采購管理建議書

惠州市惠陽區(qū)嘉駿預(yù)拌混凝土有限公司采購管理改進(jìn)建議書擬訂:陳俊0NI7P采購管理建議凝練智慧創(chuàng)新應(yīng)用前言2003年下半年以來，農(nóng)產(chǎn)品及關(guān)鍵生產(chǎn)資料產(chǎn)品的價(jià)格不斷上漲，建筑原材料價(jià)格同樣呈急劇攀升態(tài)勢，地產(chǎn)、建筑相關(guān)企業(yè)遭受錘打之痛。作為商品混凝土生產(chǎn)商，嘉駿公司同樣無法回避不斷上漲的原材料價(jià)格使公司運(yùn)作成本徒然增加的客觀事實(shí)。在這種情況下，怎樣應(yīng)對原材料漲價(jià)？如何消除由漲價(jià)帶來的負(fù)面影響？已成為公司決策層亟待解決的新課題和當(dāng)務(wù)之急。企業(yè)贏利能力的提升，從本質(zhì)來可分為兩個(gè)方面：“開源”與“節(jié)流”。開源意味著創(chuàng)新，開發(fā)新的產(chǎn)品、使用新的工藝、開辟新的市場；節(jié)流意味著挖潛，有效的細(xì)化與控制企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作成本。根據(jù)我們對預(yù)拌混凝土行業(yè)過往的管理咨詢經(jīng)驗(yàn)，采購成本一般占產(chǎn)品成本的50%-70%，隨著供應(yīng)鏈的發(fā)展和外包的深入，這一比重還將上升。同時(shí)，大量的統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明，采購環(huán)節(jié)成本降低1%，企業(yè)利潤將增加5%-7.5%，采購環(huán)節(jié)管理成效的好壞，已成為企業(yè)減低成本，提高運(yùn)營效益的關(guān)鍵因素。面臨“原材料成本上升、市場競爭加劇、利潤空間有限”的客觀現(xiàn)實(shí)，公司決策層尤其需要重視采購管理環(huán)節(jié)。前期咨詢以及與嘉駿公司各級管理人員的日常溝通中可以看出：公司目前的采購活動(dòng)多停留在事務(wù)處理層面，主要集中在采購訂單的執(zhí)行、跟催與監(jiān)督、價(jià)格談判等方面，降低采購成本的手段主要是通過談判與競價(jià)使供應(yīng)商降低價(jià)格來實(shí)現(xiàn)。本建議書的編制，其最終目的希望幫助公司不斷完善采購流程，逐步建立具有策略性、預(yù)見性和整體性的采購管理政策，真正實(shí)現(xiàn)成本控制與企業(yè)競爭優(yōu)勢的構(gòu)建。改進(jìn)建議經(jīng)過客觀的分析與思考，結(jié)合嘉駿公司管理架構(gòu)的實(shí)際情況，針對公司采購管理面臨的實(shí)際問題，顧問將從近期和中長期兩個(gè)方面提出改進(jìn)建議。在近期內(nèi)，公司亟待解決的問題應(yīng)包括：采購管理建議■現(xiàn)有采購流程的完善■主要原材料代用選擇有效控制產(chǎn)品質(zhì)量損失成本問題的意識與溝通中長期的采購管理改進(jìn)，建立并完善的采購管理政策，其主要內(nèi)容包括：策略采購的運(yùn)用產(chǎn)品消耗定額的制訂長期伙伴關(guān)系的建立成本管理體系的建立具體措施現(xiàn)有采購流程的完善顧問認(rèn)為：目前，公司現(xiàn)行采購流程中的問題主要集中反映在兩個(gè)方面，因生產(chǎn)計(jì)劃的波動(dòng)程度較大，影響庫存需求的準(zhǔn)確預(yù)測，容易造成物料短缺；用戶混凝土用量預(yù)測結(jié)果與庫存動(dòng)態(tài)分析未有效銜接，物料采購的提前時(shí)間不夠，造成公司采購活動(dòng)時(shí)常處于“救火”狀態(tài)。針對上述問題，顧問建議公司決策層有必要針對采購流程進(jìn)行明確規(guī)劃，嚴(yán)格合同管理，強(qiáng)化合同對于生產(chǎn)組織的指引作用。