HY酒店業(yè)采購部工作程序

本文格式為Word版，下載可任意編輯——HY酒店業(yè)采購部工作程序HY酒店業(yè)購買部工作程序之相關(guān)制度和職責(zé)，購買部工作程序第一節(jié):購買根本程序一、購買審批程序:流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——購買部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部本金主管——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理二、購買審批權(quán)限購買內(nèi)容...

購買部工作程序第一節(jié):購買根本程序一、購買審批程序:流程表:使用部門經(jīng)理——倉庫主任——購買部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部本金主管——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——主管副總——總經(jīng)理二、購買審批權(quán)限購買內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人庫存物品$元至$元$元至$元$元至$元生鮮、食品$元至$元$元至$元$元至$元家私$元至$元$元至$元文具$元至$元$元至$元$元至$元辦公設(shè)備$元至$元$元至$元$元至$元日常修理配件$元至$元$元至$元$元至$元工程設(shè)備$元至$元$元至$元$元至$元三、根本程序:1、使用部門申購;2、報(bào)價(jià);3、報(bào)批;4、訂貨入倉。四、購買貨品分為:1、貨倉存貨補(bǔ)充:倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化,貨品庫存量到達(dá)最低畛域時(shí),填寫“購買申請(qǐng)單”。庫存最低線,也稱購買線,是酒店為保證供給,裁減資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫存量,它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進(jìn)貨輕易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫時(shí)天數(shù)等因素確定。Z#2、部門新增物料:各部門固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí),由各部門填寫購買申請(qǐng)單,按購買審批程序獲得批準(zhǔn)后,由購買部組織實(shí)施。L1WvH3、部門更替舊有設(shè)備或物品:當(dāng)酒店的經(jīng)營活動(dòng)至確定周期時(shí),操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用處境更新、補(bǔ)充。(3)庫存數(shù)量;(4)最近一次訂貨單價(jià);(5)最近一次訂貨數(shù)量;(6)供給本次訂貨數(shù)量建議。送購買部經(jīng)理初審,購買部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來購買申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間,退一份回倉庫。購買部經(jīng)理初審?fù)夂?按倉庫“購買申請(qǐng)單”內(nèi)容要求,選定相應(yīng)供給商,提出購買觀法,標(biāo)明本次申購單每種商品的價(jià)格,按購買審批程序報(bào)批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,購買部立刻組織實(shí)施,一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊處境,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2、部門新增物品購買程序;若部門欲增置新物料,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱每年編制籌劃,弄清籌劃是否包括該工程等,如沒有預(yù)算,應(yīng)攢寫有關(guān)報(bào)告,連同“購買申請(qǐng)單”一并送交購買部,購買部按酒店有關(guān)購買程序和審批程序舉行辦理,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織實(shí)施。3、部門更新替舊設(shè)備和物品購買程序:如部門欲替換舊有設(shè)備或物品,應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報(bào)告”給主管副總及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,將一份遺失或損壞報(bào)告和購買申請(qǐng)單一并送交購買部,購買部按酒店購買程序和審批程序辦理有關(guān)審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織購買。4、食品飲料,煙酒的購買程序酒店中的食品和飲料每天消耗量很大,其中有些食物可以存放較長時(shí)間,但有些食物存放卻不能。例如:海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同,有些物料還有有效使用日期限制。所以購買部需要與各出品部、餐飲部,酒吧和本金會(huì)計(jì)有精細(xì)合作。作出適當(dāng)?shù)馁徺I,就食物飲料而言。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營業(yè)處境變化較大,申請(qǐng)?zhí)碇玫氖掷m(xù)也跟其他方法不盡一致。.