合同會(huì)簽管理制度

某某某公司合同會(huì)簽治理制度1目的理順合同治理程序,明確合同治理責(zé)任,標(biāo)準(zhǔn)合同內(nèi)容,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提升治理水平.依法維護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益.2適用范圍廠(chǎng)所轄各職能部門(mén)代表本廠(chǎng)對(duì)外購(gòu)銷(xiāo)、建設(shè)工程、加工承攬、運(yùn)輸、供熱、財(cái)產(chǎn)租賃、借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、技術(shù)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、勞務(wù)、聯(lián)合經(jīng)營(yíng)及涉及到與對(duì)方產(chǎn)生權(quán)利義務(wù)的經(jīng)濟(jì)往來(lái),都必須簽訂書(shū)面合同或協(xié)議.在對(duì)外簽訂各項(xiàng)合同〔包括物資采購(gòu)、燃料采購(gòu)、大修、基建工程需招投標(biāo)的合同〕時(shí),一律憑法定代表人身份證實(shí)及法定代表授權(quán)委托書(shū)才能簽訂經(jīng)濟(jì)合同,同時(shí)實(shí)行會(huì)簽治理,即由廠(chǎng)長(zhǎng)授權(quán)部門(mén)會(huì)簽審核.3合同會(huì)簽治理規(guī)定合同會(huì)簽治理實(shí)行承辦部門(mén)負(fù)責(zé)制與審查會(huì)簽部門(mén)責(zé)任制相結(jié)合.合同承辦部門(mén)對(duì)合同訂立、履行和執(zhí)行的全過(guò)程全面負(fù)責(zé),合同承辦人為直接責(zé)任人.審查會(huì)簽部門(mén)根據(jù)本部門(mén)責(zé)任及本制度的規(guī)定,對(duì)合同工程中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見(jiàn)而未提出的,應(yīng)當(dāng)承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任.合同承辦部門(mén)和合同歸口治理部門(mén)應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺(tái)帳,實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制.4會(huì)簽程序及要求立項(xiàng)各職能部門(mén)對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí),必須事先到辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕辦理“法人授權(quán)委托書(shū).由承辦部門(mén)填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽單,注明立項(xiàng)依據(jù)及資金來(lái)源.意向接觸確定合作主要條件及運(yùn)作方式,開(kāi)展相關(guān)合作條件或價(jià)格方面的咨詢(xún).資信調(diào)查,確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力,范圍包括：具有經(jīng)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其他證實(shí)文件,且真實(shí)有效.涉及專(zhuān)營(yíng)許可的,具備相應(yīng)的許可證實(shí)文件；涉及資質(zhì)要求的,具備相應(yīng)的資質(zhì)〔等級(jí)〕證書(shū).經(jīng)營(yíng)范圍能夠充分滿(mǎn)足合同工程的需要.具有履約水平,必要時(shí)應(yīng)索取其經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、資金證實(shí)、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件.具有履約信用：過(guò)去三年重合同、守信用,無(wú)嚴(yán)重違約事實(shí)；在簽署本合同時(shí),未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件.在簽署本合同時(shí),不存在任何司法機(jī)關(guān)、沖裁機(jī)構(gòu)或行政機(jī)關(guān)作出的任何對(duì)履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序.其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng).對(duì)不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人,如果必須與其簽訂合同時(shí),應(yīng)由其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保.合同文本凡國(guó)家、行業(yè)或分公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本,應(yīng)結(jié)合實(shí)際適用或借鑒.合同必備條款根據(jù)?合同法?第十二條的規(guī)定和實(shí)際情況確定.合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止.合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定,但我方至少保證承辦部門(mén)存檔、財(cái)務(wù)付款手續(xù)留存、歸口治理部門(mén)備案各一份.談判根據(jù)工程的實(shí)際情況,需要組織進(jìn)行談判的,應(yīng)由承辦部門(mén)組織成立談判小組同對(duì)方進(jìn)行談判,一般應(yīng)有財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)、監(jiān)察及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門(mén)人員參加,承辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍.承辦部門(mén)統(tǒng)一部署談判工作,包括召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì)議,明確談判事項(xiàng),確定談判原那么、策略、重點(diǎn)及主談人員.承辦部門(mén)對(duì)談判中遇到的重大問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示.