量正比變化，變化及需求時間較為規(guī)律，年度總量消耗差距基本持平，采購量較均衡；大宗物資采購價格基本為透明，僅憑談價議價調(diào)整空間不大；大宗物資的定時采購在管理上較為便利，一般采取招標等方式進行，為保證采購的經(jīng)濟性，一般原材料的采購均為與一個或多個供應(yīng)商簽訂長期供貨合同，一般為一年以上；簽訂總量合同，但多數(shù)制造企業(yè)均有銷售旺淡季，按照生產(chǎn)需求要求供應(yīng)商按批次供貨。但如果原材料的生產(chǎn)有季節(jié)性的話，因為已經(jīng)簽訂長期合同，在合同期間價格上漲時，供應(yīng)商供貨積極性不高，甚至不惜毀約；價格下降時，因合同價格約束，采購價格偏高，成本提高，很不經(jīng)濟。譬如筆者所在的公司購置糧食，糧食收獲季節(jié)，供應(yīng)商送貨上門；收獲季節(jié)過后，采購則需各地尋求購置，采購難度大，且因采購困難時期的四處勻貨，對保證原材料的質(zhì)量均衡和本企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定有很大影響。所以需考慮季節(jié)性非均衡采購，譬如筆者原公司一般在糧食收獲季節(jié)一個月左右，糧食價格較低時進行數(shù)量較大的采購，做足庫存，以備非收獲季節(jié)克服采購難問題。對于價格波動較大的原材料，或者簽訂合同在保證需求量的前提下，附加條款要求按照時價上方協(xié)商進行機動調(diào)整；或簽訂合同規(guī)定固定價格，僅在價格浮動范圍超出±百分之幾十后再由雙方協(xié)商解決。供應(yīng)商的選擇與管理上，如果選擇單供應(yīng)商策略，因采購量大，則供應(yīng)商對供應(yīng)工作重視程度高，易于對供應(yīng)商進行管理；并且因為在單個供應(yīng)商進行大量采購，采購價格因大量生產(chǎn)可有明顯降低，且供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)處理也將比較簡單容易；但單個供應(yīng)商策略易產(chǎn)生內(nèi)部采購腐敗等問題，質(zhì)量控制管理將較為困難，原材料品質(zhì)難保證，且因其獨家生產(chǎn)，遇供應(yīng)商內(nèi)部問題，供應(yīng)不及時或無法供應(yīng)時，將無緩沖機會，可能會造成企業(yè)的非正常停產(chǎn)，以致影響到企業(yè)的合同交付；故受供應(yīng)商素質(zhì)及管理水平影響大，易受制于供應(yīng)商。如果選擇多供應(yīng)商策略，則可使各供應(yīng)商之間形成競爭，原材料質(zhì)量容易得到保證；且如遇單個供應(yīng)商供貨不及時或其他原因不能供貨時能及時采取替代方案，不影響生產(chǎn)交付；多供應(yīng)商同時供貨，各產(chǎn)品的可比性強，便于對供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰；但因分散采購，勢必產(chǎn)生采購量較少，由于采購量少，供應(yīng)商重視程度不夠，且價格優(yōu)勢也無法體現(xiàn)；因需在多個供應(yīng)商之間斡旋，供應(yīng)商可能配合不夠，關(guān)系管理較為困難。對此可采取兩種辦法相結(jié)合的方式進行，采購原材料根據(jù)原材料各種類特點分別制定對于采購計劃，如筆者曾在的酒業(yè)公司原輔材料主要有糧食、瓶子、外箱及其他包裝物，糧食采購可采取重點產(chǎn)地多區(qū)域供應(yīng)商制度，在比較價格與及時性后，在淡季時采取在價格低的遠距離的供應(yīng)商（如到北方采購大米、高粱、小麥等）進行采購，在物資急需的旺季，則采取近距離價格較高的供應(yīng)商少量采購作為補充，特別是資源型原材料需求，這樣可以既可保證原料采購的經(jīng)濟性，同時也可滿足原材料采購的及時性。包裝材料的采購選擇2～3家供應(yīng)商，各自負責不同材質(zhì)包裝物以各自發(fā)揮所長，如瓶子有玻璃瓶和陶瓷瓶，玻璃瓶又有大小、高矮及容量等不同，陶瓷瓶有普通與藝術(shù)等不同；對略有差異需求量較大的包裝材料，選擇2家以上供應(yīng)商。這樣除了可以保證及時供貨外，還可以確保各供應(yīng)商之間的良性競爭。申報公司主管副總、總經(jīng)理同意生產(chǎn)部門（或供應(yīng)鏈）根據(jù)銷售部分的預(yù)估要貨計劃提前提出年度、季度、月度等原料需求計劃銷售部門預(yù)估年度銷售情況并分解為季度、月度計劃申報公司主管副總、總經(jīng)理同意生產(chǎn)部門（或供應(yīng)鏈）根據(jù)銷售部分的預(yù)估要貨計劃提前提出年度、季度、月度等原料需求計劃銷售部門預(yù)估年度銷售情況并分解為季度、月度計劃采購部確定供應(yīng)商及價格申報公司主管副總、總經(jīng)理同意簽訂采購合同采購部確定供應(yīng)商及價格申報公司主管副總、總經(jīng)理同意簽訂采購合同執(zhí)行采購合同執(zhí)行采購合同原材料采購流程圖二、零星采購零星采購的范圍主要指五金維修等配件、生產(chǎn)過程所需的低值易耗品及生產(chǎn)工具等。