某集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度執(zhí)行情況概述

規(guī)范公文格式提升公文質(zhì)量——檢討《集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》執(zhí)行情況2011.8.22

目錄一、公文管理規(guī)范化的意義二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況一、公文管理規(guī)范化的意義

公文，是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或部門在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)進(jìn)行行政管理和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

公文是一項(xiàng)具體的務(wù)實(shí)工作,從公文的定義上就決定了公文的體例格式必須是規(guī)范的，不同于其他一般的文章。公文管理的水平，常常代表著一個(gè)企業(yè)的管理水平。對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理和外部形象都有著重要意義。一、公文管理規(guī)范化的意義（一）公文管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)內(nèi)部的意義格式規(guī)范、體例正確、觀點(diǎn)明確、層次清晰、論證充分、言簡(jiǎn)意賅的公文，有利于企業(yè)提高工作效率；有利于上情下達(dá)、政令暢通；有利于高效解決問(wèn)題；有利于領(lǐng)導(dǎo)指示精神的貫徹落實(shí)。

一、公文管理規(guī)范化的意義（二）公文管理規(guī)范化的外部意義公文是上級(jí)單位了解下屬企業(yè)的一種不可缺少的信息交流工具，對(duì)外行文的質(zhì)量直接代表著企業(yè)的形象和管理水平。一個(gè)正規(guī)的、成熟的、高效的企業(yè)，必然有一套正規(guī)、成熟高效的公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其公文管理必然是高質(zhì)量的。

一、公文管理規(guī)范化的意義（三）公文管理規(guī)范化也是國(guó)資委對(duì)中央企業(yè)辦公廳（室）評(píng)價(jià)工作的要求之一。國(guó)資委自2010年起，開(kāi)展對(duì)中央企業(yè)公文、信息、保密工作的單項(xiàng)評(píng)價(jià)。2010年3月,國(guó)資委修訂了《中央企業(yè)報(bào)送公文評(píng)價(jià)辦法》（國(guó)資廳發(fā)〔2010〕32號(hào)文），自2010年4月1日起實(shí)施。一、公文管理規(guī)范化的意義1.評(píng)價(jià)范圍：每年度中央企業(yè)主送國(guó)資委、國(guó)資委黨委、國(guó)資委辦公廳、國(guó)資委黨委辦公室的公文。

2.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

中央企業(yè)報(bào)送上述單位的公文，由國(guó)資委辦公廳統(tǒng)一歸口進(jìn)行收文審核，對(duì)存在以下問(wèn)題的進(jìn)行扣分。

一、公文管理規(guī)范化的意義1.越級(jí)行文。（扣2分）2.主旨不清，影響公文辦理效率。（扣2分）3.文種使用不準(zhǔn)確。（扣1分）4.主送單位不正確。（扣1分）5.引文不規(guī)范。（扣1分）6.附件問(wèn)題。（扣1分）7.明顯文字錯(cuò)誤。（扣1分）8.文件印制格式不規(guī)范。（扣1分）9.公文報(bào)送份數(shù)不符合要求。（扣1分）10.無(wú)特殊原因，未按要求“按時(shí)報(bào)送”公文。（扣1分）

