歸檔文件整理流程課件

歸檔文件整理流程

拜城縣檔案局武桂蓮2012.3歸檔文件整理工作基本步驟：對歸檔文件進(jìn)行整理→分類→排列→編號→編目→裝盒第一步：歸檔文件的整理

1、歸檔文件的整理單位以“件”為整理單位，一般一份文件為一件。特例：正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一條條目。2、文件修整

破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱）對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制（字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）去掉文件上易腐蝕的金屬物（材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)的活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）超大紙張進(jìn)行折疊（盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁數(shù)多時(shí)，宜單頁折疊）3、文件裝訂

左上角裝訂，左、上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對齊裝訂要求：材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求：裝訂用品對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原貌裝訂方法簡便易行，盡量降低成本。

裝訂方式：線裝：最利于檔案保護(hù)的一種裝訂方式變形材料：金屬制品（不銹鋼夾、燕尾夾）和塑料制品粘接式：膠水或漿糊粘貼無酸紙封套裝訂前排序：正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前、復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前、來文在后;漢文本在前、少數(shù)民族文本在后;中文本在前，外文本在后;文件處理單在前、正本在后;

第二步：歸檔文件分類

歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等內(nèi)容。1、選擇分類方法

年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。一份文件有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、收發(fā)文日期等，一般以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，對于跨年度的計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、法規(guī)性文件等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，如：1995年形成的《1996-2000工作計(jì)劃》，歸入1995年，2000年形成的《1999年工作總結(jié)》，歸入2000年。

