房地產(chǎn)銷售部資料管理

房地產(chǎn)銷售部資料管理房地產(chǎn)開發(fā)公司銷售部資料管理資料內(nèi)容文字部份：送董事會資料。2?公司下發(fā)文件。落款為”XX公司”、”董事會”的通知、通告、指示、決定、決議等。會議紀要。4?內(nèi)部資料。包括一般資料和重要資料（需長期保存）。5?送其他部門資料，主要指部門銜接函。6?其他部門送本部門資料。銜接函、落款為”**部”的通知、通報、決定等。策劃部送行業(yè)信息。包括：策劃部送來的《簡報》、其他樓盤信息等。活動方案。包括公司內(nèi)部及對外舉辦的各種活動細則，實施方案，請柬，門票樣本等。9?報刊雜志信息。分相關(guān)行業(yè)信息、廣告信息等。法律方面資料。主要指法律顧問的意見書、信函。各項目售前資料。包括國土出讓協(xié)議復(fù)印件、預(yù)售許可證復(fù)印件、固定資產(chǎn)投資許可證復(fù)印件、建設(shè)工程許可證復(fù)印件、建設(shè)規(guī)劃許可證復(fù)印件、項目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價目表。各項目運行中資料。包括合同書、預(yù)定單、工程變更單、退房申請單及批復(fù)、按揭資料、客戶檔案。各項目售后資料。主要指物管公司送來的，如客戶住宅電話等資料。銷售代表檔案。包括入司時間、生日時間、獎罰情況。各項目《銷售日報表》。每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。電腦部份：銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要，營業(yè)用房合同摘要，車庫購銷情況，已售房、余房信息。工作日志。客戶檔案。銷售代表檔案。資料的管理。銷售助理負責本部門的資料管理工作，主管進行監(jiān)督和督促。銷售助理作為資料的管理人，應(yīng)及時做好資料的收集、整理、歸檔，確保資料的完整、正確和安全。文字資料。報董事會資料。注明所上報的具體董事、時間。公司下發(fā)文件。在收文的次日早會宣讀，會后存檔?！朵N售日報表》。由經(jīng)辦的銷售主管當日詳細填寫，銷售助理每天早會檢查，會上匯總（包括當日匯總、截止當日匯總），經(jīng)理會后檢查。一本填完后存檔?！豆ぷ魅罩尽?。由各銷售代表每天下班前完成，主管助理當日匯總，分項目銷售時間存檔。合同書的管理。詳見《預(yù)定單合同的管理》。預(yù)定單的管理。詳見《預(yù)定單合同的管理》。工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應(yīng)分項目長期保存。項目售前資料。長期保存。項目售后資料。長期保存。注意事項：1.每份資料編寫目錄，建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失，須原樣彌補，并罰款200元，如造成其他資料的遺失，須承擔相應(yīng)的經(jīng)濟及法律責任并罰款200元。大部分文字資料需長期保存，有些資料需永久保存，這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭議的書面資料，如a、客戶的更名、轉(zhuǎn)讓資料（見《更名、轉(zhuǎn)讓手續(xù)的辦理》）;b、優(yōu)惠客戶的情況說明;C、公司對客戶的賠償資料（含時間、原因、客戶姓名、購房位置、賠償結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)簽字、經(jīng)辦人簽字、客戶獲賠后的聲明）;d、退房資料（見《退房手續(xù)的辦理》）。二.電腦部分。主管機要加密，除經(jīng)理、主管、主管助理以外的人員使用需征得主管以上一級領(lǐng)導(dǎo)同意。涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理，郵件刪除。合同及預(yù)定（退款）單的管理一.填寫由經(jīng)辦的銷售代表填寫，如該經(jīng)辦人員不在，由主管或經(jīng)理安排人員填寫，該被安排的工作人員有義務(wù)保質(zhì)、保量地完成，否則將作為責任人受到處罰。字跡要工整、清楚，使用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改，使用涂改液或刀片后再填寫。如發(fā)現(xiàn)字跡潦草、模糊者，用筆不合要求者，一份罰款50元。合同內(nèi)容的填寫。合同包括：主合同、補充協(xié)議、物管協(xié)議。嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、付款時間、既定的條款，如出現(xiàn)金額的優(yōu)惠，合同條款的修改，補充條款的增加等被視作特殊合同，按照評審要求進行合同評審，合同金額四舍五入保留到元，并保證分項金額之和等于總金額，單價乘以面積等于總價。合同中須注明定金金額，定金統(tǒng)一為壹萬元。大寫金額處有數(shù)據(jù)前的”零”可用”/”代替，數(shù)據(jù)中的”零”不得簡寫。填寫不得有空白欄，無內(nèi)容填寫應(yīng)用”/”劃去，否則造成后果者自行承擔一切后果。合同上一定要留有客戶的身份證號、通訊電話、通訊地址。