目錄一、公文管理規(guī)范化的意義

二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況

二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況集團(tuán)在2009年12月14日印發(fā)了《華潤(rùn)集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》（以下簡(jiǎn)稱”制度”），制度自2010年1月1日起實(shí)施?！吨贫取穼?duì)公文的擬制、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)以及流轉(zhuǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，并對(duì)“簽報(bào)紙”和“發(fā)文稿紙”格式做了修訂，提供了模版。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況《制度》頒頒布以來(lái)執(zhí)執(zhí)行情況：：《制度》推推出至今試試行一年半半以來(lái)，各各單位在實(shí)實(shí)際工作中中對(duì)公文都都較以前重重視，在公公文的擬制制、會(huì)簽、、審核、批批準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)等各個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)都加強(qiáng)強(qiáng)了管理，，公文的處處理水平水水平明顯提提高，集團(tuán)團(tuán)公文質(zhì)量量跟以前相相比有所進(jìn)進(jìn)步，主要要體現(xiàn)在以以下幾點(diǎn)：：二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（一）基基本做到了了按照公文文模板報(bào)送送公文?！丁吨贫取芬?guī)規(guī)定“行文文必須使用用集團(tuán)統(tǒng)一一的公文模模板，符合合公文格式式要求，要要素填寫清清楚，選擇擇正確文種種等”。目目前，各單單位以統(tǒng)一一模板報(bào)文文的意識(shí)增增強(qiáng)了，大大大減少了了非正式、、隨意性報(bào)報(bào)文。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（二）公公文審批手手續(xù)規(guī)范。?！吨贫取贰芬?guī)定“呈呈報(bào)集團(tuán)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的公文文，必須提提交簽報(bào)，，簽報(bào)須由由本單位董董事長(zhǎng)（或或總經(jīng)理））簽發(fā)”““向上級(jí)主主管部門報(bào)報(bào)送的公文文，經(jīng)董事事辦審核后后再報(bào)集團(tuán)團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批批”。目前前，各單位位報(bào)送的簽簽報(bào)都由公公司總經(jīng)理理或董事長(zhǎng)長(zhǎng)簽署，如如果一把手手出差，也也會(huì)加以注注明，并由由其他領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)代簽。另外，由部部室或利潤(rùn)潤(rùn)中心起草草，需要報(bào)報(bào)送國(guó)資委委或其他部部委的文件件，基本上上都會(huì)先報(bào)報(bào)送董事辦辦，由董事事辦審核后后再報(bào)集團(tuán)團(tuán)董事長(zhǎng)或或總經(jīng)理簽簽批，之后后統(tǒng)一報(bào)出出。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（三）公文文流轉(zhuǎn)方面面，越級(jí)報(bào)報(bào)送的現(xiàn)象象大大減少少，需要會(huì)會(huì)簽的公文文及時(shí)會(huì)簽簽?！吨贫榷取芬?guī)定““各單位不不得越級(jí)呈呈報(bào)；需要要會(huì)簽有關(guān)關(guān)部室的，，由各單位位自行送簽簽，會(huì)簽收收齊后統(tǒng)一一報(bào)送董事事辦?！蹦磕壳埃ㄟ^(guò)過(guò)直接將文文件徑送集集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的的現(xiàn)象基本本沒(méi)有；文文件會(huì)簽也也比以前規(guī)規(guī)范,提高高了公文流流轉(zhuǎn)的速度度，來(lái)查詢?cè)兾募M(jìn)展展情況的比比以前少了了許多。目錄一、公文管理規(guī)規(guī)范化的意意義二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)報(bào)送系統(tǒng)建建設(shè)情況三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（一）公文文質(zhì)量的高高低取決于于幾個(gè)方面面，包括公公文格式、、公文寫作作、公文流流轉(zhuǎn)、公文文印制和蓋蓋章,涉及及多個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)。