某集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度執(zhí)行情況概述

規(guī)范公文格式提升公文質(zhì)量——檢討《集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》執(zhí)行情況2011.8.22

目錄一、公文管理規(guī)范化的意義二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況三、集團(tuán)公文存在的問題四、集團(tuán)OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況一、公文管理規(guī)范化的意義

公文，是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或部門在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)進(jìn)行行政管理和公務(wù)活動的重要工具。

公文是一項(xiàng)具體的務(wù)實(shí)工作,從公文的定義上就決定了公文的體例格式必須是規(guī)范的，不同于其他一般的文章。公文管理的水平，常常代表著一個企業(yè)的管理水平。對企業(yè)內(nèi)部管理和外部形象都有著重要意義。一、公文管理規(guī)范化的意義（一）公文管理規(guī)范化對企業(yè)內(nèi)部的意義格式規(guī)范、體例正確、觀點(diǎn)明確、層次清晰、論證充分、言簡意賅的公文，有利于企業(yè)提高工作效率；有利于上情下達(dá)、政令暢通；有利于高效解決問題；有利于領(lǐng)導(dǎo)指示精神的貫徹落實(shí)。

一、公文管理規(guī)范化的意義（二）公文管理規(guī)范化的外部意義公文是上級單位了解下屬企業(yè)的一種不可缺少的信息交流工具，對外行文的質(zhì)量直接代表著企業(yè)的形象和管理水平。一個正規(guī)的、成熟的、高效的企業(yè)，必然有一套正規(guī)、成熟高效的公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其公文管理必然是高質(zhì)量的。

一、公文管理規(guī)范化的意義（三）公文管理規(guī)范化也是國資委對中央企業(yè)辦公廳（室）評價工作的要求之一。國資委自2010年起，開展對中央企業(yè)公文、信息、保密工作的單項(xiàng)評價。2010年3月,國資委修訂了《中央企業(yè)報送公文評價辦法》（國資廳發(fā)〔2010〕32號文），自2010年4月1日起實(shí)施。一、公文管理規(guī)范化的意義1.評價范圍：每年度中央企業(yè)主送國資委、國資委黨委、國資委辦公廳、國資委黨委辦公室的公文。

2.評價標(biāo)準(zhǔn)

中央企業(yè)報送上述單位的公文，由國資委辦公廳統(tǒng)一歸口進(jìn)行收文審核，對存在以下問題的進(jìn)行扣分。

一、公文管理規(guī)范化的意義1.越級行文。（扣2分）2.主旨不清，影響公文辦理效率。（扣2分）3.文種使用不準(zhǔn)確。（扣1分）4.主送單位不正確。（扣1分）5.引文不規(guī)范。（扣1分）6.附件問題。（扣1分）7.明顯文字錯誤。（扣1分）8.文件印制格式不規(guī)范。（扣1分）9.公文報送份數(shù)不符合要求。（扣1分）10.無特殊原因，未按要求“按時報送”公文。（扣1分）

目錄一、公文管理規(guī)范化的意義

二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況三、集團(tuán)公文存在的問題四、集團(tuán)OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況

