如何使用Word樣式提高工作效率課件

高級(jí)辦公軟件市場(chǎng)營(yíng)銷系EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs（第５版）打造職場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的巧妙提升高效辦公的秘密武器高級(jí)辦公軟件市場(chǎng)營(yíng)銷系（第５版）打造職場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)22022/12/20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院宋慶軍EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs第02講

使用Word樣式提高工作效率徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)32022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率一、學(xué)習(xí)目標(biāo)二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔三、創(chuàng)建個(gè)性化的樣式1.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式3.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)42022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率四、樣式的管理1.重命名和刪除無(wú)用的樣式2.查找和替換樣式3.樣式添加快捷鍵五、樣式應(yīng)用體驗(yàn)六、小結(jié)徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)52022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率使用好Ｗo(hù)rd,以提高工作效率，使工作變得輕松些的途徑有很多，但是，樣式絕對(duì)是重要的途徑之一。為什么要這樣說(shuō)？我們可以回想一下日常運(yùn)用Word工作時(shí)的情形。除了文檔的錄入之外，我們的大部分時(shí)間都花在文檔的修飾上。而樣式則正是專門為提高文檔的修飾效率而提出的?；ㄐr(shí)間學(xué)習(xí)好樣式，可以讓工作效率成倍提高、節(jié)約大量的時(shí)間，因此學(xué)好樣式的使用是非常有意義的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)62022/12/20一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.如何利用樣式快速地格式化文檔?這個(gè)任務(wù)比較具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文檔，而且希望高效率地完成這個(gè)工作。2.如何讓企業(yè)的公文具備統(tǒng)一的格式?在企業(yè)中常常利用Word制作公文，好好地利用樣式，是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的有效途徑之一。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)72022/12/20二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)82022/12/201.理解樣式的概念所謂樣式，就是將修飾某一類段落的一組參數(shù)，其中包括如字體類型、字體大小、字體顏色、對(duì)齊方式等，命名為一個(gè)特定的段落格式名稱。通常，我們就把這個(gè)名稱叫做樣式，也可以更概括地說(shuō)：樣式就是指被冠以同一名稱的一組命令或格式的集合。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)92022/12/201.理解樣式的概念舉個(gè)例子，比如在某個(gè)報(bào)告文檔中，要設(shè)置所有說(shuō)明性段落的格式為“小四號(hào)、左對(duì)齊、傾斜、下劃線”等，那么我們就可以利用樣式把這組參數(shù)組合，賦予它一個(gè)形象的名稱——“說(shuō)明樣式”。于是，在修飾報(bào)告中其他的說(shuō)明性段落時(shí)，就可以直接利用“說(shuō)明樣式”就可以了。下面我們將在“思科樂(lè)器銷售概要(原始文件)”案例文檔中，逐步學(xué)習(xí)操練關(guān)于樣式使用的各種基本技能，掌握了這些技能后，我們就可以輕松高效地完成前面提出的應(yīng)用任務(wù)了。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)102022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔本小節(jié)的學(xué)習(xí)目標(biāo)是學(xué)會(huì)打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，并且使用已有樣式格式化文檔。1.啟動(dòng)Word2003，打開(kāi)“基本應(yīng)用能力培訓(xùn)(原始文件)”，即案例文件一。2.我們可以通過(guò)兩種方法打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格：一是單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕(圖1)；二是如果“新建文檔”任務(wù)窗格已經(jīng)打開(kāi)，則單擊其頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式和格式”命令(圖2)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)112022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔圖1徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)122022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)132022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔3.“樣式和格式”任務(wù)窗格打開(kāi)之后，我們可以看到它的列表中列出了現(xiàn)有的幾種樣式，如“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。下面我們將練習(xí)使用這些現(xiàn)成的樣式。4.在案例文件中，大家可以看到相應(yīng)標(biāo)題后面的括號(hào)中標(biāo)明了該標(biāo)題的等級(jí)。現(xiàn)在把插入點(diǎn)定位于“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”，這時(shí)可以看到插入點(diǎn)所在的段落被應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式(圖3)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)142022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)152022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔5.接下來(lái)用同樣的方法為案例文檔其它的標(biāo)題指定相應(yīng)的標(biāo)題樣式，全部完成后請(qǐng)保存一下文件。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)162022/12/20三、創(chuàng)建個(gè)性化的樣式通過(guò)上面的操作，我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了使用現(xiàn)成的樣式來(lái)修飾文檔?？