簡化第八章-正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件

第八章采購與付款內(nèi)部控制與核算設(shè)計第八章采購與付款內(nèi)部控制與核算設(shè)計1采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活2采購業(yè)務(wù)中常見的弊端（1）盲目采購。采購部門沒有根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計劃或請購單進(jìn)行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應(yīng)脫節(jié)的情況。（2）收受回扣，中飽私囊。采購人員為了私人利益在采購中沒有進(jìn)行比價管理，而是選擇有回扣的供應(yīng)商，這往往造成采購材料質(zhì)量得不到保證，或者價格高于市場平均價格，致使企業(yè)利益受損。這種狀況在國有企業(yè)中尤為突出。

采購業(yè)務(wù)中常見的弊端（1）盲目采購。采購部門沒有根據(jù)3

（3）虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移。這屬于企業(yè)的內(nèi)盜現(xiàn)象，運(yùn)輸部門為了中飽私囊，在運(yùn)輸途中轉(zhuǎn)移材料，而對公司上報謊稱損耗。（4）混淆采購成本。會計人員在會計記賬中，對采購成本沒有很好的區(qū)分，確認(rèn)的成本不能真實反映企業(yè)是為采購材料而發(fā)生的。比如對生產(chǎn)企業(yè)，與材料采購相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)、保險費(fèi)、合理損耗等，都要計入采購成本，而這對商品流通企業(yè)并不適用。

（3）虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移。這屬于企業(yè)的內(nèi)盜現(xiàn)象，運(yùn)輸4（5）驗收不嚴(yán)，以少報多，以次充好。采購驗收人員玩忽職守，不能嚴(yán)格驗收采購材料的質(zhì)量和數(shù)量。如果采購和驗收職責(zé)沒有分離，由一個人擔(dān)任兩項不相容職務(wù)，這種內(nèi)控的缺陷容易誘發(fā)材料驗收中的舞弊行為，造成偽劣材料魚龍混雜，輕者損害企業(yè)利益，重者偽劣產(chǎn)品充斥市場，損害消費(fèi)者利益。

（5）驗收不嚴(yán)，以少報多，以次充好。采購驗收人員玩忽職守，不5（6）違規(guī)結(jié)算，資金流失。通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票金額授權(quán)會計簽發(fā)支付憑單，出納審核后支付劃撥款項，如果沒有嚴(yán)格的付款控制程序，就存在結(jié)算隱患。比如，對同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款，或者誤期支付失去客戶信譽(yù)。（6）違規(guī)結(jié)算，資金流失。通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票6采購業(yè)務(wù)過程中的主要風(fēng)險采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損采購業(yè)務(wù)過程中的主要風(fēng)險采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測7【案例簡介】

國有企業(yè)基建環(huán)節(jié)中的職務(wù)犯罪案發(fā)數(shù)，一直居其他環(huán)節(jié)之首。據(jù)上海市檢察院統(tǒng)計，去年查處的國有企業(yè)貪污賄賂犯罪案件中，涉及基建環(huán)節(jié)的案件有36件，約占總數(shù)的10%，大部分發(fā)生在勢力雄厚的國有骨干建筑企業(yè)中。寶山區(qū)檢察院在某工程公司，連續(xù)偵破九起重大貪污賄賂案，涉案9人，總案值高達(dá)80余萬元。其中，受賄人員供銷科科員到公司副經(jīng)理，全部是對工程（勞務(wù)）分包、結(jié)算工程款和材料采購有決定權(quán)的“人物”。

【案例簡介】

8今年3月初，寶山檢察院接到舉報：某工程公司供銷科科長張某在外購買高檔房，與其收入明顯不符。調(diào)查后發(fā)現(xiàn)張某權(quán)力很大，每年公司的供應(yīng)材料幾乎由他一手操辦。按內(nèi)部規(guī)定，一次性采購款超過30萬元的應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)審批，但只要“把好尺度”不“上線”，所有業(yè)務(wù)都由科長一人說了算。2000年4月至案發(fā)，張某當(dāng)科長近10個月，就受賄達(dá)17余萬元。而追根溯源，拉張下水的是供應(yīng)科采購員李某。張上任之初，為了多接業(yè)務(wù)，李某在張的辦公室里給張1萬元“見面禮”。同樣，經(jīng)李介紹，張收了某私營物資公司1萬元，以購買450萬元的供應(yīng)材料。而在此前后，李某本人也利用采購權(quán)，受賄9.21萬元。隨著案件深入，與工程分包、材料采購有關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)也紛紛落馬。

今年3月初，寶山檢察院接到舉報：某工程公司供銷科科長張某在外9【案例分析】

案件的發(fā)生促使我們反思內(nèi)部控制制度設(shè)計和執(zhí)行，究竟是哪些環(huán)節(jié)哪些部門出現(xiàn)了問題，我們認(rèn)為，至少應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面入手，加強(qiáng)相關(guān)內(nèi)部控制，以杜絕此類案件的再次發(fā)生。

（1）材料采購業(yè)務(wù)的職務(wù)分離。本案中，某工程公司供銷科科長張某，每年公司的供應(yīng)材料幾乎由他一手操辦，采購的申請和批準(zhǔn)沒有進(jìn)行分離，以致于張某利用這個控制漏洞大肆收受賄賂，損害了企業(yè)的利益。一般而言，在采購業(yè)務(wù)中須進(jìn)行關(guān)鍵職務(wù)的分離，這些職務(wù)分離主要包括：材料采購申請必須由生產(chǎn)部門提出，而具體的采購業(yè)務(wù)則由采購部門完成；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人在職務(wù)上相分離。案例表明，如果采購、審批和付款三者分離，就能有效地防止該類損失的再度發(fā)生。而實際上很多企業(yè)在采購業(yè)務(wù)方面的職務(wù)分離還是沒有完全做到。

【案例分析】

案件的發(fā)生促使我們反思內(nèi)部控制制度設(shè)計和執(zhí)行，10（2）材料采購業(yè)務(wù)采取招投標(biāo)方式。材料采購批準(zhǔn)后，應(yīng)由專門的采購部門進(jìn)行采購。采購時，應(yīng)貨比三家。那些違法犯罪分子就是利用手中的采購權(quán)，和供應(yīng)商串通一氣，以損害企業(yè)利益為代價，行賄受賄。

