富通地產-商務公文寫作培訓課件

商務公文寫作培訓主講人：梁蘭凌2008年7月24日12/17/20221商務公文寫作培訓主講人：梁蘭凌2008年7月24日12/171商務公文寫作一開篇－－商務公文寫作的概念商務公文寫作一開篇－－2商務文書分類指揮性文書——指示規(guī)范性文書——章程報請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡性文書——信函記錄性文書——會議記錄報導性文書——新聞法律性文書——合同商務文書分類指揮性文書——指示3常用公文常用公文類型說明.doc關于移交東莞香堤水岸公司及東莞鑄創(chuàng)公司公章及相關文件的請示關于售樓處筆記本電腦丟失的報告關于售樓處筆記本電腦被盜事宜的函關于開展2006年中層管理人員考核的通知致市統(tǒng)計局經濟統(tǒng)計聯(lián)絡函常用公文常用公文類型說明.doc關于移交東莞香堤水岸公司及東4商務公文寫作的特點公文寫作貴在精確、簡單而直接。白居易離離原上草，一歲一枯榮。野火燒不盡，春風吹又生。

富新函2008年04號（修改前）.doc富新函2008年04號（修改后）.doc商務公文寫作的特點公文寫作貴在精確、簡單而直接。白居易離離原5用語精確對于項目管理人才的需求每年都在增加。對比這兩種說法：對于項目管理人才的需求以每年20％的速度增長。你的帳款已經過期了。你的帳款已經過期45天了。用語精確對比這兩種說法：對于項目管理人才的需求以每年20％的6用語精確XX集團關于電腦問題的通知找問題：缺少“采購”、“管理”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的意圖。用語精確找問題：缺少“采購”、“管理”等詞語來限制中心詞“問7練習關于申請撥給災區(qū)貸款專項指標的報告.doc指出公文中的錯誤練習關于申請撥給災區(qū)貸款專項指標的報告.doc指出公文中8公文寫作的特點簡明句中無余字，篇內無贅語準確一字入公文，九牛拔不出樸實不拐彎抹角，不可以藻飾莊重用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩公文寫作的特點簡明9商務文書寫作要求意思明確——明白無誤，讓人一目了然文理通順——即流暢表達，又顯示寫作水平觀點正確——有道理，不搞歪理實事求是——真實，不掩飾，不夸張及時迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事簡明生動——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次分明——有先有后，段落清晰，不轉圈標點規(guī)范——正確運用，防一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式商務文書寫作要求10商務公文寫作二寫作步驟－－如何寫出好文章商務公文寫作二寫作步驟－－11行動目標

第一步制定正確的行動目標行動目標12行動目標部門經理讓你通知各部門相關人員參加工程維修專題會議，你確定了時間和地點后發(fā)一個郵件給各部門應到會人員。案例分析：請分析你的行動目標。行動目標部門經理讓你通知各部門相關人員參加工程維修專題13行動目標行動目標－－

的行動“我要通知每個應參加會人員會議的時間和地點。”被動目標－－

的意愿“我要在會議前一個星期讓每個應參加會議人員確認能否參加。”行動目標行動目標－－的行動“我要通知每個應參加會人14正式指數(shù)

第二步決定文章的正式程度正式指數(shù)15正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你們的層級低嗎？3、是好消息嗎？正式指數(shù)1分10分正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你們的層級低嗎16正式指數(shù)形式稱謂語氣正式程度表現(xiàn)在：祝酒詞.doc正式指數(shù)形式正式程度表現(xiàn)在：祝酒詞.doc17正式指數(shù)宣傳冊電子郵件政府公文行文正式的電子郵件附件可粘貼便條手寫便箋帶抬頭信紙廣告?zhèn)鲉沃赋鱿铝心男┟浇槭钦矫浇檎街笖?shù)宣傳冊指出下列哪些媒介是正式媒介18正式指數(shù)

你是總經理秘書，總經理要組織各部門秘書共進午餐溝通感情，請你代表總經理發(fā)郵件給秘書們。案例分析：利用“正式指數(shù)”工具分析下面的信件的正式程度。正式指數(shù)案例分析：19說服矩陣

第三步決定文章的總體風格說服矩陣20說服矩陣

立場一致立場不一致資源不充足資源充足說服矩陣說服矩陣立場一致立場不一致資源不充足資源充足說服矩陣21說服矩陣目標讀者和你是否同一立場？你的讀者認識你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？立場說服矩陣目標讀者和你是否同一立場？資源你要讀者做的事在他們能22說服矩陣

