檔案管理制度

PAGE163檔案管理制度1.目的為規(guī)范工程項目文件和資料控制，做好文件和資料的整理歸檔工作，特制定本規(guī)定。2.范圍本規(guī)定適用于XXXX熱電二期900MW級燃機(jī)原水預(yù)處理工程項目文件和資料的管理工作。3.定義本程序采用“GB/T19000-2015《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》、GB/T24001-2015《環(huán)境管理體系規(guī)范及使用指南》和GB/T28001-2011《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》的定義。4.職責(zé)4.1文件簽署以公司名義對業(yè)主、分包方等外單位傳送的文件和資料（包括合同等），由公司分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署。以項目經(jīng)理部的名義對業(yè)主、分包方等外單位傳送的文件和資料，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署。公司內(nèi)設(shè)計、采購、施工、調(diào)試各專業(yè)之間傳送的文件和資料由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署。因特殊原因（出差、休假等）項目經(jīng)理必須書面授權(quán)給項目經(jīng)理部人員（原則上為項目經(jīng)理部二級經(jīng)理）負(fù)責(zé)簽署項目經(jīng)理部文件，被授權(quán)人必須在處理文件后第一時間內(nèi)向授權(quán)人匯報（電話或傳真）；書面授權(quán)必須明確規(guī)定被授權(quán)人姓名，被授權(quán)人權(quán)限，授權(quán)有效期等。4.2文件收集整理項目秘書/現(xiàn)場資料員分別負(fù)責(zé)項目經(jīng)理部在公司/現(xiàn)場的全部文件和資料的登記、收、發(fā)、整理、編號、復(fù)印、復(fù)制等工作，保證文件和資料的完整、準(zhǔn)確及有效地運(yùn)用；項目結(jié)束時，組織對項目文件和資料的清點(diǎn)、整理、歸檔等工作。在項目經(jīng)理部處于現(xiàn)場管理期間，現(xiàn)場的項目文件的收集整理工作由現(xiàn)場資料員完成，并在每周第一天將上周的現(xiàn)場文件資料目錄傳送至項目秘書；在工程項目完工后，項目秘書負(fù)責(zé)所有項目經(jīng)理部文件資料的歸檔，以及項目所有文件的立卷工作。項目特殊階段（投標(biāo)、設(shè)備招標(biāo)）以及成立項目經(jīng)理部前的文件資料的收集整理由相關(guān)部門相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)，項目完工后文件交公司資料室歸檔、目錄交項目秘書統(tǒng)一立卷。5.程序5.1文件和資料控制5.1.1項目文件和資料的接收和處置一切文件都由項目秘書/現(xiàn)場資料員負(fù)責(zé)接收和保管；接收到的文件首先由項目秘書/現(xiàn)場資料員填寫文件處理單相關(guān)內(nèi)容，并附在文件前交文件簽署負(fù)責(zé)人；文件簽署負(fù)責(zé)人填寫文件處理單中的處理意見，交項目秘書/現(xiàn)場資料員分發(fā)給各相關(guān)責(zé)任人(處理實施人)處理；相關(guān)責(zé)任人（處理實施人）處理完成后將處理結(jié)果與文件和處理單一并交項目秘書/現(xiàn)場資料員，并向文件簽署負(fù)責(zé)人匯報；不需要回復(fù)的文件，原件由資料員存檔；若處理結(jié)果不能在當(dāng)日內(nèi)完成，相關(guān)責(zé)任人（處理實施人）必須向項目秘書/現(xiàn)場資料員提交文件處理過程登記表，便于項目秘書/現(xiàn)場資料員標(biāo)明文件狀態(tài)；所有輸入和輸出的項目文件、資料和傳真接收人必須按公司的規(guī)定進(jìn)行登記、編號和標(biāo)識，并交項目秘書/現(xiàn)場資料員復(fù)印、復(fù)制一份存檔。