(1)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果及各部門餐飲用料的購買申請(qǐng),由各出品部、酒吧、各餐飲部門總廚或主管,根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營處境,預(yù)料明天用量,填寫每日市場(chǎng)購貨表,購買部按每月兩次定價(jià)的價(jià)格填上,經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質(zhì)量本金監(jiān)視審核后,便可以電話落單或直接到市場(chǎng)選購。(2)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供給商選定:以上貨品添置可采用合約形式固定價(jià)格,并可確保貨源,購買部、出品部、餐飲營業(yè)部和本金會(huì)計(jì)主任務(wù)必合作,舉行價(jià)格及質(zhì)量的對(duì)比,選定供給商。購買部要邀請(qǐng)供給商對(duì)酒店經(jīng)常使用的餐飲用料供給七到十五日的報(bào)價(jià),購買部組織市場(chǎng)調(diào)查,根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格,與供給商確定固定的十五日供給價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供給商將按此固定價(jià)供給酒店所需的物料,這些報(bào)價(jià)和供給商的選定務(wù)必送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效。(3)選擇供給商,除考慮其價(jià)格是否合理外,亦需考慮到其供給才能和供貨水平的穩(wěn)定性,需要對(duì)下面幾點(diǎn)舉行對(duì)比:A、哪一家供給商的價(jià)格最低;B、哪一家的質(zhì)量最高;C、哪一家具備供給一致水平酒店的供貨閱歷。D、哪一家供給商最忠誠。-5、燃料和C5購買程序購買部根據(jù)餐飲部營業(yè)處境與工程部、餐飲部編制每日C5燃油、石油氣、柴油購買申購籌劃,按購買審批程序辦理審批。6、修理零配件各工程物料購買程序購買部根據(jù)工程部每月上報(bào)每月用量籌劃,有籌劃辦理審批手續(xù),并組織實(shí)施。7、部門急用和零星用品、辦公用品的購買程序購買部按酒店購買工作程序和審批程序辦理。六、審核購買申請(qǐng)單1全體的購買申請(qǐng)務(wù)必填寫一式四聯(lián),購買申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給倉庫,經(jīng)倉庫主任復(fù)核送購買部。2、購買申請(qǐng)單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準(zhǔn)后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。其次聯(lián)購買部存檔并組織購買。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)主任存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審定購買申清單:當(dāng)購買部收到購買申請(qǐng)單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。(1)簽置核對(duì):檢查購買申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置,核對(duì)其是否正確。(2)數(shù)量核對(duì),復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,抉擇購買申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。4、選定供給商。(1)聯(lián)絡(luò)供給商,可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供給商索要資料,報(bào)價(jià)及樣品,供給商資料可從以下來源獲得。A、營業(yè)代表的來訪;B、供給商目次及郵寄小冊(cè)子;C、刊物或電話黃頁,報(bào)刊的廣告;D、網(wǎng)上查詢。(2)有關(guān)部門的介紹。選擇供給商是一項(xiàng)為哪一項(xiàng)特別重要的環(huán)節(jié),所以要考慮以下條件:A、穩(wěn)固財(cái)政;最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政才能的供給商,因這樣對(duì)保持酒店貨品的水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有確定的保障;B、品質(zhì)的統(tǒng)一,所選擇的供給商務(wù)必能供給符合酒店要求的物品,令酒店保持一貫穩(wěn)定水平;C、地區(qū)若品質(zhì)或數(shù)量上可以采納的話,最好選擇本地的供給商,從而節(jié)省運(yùn)什費(fèi),且聯(lián)系便當(dāng),易于隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行處境;D、價(jià)格:如全體供給商供給貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求,選擇供給商要選擇價(jià)格最低的一個(gè),若品質(zhì)條件不同那么應(yīng)與申購部門共同考慮,協(xié)商核定最符合酒店要求的供給商;E、維護(hù)保養(yǎng):如所添置的物品是需要日后修理保養(yǎng)的,選擇供給商便需要留神這一項(xiàng),對(duì)設(shè)備等工程的添置,購買員要向工程部接洽有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)修理方法。同時(shí),事先確定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無法安裝的處境。