立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限簡單型二象限說服型四象限解決問題型三象限艱難型說服矩陣說服矩陣立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限二象限23說服矩陣

立場不一致立場一致資源不充足資源充足一象限簡單型羅列事實短文即可通知性質二象限說服型多次溝通強調利益所在較長篇幅四象限解決問題型有問有答較長篇幅三象限艱難型不值得花費精力說服矩陣說服矩陣立場不一致立場一致資源不充足資源充足一象限二象限24說服矩陣

場景一：總經理讓你給公司的新年晚會找一個飯店，預算是五千元。你發(fā)現(xiàn)了一個好地方：離公司近飯菜可口，在預算之內。案例分析：利用“說服矩陣”工具分析下面的信件的總體風格。簡單型說服矩陣場景一：總經理讓你給公司的新年晚會找一個飯店，預25說服矩陣場景三：你向老板建議組織員工去聽新年音樂會，不再開新年晚會。費用也在預算之內。說服型

場景二：你找到了一個地方：各方面都合適，只是報價超過預算五百元。解決問題型說服矩陣說服型解決問題型26層次結構

第四步選擇文章的層次結構層次結構27層次結構連貫式并列式分析問題式問答式行動結果式公文的“五”大主要層次：層次結構連貫式公文的“五”大主要層次：28層次結構突出事情的

脈絡；渾然貫通，連成一體；程序安裝說明，事故調查報告，工程報告。（一）

式按照事情發(fā)展經過和時間順序。層次結構突出事情的脈絡；（一）式29層次結構便于讀者

信息；報告、總結、建議書。（二）

式層次之間是并列關系。層次結構便于讀者信息；（二）式30層次結構結果（批復、指示、命令）；提出問題，分析問題（情況簡報）；提出問題，解決問題（公告，通知）；完整結構（指導性通報，決議）。（三）

式提出問題，分析問題，解決問題。層次結構結果（批復、指示、命令）；（三）31層次結構設計問題，突出利益；突出避免不良后果的方法；業(yè)務通訊，操作程序指南。（四）

式用問答來組織全篇。層次結構設計問題，突出利益；（四）式32層次結構突出結果；問題也是機會；推薦信，推銷信。（五）

式直指事情的結果。層次結構突出結果；（五）式33列大綱

第五步列出文章的大綱列大綱34列大綱七分想，三分寫磨刀不誤砍柴工提煉想法，有了骨頭不愁肉建立合理次序列出大綱的目的：列大綱七分想，三分寫列出大綱的目的：35列大綱利用大綱來有序的組織思路列大綱的兩種方法提綱法輻射法列大綱列大綱列大綱的兩種方法提綱法輻射法列大綱36練習寫一份搬遷辦公樓的請示關于搬遷辦公樓的請示.doc練習寫一份搬遷辦公樓的請示關于搬遷辦公樓的請示.doc37撰寫初稿

第六步撰寫初稿撰寫初稿38層次結構一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”寫初稿的注意事項：層次結構一鼓作氣，如“沖刺”寫初稿的注意事項：39商務公文寫作三寫作技巧－－如何使文章生動有效商務公文寫作三寫作技巧－－40情感指數(shù)

技巧一情感指數(shù)情感指數(shù)41情感指數(shù)提到

的次數(shù)提到自己或公司的次數(shù)計算情感指數(shù)減對讀者的關注程度情感指數(shù)提到的次數(shù)提到自己或公司的次數(shù)42情感指數(shù)第二人稱代詞第三人稱專有詞讀者姓名對讀者的暗指增加情感指數(shù)：情感指數(shù)第二人稱代詞增加情感指數(shù)：43讀者為尊

技巧二讀者為尊讀者為尊44讀者為尊非常感謝各位的努力工作，我們公司在05年度超過了預期的目標。比較以下兩種說法：最先提及讀者，而非自己我很高興地宣布，我們公司在05年度超過了預期的目標。讀者為尊比較以下兩種說法：最先提及讀者，而非自己45有效的反饋

技巧三有效的反饋有效的反饋46有效的反饋正面反饋

反饋負面的反饋沒有反饋反饋的定義：——溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者作出回應的行為。有效的反饋反饋的定義：——溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者作出47增加緊迫性