公文格式是是強(qiáng)制性規(guī)規(guī)定，不允允許有個(gè)人人發(fā)揮。公公文格式在在《制度》》中有很詳詳細(xì)的規(guī)定定，有簽報(bào)報(bào)模板，但但是公文格格式的使用用，常存在在一個(gè)突出出的問(wèn)題，，就是使用用不規(guī)范。。三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題公文寫作，，首先需要要扎實(shí)的文文字功底，，需要按照照公文語(yǔ)體體的特殊要要求去行文文；其次要要文字準(zhǔn)確確、言簡(jiǎn)意意賅，公文文寫作中對(duì)對(duì)文字的要要求非常嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)，一字字之差可能能導(dǎo)致意思思的不同，，要做到字字斟句酌，，要準(zhǔn)確運(yùn)運(yùn)用公文語(yǔ)語(yǔ)體，以實(shí)實(shí)用為目的的，把準(zhǔn)確確性和簡(jiǎn)潔潔性作為最最基本的要要求。公文流轉(zhuǎn)體體現(xiàn)公文辦辦理的效率率，不得越越級(jí)呈報(bào)、、多頭主送送請(qǐng)示、報(bào)報(bào)告類公文文。印制、蓋章章需要經(jīng)過(guò)過(guò)規(guī)范的程程序來(lái)進(jìn)行行。三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題目前，各單單位報(bào)送給給集團(tuán)的公公文在格式式上存在著著一些不規(guī)規(guī)范的地方方。根據(jù)《《制度》規(guī)規(guī)定，正確確的公文格格式有以下下組成要素素：1.使用集集團(tuán)統(tǒng)一的的公文模板板；2.公文編編號(hào)；3.帶商密密的文件，，一定要標(biāo)標(biāo)注密級(jí)、、保密期限限。4.擬稿人人、核稿人人、呈報(bào)單單位、日期期等是基本本要素，要填寫清楚楚；5.使用正正確的公文文文種；三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題6.注意正正文中的““結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)，第一層為‘‘一、’’第二層為‘‘（一）’’第三層為‘‘1.’，，第四層為‘‘（1）’’。7.正文非非常長(zhǎng)，自自成一個(gè)報(bào)報(bào)告的，可可以附件形形式報(bào)送簽報(bào)紙和發(fā)文稿紙三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤1.簽報(bào)沒(méi)沒(méi)有使用集集團(tuán)規(guī)定的的統(tǒng)一模板板。例如：上報(bào)報(bào)集團(tuán)的公公文應(yīng)該使使用集團(tuán)統(tǒng)統(tǒng)一格式的的《簽報(bào)紙紙》、《發(fā)發(fā)文稿紙》》，部分單單位仍然使使用舊的簽簽報(bào)紙，或或使用本單單位內(nèi)部的的簽報(bào)紙。。華潤(rùn)置地深深圳、華潤(rùn)潤(rùn)燃?xì)獾暮灪瀳?bào)用的舊舊簽報(bào)紙，，同一間公司司使用的簽簽報(bào)紙不相相同，華潤(rùn)潤(rùn)置地上海海、華潤(rùn)置置地沈陽(yáng)、、華潤(rùn)置地地合肥。簽報(bào)紙不正正確三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤（續(xù)））2．對(duì)集團(tuán)團(tuán)的公文模模板做變更更。例如：華潤(rùn)潤(rùn)燃?xì)飧膭?dòng)動(dòng)了原有的的格式，縮縮小了集團(tuán)團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示示的地方；；還改動(dòng)了了簽報(bào)紙三三個(gè)字的位位置，放到到了左邊；；將呈報(bào)單單位改為““董事長(zhǎng)””，會(huì)簽單單位改為““總經(jīng)理””華潤(rùn)深國(guó)投投投資在原原來(lái)的簽報(bào)報(bào)紙基礎(chǔ)上上增加了內(nèi)內(nèi)容“投資資公司初審審、投資公公司領(lǐng)導(dǎo)審審批”；例：更改公文模模板三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤（繼））發(fā)文年度+發(fā)文單位位簡(jiǎn)稱+字字號(hào)+順序序號(hào)1）報(bào)文沒(méi)有編編號(hào)；2）編號(hào)不規(guī)范范；3）文號(hào)的的年度四位位數(shù)字規(guī)范范的應(yīng)該是是置于六角括號(hào)中的，即〔〔〕，而非非圓括號(hào)（（）或方括括號(hào)［］、、【】；流流水號(hào)就以以001、、002即即可，不需需要再加上上括號(hào)；4)年度放放置位置不不正確。