單位價值較?。ù_定為單件價格在3000元以下等）（筆者曾經(jīng)所在的某集團公司曾要求單件價格在2000元以上的采購均需報總裁批準）、采購量少、采購周期不確定的設(shè)備維修配件、工器具、辦公用品等低值易耗品的采購工作；零星采購的物品價格都不高，但其需求量、需求周期的不確定性大大增加的采購難度，但若采購不及時，一個小小的配件都可能造成停產(chǎn)等不良后果，零星采購實則責任重大。現(xiàn)普遍采取計劃申報制，流程類似原料的采購流程：使用部門（或維修、技改部門）確定申報計劃主管副總或總經(jīng)理審核同意采購部比質(zhì)比價確定供應(yīng)商及價格使用部門（或維修、技改部門）確定申報計劃主管副總或總經(jīng)理審核同意采購部比質(zhì)比價確定供應(yīng)商及價格申報公司主管副總或總經(jīng)理審核同意申報公司主管副總或總經(jīng)理審核同意執(zhí)行采購（合同）簽訂采購合同價值較小時價值較小時零星采購一般流程這樣做存在極大的弊端，首先，維修人員無法確定設(shè)備、工具等何時會損壞，不能提前預(yù)測并報出需求計劃；其次，遇上緊急情況時，如設(shè)備故障等，為確保生產(chǎn)經(jīng)營順利進行，不能坐等計劃申報后才采購，采購工作無法按照流程執(zhí)行或采購不能到位，如果不經(jīng)過申報程序緊急采購，則會破壞整個流程管理，如遵照流程進行申報審批，則無法按時采購到位；再次，如果提前申報，因為未能準確預(yù)估實際使用量，則不能保證按實際需使用量申報，勢必造成不良庫存；再次，每次采購量小，與各供應(yīng)商聯(lián)系少，價格勢必處于較高水平，很不經(jīng)濟；最后，采購人員未必懂得相關(guān)知識，采購物資不配套或質(zhì)量次，部分冷僻物品采購人員無法咨詢到，造成采購延誤；另外可能導致采購腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生。解決方法為采取招標定點、需求才購統(tǒng)一聯(lián)合方式，具體操作方法為：由各使用部門、維修部門等核定匯總所有需求此類物資名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量、指定品牌、種類、等要求編制成簡易目錄手冊，由公司相關(guān)部門組織發(fā)出標書并邀請實力及信譽較好的供應(yīng)商參與，招標時要求供應(yīng)商提供指定樣品的價格或由供應(yīng)商之間提供價格附樣品，在使用部門和企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人員確認其樣品質(zhì)量能夠達到要求后，再行比較、洽談最終價格，通過此種公開招標方式，優(yōu)選相關(guān)品類齊全、質(zhì)量保證、價格合理、距離適宜的1～3家供應(yīng)商為擬定點單位，進一步洽談相關(guān)合作事宜，爭取最大優(yōu)惠，最后確定一家為最終定點單位，其他為次選單位（在定點單位退出或毀約時頂替）。公司承諾定點采購，并與定點單位簽訂長期供貨合同（一般一年以上），保證所有相關(guān)物資到定點單位采購，定點單位按照最終確定價格和樣品質(zhì)量進行供貨；在要貨問題上，由各使用部門根據(jù)部門實際情況指定一人或多人為指定聯(lián)系人，各部門所需物資由指定聯(lián)系人直接聯(lián)系供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商應(yīng)在合同規(guī)定或聯(lián)系人指定時間內(nèi)保證將貨物送達指定地點；貨物由聯(lián)系人直接簽收，供應(yīng)商憑此簽收單每月到企業(yè)結(jié)算；各使用部門聯(lián)系人同時每月需向公司出具當月要貨情況報表，報表內(nèi)容包括貨物數(shù)量、規(guī)格、使用地點、使用時間及緣由，貨物價格計入使用部門相關(guān)費用成本。相關(guān)流程為：聯(lián)系人聯(lián)系供應(yīng)商使用部門確定需求供應(yīng)商送貨聯(lián)系人聯(lián)系供應(yīng)商使用部門確定需求供應(yīng)商送貨聯(lián)系人簽收交付使用聯(lián)系人簽收交付使用這樣首先可大大簡化零星采購流程，同時保證采購效果，保證有零星采購物資需求時能及時得到滿足；合同價格供貨，杜絕了采購腐敗等問題產(chǎn)生；由供應(yīng)商直接及時送貨，確保不會因為采購不到位影響生產(chǎn)及合同交付；其次可節(jié)約庫存成本，降低不良庫存，采用此辦法后，相關(guān)材料根本不需要考慮庫存及倉庫，減少倉庫管理工作和庫存空間；再次可充分利用供應(yīng)商的行業(yè)優(yōu)勢和資源，及時查找調(diào)撥、可采購到冷僻物資；另外，因為與供應(yīng)商建立了長期關(guān)系，溝通便利，采購數(shù)量多，同時價格可以有較大的下降，真正實現(xiàn)供需雙贏。