技巧四增加緊迫性增加緊迫性48增加緊迫性增強緊迫感激發(fā)讀者采取行動專業(yè)性商業(yè)化增加緊迫性增強緊迫感49時間敏感性“今天下班前······”“1小時之內······”“今天下午3點是最后的提交時間?！薄懊魈煲娒嬷啊ぁぁぁぁぁぁ薄?005年12月31日之前······”“合同生效之前······”時間敏感性句法時間敏感性時間敏感性句法50時間敏感性避免使用時間代詞，如“昨天”、“今天”，“本月”。重要會議記錄、緊急文電，注明時分。年份一律用公元全稱，不得省略。如“二○○八年”不能省稱“○八年”。公元以外的紀年，應加注公立年份，如“民國十六年（公元1927年）”盡量避免使用農歷日期，如非用不可時，則須使用漢字，如“臘月十五”，不能寫成“臘月15”星期幾用漢字，如“星期五”，不能寫成“星期5”。使用時間應注意的問題時間敏感性避免使用時間代詞，如“昨天”、“今天”，“本月”。51增加可信度

技巧五增加可信度增加可信度52增加可信度我們在努力愛護環(huán)境。我們在回收塑料、玻璃、鋁材和紙張，盡最大努力去愛護環(huán)境。概括性－>實用有效的信息具體化增加可信度概括性－>實用有效的信息具體化53簡潔

