現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)課件

1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)2檔案起源

檔案是隨著人類(lèi)社會(huì)的產(chǎn)生和發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的發(fā)展起來(lái)的。遠(yuǎn)古時(shí)期的“結(jié)繩”、“刻契”等記事方式，可以看作是檔案的前身。但它們還不是嚴(yán)格意義的檔案。2檔案起源檔案是隨著人類(lèi)社會(huì)的產(chǎn)生和發(fā)展，3檔案起源我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案。之所以說(shuō)它是嚴(yán)格意義的檔案，理由如下：

1、完整清楚地記載歷史

2、集中保存

3、可供查找利用3檔案起源我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案4檔案起源我國(guó)檔案載體的演變甲骨檔案金石檔案縑帛檔案簡(jiǎn)牘檔案紙質(zhì)檔案感光檔案磁性檔案激光檔案4檔案起源我國(guó)檔案載體的演變甲骨檔案金石檔案縑帛檔案簡(jiǎn)牘檔案5中國(guó)歷代對(duì)檔案的稱(chēng)呼檔案概念夏代圖籍商代冊(cè)周代中秦漢典籍漢魏文書(shū)文案唐宋文卷案卷卷牘5中國(guó)歷代對(duì)檔案的稱(chēng)呼檔案概念夏代圖籍商代冊(cè)周代中秦漢典籍漢6檔案一詞出現(xiàn)在明末清初檔案概念

邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者，曰檔案，曰檔子。以積累多，貫皮條掛壁，若檔案故也。

——清·楊賓《柳邊紀(jì)略》6檔案一詞出現(xiàn)在明末清初檔案概念邊外文字，多書(shū)于木，7（一）什么是檔案檔案概念檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織個(gè)人社會(huì)活動(dòng)歷史記錄直接形成保存價(jià)值7（一）什么是檔案檔案概念檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織個(gè)人社會(huì)活動(dòng)歷8歷史記錄社會(huì)實(shí)踐中形成文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)形式多種多樣檔案檔案概念分析辦理完有價(jià)值集中放8歷史記錄社會(huì)實(shí)踐中形成文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)形式多種多樣檔案檔案9

各種屬性相互關(guān)聯(lián)文化屬性是人類(lèi)文化傳承的重要形式原始記錄性最本質(zhì)的屬性歷史真跡不容篡改價(jià)值屬性能夠創(chuàng)造成新的價(jià)值和效益信息屬性國(guó)家信息資源的重要部分，可以進(jìn)行加工處理檔案屬性9各種屬性文化屬性是人類(lèi)文化傳承的重要形式原始記錄性最本質(zhì)10甲骨檔案

檔案種類(lèi)10甲骨檔案檔案種類(lèi)11金文檔案

檔案種類(lèi)國(guó)寶：毛公鼎銘文最多，499字國(guó)寶：散氏盤(pán)11金文檔案檔案種類(lèi)國(guó)寶：毛公鼎國(guó)寶：散氏盤(pán)12簡(jiǎn)牘檔案

檔案種類(lèi)12簡(jiǎn)牘檔案檔案種類(lèi)13檔案種類(lèi)

現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開(kāi)元年間的紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案

雍正遺詔13檔案種類(lèi)現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開(kāi)元年間的紙質(zhì)檔案14金榜、圣旨、國(guó)書(shū)原件檔案種類(lèi)14金榜、圣旨、國(guó)書(shū)原件檔案種類(lèi)15檔案種類(lèi)清代護(hù)照建國(guó)初期行車(chē)執(zhí)照15檔案種類(lèi)清代護(hù)照建國(guó)初期行車(chē)執(zhí)照16磁記錄檔案檔案種類(lèi)16磁記錄檔案檔案種類(lèi)17檔案種類(lèi)激光記錄檔案：現(xiàn)代化的檔案載體把我們帶入一個(gè)全新的多媒體世界。17檔案種類(lèi)激光記錄檔案：18檔案發(fā)揮作用的性質(zhì)參考作用憑證作用檔案的作用直接作用間接作用18檔案發(fā)揮作用的性質(zhì)參考憑證檔案的作用直接作用間接作用19檔案的作用作用的表現(xiàn)：行政管理經(jīng)濟(jì)建設(shè)政治斗爭(zhēng)科學(xué)研究宣傳教育19檔案的作用作用的表現(xiàn)：行政管理經(jīng)濟(jì)建設(shè)政治斗爭(zhēng)科學(xué)研究宣20檔案工作機(jī)構(gòu)中國(guó)古代檔案館的典范

——皇史宬20檔案工作機(jī)構(gòu)中國(guó)古代檔案館的典范21檔案工作機(jī)構(gòu)中央檔案館第一歷史檔案館第二歷史檔案館21檔案工作機(jī)構(gòu)中央檔案館第一歷史檔案館第二歷史檔案館22檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作一切與檔案有關(guān)的工作，包括檔案法規(guī)、宣傳、科研、教育等等。檔案工作狹義的檔案工作指檔案義務(wù)工作，是具體對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作環(huán)節(jié)。22檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作檔案工作狹義的檔案工作23檔案工作的內(nèi)容檔案工作的具體環(huán)節(jié)活動(dòng)檔案整理收集鑒定保管檢索提供利用活動(dòng)集中系統(tǒng)精煉安全歸納服務(wù)統(tǒng)計(jì)23檔案工作的內(nèi)容檔案工作的具體環(huán)節(jié)活動(dòng)檔案整理收集鑒定保管24五、檔案工作現(xiàn)代化工作技術(shù)現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化干部知識(shí)化檔案工作現(xiàn)代化24五、檔案工作現(xiàn)代化工作技術(shù)現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化干部知識(shí)化25概論一.文件、檔案的概念

1.文件──法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過(guò)一定的處理程序而形成的書(shū)面文字材料2.檔案──是一個(gè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的歸檔集中保存起來(lái)的文件材料(包括技術(shù)圖形、影片、照片等)25概論一.文件、檔案的概念263.文檔的格式:文件格式:標(biāo)題、部門(mén)代號(hào)、年號(hào)和順序號(hào)正式格式:除綜合性的報(bào)告、總結(jié)外,一文一事文尾格式:

發(fā)文機(jī)關(guān)(落款或署名):對(duì)此文件負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)、人發(fā)文時(shí)間:最后發(fā)出時(shí)間263.文檔的格式:27公文的格式要求紙張要求:國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210*297)張貼公文紙要求:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37MM±1MM;訂口(左白邊)為28MM±1MM排版要求:排版:正文用3號(hào)仿宋體字,文中有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28字.印裝要求:雙面印刷,頁(yè)碼套正,左側(cè)裝訂.27公文的格式要求紙張要求:28檔案管理的意義作為法令的依據(jù)檔案管理有利于隨時(shí)查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、會(huì)議決定,為公司業(yè)務(wù)運(yùn)行找到可靠的依據(jù),處理業(yè)務(wù)的參考使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)準(zhǔn)確、全面、客觀地了解企業(yè)情況,避免發(fā)生差錯(cuò).保密企業(yè)檔案中,有些文件數(shù)據(jù)是秘密的,如果不專(zhuān)門(mén)加以管理,就很容易造成商業(yè)機(jī)密泄露,造成意想不到的損失.28檔案管理的意義作為法令的依據(jù)29檔案管理的原則集中管理原則﹕企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何人不得占為己有,因此應(yīng)集中管理檔案共同分享原則﹕盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場(chǎng)所,提高檔案的保密系數(shù)和安全性,同時(shí)降低管理成本分類(lèi)歸檔原則﹕及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯與傳遞,科學(xué)歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率29檔案管理的原則集中管理原則﹕企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何30檔案管理的任務(wù)一言蔽之﹕使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑信息化.收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)與本公司有關(guān)的各種檔案辦理檔案的借閱,做好檔案利用和研究鑒定,對(duì)超出保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)30檔案管理的任務(wù)一言蔽之﹕使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑信息化31檔案管理要求維護(hù)檔案的完整性/安全性與便于使用相結(jié)合對(duì)電子文件﹕篩選﹑打印﹑摘要﹑送閱﹑存盤(pán)(同時(shí)保存電子文件)31檔案管理要求維護(hù)檔案的完整性/安全性與便于使用相結(jié)合32檔案管理的方法一.管理的方法包括:收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑資訊化二.收集