二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況集團(tuán)在2009年12月14日印發(fā)了《華潤集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》（以下簡稱”制度”），制度自2010年1月1日起實(shí)施?！吨贫取穼牡臄M制、會簽、審核、批準(zhǔn)以及流轉(zhuǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，并對“簽報紙”和“發(fā)文稿紙”格式做了修訂，提供了模版。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況《制度》頒頒布以來執(zhí)執(zhí)行情況：：《制度》推推出至今試試行一年半半以來，各各單位在實(shí)實(shí)際工作中中對公文都都較以前重重視，在公公文的擬制制、會簽、、審核、批批準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)等各個環(huán)環(huán)節(jié)都加強(qiáng)強(qiáng)了管理，，公文的處處理水平水水平明顯提提高，集團(tuán)團(tuán)公文質(zhì)量量跟以前相相比有所進(jìn)進(jìn)步，主要要體現(xiàn)在以以下幾點(diǎn)：：二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（一）基基本做到了了按照公文文模板報送送公文?！丁吨贫取芬?guī)規(guī)定“行文文必須使用用集團(tuán)統(tǒng)一一的公文模模板，符合合公文格式式要求，要要素填寫清清楚，選擇擇正確文種種等”。目目前，各單單位以統(tǒng)一一模板報文文的意識增增強(qiáng)了，大大大減少了了非正式、、隨意性報報文。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（二）公公文審批手手續(xù)規(guī)范。?！吨贫取贰芬?guī)定“呈呈報集團(tuán)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的公文文，必須提提交簽報，，簽報須由由本單位董董事長（或或總經(jīng)理））簽發(fā)”““向上級主主管部門報報送的公文文，經(jīng)董事事辦審核后后再報集團(tuán)團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批批”。目前前，各單位位報送的簽簽報都由公公司總經(jīng)理理或董事長長簽署，如如果一把手手出差，也也會加以注注明，并由由其他領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)代簽。另外，由部部室或利潤潤中心起草草，需要報報送國資委委或其他部部委的文件件，基本上上都會先報報送董事辦辦，由董事事辦審核后后再報集團(tuán)團(tuán)董事長或或總經(jīng)理簽簽批，之后后統(tǒng)一報出出。二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況（三）公文文流轉(zhuǎn)方面面，越級報報送的現(xiàn)象象大大減少少，需要會會簽的公文文及時會簽簽。《制度度》規(guī)定““各單位不不得越級呈呈報；需要要會簽有關(guān)關(guān)部室的，，由各單位位自行送簽簽，會簽收收齊后統(tǒng)一一報送董事事辦。”目目前，通過過直接將文文件徑送集集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的的現(xiàn)象基本本沒有；文文件會簽也也比以前規(guī)規(guī)范,提高高了公文流流轉(zhuǎn)的速度度，來查詢詢文件進(jìn)展展情況的比比以前少了了許多。目錄一、公文管理規(guī)規(guī)范化的意意義二、檢討集集團(tuán)公文制制度執(zhí)行情情況三、集團(tuán)公公文存在的的問題四、集團(tuán)OA公文報報送系統(tǒng)建建設(shè)情況三、集團(tuán)公公文存在的的問題（一）公文文質(zhì)量的高高低取決于于幾個方面面，包括公公文格式、、公文寫作作、公文流流轉(zhuǎn)、公文文印制和蓋蓋章,涉及及多個環(huán)節(jié)節(jié)。公文格式是是強(qiáng)制性規(guī)規(guī)定，不允允許有個人人發(fā)揮。公公文格式在在《制度》》中有很詳詳細(xì)的規(guī)定定，有簽報報模板，但但是公文格格式的使用用，常存在在一個突出出的問題，，就是使用用不規(guī)范。。三、集團(tuán)公公文存在的的問題公文寫作，，首先需要要扎實(shí)的文文字功底，，需要按照照公文語體體的特殊要要求去行文文；其次要要文字準(zhǔn)確確、言簡意意賅，公文文寫作中對對文字的要要求非常嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)，一字字之差可能能導(dǎo)致意思思的不同，，要做到字字斟句酌，，要準(zhǔn)確運(yùn)運(yùn)用公文語語體，以實(shí)實(shí)用為目的的，把準(zhǔn)確確性和簡潔潔性作為最最基本的要要求。公文流轉(zhuǎn)體體現(xiàn)公文辦辦理的效率率，不得越越級呈報、、多頭主送送請示、報報告類公文文。印制、蓋章章需要經(jīng)過過規(guī)范的程程序來進(jìn)行行。