（2）材料采購業(yè)務(wù)采取招投標(biāo)方式。材料采購批準(zhǔn)后，應(yīng)由專門的11（3）對材料采購業(yè)務(wù)審批者的授權(quán)和復(fù)核。材料請購的提出、審批、執(zhí)行和付款分離了不一定能保證完全得到執(zhí)行，案例中發(fā)生的就是屬于審批這個環(huán)節(jié)的漏洞。一般而言，采購業(yè)務(wù)的審批按照金額的大小分級審批，金額較小的采購由部門經(jīng)理或項目經(jīng)理審批，而金額比較大的采購需要總經(jīng)理甚至董事會審批。但由于這種剛性的分級審批，很容易被繞過而鉆空子。就案例而言，按企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定，一次性采購款超過30萬元的應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)審批，但只要“把好尺度”不“上線”，所有業(yè)務(wù)都由科長一人說了算。所以，除了授權(quán)以外，必須設(shè)置獨(dú)立的第三者對審批進(jìn)行復(fù)核，對審批的業(yè)務(wù)進(jìn)行再監(jiān)督，防止在審批環(huán)節(jié)出漏洞造成損失。

（3）對材料采購業(yè)務(wù)審批者的授權(quán)和復(fù)核。材料請購的提出、審批12主要內(nèi)容一、采購與付款的內(nèi)部控制要求二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容

主要內(nèi)容13一、采購與付款的內(nèi)部控制要求(一)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和崗位，實行錢、賬、物分管，以互相牽制、強(qiáng)化監(jiān)督（二）建立和完善采購與付款的內(nèi)部控制程序，加強(qiáng)請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的會計控制

（三）保證采購合同的嚴(yán)格執(zhí)行（四）堵塞采購與付款環(huán)節(jié)的漏洞，減少風(fēng)險，維護(hù)采購物資的安全與完整一、采購與付款的內(nèi)部控制要求(一)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機(jī)14二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容企業(yè)內(nèi)部采購與付款的控制，可以保證采購的及時和資金的安全，同時可以降低采購成本。采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制的關(guān)鍵控制點：請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款。在制度設(shè)計上可以從以下幾個方面去考慮。

二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容企業(yè)內(nèi)部采購與付款15（一）不相容職務(wù)分離

（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度（三）建立控制程序(四)采購內(nèi)部控制制度模板（一）不相容職務(wù)分離16（一）職務(wù)分離制度（1）請購與審批。采購業(yè)務(wù)申請必須由使用部門提出，如學(xué)校的教學(xué)部門、倉庫等部門。而采購申請的審批由申請部門之外的采購部門或其他授權(quán)部門負(fù)責(zé)實施。（2）詢價與確定供應(yīng)商。采購詢價人員負(fù)責(zé)與采購商品供應(yīng)商進(jìn)行討價還價，但詢價人員不得負(fù)責(zé)選擇供應(yīng)商。

（一）職務(wù)分離制度（1）請購與審批。采購業(yè)務(wù)申請必須由使用部17（3）

采購合同的訂立與審定。采購合同的簽訂、談判主要由采購部門人員完成，而合同的審定業(yè)務(wù)則由采購部門外的人員完成。（4）采購與驗收。采購合同的實施一般由采購部門完成，而商品的驗收一般由倉庫或使用部門完成。

（3）

采購合同的訂立與審定。采購合同的簽訂、談判主要由采18（5）采購、驗收與相關(guān)會計記錄。采購、驗收人員或部門主管不得兼任會計記錄工作。（6）付款審批與付款執(zhí)行。付款審批由使用部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管負(fù)責(zé)，付款執(zhí)行由出納或采購人員負(fù)責(zé)，另外付款審批與執(zhí)行人員不能同時負(fù)責(zé)詢價和選擇供應(yīng)商的業(yè)務(wù)。最后付款執(zhí)行與記錄崗位要分離。

單位不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。（5）采購、驗收與相關(guān)會計記錄。采購、驗收人員或部門主管不得19簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件20（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度（1）單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。（2）審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度21（3）經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。（4）單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換。（5）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。（3）經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與22（三）程序控制簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件23

否

是需求計劃采購計劃選擇供應(yīng)商確定采購價格訂立框架協(xié)議或采購合同管理供應(yīng)過程驗收付款會計控制是否合格入庫取得發(fā)票退貨辦理索賠請購需求計劃采購計劃選擇供應(yīng)商確定采購價格訂立框架協(xié)議或采購合同24付款處理驗收采購計劃采購作業(yè)會計記錄應(yīng)付賬款處理采購控制點付款處理驗收采購計劃采購作業(yè)會計記錄應(yīng)付賬款處理采購控制251.編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。1.編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開26該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。

該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：需求或采購計劃不合理27主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。主要管控措施：28第二，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

第二，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)292.請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

2.請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要30簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件31主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。主要管控措施：32第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)33第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注34請購規(guī)定：業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。（2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。請購規(guī)定：353.選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

3.選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企36主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。主要管控措施：37第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商38第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。

第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物39沃爾瑪（Wal—Mart）公司是全世界零售業(yè)銷售收入位居第一的巨頭企業(yè)，素以精確掌握市場、快速傳遞商品和最好的滿足客戶需求著稱，是著名的＂全球500強(qiáng)排行＂的冠軍。

沃爾瑪（Wal—Mart）公司是全世界零售業(yè)銷售收入位居第一40在這個全球采購中心里不發(fā)生實際的購買行為，它所做的主要工作是在全球范圍內(nèi)為沃爾瑪公司搜尋新的產(chǎn)品與合適的供應(yīng)商，然后把搜尋到的商品和供應(yīng)商們集合起來，召集分布在全球各個區(qū)域的買家過來挑選采買，達(dá)成交易。沃爾瑪在采購是嚴(yán)格采用全面壓價方式并與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，排斥了大量的中間商，同時也盡可能最大程度地從供應(yīng)商身上獲取最大利潤，這從一定程度上損害了供應(yīng)商的利益，從而造成零售業(yè)供應(yīng)商的兩大不幸：一是作為沃爾瑪?shù)墓?yīng)商；二是不被沃爾瑪選為其供應(yīng)商。在這個全球采購中心里不發(fā)生實際的購買行為，它所做的主要工作是41沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒?/p>