赡苣阋呀?jīng)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)成的樣式并不一定總是符合自己的要求，下面就來(lái)看看通過(guò)修改或創(chuàng)建樣式，使之符合個(gè)性需求的幾種常用方法。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)172022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式假設(shè)我們想把使用“標(biāo)題1”樣式段落的格式改為“黑體、三號(hào)、藍(lán)色”，以滿足自己文檔的獨(dú)特要求。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)更改，可以用兩種辦法，下面分別說(shuō)明。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)182022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法一：1.將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖4)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)192022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖4徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)202022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.接著彈出“修改樣式”對(duì)話框，通過(guò)該對(duì)話框，我們把字型改為“黑體”，字號(hào)改為“三號(hào)”，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，并通過(guò)打開(kāi)的“字體”對(duì)話框設(shè)置字體顏色為“藍(lán)色”(圖5)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)212022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)222022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式3.設(shè)置好之后單擊兩次“確定”按鈕，返回Word主界面，我們可以看到所有使用“標(biāo)題1”樣式的段落外觀，都根據(jù)上面的設(shè)置進(jìn)行了更改?，F(xiàn)在是不是已初步體會(huì)到了樣式的高效性？方法一是比較方便的方法，它是通過(guò)“樣式和格式”任務(wù)窗格，對(duì)相應(yīng)的樣式利用其“修改”命令和相應(yīng)的對(duì)話框進(jìn)行更改設(shè)置。那么，可不可以不進(jìn)入對(duì)話框而直接進(jìn)行更改呢？答案是肯定的，請(qǐng)看下面的方法二。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)232022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法二：1.為了方便我們對(duì)方法二的操作進(jìn)行測(cè)試，先執(zhí)行“編輯→撤銷”命令，讓使用“標(biāo)題1”樣式的段落仍保持默認(rèn)狀態(tài)。2.接著我們隨意選中一個(gè)使用“標(biāo)題1”樣式的段落，比如“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”，然后用常規(guī)的方法通過(guò)格式工具欄或菜單“格式→字體”命令，將該段落格式設(shè)置為“黑體、三號(hào)、藍(lán)色”。3.這時(shí)可以看到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式的下方顯示出更新后的樣式名(圖6)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)242022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖6徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)252022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式4.同時(shí)你可以拖動(dòng)一下滾動(dòng)條，看看文檔中其他使用“標(biāo)題1”的段落外觀仍保持原狀，用什么方法讓它們也使用更新后的樣式呢？5.先選中修改好的“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“更新以匹配選擇”命令(圖7)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)262022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖7徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)272022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式6.執(zhí)行該命令后，所有原來(lái)使用“標(biāo)題1”樣式的段落便都應(yīng)用了新的設(shè)置。新增的樣式名也隨即消失，新增的格式參數(shù)被添加到了“標(biāo)題1”樣式中。7.作為練習(xí)，請(qǐng)?jiān)囍蒙厦娼榻B的兩種方法修改一下“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”，體會(huì)兩種方法的區(qū)別和聯(lián)系。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)282022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式在實(shí)際的行文過(guò)程中，我們的文檔中可能含有很多注釋、提醒、警告等特殊的段落，而這些段落我們常常希望用特殊的格式來(lái)修飾它，以便讓文檔具備更好的可讀性。這時(shí)，我們就可以創(chuàng)建個(gè)性的樣式來(lái)快速修飾這些段落的外觀。用“命名法”創(chuàng)建樣式的思路是，先把一個(gè)段落格式化好，然后以修飾它的相關(guān)參數(shù)為基準(zhǔn)命名為一個(gè)形象的樣式名，比如“注釋樣式”、“說(shuō)明樣式”，以后修飾和它同樣的段落時(shí)，直接利用這個(gè)新建的樣式就可以了。

徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)292022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式下面我們?cè)诎咐募袨檎f(shuō)明性段落建立樣式，并命名為“說(shuō)明樣式”。1.在案例文件中，先選中位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”部分的“說(shuō)明：此處省略了一個(gè)圖表?！倍温?，先對(duì)它進(jìn)行修飾。2.用常規(guī)的方法把它修飾為“宋體、傾斜、下劃線”。3.修飾完成后，把鼠標(biāo)指針移到“格式”工具欄左側(cè)“樣式框內(nèi)”，當(dāng)顯示反白時(shí)輸入樣式名稱“說(shuō)明樣式”(圖11)，然后按下回車，就完成了該樣式的創(chuàng)建。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)302022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式圖11徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)312022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式4.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中可以看到新增了“說(shuō)明樣式”樣式名。