同時(shí)，逐步建立生產(chǎn)預(yù)期管理機(jī)制，確保采購活動(dòng)的提前時(shí)間，滿足實(shí)際生產(chǎn)對物料準(zhǔn)備的要求。■采購管理建議為全面清晰界定公司采購管理流程，顧問建議公司決策層需要特別關(guān)注以上流程圖中虛線部分指引的管理活動(dòng)，即物料需求的適度預(yù)測，最大程度體現(xiàn)采購活動(dòng)的計(jì)劃性。2） 主要原材料代用選擇顧問建議：公司借鑒采用價(jià)值工程（VE）的原理，從產(chǎn)品設(shè)計(jì)源頭，即配合比設(shè)計(jì)階段就積極尋找主要原材料的可替代品或選擇材料的不同來源、不同供應(yīng)商。同時(shí)，在主要原材料替代過程中絕不能影響產(chǎn)品的功能質(zhì)量和用戶滿意程度。能否成功實(shí)現(xiàn)主要原材料的替代，能否拓寬主要原材料的供應(yīng)商選擇，其關(guān)鍵需要妥善解決以下問題：■建立明確的供應(yīng)商信息米集、分析流程；■明確替代材料的前期驗(yàn)證要求；■逐步建立預(yù)備供應(yīng)商管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)主要原材料供應(yīng)商的多種選擇，首先需要拓寬供應(yīng)商信息的收集渠道，充分利用網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)信息、客戶溝通信息等方式，多層次多維度采集供應(yīng)商信息，并將上述活動(dòng)轉(zhuǎn)化成為公司內(nèi)部相關(guān)部門的管理要求，改變目前供應(yīng)商信息來源主要依靠公司決策層的現(xiàn)狀?！霾少徆芾斫ㄗh其次，主要原材料的科學(xué)替代，需要明確評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行嚴(yán)格的前期驗(yàn)證。同時(shí)，針對不同的物料供應(yīng)商，在質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)和交付周期四個(gè)方面建立具體的評價(jià)要求，嘗試運(yùn)用“層別法”進(jìn)行完整評價(jià)，并且將原材料的前期驗(yàn)證工作納入公司相關(guān)部門的日常操作。在嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商合格評價(jià)活動(dòng)（ISO9OOO文件要求）的同時(shí)，建立預(yù)備供應(yīng)商選擇、評價(jià)記錄，使之與現(xiàn)有的《合格供應(yīng)商清單》構(gòu)成相輔相成有機(jī)聯(lián)系。3） 有效控制產(chǎn)品質(zhì)量損失采購環(huán)節(jié)的種種努力需要在生產(chǎn)、質(zhì)量管理過程中得以確保。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有的質(zhì)量管理文件要求的同時(shí)，在生產(chǎn)管理活動(dòng)中，必須進(jìn)一步有效控制因質(zhì)量問題引起的成本損失。特別是生產(chǎn)操作環(huán)節(jié)，最大限度杜絕廢品、降級品的產(chǎn)生。顧問建議：借鑒質(zhì)量目標(biāo)的管理模式，明確質(zhì)量成本管理要求，在公司范圍內(nèi)建立量化的、可衡量的質(zhì)量損失控制目標(biāo)，并具體分解到相關(guān)部門，成為評價(jià)部門管理業(yè)績的依據(jù)之一。4） 成本問題的意識與溝通采購管理的改進(jìn)、解決成本問題的最終成效，絕不僅僅是公司決策層高度關(guān)注的，更需要各級管理人員、員工的積極參與。