幾點需要注意的就是，對價格浮動與季節(jié)性變動較大的，或受其他原因影響較大的商品，如銅芯線等會因銅價的變動而產(chǎn)生極大的幾個浮動，對此可在合同中注明此種情況，如價格按照市場價格調(diào)整幅度隨時變動；或堅持固定價格僅在價格異動超過百分之幾十時再由雙方進行商討，重新修訂價格；其他可采取合同期內(nèi)針對不同類別的物品按照事先約定進行價格調(diào)整或保持固定價格（約定報價表樣表如下，作為結(jié)算依據(jù)）。物品類別名稱規(guī)格型號計價單位價格（元）浮動價格及時間銅芯電纜4×25m米48根據(jù)銅材價格浮動螺絲6×30個3不浮動掛鎖大號把35不浮動閥門不銹鋼DN65個80根據(jù)不銹鋼價格浮動…………物品報價結(jié)算表另外采購人員需經(jīng)常監(jiān)視市場價格，發(fā)現(xiàn)價格調(diào)整時要及時反映，并商討協(xié)商價格變動問題；同期其他供應(yīng)商報價低于百分之幾十要求對本供應(yīng)商采取相應(yīng)措施，包括解除合同、追討違約金、減免相關(guān)費用、無條件更換退還等三、大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備及辦公設(shè)備采購大件生產(chǎn)設(shè)備采購包含技改更新、大維修等固定資產(chǎn)類設(shè)備的采購；辦公設(shè)備采購包含大件辦公用品如電腦、復(fù)印機等非緊急需求的物品購置；此類物資一般劃分為固定資產(chǎn)類，如生產(chǎn)設(shè)備、辦公電腦等，使用周期一般為三年以上，故采購周期也比較長，采購專業(yè)性較強，涉及金額較零星采購來說也較大，采購時除價格外需考慮其他因素多，如售后服務(wù)、產(chǎn)品品牌、運行能力等；因價值較大，且在一定期限內(nèi)不考慮再次更換，需考慮所購置物資需確保在未來幾年類不會被淘汰。目前此類采購管理工作一般由采購人員與專業(yè)技術(shù)人員共同參與，采購人員對采購價格、售前售中售后服務(wù)等負責，專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)參數(shù)等負責。采購管理流程一般為：主管領(lǐng)導、主管副總、總經(jīng)理審核同意技術(shù)人員確定技術(shù)參數(shù)使用部門確認需求，采購請示申報主管領(lǐng)導、主管副總、總經(jīng)理審核同意技術(shù)人員確定技術(shù)參數(shù)使用部門確認需求，采購請示申報生產(chǎn)類設(shè)備發(fā)標書、招標設(shè)備廠家考察采購部聯(lián)系咨詢相應(yīng)廠家或供應(yīng)商生產(chǎn)類設(shè)備發(fā)標書、招標設(shè)備廠家考察采購部聯(lián)系咨詢相應(yīng)廠家或供應(yīng)商辦公類設(shè)備辦公類設(shè)備比質(zhì)比價考察評比結(jié)果申報公司總經(jīng)理審核同意確定廠家及簽訂合同比質(zhì)比價考察評比結(jié)果申報公司總經(jīng)理審核同意確定廠家及簽訂合同執(zhí)行采購執(zhí)行采購大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備及辦公設(shè)備采購流程大件生產(chǎn)設(shè)備的購置涉及金額基本都在幾萬元以上，有的甚至高達數(shù)百萬元，且大件生產(chǎn)設(shè)備的質(zhì)量及技術(shù)參數(shù)各生產(chǎn)廠家各不相同，或稱為各有所長，所以價格差異較大，較為容易出現(xiàn)采購收受賄賂等腐敗現(xiàn)象。控制的最好辦法為，技術(shù)人員以現(xiàn)實需要及設(shè)備正常運行期間內(nèi)未被淘汰，確認指定基本技術(shù)參數(shù)（考慮基本參數(shù)時應(yīng)考慮設(shè)備的使用年限與使用效率）與基本配置，供應(yīng)商根據(jù)基本配置要求進行報價，所提供設(shè)備最低應(yīng)滿足基本技術(shù)參數(shù)，在此基礎(chǔ)上遴選最低價格或最佳性價比的產(chǎn)品。大件生產(chǎn)設(shè)備、配套設(shè)備與辦公設(shè)備的采購因其對生產(chǎn)經(jīng)營的影響極大，好的設(shè)備促進企業(yè)的發(fā)展，質(zhì)量有問題的設(shè)備可能引發(fā)企業(yè)更多的不利問題，因此，企業(yè)在選擇廠家及供應(yīng)商時應(yīng)優(yōu)先考慮建立長期關(guān)系；但也需敢于嘗試，大膽引進使用更創(chuàng)新的