技巧六使行文簡潔簡潔54簡潔修改前：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠的地方，或者如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調查員考察一下其他可選的建筑地點。”修改后：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠的地方。如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調查員考察一下其他可選的建筑地點。”變復合句為獨立句：關于公司網絡整體改造的報告.doc簡潔修改前：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離55一事一文.doc一事一文，主旨明確簡潔一事一文.doc一事一文，主旨明確簡潔56簡潔淘汰層層套話多用陳述性，少用描寫性適當運用縮略語（三個代表）簡潔淘汰層層套話57商務公文寫作四注意事項－－如何使文章更加規(guī)范商務公文寫作四注意事項－－58數(shù)字的使用請找出下面的句子中的表達上的錯誤：本月氯化鉀產量為300噸，增加了8％大專文化程度的由過去的54％上升到78％，大本文化程度的由過去的29％上升到53％。數(shù)字的使用請找出下面的句子中的表達上的錯誤：本月氯化鉀產量為59數(shù)字的使用真實、準確；各個分數(shù)之和要與總數(shù)相等；統(tǒng)計口徑一致；計量單位一致；列舉數(shù)字有可比性；“以上”“以下”，按慣例，包括本數(shù)在內使用數(shù)字時應注意的問題：數(shù)字的使用使用數(shù)字時應注意的問題：60數(shù)字的使用“增加”、“上升”、“提高”、“擴大”、“增長”等詞后面附帶“到”、“至”、“為”－－加上增加數(shù)的和數(shù)。“增加”、“上升”、“提高”、“擴大”、“增長”等詞后面附帶“了”或不帶“了”字，則不包括本數(shù)。減少時，如“減少”、“降低”、“縮小”后附帶“到”、“至”、“為”，是用以說明原數(shù)減去減少數(shù)后的差數(shù)。帶或不帶“了”字，則不包括本數(shù)在內。倍數(shù)關系：數(shù)字的使用倍數(shù)關系：61數(shù)字的使用漢字和阿拉伯數(shù)字要統(tǒng)一；公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。使用數(shù)字時應注意的問題：數(shù)字的使用使用數(shù)字時應注意的問題：62層次序數(shù)下面的數(shù)字有什么問題：外貿局：本市的犀角有以下來源：一、首飾公司在外省收購。二、工藝品公司出口舊工藝品。三、文物部門的殘壞犀角制品。鑒于此，為支援中藥生產，經研究特提出如下意見：（一）協(xié)助同以上單位聯(lián)系收購；（二）可否按外匯價格結算。土產進出口公司2001年3月20日層次序數(shù)下面的數(shù)字有什么問題：外貿局：63層次序數(shù)公文的層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。不要越級套用，限制在四層以內。一般不用“第一”，“第二”，“第三”，“首先”，“其次”，“再次”層次序數(shù)公文的層次序數(shù)：64計量單位質量（重量）單位千克、公斤、斤、兩長度單位公里、米、尺、公分功率單位千瓦、馬力功、熱單位焦耳、千卡體積單位毫升、公升、立升電量單位千瓦時、度土地面積單位公頃、平方米、畝、平方丈計量單位判斷題計量單位質量（重量）單位千克、公斤、斤65“等”，“等等”的用法下面的句子有問題嗎:林區(qū)職工、機關、學校、企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源。陳XX等竟然置黨紀國法于不顧，公然收取賄賂。長江、黃河、海河、松花江等等大江河的洪水災害得到初步控制。中小學校要充分利用多種形式經常向中小學生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等?！暗取?，“等等”的用法下面的句子有問題嗎:林區(qū)職工、機關、學66“等”，“等等”的用法表示列舉未盡，且后面再無其他詞語時，既可用“等”，也可用“等等”；而當后面有其他詞語時，只能用“等”。無論“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項。但是，如果“等”字前面為指人的名詞或人稱代詞時，其所列舉的內容可是一項，“等等”沒有這種用法。表示列舉未盡，且系指人的名詞和專有名詞時，一般只能使用“等”?！暗取迸c其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間可以用逗號隔開?！暗取保暗鹊取钡挠梅ū硎玖信e未盡，且后面再無其他詞語時，既67標點符號請說出下面的標點符號錯在哪里:嚴禁中外記者利用采訪，進行挑唆，煽動性宣傳報道?！耙?、二十字”、“二、三十年代”、“七、八十歲”經營項目：餛飩、餃子、面條······等等。通過這件事，我們深刻體會到：依靠群眾，堅持調查研究的重要性。標點符號請說出下面的標點符號錯在哪里:嚴禁中外記者利用采訪，68標點符號問：反問句是用嘆號還是用問號？“仙桃應當無破損，腐爛。”錯在哪里？點號：點斷，停頓?句末點號：句號、問號、嘆號（停頓和語氣）?句內點號：逗號、頓號、分號、冒號（句內停頓）標號：標明語句的性質和作用?九種：引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號、專名號標點符號問：反問句是用嘆號還是用問號？點號：點斷，停頓標號：69標點符號引號：非法規(guī)性的文件，用引號加以強調，而不用書名號?！掇D發(fā)XX省XX廳“關于人文函大招生問題”的通知》特定稱謂：《關于“渤海2號”鉆井船翻沉事故的檢討報告》縮略語，具特殊含義：《關于“農轉非”戶口審批制度改革情況的報告》農業(yè)戶口轉為非農業(yè)戶口：“農轉非”需要著重論述的對象，用引號標示?！坝形铩本褪且袃热荩坝行颉本褪且袟l理。標點符號引號：70標點符號括號：在公文標題中，對文件內容的成熟程度予以說明《XX市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》省略號引文的省略列舉的省略說話斷斷續(xù)續(xù)不要與“等”、“等等”一起用標點符號括號：在公文標題中，對文件內容的成熟程省略號71標點符號標點符號的點放位置?點號可以放在一行的末尾，但不能放在一行的開頭。?標號中的引號，括號和書名號，前半個不能放在一行的末尾，后半個不能置于一行的開頭。?省略號、破折號各占兩個字的位置，不能分作兩半放在上行的末尾和下行的開頭。?引文結尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體而存在的，則句號在先，引號在后；否則相反。標點符號標點符號的點放位置?點號可以放在一行的末尾，但不能放72標點符號找錯題《中共中央關于委托中央黨校創(chuàng)辦“求是”雜志的決定》《XX市人民政府關于進一步保持“清正廉潔”問題的決定》《高等學校學生行為準則》（試行）《國家行政機關公文處理（暫行）辦法》標點符號找錯題73練習通知.doc指出公文中的錯誤練習通知.doc指出公文中的錯誤74商務公文寫作四公文處理商務公文寫作四公文處理75公文處理發(fā)文辦理指以機關名義制發(fā)公文的過程，一般包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、分發(fā)等程序。一、公文處理工作內容二、公文處理工作的基本要求三、公文辦理工作程序四、公文日常管理有關規(guī)定公文處理發(fā)文辦理指以機關名義制發(fā)公文的過程，一76公文處理一、公文處理工作內容公文辦理：收文和發(fā)文管理公文管理：收集、利用和歸檔管理等。二、公文處理工作的要求基本要求公文處理工作應當堅持實事求是、精簡高效、做到及時、準確、安全。公文處理一、公文處理工作內容77公文處理四、公文管理的有關規(guī)定（一）公文要實行統(tǒng)一管理（二）翻印上級公文，需本機關領導同意，并注明相關項目。（三）傳遞秘密公文，要有保密措施。（四）復印件作為正式公文使用，需加蓋機關證明章。（五）機構撤并、人員變化時，公文要做相應的處置。（六）不具備存檔價值的公文，經批準，應定期銷毀。公文處理四、公文管理的有關規(guī)定78公文整理公文整理是公文處理的最后一個環(huán)節(jié)一、公文整理的含義及整理原則（一）是指將辦理完畢的，具有查考利用價值的公文，按照一定原則對其進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。對公文整理的含義可以從以下方面理解：1、必須是辦理完畢的公文才能進行整理2、必須是有查考利用價值的公文才有必要進行整理。3、整理公文時必須遵循公文形成規(guī)律，保持公文內在聯(lián)系。公文整理公文整理是公文處理的最后一個環(huán)節(jié)79公文整理（二）公文整理原則遵循公文形成規(guī)律，保持公文之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。對公文的原則可以從以下方面理解1、遵循公文形成規(guī)律2、保持公文之間的有機聯(lián)系主要體現(xiàn)在公文的來源、內容、時間、形式等。3、區(qū)分不同價值。按照公文的重要程度和使用價值大小進行確定，保存價值大的重點整理和保管，沒有保存價值的剔出銷毀。4、便于保管和利用。公文整理（二）公文整理原則80公文整理二、公文整理工作的組織實施（一）確定歸檔范圍要求綜合檔案室檔案員充分了解本單位和各科室的職能，制定齊全完整的歸檔范圍。（二）確立整理方式即公文整理在哪個部門進行。集中式，把需要歸檔的文件集中到檔案室統(tǒng)一整理，這種方法適用于人員少，機構少，形成文件少，辦公集中的單位。分散式，即需要歸檔的文件由文件形成部門進行整理，這種方法適用于內設機構多，各科分工明確，公文數(shù)量大且兼職檔案員能夠承擔整理工作的部門。集中與分散結合式，這種方式適用于文書檔案形成量較少，業(yè)務性較強的部門。公文整理二、公文整理工作的組織實施81公文整理（三）公文整理注意的問題1、本單位形成的是重點；2、保證齊全完整；3、加強登記；4、國家有關公文整理的規(guī)定。公文整理（三）公文整理注意的問題82商務公文寫作培訓主講人：梁蘭凌2008年7月24日12/17/20221商務公文寫作培訓主講人：梁蘭凌2008年7月24日12/1783商務公文寫作一開篇－－商務公文寫作的概念商務公文寫作一開篇－－84商務文書分類指揮性文書——指示規(guī)范性文書——章程報請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡性文書——信函記錄性文書——會議記錄報導性文書——新聞法律性文書——合同商務文書分類指揮性文書——指示85常用公文常用公文類型說明.doc關于移交東莞香堤水岸公司及東莞鑄創(chuàng)公司公章及相關文件的請示關于售樓處筆記本電腦丟失的報告關于售樓處筆記本電腦被盜事宜的函關于開展2006年中層管理人員考核的通知致市統(tǒng)計局經濟統(tǒng)計聯(lián)絡函常用公文常用公文類型說明.doc關于移交東莞香堤水岸公司及東86商務公文寫作的特點公文寫作貴在精確、簡單而直接。白居易離離原上草，一歲一枯榮。野火燒不盡，春風吹又生。