所有文件和資料必須實時登記并標(biāo)注處理狀態(tài)，以電子文件形式實時保持更新并備查；項目秘書/現(xiàn)場資料員每周末負(fù)責(zé)向項目經(jīng)理或文件簽署負(fù)責(zé)人匯報文件收集處理情況，并提交未完成文件的清單并負(fù)責(zé)催辦。5.1.2文件的發(fā)送需要發(fā)送的文件擬稿完畢后，由發(fā)件人簽字。一般工作聯(lián)系性質(zhì)的文件，由專業(yè)負(fù)責(zé)人審核并簽發(fā)后可對外發(fā)送；代表項目經(jīng)理部對外進(jìn)行工作聯(lián)系和涉及工程進(jìn)度、成本、質(zhì)量和安全等重要事項的文件，在相關(guān)負(fù)責(zé)人并簽發(fā)后，由發(fā)件人持原件經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)出；涉及公司利益、信譽(yù)、工程重大事項等文件，應(yīng)報公司分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或得到授權(quán)后方可對外發(fā)送；技術(shù)接口文件在設(shè)計、采購、施工、調(diào)試相互之間分發(fā)和傳送，應(yīng)由項目經(jīng)理簽署；設(shè)計輸入文件由設(shè)計經(jīng)理審核和簽署；設(shè)計、采購、施工、調(diào)試內(nèi)部各專業(yè)之間的分發(fā)和傳送，由相關(guān)的經(jīng)理審核和簽署；項目文件和資料的分發(fā)和傳送由項目秘書/現(xiàn)場資料員負(fù)責(zé)，發(fā)放時均應(yīng)填寫“項目文件內(nèi)部傳送接收單”，由收件人簽收后存入檔案；文件發(fā)送前，由項目秘書/現(xiàn)場資料員按規(guī)定進(jìn)行編號并存檔；5.1.3項目文件和資料的修改和回收項目文件和資料按程序進(jìn)行更版的，應(yīng)注明版次、新版文件發(fā)行的同時對舊版文件回收，對保留的已作廢文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和管理；由于項目變更或業(yè)主變更引起的項目文件和資料的修改，應(yīng)按變更程序執(zhí)行；對項目文件和資料的任何修改均由原審批部門/人負(fù)責(zé)審批/簽署。修改后的項目文件和資料應(yīng)立即交項目秘書/現(xiàn)場資料員存檔。5.2項目文件和資料立卷歸檔索引5.2.1項目技術(shù)協(xié)議和商務(wù)合同（事業(yè)部、采購部、項目經(jīng)理部歸檔）目錄項目招標(biāo)文件項目投標(biāo)文件合同談判期間的有關(guān)傳真、信函最終合同文本項目最終合同文本設(shè)計分包資料及合同施工分包資料及合同調(diào)試分包資料及合同現(xiàn)場采購合同項目最終技術(shù)協(xié)議項目索賠其他5.2.2估算和費(fèi)用控制（計劃經(jīng)營部歸檔）目錄投標(biāo)期間費(fèi)用估算的有關(guān)傳真、信函初期控制估算批準(zhǔn)的控制估算和估算細(xì)目工藝設(shè)計評審的估算首次核定估算二次核定估算變更費(fèi)用估算其他5.2.3變更目錄涉及變更的有關(guān)傳真、信函技術(shù)文件變更申請書技術(shù)文件變更記錄圖紙變更通知用戶變更申請書用戶變更通知費(fèi)用估算項目變更通知費(fèi)用估算其他5.2.4項目管理目錄項目目標(biāo)責(zé)任書項目計劃書項目每周例會會議紀(jì)要項目專題會會議紀(jì)要項目計劃總體進(jìn)度計劃設(shè)計計劃采購計劃施工計劃調(diào)試計劃月份計劃工作聯(lián)系單項目文件內(nèi)部傳送接收單項目報告項目周報項目月報專題報告送給業(yè)主的報告請示報告及批示項目資金月計劃及執(zhí)行傳真業(yè)主給公司的傳真公司給業(yè)主的傳真分包商給公司的傳真公司給分包商的傳真其他往來傳真費(fèi)用控制資料進(jìn)度控制資料質(zhì)量控制資料安全管理資料現(xiàn)場人員招聘資料及合同項目驗收報告項目竣工移交報告項目完工總結(jié)