公文寫(xiě)作的常識(shí)

公文寫(xiě)作常識(shí)一、機(jī)關(guān)常用公文寫(xiě)作常識(shí)公文,即公務(wù)文書(shū),是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務(wù)的重要工具。公文寫(xiě)作,是指公文的起草與修改,是撰寫(xiě)者代機(jī)關(guān)立言,體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。公文寫(xiě)作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過(guò)程。公文寫(xiě)作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在6個(gè)方面:公文寫(xiě)作的一般步驟和方法:1、明確發(fā)文主旨;2、收集有關(guān)材料;3、擬出寫(xiě)作提綱;4、認(rèn)真起草正文;5、反復(fù)檢查修改。二、機(jī)關(guān)常用公文的寫(xiě)作命令。簡(jiǎn)稱(chēng)令,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。其最常用的有:公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫(xiě)作要求是:決定。是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類(lèi)型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類(lèi)決定的寫(xiě)作有相同點(diǎn),也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文,三種類(lèi)型的寫(xiě)法略有不同。決定的文字,要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔,以便于領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。決議。是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開(kāi)的會(huì)議通過(guò)的對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二:即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類(lèi)型有決策部署和結(jié)果公布兩種類(lèi)型。指示。是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對(duì)性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍,指示可分為:(五)意見(jiàn)。是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。公告、通告。公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件;通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。公告、通告的特點(diǎn)為:發(fā)布的公開(kāi)性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。公報(bào)。是公開(kāi)發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近,也具有內(nèi)容的公開(kāi)性和重要性、發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類(lèi)型有:通知。是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件,讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同,通知主要可分為6大類(lèi):發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣,不同類(lèi)型的通知因作用不同而寫(xiě)法也有差異,寫(xiě)作時(shí)要注意不同類(lèi)型通知的不同特點(diǎn)。報(bào)告。是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見(jiàn)。報(bào)告的類(lèi)型:按照內(nèi)容涉及的范圍,報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告。按照行文的目的的不同,可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。(十七)講話(huà)。就是人們?cè)诟鞣N特定場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類(lèi)文稿的總稱(chēng)。根據(jù)講話(huà)的場(chǎng)合及主旨的不同,講話(huà)類(lèi)文書(shū)可以分為3種類(lèi)型:(十八)記錄。是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書(shū)。記錄類(lèi)文書(shū)包括會(huì)議記錄、電話(huà)記錄、接待記錄和大事記。記錄類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn):內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、材料的直接性、語(yǔ)言的實(shí)錄性。會(huì)議記錄一般包括會(huì)議組織情況、會(huì)議的議題和議程、會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話(huà)記錄可分為發(fā)出電話(huà)記錄和接收電話(huà)記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來(lái)訪(fǎng)者的姓名及有關(guān)情況、反映的問(wèn)題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書(shū)。大事記的寫(xiě)作要求:要記錄“大”事,記錄要客觀真實(shí),要言簡(jiǎn)意賅。(十九)簡(jiǎn)報(bào)(信息)。就是簡(jiǎn)明扼要的書(shū)面報(bào)告。按內(nèi)容分,簡(jiǎn)報(bào)包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn):簡(jiǎn)、快、新。簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)一般都由報(bào)頭、主體、報(bào)尾組成。簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求:內(nèi)容要真實(shí)、確切;篇幅要短小;針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。(二十)通報(bào)。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報(bào)有表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和傳達(dá)性通報(bào)。表彰性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)一般分為3部分:三、公文寫(xiě)作中值得注意的幾個(gè)問(wèn)題(一)標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成,對(duì)內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤是:1、多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書(shū)名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn),如頓號(hào)、引號(hào)等都是多余的,應(yīng)該去掉。2、人物模糊不清,順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名,不能只用姓氏加上職務(wù)。3、項(xiàng)目不宜使用代號(hào)。公文應(yīng)該是明晰的,應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號(hào),而這些代號(hào)可能只有該領(lǐng)域的人知曉,一旦用代號(hào)代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里,會(huì)給人一種不知所云的感覺(jué)。4、混用文種。根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,行政公文的種類(lèi)主要有命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要13種。請(qǐng)示和報(bào)告為不同文種,不能混為一談。文種不能錯(cuò)用,也不能混用,更不要生造,如事宜、申請(qǐng)等都是非公文文種。(二)主送機(jī)關(guān)。即受文對(duì)象。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。1、不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。2、不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問(wèn)題的載體,它只針對(duì)單位,不針對(duì)個(gè)人,所以它一般不直接送給個(gè)人審閱。(三)正文。文種不同,內(nèi)容要求也有變化。請(qǐng)示的正文一般包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng),并應(yīng)提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度和意見(jiàn)。1、引文不全。引用的公文要寫(xiě)明“發(fā)文時(shí)間+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號(hào)”,如“根據(jù)江蘇省衛(wèi)生廳〔2003〕17號(hào)《關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神”。2、數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外(如“十一五”規(guī)劃)外,數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。3、用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦,不需要過(guò)度客氣,行文應(yīng)力求客觀,含有感情色彩的話(huà)盡量不用。4、信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體。5、結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞,請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示,請(qǐng)予批復(fù)”結(jié)尾,而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。6、缺少聯(lián)系人。請(qǐng)示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)。(四)附件。為了補(bǔ)充說(shuō)明正文,公文往往要添加附件。1、格式不對(duì)。附件的正確格式是:附件:××××××××××××××××附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)。2、附件名稱(chēng)過(guò)于簡(jiǎn)單。附件的名稱(chēng)在簡(jiǎn)潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容,不能過(guò)分簡(jiǎn)單。(五)落款與日期。正文后右下角要寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期,這看起來(lái)簡(jiǎn)單,但一不小心,可能也會(huì)出錯(cuò)。1、發(fā)文單位不能用簡(jiǎn)稱(chēng)。2、發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反,發(fā)文日期要用漢字,但不能寫(xiě)成“零”,也不能用“0”,而使用“插入”菜單中的符號(hào)“○”。四、公文辦理的常規(guī)程序(一)收文辦理。收文是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后,在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱(chēng)之為收文辦理程序。主要有:簽收、拆封與登記;分發(fā)與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。(二)發(fā)文辦理。發(fā)文是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理,就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā);核發(fā)、繕印與校對(duì);用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。五