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)322022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)332022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式5.下面我們用這個(gè)新建的樣式來(lái)修飾另一個(gè)說(shuō)明段落，它位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”下方。將插入點(diǎn)定位于該段落，然后用鼠標(biāo)單擊一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“說(shuō)明樣式”即可完成修飾。如果一篇文檔中有很多說(shuō)明段落要修飾，用這樣的方法，是不是比較高效了呢？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)342022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式我們?cè)賮?lái)講一種創(chuàng)建樣式的方法，之所以介紹它，是因?yàn)樗信c前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相當(dāng)方便，但是它也存在著不足。就是用這些方法創(chuàng)建的樣式在默認(rèn)情況下只能應(yīng)用于當(dāng)前文檔，而利用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建的新樣式，可以指定到模板中。這樣，以后凡是使用該模板創(chuàng)建的文檔均可使用這個(gè)樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)352022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式下面的操作，我們將從頭創(chuàng)建一個(gè)“報(bào)告標(biāo)題”樣式，并用來(lái)修飾文章的標(biāo)題。1.在案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式…”按鈕，打開(kāi)“新建樣式”對(duì)話框。2.現(xiàn)在“名稱”框內(nèi)輸入樣式名“報(bào)告標(biāo)題”，然后設(shè)置字型為“幼圓”，字號(hào)為“小二”。單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”，在打開(kāi)的“段落”對(duì)話框中設(shè)置對(duì)齊方式為“居中”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)362022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖13徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)372022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式3.單擊“確定”返回“新建樣式”對(duì)話框，然后勾選“添加到模板”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕后(圖14)，可以看到任務(wù)窗格中增加了“報(bào)告標(biāo)題”的樣式名，而且該樣式還被添加至模板。添加至模板的好處是，以后用建立在該模板上的新文檔都包括此樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)382022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖14徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)392022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.測(cè)試：上面操作完成后先保存一下，然后關(guān)閉。再新建一個(gè)空白文檔，用前面介紹的方法打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到剛才定義的“報(bào)告標(biāo)題”樣式出現(xiàn)再“樣式和格式”任務(wù)窗格中。5.下面我們使用一下“報(bào)告標(biāo)題”樣式。重新打開(kāi)先前的案例文檔一，將插入點(diǎn)定位于文章標(biāo)題段落“思科樂(lè)器銷售概要(文章標(biāo)題)”，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“報(bào)告標(biāo)題”樣式名，即可看到文章標(biāo)題以樣式定義的外觀顯示(圖15)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)402022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖15徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)412022/12/204.修改“正文”樣式在WORD建立一新文檔時(shí)，默認(rèn)地使用了“正文”樣式，當(dāng)然，如果默認(rèn)的“正文”樣式不符合行文要求，也可以對(duì)它進(jìn)行更改。具體方法和上面介紹的方法一類似，下面的操作中，假設(shè)我們要將“正文”樣式修改為“楷體、三號(hào)、首行縮進(jìn)2字符”。1.還是在上面的案例文檔中，將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“正文”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖8)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6941徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)422022/12/204.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6942徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)432022/12/204.修改“正文”樣式2.打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框，通過(guò)修改對(duì)話框設(shè)置字型為“楷體”，字號(hào)為“三號(hào)”(圖9)。接下來(lái)單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，設(shè)置特殊格式為“首行縮進(jìn)2個(gè)字符”(圖10)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6943徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)442022/12/204.修改“正文”樣式圖９徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6944徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)452022/12/204.修改“正文”樣式圖10徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6945徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)462022/12/204.修改“正文”樣式3.