談判結(jié)束后,承辦人制作談判會(huì)議紀(jì)要,并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn).會(huì)議紀(jì)要應(yīng)記載會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員；談判內(nèi)容；談判情況,包括進(jìn)展情況；取得的結(jié)論；雙方存在的主要分歧；保存意見(jiàn),法律意見(jiàn)和建議；需要請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng)等.審查會(huì)簽對(duì)符合本制度規(guī)定的程序和要求,所附資料齊全的合同,由辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕初審,統(tǒng)一編號(hào)；對(duì)未按本制度規(guī)定履行相應(yīng)程序、所付資料不全的合同,由辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕提出補(bǔ)正意見(jiàn),由承辦部門(mén)整改.辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕初審后,牽頭組織財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)與工程部、及合同承辦部門(mén)人員會(huì)簽,由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送財(cái)務(wù)總監(jiān)〔伍萬(wàn)元以上〕審批,主管副廠(chǎng)長(zhǎng)審批,報(bào)廠(chǎng)長(zhǎng)審批.法定代表人簽署后,送辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕統(tǒng)一加蓋“某某某公司合同專(zhuān)用章〞,無(wú)此印章合同無(wú)效,財(cái)務(wù)及有關(guān)部門(mén)不得受理.辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕負(fù)責(zé)將合同文稿、合同正本及會(huì)簽單登記存檔.重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)將合同文稿正本及會(huì)簽單歸檔永久保存.對(duì)外重大合同的簽訂,必須由廠(chǎng)長(zhǎng)召開(kāi)有關(guān)部門(mén)參加的會(huì)簽會(huì)議,定前方可簽約.并向市公證部門(mén)辦理經(jīng)濟(jì)合同公證手續(xù).對(duì)外簽訂的各項(xiàng)合同,必須遵守國(guó)家法律、法規(guī)、政策,符合上級(jí)主管部門(mén)及廠(chǎng)各項(xiàng)方案的要求,防止簽約的非法性、盲目性和隨意性.履行程序合同經(jīng)簽字、蓋章,且約定的生效條件成就時(shí)方可全面實(shí)際履行.合同生效之前,不得實(shí)際履行.承辦人按合同約定,承當(dāng)通知義務(wù),組織合同的履行,辦理相關(guān)事項(xiàng),并及時(shí)填寫(xiě)?合同履行情況統(tǒng)計(jì)表?,按年度報(bào)歸口治理部門(mén)備案.如有付款事項(xiàng),承辦人應(yīng)向財(cái)務(wù)部門(mén)提供合同原件.承辦部門(mén)實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì),掌握實(shí)際履行情況.對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題,及時(shí)獲取證據(jù)和協(xié)調(diào)處理,并向歸口治理等相關(guān)部門(mén)報(bào)告.重大事項(xiàng),必須及時(shí)向合同簽署人報(bào)告.變更或解除程序合同需要變更或解除時(shí),合同承辦部門(mén)應(yīng)同合同歸口治理等部門(mén)溝通情況后,以書(shū)面形式通知他方,說(shuō)明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限.變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成,需按本方法4.4的相關(guān)規(guī)定辦理.合同承辦部門(mén)收到合同他方要求變更、解除合同的文書(shū)、電報(bào)、電話(huà)、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文,應(yīng)及時(shí)與歸口治理等部門(mén)溝通情況、請(qǐng)示合同簽署人后,應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書(shū)面答復(fù)對(duì)方.如果必須變更或解除,應(yīng)與他方達(dá)成變更或解除合同的書(shū)面協(xié)議草案,確定索賠條件,并按本方法4.4的相關(guān)規(guī)定辦理.對(duì)不可抗力或國(guó)家宏觀(guān)政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的,應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知對(duì)方或者及時(shí)取得對(duì)方4.6.2中情況的證實(shí)材料,主動(dòng)與合同有關(guān)各方協(xié)商處理.有擔(dān)保條款的合同變更,應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專(zhuān)用章.需經(jīng)有關(guān)行政部門(mén)批準(zhǔn)的合同,變更或解除合同應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn).經(jīng)公證、鑒證的合同,所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案.涉外合同的變更或解除,法律有特殊規(guī)定的應(yīng)按規(guī)定辦理.糾紛處理程序合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的,承辦部門(mén)必須在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù).出現(xiàn)糾紛,承辦部門(mén)應(yīng)立即向合同簽署人和歸口治理部門(mén)報(bào)告,并收集整理處理合同爭(zhēng)議的文件和證據(jù)資料.合同糾紛協(xié)商、調(diào)解,應(yīng)由合同承辦部門(mén)與歸口治理部門(mén)共同進(jìn)行.協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時(shí),應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書(shū)面協(xié)議.