會(huì)議高效管理

主持會(huì)議與參加會(huì)議

基礎(chǔ)技能培訓(xùn)KAIZEN2016年11月1目錄11.了解會(huì)議2.會(huì)議主持的技巧3.參加會(huì)議的技巧4.實(shí)戰(zhàn)演練(自我反思和行動(dòng)計(jì)劃)2一、了解會(huì)議開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排紀(jì)律議程1目標(biāo)交換信息產(chǎn)生決議/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)會(huì)議結(jié)束總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議是管理的一種手段，是有著共同目標(biāo)的3個(gè)或3個(gè)以上的人的聚會(huì)。會(huì)議種類分為常規(guī)和非常規(guī)兩種：常規(guī)會(huì)議是指較為固定時(shí)間或者內(nèi)容的會(huì)議。（共識(shí)型、傳達(dá)型、討論型）非常規(guī)會(huì)議是指由于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、管理等方面突發(fā)異常，需要通告、協(xié)調(diào)或者決定而召開的會(huì)議。非常規(guī)會(huì)議一般帶有較強(qiáng)的時(shí)間緊迫性。我們公司有哪些常規(guī)會(huì)議？我們公司有哪些非常規(guī)會(huì)議？3說一說：你所參加的會(huì)議中，常見的問題有哪些？4會(huì)議失敗的原因1

管理不善2

缺乏組織架構(gòu)3

不重視會(huì)議4

差劣的環(huán)境5 不必要的會(huì)議6 提要：會(huì)議的用處7 自我檢查8 改善之道

5會(huì)議主持的技巧學(xué)習(xí)

會(huì)議準(zhǔn)備

會(huì)后跟進(jìn)會(huì)場(chǎng)過程主持會(huì)議的技巧6會(huì)議準(zhǔn)備提前多久會(huì)議邀約與會(huì)人員？1、固定會(huì)議時(shí)間2、臨時(shí)會(huì)議召開時(shí)間7會(huì)議資料的準(zhǔn)備8課后滿意度測(cè)評(píng)微信掃一掃歡迎提出寶貴建議9二、主持會(huì)議的技巧主持會(huì)議注意會(huì)議時(shí)間公私分明切記會(huì)議目的會(huì)議黃金規(guī)則不運(yùn)用團(tuán)體壓力使議案通過模式民主不要在非上班時(shí)間開會(huì)清晰議程提前傳閱主持會(huì)議的能力，是考驗(yàn)一個(gè)人是否適合擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的最簡(jiǎn)單方式。要如何增加開會(huì)的效率，讓每個(gè)人都能各抒己見、各得其所？要注意以下幾點(diǎn)：10主持人如何掌握會(huì)議1.1開始會(huì)議1.2遵守時(shí)間1.3全神貫注1.4指導(dǎo)討論1.5對(duì)付無秩序行為1.6對(duì)付偏離1.7達(dá)成一致1.8總結(jié)將采取的行動(dòng)11主持人和決策人的區(qū)別一般情況下,大家都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)和推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。然而，更理想的是:

領(lǐng)導(dǎo)者只負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)主持人負(fù)責(zé)推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。12一、注意會(huì)議時(shí)間最忌諱，拖延時(shí)間不要為了減少參會(huì)人員的負(fù)擔(dān)而迅速結(jié)束會(huì)議，否則只會(huì)讓你的后續(xù)工作更加困難。如果會(huì)議一定要形成決議，在會(huì)前應(yīng)先告知參會(huì)人員，不達(dá)目的不罷休。對(duì)每個(gè)議題的討論時(shí)間有限制；如果在某個(gè)議題討論太久，卻還沒結(jié)果，就把這個(gè)議題記下來，下次開會(huì)再討論。13二、不要忘記會(huì)議目的溝通管理決策無論是哪一個(gè)目的，最重要的是以行動(dòng)為焦點(diǎn)。例如討論采取什么行動(dòng)，上次行動(dòng)的結(jié)果如何，或是在不同的行動(dòng)方案中選擇一個(gè)。避免沒有討論行動(dòng)的會(huì)議，因?yàn)槟侵粫?huì)浪費(fèi)時(shí)間。14三、會(huì)議的黃金規(guī)則15會(huì)場(chǎng)過程-開場(chǎng)白目的定位時(shí)間規(guī)則方式4.幾個(gè)議題，如何發(fā)言5.誰主持、誰記錄、是否錄音1.為什么開會(huì)2.情緒、方向和高度3.總共多長(zhǎng)，如何分配、休息安排主持人開場(chǎng)白16會(huì)場(chǎng)過程-議題討論獨(dú)占：謝謝，時(shí)間關(guān)系。議題討論離題：有關(guān)嗎？提醒主題。沉悶：體會(huì)，做活動(dòng)。主管在場(chǎng)：留面子，不做結(jié)論。沖突：休會(huì)，調(diào)解。無法達(dá)成共識(shí)：反對(duì)者的思路說明不說話：指定發(fā)言,認(rèn)同、不認(rèn)同?

