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文檔簡(jiǎn)介
6/6會(huì)議組織流程圖相關(guān)負(fù)責(zé)人辦公室參會(huì)人員確定參會(huì)人選支配議事日程確定會(huì)議主題確定參會(huì)人選支配議事日程確定會(huì)議主題審批形成決議主持會(huì)議審批形成決議主持會(huì)議支配會(huì)議場(chǎng)所支配會(huì)議場(chǎng)所信息存檔下發(fā)會(huì)議紀(jì)要整理睬議記錄發(fā)布會(huì)議信息信息存檔下發(fā)會(huì)議紀(jì)要整理睬議記錄發(fā)布會(huì)議信息執(zhí)行打算參會(huì)材料確定執(zhí)行打算參會(huì)材料確定參與
一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作
會(huì)議分為:大、中、小
大型會(huì)議一般較少,以年終總結(jié)會(huì)議為代表
中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主
小型會(huì)議最多,以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表
如何組織大型的會(huì)議呢?
絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作:會(huì)議的前期,參與會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂(lè)、位次等等,所以,會(huì)議前要做許多的工作。
1、前期的籌備:
1.1會(huì)前通知:有2大工作:一是通知,二是反饋先說(shuō)通知,方式有:
書面:一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參與人員多的會(huì)議;
口頭:小型的、小范圍的會(huì)議。
內(nèi)容:時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、會(huì)議內(nèi)容、要求(筆記等)
???留意:通知時(shí)要:通知、再落實(shí)(跟蹤究竟)
假如通知作不好,哪就是公司的大事了(哦,是某某部門沒(méi)有通知到呀?。?/p>
所以,下通知肯定要下到人!這要切記!另外,下通知必需設(shè)立記錄本,剛好記錄、查閱?!昂媚X子不如個(gè)爛筆頭!”打算會(huì)議須要的資料:設(shè)立接待處,一般在進(jìn)場(chǎng)入門處,講演稿(不做保密的可以為和會(huì)代表每人一份)會(huì)議日程支配表鉛筆和紙(或是其他本筆,這些可以和禮物等一同給和會(huì)代表)簽到表,一般小型的技術(shù)性會(huì)議,假如是社會(huì)性大會(huì)議,可以不用。橫幅(會(huì)議的題目,大約提前3-5天制作)1.2會(huì)議的日程:中型以上會(huì)議:
1、主持人2、講話人3、發(fā)言人是誰(shuí)?4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)?
肯定要書面的第一、其次、三、四……
時(shí)間……某某作什么…某某做什么……
如對(duì)主持人有特殊的要求(如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求),也可以托付
講話人:總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。
另外,要對(duì)演講稿進(jìn)行審核,特殊是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……始終到最終的確認(rèn),必需我們什么,特殊是大會(huì)、年會(huì)等。
如有發(fā)言人必須要選擇、是門店的必需和店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、舉薦后,我們?cè)倥挪椋?/p>
排查內(nèi)容:1、發(fā)言稿件2、儀容要求3、聲音4、是否能行
選好后再支配召集全部發(fā)言人開(kāi)會(huì),提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)當(dāng)寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核!
1.3會(huì)場(chǎng)的布置會(huì)(徽)標(biāo):(必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容)、主席臺(tái)的支配:誰(shuí)?、幾個(gè)人?、怎樣支配?是否須要銘牌?位置如何支配、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購(gòu)用?怎樣支配?是多個(gè)分店(部門)的來(lái)的,除主管和中層外,其他要分區(qū)坐(座),一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。給和會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。懸掛橫幅特別重要的會(huì)議,請(qǐng)速記員。國(guó)際性會(huì)議,打算同音翻譯。1.4現(xiàn)場(chǎng)的支配:要求參會(huì)者提前10分鐘入場(chǎng),
1、在入口處支配服務(wù)人員,明確、清晰的告知每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐?坐到什么地方?例如:競(jìng)崗的人坐在那里?旁聽(tīng)的人坐那里?
2、支配誰(shuí)服務(wù)?應(yīng)當(dāng)留意什么?