采購是一個比較復(fù)雜的過程，為了提高采購活動的科學(xué)性、合理性和有效性，就必須建立和完善系統(tǒng)的采購流程，從而保證采購活動的順暢進(jìn)行。下面從宏觀和微觀方面說明沃爾瑪?shù)牟少徚鞒蹋海ㄒ唬┖暧^方面全球采購辦公室是沃爾瑪進(jìn)行全球采購的負(fù)責(zé)組織。但是這個全球采購辦公室并沒有采購任何東西。在沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒讨?，其作用就是在沃爾瑪?shù)娜虻赇佡I家和全球供應(yīng)商之間架起買賣之間的橋梁。因此，沃爾瑪?shù)娜虿少徎顒佣急仨氁云洳少彽恼?、網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，并嚴(yán)格遵循其采購程序在全世界商品質(zhì)量相對穩(wěn)定的情況下，只有緊密有序的采購程序才能保證沃爾瑪采購足夠量的貨物。沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒?2（二）微觀方面沃爾瑪?shù)纳唐凡少徥菫楸ＷC銷售需要，通過等價交換取得商品資源的一系列活動過程，包括：搜索信息、確定計劃、選擇供應(yīng)商、談判等。具體流程圖略。

1.篩選供應(yīng)商沃爾瑪在采購中對供應(yīng)商有嚴(yán)格的要求，不僅在提供商品的規(guī)格、質(zhì)量等方面，還對供應(yīng)商工廠內(nèi)部的管理有嚴(yán)格要求。

2.收集產(chǎn)品信息及報價單通過電子確認(rèn)系統(tǒng)（EDI），向全世界4000多家供應(yīng)商發(fā)送采購訂單及收集產(chǎn)品信息和報價單，并向全球2000多家商場供貨。

3.決定采購的貨品沃爾瑪有一個專門的采辦會負(fù)責(zé)采購。經(jīng)過簡單的分類后，該小組會用E-MAIL的方式和沃爾瑪全球主要店面的買手們溝通，這個過程比較長。在世界各大區(qū)買手來到中國前（一般一年兩到三次），采辦會的員工會準(zhǔn)備好樣品，樣品上標(biāo)明價格和規(guī)格，但決不會出現(xiàn)廠家的名字，由買手決定貨品的購買。（二）微觀方面沃爾瑪?shù)纳唐凡少徥菫楸ＷC銷售需要，通過等價交換43

4.與供應(yīng)商談判買手決定了購買的產(chǎn)品后，買手和采辦人員對被看上的產(chǎn)品進(jìn)行價格方面的內(nèi)部討論，定下大致的采購數(shù)量和價格，再由采辦人員同廠家進(jìn)行細(xì)節(jié)和價格的談判。談判采取地點統(tǒng)一化和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的措施。

5.審核并給予答復(fù)沃爾瑪要求供應(yīng)商集齊所有的產(chǎn)品文獻(xiàn)，包括產(chǎn)品目錄、價格清單等，選擇好樣品提交。并會在審核后的90天內(nèi)給予答復(fù)。

6.跟蹤檢查在談判結(jié)束后，沃爾瑪會隨時檢查供應(yīng)商的狀況，如果供應(yīng)商達(dá)不到沃爾瑪?shù)囊螅瑒t根據(jù)合同，沃爾瑪有理由解除雙方的合作。4.與供應(yīng)商談判買手決定了購買的產(chǎn)品后，買手和采辦人員對被44沃爾瑪全球采購政策沃爾瑪?shù)娜虿少徶行目偛恐杏幸粋€部門專門負(fù)責(zé)檢測國際貿(mào)易領(lǐng)域和全球供應(yīng)商的新變化對其全球采購的影響，并據(jù)以指定和調(diào)整公司的全球采購政策。沃爾瑪?shù)牟少徴叽笾驴梢苑譃橐韵氯矫妫海ㄒ唬┯肋h(yuǎn)不要買得太多沃爾瑪提出，減少單品的采購數(shù)量，能夠方便管理，更主要的是可以節(jié)省營運(yùn)成本。沃爾瑪?shù)耐ㄓ嵭l(wèi)星、GPS以及高效的物流系統(tǒng)使得它可以以最快的速度更新其庫存，真正做到零庫存管理，也使＂永遠(yuǎn)不要買得太多＂的策略得到有力的保證。

沃爾瑪全球采購政策45（二）價廉物美＂沃爾瑪采購的第一個要求是價廉物美＂。在沃爾瑪看來，供應(yīng)商都應(yīng)該弄清楚自己的產(chǎn)品跟其他同類產(chǎn)品有什么區(qū)別，以及自己的產(chǎn)品中究竟哪個是最好的。供應(yīng)商最好盡可能生產(chǎn)出一種商品專門提供給沃爾瑪。沃爾瑪最希望以會員價給顧客提供盡可能多的在其他地方買不到的產(chǎn)品。（二）價廉物美46（三）突出商品采購的重點沃爾瑪一直積極地在全球?qū)ふ易顣充N的、新穎有創(chuàng)意的、令人動心并能創(chuàng)造＂價值＂的商品。造成一種令人高興、動心的購物效果，從而吸引更多的顧客。沃爾瑪?shù)纳唐凡少彽膬r格決策和品項政策密不可分，它以全面壓價的方式從供應(yīng)商那里爭取利潤以實現(xiàn)天天低價；沃爾瑪還跟供應(yīng)商建立起直接的伙伴關(guān)系以排斥中間商，直接向制造商定貨，消除中間商的傭金在保證商品質(zhì)量的同時實現(xiàn)利潤最大化。（三）突出商品采購的重點474.確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：采購定價機(jī)制不科學(xué)，采購定價方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

4.確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的48主要管控措施：第一，健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強(qiáng)、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。主要管控措施：49第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。