17由直接主管做決議，大家投票表決。會(huì)場(chǎng)過程-決議決議18會(huì)場(chǎng)過程-會(huì)議記錄指定專人準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備規(guī)定格式內(nèi)容與會(huì)人員簽名會(huì)議記錄19指定專人Yourtext準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備會(huì)場(chǎng)過程-會(huì)議記錄Yourtext規(guī)定格式，規(guī)范內(nèi)容Yourtext與會(huì)人員簽到會(huì)議記錄20會(huì)場(chǎng)過程-結(jié)束語結(jié)束語激勵(lì)性或指示性的。21會(huì)后跟進(jìn)整理會(huì)議場(chǎng)地會(huì)議記錄發(fā)放定期追蹤任務(wù)分解22參加會(huì)議的技巧23有準(zhǔn)備的赴會(huì)誰召集這次會(huì)議這次會(huì)議是否為了懸而未決的老問題是否為了擺脫棘手的問題而召開是因?yàn)槟承┤讼肫仁股霞?jí)下決心做決策為何召集這次會(huì)議24做好會(huì)前疏通1.應(yīng)在會(huì)前與人進(jìn)行疏通，以便安排一些足以維護(hù)他們顏面的措施，甚至取得他們的諒解和支持。2.必要時(shí)，你也可以讓他們用自己的名義提出你的觀念。但無論怎樣疏通，在會(huì)議中一旦提出新觀念，千萬不要在言辭上威脅到利害攸關(guān)的人士。如果你在會(huì)議上有新提議，而且你的提議可能會(huì)威脅到另一個(gè)部門或者另一些人的安全感。25注意會(huì)場(chǎng)儀容儀容要整潔留意坐姿。兩眼正視準(zhǔn)時(shí)或提前抵達(dá)。借手勢(shì)或者物品引起注意并強(qiáng)調(diào)自己的觀點(diǎn)。避免穿奇裝異服。26重視活用數(shù)據(jù)除非必要，否則不要隨便提出數(shù)字。要設(shè)法為枯燥的數(shù)字注入生命。讓數(shù)字成為所代表的事實(shí)，能成為一般人生活經(jīng)驗(yàn)的一部分。27樹立良好形象1.誠(chéng)實(shí)，以公平待人。2.聽眾渴望聽到事實(shí)，對(duì)夸夸其談，自命不凡的人極度反感。3.一般人對(duì)情緒容易激動(dòng)的人的判斷力，通常欠缺信心。4.人們對(duì)于態(tài)度冷靜、善于邏輯推理人的判斷力，寄予信心。5.人們對(duì)富于想象力與創(chuàng)造力的人產(chǎn)生好感。6.人們都不喜歡不愿意傾聽他人意見的人。7.在會(huì)議中最令人討厭的兩種人：喜歡打斷別人以及喋喋不休的人。28保持積極態(tài)度面對(duì)棘手問題時(shí)，應(yīng)講求事實(shí)求是，不悲觀。鼓勵(lì)與會(huì)者積極進(jìn)取。從積極的角度看問題對(duì)提供良好意見的與會(huì)者，表示贊賞當(dāng)其他與會(huì)人員遇到困難時(shí)，設(shè)法提供方案設(shè)法先解決容易的問題29協(xié)助控制會(huì)場(chǎng)假如與會(huì)者之間發(fā)生爭(zhēng)論，則主動(dòng)介入。如偏離主題，應(yīng)設(shè)法提醒。千萬要自律，切莫為主持人制造難題。如有人壟斷會(huì)議，應(yīng)適時(shí)提醒。30實(shí)戰(zhàn)演練開始！31會(huì)議練習(xí)運(yùn)動(dòng)在相互促進(jìn)工作的4-5人的小組分配每個(gè)人的角色提出了下面的列表(主持人、成員、改革領(lǐng)袖),舉行一個(gè)討論和明確的結(jié)論。32會(huì)議主題主持人的姓名作成1.你滿意這個(gè)會(huì)議嗎

很好

不好理由6-5-4-3-2-1

2.

請(qǐng)寫下