富新函2008年04號（修改前）.doc富新函2008年04號（修改后）.doc商務公文寫作的特點公文寫作貴在精確、簡單而直接。白居易離離原87用語精確對于項目管理人才的需求每年都在增加。對比這兩種說法：對于項目管理人才的需求以每年20％的速度增長。你的帳款已經過期了。你的帳款已經過期45天了。用語精確對比這兩種說法：對于項目管理人才的需求以每年20％的88用語精確XX集團關于電腦問題的通知找問題：缺少“采購”、“管理”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的意圖。用語精確找問題：缺少“采購”、“管理”等詞語來限制中心詞“問89練習關于申請撥給災區(qū)貸款專項指標的報告.doc指出公文中的錯誤練習關于申請撥給災區(qū)貸款專項指標的報告.doc指出公文中90公文寫作的特點簡明句中無余字，篇內無贅語準確一字入公文，九牛拔不出樸實不拐彎抹角，不可以藻飾莊重用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩公文寫作的特點簡明91商務文書寫作要求意思明確——明白無誤，讓人一目了然文理通順——即流暢表達，又顯示寫作水平觀點正確——有道理，不搞歪理實事求是——真實，不掩飾，不夸張及時迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事簡明生動——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次分明——有先有后，段落清晰，不轉圈標點規(guī)范——正確運用，防一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式商務文書寫作要求92商務公文寫作二寫作步驟－－如何寫出好文章商務公文寫作二寫作步驟－－93行動目標