第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價50政府采購，是指各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。政府采購不僅是指具體的采購過程，而且是采購政策、采購程序、采購過程及采購管理的總稱，是一種對公共采購管理的制度，是一種政府行為。政府采購，51法律規(guī)定的采購方式法律規(guī)定的采購方式52招標(biāo)采購招標(biāo)采購53招標(biāo)采購※必須進(jìn)行招標(biāo)的項目而不招標(biāo)的?！麨榱慊蛘咭云渌魏畏绞揭?guī)避招標(biāo)的?！墩袠?biāo)投標(biāo)法》關(guān)注的違法行為招標(biāo)采購※必須進(jìn)行招標(biāo)的項目而不招標(biāo)的。《招標(biāo)投標(biāo)法》關(guān)注的54詢價采購詢價采購55詢價采購解析只能一次報出不可更改的價格邀請三家及以上供應(yīng)商參與報價詢價采購解析只能一次報出不可更改的價格邀請三家及以上供應(yīng)商參56競爭性談判競爭性談判57競爭性談判解析選擇三家及以上供應(yīng)商進(jìn)行談判，允許二次報價競爭性談判解析選擇三家及以58單一來源采購添購資金總額一般不能超過原有采購合同10%慎用單一來源采購添購資金總額一般不能超過原有采購合同10%慎用59注意：參照招標(biāo)流程實施，沒有要求必須公開唱價，但要求供應(yīng)商一次報出不可更改價格，采購方不能要求二次報價。詢價采購標(biāo)準(zhǔn)流程詢價采購實際操作介紹注意：參照招標(biāo)流程實施，沒有要求必須公開唱價，但要求供應(yīng)商一60詢價采購簡易流程詢價采購實際操作介紹詢價采購簡易流程詢價采購實際操作介紹615.訂立框架協(xié)議或采購合同

框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。5.訂立框架協(xié)議或采購合同

框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間62該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢63主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。主要管控措施：64第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合65第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)666.管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。

6.管理供應(yīng)過程

管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的67

主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。主要管控措施：68第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制69第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工707.驗收

驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

7.驗收

驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確71主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。主要管控措施：72第二，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第二，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量73第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。

第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采748.付款

付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

8.付款

付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證75主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確76第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采77第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合78第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。

第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)799.會計控制

會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

9.會計控制

會計控制主要指采購業(yè)務(wù)會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)80主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計81第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項，對供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時查明原因，報有權(quán)管理的部門或人員批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函，核對應(yīng)82三、采購內(nèi)部控制模板見內(nèi)部控制具體制度——采購與付款三、采購內(nèi)部控制模板83簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件84（二）采購的請購單控制制度1.貨物的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量提前通知貨物保管部門2.由保管部門再根據(jù)現(xiàn)有貨物的庫存量計算出請購量后，正式提交請購單3.經(jīng)過貨物使用部門和物料保管部門主管簽字的請購單還必須通過采購部門和財務(wù)部門的確認(rèn)后方可生效4.貨物采購的請購單由四部門簽署同意執(zhí)行的意見后，再交采購部門將請購單存檔備案，并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)（二）采購的請購單控制制度1.貨物的使用部門根據(jù)未來一定期間85（三）訂貨控制制度1.采購部門應(yīng)擬訂采購方式及日程呈報核準(zhǔn)后，必須向不同的多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，初步確定適合的供應(yīng)商并準(zhǔn)備談判2.采購部門根據(jù)談判結(jié)果簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、保管和財會等有關(guān)部門（三）訂貨控制制度1.采購部門應(yīng)擬訂采購方式及日程呈報核準(zhǔn)后86（四）貨物驗收控制制度1.倉庫保管部門根據(jù)訂貨單和供貨方發(fā)貨單進(jìn)行驗收保管到達(dá)的貨物2.倉庫保管部門必須及時填制收貨單一式數(shù)聯(lián)，并分別傳送給采購部門和財會部門保證所購貨物符合預(yù)定的品名、數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確保管部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任（四）貨物驗收控制制度1.倉庫保管部門根據(jù)訂貨單和供貨方發(fā)貨87（五）入賬付款或應(yīng)付賬款控制制度會計部門取得了供貨方的發(fā)票和收貨單等原始憑證并審核無誤后，應(yīng)及時記錄存貨的增加和銀行存款的減少或應(yīng)付賬款的增加記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)臅嬈陂g；正確地進(jìn)行計量（五）入賬付款或應(yīng)付賬款控制制度會計部門取得了供貨方的發(fā)票88（六）會計稽核與對賬制度1.涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經(jīng)過稽核人員或會計主管審核后才能記賬

2.對進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時、定期地與客戶對賬（六）會計稽核與對賬制度1.涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都89公司采購流程管理制度一、請購及其規(guī)定1．請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。公司采購流程管理制度一、請購及其規(guī)定90

3、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。3、請購的接收要點91二、采購實施采購部門首先進(jìn)行詢價，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競標(biāo)投標(biāo)事項，確定供應(yīng)商。再一步與供應(yīng)商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)。同時采購人員將商品分批運(yùn)回企業(yè)，并監(jiān)督運(yùn)輸過程。簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件921.企業(yè)采購1.企業(yè)采購93簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件94三．驗收。供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗收；驗收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗收，對商品質(zhì)量、數(shù)量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務(wù)核算的原始憑證。三．驗收。95四、付款付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關(guān)憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉(zhuǎn)會計部門，會計人員編制記賬憑證，復(fù)核后交會計主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細(xì)賬。四、付款付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、96簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件97第二節(jié)采購與付款核算方法的設(shè)計一、按實際成本的會計核算設(shè)計二、按計劃成本的會計核算設(shè)計三、按實際成本計價與按計劃成本計價的比較第二節(jié)采購與付款核算方法的設(shè)計一、按實際成本的會計核算設(shè)計98一、按實際成本的會計核算設(shè)計（一）總分類核算（二）明細(xì)分類核算一、按實際成本的會計核算設(shè)計（一）總分類核算99（一）總分類核算1.結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)與材料同時到達(dá)2.已支付貨款或已開出、承兌商業(yè)匯票，但材料尚未到達(dá)或尚未驗收入庫3.材料已到，結(jié)算憑證未到，貨款尚未支付4.采用預(yù)付貨款的方式采購材料（一）總分類核算1.結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)與材料同時到達(dá)1001.結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)與材料同時到達(dá)購料借：物資采購應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）貸：銀行存款（應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)）材料驗收入庫

借：原材料貸：物資采購1.結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)與材料同時到達(dá)購料借：物資采購材1012.已支付貨款或已開出、承兌商業(yè)匯票，但材料尚未到達(dá)或尚未驗收入庫購料借：物資采購應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）貸：應(yīng)付票據(jù)材料驗收入庫

