采購部制度及工作流程

采購部制度及工作流程華東區(qū)采購部規(guī)章制度及工作流程

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采購部制度及工作流程一、目的：加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質量和企業(yè)的經濟效益。二、范圍：本制度適用于公司所有物品（原材料、包材輔料、五金電器設備、固定資產及設備、辦公用品、勞保用品、食堂用品等）或勞務（技術、服務等）的采購。三、采購部人員架構及崗位職責：采購部設采購經理

1

名，采購主管2

名，采購員4

名，內勤1

名。目前公司主要有

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大類物資的采購，根據(jù)采購部實際人員的配備，采購經理、采購主管、采購員兼任部分類別的物資采購工作。

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采購部制度及工作流程1、采購部經理eq

\o\ac(○,1) 建立和健全本部門規(guī)章制度、各項工作的工作流程，給本部門所有員工確定工作職責、工作標準，落實公司和本部門各項規(guī)章制度及流程。eq

\o\ac(○,2) 全面負責華東區(qū)采購工作。對采購商品的價格、質量、到貨周期等進行監(jiān)督、把關，對采購訂單、合同進行審核。eq

\o\ac(○,3) 供應商的開發(fā)與管理。按照請購部門采購訂單中對質量的要求進行篩選供應商并建立供應商檔案。根據(jù)送貨及時率、售后服務質量、價格對比相結合建立供應商評估體系。eq

\o\ac(○,4) 付款的監(jiān)督及執(zhí)行。按照OA

流程、財務制度認真填寫付款審批單。eq

\o\ac(○,5)

加強內部團隊建設。保證部門與部門之間的友好關系，建立部門之間日常溝通反饋制度。eq

\o\ac(○,6) 強化部門的安全意識，無任何安全隱患，無錢款丟失控制責任事

故發(fā)生率為零，確保整個團隊無任何經濟問題。eq

\o\ac(○,7)

嚴格按照公司制度，及時高效地執(zhí)行領導交辦的其他工作。2、采購部主管eq

\o\ac(○,1)

作流程及標準。eq

\o\ac(○,2)

市場變化情況。熟悉掌握各類物資的型號規(guī)格、性能參數(shù)及用途。

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采購部制度及工作流程eq

\o\ac(○,3)

做好供應商的管理與篩選工作。eq

\o\ac(○,4)

指導并督促下屬展開業(yè)務，不斷提高其業(yè)務技能，確保公司的正常運作。eq

\o\ac(○,5)

做好與相關部門的協(xié)調與配合工作。eq

\o\ac(○,6)

做好本職范圍內的物資采購工作。3、采購員《eq

\o\ac(○,1)

華東區(qū)合同管理制度》《等公司管理制度，對請購物資進行仔細核對，確保采購物資的準確無誤。嚴格按照公司關于《合同審核的最新規(guī)定》進行《采購訂單/合同》的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產秩序。eq

\o\ac(○,2)

eq

\o\ac(○,3)

對包材的品質進行監(jiān)控。eq

\o\ac(○,4)

對。eq

\o\ac(○,5)

應商。eq

\o\ac(○,6)

題。eq

\o\ac(○,7)

及時高效地完成領導交辦的其它工作。4、內勤eq

\o\ac(○,1)

按照公司

OA

流程、財務制度認真做好華東區(qū)報銷付款工作。做到認真、仔細、全面、準確。

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采購部制度及工作流程eq

\o\ac(○,2)

做好供應商檔案的整理與歸檔，建立和完善供應商更新制度。eq

\o\ac(○,3)

做好訂單、合同的整理歸檔工作。eq

\o\ac(○,4)

做好本部門人員的出勤考核工作。eq

\o\ac(○,5)

認真負責地履行部門安全員的職責。四、采購原則：“同等質量選價格低的，同等價格選質量好的”售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格后，由采購部直屬領導簽字確認，如金額超過1

萬元則需靖江區(qū)主管領導審批（臨時性緊急購買的物品除外，但需向相關領導匯報，事后需補辦相關手

ERP

系統(tǒng)中，每次采購

OA

格評定表》由采購部，涉及使用生產物料的部門領導，成本會計和財務主管或經采購人員采購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在更改請購單作參考。所有采購人員必須做到：