依次單擊“確定”按鈕后，可以看到文檔中使用“正文”樣式的段落根據(jù)設(shè)置進(jìn)行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些標(biāo)準(zhǔn)樣式都是以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的，因而如修改了“正文”樣式，則也會(huì)使以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)樣式作相應(yīng)的改變，這可能是我們所不希望的，所以，一般情況下是不要輕意修改“正文”樣式的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共6946徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)472022/12/20四、樣式的管理所謂應(yīng)該掌握的樣式基本技能，就是指在樣式的管理和提高樣式運(yùn)用效率方面，常常需要執(zhí)行的操作所需的能力，它們包括：重命名和刪除無(wú)用的樣式、查找和替換樣式和為樣式添加快捷鍵。掌握好了這些基本技能，就可以更好地組織管理樣式，以及提高使用樣式的效率。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)482022/12/201.重命名和刪除無(wú)用的樣式重命名樣式在上面的案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要重命名的樣式(比如“報(bào)告標(biāo)題”)右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框。在“樣式名稱”框內(nèi)輸入新的樣式名，如“文章標(biāo)題”，單擊確定即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)492022/12/201.重命名和刪除無(wú)用的樣式刪除無(wú)用的樣式單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要?jiǎng)h除樣式的右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令，顯示“確認(rèn)刪除”的對(duì)話框，單擊“確定”即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)502022/12/202.查找和替換樣式有時(shí)，當(dāng)我們更改模板或者從另一個(gè)文檔復(fù)制文本時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)文檔中的段落樣式出現(xiàn)了問(wèn)題。這時(shí)，我們就可以通過(guò)“查找和替換”命令將一個(gè)樣式替換成另一樣式。下面的操練，我們將把“標(biāo)題2”樣式替換成“標(biāo)題3”，這個(gè)操作只是為了學(xué)習(xí)使用“查找和替換樣式”，它本身并不具有實(shí)際意義(因?yàn)樵诒疚臋n中這個(gè)操作是不必要的)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)512022/12/202.查找和替換樣式為了后面的操作能夠順利進(jìn)行，完成這個(gè)替換后，我們將執(zhí)行“編輯→撤消”命令，取消這個(gè)操作。1.在案例文檔中，選擇“編輯→查找”命令，或者按下Ctrl＋F，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框。單擊“高級(jí)”按鈕，以便查看對(duì)話框的所有選項(xiàng)。2.選擇“替換”選項(xiàng)卡，先將光標(biāo)定位于“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令(圖16)，打開(kāi)“查找樣式”對(duì)話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)522022/12/202.查找和替換樣式圖16徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)532022/12/202.查找和替換樣式3.在“查找樣式”對(duì)話框中選擇要查找的樣式“標(biāo)題2”，并單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對(duì)話框。圖17徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)542022/12/202.查找和替換樣式4.然后把光標(biāo)定位于“替換為”框內(nèi)，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令，打開(kāi)“替換樣式”對(duì)話框，選擇替換為的樣式“標(biāo)題3”單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對(duì)話框。5.可以看到“查找內(nèi)容”框和“替換為”框下方“格式”右邊出現(xiàn)了要查找的樣式“標(biāo)題2”和替換為的樣式“標(biāo)題3”(圖18)。確認(rèn)無(wú)誤之后，就可以單擊“全部替換”按鈕，完成樣式的替換操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)552022/12/202.查找和替換樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)562022/12/202.查找和替換樣式6.可以先瀏覽一下替換后的效果，為了后面的操作能夠正常進(jìn)行，執(zhí)行菜單“編輯→撤消”命令，撤消替換樣式的操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)572022/12/203.樣式添加快捷鍵前面使用樣式的過(guò)程中，我們主要是用鼠標(biāo)操作。如果為樣式添加快捷鍵，我們就可以通過(guò)鍵盤調(diào)用樣式，更快速地修飾文檔，從而可以大大提高工作的效率。這種方法特別適合當(dāng)文檔已經(jīng)輸入完成，剩余的工作就是要修飾文檔的場(chǎng)合。為了能夠體會(huì)這種方法的高效性，請(qǐng)打開(kāi)剛開(kāi)始時(shí)制作的案例文件二，也就是說(shuō)我們要從頭開(kāi)始。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)582022/12/203.樣式添加快捷鍵1.打開(kāi)案例文件二后，先打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，然后單擊“標(biāo)題1”樣式名右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令。2.打開(kāi)“修改”樣式對(duì)話框，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“快捷鍵”命令，顯示“自定義鍵盤”對(duì)話框。3.把光標(biāo)定位于“請(qǐng)按新快捷鍵”框內(nèi)，然后按下鍵盤“F2”鍵，可以看到該框內(nèi)顯示“F2”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)592022/12/203.樣式添加快捷鍵圖19徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)602022/12/203.樣式添加快捷鍵4.接著單擊“指定”按鈕，“當(dāng)前快捷鍵”框內(nèi)顯示指定的快捷鍵“F2”，確認(rèn)正確之后單擊“關(guān)閉”按鈕，返回“修改樣式”對(duì)話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)612022/12/203.樣式添加快捷鍵圖20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)622022/12/203.樣式添加快捷鍵5.通常勾選“添加到模板”復(fù)選框，這樣這個(gè)快捷鍵的設(shè)定，在以后以該模板創(chuàng)建的文檔中都可以使用，單擊“確定”完成快捷鍵的添加。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)632022/12/203.樣式添加快捷鍵圖21徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)642022/12/203.樣式添加快捷鍵6.