1.收集本單位在公務(wù)活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件,整理組合成案卷32檔案管理的方法一.管理的方法包括:33

檔案管理制度建設(shè)《檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》《文書(shū)檔案保管期限表》《全宗檔案分類(lèi)大綱》《檔案分類(lèi)編號(hào)方案》《檔案人員崗位職責(zé)》《整理（立卷）制度》《檔案利用制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》33檔案管理制度建設(shè)《檔案管理辦法》34企業(yè)檔案的收集渠道本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)移交文件歸檔；外單位轉(zhuǎn)讓或移交；企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓?zhuān)幻嫦蛏鐣?huì)收集、征集相關(guān)材料。34企業(yè)檔案的收集渠道本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)移交文件歸檔；35文件材料的形成與歸檔歸檔文件材料范圍

1、上級(jí)來(lái)文

2、本單位制發(fā)的文件

3、下屬單位來(lái)文各類(lèi)文件材料的歸檔要求

1、文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。

2、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求

3、歸檔聲像材料的要求35文件材料的形成與歸檔歸檔文件材料范圍36文件材料的形成與歸檔歸檔時(shí)間：1、科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔；2、設(shè)備檔案歸檔時(shí)間：安裝調(diào)試完畢三個(gè)月內(nèi)歸檔；3、基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔。4、會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：隔年向檔案室移交。5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。6、其他檔案歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束后歸檔。36文件材料的形成與歸檔歸檔時(shí)間：37檔案編碼與代字、代號(hào)表以拼音縮寫(xiě)首字母為代字序號(hào)科技檔案種類(lèi)名稱(chēng)代字1企業(yè)發(fā)展AB2設(shè)備檔案SB3技術(shù)檔案AC4工程檔案CP37檔案編碼與代字、代號(hào)表以拼音縮寫(xiě)首字母為代字序號(hào)科技檔案38檔案編號(hào)原則JJ·

10·

1基建檔案代字工程項(xiàng)目名稱(chēng)編號(hào)案卷順序號(hào)示例一：某單位基建檔號(hào)GP·RD·WI公司名稱(chēng)部門(mén)名稱(chēng)某單位檔號(hào)項(xiàng)目名稱(chēng)001序號(hào)38檔案編號(hào)原則JJ·10·1基建檔39企業(yè)檔案分類(lèi)方案39企業(yè)檔案分類(lèi)方案40企業(yè)檔案分類(lèi)方案40企業(yè)檔案分類(lèi)方案41現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式41現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式42資料冊(cè)替換頁(yè)規(guī)格：A4

尺寸：310×273×6042資料冊(cè)替換頁(yè)規(guī)格：A4

尺寸：310×273×6043檔案盒材質(zhì)：紙質(zhì)尺寸：307×220×30mm43檔案盒材質(zhì)：紙質(zhì)44檔案目錄建立44檔案目錄建立45檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)法45檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)法46文書(shū)檔案案卷格式案卷卷皮格式:

文書(shū)檔案案卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm（長(zhǎng)×寬）。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。46文書(shū)檔案案卷格式案卷卷皮格式:47案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸.47案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名48卷內(nèi)文件目錄格式

3.1目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用16開(kāi)型（即長(zhǎng)×寬為260mm×185mm）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（即長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。3.2頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬20±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬15±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬25±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬15±0.5mm48卷內(nèi)文件目錄格式3.1目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用149卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注49卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題50檔案如何分類(lèi)管理分類(lèi)的一般方法有A、時(shí)間分類(lèi)法：

1)年度分類(lèi)法

2)時(shí)期分類(lèi)法B、來(lái)源分類(lèi)

1)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

2)作者分類(lèi)法

3)通訊者分類(lèi)法50檔案如何分類(lèi)管理分類(lèi)的一般方法有51檔案如何分類(lèi)管理C、內(nèi)容分類(lèi)法

1)技術(shù)分類(lèi)法

2)文書(shū)分類(lèi)法

3)媒體分類(lèi)法D、形式分類(lèi)法

1)按文件種類(lèi)分類(lèi)

2)按載體形態(tài)分類(lèi)

3)按形狀規(guī)格分類(lèi)51檔案如何分類(lèi)管理C、內(nèi)容分類(lèi)法52企業(yè)常用檔案分類(lèi)法：依組織架構(gòu)法；52企業(yè)常用檔案分類(lèi)法：依組織架構(gòu)法；53編制檔案檢索工具的基本要求是全，指信息存儲(chǔ)豐富。準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確快，指迅速

便，指檢索要方便

53編制檔案檢索工具的基本要求是全，指信息存儲(chǔ)豐富。54文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟文件材料的分類(lèi)

采用復(fù)式分類(lèi)法。主要形式為：

年度—問(wèn)題(機(jī)構(gòu))—保管期限年度—保管期限54文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟文件材料的分類(lèi)55文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟歸檔文件保管期限的界定1、歸檔文件的保管期限分為：

永久、長(zhǎng)期、短期2、界定原則：

A、反映單位主要活動(dòng)，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；

B、反映單位一般性工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；

C、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考利用價(jià)值的，列為短期保管。55文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟歸檔文件保管期限的界定56文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟排列分年度、分保管期限、分類(lèi)別編號(hào)歸檔章規(guī)格及填寫(xiě)要求修整與裝訂56文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟排列57文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟備注保管期限表內(nèi)文件張數(shù)起止日期案卷標(biāo)題序號(hào)案卷目錄表57文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟備注保管表內(nèi)文件張數(shù)起止案卷58檔案盒脊背項(xiàng)目填寫(xiě)58檔案盒脊背項(xiàng)目填寫(xiě)59檔案盒封面填寫(xiě)59檔案盒封面填寫(xiě)60備考表填寫(xiě)

60備考表填寫(xiě)

61填寫(xiě)案卷封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。全宗名稱(chēng)，即立檔單位名稱(chēng)，全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)類(lèi)目名稱(chēng)，全宗內(nèi)第一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題案卷題名文件所屬的起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)歸檔號(hào)，文書(shū)處理部門(mén)編制的案卷順序號(hào)61填寫(xiě)案卷封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、62裝訂案卷三孔一線(xiàn)左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題的文件做好補(bǔ)齊頁(yè)面、修復(fù)、折疊等工作。62裝訂案卷三孔一線(xiàn)左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷排列一般先按保管期限、再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題排列，具體根據(jù)分類(lèi)方案。63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-464檔案保管的基本要求以防為主，防治結(jié)合加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般自力更生，勤儉節(jié)約立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前64檔案保管的基本要求以防為主，防治結(jié)合65溫濕度控制

檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在14-24oC，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±2oC；相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±5%。保存母片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在13-15oC，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35-45%。各庫(kù)房及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備去濕機(jī)，專(zhuān)門(mén)庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫(kù)房溫濕度變化的資料，每年進(jìn)行一次綜合分析，以便掌握庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制訂綜合管理計(jì)劃?？照{(diào)、去濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗(yàn)。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。新建庫(kù)房竣工后，應(yīng)經(jīng)6-12個(gè)月干燥方可將檔案入庫(kù)。65溫濕度控制檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在166蟲(chóng)霉防治與除塵

檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線(xiàn)路，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。檔案庫(kù)房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。66蟲(chóng)霉防治與除塵檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并67照明管理

檔案庫(kù)房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不超過(guò)100勒克斯。如采用熒光燈時(shí)，應(yīng)對(duì)紫外線(xiàn)進(jìn)行過(guò)濾。檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾，窗板等遮陽(yáng)措施，檔案庫(kù)房重點(diǎn)是防紫外線(xiàn)。檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。67照明管理檔案庫(kù)房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不超過(guò)68防空氣染物危害檔案的空氣染物主要是一些酸性或氧化性的有害氣體或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉塵等。通風(fēng)口設(shè)置一定的過(guò)慮與凈化裝置，自然通風(fēng)時(shí)，可用涂有油脂的紗窗等進(jìn)行簡(jiǎn)易過(guò)慮；對(duì)庫(kù)房定期進(jìn)行研究清掃，操作時(shí)應(yīng)先用吸塵器吸除門(mén)窗，地板縫內(nèi)的塵土，再除去檔案框架，檔案上的灰塵，最后拖地。68防空氣染物危害檔案的空氣染物主要是一些酸性或氧化性的有害69檔案保管狀況檢查

對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。每年定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料。69檔案保管狀況檢查對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及70案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫(xiě)案卷題名卷內(nèi)文件編號(hào)填寫(xiě)文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫(xiě)案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄70案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整卷內(nèi)擬寫(xiě)卷內(nèi)填寫(xiě)填卷填寫(xiě)裝訂編71建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成項(xiàng)目建設(shè)議（立項(xiàng)階段）可行性研究階段設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)）階段建設(shè)（開(kāi)工）準(zhǔn)備階段建設(shè)實(shí)施階段竣工驗(yàn)收階段71建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成項(xiàng)目建設(shè)議（立項(xiàng)階段）72建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)檔案員勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員施工單位72建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建分檔勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案73工程竣工圖的編制一、編制形式

1、按圖施工沒(méi)有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖；

2、一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖；

3、重大變更的，或圖面變更面積超過(guò)35％的，應(yīng)重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。73工程竣工圖的編制一、編制形式74二、對(duì)竣工圖進(jìn)行四方會(huì)審

由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位對(duì)竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進(jìn)行會(huì)審，以保證竣工圖能真實(shí)地反映工程建設(shè)實(shí)際狀況。三、蓋竣工圖章

所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全、清楚，不得代簽；竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，若正面無(wú)空白處，則蓋在對(duì)應(yīng)圖紙的背面左上角；蓋竣工圖章時(shí)應(yīng)使用不易褪色印泥。74二、對(duì)竣工圖進(jìn)行四方會(huì)審75竣工圖章格式：編制單位竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱(chēng)監(jiān)理人75竣工圖章格式：編制單位竣工圖編制人技術(shù)76四、竣工圖的折疊

折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格；無(wú)論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標(biāo)準(zhǔn)欄應(yīng)露在外面；（參照GB10609—89《技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法》）76四、竣工圖的折疊77建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件建設(shè)用地、征地、拆遷文件勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件招投標(biāo)文件開(kāi)工審批文件監(jiān)理文件施工文件原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗(yàn)報(bào)告施工試驗(yàn)記錄竣工圖竣工驗(yàn)收文件77建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)工程項(xiàng)目78某項(xiàng)目檔案前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計(jì)檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗(yàn)收檔案單位工程01單位工程02單位工程03項(xiàng)目管理檔案78某前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計(jì)檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗(yàn)收檔案79二、組卷（一）組卷要求

案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)基本一致；案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用。79二、組卷80(三）組卷方法

1、按結(jié)構(gòu)組卷；

2、按單位（單項(xiàng)）工程組卷；

3、按工序或階段組卷；

4、按專(zhuān)業(yè)組卷；

5、按問(wèn)題組卷；

6、按名稱(chēng)或文件性質(zhì)組卷；

7、按地區(qū)組卷；

8、按時(shí)間組卷。80(三）組卷方法81

三、卷內(nèi)文件排列

1、圖樣的排列

在形成時(shí)編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進(jìn)行排列；在形成時(shí)沒(méi)有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細(xì)部的排后。

2、文字材料的排列

（1）按重要程度排列；（2）按工序排列；81三、卷內(nèi)文件排列82

（3）按地區(qū)排列；（4）按時(shí)間排列；（5）按習(xí)慣排列。

3、圖文混合文件的排列

有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。82（3）按地區(qū)排列；83

四、案卷編目

1、編頁(yè)號(hào)

2、編卷內(nèi)目錄

83四、案卷編目84卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1第三建筑工程公司單位工程原材料用料匯總表2001122312102—2001鋼鐵廠“閩光”牌鋼筋出廠合格證200112011131879順昌水泥廠“××”牌水泥出廠合格證20011130264華順磚廠磚合格證2001100557—6284卷內(nèi)目錄序文件責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1第三85卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1榕政[2009]8號(hào)人民政府關(guān)于某工程土地征用的批復(fù)200905061-42榕國(guó)土[2009]9號(hào)國(guó)土資源局

關(guān)于某工程土地征用的請(qǐng)示200904035-103……10某工程指揮部關(guān)于某工程土地征用的會(huì)議紀(jì)要2009020730—3385卷內(nèi)目錄序文件責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注86

3、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

863、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表87

卷內(nèi)備考表互見(jiàn)號(hào)：JZ1—01（照片）說(shuō)明：1、本卷有文件材料20件，共100頁(yè)，附圖1張。

2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件，原件見(jiàn)J1·4—04案卷。立卷人：×××2009年8月9日檢查人：×××2009年9月10日87卷內(nèi)備考表說(shuō)明：1、本卷有文件材料20件，共100頁(yè)88

4、案卷裝訂

案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時(shí)，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章，文件要按目錄編排次序排列；

檔號(hào)序號(hào)J1·01--0105884、案卷裝訂檔號(hào)序號(hào)J1·01--010589

5、填寫(xiě)案卷封面和脊背

（1）案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個(gè)部分組成，字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50個(gè)字；案卷題名=項(xiàng)目名稱(chēng)+內(nèi)容特征+文件名稱(chēng)如：某高速公路工程開(kāi)工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì)某高速公路工程勘察、設(shè)計(jì)、土建施工等合同某高速公路工程G1標(biāo)西福管理區(qū)收費(fèi)管理樓竣工圖

895、填寫(xiě)案卷封面和脊背90

不規(guī)范的案卷題名，如：

某某工程文件材料1

某某工程文件材料2

變更文件施工文件竣工圖合同文件

90不規(guī)范的案卷題名，如：91

某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗(yàn)、水泥、細(xì)集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告和試驗(yàn)報(bào)告91某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水92