第一步制定正確的行動目標行動目標94行動目標部門經理讓你通知各部門相關人員參加工程維修專題會議，你確定了時間和地點后發(fā)一個郵件給各部門應到會人員。案例分析：請分析你的行動目標。行動目標部門經理讓你通知各部門相關人員參加工程維修專題95行動目標行動目標－－

的行動“我要通知每個應參加會人員會議的時間和地點。”被動目標－－

的意愿“我要在會議前一個星期讓每個應參加會議人員確認能否參加。”行動目標行動目標－－的行動“我要通知每個應參加會人96正式指數(shù)

第二步決定文章的正式程度正式指數(shù)97正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你們的層級低嗎？3、是好消息嗎？正式指數(shù)1分10分正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你們的層級低嗎98正式指數(shù)形式稱謂語氣正式程度表現(xiàn)在：祝酒詞.doc正式指數(shù)形式正式程度表現(xiàn)在：祝酒詞.doc99正式指數(shù)宣傳冊電子郵件政府公文行文正式的電子郵件附件可粘貼便條手寫便箋帶抬頭信紙廣告?zhèn)鲉沃赋鱿铝心男┟浇槭钦矫浇檎街笖?shù)宣傳冊指出下列哪些媒介是正式媒介100正式指數(shù)

你是總經理秘書，總經理要組織各部門秘書共進午餐溝通感情，請你代表總經理發(fā)郵件給秘書們。案例分析：利用“正式指數(shù)”工具分析下面的信件的正式程度。正式指數(shù)案例分析：101說服矩陣

第三步決定文章的總體風格說服矩陣102說服矩陣

立場一致立場不一致資源不充足資源充足說服矩陣說服矩陣立場一致立場不一致資源不充足資源充足說服矩陣103說服矩陣目標讀者和你是否同一立場？你的讀者認識你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？立場說服矩陣目標讀者和你是否同一立場？資源你要讀者做的事在他們能104說服矩陣

立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限簡單型二象限說服型四象限解決問題型三象限艱難型說服矩陣說服矩陣立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限二象限105說服矩陣

立場不一致立場一致資源不充足資源充足一象限簡單型羅列事實短文即可通知性質二象限說服型多次溝通強調利益所在較長篇幅四象限解決問題型有問有答較長篇幅三象限艱難型不值得花費精力說服矩陣說服矩陣立場不一致立場一致資源不充足資源充足一象限二象限106說服矩陣

場景一：總經理讓你給公司的新年晚會找一個飯店，預算是五千元。你發(fā)現(xiàn)了一個好地方：離公司近飯菜可口，在預算之內。案例分析：利用“說服矩陣”工具分析下面的信件的總體風格。簡單型說服矩陣場景一：總經理讓你給公司的新年晚會找一個飯店，預107說服矩陣場景三：你向老板建議組織員工去聽新年音樂會，不再開新年晚會。費用也在預算之內。說服型

場景二：你找到了一個地方：各方面都合適，只是報價超過預算五百元。解決問題型說服矩陣說服型解決問題型108層次結構

第四步選擇文章的層次結構層次結構109層次結構連貫式并列式分析問題式問答式行動結果式公文的“五”大主要層次：層次結構連貫式公文的“五”大主要層次：110層次結構突出事情的

脈絡；渾然貫通，連成一體；程序安裝說明，事故調查報告，工程報告。（一）

式按照事情發(fā)展經過和時間順序。層次結構突出事情的脈絡；（一）式111層次結構便于讀者

信息；報告、總結、建議書。（二）

式層次之間是并列關系。層次結構便于讀者信息；（二）式112層次結構結果（批復、指示、命令）；提出問題，分析問題（情況簡報）；提出問題，解決問題（公告，通知）；完整結構（指導性通報，決議）。（三）

式提出問題，分析問題，解決問題。層次結構結果（批復、指示、命令）；（三）113層次結構設計問題，突出利益；突出避免不良后果的方法；業(yè)務通訊，操作程序指南。（四）