機(jī)構(gòu)（問題）分類法：各機(jī)關(guān)在制定分類方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法，不能同時(shí)采用，只能選擇其一。機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如：辦公室、業(yè)務(wù)科、管理科等。問題分類法：按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。應(yīng)參照本機(jī)關(guān)單位的基本職能來設(shè)置類別，如：黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類等。保管管期期限限分分類類法法：：根據(jù)據(jù)劃劃定定的的不不同同保保管管期期限限對對歸歸檔檔文文件件進(jìn)進(jìn)行行分分類類。。分分為為永永久久、、30年年、、10年年三三類類。。2、、復(fù)復(fù)式式分分類類法法與與分分類類方方案案復(fù)式式分分類類法法：：在在機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)檔檔案案室室的的實(shí)實(shí)際際工工作作中中，，單單純純采采用用一一種種分分類類方方法法的的情情況況比比較較少少見見，，較較多多的的是是將將幾幾種種分分類類方方法法結(jié)結(jié)合合使使用用，，稱稱之之為為復(fù)復(fù)式式分分類類法法。。年年度度、、保保管管期期限限、、機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（（或或問問題題））3種種分分類類方方法法，，可可以以組組合合成成多多種種復(fù)復(fù)式式分分類類法法。。在在選選擇擇分分類類法法時(shí)時(shí)年年度度、、保保管管期期限限為為必必選選項(xiàng)項(xiàng)，，機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（（或或問問題題））為為選選擇擇項(xiàng)項(xiàng)。。分類類方方案案：：在在確確定定分分類類方方法法的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)上上，，標(biāo)標(biāo)列列各各級級類類目目名名稱稱，，固固定定全全宗宗內(nèi)內(nèi)分分類類體體系系的的分分類類綱綱要要。。分分類類方方案案是是機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)檔檔案案工工作作的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)，，是是檔檔案案室室規(guī)規(guī)范范化化管管理理的的起起點(diǎn)點(diǎn)。。年度度-機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)-保保管管期期限限分分類類法法（（推推薦薦使使用用））適用用于于內(nèi)內(nèi)部部機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)有有變變化化但但不不復(fù)復(fù)雜雜的的立立檔檔單單位位先按按年年度度分分類類在每每一一年年的的文文件件按按機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)分分類類再區(qū)區(qū)分分劃劃入入每每一一機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)文文件件的的保保管管期期限限每年年形形成成的的文文件件按按機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)序序列列依依次次上上架架，，不不必必預(yù)預(yù)留留空空間間同一一年年度度同同一一機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)的的文文件件排排在在一一起起，，便便于于查查找找保管管期期限限-年年度度-機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)分分類類法法（（推推薦薦使使用用））適用用于于內(nèi)內(nèi)部部機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)有有變變化化但但不不復(fù)復(fù)雜雜的的立立檔檔單單位位先按按保保管管期期限限分分類類在將將每每一一保保管管期期限限的的文文件件按按年年度度分分類類再將將每每一一年年的的文文件件按按機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)分分適用用于于機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)不不復(fù)復(fù)雜雜的的立立檔檔單單位位便于于向向檔檔案案館館移移交交應(yīng)預(yù)預(yù)留留空空架架機(jī)構(gòu)構(gòu)-年年度度-保保管管期期限限分分類類法法：：適用用于于內(nèi)內(nèi)部部機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)基基本本固固定定或或少少有有變變化化的的立立檔檔單單位位以以及及撤撤銷銷機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)先按按機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)分分類類每個(gè)個(gè)機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)下下再再按按年年度度分分再在在每每個(gè)個(gè)年年度度下下分分劃劃入入文文件件的的保保管管期期限限應(yīng)預(yù)預(yù)留留空空架架，，空空架架數(shù)數(shù)量量不不好好掌掌握握年度度-問問題題-保保管管期期限限分分類類法法：：適合合于于機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)變變化化復(fù)復(fù)雜雜、、機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)之之間間分分工工不不明明確確先按按年年度度分分類類在每每一一年年的的文文件件按按問問題題分分類類再區(qū)區(qū)分分劃劃入入每每一一問問題題文文件件的的保保管管期期限限保管管期期限限-年年度度-問問題題分分類類法法：：先按按保保管管期期限限分分類類再按按年年度度分分類類最后后在在每每一一年年內(nèi)內(nèi)將將文文件件按按問問題題分分類類多用用于于現(xiàn)現(xiàn)行行機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)問題題-年年度度-保保管管期期限限分分類類法法：：適用用于于撤撤消消機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)、、整整理理歷歷史史檔檔案案先按按問問題題分分類類在文文件件按按的的年年度度分分類類再區(qū)區(qū)分分劃劃入入每每一一年年文文件件的的保保管管期期限限年度度-保保管管期期限限分分類類法法適用用于于內(nèi)內(