顧問建議：公司決策層有必要利用公司例會(huì)、培訓(xùn)、日常溝通等機(jī)會(huì)，使用必要的媒介（諸如：會(huì)議紀(jì)要、板報(bào)、內(nèi)部刊物）等，不失時(shí)機(jī)地在公司內(nèi)部進(jìn)行成本問題的溝通，促進(jìn)各級管理人員、員工對于公司面臨的原材料漲價(jià)、成本壓力等問題的清晰認(rèn)識，將成本概念真正引入企業(yè)文化、管理定式和操作習(xí)慣。5） 策略采購的運(yùn)用作為采購管理改進(jìn)活動(dòng)的中長期措施之一，策略采購就是針對公司主要原輔材料進(jìn)行有效的需求、外部供應(yīng)市場、競爭對手以及供應(yīng)基礎(chǔ)分析，明確每種原輔材料的短期、中長期的采購目標(biāo)、采購計(jì)劃和采購策略。其中包含的管理技術(shù)有：采用怎樣的采購技術(shù)；■采購管理建議■與供應(yīng)商建立怎樣的關(guān)系；■如何培育具有競爭力的供應(yīng)商群體；日常采購執(zhí)行與合同確立。實(shí)踐證明，策略采購實(shí)施不需要大的投資，關(guān)鍵在于重新審視現(xiàn)有采購管理政策，優(yōu)化采購流程，整合并發(fā)掘供應(yīng)商資源，在采購活動(dòng)、生產(chǎn)管理以及質(zhì)量監(jiān)控之間建立良好的成本配合關(guān)系。6） 產(chǎn)品消耗定額的制訂制訂詳細(xì)、完整的產(chǎn)品消耗定額，明確公司運(yùn)營各個(gè)環(huán)節(jié)的原輔助材料消耗的合理限度，建立材料成本的量化評價(jià)指標(biāo)和目標(biāo)。產(chǎn)品消耗定額的科學(xué)制訂和嚴(yán)格執(zhí)行，主要包括：工藝定額■生產(chǎn)定額供應(yīng)定額產(chǎn)品消耗定額確定是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的過程。定額的制定和執(zhí)行，可參考P-D-C-A循環(huán)的管理思路，建立可執(zhí)行的產(chǎn)品定額同時(shí)，明確監(jiān)控、評價(jià)定額執(zhí)行情況和結(jié)果的手段，配合適當(dāng)?shù)募?lì)方式，關(guān)注產(chǎn)品定額執(zhí)行結(jié)果的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)起實(shí)施過程的管理。7） 長期伙伴關(guān)系的建立著重與供應(yīng)商建立長期的伙伴關(guān)系是采購管理的一個(gè)重要方面。對于采購和供應(yīng)雙方而言，都需要考慮成本和利潤、長期伙伴和短期買賣關(guān)系等問題。良好的供應(yīng)商群體最終帶來低成本、高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)。特別需要說明的是：建立長期的、互利的伙伴關(guān)系，與供應(yīng)行為的日常監(jiān)控并不矛盾。公司在著手完善供應(yīng)商關(guān)系的同時(shí)，需要進(jìn)一步明確供應(yīng)商日常監(jiān)控的管理要求。在現(xiàn)有的ISO9000文件基礎(chǔ)上，細(xì)化供應(yīng)商日常管理流程，其中包括：明確供貨行為的服務(wù)要求（周期、交付）；采購產(chǎn)品的質(zhì)量監(jiān)控方式（驗(yàn)證、質(zhì)量承諾）；■采購管理建議供應(yīng)商質(zhì)量偏差的溝通和處理。成本管理體系的建立現(xiàn)代管理理論認(rèn)為：相對客戶而言，企業(yè)本身只是一個(gè)成本中心。因此，成本管理是每一個(gè)企業(yè)永恒的話題。作為一項(xiàng)長期工作，成本管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，成本問題一定是一個(gè)系統(tǒng)問題。建立成本管理體系，從成本系統(tǒng)上全面和充分地識別、確定和消除提高成本的內(nèi)外部因素，從而有效控制和降低成本。原材料漲價(jià)，就屬提高成本的外部因素