3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員,會(huì)場(chǎng)都要作好支配?。ㄔO(shè)備最好打算2套以上)
4、假如發(fā)放獎(jiǎng)品:要提前打算好,先發(fā)的放在上面,后發(fā)的放在下面(但要留意不要混淆、怕壓的物品要留意單放)。打算的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路途、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練?
二、會(huì)議中:
問(wèn)題往往出現(xiàn)在會(huì)議中!
如:空調(diào)的溫度問(wèn)題(作為主導(dǎo)會(huì)議方必需全程關(guān)注,溫度是否過(guò)高、過(guò)低),會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適,是否在夏季可以?(假如在高樓層,因?yàn)闇囟葧?huì)往上走,導(dǎo)致原空調(diào)失效),這些必需在會(huì)議前進(jìn)行支配,可以提前進(jìn)行降溫或升溫!
出入口的門窗留意關(guān)閉,支配人員全程負(fù)責(zé)!
因?yàn)槌赡耆俗詈?jiǎn)單受到外界的干擾!所以,溫度特別重要!
案例:02年在青島某賓館夏天,講師著西裝領(lǐng)帶,聽(tīng)課的人都著夏裝,結(jié)果,未結(jié)束,人員就走掉一般!效果特別差!
——假如人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間,人就不能全神貫注!切記!
服務(wù)人員:1、著裝(因?yàn)槌v話人之外,服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人,唯一關(guān)注的人,所以肯定要留意著裝)如:女性的皮鞋,走動(dòng)時(shí)留意不能發(fā)出聲響。
2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避開(kāi)快、重!
沖水不能沖著對(duì)方,針對(duì)沖水的動(dòng)作,要進(jìn)行分解:要拿起杯子,不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水,不要攔住領(lǐng)導(dǎo)形象,不能干脆在桌面上沖等。
給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的依次按進(jìn)入的依次就可以了(特殊支配除外),但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)(如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo))就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。
沖水的服務(wù)人員最好只支配1人,可以避開(kāi)太多的吸引會(huì)場(chǎng)參和者的目光
主持人也要避開(kāi)少走動(dòng),如有特急的事情,可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。
上面是會(huì)議的組織及留意事項(xiàng),有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。
下面說(shuō)一下培訓(xùn):
一、講師的行李包(或筆記本包)留意要放在椅子或其他上面,應(yīng)避開(kāi)干脆放置在地上,這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)微環(huán)節(jié)的水平!
二、前期的工作:1、調(diào)研
2、確定培訓(xùn)公司
3、和培訓(xùn)公司溝通溝通是一個(gè)具體的過(guò)程:1)老師是誰(shuí)?幾位?幾點(diǎn)到?怎樣到?2)課程的支配:6小時(shí)還是7小時(shí)?還是7.5個(gè)小時(shí)(一般在6—7個(gè)小時(shí)),課程從幾點(diǎn)起先?上午幾個(gè)小時(shí)?下午幾個(gè)?中間怎樣支配休息?休息多長(zhǎng)時(shí)間?休息幾次?3)講師來(lái)時(shí):怎樣支配?巡店?溝通?還是須要休息?(此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯報(bào))
其次天講課的內(nèi)容是那些?有什么懷疑?誤區(qū)是什么?
座談:假如支配座談(溝通)有誰(shuí)來(lái)參與?怎樣座談組織?
服務(wù)意識(shí):講師的飲食習(xí)慣?茶水?礦泉水還是咖啡?——要留意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò讶咳俗鳛橐粋€(gè)人來(lái)對(duì)待是錯(cuò)誤的?。。?/p>
講師必須要敬重!
有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水,有的不喝,喝和不喝我們都要打算好,假如和咖啡,我們要依據(jù)其身份來(lái)選擇不同檔次的咖啡
主持人:從始至終要留意:一旦出現(xiàn)問(wèn)題,第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人,必需快速處理,全局限制!主持人特別重要!??!在一節(jié)課程結(jié)束時(shí),要先示意大家鼓掌。還應(yīng)留意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持:“請(qǐng)外面(室外)的人員回到位子上來(lái),課程(會(huì)議立刻起先)”。
在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌,再主持感謝詞!
主持人:在介紹時(shí),應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問(wèn)題,我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn),培訓(xùn)的目的是什么?然后再重點(diǎn)介紹老師。
中午或晚上的就餐:選擇對(duì)應(yīng)的主管溝通、座談,要留意事先支配:那些人去?吃什么?不吃什么?在那里?