借：原材料貸：物資采購2.已支付貨款或已開出、承兌商業(yè)匯票，但材料尚未到達(dá)或尚未驗1023.材料已到，結(jié)算憑證未到，貨款尚未支付在月份之中發(fā)生的，可以暫不進(jìn)行總分類核算只將收到的材料登入明細(xì)分類賬月末時，對于那些結(jié)算憑證和發(fā)票賬單尚未到達(dá)的入庫材料，可以按材料的合同價格或計劃成本計價，暫估入賬下月初，用紅字作同樣的記賬憑證，予以沖回借：原材料貸：應(yīng)付賬款3.材料已到，結(jié)算憑證未到，貨款尚未支付在月份之中發(fā)生的，1034.采用預(yù)付貨款的方式采購材料預(yù)付材料價款

借：預(yù)付賬款貸：銀行存款（應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)）預(yù)付款的材料到達(dá)借：物資采購應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）貸：應(yīng)付賬款4.采用預(yù)付貨款的方式采購材料預(yù)付材料價款借：預(yù)付賬款104（二）明細(xì)分類核算1.明細(xì)分類賬的種類：材料卡片和材料明細(xì)分類賬（數(shù)量金額式）2.明細(xì)分類賬的設(shè)置方法

兩套賬方式：由倉庫設(shè)置和登記材料卡片，由財會部門設(shè)置和登記材料明細(xì)分類賬。適用于倉儲和會計部門距離較遠(yuǎn)的企業(yè)。一套賬方式：將材料卡片和材料明細(xì)分類賬合并為一套賬，實行賬卡合一。適用于倉儲和會計部門距離較近，能夠經(jīng)常檢查的企業(yè)。（二）明細(xì)分類核算1.明細(xì)分類賬的種類：材料卡片和材料明細(xì)分105二、按計劃成本的會計核算設(shè)計（一）總分類核算（二）明細(xì)分類核算二、按計劃成本的會計核算設(shè)計（一）總分類核算106（一）總分類核算材料入庫和貨款支付的四種情況的核算與按實際成本核算基本相同區(qū)別在于計算并結(jié)轉(zhuǎn)材料成本差異（一）總分類核算材料入庫和貨款支付的四種情況的核算與按實際107（二）明細(xì)分類核算“原材料”明細(xì)分類賬：數(shù)量金額式“物資采購”明細(xì)分類賬：數(shù)量金額式“材料成本差異”明細(xì)分類賬：三欄式（二）明細(xì)分類核算“原材料”明細(xì)分類賬：數(shù)量金額式108三、按實際成本計價與按計劃成本計價的比較便于考核各類或各種物資采購業(yè)務(wù)的經(jīng)營成果，有利于改進(jìn)物資采購環(huán)節(jié)的經(jīng)營管理工作可以剔除材料價格變動對產(chǎn)品成本的影響，有利于考核車間的經(jīng)營成果可以加速和簡化材料收發(fā)憑證的計價和材料明細(xì)分類賬的登記工作缺點：材料成本計算的準(zhǔn)確性相對差一些，因為它起到了平滑采購成本的作用。適用范圍：材料收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁，且具備材料計劃成本資料的大型企業(yè)。三、按實際成本計價與按計劃成本計價的比較便于考核各類或各種109第三節(jié)采購與付款業(yè)務(wù)核算程序的設(shè)計一、日常采購計劃編制、合同簽訂程序設(shè)計二、臨時采購申請程序設(shè)計三、材料采購驗貨付款程序設(shè)計四、退貨及折讓程序設(shè)計第三節(jié)采購與付款業(yè)務(wù)核算程序的設(shè)計一、日常采購計劃編制、合110一、日常采購計劃編制、合同簽訂程序設(shè)計432232

生產(chǎn)計劃部門采購計劃會計部門

負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購審核負(fù)責(zé)審核

各種生產(chǎn)計劃1采購計劃1121審核采購合同1供貨單位1、223、412

財務(wù)收支計劃2、3一、日常采購計劃編制、合同簽訂程序設(shè)計111二、臨時采購申請程序設(shè)計請購部門供應(yīng)部門會計部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購負(fù)責(zé)32

請購單1②

臨時采購計劃

①1、23211②①①審核二、臨時采購申請程序設(shè)計請購部門供應(yīng)部門會計部門負(fù)責(zé)人112三、材料采購驗貨付款程序設(shè)計提貨單運(yùn)單

②432②

廠內(nèi)運(yùn)輸部門倉庫供應(yīng)部門會計部門負(fù)責(zé)保管負(fù)責(zé)采購記賬編表負(fù)責(zé)編表記賬材料卡①3通知提貨審核

材料明細(xì)賬

明細(xì)賬收貨單1提貨單到貨清單①車站（碼頭）①②驗貨后驗貨

②1、2、31、2、3、4發(fā)票運(yùn)單1、2驗貨后

①庫存月報21定期①合同4發(fā)票供貨單位收料匯總表1、②3、發(fā)票運(yùn)單審核交出納員付款②1審核三、材料采購驗貨付款程序設(shè)計運(yùn)單②113四、退貨及折讓程序設(shè)計由儲存部門或用料部門填制“請購單”；由采購部門填制“訂購單”或其他契約由檢驗部門驗收并編制驗收報告儲存部門對照驗收報告收料入庫，如有差異應(yīng)報告給會計部門會計部門比較購貨訂單、驗收報告及賣方發(fā)票，如果發(fā)票經(jīng)核準(zhǔn)付憑證移送出納處付款四、退貨及折讓程序設(shè)計由儲存部門或用料部門填制“請購單”；114復(fù)習(xí)思考題1．采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度包括哪些要點？2．如何設(shè)計采購業(yè)務(wù)核算的實際成本法？3．如何設(shè)計采購業(yè)務(wù)核算的計劃成本法？4．采購業(yè)務(wù)核算的實際成本法與計劃成本法各自的優(yōu)缺點體現(xiàn)在哪些方面？5．采購與付款業(yè)務(wù)核算程序的主要設(shè)計內(nèi)容有哪些？6．日常采購計劃編制、合同簽訂程序設(shè)計要點有哪些？7．臨時采購申請程序設(shè)計要點有哪些？8．材料采購驗貨付款程序設(shè)計要點有哪些？復(fù)習(xí)思考題1．采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度包括哪些要點？115第八章采購與付款內(nèi)部控制與核算設(shè)計第八章采購與付款內(nèi)部控制與核算設(shè)計116采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活117采購業(yè)務(wù)中常見的弊端（1）盲目采購。采購部門沒有根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計劃或請購單進(jìn)行采購，而是盲目采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應(yīng)脫節(jié)的情況。（2）收受回扣，中飽私囊。采購人員為了私人利益在采購中沒有進(jìn)行比價管理，而是選擇有回扣的供應(yīng)商，這往往造成采購材料質(zhì)量得不到保證，或者價格高于市場平均價格，致使企業(yè)利益受損。這種狀況在國有企業(yè)中尤為突出。