接下來(lái)用同樣的方法為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”樣式添加快捷鍵，分別為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”添加快捷鍵“F3”和“F4”。7.添加完成后，可以初步體會(huì)一下用快捷鍵操作的威力了。把左手放到快捷鍵上，右手控制方向鍵，當(dāng)插入點(diǎn)位于需要使用“標(biāo)題1”樣式的段落時(shí)，左手則按下鍵盤快捷鍵“F2”即可完成對(duì)該段落的修飾，其它標(biāo)題段落的修飾方法依此類推。8.下面我們就可以用這個(gè)方法把案例文件二的所有段落修飾，體會(huì)一下用快捷鍵操作的便利和快捷。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)652022/12/20五、樣式應(yīng)用體驗(yàn)1.邊寫作邊格式化如果你有邊寫作邊格式化的習(xí)慣，一個(gè)不錯(cuò)的做法是先把文檔需要用到的樣式按前面介紹的方法修改或創(chuàng)建好，并且在寫作過(guò)程中使用“普通視圖”，把“樣式和格式”任務(wù)窗格打開(kāi)，寫好一段就把光標(biāo)定位于該段，然后用鼠標(biāo)指針單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中需要的樣式名即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)662022/12/20五、樣式應(yīng)用體驗(yàn)2.寫作完成后快速格式化也可以在寫作完成之后再專心地格式化，那么前面介紹的使用為樣式添加快捷鍵將是不二之選。當(dāng)然，添加快捷鍵之前，也最好根據(jù)需要把樣式修改或創(chuàng)建好。上面的體會(huì)說(shuō)得比較概括，實(shí)際技能的獲得和提高，還需要你在實(shí)際中多多練習(xí)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)672022/12/20六、小結(jié)在建立WORD新文檔時(shí)，就已默認(rèn)應(yīng)用“正文”樣式了，也就說(shuō)，任何一文檔中必有樣式的應(yīng)用。不必要在撰寫一個(gè)文檔前，專門來(lái)設(shè)計(jì)一套樣式來(lái)，可直接應(yīng)用WORD內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)樣式即可，為滿足自己修改化的需要，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)樣式進(jìn)行修改即可。但“正文”樣式一般不要修改。樣式應(yīng)用的高效率，需要能對(duì)樣式的熟練操作，需要好好練習(xí)才行。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)682022/12/20思考題1.什么是樣式？新樣式的建立有哪幾種方法？簡(jiǎn)述具體的操作方法。2.簡(jiǎn)述樣式管理的內(nèi)容和操作步驟。3.在文檔中使用樣式具有哪些優(yōu)點(diǎn)？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)692022/12/20謝謝！徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69高級(jí)辦公軟件市場(chǎng)營(yíng)銷系EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs（第５版）打造職場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的巧妙提升高效辦公的秘密武器高級(jí)辦公軟件市場(chǎng)營(yíng)銷系（第５版）打造職場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)712022/12/20徐州師范大學(xué)管理學(xué)院宋慶軍EMail:xznu001@163.comBBS:0/bbs第02講

使用Word樣式提高工作效率徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)722022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率一、學(xué)習(xí)目標(biāo)二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔三、創(chuàng)建個(gè)性化的樣式1.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式3.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)732022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率四、樣式的管理1.重命名和刪除無(wú)用的樣式2.查找和替換樣式3.樣式添加快捷鍵五、樣式應(yīng)用體驗(yàn)六、小結(jié)徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)742022/12/20第02講使用Word樣式提高工作效率使用好Ｗo(hù)rd,以提高工作效率，使工作變得輕松些的途徑有很多，但是，樣式絕對(duì)是重要的途徑之一。為什么要這樣說(shuō)？我們可以回想一下日常運(yùn)用Word工作時(shí)的情形。除了文檔的錄入之外，我們的大部分時(shí)間都花在文檔的修飾上。而樣式則正是專門為提高文檔的修飾效率而提出的。花些時(shí)間學(xué)習(xí)好樣式，可以讓工作效率成倍提高、節(jié)約大量的時(shí)間，因此學(xué)好樣式的使用是非常有意義的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)752022/12/20一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.如何利用樣式快速地格式化文檔?這個(gè)任務(wù)比較具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文檔，而且希望高效率地完成這個(gè)工作。2.如何讓企業(yè)的公文具備統(tǒng)一的格式?在企業(yè)中常常利用Word制作公文，好好地利用樣式，是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的有效途徑之一。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)762022/12/20二、樣式的概念與應(yīng)用1.理解樣式的概念2.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)772022/12/201.理解樣式的概念所謂樣式，就是將修飾某一類段落的一組參數(shù)，其中包括如字體類型、字體大小、字體顏色、對(duì)齊方式等，命名為一個(gè)特定的段落格式名稱。通常，我們就把這個(gè)名稱叫做樣式，也可以更概括地說(shuō)：樣式就是指被冠以同一名稱的一組命令或格式的集合。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)782022/12/201.理解樣式的概念舉個(gè)例子，比如在某個(gè)報(bào)告文檔中，要設(shè)置所有說(shuō)明性段落的格式為“小四號(hào)、左對(duì)齊、傾斜、下劃線”等，那么我們就可以利用樣式把這組參數(shù)組合，賦予它一個(gè)形象的名稱——“說(shuō)明樣式”。于是，在修飾報(bào)告中其他的說(shuō)明性段落時(shí)，就可以直接利用“說(shuō)明樣式”就可以了。下面我們將在“思科樂(lè)器銷售概要(原始文件)”案例文檔中，逐步學(xué)習(xí)操練關(guān)于樣式使用的各種基本技能，掌握了這些技能后，我們就可以輕松高效地完成前面提出的應(yīng)用任務(wù)了。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)792022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔本小節(jié)的學(xué)習(xí)目標(biāo)是學(xué)會(huì)打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，并且使用已有樣式格式化文檔。