協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí),應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期間內(nèi),可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛,承辦部門(mén)應(yīng)與歸口治理部門(mén)協(xié)商確定代理人、應(yīng)對(duì)方案等,并向法定代表人請(qǐng)示.檔案治理與使用程序歸口治理部門(mén)依據(jù)合同審核情況,建立適時(shí)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬.合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,由承辦人整理、保管合同檔案,并按某某某公司有關(guān)檔案治理的規(guī)定及時(shí)歸檔.具體范圍包括：合同正式文本及附件.合同會(huì)簽單.與合同簽署有關(guān)的根底、背景資料.合同他方當(dāng)事人資信證實(shí)材料.雙方或有的法定代表人身份證實(shí)、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證實(shí).合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等.或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等.或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)等.其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料.檔案的使用,按某某某公司檔案及商業(yè)秘密治理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.5簽訂合同必須具備以下根本條款標(biāo)的〔指雙方當(dāng)事人權(quán)利J和義務(wù)所指對(duì)象,即工程工程、貨物、勞務(wù)等〕數(shù)量與質(zhì)量〔數(shù)量要準(zhǔn)確、質(zhì)量要具體〕.價(jià)款、酬金及結(jié)算方法.履行的期限、地點(diǎn)、交接方式.違約責(zé)任.解決爭(zhēng)議的方法〔訴訟或仲裁〕.除以上根本條款外,承辦單位還要根據(jù)實(shí)際情況,經(jīng)雙方協(xié)商一致訂立其它條款.每一條款內(nèi)容要具體,責(zé)任要清楚,用語(yǔ)要確切,使合同完備無(wú)異.簽訂合同時(shí),承辦人要認(rèn)真了解對(duì)方單位情況.要求雙方當(dāng)事人提供?營(yíng)業(yè)執(zhí)照?或?營(yíng)業(yè)執(zhí)照?復(fù)印件,必要時(shí)去工商行政部門(mén)查檔.嚴(yán)禁與不具備法人資格、沒(méi)在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)或不具備生產(chǎn)技術(shù)條件及產(chǎn)品質(zhì)次價(jià)高的法人、其它組織簽訂經(jīng)濟(jì)合同,凡利用合同營(yíng)私舞弊、中飽私囊、牟取非法收入者要給予行政處分,對(duì)觸犯刑律者還要依法追究刑事責(zé)任.簽訂合同有規(guī)定的示范合同文本的,使用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本.合同簽訂后,因某種原因需要中止、變更或解除時(shí),承辦單位必須及時(shí)報(bào)告主管副廠(chǎng)長(zhǎng)、會(huì)簽單位,并說(shuō)明原因和理由.未經(jīng)主管副廠(chǎng)長(zhǎng)同意,承辦單位不得自行決定中止、變更或解除合同.合同履行完畢后,承辦單位要及時(shí)通知辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕,以檢查合同履行情況.凡對(duì)外簽訂各項(xiàng)合同,都必須依照國(guó)家稅法交納相應(yīng)的稅費(fèi)禁止各部門(mén)以本廠(chǎng)法人名義為其它單位代訂合同或以廠(chǎng)法人名義為其它單位作擔(dān)保,否那么出現(xiàn)一切后果自負(fù),并追究各部門(mén)的主管主任及其責(zé)任人員的法律責(zé)任.凡土建、安裝等工程合同必須附有工程概〔預(yù)〕算.物資采購(gòu)合同必須有三個(gè)以上廠(chǎng)家的報(bào)價(jià)單,否那么不予會(huì)簽,財(cái)務(wù)不予支付預(yù)付款和工程進(jìn)度款.6職能與責(zé)任基建工程合同,由相關(guān)部門(mén)按?建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同?與?建筑工程承包合同?草擬合同底稿,申報(bào)會(huì)簽.更改、大修工程合同,由生產(chǎn)技術(shù)與工程部參照?合同法?草擬合同底稿,中報(bào)會(huì)簽.有關(guān)技術(shù)開(kāi)發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢(xún)效勞合同,由生產(chǎn)技術(shù)與工程部或辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕按?技術(shù)開(kāi)發(fā)〔轉(zhuǎn)讓、咨詢(xún)、效勞〕合同?草擬合同底稿,中報(bào)會(huì)簽.有關(guān)勞務(wù)合同,由人事勞動(dòng)部按?經(jīng)濟(jì)合同法?和?勞動(dòng)法?有關(guān)規(guī)定草擬合同底稿,申報(bào)會(huì)簽.購(gòu)銷(xiāo)材料合同,由方案與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部按?經(jīng)濟(jì)合同法?并結(jié)合?合同法?相關(guān)條例規(guī)定草擬合同書(shū),同時(shí)按?某某某公司招投標(biāo)〔競(jìng)標(biāo)〕實(shí)施方法?中報(bào)會(huì)簽.供熱合同由供熱治理部按?城市供用熱力合同?和?赤峰市供熱治理辦法?有關(guān)規(guī)定草擬合同底稿,申報(bào)會(huì)簽.燃料供給合同由燃料治理部按?合同法?和上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定草擬合同底稿,申報(bào)會(huì)簽.特殊主體的合同,需由廠(chǎng)長(zhǎng)特別授權(quán)委托業(yè)務(wù)部門(mén)草擬合同底稿,中報(bào)會(huì)簽.7會(huì)簽部門(mén)及其責(zé)任會(huì)簽單位由辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)技術(shù)與工程部、相關(guān)部門(mén)及廠(chǎng)長(zhǎng)依據(jù)合同內(nèi)所涉及有關(guān)業(yè)務(wù)特別授權(quán)會(huì)簽單位負(fù)責(zé)人組成,辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕為牽頭單位.