（2）立卷單位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密級(jí)；（6）檔號(hào)；（7）案卷脊背：填寫(xiě)保管期限、檔號(hào)和案卷題名。92（2）立卷單位；93案卷封面填寫(xiě)示意表

檔號(hào)×××---××

檔案館號(hào)____________

案卷題名

1111111特大橋初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)

立卷單位111111高速公路有限公司起止日期1998.12.7∽2009.1.12

保管期限長(zhǎng)期

密級(jí)_______________________93案卷封面填寫(xiě)示意表檔號(hào)×××---××94

6、編寫(xiě)案卷目錄（科技檔案分類(lèi)目錄）946、編寫(xiě)案卷目錄（科技檔案分類(lèi)目錄）95科技檔案分類(lèi)目錄

類(lèi)別序號(hào)檔號(hào)案卷題名立卷單位起止日期

數(shù)量保管期限密級(jí)變更情況備注份數(shù)頁(yè)數(shù)95科技檔案分類(lèi)目錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名立卷單位起止日期96二、驗(yàn)收的組織和程序三、驗(yàn)收的內(nèi)容

1、項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作；

2、項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；

3、項(xiàng)目檔案的安全。96二、驗(yàn)收的組織和程序97二、移交的單位及內(nèi)容1、向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位移交全部檔案；2、向有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)移交的檔案，按行業(yè)規(guī)定辦理；3、向國(guó)家綜合檔案館移交部分檔案，根據(jù)不同類(lèi)型有不同要求；4、城市規(guī)劃區(qū)的項(xiàng)目向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交部分檔案，按《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦理》。97二、移交的單位及內(nèi)容98三、移交的案卷質(zhì)量

必須符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822--2000）和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28--2002）等標(biāo)準(zhǔn)要求四、移交的載體項(xiàng)目檔案紙質(zhì)原件移交給業(yè)主或生產(chǎn)使用單位；向有關(guān)國(guó)家檔案館和行業(yè)主管部門(mén)移交的項(xiàng)目檔案可以為多套的紙質(zhì)原件或項(xiàng)目檔案縮微品、檔案紙質(zhì)復(fù)制件等。98三、移交的案卷質(zhì)量9999100100101其他歸檔文件的整理業(yè)務(wù)檔案按問(wèn)題分類(lèi)，以卷為整理單位，采用一事一卷的方法組卷。會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)核算材料分類(lèi)，以?xún)?cè)、本為整理單位分年度編號(hào)排列。詳見(jiàn)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》聲像檔案按載體—問(wèn)題分類(lèi)，以盒、張為整理單位。詳見(jiàn)《聲像檔案管理辦法》實(shí)物檔案按材料分類(lèi)，排列編號(hào)登記編目。101其他歸檔文件的整理業(yè)務(wù)檔案按問(wèn)題分類(lèi)，以卷為整102電子檔案管理102電子檔案管理103現(xiàn)代新型電子檔案103現(xiàn)代新型電子檔案104104105操作系統(tǒng)

（文件管理）105操作系統(tǒng)

（文件管理）106主要內(nèi)容概述文件文件目錄文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件系統(tǒng)的其他功能106主要內(nèi)容概述107概述文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因用戶(hù)直接操作和管理輔助存儲(chǔ)器上信息，繁瑣復(fù)雜、易于出錯(cuò)、可靠性差多道程序、分時(shí)系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲(chǔ)器文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負(fù)責(zé)存取和管理信息的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶(hù)和系統(tǒng)信息的存儲(chǔ)、檢索、更新、共享和保護(hù)，并為用戶(hù)提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。107概述文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因108概述文件系統(tǒng)的功能：文件的按名存?。ɑ竟δ埽┪募夸浀慕⒑途S護(hù)（用于實(shí)現(xiàn)上述基本功能）實(shí)現(xiàn)邏輯文件到物理文件的轉(zhuǎn)換（核心內(nèi)容）文件存儲(chǔ)空間的分配和管理數(shù)據(jù)保密、保護(hù)和共享提供一組用戶(hù)使用的操作108概述文件系統(tǒng)的功能：109文件文件文件是由文件名字標(biāo)識(shí)的一組信息的集合。實(shí)現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)：將用戶(hù)從復(fù)雜的物理存儲(chǔ)地址管理中解放出來(lái)可對(duì)文件提供各種安全、保密和保護(hù)措施實(shí)現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享）109文件文件110文件文件的命名各操作系統(tǒng)的文件命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫(xiě)等）和長(zhǎng)度上存在差異通常，文件名字由文件名和擴(kuò)展名組成，中間用“.”分隔。前者標(biāo)識(shí)文件內(nèi)容、后者標(biāo)識(shí)文件特性。通配符，”?”代表任何一個(gè)符合文件命名要求的合法字符，”*”代表任何一個(gè)合法的字符串。110文件文件的命名111文件文件的分類(lèi)按用途：系統(tǒng)文件、庫(kù)文件、用戶(hù)文件等按保護(hù)級(jí)別：只讀文件、讀寫(xiě)文件、不保護(hù)文件等按信息流向：輸入文件、輸出文件、輸入/輸出文件按存放時(shí)限：臨時(shí)文件、永久文件、檔案文件按存放設(shè)備類(lèi)型：磁盤(pán)文件、磁帶文件、軟盤(pán)文件111文件文件的分類(lèi)112文件文件的屬性用于文件的管理控制和安全保護(hù)分為：基本屬性：文件名、所有者、授權(quán)者、長(zhǎng)度等類(lèi)型屬性：普通文件、目錄文件、系統(tǒng)文件、隱式文件、設(shè)備文件等保護(hù)屬性：讀、寫(xiě)、可執(zhí)行、可更新、可刪除、可改變保護(hù)、歸檔等管理屬性：創(chuàng)建時(shí)間、最后存取時(shí)間、最后修改時(shí)間等-rwxr-x--x文件類(lèi)型(-,d,l,b/c)所有者權(quán)限其他用戶(hù)權(quán)限同組用戶(hù)權(quán)限112文件文件的屬性-rwxr-x--x文件類(lèi)型所有者權(quán)限其113文件文件的存取方法順序存取按記錄順序進(jìn)行讀/寫(xiě)操作的存取方法可分為：固定長(zhǎng)度記錄、可變長(zhǎng)度記錄直接存取以任意次序（隨機(jī)）直接讀寫(xiě)某個(gè)記錄索引存取基于索引文件的存取方法。（實(shí)際系統(tǒng)中，大多采用多級(jí)索引，以加速記錄的查找過(guò)程）113文件文件的存取方法114文件文件的使用兩類(lèi)接口：操作或控制臺(tái)命令，如DOS命令：dir，cd等系統(tǒng)調(diào)用(API)，如open，write等，功能包括：建立文件打開(kāi)文件讀/寫(xiě)文件文件控制關(guān)閉文件撤消文件…114文件文件的使用115文件目錄什么是文件目錄？是文件系統(tǒng)建立和維護(hù)的關(guān)于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個(gè)目錄項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)文件的信息描述，該目錄項(xiàng)又稱(chēng)為文件控制塊(FCB)。目錄信息也以文件的形式存放，稱(chēng)為目錄文件。文件控制塊的基本內(nèi)容：文件存取控制信息，如文件名、用戶(hù)名、文件主存取權(quán)限等文件結(jié)構(gòu)信息，文件邏輯結(jié)構(gòu)、文件的物理結(jié)構(gòu)等文件使用信息，已打開(kāi)該文件的進(jìn)程數(shù)、文件的修改情況等文件管理信息，文件建立日期、文件訪問(wèn)日期等115文件目錄什么是文件目錄？116文件目錄如何實(shí)現(xiàn)“按名存取”？當(dāng)用戶(hù)要求存取某個(gè)文件時(shí)，系統(tǒng)查找目錄文件，獲得對(duì)應(yīng)的文件目錄。在文件目錄中，根據(jù)用戶(hù)給定的文件名尋找到對(duì)應(yīng)該文件的文件控制塊（文件目錄項(xiàng)）通過(guò)文件控制塊所記錄的該文件的相關(guān)信息（如文件信息存放的相對(duì)位置或文件信息首塊的物理位置）依次存取該文件的內(nèi)容。116文件目錄如何實(shí)現(xiàn)“按名存取”？117文件目錄一級(jí)目錄結(jié)構(gòu)在操作系統(tǒng)中構(gòu)造一張線(xiàn)性表，與每個(gè)文件有關(guān)的屬性占用一個(gè)目錄項(xiàng)就構(gòu)成一級(jí)目錄結(jié)構(gòu)。缺點(diǎn)：重名問(wèn)題（當(dāng)多用戶(hù)共享一個(gè)目錄時(shí)）難以實(shí)現(xiàn)文件共享（異名共享問(wèn)題）目錄項(xiàng)1目錄項(xiàng)2目錄項(xiàng)N…文件1文件2文件N117文件目錄一級(jí)目錄結(jié)構(gòu)目錄項(xiàng)1目錄項(xiàng)2目錄項(xiàng)N…文件1文118文件目錄二級(jí)目錄結(jié)構(gòu)文件目錄由兩級(jí)目錄構(gòu)成，第一級(jí)為主文件目錄用于管理所有用戶(hù)文件目錄，第二級(jí)為用戶(hù)的文件目錄，用于管理每個(gè)用戶(hù)下的文件。