報告項目審計報告項目竣工結(jié)算報告其他5.2.5設(shè)計目錄設(shè)計開工報告設(shè)計進(jìn)度計劃設(shè)計資料輸入的有關(guān)傳真、信函公司內(nèi)部各設(shè)計專業(yè)之間的傳送設(shè)計資料公司內(nèi)部各部門之間的傳送資料對外輸出的設(shè)計資料項目設(shè)計數(shù)據(jù)初步設(shè)計有關(guān)資料初步設(shè)計評審記錄設(shè)備一覽表公司內(nèi)部設(shè)計會議紀(jì)要施工圖設(shè)計有關(guān)資料施工圖設(shè)計審查交底記錄公司內(nèi)部設(shè)計變更公司內(nèi)部設(shè)計變更申請公司內(nèi)部設(shè)計變更單設(shè)計變更費(fèi)用估算設(shè)計管理及控制其他5.2.6采購目錄采購進(jìn)度計劃傳真和信函公司給制造商的傳真和信函制造商給公司的傳真和信函其他往來傳真和信函合格制造商名單項目推薦的制造商名單前期準(zhǔn)備工作招/議標(biāo)申請書招/議標(biāo)工作計劃招/議標(biāo)書審批表物資采購招標(biāo)書物資采購?fù)稑?biāo)書澄清商務(wù)澄清問題技術(shù)澄清問題投標(biāo)方商務(wù)澄清投標(biāo)方技術(shù)澄清技術(shù)評審技術(shù)評審表技術(shù)比較表個人技術(shù)評分表技術(shù)評分匯總表商務(wù)評審招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組定標(biāo)審批表商務(wù)評審表商務(wù)比較表綜合評審表價格競爭報價澄清報價一次報價開標(biāo)會價格記錄表招/議標(biāo)過程記錄招/議標(biāo)開標(biāo)會記錄表開標(biāo)會簽到表澄清文件發(fā)放表澄清文件接收表采購合同合同審批表商務(wù)合同技術(shù)協(xié)議監(jiān)造及其記錄催貨運(yùn)輸和發(fā)貨檢驗質(zhì)量問題處理報告制造商提供的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)制造分包商的資料和合同索賠其他5.2.7施工目錄傳真和信函公司給施工分包商的傳真和信函施工分包商給公司的傳真和信函其他往來傳真和信函申請項目施工開工報告施工組織設(shè)計、方案、作業(yè)指導(dǎo)書施工人員資格證書、機(jī)具效驗報告施工計劃施工總體計劃施工月度計劃施工每周計劃現(xiàn)場施工進(jìn)度報告施工月度進(jìn)度報告施工每周進(jìn)度報告現(xiàn)場施工情況通報現(xiàn)場施工情況專題報告現(xiàn)場施工每周例會會議紀(jì)要施工專題會會議紀(jì)要施工現(xiàn)場設(shè)備和材料的交接記錄施工質(zhì)量記錄施工質(zhì)量檢驗報告施工質(zhì)量整改報告施工事故報告施工安全報告索賠現(xiàn)場施工分包情況資料和合同施工完工報告申請工程交工（移交）報告其他5.2.8調(diào)試目錄傳真和信函公司給調(diào)試分包商的傳真和信函調(diào)試分包商給公司的傳真和信函與用戶商榷調(diào)試條件的有關(guān)函件對調(diào)試過程中主要問題處理的有關(guān)函件其他往來傳真和信函調(diào)試進(jìn)度計劃調(diào)試大綱調(diào)試方案調(diào)試情況和進(jìn)度通報調(diào)試會議紀(jì)要處理調(diào)試過程中出現(xiàn)問題的報告調(diào)試報告和記錄中間交接證書調(diào)試前的檢查報告電動機(jī)調(diào)試記錄轉(zhuǎn)動設(shè)備調(diào)試記錄靜設(shè)備調(diào)試記錄管道吹掃記錄水壓試驗記錄泄漏性試驗記錄儀表控制系統(tǒng)調(diào)試記錄電氣控制系統(tǒng)調(diào)試記錄重要閥門調(diào)試記錄分系統(tǒng)調(diào)試記錄整體調(diào)試記錄生產(chǎn)考核數(shù)據(jù)表索賠其他5.2.9資料歸檔項目的調(diào)試報告和記錄等有關(guān)重要資料應(yīng)隨時歸檔，并保證其數(shù)據(jù)的真實有效性。項目的過程