nèi)部部機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)簡簡單單的的基基層層單單位位或或小小機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)，，形形成成文文件件數(shù)數(shù)量量少少的的機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)先按按年年度度分分類類再區(qū)區(qū)分分劃劃入入每每一一機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)文文件件的的保保管管期期限限保管管期期限限-年年度度分分類類法法：：適用用于于內(nèi)內(nèi)部部機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)簡簡單單的的基基層層單單位位或或小小機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)，，形形成成文文件件數(shù)數(shù)量量少少的的機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)先按按保保管管期期限限分分類類再按按年年度度分分類類第三三步步：：歸歸檔檔文文件件的的排排列列歸檔檔文文件件的的排排列列是是指指在在分分類類方方案案的的最最低低一一級級類類目目內(nèi)內(nèi)，，根根據(jù)據(jù)一一定定的的方方法法確確定定歸歸檔檔文文件件先先后后次次序序的的過過程程。。其其它它諸諸如如不不同同類類別別歸歸檔檔文文件件之之間間的的排排列列、、檔檔案案盒盒排排架架等等則則不不在在此此范范圍圍內(nèi)內(nèi)。。歸檔檔文文件件的的排排列列強(qiáng)強(qiáng)調(diào)調(diào)事事由由原原則則。1、、事事由由原原則則：同同一一事事由由的的相相關(guān)關(guān)文文件件應(yīng)應(yīng)當(dāng)當(dāng)排排列列在在一一起起按事事由由排排列列歸歸檔檔文文件件，，是是““遵遵循循文文件件的的形形成成規(guī)規(guī)律律，，保保持持文文件件之之間間的的有有機(jī)機(jī)聯(lián)聯(lián)系系””這這一一整整理理原原則則的的體體現(xiàn)現(xiàn)。。按按公公文文辦辦理理過過程程的的先先后后順順序序，，將將同同一一事事由由形形成成的的文文件件排排列列在在一一起起，，可可以以客客觀觀地地反反映映出出某某一一事事由由的的發(fā)發(fā)生生、、發(fā)發(fā)展展、、結(jié)結(jié)束束的的全全過過程程，，反反映映出出這這些些文文件件之之間間的的客客觀觀聯(lián)聯(lián)系系。。2、、排排列列方方法法在分分類類方方案案的的最最低低一一級級類類目目內(nèi)內(nèi)，，按按事事由由結(jié)結(jié)合合時(shí)時(shí)間間、、重重要要程程度度等等排排列列。。會會議議文文件件、、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)報(bào)表表等等成成套套性性文文件件可可集集中中排排列列。。同一一事事由由內(nèi)內(nèi)的的歸歸檔檔文文件件排排列列：：同一一事事由由內(nèi)內(nèi)歸歸檔檔文文件件的的排排列列，，最最簡簡單單的的方方法法是按按文文件件形形成成時(shí)時(shí)間間先先后后順順序序，，日日期期在在前前的的歸歸檔文文件件排排列列在在前前，，日日期期在在后后的的文文件件排排列列在在后；；或或者者按按文文件件的的重重要要程程度度排排列列，，相相對對重重要要的文文件件放放在在前前面面，，其其它它的的文文件件放放在在后后面面。不同同事事由由內(nèi)內(nèi)的的歸歸檔檔文文件件排排列列：：按形形成成時(shí)時(shí)間間的的先先后后順順續(xù)續(xù)進(jìn)進(jìn)行行排排列列按事事由由的的重重要要程程度度進(jìn)進(jìn)行行排排列列按事事由由具具有有的的共共同同屬屬性性分分別別集集中中排排列列《規(guī)規(guī)則則》》強(qiáng)強(qiáng)調(diào)調(diào)指指出出，，““會會議議文文件件、、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)報(bào)表表等等成成套套性性文文件件可可集集中中排排列列””。。這這里里的的““成成套套性性””是是指指某某些些事事由由形形成成的的文文件件彼彼此此間間聯(lián)聯(lián)系系比比較較松松散散，，但但這這些些事事由由間間則則有有著著較較密密切切的的聯(lián)聯(lián)系系。。例例如如一一次次會會議議往往往往包包括括許許多多事事由由，，它它們們形形成成的的文文件件在在時(shí)時(shí)間間上上可可能能跨跨度度很很大大，，但但表表現(xiàn)現(xiàn)出出較較強(qiáng)強(qiáng)的的系系統(tǒng)統(tǒng)性性，，利利用用時(shí)時(shí)需需要要相相互互參參照照、、查查證證，，集集中中排排列列更更方方便便檢檢索索。。統(tǒng)統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)報(bào)表表、、內(nèi)內(nèi)部部刊刊物物等等在在形形式式上上較較為為特特殊殊，，成成套套利利用用的的情情況況也也較較普普遍遍，，因因此此也也宜宜于于集集中中排排列列。。第四四步步：：歸歸檔檔文文件件編編號號1、、件件號號室編編件件號號：：歸檔檔文文件件在在分分類類方方案案的的最最低低一一級級類類目目內(nèi)內(nèi)的的排排列列順順序序號號在分分類類方方案案的的最最低低一一級級類類目目內(nèi)內(nèi)，，按按文文件件的的排排列列順順序序從從““1””開開始始標(biāo)標(biāo)注注館編編件件號號（（進(jìn)進(jìn)檔檔案案館館后后由由檔檔案案館館統(tǒng)統(tǒng)一一編編制制））2、、編編號號項(xiàng)項(xiàng)目目必備備項(xiàng)項(xiàng)目目：：全宗宗號號：：檔檔案案館館對對其其接接收收范范圍圍內(nèi)內(nèi)各各立立檔檔單單位位所所編編制制的的代代號號年度度：：歸歸檔檔文文件件形形成成年年度度。。采采用用公公元元紀(jì)紀(jì)年年，，以以4位位阿阿拉拉伯伯?dāng)?shù)數(shù)字字表表示示，，如如2006保管管期期限限：：分分為為永永久久、、30年年、、10年年件號號：：室室編編件件號號選擇擇項(xiàng)項(xiàng)目目：：機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（（問問題題））各單單位位檔檔案案部部門門可可設(shè)設(shè)置置其其他他一一些些選選擇擇項(xiàng)項(xiàng)目目3、、蓋蓋章章歸檔檔章章的的項(xiàng)項(xiàng)目目：：全宗宗號號、、年年度度、、保保管管期期限限、、機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（（問問題題））、、室室編編件件號號、、館館編編件件號號歸檔檔章章格格式式長45mm,寬寬16mm，，等等分分成成6小小塊塊帶*號號為為可可選選項(xiàng)項(xiàng)（全宗號）（年度）（室編件號）*（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）2××83××1522200716辦公室30年