采購業(yè)務(wù)中常見的弊端（1）盲目采購。采購部門沒有根據(jù)118

（3）虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移。這屬于企業(yè)的內(nèi)盜現(xiàn)象，運(yùn)輸部門為了中飽私囊，在運(yùn)輸途中轉(zhuǎn)移材料，而對公司上報謊稱損耗。（4）混淆采購成本。會計人員在會計記賬中，對采購成本沒有很好的區(qū)分，確認(rèn)的成本不能真實反映企業(yè)是為采購材料而發(fā)生的。比如對生產(chǎn)企業(yè)，與材料采購相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)、保險費(fèi)、合理損耗等，都要計入采購成本，而這對商品流通企業(yè)并不適用。

（3）虛報損耗，中途轉(zhuǎn)移。這屬于企業(yè)的內(nèi)盜現(xiàn)象，運(yùn)輸119（5）驗收不嚴(yán)，以少報多，以次充好。采購驗收人員玩忽職守，不能嚴(yán)格驗收采購材料的質(zhì)量和數(shù)量。如果采購和驗收職責(zé)沒有分離，由一個人擔(dān)任兩項不相容職務(wù)，這種內(nèi)控的缺陷容易誘發(fā)材料驗收中的舞弊行為，造成偽劣材料魚龍混雜，輕者損害企業(yè)利益，重者偽劣產(chǎn)品充斥市場，損害消費(fèi)者利益。

（5）驗收不嚴(yán)，以少報多，以次充好。采購驗收人員玩忽職守，不120（6）違規(guī)結(jié)算，資金流失。通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票金額授權(quán)會計簽發(fā)支付憑單，出納審核后支付劃撥款項，如果沒有嚴(yán)格的付款控制程序，就存在結(jié)算隱患。比如，對同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款，或者誤期支付失去客戶信譽(yù)。（6）違規(guī)結(jié)算，資金流失。通常企業(yè)在收到采購發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票121采購業(yè)務(wù)過程中的主要風(fēng)險采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損采購業(yè)務(wù)過程中的主要風(fēng)險采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測122【案例簡介】

國有企業(yè)基建環(huán)節(jié)中的職務(wù)犯罪案發(fā)數(shù)，一直居其他環(huán)節(jié)之首。據(jù)上海市檢察院統(tǒng)計，去年查處的國有企業(yè)貪污賄賂犯罪案件中，涉及基建環(huán)節(jié)的案件有36件，約占總數(shù)的10%，大部分發(fā)生在勢力雄厚的國有骨干建筑企業(yè)中。寶山區(qū)檢察院在某工程公司，連續(xù)偵破九起重大貪污賄賂案，涉案9人，總案值高達(dá)80余萬元。其中，受賄人員供銷科科員到公司副經(jīng)理，全部是對工程（勞務(wù)）分包、結(jié)算工程款和材料采購有決定權(quán)的“人物”。

【案例簡介】

123今年3月初，寶山檢察院接到舉報：某工程公司供銷科科長張某在外購買高檔房，與其收入明顯不符。調(diào)查后發(fā)現(xiàn)張某權(quán)力很大，每年公司的供應(yīng)材料幾乎由他一手操辦。按內(nèi)部規(guī)定，一次性采購款超過30萬元的應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)審批，但只要“把好尺度”不“上線”，所有業(yè)務(wù)都由科長一人說了算。2000年4月至案發(fā)，張某當(dāng)科長近10個月，就受賄達(dá)17余萬元。而追根溯源，拉張下水的是供應(yīng)科采購員李某。張上任之初，為了多接業(yè)務(wù)，李某在張的辦公室里給張1萬元“見面禮”。同樣，經(jīng)李介紹，張收了某私營物資公司1萬元，以購買450萬元的供應(yīng)材料。而在此前后，李某本人也利用采購權(quán)，受賄9.21萬元。隨著案件深入，與工程分包、材料采購有關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)也紛紛落馬。

今年3月初，寶山檢察院接到舉報：某工程公司供銷科科長張某在外124【案例分析】

案件的發(fā)生促使我們反思內(nèi)部控制制度設(shè)計和執(zhí)行，究竟是哪些環(huán)節(jié)哪些部門出現(xiàn)了問題，我們認(rèn)為，至少應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面入手，加強(qiáng)相關(guān)內(nèi)部控制，以杜絕此類案件的再次發(fā)生。

（1）材料采購業(yè)務(wù)的職務(wù)分離。本案中，某工程公司供銷科科長張某，每年公司的供應(yīng)材料幾乎由他一手操辦，采購的申請和批準(zhǔn)沒有進(jìn)行分離，以致于張某利用這個控制漏洞大肆收受賄賂，損害了企業(yè)的利益。一般而言，在采購業(yè)務(wù)中須進(jìn)行關(guān)鍵職務(wù)的分離，這些職務(wù)分離主要包括：材料采購申請必須由生產(chǎn)部門提出，而具體的采購業(yè)務(wù)則由采購部門完成；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人在職務(wù)上相分離。案例表明，如果采購、審批和付款三者分離，就能有效地防止該類損失的再度發(fā)生。而實際上很多企業(yè)在采購業(yè)務(wù)方面的職務(wù)分離還是沒有完全做到。

【案例分析】

案件的發(fā)生促使我們反思內(nèi)部控制制度設(shè)計和執(zhí)行，125（2）材料采購業(yè)務(wù)采取招投標(biāo)方式。材料采購批準(zhǔn)后，應(yīng)由專門的采購部門進(jìn)行采購。采購時，應(yīng)貨比三家。那些違法犯罪分子就是利用手中的采購權(quán)，和供應(yīng)商串通一氣，以損害企業(yè)利益為代價，行賄受賄。