三、集團(tuán)公公文存在的的問題目前，各單單位報送給給集團(tuán)的公公文在格式式上存在著著一些不規(guī)規(guī)范的地方方。根據(jù)《《制度》規(guī)規(guī)定，正確確的公文格格式有以下下組成要素素：1.使用集集團(tuán)統(tǒng)一的的公文模板板；2.公文編編號；3.帶商密密的文件，，一定要標(biāo)標(biāo)注密級、、保密期限限。4.擬稿人人、核稿人人、呈報單單位、日期期等是基本本要素，要填寫清楚楚；5.使用正正確的公文文文種；三、集團(tuán)公公文存在的的問題6.注意正正文中的““結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)，第一層為‘‘一、’’第二層為‘‘（一）’’第三層為‘‘1.’，，第四層為‘‘（1）’’。7.正文非非常長，自自成一個報報告的，可可以附件形形式報送簽報紙和發(fā)文稿紙三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤1.簽報沒沒有使用集集團(tuán)規(guī)定的的統(tǒng)一模板板。例如：上報報集團(tuán)的公公文應(yīng)該使使用集團(tuán)統(tǒng)統(tǒng)一格式的的《簽報紙紙》、《發(fā)發(fā)文稿紙》》，部分單單位仍然使使用舊的簽簽報紙，或或使用本單單位內(nèi)部的的簽報紙。。華潤置地深深圳、華潤潤燃?xì)獾暮灪瀳笥玫呐f舊簽報紙，，同一間公司司使用的簽簽報紙不相相同，華潤潤置地上海海、華潤置置地沈陽、、華潤置地地合肥。簽報紙不正正確三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤（續(xù)））2．對集團(tuán)團(tuán)的公文模模板做變更更。例如：華潤潤燃?xì)飧膭觿恿嗽械牡母袷?，縮縮小了集團(tuán)團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示示的地方；；還改動了了簽報紙三三個字的位位置，放到到了左邊；；將呈報單單位改為““董事長””，會簽單單位改為““總經(jīng)理””華潤深國投投投資在原原來的簽報報紙基礎(chǔ)上上增加了內(nèi)內(nèi)容“投資資公司初審審、投資公公司領(lǐng)導(dǎo)審審批”；例：更改公文模模板三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤（繼））發(fā)文年度+發(fā)文單位位簡稱+字字號+順序序號1）報文沒有編編號；2）編號不規(guī)范范；3）文號的的年度四位位數(shù)字規(guī)范范的應(yīng)該是是置于六角括號中的，即〔〔〕，而非非圓括號（（）或方括括號［］、、【】；流流水號就以以001、、002即即可，不需需要再加上上括號；4)年度放放置位置不不正確。3.編號不不規(guī)范。《《制度》規(guī)規(guī)定正確編編號是：〔2011〕華董辦辦請字第001號三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤（續(xù)））4.呈報單位填寫錯錯誤。例如：人力行政政部（華潤潤資產(chǎn)）、、無錫惠潤潤、戰(zhàn)略發(fā)發(fā)展部（華潤潤水泥）5.投資項(xiàng)項(xiàng)目沒有會會簽。投資、收購購項(xiàng)目，應(yīng)應(yīng)會簽“集集團(tuán)戰(zhàn)略部部、財務(wù)部部、法律部”，最最近改為會會商制度，，具體怎么么做？6.主送單單位、會簽簽單位重疊疊。簽報紙紙下面公司司名稱不改改例如：華潤潤飲料“關(guān)關(guān)于請集團(tuán)團(tuán)協(xié)助與深深圳市政府府溝通的函”。7.越級上上報。三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤（續(xù)））7.公文如如有附件，，應(yīng)在正文文下空一行行、左空2字處，注注明附件的的順序和名名稱。附件件不加書名名號，附件件名稱后不不加標(biāo)點(diǎn)符符號。正確：（正正文結(jié)束語語）（空一行））附件：1.XXXXXXX集集團(tuán)有限公公司對外并并購情況2.XXXXXXX集團(tuán)公司司自查報告告三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤8.公文如如有聯(lián)系人人等附注，，應(yīng)在成文文時間下空空1行、居居左空2字字用3號仿仿宋體字加加圓括號標(biāo)標(biāo)識。一般般而言，在在上行文的的“請示””等文種中中，應(yīng)當(dāng)在在附注處注注明聯(lián)系人人的姓名和和電話。一般報集團(tuán)團(tuán)的公文，，簽報紙格格式中有擬擬稿人，我我們就默認(rèn)認(rèn)為聯(lián)系人人，但是如如果是部室室或利潤中中心草擬的的，要以集集團(tuán)名義向向國資委、、其他部委委報送的文文件，應(yīng)該該在草擬稿稿中成文時時間后，寫寫明“聯(lián)系系人和電話話”。例如：三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤（續(xù)））9.關(guān)于于附件的格格式問題。。一般A4紙，頁面面左上角第第一行頂格格標(biāo)識“附附件”（有有序號時標(biāo)標(biāo)識序號）），標(biāo)題采采用華文中中宋、小二二號字；內(nèi)內(nèi)文采用仿仿宋、三號號字；內(nèi)文文一級標(biāo)題題采用黑體體、三號字字；外文和和數(shù)字字體體與中文保保持一致，，并使用半半角字。