合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。合同書分格式化合同與特殊合同，格式化合同由經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表，后需另外一位銷售代表、銷售主管復(fù)核簽字，復(fù)核內(nèi)容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經(jīng)過任意修改。特殊合同要進行單獨合同評審，是否有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字認可，之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續(xù)。合同一式份，客戶、公司財務(wù)、銷售各一份，銷售保留的一份由主管、經(jīng)理核查后交開發(fā)公司管理，核查的內(nèi)容同上。不規(guī)范合同的責任三方除查出問題的人以外均將受到50元-1000元的處罰，并承擔由此造成的一切后果，公司不承擔由于工作人員原因造成的任何損失。預(yù)定單內(nèi)容的填寫。嚴格執(zhí)行規(guī)定的單價、預(yù)定截止期限（從簽預(yù)定單次日起3天），如有調(diào)整視作特殊預(yù)定單，單價的優(yōu)惠由經(jīng)理以上一級領(lǐng)導(dǎo)簽字，預(yù)定截止日期的延長由主管以上一級領(lǐng)導(dǎo)簽字，否則將視情況給責任人以處罰。填寫不得有空白欄，無內(nèi)容填寫應(yīng)用”/劃”去，否則造成后果者自行承擔一切后果。單上一定要留有客戶的通訊電話、通訊地址特別注意單價與付款方式的對應(yīng)一致，否則自行承擔一切后果。預(yù)定單簽寫的程序。1）填寫電腦確認單，寫明預(yù)定單號、客戶姓名、房屋位置、型號、定房日期及銷售代表姓名，將此單交至經(jīng)理處進行電腦輸入，確認無誤;2）填寫房屋預(yù)定單，由另外一位銷售代表進行復(fù)核，客戶簽字后交至經(jīng)理處簽字確認;3）帶客戶到財務(wù)部進行交款，加蓋經(jīng)濟合同章;4）將預(yù)定單的第一聯(lián)（白色）交至經(jīng)理處進行存檔，第二聯(lián)交給客戶，第三聯(lián)交給財務(wù)。簽預(yù)定單須交納元以上的預(yù)定金。退房程序）定金：由客戶打電話說明要退房，且定金可不予退還者，由銷售代表填寫情況說明，寫明客戶姓名、定房位置，定房時間及退房原因，交至經(jīng)理處進行存檔。（此種情況大多為已過預(yù)留截止日期者））退房且退定金：由于公司及其他原因造成客戶要求退房的：預(yù)定退房：收回客戶的預(yù)定單，經(jīng)理簽字后由相應(yīng)銷售員帶客戶到財務(wù)部退款，退款后將預(yù)定單交至銷售經(jīng)理（財務(wù)部）處進行存檔;合同退房：收回客戶的合同、業(yè)主卡等，要求客戶填寫《退房申請單》，交由財務(wù)核算應(yīng)退金額并簽字確認，銷售主管簽字確認，金額在5萬元以上者由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，之后由財務(wù)部與客戶約定時間進行退款,退款后將《退房申請單》原件交至財務(wù)部，復(fù)印件交至銷售助理處進行存檔。合同管理。此工作由經(jīng)理助理承擔，經(jīng)理進行監(jiān)督。合同的管理。時間：從客戶簽合同開始到移交給實業(yè)公司之前。內(nèi)容：分項目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。注意事項：應(yīng)作為機密資料保存，不得遺失，不得將信息告訴他人;除公司領(lǐng)導(dǎo)、銷售經(jīng)理、合同經(jīng)辦人員以外，其他人員查看合同須經(jīng)主管同意，借閱須簽字。預(yù)定單的管理。時間：從客戶簽單開始須長期保存，該預(yù)定單無論是有效的、作廢的、過期的都需長期保存，以備查。內(nèi)容：分項目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。關(guān)于合同評審格式化合同定義：對開盤前的合同進行統(tǒng)一內(nèi)容的擬訂，在經(jīng)過合同評審后，即成為格式化合同。合同評審程序：銷售部擬訂內(nèi)容-填寫合同評審表格-有關(guān)部門負責人簽字--管理者代表簽字--總經(jīng)理簽字簽定此類合同時，須經(jīng)過銷售部內(nèi)部審核過程：銷售代表與客戶簽定合同-經(jīng)辦銷售代表填寫內(nèi)部審核表并簽字確認--復(fù)核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認--銷售經(jīng)理簽字確認客戶簽字--蓋經(jīng)濟合同章。對于復(fù)核人員應(yīng)確認客戶在現(xiàn)場，對于條款未進行任意修改和增加，如在未修改的前提下增加了條款，確認此條款屬客戶對于公司的約束還是屬公司對客戶的約束，如是前者則應(yīng)進行特殊合同的評審，如屬后者，則應(yīng)在增加條款上進行蓋章確認后進行內(nèi)部審核（此類增加內(nèi)容應(yīng)首先由銷售主管在審核表上進行書面確認后填寫）。特殊合同：A.定義：對格式化合同內(nèi)容進行了改變（增加或刪除，其中增