用戶(hù)文件目錄地址A …B …

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…目錄項(xiàng)1目錄項(xiàng)2…目錄項(xiàng)1目錄項(xiàng)2…文件文件文件118文件目錄二級(jí)目錄結(jié)構(gòu)用戶(hù)119文件目錄樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)二級(jí)目錄結(jié)構(gòu)的推廣成多級(jí)目錄結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)為一倒置的有根樹(shù)，又稱(chēng)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)。倒置樹(shù)的根稱(chēng)為根目錄，從根向下，每一個(gè)樹(shù)枝為一個(gè)子目錄，而樹(shù)葉則為文件。優(yōu)點(diǎn)：較好地反映現(xiàn)實(shí)世界數(shù)據(jù)集合之間的層次關(guān)系不同文件可以重名，只要不在同一個(gè)目錄中容易以目錄為單位進(jìn)行文件的保護(hù)、保密和共享119文件目錄樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)120文件目錄樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)文件的全名，應(yīng)該從根目錄開(kāi)始，到該文件名為止，目錄路徑+文件名。例，/user/include/testfile.c/devbinlibetcusrtty00tty01shdataccfei1fei2120文件目錄樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)/devbinlibetcusrt121文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與文件組織和存儲(chǔ)相關(guān)的概念卷，是物理存儲(chǔ)介質(zhì)的單位，如一盤(pán)磁帶、一張光盤(pán)等。對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備可分離的存儲(chǔ)器，物理卷和物理設(shè)備不總是一致。塊，存儲(chǔ)介質(zhì)上連續(xù)信息所組成的一個(gè)區(qū)域，也叫物理記錄，是主存儲(chǔ)器與輔助存儲(chǔ)器進(jìn)行信息交換的單位。邏輯記錄，文件中按信息在邏輯上的獨(dú)立含義劃分的一種信息單位，應(yīng)用程序處理的單位。存儲(chǔ)記錄，指附加了操作系統(tǒng)控制信息的邏輯記錄，文件管理程序處理的單位。121文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與文件組織和存儲(chǔ)相關(guān)的概念122文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與文件組織和存儲(chǔ)相關(guān)的概念三種記錄之間的關(guān)系邏輯記錄存儲(chǔ)記錄物理記錄映射映射用戶(hù)作業(yè)存取方法存儲(chǔ)設(shè)備邏輯數(shù)據(jù)組織（面向用戶(hù)）物理數(shù)據(jù)組織（面向設(shè)備）122文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與文件組織和存儲(chǔ)相關(guān)的概念邏輯記錄123文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的邏輯結(jié)構(gòu)從用戶(hù)的角度出發(fā)，在用戶(hù)概念中的抽象信息的組織方式，以及用戶(hù)可見(jiàn)，并可處理的數(shù)據(jù)集合。文件按邏輯結(jié)構(gòu)分為兩種形式：流式文件，指文件內(nèi)的數(shù)據(jù)不再組成記錄，只是依次的一串信息集合。（無(wú)結(jié)構(gòu)）記錄式文件，是一種有結(jié)構(gòu)的文件，包含若干邏輯記錄。邏輯記錄是文件中按信息在邏輯上的獨(dú)立含意劃分的一個(gè)信息單位。123文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的邏輯結(jié)構(gòu)124文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)邏輯文件在物理存儲(chǔ)空間中的存放方法和組織關(guān)系。文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)涉及：塊（物理記錄）的劃分、記錄的排列、索引的組織、信息的搜索常見(jiàn)的構(gòu)造物理結(jié)構(gòu)的方法：計(jì)算法，設(shè)計(jì)映射算法，如線(xiàn)性計(jì)算法、雜湊法將邏輯地址（記錄鍵）轉(zhuǎn)換成對(duì)應(yīng)的物理地址。指針?lè)ǎO(shè)置專(zhuān)門(mén)的指針，指明相應(yīng)記錄的物理地址或表達(dá)各記錄間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。124文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)125文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)幾種常見(jiàn)的文件物理結(jié)構(gòu)：順序文件，連續(xù)存儲(chǔ)連接文件直接文件索引文件非連續(xù)存儲(chǔ)125文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)非連續(xù)存儲(chǔ)126文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)順序文件緊湊順序文件，邏輯記錄連續(xù)存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)的相鄰物理塊上幾種順序文件的變種擴(kuò)展順序文件連接順序文件劃分順序文件126文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)127文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)連接文件使用連接字或指針來(lái)表示文件中各記錄之間的串聯(lián)關(guān)系，又稱(chēng)串聯(lián)文件特點(diǎn)：邏輯記錄順序獨(dú)立于物理記錄順序，增、刪、改方便，但性能較低。文件目錄項(xiàng)0127文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)文件目錄項(xiàng)0128文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)直接文件在記錄的關(guān)鍵字與其存儲(chǔ)的物理地址之間建立某種對(duì)應(yīng)關(guān)系（通常采用散列函數(shù)），又稱(chēng)散列文件關(guān)鍵問(wèn)題，對(duì)應(yīng)關(guān)系的沖突問(wèn)題直接散列法，將記錄鍵作為記錄的存取地址128文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)129文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)索引文件系統(tǒng)為每個(gè)文件建立一張索引表，每個(gè)表目包含一個(gè)記錄鍵（或邏輯記錄號(hào)）及其對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)地址。索引可分為：稠密型索引、稀疏型索引文件目錄項(xiàng)記錄1記錄2記錄N……塊塊塊地址關(guān)鍵字或邏輯記錄號(hào)129文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件的物理結(jié)構(gòu)文件目錄項(xiàng)記錄1130文件系統(tǒng)的其他功能文件卷的安裝和使用文件卷，又稱(chēng)文件子系統(tǒng)，存放文件和目錄信息，也存放文件屬性、空閑區(qū)域信息。通常，存儲(chǔ)介質(zhì)的物理單位為一個(gè)卷。（硬盤(pán)的一個(gè)分區(qū)為一個(gè)卷）Windows/Dos系統(tǒng)中，不需用戶(hù)顯式地進(jìn)行文件卷安裝操作。UNIX/Linux系統(tǒng)中，每個(gè)文件卷需要安裝才能使用。文件系統(tǒng)可分為基本文件系統(tǒng)和可裝卸地子文件系統(tǒng)兩部分。(mount操作)130文件系統(tǒng)的其他功能文件卷的安裝和使用131文件系統(tǒng)的其他功能文件共享文件共享是指不同用戶(hù)（進(jìn)程）間共同使用同一個(gè)文件。文件共享還可以節(jié)省大量的外存空間，有效減少文件復(fù)制而增加的訪問(wèn)外存次數(shù)UNIX系統(tǒng)中常見(jiàn)的共享文件方式：靜態(tài)共享動(dòng)態(tài)共享符號(hào)鏈接共享131文件系統(tǒng)的其他功能文件共享132文件系統(tǒng)的其他功能輔存空間管理輔存空間分配的常見(jiàn)分配方法：連續(xù)分配，文件被存放在輔存空間的連續(xù)存儲(chǔ)區(qū)。非連續(xù)分配，按塊（扇區(qū)）為單位非連續(xù)分配按簇為單位的非連續(xù)分配文件存儲(chǔ)空間管理方法：位示圖空閑區(qū)表空閑塊鏈成組空閑塊鏈132文件系統(tǒng)的其他功能輔存空間管理133文件系統(tǒng)的其他功能虛擬文件系統(tǒng)目標(biāo)：同時(shí)支持多種文件系統(tǒng)系統(tǒng)中可安裝多個(gè)文件系統(tǒng)為用戶(hù)提供一致的接口提供網(wǎng)絡(luò)共享文件支持可擴(kuò)充新的文件系統(tǒng)基本思路：對(duì)多個(gè)文件系統(tǒng)的共同特征進(jìn)行抽象，形成一個(gè)與具體文件系統(tǒng)無(wú)關(guān)的虛擬層，并在此層上定義對(duì)用戶(hù)的一致性接口。在文件系統(tǒng)具體實(shí)現(xiàn)層使用類(lèi)似開(kāi)關(guān)表技術(shù)進(jìn)行文件系統(tǒng)的轉(zhuǎn)接。133文件系統(tǒng)的其他功能虛擬文件系統(tǒng)134保管要求