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采購部制度及工作流程1、不以任何形式、任何理由向供應商收受或索取個人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2、不以虛假票據(jù)、虛假合同套取個人費用或從事與業(yè)務無關的活動；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級人員同意驗收或接收質量不合格、不符合合同約定的材料、工程等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產品的定價、標準及指定的材料。5、不泄露應當保密的與招標活動有關的情況和資料；不將制作的標書及相關資料，提供給投標方，獲取好處。6、不利用公司的商業(yè)秘密、知識產權、業(yè)務渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動。7、不從事、參與、支持、縱容對公司有現(xiàn)實或潛在危害的行為。（四）、道德準則1、“愛崗敬業(yè)”?！皭蹗従礃I(yè)”是采購員做好任何一項工作的出發(fā)點，也并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責，才能全身投入采購工作。同時，采購從業(yè)人員要認真鉆研采購業(yè)務，才能干好本職工作。2、“誠實守信”?！罢\實守信”是采購員做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準則。采購員只有具備了言行一致、做老實人、說老實話、辦老實事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴格遵守和兌現(xiàn)自己作出的承諾。才能在具體的采購工作中，嚴格地履行好自己的權利和義務。3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規(guī)范、自我控制、自覺樹立高尚

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采購部制度及工作流程的覺悟、良知和道德水準，自覺增強抵制不正之風的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實現(xiàn)。4、“客觀公正”。“客觀公正”是采購員的職業(yè)靈魂。它要求采購從業(yè)人員在實際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙雜個人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴格按照統(tǒng)一的評標規(guī)則和標準確定中標或成交的供應商，不得有任何主觀傾向，以切實維護各供應商的切身利益。5、“堅持原則”?！皥猿衷瓌t”就是要求采購員在其采購活動中，要嚴格依照規(guī)定的操作程序進行操作，不以自己主觀或他人強加的意志所轉移。6、“優(yōu)質服務”。采購員一定要時刻樹立“優(yōu)質服務”的工作態(tài)度，對來任何供應商都要做到態(tài)度溫和、語言文明、尊重事實、謙虛謹慎。對于為公司做出貢獻的員工經主管領導同意上報華東區(qū)管理委員會給予一定的物質獎勵，對于違反工作制度、流程、及相關規(guī)定的視情節(jié)嚴重性按照公司管理規(guī)定及國家法律法規(guī)嚴肅處理。五、采購部流程：1、五金電器設備、固定資產及設備、勞保用品、包材的請購：一般是由請購部門的內勤在

OA

劃由行政部統(tǒng)一請購，如果在月計劃之外的采購則由請購部門的內勤在

OA

上提特別說明：在請購市值超過5

萬元人民幣以上（含5

萬元）的固定資產，請

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采購部制度及工作流程采購部給予采購。2、原輔料的請購：一般是由生產部按照銷售訂單制定生產計劃，經生產部領導審批后，原料交由進出口部采購，輔料交由采購部門進行采購。3、食堂用品的請購：

由食堂負責人（管理員）負責提出請購。4、緊急請購：原則上不允許進行緊急請購，如有緊急請購，則有請購部門直屬領導審批簽字后打印紙版的請購單交由采購部直屬領導、靖江區(qū)主管領導、靖江區(qū)負責人簽字確認后交由采購部門進行采購。5、大型成套設備及大宗商品的采購：原則上需要由

2

名采購員協(xié)同進行采購。的具體性能參數(shù)及使用要求等信息，力求采購工作的正確無誤。價、上報、批示。1、供應商信息資料的收集。2、對供應商進行初審，初審合格后，先由品控部、生產技術部、采購部等相關部門進行評審并出具意見。對于產品質量、企業(yè)狀況都符合要求的，最后由主管領導簽字同意后，建立合格供應商的檔案并報公司備案。

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采購部制度及工作流程3、對于合格供應商要定期（半年）進行評價，對供貨質量下降的供應商，相關部門應書面通知，要求期限整改，再根據(jù)相關部門的評價結果決定是否繼續(xù)訂貨。對于不及時配合我公司處理問題的供應商，采購部將取消合格名單，并報相關領導審核。1、低值辦公用品、食堂采購的蔬菜、肉類、禽蛋、調料、大米等物資無需報，以便及時調整供應商。2、包材、生產輔料、五金機電設備、大型設備、高價值辦公設備、勞保用；