I/BVB、客房部、康樂城物品:主管客房副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、消遣部經(jīng)理、購買部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)本金;C、工程部、其他部門物品:主管工程副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、購買部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)本金。4、供給單位確定后,購買部門向供給商舉行議價(jià),由于酒店物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí),可以和供給商作議價(jià),以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)酒店較為有利的協(xié)議。而且議價(jià)方式不僅可以在價(jià)錢方面洽談,甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價(jià)格對(duì)酒店有直接的利益。在以下處境下,儀價(jià)是沒有多大作用的,但盡力嘗試。A、小數(shù)額的添置;B、唯一供給的來源;C、法律規(guī)定的價(jià)格;D、己定折扣之價(jià)目表;E、緊俏的市場(chǎng)商品。當(dāng)一切步驟完成后,購買部便可將有關(guān)資料填寫在購買申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目內(nèi),連同全體報(bào)價(jià)單和推舉供給商的報(bào)價(jià),交給主管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、定購:購買申請(qǐng)單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,交回購買部,購買部便安置分派購買申請(qǐng)單給有關(guān)的部門,而購買員應(yīng)馬上打定購買單給供給商,實(shí)時(shí)舉行購買。購買單是酒店正式賦予供給商的授權(quán)文件,此份定單一式三份,而其中所列的供給商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價(jià)格務(wù)必與己批準(zhǔn)之購買申請(qǐng)單一致。購買單一式三聯(lián):第一聯(lián)供給商;其次聯(lián)購買部;第三聯(lián)財(cái)務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)。購買定單要注明資料:A、貨品供給商的名稱、地址及有關(guān)資料B、購買申請(qǐng)單的號(hào)碼;C、訂單日期;D、需求部門;品名、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、數(shù)量、單價(jià)、包裝要求、交貨日期、運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn);F、總值;G、付款方法。6、合同:有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求,工程工程或高總值及數(shù)量大的物品的定購,購買部要以購買合同代替購買訂單。購買合同是一份彼此協(xié)定的有效法律文件,一經(jīng)簽置,雙便當(dāng)需遵守合同上的細(xì)那么。(1)、合同的目的:A、買賣雙方通過合同確認(rèn)雙方的責(zé)任,保障雙方利益;B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后,彼此各執(zhí)一份以作為憑證,完善合同的效力;C、合同足以約束買賣雙方的行為,裁減違約事情發(fā)生,保障合同的有效執(zhí)行。(2)、工程合同細(xì)那么應(yīng)細(xì)致列明A、工作范圍——物料供給,安裝家私設(shè)備;B、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法;C、其他費(fèi)用——雜項(xiàng)開支、超時(shí)、工人工資、保險(xiǎn)費(fèi)等的承受;D、完成工期和工程進(jìn)度界定方法;E、延期完工的賠償;F、保養(yǎng)期及修理事項(xiàng)的規(guī)定;G、工程進(jìn)度款,保證金等的付款方法和規(guī)定。(3)物品或服務(wù)性購買合同細(xì)那么應(yīng)列明:A、細(xì)致購買工程標(biāo)明的:名稱、產(chǎn)地、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。B、交貨期限,運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn);C、付款細(xì)那么和驗(yàn)收方法;D、修理保養(yǎng)手段及收費(fèi);E、保修的年限;F、采納或拒絕貨品程序和處理方法;G、什么情形下可取消合同;H、合法的權(quán)利及義務(wù)。八、其他;1、購買定單的跟催當(dāng)定單發(fā)出后,購買部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。以下處境購買部需要跟催的:(1)物品未能依期交貨;(2)交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入;(3)新定的供給商或變更供給商;(4)唯一來源但有問題的供給商;(5)供給商未能履行合同責(zé)任。2、購買定單取消(1)酒店取消定單:如因某種理由,酒店需要取消己發(fā)出之定單,供給商可能提出取消的賠償,故購買部務(wù)必預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法,以便報(bào)總經(jīng)理作出抉擇。(2)供給商取消定單:如因某種理由,供給商取消了酒店已發(fā)出的訂單,購買部務(wù)必能找到另一供給商并立刻通知需求部門。為保障酒店利益,供給商務(wù)必賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。(3)違反合