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：a)歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。b)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。c)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。d)環(huán)境溫度選定范圍：17?20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%?45%。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。對(duì)磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。9.5.3對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。134保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，135照片檔案的保管

底片袋底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2∽9.5之間，a-纖維素含量應(yīng)高于87%。底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片冊(cè)、照片冊(cè)底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在7.2∽9.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。135照片檔案的保管底片袋136貯存柜架

底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類(lèi)似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。136貯存柜架底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、137溫度、濕度要求

137溫度、濕度要求138磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范磁性載體文件系指磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件，138磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范磁性載體文件系指磁性材料（如139貯存前物理準(zhǔn)備長(zhǎng)期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過(guò)調(diào)整、清潔的設(shè)備錄制。貯存前，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無(wú)損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲(chǔ)環(huán)境中平衡1-3天，然后在全長(zhǎng)度上使用清潔機(jī)慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7?2.2N（牛頓）。應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中（相對(duì)濕度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封容器中，以防粘和劑、潤(rùn)滑劑揮發(fā)。139貯存前物理準(zhǔn)備長(zhǎng)期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過(guò)調(diào)140庫(kù)房溫、濕度要求溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15?27℃、相對(duì)濕度40?60%范圍內(nèi)選定一組值，一旦選定，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò)±3℃、相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5%。最佳環(huán)境溫度是18℃、相對(duì)濕度是40%。140庫(kù)房溫、濕度要求溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15?27141清潔管理要求不要用手觸摸磁帶（軟磁盤(pán)），應(yīng)戴非棉制手套操作；不要使磁帶（軟磁盤(pán)）接觸不清潔表面，如地面、桌面等；裝磁帶（軟磁盤(pán)）的裝具應(yīng)潔凈無(wú)塵；庫(kù)房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇?kù)房外；庫(kù)房中禁止使用打印機(jī)。141清潔管理要求不要用手觸摸磁帶（軟磁盤(pán)），應(yīng)戴非棉制手142防水要求/防火要求庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶（軟磁盤(pán)）架最低一層擱板應(yīng)高于地面30㎝以上。庫(kù)房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不得有易燃物品；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；庫(kù)房中應(yīng)備有CO2型滅火器；庫(kù)房物品如紙張、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障。對(duì)重要檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放。142防水要求/防火要求庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶（軟143防磁要求磁性載體檔案與磁場(chǎng)源（永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等）之間的距離不得少于76㎜；可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等）構(gòu)成容器、箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽；磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少26㎜；使用無(wú)屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少76㎜。不得將任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)龋霂?kù)房；在存在重要檔案的庫(kù)區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場(chǎng)。143防磁要求磁性載體檔案與磁場(chǎng)源（永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器144工作間要求對(duì)工作間的要求如下：1工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控；2工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源；3直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙、喝飲料及吃食品；4卷軸（包括空軸）應(yīng)放在專(zhuān)門(mén)的保護(hù)容器內(nèi)；5不應(yīng)把磁帶（軟磁盤(pán)）放在熱的地方，比如接近熱源或陽(yáng)光直射處；6定期對(duì)工作間的磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的機(jī)械、電氣部分進(jìn)行系統(tǒng)的檢查；7應(yīng)保持磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器中全部磁帶、軟磁盤(pán)接觸面的清潔；8工作間應(yīng)備有磁帶清洗機(jī)和檢驗(yàn)器，并用來(lái)清潔和卷繞磁帶。表1磁性載體文件目錄清單盤(pán)帶號(hào)：序號(hào)文件名題名檔號(hào)144工作間要求對(duì)工作間的要求如下：145現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)146檔案起源

檔案是隨著人類(lèi)社會(huì)的產(chǎn)生和發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的發(fā)展起來(lái)的。遠(yuǎn)古時(shí)期的“結(jié)繩”、“刻契”等記事方式，可以看作是檔案的前身。但它們還不是嚴(yán)格意義的檔案。2檔案起源檔案是隨著人類(lèi)社會(huì)的產(chǎn)生和發(fā)展，147檔案起源我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案。之所以說(shuō)它是嚴(yán)格意義的檔案，理由如下：

1、完整清楚地記載歷史

2、集中保存

3、可供查找利用3檔案起源我國(guó)現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案148檔案起源我國(guó)檔案載體的演變甲骨檔案金石檔案縑帛檔案簡(jiǎn)牘檔案紙質(zhì)檔案感光檔案磁性檔案激光檔案4檔案起源我國(guó)檔案載體的演變甲骨檔案金石檔案縑帛檔案簡(jiǎn)牘檔案149中國(guó)歷代對(duì)檔案的稱(chēng)呼檔案概念夏代圖籍商代冊(cè)周代中秦漢典籍漢魏文書(shū)文案唐宋文卷案卷卷牘5中國(guó)歷代對(duì)檔案的稱(chēng)呼檔案概念夏代圖籍商代冊(cè)周代中秦漢典籍漢150檔案一詞出現(xiàn)在明末清初檔案概念

邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者，曰檔案，曰檔子。以積累多，貫皮條掛壁，若檔案故也。

——清·楊賓《柳邊紀(jì)略》6檔案一詞出現(xiàn)在明末清初檔案概念邊外文字，多書(shū)于木，151（一）什么是檔案檔案概念檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織個(gè)人社會(huì)活動(dòng)歷史記錄直接形成保存價(jià)值7（一）什么是檔案檔案概念檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)社會(huì)組織個(gè)人社會(huì)活動(dòng)歷152歷史記錄社會(huì)實(shí)踐中形成文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)形式多種多樣檔案檔案概念分析辦理完有價(jià)值集中放8歷史記錄社會(huì)實(shí)踐中形成文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)形式多種多樣檔案檔案153

各種屬性相互關(guān)聯(lián)文化屬性是人類(lèi)文化傳承的重要形式原始記錄性最本質(zhì)的屬性歷史真跡不容篡改價(jià)值屬性能夠創(chuàng)造成新的價(jià)值和效益信息屬性國(guó)家信息資源的重要部分，可以進(jìn)行加工處理檔案屬性9各種屬性文化屬性是人類(lèi)文化傳承的重要形式原始記錄性最本質(zhì)154甲骨檔案

檔案種類(lèi)10甲骨檔案檔案種類(lèi)155金文檔案

檔案種類(lèi)國(guó)寶：毛公鼎銘文最多，499字國(guó)寶：散氏盤(pán)11金文檔案檔案種類(lèi)國(guó)寶：毛公鼎國(guó)寶：散氏盤(pán)156簡(jiǎn)牘檔案

檔案種類(lèi)12簡(jiǎn)牘檔案檔案種類(lèi)157檔案種類(lèi)

現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開(kāi)元年間的紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案

雍正遺詔13檔案種類(lèi)現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開(kāi)元年間的紙質(zhì)檔案158金榜、圣旨、國(guó)書(shū)原件檔案種類(lèi)14金榜、圣旨、國(guó)書(shū)原件檔案種類(lèi)159檔案種類(lèi)清代護(hù)照建國(guó)初期行車(chē)執(zhí)照15檔案種類(lèi)清代護(hù)照建國(guó)初期行車(chē)執(zhí)照160磁記錄檔案檔案種類(lèi)16磁記錄檔案檔案種類(lèi)161檔案種類(lèi)激光記錄檔案：現(xiàn)代化的檔案載體把我們帶入一個(gè)全新的多媒體世界。17檔案種類(lèi)激光記錄檔案：162檔案發(fā)揮作用的性質(zhì)參考作用憑證作用檔案的作用直接作用間接作用18檔案發(fā)揮作用的性質(zhì)參考憑證檔案的作用直接作用間接作用163檔案的作用作用的表現(xiàn)：行政管理經(jīng)濟(jì)建設(shè)政治斗爭(zhēng)科學(xué)研究宣傳教育19檔案的作用作用的表現(xiàn)：行政管理經(jīng)濟(jì)建設(shè)政治斗爭(zhēng)科學(xué)研究宣164檔案工作機(jī)構(gòu)中國(guó)古代檔案館的典范

——皇史宬20檔案工作機(jī)構(gòu)中國(guó)古代檔案館的典范165檔案工作機(jī)構(gòu)中央檔案館第一歷史檔案館第二歷史檔案館21檔案工作機(jī)構(gòu)中央檔案館第一歷史檔案館第二歷史檔案館166檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作一切與檔案有關(guān)的工作，包括檔案法規(guī)、宣傳、科研、教育等等。檔案工作狹義的檔案工作指檔案義務(wù)工作，是具體對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作環(huán)節(jié)。22檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作檔案工作狹義的檔案工作167檔案工作的內(nèi)容檔案工作的具體環(huán)節(jié)活動(dòng)檔案整理收集鑒定保管檢索提供利用活動(dòng)集中系統(tǒng)精煉安全歸納服務(wù)統(tǒng)計(jì)23檔案工作的內(nèi)容檔案工作的具體環(huán)節(jié)活動(dòng)檔案整理收集鑒定保管168五、檔案工作現(xiàn)代化工作技術(shù)現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化干部知識(shí)化檔案工作現(xiàn)代化24五、檔案工作現(xiàn)代化工作技術(shù)現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化干部知識(shí)化169概論一.文件、檔案的概念

1.文件──法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過(guò)一定的處理程序而形成的書(shū)面文字材料2.檔案──是一個(gè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的歸檔集中保存起來(lái)的文件材料(包括技術(shù)圖形、影片、照片等)25概論一.文件、檔案的概念1703.文檔的格式:文件格式:標(biāo)題、部門(mén)代號(hào)、年號(hào)和順序號(hào)正式格式:除綜合性的報(bào)告、總結(jié)外,一文一事文尾格式:

發(fā)文機(jī)關(guān)(落款或署名):對(duì)此文件負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)、人發(fā)文時(shí)間:最后發(fā)出時(shí)間263.文檔的格式:171公文的格式要求紙張要求:國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210*297)張貼公文紙要求:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37MM±1MM;訂口(左白邊)為28MM±1MM排版要求:排版:正文用3號(hào)仿宋體字,文中有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28字.印裝要求:雙面印刷,頁(yè)碼套正,左側(cè)裝訂.27公文的格式要求紙張要求:172檔案管理的意義作為法令的依據(jù)檔案管理有利于隨時(shí)查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、會(huì)議決定,為公司業(yè)務(wù)運(yùn)行找到可靠的依據(jù),處理業(yè)務(wù)的參考使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)準(zhǔn)確、全面、客觀地了解企業(yè)情況,避免發(fā)生差錯(cuò).保密企業(yè)檔案中,有些文件數(shù)據(jù)是秘密的,如果不專(zhuān)門(mén)加以管理,就很容易造成商業(yè)機(jī)密泄露,造成意想不到的損失.28檔案管理的意義作為法令的依據(jù)173檔案管理的原則集中管理原則﹕企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何人不得占為己有,因此應(yīng)集中管理檔案共同分享原則﹕盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場(chǎng)所,提高檔案的保密系數(shù)和安全性,同時(shí)降低管理成本分類(lèi)歸檔原則﹕及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯與傳遞,科學(xué)歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率29檔案管理的原則集中管理原則﹕企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何174檔案管理的任務(wù)一言蔽之﹕使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑信息化.收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)與本公司有關(guān)的各種檔案辦理檔案的借閱,做好檔案利用和研究鑒定,對(duì)超出保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)30檔案管理的任務(wù)一言蔽之﹕使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑信息化175檔案管理要求維護(hù)檔案的完整性/安全性與便于使用相結(jié)合對(duì)電子文件﹕篩選﹑打印﹑摘要﹑送閱﹑存盤(pán)(同時(shí)保存電子文件)31檔案管理要求維護(hù)檔案的完整性/安全性與便于使用相結(jié)合176檔案管理的方法一.管理的方法包括:收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需標(biāo)準(zhǔn)化﹑系統(tǒng)化﹑資訊化二.收集

1.收集本單位在公務(wù)活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件,整理組合成案卷32檔案管理的方法一.管理的方法包括:177