1.啟動(dòng)Word2003，打開(kāi)“基本應(yīng)用能力培訓(xùn)(原始文件)”，即案例文件一。2.我們可以通過(guò)兩種方法打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格：一是單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕(圖1)；二是如果“新建文檔”任務(wù)窗格已經(jīng)打開(kāi)，則單擊其頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式和格式”命令(圖2)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)802022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔圖1徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)812022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)822022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔3.“樣式和格式”任務(wù)窗格打開(kāi)之后，我們可以看到它的列表中列出了現(xiàn)有的幾種樣式，如“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。下面我們將練習(xí)使用這些現(xiàn)成的樣式。4.在案例文件中，大家可以看到相應(yīng)標(biāo)題后面的括號(hào)中標(biāo)明了該標(biāo)題的等級(jí)?，F(xiàn)在把插入點(diǎn)定位于“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”，這時(shí)可以看到插入點(diǎn)所在的段落被應(yīng)用了“標(biāo)題1”樣式(圖3)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)832022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)842022/12/202.使用現(xiàn)有的樣式格式化文檔5.接下來(lái)用同樣的方法為案例文檔其它的標(biāo)題指定相應(yīng)的標(biāo)題樣式，全部完成后請(qǐng)保存一下文件。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)852022/12/20三、創(chuàng)建個(gè)性化的樣式通過(guò)上面的操作，我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了使用現(xiàn)成的樣式來(lái)修飾文檔?？赡苣阋呀?jīng)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)成的樣式并不一定總是符合自己的要求，下面就來(lái)看看通過(guò)修改或創(chuàng)建樣式，使之符合個(gè)性需求的幾種常用方法。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)862022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式假設(shè)我們想把使用“標(biāo)題1”樣式段落的格式改為“黑體、三號(hào)、藍(lán)色”，以滿足自己文檔的獨(dú)特要求。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)更改，可以用兩種辦法，下面分別說(shuō)明。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)872022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法一：1.將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖4)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)882022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖4徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)892022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式2.接著彈出“修改樣式”對(duì)話框，通過(guò)該對(duì)話框，我們把字型改為“黑體”，字號(hào)改為“三號(hào)”，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令，并通過(guò)打開(kāi)的“字體”對(duì)話框設(shè)置字體顏色為“藍(lán)色”(圖5)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)902022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)912022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式3.設(shè)置好之后單擊兩次“確定”按鈕，返回Word主界面，我們可以看到所有使用“標(biāo)題1”樣式的段落外觀，都根據(jù)上面的設(shè)置進(jìn)行了更改?，F(xiàn)在是不是已初步體會(huì)到了樣式的高效性？方法一是比較方便的方法，它是通過(guò)“樣式和格式”任務(wù)窗格，對(duì)相應(yīng)的樣式利用其“修改”命令和相應(yīng)的對(duì)話框進(jìn)行更改設(shè)置。那么，可不可以不進(jìn)入對(duì)話框而直接進(jìn)行更改呢？答案是肯定的，請(qǐng)看下面的方法二。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)922022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式方法二：1.為了方便我們對(duì)方法二的操作進(jìn)行測(cè)試，先執(zhí)行“編輯→撤銷”命令，讓使用“標(biāo)題1”樣式的段落仍保持默認(rèn)狀態(tài)。2.接著我們隨意選中一個(gè)使用“標(biāo)題1”樣式的段落，比如“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”，然后用常規(guī)的方法通過(guò)格式工具欄或菜單“格式→字體”命令，將該段落格式設(shè)置為“黑體、三號(hào)、藍(lán)色”。3.這時(shí)可以看到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”樣式的下方顯示出更新后的樣式名(圖6)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)932022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖6徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)942022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式4.同時(shí)你可以拖動(dòng)一下滾動(dòng)條，看看文檔中其他使用“標(biāo)題1”的段落外觀仍保持原狀，用什么方法讓它們也使用更新后的樣式呢？5.先選中修改好的“執(zhí)行概要(標(biāo)題1)”段落，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中“標(biāo)題1”右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“更新以匹配選擇”命令(圖7)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)952022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式圖7徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)962022/12/201.