信息交流控制程序

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XXX伺服電機有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安好管理體系程序文件文件編號XX/QESP05-2022

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00

頁版號

A

章節(jié)名稱信息交流操縱程序共3頁；第1

頁

1目的建立質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系內(nèi)外部信息交流、溝通與協(xié)商的渠道，確保內(nèi)部及與顧客和其他相關(guān)方在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好體系有效性方面信息交流暢通。

2適用范圍公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系范圍內(nèi)過程運行相關(guān)信息傳遞與處理，以及與外部的信息交流。

3職責(zé)3.1綜合信息中心負責(zé)建立公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的交流平臺，建立信息庫，保存和管理相關(guān)的信息。

3.2各中心、分公司按相關(guān)方管理職能建立與其管理各方相關(guān)的信息交流渠道，保持信息交流，收集、處理、傳遞相關(guān)的信息；

3.3其它部門對應(yīng)各自的管理職責(zé)，建立與其管理各方相關(guān)的信息交流渠道，保持信息交流，收集、處理、傳遞相關(guān)的信息，以及緊急信息的傳遞與處理。

4工作程序4.1流程圖

支持者

輸入

活動

輸出

負責(zé)

備注

各項活動

需處理信息

待處理信息

信息處理結(jié)果

信息處理結(jié)果

開頭

需處理信息

待處理信息

信息處理結(jié)果

信息處理結(jié)果

處理效果評價

收集方

相關(guān)職能

相關(guān)職能

收集方

各相關(guān)方

相關(guān)方

收集分析

收集方

傳遞信息

相關(guān)職能

利用處理

N

相關(guān)職能

反應(yīng)溝通

各職能部門

評價N

終止

4.2信息分類及途徑

4.2.1信息可分為內(nèi)部信息和外部信息，信息務(wù)必領(lǐng)會、簡明、切實、穩(wěn)當，重要信息務(wù)必予以記錄。

4.2.2信息交流與溝通的途徑主要有會議、例會、口頭或書面?zhèn)鬟_、文件、報告、作業(yè)指導(dǎo)文件發(fā)放、電子

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媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺、電話、電子郵件、展會、公告、標語、簡報等。

4.3內(nèi)部信息交流與溝通4.3.1內(nèi)部交流與溝通信息主要有：方針、目標、指標、管理方案的完成處境和效果；法律法規(guī)和其他要求及遵守處境；環(huán)境因素及重要環(huán)境因素；危害源及重大風(fēng)險；監(jiān)視和測量結(jié)果；內(nèi)外部審核、管理評審的結(jié)果；職責(zé)與權(quán)限；不符合和潛在不合格的校正和預(yù)防處理；應(yīng)急打定與響應(yīng)處境；培訓(xùn)；員工的建議、怨恨等；工程工程質(zhì)量管理計劃；跨部門之間的信息等。

4.3.2內(nèi)部信息交流、溝通與協(xié)商的實施

4.3.2.1公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系的方針、目標，由管理代表組織公司各部門以培訓(xùn)、文件、內(nèi)部局域網(wǎng)、管理看板、標語、宣傳欄等形式向全體員工傳達。

4.3.2.2各部門負責(zé)按照職責(zé)分工傳遞目標、管理方案、內(nèi)部外部審核、管理評審等管理體系運行中的有關(guān)信息，以及業(yè)績、不符合和潛在不合格、校正和預(yù)防措施信息。

4.3.2.3法律法規(guī)及其他要求的信息交流、溝通、傳遞執(zhí)行《合規(guī)性評價操縱程序》。

4.3.2.4行政財務(wù)中心通過組織識別和評價向相關(guān)部門和人員傳達環(huán)境因素及重要環(huán)境因素、危害源及重大風(fēng)險、校正措施和預(yù)防措施等信息。

4.3.2.5各相關(guān)管理部門根據(jù)需要，組織召開各種會議，就生產(chǎn)經(jīng)營狀況及管理體系運行處境舉行交流、溝通，形成會議紀錄，并通過管理人員向有關(guān)員工傳達、溝通。

4.3.2.6各部門人員按職責(zé)分工收集并傳遞相關(guān)的日常工作信息。

4.3.2.7員工的建議及怨恨等信息通過觀法箱等途徑，或由工會小組負責(zé)人負責(zé)收集、處理、反應(yīng)。

4.3.2.8奇怪緊急狀態(tài)下的信息交流與溝通，執(zhí)行《應(yīng)急打定與響應(yīng)操縱程序》。

4.3.2.9其他內(nèi)部信息交流、溝通與處理，按職責(zé)分工，由相關(guān)部門舉行。

4.4外部信息的交流、溝通與協(xié)商

4.4.1外部交流、溝通與協(xié)商的信息來自顧客和相關(guān)方的信息，包括投訴和怨恨；供方的信息；上級機關(guān)和部門的信息；法律法規(guī)和其他要求及其變更的信息；管理體系要求向外部傳遞的信息，包括質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系方針、目標等；認證及監(jiān)視檢查信息；監(jiān)視和測量結(jié)果，更加是不合格品和事故的信息；奇怪緊急處境時的信息等。

4.4.2外部信息交流與溝通的實施

4.4.2.1行政財務(wù)中心等部門收到上級主管部門關(guān)于質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系方面的文件，呈報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批示后，做出相應(yīng)處理，并保持記錄。

4.4.2.2各部門在獲取到有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系方面的法律法規(guī)及其它要求時，按《合規(guī)性評價操縱程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.4.2.3國際貿(mào)易收集到顧客或相關(guān)方的信息，包括投訴和怨恨，按《不合格品操縱程序》中顧客投訴處理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并保持相應(yīng)記錄。

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4.4.2.4與供方的信息交流、溝通，執(zhí)行《物料組織操縱程序》。

4.4.2.5不合格和事故發(fā)生后與顧客、上級主管部門的信息交流、溝通和處理按《不合格品操縱程序》和《事件報告調(diào)查和處理程序》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.4.2.6奇怪緊急處境展現(xiàn)時，發(fā)生單位可直接向政府主管部門、社會急救單位傳遞，并執(zhí)行《事情報告調(diào)查和處理程序》。

4.4.2.7相關(guān)方要求供給信息時，相關(guān)部門按《文件化信息操縱程序》的規(guī)定，將質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安好管理體系文件中的有關(guān)要求傳遞給相關(guān)方。

4.4.2.9其它信息需與外部交流、溝通和處理時，根據(jù)職責(zé)分工由相關(guān)部門處理。

5相關(guān)文件《文件化信息操縱程序》

《相關(guān)方管理程序》

《合規(guī)性評價操縱程序》

《應(yīng)急打定與響應(yīng)操縱程序》

《物料組織操縱程序》

《事情報告調(diào)查和處理程序》

《不合格輸出操縱程序》

6相關(guān)記錄序號表單編號表單名稱表單來源保存部門保存期限1

XX/QR190不合格品處理單

XX/QESP20

檢驗部門

2年

2

XX/QR193

校正和預(yù)防措施處理單

XX/QESP2