檔案管理制度建設(shè)《檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》《文書(shū)檔案保管期限表》《全宗檔案分類(lèi)大綱》《檔案分類(lèi)編號(hào)方案》《檔案人員崗位職責(zé)》《整理（立卷）制度》《檔案利用制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》33檔案管理制度建設(shè)《檔案管理辦法》178企業(yè)檔案的收集渠道本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)移交文件歸檔；外單位轉(zhuǎn)讓或移交；企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓?zhuān)幻嫦蛏鐣?huì)收集、征集相關(guān)材料。34企業(yè)檔案的收集渠道本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門(mén)移交文件歸檔；179文件材料的形成與歸檔歸檔文件材料范圍

1、上級(jí)來(lái)文

2、本單位制發(fā)的文件

3、下屬單位來(lái)文各類(lèi)文件材料的歸檔要求

1、文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。

2、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求

3、歸檔聲像材料的要求35文件材料的形成與歸檔歸檔文件材料范圍180文件材料的形成與歸檔歸檔時(shí)間：1、科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔；2、設(shè)備檔案歸檔時(shí)間：安裝調(diào)試完畢三個(gè)月內(nèi)歸檔；3、基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔。4、會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間：隔年向檔案室移交。5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。6、其他檔案歸檔時(shí)間：活動(dòng)結(jié)束后歸檔。36文件材料的形成與歸檔歸檔時(shí)間：181檔案編碼與代字、代號(hào)表以拼音縮寫(xiě)首字母為代字序號(hào)科技檔案種類(lèi)名稱(chēng)代字1企業(yè)發(fā)展AB2設(shè)備檔案SB3技術(shù)檔案AC4工程檔案CP37檔案編碼與代字、代號(hào)表以拼音縮寫(xiě)首字母為代字序號(hào)科技檔案182檔案編號(hào)原則JJ·

10·

1基建檔案代字工程項(xiàng)目名稱(chēng)編號(hào)案卷順序號(hào)示例一：某單位基建檔號(hào)GP·RD·WI公司名稱(chēng)部門(mén)名稱(chēng)某單位檔號(hào)項(xiàng)目名稱(chēng)001序號(hào)38檔案編號(hào)原則JJ·10·1基建檔183企業(yè)檔案分類(lèi)方案39企業(yè)檔案分類(lèi)方案184企業(yè)檔案分類(lèi)方案40企業(yè)檔案分類(lèi)方案185現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式41現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式186資料冊(cè)替換頁(yè)規(guī)格：A4

尺寸：310×273×6042資料冊(cè)替換頁(yè)規(guī)格：A4

尺寸：310×273×60187檔案盒材質(zhì)：紙質(zhì)尺寸：307×220×30mm43檔案盒材質(zhì)：紙質(zhì)188檔案目錄建立44檔案目錄建立189檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)法45檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)法190文書(shū)檔案案卷格式案卷卷皮格式:

文書(shū)檔案案卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm（長(zhǎng)×寬）。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。46文書(shū)檔案案卷格式案卷卷皮格式:191案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸.47案卷封面項(xiàng)目封面項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名192卷內(nèi)文件目錄格式

3.1目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用16開(kāi)型（即長(zhǎng)×寬為260mm×185mm）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（即長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。3.2頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬20±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬15±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬25±0.5mm卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬15±0.5mm48卷內(nèi)文件目錄格式3.1目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)內(nèi)通用1193卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注49卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題194檔案如何分類(lèi)管理分類(lèi)的一般方法有A、時(shí)間分類(lèi)法：

1)年度分類(lèi)法

2)時(shí)期分類(lèi)法B、來(lái)源分類(lèi)

1)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

2)作者分類(lèi)法

3)通訊者分類(lèi)法50檔案如何分類(lèi)管理分類(lèi)的一般方法有195檔案如何分類(lèi)管理C、內(nèi)容分類(lèi)法

1)技術(shù)分類(lèi)法

2)文書(shū)分類(lèi)法

3)媒體分類(lèi)法D、形式分類(lèi)法

1)按文件種類(lèi)分類(lèi)

2)按載體形態(tài)分類(lèi)

3)按形狀規(guī)格分類(lèi)51檔案如何分類(lèi)管理C、內(nèi)容分類(lèi)法196企業(yè)常用檔案分類(lèi)法：依組織架構(gòu)法；52企業(yè)常用檔案分類(lèi)法：依組織架構(gòu)法；197編制檔案檢索工具的基本要求是全，指信息存儲(chǔ)豐富。準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確快，指迅速

便，指檢索要方便

53編制檔案檢索工具的基本要求是全，指信息存儲(chǔ)豐富。198文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟文件材料的分類(lèi)

采用復(fù)式分類(lèi)法。主要形式為：

年度—問(wèn)題(機(jī)構(gòu))—保管期限年度—保管期限54文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟文件材料的分類(lèi)199文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟歸檔文件保管期限的界定1、歸檔文件的保管期限分為：

永久、長(zhǎng)期、短期2、界定原則：

A、反映單位主要活動(dòng)，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；

B、反映單位一般性工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；

C、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考利用價(jià)值的，列為短期保管。55文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟歸檔文件保管期限的界定200文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟排列分年度、分保管期限、分類(lèi)別編號(hào)歸檔章規(guī)格及填寫(xiě)要求修整與裝訂56文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟排列201文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟備注保管期限表內(nèi)文件張數(shù)起止日期案卷標(biāo)題序號(hào)案卷目錄表57文書(shū)歸檔文件的整理方法與步驟備注保管表內(nèi)文件張數(shù)起止案卷202檔案盒脊背項(xiàng)目填寫(xiě)58檔案盒脊背項(xiàng)目填寫(xiě)203檔案盒封面填寫(xiě)59檔案盒封面填寫(xiě)204備考表填寫(xiě)

60備考表填寫(xiě)

205填寫(xiě)案卷封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。全宗名稱(chēng)，即立檔單位名稱(chēng)，全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)類(lèi)目名稱(chēng)，全宗內(nèi)第一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)，機(jī)構(gòu)或問(wèn)題案卷題名文件所屬的起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)文件總頁(yè)數(shù)歸檔號(hào)，文書(shū)處理部門(mén)編制的案卷順序號(hào)61填寫(xiě)案卷封面檔號(hào)，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、206裝訂案卷三孔一線(xiàn)左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題的文件做好補(bǔ)齊頁(yè)面、修復(fù)、折疊等工作。62裝訂案卷三孔一線(xiàn)左齊右齊下齊裝訂前去掉金屬物，對(duì)存在問(wèn)題207J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷排列一般先按保管期限、再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題排列，具體根據(jù)分類(lèi)方案。63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4208檔案保管的基本要求以防為主，防治結(jié)合加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般自力更生，勤儉節(jié)約立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前64檔案保管的基本要求以防為主，防治結(jié)合209溫濕度控制

檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在14-24oC，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±2oC；相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)±5%。保存母片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在13-15oC，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35-45%。各庫(kù)房及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備去濕機(jī)，專(zhuān)門(mén)庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫(kù)房溫濕度變化的資料，每年進(jìn)行一次綜合分析，以便掌握庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制訂綜合管理計(jì)劃?？照{(diào)、去濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗(yàn)。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。新建庫(kù)房竣工后，應(yīng)經(jīng)6-12個(gè)月干燥方可將檔案入庫(kù)。65溫濕度控制檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在1210蟲(chóng)霉防治與除塵

檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線(xiàn)路，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。檔案庫(kù)房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。66蟲(chóng)霉防治與除塵檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并211照明管理

檔案