3.編號(hào)不不規(guī)范?！丁吨贫取芬?guī)規(guī)定正確編編號(hào)是：〔2011〕華董辦辦請(qǐng)字第001號(hào)三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤（續(xù)））4.呈報(bào)單位填寫錯(cuò)錯(cuò)誤。例如：人力行政政部（華潤(rùn)潤(rùn)資產(chǎn)）、、無(wú)錫惠潤(rùn)潤(rùn)、戰(zhàn)略發(fā)發(fā)展部（華潤(rùn)潤(rùn)水泥）5.投資項(xiàng)項(xiàng)目沒(méi)有會(huì)會(huì)簽。投資、收購(gòu)購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)應(yīng)會(huì)簽“集集團(tuán)戰(zhàn)略部部、財(cái)務(wù)部部、法律部”，最最近改為會(huì)會(huì)商制度，，具體怎么么做？6.主送單單位、會(huì)簽簽單位重疊疊。簽報(bào)紙紙下面公司司名稱不改改例如：華潤(rùn)潤(rùn)飲料“關(guān)關(guān)于請(qǐng)集團(tuán)團(tuán)協(xié)助與深深圳市政府府溝通的函”。7.越級(jí)上上報(bào)。三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤（續(xù)））7.公文如如有附件，，應(yīng)在正文文下空一行行、左空2字處，注注明附件的的順序和名名稱。附件件不加書名名號(hào)，附件件名稱后不不加標(biāo)點(diǎn)符符號(hào)。正確：（正正文結(jié)束語(yǔ)語(yǔ)）（空一行））附件：1.XXXXXXX集集團(tuán)有限公公司對(duì)外并并購(gòu)情況2.XXXXXXX集團(tuán)公司司自查報(bào)告告三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤8.公文如如有聯(lián)系人人等附注，，應(yīng)在成文文時(shí)間下空空1行、居居左空2字字用3號(hào)仿仿宋體字加加圓括號(hào)標(biāo)標(biāo)識(shí)。一般般而言，在在上行文的的“請(qǐng)示””等文種中中，應(yīng)當(dāng)在在附注處注注明聯(lián)系人人的姓名和和電話。一般報(bào)集團(tuán)團(tuán)的公文，，簽報(bào)紙格格式中有擬擬稿人，我我們就默認(rèn)認(rèn)為聯(lián)系人人，但是如如果是部室室或利潤(rùn)中中心草擬的的，要以集集團(tuán)名義向向國(guó)資委、、其他部委委報(bào)送的文文件，應(yīng)該該在草擬稿稿中成文時(shí)時(shí)間后，寫寫明“聯(lián)系系人和電話話”。例如：三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤（續(xù)））9.關(guān)于于附件的格格式問(wèn)題。。一般A4紙，頁(yè)面面左上角第第一行頂格格標(biāo)識(shí)“附附件”（有有序號(hào)時(shí)標(biāo)標(biāo)識(shí)序號(hào)）），標(biāo)題采采用華文中中宋、小二二號(hào)字；內(nèi)內(nèi)文采用仿仿宋、三號(hào)號(hào)字；內(nèi)文文一級(jí)標(biāo)題題采用黑體體、三號(hào)字字；外文和和數(shù)字字體體與中文保保持一致，，并使用半半角字。行行距為固定定值28。。三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（二）格式式方面的錯(cuò)錯(cuò)誤10.發(fā)文文日期不能能用阿拉伯伯?dāng)?shù)字。和和正文要求求正好相反反，發(fā)文日日期要用漢漢字，但0不能寫成成“零”，，也不能用用“0”，，而使用““插入”菜菜單中的符符號(hào)“○””。例如華潤(rùn)（集團(tuán)團(tuán)）有限公公司董事會(huì)辦公公室二○一一年年八月二十十二日三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（三）文種種方面的錯(cuò)錯(cuò)誤1.文種種混亂。1）“請(qǐng)示示”和“報(bào)報(bào)告”混淆淆的問(wèn)題。。一般情況況下，對(duì)上上級(jí)而言，，“請(qǐng)示””偏重于辦辦件，“報(bào)報(bào)告”偏重重于閱件。。要求上級(jí)級(jí)批復(fù)的事事項(xiàng)，應(yīng)采采用“請(qǐng)示示”文種，，且遵循““一文一事事”原則，，不應(yīng)在報(bào)報(bào)告中夾帶帶請(qǐng)示事項(xiàng)項(xiàng)。