式用問答來組織全篇。層次結構設計問題，突出利益；（四）式114層次結構突出結果；問題也是機會；推薦信，推銷信。（五）

式直指事情的結果。層次結構突出結果；（五）式115列大綱

第五步列出文章的大綱列大綱116列大綱七分想，三分寫磨刀不誤砍柴工提煉想法，有了骨頭不愁肉建立合理次序列出大綱的目的：列大綱七分想，三分寫列出大綱的目的：117列大綱利用大綱來有序的組織思路列大綱的兩種方法提綱法輻射法列大綱列大綱列大綱的兩種方法提綱法輻射法列大綱118練習寫一份搬遷辦公樓的請示關于搬遷辦公樓的請示.doc練習寫一份搬遷辦公樓的請示關于搬遷辦公樓的請示.doc119撰寫初稿

第六步撰寫初稿撰寫初稿120層次結構一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”寫初稿的注意事項：層次結構一鼓作氣，如“沖刺”寫初稿的注意事項：121商務公文寫作三寫作技巧－－如何使文章生動有效商務公文寫作三寫作技巧－－122情感指數(shù)

技巧一情感指數(shù)情感指數(shù)123情感指數(shù)提到

的次數(shù)提到自己或公司的次數(shù)計算情感指數(shù)減對讀者的關注程度情感指數(shù)提到的次數(shù)提到自己或公司的次數(shù)124情感指數(shù)第二人稱代詞第三人稱專有詞讀者姓名對讀者的暗指增加情感指數(shù)：情感指數(shù)第二人稱代詞增加情感指數(shù)：125讀者為尊

技巧二讀者為尊讀者為尊126讀者為尊非常感謝各位的努力工作，我們公司在05年度超過了預期的目標。比較以下兩種說法：最先提及讀者，而非自己我很高興地宣布，我們公司在05年度超過了預期的目標。讀者為尊比較以下兩種說法：最先提及讀者，而非自己127有效的反饋

技巧三有效的反饋有效的反饋128有效的反饋正面反饋

反饋負面的反饋沒有反饋反饋的定義：——溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者作出回應的行為。有效的反饋反饋的定義：——溝通中，信息接收者向信息發(fā)出者作出129增加緊迫性

技巧四增加緊迫性增加緊迫性130增加緊迫性增強緊迫感激發(fā)讀者采取行動專業(yè)性商業(yè)化增加緊迫性增強緊迫感131時間敏感性“今天下班前······”“1小時之內······”“今天下午3點是最后的提交時間。”“明天見面之前······”“2005年12月31日之前······”“合同生效之前······”時間敏感性句法時間敏感性時間敏感性句法132時間敏感性避免使用時間代詞，如“昨天”、“今天”，“本月”。重要會議記錄、緊急文電，注明時分。年份一律用公元全稱，不得省略。如“二○○八年”不能省稱“○八年”。公元以外的紀年，應加注公立年份，如“民國十六年（公元1927年）”盡量避免使用農歷日期，如非用不可時，則須使用漢字，如“臘月十五”，不能寫成“臘月15”星期幾用漢字，如“星期五”，不能寫成“星期5”。使用時間應注意的問題時間敏感性避免使用時間代詞，如“昨天”、“今天”，“本月”。133增加可信度

技巧五增加可信度增加可信度134增加可信度我們在努力愛護環(huán)境。我們在回收塑料、玻璃、鋁材和紙張，盡最大努力去愛護環(huán)境。概括性－>實用有效的信息具體化增加可信度概括性－>實用有效的信息具體化135簡潔