實(shí)際際填填寫寫為為：：蓋章章位位置置：：首首頁頁上上端端空空白白處處，，不不要要蓋蓋在在文文字字上上第五五步步：：歸歸檔檔文文件件的的編編目目依據(jù)據(jù)分分類類方方案案和和室室編編件件號號編編制制歸歸檔檔文文件件目目錄錄1、、歸歸檔檔文文件件目目錄錄的的項(xiàng)項(xiàng)目目件號號：：檔檔案案室室填填寫寫室室編編件件號號責(zé)任任者者：：填填寫寫全全稱稱或或通通用用簡簡稱稱，，如如：：拜拜城城縣縣檔檔案案局局如文文件件未未注注明明責(zé)責(zé)任任者者，，應(yīng)應(yīng)根根據(jù)據(jù)文文件件內(nèi)內(nèi)容容、、形形式式等等特特征征加加以以考考證證并并填填寫寫文號號：：即即發(fā)發(fā)文文的的字字號號，，一一般般由由機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)代代字字、、年年度度、、順順序序號號組組成成，，如如：：拜拜檔檔發(fā)發(fā)[2005]24號號題名名：即文文件件標(biāo)標(biāo)題題。。是是重重要要的的檢檢索索途途徑徑。。完完整整的的題題名名由由責(zé)責(zé)任任者者、、問問題題、、文文種種3部部分分組組成成，，如如：：國國家家檔檔案案局局關(guān)關(guān)于于加加強(qiáng)強(qiáng)檔檔案案安安全全保保管管的的通通知知正題題名名能能夠夠反反映映文文件件內(nèi)內(nèi)容容時(shí)時(shí)，，副副題題名名一一般般不不錄錄。。并并列列題題名名，，需需要要時(shí)時(shí)可可一一并并抄抄錄錄。。文文件件的的附附件件，，如如需需要要可可在在正正件件題題名名后后抄抄錄錄附附件件題題名名，，外外加加““（（））””，，如如：：關(guān)關(guān)于于進(jìn)進(jìn)一一步步加加強(qiáng)強(qiáng)我我縣縣精精神神文文明明建建設(shè)設(shè)的的決決定定（（附附：：市市民民公公約約））題名名應(yīng)應(yīng)全全面面揭揭示示文文件件內(nèi)內(nèi)容容，，如如不不能能，，應(yīng)應(yīng)根根據(jù)據(jù)文文件件內(nèi)內(nèi)容容重重新新擬擬寫寫或或補(bǔ)補(bǔ)充充，，并并在在新新加加內(nèi)內(nèi)容容外外加加““[]””，，如如：：拜拜城城縣縣檔檔案案局局通通報(bào)報(bào)，，重重新新擬擬寫寫為為：：拜拜城城縣縣檔檔案案局局[關(guān)關(guān)于于鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)鎮(zhèn)場場檔檔案案達(dá)達(dá)標(biāo)標(biāo)升升級級情情況況]的的通通報(bào)報(bào)日期期、、頁頁數(shù)數(shù)、、備備注注日期期：：即即文文件件的的形形成成時(shí)時(shí)間間（（文文件件的的落落款款時(shí)時(shí)間間））。。標(biāo)標(biāo)注注為為8位位阿阿拉拉伯伯?dāng)?shù)數(shù)字字，，如如2008年年7月月10日日，，標(biāo)標(biāo)注注為為20080710，，填填寫寫目目錄錄時(shí)時(shí)，，一一般般填填寫寫成成二二行行，，即即：：20080710頁數(shù)數(shù)：：一一件件文文件件的的總總頁頁數(shù)數(shù)，，文文件件中中有有圖圖文文的的即即為為一一頁頁，，空空白白頁頁不不計(jì)計(jì)備注注：：填填寫寫歸歸檔檔文文件件需需要要補(bǔ)補(bǔ)充充和和說說明明情情況況，，包包括括密密級級、、缺缺損損、、修修改改、、補(bǔ)補(bǔ)充充、、移移出出、、銷銷毀毀情情況況。。如如情情況況較較多多時(shí)時(shí)，，可可在在備備注注中中加加““*””，，在在備備考考表表中中填填寫寫具具體體內(nèi)內(nèi)容容。。2、、歸歸檔檔文文件件目目錄錄的的格格式式歸檔檔文文件件目目錄錄歸檔檔文文件件目目錄錄件號責(zé)任者文號題