使用“修改法”定制現(xiàn)有樣式6.執(zhí)行該命令后，所有原來(lái)使用“標(biāo)題1”樣式的段落便都應(yīng)用了新的設(shè)置。新增的樣式名也隨即消失，新增的格式參數(shù)被添加到了“標(biāo)題1”樣式中。7.作為練習(xí)，請(qǐng)?jiān)囍蒙厦娼榻B的兩種方法修改一下“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”，體會(huì)兩種方法的區(qū)別和聯(lián)系。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)972022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式在實(shí)際的行文過(guò)程中，我們的文檔中可能含有很多注釋、提醒、警告等特殊的段落，而這些段落我們常常希望用特殊的格式來(lái)修飾它，以便讓文檔具備更好的可讀性。這時(shí)，我們就可以創(chuàng)建個(gè)性的樣式來(lái)快速修飾這些段落的外觀。用“命名法”創(chuàng)建樣式的思路是，先把一個(gè)段落格式化好，然后以修飾它的相關(guān)參數(shù)為基準(zhǔn)命名為一個(gè)形象的樣式名，比如“注釋樣式”、“說(shuō)明樣式”，以后修飾和它同樣的段落時(shí)，直接利用這個(gè)新建的樣式就可以了。

徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)982022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式下面我們?cè)诎咐募袨檎f(shuō)明性段落建立樣式，并命名為“說(shuō)明樣式”。1.在案例文件中，先選中位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”部分的“說(shuō)明：此處省略了一個(gè)圖表?！倍温?，先對(duì)它進(jìn)行修飾。2.用常規(guī)的方法把它修飾為“宋體、傾斜、下劃線”。3.修飾完成后，把鼠標(biāo)指針移到“格式”工具欄左側(cè)“樣式框內(nèi)”，當(dāng)顯示反白時(shí)輸入樣式名稱“說(shuō)明樣式”(圖11)，然后按下回車，就完成了該樣式的創(chuàng)建。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)992022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式圖11徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1002022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式4.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中可以看到新增了“說(shuō)明樣式”樣式名。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1012022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1022022/12/202.使用“命名法”創(chuàng)建個(gè)性的樣式5.下面我們用這個(gè)新建的樣式來(lái)修飾另一個(gè)說(shuō)明段落，它位于“任務(wù)(標(biāo)題2)”下方。將插入點(diǎn)定位于該段落，然后用鼠標(biāo)單擊一下“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“說(shuō)明樣式”即可完成修飾。如果一篇文檔中有很多說(shuō)明段落要修飾，用這樣的方法，是不是比較高效了呢？徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1032022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式我們?cè)賮?lái)講一種創(chuàng)建樣式的方法，之所以介紹它，是因?yàn)樗信c前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相當(dāng)方便，但是它也存在著不足。就是用這些方法創(chuàng)建的樣式在默認(rèn)情況下只能應(yīng)用于當(dāng)前文檔，而利用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建的新樣式，可以指定到模板中。這樣，以后凡是使用該模板創(chuàng)建的文檔均可使用這個(gè)樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1042022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式下面的操作，我們將從頭創(chuàng)建一個(gè)“報(bào)告標(biāo)題”樣式，并用來(lái)修飾文章的標(biāo)題。1.在案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式…”按鈕，打開(kāi)“新建樣式”對(duì)話框。2.現(xiàn)在“名稱”框內(nèi)輸入樣式名“報(bào)告標(biāo)題”，然后設(shè)置字型為“幼圓”，字號(hào)為“小二”。單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”，在打開(kāi)的“段落”對(duì)話框中設(shè)置對(duì)齊方式為“居中”。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1052022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖13徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1062022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式3.單擊“確定”返回“新建樣式”對(duì)話框，然后勾選“添加到模板”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕后(圖14)，可以看到任務(wù)窗格中增加了“報(bào)告標(biāo)題”的樣式名，而且該樣式還被添加至模板。添加至模板的好處是，以后用建立在該模板上的新文檔都包括此樣式。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1072022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖14徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1082022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式4.測(cè)試：上面操作完成后先保存一下，然后關(guān)閉。再新建一個(gè)空白文檔，用前面介紹的方法打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，可以看到剛才定義的“報(bào)告標(biāo)題”樣式出現(xiàn)再“樣式和格式”任務(wù)窗格中。5.下面我們使用一下“報(bào)告標(biāo)題”樣式。重新打開(kāi)先前的案例文檔一，將插入點(diǎn)定位于文章標(biāo)題段落“思科樂(lè)器銷售概要(文章標(biāo)題)”，然后單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“報(bào)告標(biāo)題”樣式名，即可看到文章標(biāo)題以樣式定義的外觀顯示(圖15)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1092022/12/203.使用“從頭創(chuàng)建法”創(chuàng)建自己的樣式圖15徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1102022/12/204.