例如：關(guān)于江蘇蘇華陽(yáng)紡織織有限公司司股權(quán)處置置的請(qǐng)示報(bào)報(bào)告；關(guān)于華創(chuàng)更更換董事的的請(qǐng)示報(bào)告告；關(guān)于申請(qǐng)投投資徐州市市銅山縣收收購(gòu)地塊項(xiàng)項(xiàng)目的請(qǐng)示示報(bào)告；關(guān)于三九馬馬巒山項(xiàng)目目進(jìn)展情況況的請(qǐng)示報(bào)報(bào)告；有關(guān)買斷與與向渣打銀銀行利潤(rùn)分分成等條款款的請(qǐng)示報(bào)報(bào)告；三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（三）內(nèi)容容方面的錯(cuò)錯(cuò)誤2）自創(chuàng)文文種。例如：關(guān)于成立立“珠海華華潤(rùn)包裝材材料有限公公司”的申申請(qǐng)；關(guān)于成立““華潤(rùn)電力力渤海有限限公司”的的申請(qǐng)；關(guān)于設(shè)立華華潤(rùn)錦華股股份有限公公司遂寧分分公司的申申請(qǐng)報(bào)告；華潤(rùn)大廈改改造工程款款申請(qǐng)事宜宜；關(guān)于進(jìn)一步步修訂、完完善《華潤(rùn)潤(rùn)集團(tuán)及利利潤(rùn)中心非非核心資產(chǎn)管管理辦法》》的建議；；關(guān)于華潤(rùn)大大廈改造和和副樓重建建工程的匯匯報(bào)；三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（四）公文文報(bào)送方面面的問(wèn)題1．公文不不以簽報(bào)形形式報(bào)送，，而是以郵郵件直接報(bào)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。采用郵郵件的形式式報(bào)文，并并且直接發(fā)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。這樣樣做非但速速度不能加加快，欲速速則不達(dá)。。例如華潤(rùn)置地要要以集團(tuán)名名義與南航航簽署戰(zhàn)略略合作協(xié)議議，直接郵郵件寫給朱朱總，朱總總批示后，，要求董辦辦綜合部同同事草擬請(qǐng)請(qǐng)示文件呈呈宋董、喬喬總。因此此這個(gè)文件件無(wú)法直接接呈給宋董董、喬總，，在這個(gè)過(guò)過(guò)程中肯定定要比你們們寫好簽報(bào)報(bào)更耽誤一一些時(shí)間的的。三、集團(tuán)公公文存在的的問(wèn)題（四）公文文報(bào)送方面面的問(wèn)題（（續(xù)）2.給省市市政府或省省市領(lǐng)導(dǎo)的的信函、賀稿，包包括要以宋宋董名義給給省市領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的信函，，需經(jīng)董事事辦領(lǐng)導(dǎo)審審核。遇到到很多次這這種情況，，直接報(bào)文文給宋董，，結(jié)果董事事長(zhǎng)還是將將文件轉(zhuǎn)給給朱總，授授權(quán)朱總在在文字上、、語(yǔ)氣上進(jìn)進(jìn)行修改把把關(guān)。希望今后這這類文件直直接報(bào)董事事辦，由董董事辦審核核后交宋董董簽發(fā)。幾點(diǎn)要求1.認(rèn)真對(duì)對(duì)待，增強(qiáng)強(qiáng)責(zé)任心。。規(guī)范公文文格式是辦辦公自動(dòng)化化的客觀要要求，也是是充分發(fā)揮揮公文作用用，維護(hù)公公文嚴(yán)肅性性和權(quán)威性性的必要條條件。剛才才列舉問(wèn)題題是集團(tuán)目目前公文存存在具有共共性的一些些問(wèn)題，大大部分是公公文體例格格式上出的的問(wèn)題，其其實(shí)這些都都是“死問(wèn)問(wèn)題”，只只要提高認(rèn)認(rèn)識(shí)，認(rèn)真真對(duì)待，具具有一定的的責(zé)任心，，完全可以以避免上述述這些問(wèn)題題的發(fā)生。。做好公文并并不難，最最主要的是是要用心去去做。幾點(diǎn)要求2.加強(qiáng)強(qiáng)培訓(xùn)，盡盡快掌握公公文體例、、文種使用用要求。公公文質(zhì)量控控制與管理理是各單位位一項(xiàng)重要要的基礎(chǔ)性性工作，直直接關(guān)系到到企業(yè)形象象和辦公效效率。各單單位應(yīng)認(rèn)真真學(xué)習(xí)《集集團(tuán)公文擬擬制與流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)管理制度度》，加強(qiáng)強(qiáng)文秘人員員的培訓(xùn)，，文秘人員員要有極強(qiáng)強(qiáng)的責(zé)任心心和精益求求精的精神神，認(rèn)真做做好公文格格式規(guī)范化化工作，防防止公文格格式的隨意意性，維護(hù)護(hù)其規(guī)范的的體式，遵遵守其特定定的程序，，進(jìn)一步提提高公文的的處理效率率，推動(dòng)企企業(yè)正常工工作的開(kāi)展展。幾點(diǎn)要求3.加強(qiáng)公文文審核。各單單位公文送負(fù)負(fù)責(zé)人簽發(fā)前前，首先擬稿稿人要自行檢檢查，再由核核稿人進(jìn)行審審核。審核的的重點(diǎn)是：是是否需要行文文，行文方式式是否妥當(dāng)，，是否符合行行文規(guī)則和擬擬制公文的有有關(guān)要求，公公文格式是否否符合《集團(tuán)團(tuán)公文擬制與與流轉(zhuǎn)