技巧六使行文簡潔簡潔136簡潔修改前：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠的地方，或者如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調查員考察一下其他可選的建筑地點。”修改后：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離河最遠的地方。如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調查員考察一下其他可選的建筑地點?！弊儚秃暇錇楠毩⒕洌宏P于公司網絡整體改造的報告.doc簡潔修改前：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定在離137一事一文.doc一事一文，主旨明確簡潔一事一文.doc一事一文，主旨明確簡潔138簡潔淘汰層層套話多用陳述性，少用描寫性適當運用縮略語（三個代表）簡潔淘汰層層套話139商務公文寫作四注意事項－－如何使文章更加規(guī)范商務公文寫作四注意事項－－140數(shù)字的使用請找出下面的句子中的表達上的錯誤：本月氯化鉀產量為300噸，增加了8％大專文化程度的由過去的54％上升到78％，大本文化程度的由過去的29％上升到53％。數(shù)字的使用請找出下面的句子中的表達上的錯誤：本月氯化鉀產量為141數(shù)字的使用真實、準確；各個分數(shù)之和要與總數(shù)相等；統(tǒng)計口徑一致；計量單位一致；列舉數(shù)字有可比性；“以上”“以下”，按慣例，包括本數(shù)在內使用數(shù)字時應注意的問題：數(shù)字的使用使用數(shù)字時應注意的問題：142數(shù)字的使用“增加”、“上升”、“提高”、“擴大”、“增長”等詞后面附帶“到”、“至”、“為”－－加上增加數(shù)的和數(shù)?！霸黾印?、“上升”、“提高”、“擴大”、“增長”等詞后面附帶“了”或不帶“了”字，則不包括本數(shù)。減少時，如“減少”、“降低”、“縮小”后附帶“到”、“至”、“為”，是用以說明原數(shù)減去減少數(shù)后的差數(shù)。帶或不帶“了”字，則不包括本數(shù)在內。倍數(shù)關系：數(shù)字的使用倍數(shù)關系：143數(shù)字的使用漢字和阿拉伯數(shù)字要統(tǒng)一；公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。使用數(shù)字時應注意的問題：數(shù)字的使用使用數(shù)字時應注意的問題：144層次序數(shù)下面的數(shù)字有什么問題：外貿局：本市的犀角有以下來源：一、首飾公司在外省收購。二、工藝品公司出口舊工藝品。三、文物部門的殘壞犀角制品。鑒于此，為支援中藥生產，經研究特提出如下意見：（一）協(xié)助同以上單位聯(lián)系收購；（二）可否按外匯價格結算。土產進出口公司2001年3月20日層次序數(shù)下面的數(shù)字有什么問題：外貿局：145層次序數(shù)公文的層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。不要越級套用，限制在四層以內。一般不用“第一”，“第二”，“第三”，“首先”，“其次”，“再次”層次序數(shù)公文的層次序數(shù)：146計量單位質量（重量）單位千克、公斤、斤、兩長度單位公里、米、尺、公分功率單位千瓦、馬力功、熱單位焦耳、千卡體積單位毫升、公升、立升電量單位千瓦時、度土地面積單位公頃、平方米、畝、平方丈計量單位判斷題計量單位質量（重量）單位千克、公斤、斤147“等”，“等等”的用法下面的句子有問題嗎:林區(qū)職工、機關、學校、企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源。陳XX等竟然置黨紀國法于不顧，公然收取賄賂。長江、黃河、海河、松花江等等大江河的洪水災害得到初步控制。中小學校要充分利用多種形式經常向中小學生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等?！暗取保暗鹊取钡挠梅ㄏ旅娴木渥佑袉栴}嗎:林區(qū)職工、機關、學148“等”，“等等”的用法表示列舉未盡，且后面再無其他詞語時，既可用“等”，也可用“等等”；而當后面有其他詞語時，只能用“等”。無論“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項。但是，如果“等”字前面為指人的名詞或人稱代詞時，其所列舉的內容可是一項，“等等”沒有這種用法。表示列舉未盡，且系指人的名詞和專有名詞時，一般只能使用“等”。“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間可以用逗號隔開?！暗取?，“等等”的用法表示列舉未盡，且后面再無其他詞語時，既149標點符號請說出下面的標點符號錯在哪里:嚴禁中外記者利用采訪，進行挑唆，煽動性宣傳報道?！耙?、二十字”、“二、三十年代”、“七、八十歲”經營項目：餛飩、餃子、面條······等等。通過這件事，我們深刻體會到：依靠群眾，堅持調查研究的重要性。標點符號請說出下面的標點符號錯在哪里:嚴禁中外記者利用采訪，150標點符號問：反問句是用嘆號還是用問號？“仙桃應當無破損，腐爛?！卞e在哪里？點號：點斷，停頓?句末點號：句號、問號、嘆號（停頓和語氣）?句內點號：逗號、頓號、分號、冒號（句內停頓）標號：標明語句的性質和作用?九種：引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號、專名號標點符號問：反問句是用嘆號還是用問號？點號：點斷，停頓標號：151標點符號引號：非法規(guī)性的文件，用引號加以強調，而不用書名號?！掇D發(fā)XX省XX廳“關于人文函大招生問題”的通知》特定稱謂：《關于“渤海2號”鉆井船翻沉事故的檢討報告》縮略語，具特殊含義：《關于“農轉非”戶口審批制度改革情況的報告》農業(yè)戶口轉為非農業(yè)戶口：“農轉非”