修改“正文”樣式在WORD建立一新文檔時(shí)，默認(rèn)地使用了“正文”樣式，當(dāng)然，如果默認(rèn)的“正文”樣式不符合行文要求，也可以對(duì)它進(jìn)行更改。具體方法和上面介紹的方法一類似，下面的操作中，假設(shè)我們要將“正文”樣式修改為“楷體、三號(hào)、首行縮進(jìn)2字符”。1.還是在上面的案例文檔中，將鼠標(biāo)指針移到“樣式和格式”任務(wù)窗格中“正文”樣式名處，并單擊其右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“修改”命令(圖8)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69110徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1112022/12/204.修改“正文”樣式徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69111徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1122022/12/204.修改“正文”樣式2.打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框，通過(guò)修改對(duì)話框設(shè)置字型為“楷體”，字號(hào)為“三號(hào)”(圖9)。接下來(lái)單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，設(shè)置特殊格式為“首行縮進(jìn)2個(gè)字符”(圖10)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69112徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1132022/12/204.修改“正文”樣式圖９徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69113徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1142022/12/204.修改“正文”樣式圖10徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69114徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1152022/12/204.修改“正文”樣式3.依次單擊“確定”按鈕后，可以看到文檔中使用“正文”樣式的段落根據(jù)設(shè)置進(jìn)行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些標(biāo)準(zhǔn)樣式都是以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的，因而如修改了“正文”樣式，則也會(huì)使以“正文”為基礎(chǔ)創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)樣式作相應(yīng)的改變，這可能是我們所不希望的，所以，一般情況下是不要輕意修改“正文”樣式的。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69115徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1162022/12/20四、樣式的管理所謂應(yīng)該掌握的樣式基本技能，就是指在樣式的管理和提高樣式運(yùn)用效率方面，常常需要執(zhí)行的操作所需的能力，它們包括：重命名和刪除無(wú)用的樣式、查找和替換樣式和為樣式添加快捷鍵。掌握好了這些基本技能，就可以更好地組織管理樣式，以及提高使用樣式的效率。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1172022/12/201.重命名和刪除無(wú)用的樣式重命名樣式在上面的案例文件中，單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要重命名的樣式(比如“報(bào)告標(biāo)題”)右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框。在“樣式名稱”框內(nèi)輸入新的樣式名，如“文章標(biāo)題”，單擊確定即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1182022/12/201.重命名和刪除無(wú)用的樣式刪除無(wú)用的樣式單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中要?jiǎng)h除樣式的右邊的下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“刪除”命令，顯示“確認(rèn)刪除”的對(duì)話框，單擊“確定”即可。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1192022/12/202.查找和替換樣式有時(shí)，當(dāng)我們更改模板或者從另一個(gè)文檔復(fù)制文本時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)文檔中的段落樣式出現(xiàn)了問(wèn)題。這時(shí)，我們就可以通過(guò)“查找和替換”命令將一個(gè)樣式替換成另一樣式。下面的操練，我們將把“標(biāo)題2”樣式替換成“標(biāo)題3”，這個(gè)操作只是為了學(xué)習(xí)使用“查找和替換樣式”，它本身并不具有實(shí)際意義(因?yàn)樵诒疚臋n中這個(gè)操作是不必要的)。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1202022/12/202.查找和替換樣式為了后面的操作能夠順利進(jìn)行，完成這個(gè)替換后，我們將執(zhí)行“編輯→撤消”命令，取消這個(gè)操作。1.在案例文檔中，選擇“編輯→查找”命令，或者按下Ctrl＋F，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框。單擊“高級(jí)”按鈕，以便查看對(duì)話框的所有選項(xiàng)。2.選擇“替換”選項(xiàng)卡，先將光標(biāo)定位于“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令(圖16)，打開(kāi)“查找樣式”對(duì)話框。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1212022/12/202.查找和替換樣式圖16徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1222022/12/202.查找和替換樣式3.在“查找樣式”對(duì)話框中選擇要查找的樣式“標(biāo)題2”，并單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對(duì)話框。圖17徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69頁(yè)1232022/12/202.查找和替換樣式4.然后把光標(biāo)定位于“替換為”框內(nèi)，單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“樣式”命令，打開(kāi)“替換樣式”對(duì)話框，選擇替換為的樣式“標(biāo)題3”單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對(duì)話框。5.可以看到“查找內(nèi)容”框和“替換為”框下方“格式”右邊出現(xiàn)了要查找的樣式“標(biāo)題2”和替換為的樣式“標(biāo)題3”(圖18)。確認(rèn)無(wú)誤之后，就可以單擊“全部替換”按鈕，完成樣式的替換操作。徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyright?2008共69徐州師范大學(xué)管理學(xué)院Copyri