會(huì)簽部門(mén)責(zé)任歸口治理部門(mén)責(zé)任歸口治理部門(mén)是對(duì)合同的主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查及備案治理的部門(mén).某某某公司辦公室是合同治理的歸口治理部門(mén).建立健全本廠(chǎng)合同治理制度,監(jiān)督、檢查考核各部門(mén)合同治理情況.負(fù)責(zé)審核合同的主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性.貫徹執(zhí)行合同治理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,為合同承辦部門(mén)提供法律效勞.負(fù)責(zé)對(duì)審查會(huì)簽合格的合同加蓋合同專(zhuān)用章.負(fù)責(zé)合同備案文本的治理,執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計(jì)制度.參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理.辦理合同公證、鑒證事宜,治理合同專(zhuān)用章.其他相關(guān)治理工作.合同承辦部門(mén)責(zé)任負(fù)責(zé)合同立項(xiàng),指定合同承辦人,進(jìn)行可行性論證,意向接觸,資信調(diào)查.組織合同的談判.起草合同文本,并負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn).組織合同的簽訂,辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書(shū).負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理.收集本方法的執(zhí)行情況信息,提出修改意見(jiàn).建立合同臺(tái)帳,實(shí)行履約跟蹤統(tǒng)計(jì)報(bào)告責(zé)任制.合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,由承辦人整理合同檔案,按年度報(bào)辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕備案,辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕按廠(chǎng)內(nèi)有關(guān)檔案治理的規(guī)定及時(shí)歸檔.合同審查會(huì)簽部門(mén)責(zé)任生產(chǎn)技術(shù)與工程部主要對(duì)設(shè)備的狀況、工程的質(zhì)量及資金來(lái)源等方面嚴(yán)格把關(guān).財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)款、支付方式的合理性、可行性,資金預(yù)算及來(lái)源的可靠性,財(cái)務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查,對(duì)合同的訂立、變更或解除的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評(píng)估.監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金來(lái)源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動(dòng)用審批手續(xù)的合法性以及合同價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進(jìn)行審查；負(fù)責(zé)對(duì)合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)合同治理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督、檢查、調(diào)查,提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定,并可根據(jù)需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)效能監(jiān)察.相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按本部門(mén)責(zé)任,負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉及本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、平安性,是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問(wèn)題進(jìn)行審查.合同承辦人責(zé)任承辦人應(yīng)對(duì)合同自商約時(shí)起至履行完畢止的全過(guò)程負(fù)責(zé),對(duì)期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問(wèn)題,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本制度的規(guī)定,須及時(shí)與本部門(mén)負(fù)責(zé)人、歸口治理部門(mén)進(jìn)行協(xié)商,并以承辦人為主進(jìn)行處理.8評(píng)估與考核合同由廠(chǎng)辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕歸口治理,辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕要組織對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行定期考核與評(píng)估.在合同的訂立、履行中,對(duì)有以下行為之一,且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的,由辦公室〔監(jiān)察審計(jì)室〕根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查處,并會(huì)同人事勞動(dòng)部追究責(zé)任單位〔部門(mén)〕負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任.涉嫌犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)處理：不按本制度規(guī)定簽訂、履行合同的.簽訂有重大缺陷或無(wú)效合同的.會(huì)簽人員延誤會(huì)簽時(shí)間或未審出合同