組織會(huì)議的時(shí)候不行能是一個(gè)部門全部完成,是須要其他部門來(lái)協(xié)調(diào)的,但必需有一個(gè)部門主導(dǎo),其他不么協(xié)作,這須要部門之間要溝通、溝通、協(xié)調(diào)、互助,主導(dǎo)的部門主管必需作到細(xì)致、周到。
事先要考慮問(wèn)題,假如出現(xiàn)怎么辦?
其他的一些問(wèn)題:
1、在會(huì)議(培訓(xùn))課見(jiàn)休息的時(shí)候,參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦?
答:這須要我們?cè)谄匠5臅?huì)議中留意這些問(wèn)題,要留意會(huì)議中的這些問(wèn)題,那些是好的,那些不好,下一次怎樣解決?
方法:1、制定會(huì)議管理制度2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)
例如:手機(jī)鈴聲的問(wèn)題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的,在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好,對(duì)于到晚的如何處理?對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理?對(duì)于一而再出現(xiàn)的問(wèn)題,也可以強(qiáng)調(diào),假如不按規(guī)定,我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行指責(zé)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。假如還不行那就干脆納入個(gè)人的考核
不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯,就是要改正!
留意:會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名,我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的緣由
2、中間休息的時(shí)間可否放音樂(lè)?
答:當(dāng)然可以,但要留意幾個(gè)問(wèn)題1、播放時(shí)要留意選擇歌曲,要選擇輕音樂(lè),喜聞樂(lè)見(jiàn)的歌曲,避開(kāi)流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲2、聲音肯定不能太吵,因?yàn)殚_(kāi)會(huì)大腦都簡(jiǎn)單類,在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲憊感3、在快起先前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè),一般這是大家入座的通知,這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。
3、如何作好和老師之間的禮儀或者說(shuō)尺度?
答:在講師來(lái)之前要先了解講師的資格、職務(wù),然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接待或陪伴,我們要一般不須要送到酒店,但酒店的須要我們支配的必需提前預(yù)定,是否有早餐?假如沒(méi)有,怎樣支配并告知客人?
另外,在課間、在路上,我們都要進(jìn)行溝通,把須要辦理的事情提前了解清晰,有時(shí)候,我們只須要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要立刻辦理
4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問(wèn)題如何解決?
答:在會(huì)議中、授課中,參會(huì)者有人干脆接打電話,能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平和個(gè)人的素養(yǎng),我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài),而不強(qiáng)行說(shuō)必需關(guān)機(jī)(極特殊狀況除外),因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè),以經(jīng)營(yíng)為主,不是黨政部門,假如是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管或者特別重要的事情(人物)打來(lái)電話,可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。
在前面我們也談到,如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的始終是某幾個(gè)人,那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說(shuō):“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)……但還是出現(xiàn)了……(幾種現(xiàn)象),那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰(shuí)的手機(jī)響了?這樣,我們請(qǐng)他們到前臺(tái)來(lái)表演個(gè)節(jié)目或者……”
或者:“……圓滿結(jié)束,但還有問(wèn)題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問(wèn)題”
5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行限制和把握?
答:對(duì)于溫度的限制,我們一般把握好“適中”就可以了,但如何作好適中是一個(gè)高校問(wèn)。老師來(lái)之前我們要作好溝通,我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌??老師的服飾是否和參?huì)人員的服飾及溫度相符?會(huì)議中是否溫度過(guò)高(低)?如何限制?是否須要協(xié)助材料?(如增加電風(fēng)扇、電暖氣)
6、倒(沖)水的過(guò)程中還要留意什么問(wèn)題?
答:1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。2、要保證每一個(gè)人都有水喝,但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物肯定要保證有水,參會(huì)者不肯定照看到。
7、關(guān)于課間和老師溝通時(shí)要留意什么?
答:課間要主動(dòng)和老師溝通,應(yīng)針對(duì)工作中的問(wèn)題、老師講課不理解的問(wèn)題進(jìn)行,但要留意幾點(diǎn):1、看老師的勞累程度2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)溝通的時(shí)間
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