行行距為固定定值28。。三、集團(tuán)公公文存在的的問題（二）格式式方面的錯錯誤10.發(fā)文文日期不能能用阿拉伯伯?dāng)?shù)字。和和正文要求求正好相反反，發(fā)文日日期要用漢漢字，但0不能寫成成“零”，，也不能用用“0”，，而使用““插入”菜菜單中的符符號“○””。例如華潤（集團(tuán)團(tuán)）有限公公司董事會辦公公室二○一一年年八月二十十二日三、集團(tuán)公公文存在的的問題（三）文種種方面的錯錯誤1.文種種混亂。1）“請示示”和“報報告”混淆淆的問題。。一般情況況下，對上上級而言，，“請示””偏重于辦辦件，“報報告”偏重重于閱件。。要求上級級批復(fù)的事事項(xiàng)，應(yīng)采采用“請示示”文種，，且遵循““一文一事事”原則，，不應(yīng)在報報告中夾帶帶請示事項(xiàng)項(xiàng)。例如：關(guān)于江蘇蘇華陽紡織織有限公司司股權(quán)處置置的請示報報告；關(guān)于華創(chuàng)更更換董事的的請示報告告；關(guān)于申請投投資徐州市市銅山縣收收購地塊項(xiàng)項(xiàng)目的請示示報告；關(guān)于三九馬馬巒山項(xiàng)目目進(jìn)展情況況的請示報報告；有關(guān)買斷與與向渣打銀銀行利潤分分成等條款款的請示報報告；三、集團(tuán)公公文存在的的問題（三）內(nèi)容容方面的錯錯誤2）自創(chuàng)文文種。例如：關(guān)于成立立“珠海華華潤包裝材材料有限公公司”的申申請；關(guān)于成立““華潤電力力渤海有限限公司”的的申請；關(guān)于設(shè)立華華潤錦華股股份有限公公司遂寧分分公司的申申請報告；華潤大廈改改造工程款款申請事宜宜；關(guān)于進(jìn)一步步修訂、完完善《華潤潤集團(tuán)及利利潤中心非非核心資產(chǎn)管管理辦法》》的建議；；關(guān)于華潤大大廈改造和和副樓重建建工程的匯匯報；三、集團(tuán)公公文存在的的問題（四）公文文報送方面面的問題1．公文不不以簽報形形式報送，，而是以郵郵件直接報報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)。采用郵郵件的形式式報文，并并且直接發(fā)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)。這樣樣做非但速速度不能加加快，欲速速則不達(dá)。。例如華潤置地要要以集團(tuán)名名義與南航航簽署戰(zhàn)略略合作協(xié)議議，直接郵郵件寫給朱朱總，朱總總批示后，，要求董辦辦綜合部同同事草擬請請示文件呈呈宋董、喬喬總。因此此這個文件件無法直接接呈給宋董董、喬總，，在這個過過程中肯定定要比你們們寫好簽報報更耽誤一一些時間的的。三、集團(tuán)公公文存在的的問題（四）公文文報送方面面的問題（（續(xù)）2.給省市市政府或省省市領(lǐng)導(dǎo)的的信函、賀稿，包包括要以宋宋董名義給給省市領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的信函，，需經(jīng)董事事辦領(lǐng)導(dǎo)審審核。遇到到很多次這這種情況，，直接報文文給宋董，，結(jié)果董事事長還是將將文件轉(zhuǎn)給給朱總，授授權(quán)朱總在在文字上、、語氣上進(jìn)進(jìn)行修改把把關(guān)。希望今后這這類文件直直接報董事事辦，由董董事辦審核核后交宋董董簽發(fā)。幾點(diǎn)要求1.認(rèn)真對對待，增強(qiáng)強(qiáng)責(zé)任心。。規(guī)范公文文格式是辦辦公自動化化的客觀要要求，也是是充分發(fā)揮揮公文作用用，維護(hù)公公文嚴(yán)肅性性和權(quán)威性性的必要條條件。剛才才列舉問題題是集團(tuán)目目前公文存存在具有共共性的一些些問題，大大部分是公公文體例格格式上出的的問題，其其實(shí)這些都都是“死問問題”，只只要提高認(rèn)認(rèn)識，認(rèn)真真對待，具具有一定的的責(zé)任心，，完全可以以避免上述述這些問題題的發(fā)生。。做好公文并并不難，最最主要的是是要用心去去做。幾點(diǎn)要求2.加強(qiáng)強(qiáng)培訓(xùn)，盡盡快掌握公公文體例、、文種使用用要求。公公文質(zhì)量控控制與管理理是各單位位一項(xiàng)重要要的基礎(chǔ)性性工作，直直接關(guān)系到到企業(yè)形象象和辦公效效率。各單單位應(yīng)認(rèn)真真學(xué)習(xí)《集集團(tuán)公文擬擬制與流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)管理制度度》，加強(qiáng)強(qiáng)文秘人員員的培訓(xùn)，，文秘人員員要有極強(qiáng)強(qiáng)的責(zé)任心心和精益求求精的精神神，認(rèn)真做做好公文格格式規(guī)范化化工作，防防止公文格格式的隨意意性，維護(hù)護(hù)其規(guī)范的的體式，遵遵守其特定定的程序，，進(jìn)一步提提高公文的的處理效率率，推動企企業(yè)正常工工作的開展展。幾點(diǎn)要求3.加強(qiáng)公文文審核。各單單位公文送負(fù)負(fù)責(zé)人簽發(fā)前前，首先擬稿稿人要自行檢檢查，再由核核稿人進(jìn)行審審核。審核的的重點(diǎn)是：是是否需要行文文，行文方式式是否妥當(dāng)，，是否符合行行文規(guī)則和擬擬制公文的有有關(guān)要求，公公文格式是否否符合《集團(tuán)團(tuán)公文擬制與與流轉(zhuǎn)