（2）材料采購業(yè)務(wù)采取招投標(biāo)方式。材料采購批準(zhǔn)后，應(yīng)由專門的126（3）對材料采購業(yè)務(wù)審批者的授權(quán)和復(fù)核。材料請購的提出、審批、執(zhí)行和付款分離了不一定能保證完全得到執(zhí)行，案例中發(fā)生的就是屬于審批這個環(huán)節(jié)的漏洞。一般而言，采購業(yè)務(wù)的審批按照金額的大小分級審批，金額較小的采購由部門經(jīng)理或項目經(jīng)理審批，而金額比較大的采購需要總經(jīng)理甚至董事會審批。但由于這種剛性的分級審批，很容易被繞過而鉆空子。就案例而言，按企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定，一次性采購款超過30萬元的應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)審批，但只要“把好尺度”不“上線”，所有業(yè)務(wù)都由科長一人說了算。所以，除了授權(quán)以外，必須設(shè)置獨(dú)立的第三者對審批進(jìn)行復(fù)核，對審批的業(yè)務(wù)進(jìn)行再監(jiān)督，防止在審批環(huán)節(jié)出漏洞造成損失。

（3）對材料采購業(yè)務(wù)審批者的授權(quán)和復(fù)核。材料請購的提出、審批127主要內(nèi)容一、采購與付款的內(nèi)部控制要求二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容

主要內(nèi)容128一、采購與付款的內(nèi)部控制要求(一)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和崗位，實行錢、賬、物分管，以互相牽制、強(qiáng)化監(jiān)督（二）建立和完善采購與付款的內(nèi)部控制程序，加強(qiáng)請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的會計控制

（三）保證采購合同的嚴(yán)格執(zhí)行（四）堵塞采購與付款環(huán)節(jié)的漏洞，減少風(fēng)險，維護(hù)采購物資的安全與完整一、采購與付款的內(nèi)部控制要求(一)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機(jī)129二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容企業(yè)內(nèi)部采購與付款的控制，可以保證采購的及時和資金的安全，同時可以降低采購成本。采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制的關(guān)鍵控制點：請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款。在制度設(shè)計上可以從以下幾個方面去考慮。

二、采購與付款的內(nèi)部控制內(nèi)容企業(yè)內(nèi)部采購與付款130（一）不相容職務(wù)分離

（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度（三）建立控制程序(四)采購內(nèi)部控制制度模板（一）不相容職務(wù)分離131（一）職務(wù)分離制度（1）請購與審批。采購業(yè)務(wù)申請必須由使用部門提出，如學(xué)校的教學(xué)部門、倉庫等部門。而采購申請的審批由申請部門之外的采購部門或其他授權(quán)部門負(fù)責(zé)實施。（2）詢價與確定供應(yīng)商。采購詢價人員負(fù)責(zé)與采購商品供應(yīng)商進(jìn)行討價還價，但詢價人員不得負(fù)責(zé)選擇供應(yīng)商。

（一）職務(wù)分離制度（1）請購與審批。采購業(yè)務(wù)申請必須由使用部132（3）

采購合同的訂立與審定。采購合同的簽訂、談判主要由采購部門人員完成，而合同的審定業(yè)務(wù)則由采購部門外的人員完成。（4）采購與驗收。采購合同的實施一般由采購部門完成，而商品的驗收一般由倉庫或使用部門完成。

（3）

采購合同的訂立與審定。采購合同的簽訂、談判主要由采133（5）采購、驗收與相關(guān)會計記錄。采購、驗收人員或部門主管不得兼任會計記錄工作。（6）付款審批與付款執(zhí)行。付款審批由使用部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管負(fù)責(zé)，付款執(zhí)行由出納或采購人員負(fù)責(zé)，另外付款審批與執(zhí)行人員不能同時負(fù)責(zé)詢價和選擇供應(yīng)商的業(yè)務(wù)。最后付款執(zhí)行與記錄崗位要分離。

單位不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。（5）采購、驗收與相關(guān)會計記錄。采購、驗收人員或部門主管不得134簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件135（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度（1）單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。（2）審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。（二）授權(quán)批準(zhǔn)制度136（3）經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。（4）單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗位輪換。（5）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。（3）經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與137（三）程序控制簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件138

否

是需求計劃采購計劃選擇供應(yīng)商確定采購價格訂立框架協(xié)議或采購合同管理供應(yīng)過程驗收付款會計控制是否合格入庫取得發(fā)票退貨辦理索賠請購需求計劃采購計劃選擇供應(yīng)商確定采購價格訂立框架協(xié)議或采購合同139付款處理驗收采購計劃采購作業(yè)會計記錄應(yīng)付賬款處理采購控制點付款處理驗收采購計劃采購作業(yè)會計記錄應(yīng)付賬款處理采購控制1401.編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。1.編制需求計劃和采購計劃

采購業(yè)務(wù)從計劃（或預(yù)算）開141該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)等。

該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：需求或采購計劃不合理142主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。主要管控措施：143第二，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。

第二，采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)1442.請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

2.請購

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要145簡化第八章_正式采購與付款內(nèi)部控制與核算規(guī)程設(shè)計課件146主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。主要管控措施：147第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)148第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注149請購規(guī)定：業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。（2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。請購規(guī)定：1503.選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。

3.選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企151主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。主要管控措施：152第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商153第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。

第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物154沃爾瑪（Wal—Mart）公司是全世界零售業(yè)銷售收入位居第一的巨頭企業(yè)，素以精確掌握市場、快速傳遞商品和最好的滿足客戶需求著稱，是著名的＂全球500強(qiáng)排行＂的冠軍。

沃爾瑪（Wal—Mart）公司是全世界零售業(yè)銷售收入位居第一155在這個全球采購中心里不發(fā)生實際的購買行為，它所做的主要工作是在全球范圍內(nèi)為沃爾瑪公司搜尋新的產(chǎn)品與合適的供應(yīng)商，然后把搜尋到的商品和供應(yīng)商們集合起來，召集分布在全球各個區(qū)域的買家過來挑選采買，達(dá)成交易。沃爾瑪在采購是嚴(yán)格采用全面壓價方式并與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，排斥了大量的中間商，同時也盡可能最大程度地從供應(yīng)商身上獲取最大利潤，這從一定程度上損害了供應(yīng)商的利益，從而造成零售業(yè)供應(yīng)商的兩大不幸：一是作為沃爾瑪?shù)墓?yīng)商；二是不被沃爾瑪選為其供應(yīng)商。在這個全球采購中心里不發(fā)生實際的購買行為，它所做的主要工作是156沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒?/p>