名日期頁數(shù)備注1拜城縣檔案局拜城縣人事局拜檔發(fā)[2005]24號關(guān)于評選全縣檔案系統(tǒng)先

進(jìn)集體和先進(jìn)工作者的通知20050907202拜城縣檔案局拜城縣人事局拜檔發(fā)[2005]25號關(guān)于表彰全縣檔案工作

先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的決定2005110823

歸檔檔文文件件目目錄錄封封面面歸檔檔文文件件目目錄錄應(yīng)應(yīng)單單獨(dú)獨(dú)裝裝訂訂成成冊冊并并編編制制封封面面，，封封面面如如圖圖：：

歸檔文件目錄

全宗名稱拜城縣檔案局

年

度

2008

保管期限

永久

機(jī)

構(gòu)

第六六步步：：裝裝盒盒1、、裝裝盒盒要要求求按件件號號先先后后順順序序裝裝盒盒與歸歸檔檔文文件件目目錄錄相相應(yīng)應(yīng)的的條條目目順順序序一一致致不同同年年度度的的不不能能放放入入同同一一檔檔案案盒盒不同同保保管管期期限限的的不不能能放放入入同同一一檔檔案案盒盒不同同機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)（（問問題題））的的不不能能放放入入同同一一檔檔案案盒盒嚴(yán)格按件件號的先先后順序序裝入檔檔案盒2、檔案案盒格式式長310mm、、寬220mm、厚度度20mm、30mm、40mm檔案盒封封面：

(全宗名稱)拜城縣檔案局

2、檔案案盒盒脊脊

全宗號年度保管期限*機(jī)構(gòu)（問題）起止件號室

館盒號

全宗號88年度2008保管期限永久*機(jī)構(gòu)（問題）辦公室起止件號室14-36館盒號

3、備考考表放在所有有文件的的最后，，對盒內(nèi)內(nèi)文件情情況進(jìn)行行說明，，包括下下列內(nèi)容容盒內(nèi)文件件情況說說明：文文件收集集的齊全全完整程程度、文文件本身身的狀況況；整理理工作完完畢后文文件的修修改、補(bǔ)補(bǔ)充、移移出、銷銷毀等情情況；目目錄備注注項(xiàng)中填填寫不下下的內(nèi)容容。整理人：：填寫負(fù)負(fù)責(zé)整理理該盒歸歸檔文件件的人員員姓名。。檢查人：：填寫負(fù)負(fù)責(zé)檢查查歸檔文文件整理理質(zhì)量的的人員姓姓名。日期：填填寫歸檔檔文件整整理完畢畢的日期期。備考表：：備考考表表

盒內(nèi)文件情況說明

整理人：

檢查人：

年月日

歸檔文件件整理新新方法的的優(yōu)越性性（一）歸歸檔文件整整理新方法法簡便易行行新的歸檔文文件整理方方法取消““卷”的概概念，歸檔檔文件以““件”為單單位，進(jìn)行行裝訂、分分類、排列列、編號、、編目、裝裝盒，一般般情況下以以每份文件件（自然件件）為一件件。新的整整理方法把把歸檔整理理人員從整整理的復(fù)雜雜性、困難難性中解放放出來，免免除了組卷卷不合理、、案卷題名名不規(guī)范、、一個(gè)人一一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的的煩惱，大大幅度地簡簡化了工作作中的手工工操作，縮縮短了時(shí)間間，提高了了工作效率率，由于其其方法簡便便，一般新新手可在較較短時(shí)間內(nèi)內(nèi)理解和掌掌握歸檔文文件整理新新方法。（二）歸歸檔文件件整理新方方法提高了了工作效率率與以往傳統(tǒng)統(tǒng)立卷相比比，新的歸歸檔整理方方法改變了了每年集中中整理歸檔檔，需要一一個(gè)季度或或更長時(shí)間間整理的習(xí)習(xí)慣做法，，而是注重重平時(shí)歸檔檔，“隨辦辦隨歸”，，從而使歸歸檔文件整整理變成日日常工作，，使歸檔工工件更加貼貼近文書、、更加貼近近業(yè)務(wù)人員員工作實(shí)際際，進(jìn)一步步規(guī)范和簡簡化了文件件歸檔工作作程序，明明顯減輕了了檔案人員員的工作負(fù)負(fù)擔(dān)，檔案案人員可將將節(jié)省的時(shí)時(shí)間用于開開發(fā)信息資資源，使他他們有更多多時(shí)間和精精力在細(xì)管管理、精檢檢索上下功功夫。（三）歸歸檔文件整整理新方法法便于保密密

和復(fù)制制新的歸檔文文件整理方方法采用““一文一件件”的形式式，便于保保密安全，，能將不便便查閱的保保密文件控控制使用，