1

萬元的，需簽訂《采購訂單》；金額大于等于

1

采購員根據(jù)詢價結果擬完《采購訂單》后，交由采購部經可生效并轉入執(zhí)行階段。 采購員根據(jù)詢價結果初步制定《采購合同》后，按照以下流程進行合同的審核：合同管理部審核

→

法務部審核

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采購部經理審核

→

審計部審核→財務部副總經理審核→華東區(qū)負責領導審核。經過上述審核流程后，合同再交由供應商簽字蓋章，最后交我公司財務部蓋章生效并轉入執(zhí)行階段。

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采購部制度及工作流程

，采購員應及時跟蹤并了解《采購訂單/合同》的執(zhí)行情況，以減少意外狀況和不確定因素的發(fā)生，進而保證物資的及時到位。1、包材、生產輔料等產品到貨后，應在第一時間將到貨產品的相關信息錄入

ERP

系統(tǒng)，再由品控部門進行產品檢驗，在品控驗收合格并出具檢驗合格報告單后及時通知倉庫辦理入庫手續(xù)，倉庫憑品控部的檢驗報告單辦理入庫手續(xù)。原2、五金機電設備類物資到貨后，應在第一時間將到貨產品的相關信息錄入ERP

系統(tǒng)并通知請購部門的相關人員對產品進行驗收確認，在產品準確無誤后，通知庫管收貨并辦理產品的入庫手續(xù)。在驗收入庫的過程中出現(xiàn)不合格產品，倉庫有權拒絕入庫，由采購部與供應商聯(lián)系退貨或者調換。3、大型設備到貨后，由供應商與請購部門辦理設備交接手續(xù)。在供需雙方對設備進行調試及試用后確認產品的無質量問題后辦理相關的產品合格驗收證明。4、勞保用品、辦公用品到貨后，由行政部的相關人員進行驗收入庫，并開具入庫單，由采購部和行政部共同簽字確認。在驗收入庫的過程中出現(xiàn)不合格產品，行政部有權拒絕入庫，由采購部與供應商聯(lián)系退貨或者調換。5、食堂物資到貨后，由食堂負責人負責驗收，對到貨物資的數(shù)量、質量進行檢驗并簽字確認。食堂負責人在驗收過程中發(fā)現(xiàn)菜品有質量問題的可拒收，并通知相關采購員與供應商聯(lián)系退貨或者調換。

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采購部制度及工作流程發(fā)現(xiàn)票據(jù)、單據(jù)有問題的應及時排查原因，以杜絕將不完整的票據(jù)資料流轉到下一流程。1、簽訂《采購訂單/合同》的產品報銷：采購員根據(jù)請購單，將核對好的訂單/合同、入庫單（地磅單）

檢驗報告以及對方開具的合法發(fā)票，交給采購部內勤報銷，然后交給財務辦理付款。2、不簽訂《采購訂單/合同》的產品報銷：采購員根據(jù)情況說明、請購單，入庫單，對方開具的合法發(fā)票交由采購部內勤報銷，然后交給財務辦理付款。對于已入庫的產品，生產領用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)產品不合格的，應及時采購員。采購員首先應將質量事故情況向采購部經理匯報，并根據(jù)與供應商簽訂匯報處理結果，并且在供應商考核時，將此供應商做降級處理，情況嚴重的將取消其合格供應商資格。另外，采購員在辦理退貨時，還應及時向財務了解相應的貨物發(fā)票是否已入賬。如發(fā)票尚未入賬的，則將貨物發(fā)票一并退還給供應商；如果發(fā)票已經驗票通過，則由財務部相關人員到當?shù)囟悇諜C關開具相關證明，由采

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采購部制度及工作流程、包材采購流程：

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采購部制度及工作流程AA

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采購部制度及工作流程、生產輔料采購流程：

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采購部制度及工作流程AA

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采購部制度及工作流程

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采購部制度及工作流程

、大額固定資產及設備采購流程：

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采購部制度及工作流程

A BA B

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采購部制度及工作流程、辦公用品/設備采購流程：

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采購部制度及工作流程

、勞保用品采購流程：

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采購部制度及工作流程

、食堂菜品采購流程：

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采