采購是一個比較復(fù)雜的過程，為了提高采購活動的科學(xué)性、合理性和有效性，就必須建立和完善系統(tǒng)的采購流程，從而保證采購活動的順暢進(jìn)行。下面從宏觀和微觀方面說明沃爾瑪?shù)牟少徚鞒蹋海ㄒ唬┖暧^方面全球采購辦公室是沃爾瑪進(jìn)行全球采購的負(fù)責(zé)組織。但是這個全球采購辦公室并沒有采購任何東西。在沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒讨?，其作用就是在沃爾瑪?shù)娜虻赇佡I家和全球供應(yīng)商之間架起買賣之間的橋梁。因此，沃爾瑪?shù)娜虿少徎顒佣急仨氁云洳少彽恼?、網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，并嚴(yán)格遵循其采購程序在全世界商品質(zhì)量相對穩(wěn)定的情況下，只有緊密有序的采購程序才能保證沃爾瑪采購足夠量的貨物。沃爾瑪?shù)娜虿少徚鞒?57（二）微觀方面沃爾瑪?shù)纳唐凡少徥菫楸ＷC銷售需要，通過等價交換取得商品資源的一系列活動過程，包括：搜索信息、確定計劃、選擇供應(yīng)商、談判等。具體流程圖略。

1.篩選供應(yīng)商沃爾瑪在采購中對供應(yīng)商有嚴(yán)格的要求，不僅在提供商品的規(guī)格、質(zhì)量等方面，還對供應(yīng)商工廠內(nèi)部的管理有嚴(yán)格要求。

2.收集產(chǎn)品信息及報價單通過電子確認(rèn)系統(tǒng)（EDI），向全世界4000多家供應(yīng)商發(fā)送采購訂單及收集產(chǎn)品信息和報價單，并向全球2000多家商場供貨。

3.決定采購的貨品沃爾瑪有一個專門的采辦會負(fù)責(zé)采購。經(jīng)過簡單的分類后，該小組會用E-MAIL的方式和沃爾瑪全球主要店面的買手們溝通，這個過程比較長。在世界各大區(qū)買手來到中國前（一般一年兩到三次），采辦會的員工會準(zhǔn)備好樣品，樣品上標(biāo)明價格和規(guī)格，但決不會出現(xiàn)廠家的名字，由買手決定貨品的購買。（二）微觀方面沃爾瑪?shù)纳唐凡少徥菫楸ＷC銷售需要，通過等價交換158

4.與供應(yīng)商談判買手決定了購買的產(chǎn)品后，買手和采辦人員對被看上的產(chǎn)品進(jìn)行價格方面的內(nèi)部討論，定下大致的采購數(shù)量和價格，再由采辦人員同廠家進(jìn)行細(xì)節(jié)和價格的談判。談判采取地點統(tǒng)一化和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的措施。

5.審核并給予答復(fù)沃爾瑪要求供應(yīng)商集齊所有的產(chǎn)品文獻(xiàn)，包括產(chǎn)品目錄、價格清單等，選擇好樣品提交。并會在審核后的90天內(nèi)給予答復(fù)。

6.跟蹤檢查在談判結(jié)束后，沃爾瑪會隨時檢查供應(yīng)商的狀況，如果供應(yīng)商達(dá)不到沃爾瑪?shù)囊?，則根據(jù)合同，沃爾瑪有理由解除雙方的合作。4.與供應(yīng)商談判買手決定了購買的產(chǎn)品后，買手和采辦人員對被159沃爾瑪全球采購政策沃爾瑪?shù)娜虿少徶行目偛恐杏幸粋€部門專門負(fù)責(zé)檢測國際貿(mào)易領(lǐng)域和全球供應(yīng)商的新變化對其全球采購的影響，并據(jù)以指定和調(diào)整公司的全球采購政策。沃爾瑪?shù)牟少徴叽笾驴梢苑譃橐韵氯矫妫海ㄒ唬┯肋h(yuǎn)不要買得太多沃爾瑪提出，減少單品的采購數(shù)量，能夠方便管理，更主要的是可以節(jié)省營運(yùn)成本。沃爾瑪?shù)耐ㄓ嵭l(wèi)星、GPS以及高效的物流系統(tǒng)使得它可以以最快的速度更新其庫存，真正做到零庫存管理，也使＂永遠(yuǎn)不要買得太多＂的策略得到有力的保證。

沃爾瑪全球采購政策160（二）價廉物美＂沃爾瑪采購的第一個要求是價廉物美＂。在沃爾瑪看來，供應(yīng)商都應(yīng)該弄清楚自己的產(chǎn)品跟其他同類產(chǎn)品有什么區(qū)別，以及自己的產(chǎn)品中究竟哪個是最好的。供應(yīng)商最好盡可能生產(chǎn)出一種商品專門提供給沃爾瑪。沃爾瑪最希望以會員價給顧客提供盡可能多的在其他地方買不到的產(chǎn)品。（二）價廉物美161（三）突出商品采購的重點沃爾瑪一直積極地在全球?qū)ふ易顣充N的、新穎有創(chuàng)意的、令人動心并能創(chuàng)造＂價值＂的商品。造成一種令人高興、動心的購物效果，從而吸引更多的顧客。沃爾瑪?shù)纳唐凡少彽膬r格決策和品項政策密不可分，它以全面壓價的方式從供應(yīng)商那里爭取利潤以實現(xiàn)天天低價；沃爾瑪還跟供應(yīng)商建立起直接的伙伴關(guān)系以排斥中間商，直接向制造商定貨，消除中間商的傭金在保證商品質(zhì)量的同時實現(xiàn)利潤最大化。（三）突出商品采購的重點1624.確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：采購定價機(jī)制不科學(xué)，采購定價方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

4.確定采購價格

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的163主要管控措施：第一，健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強(qiáng)、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。主要管控措施：164第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開