文書與檔案管理第九章課件

文書與檔案管理制作人：王紅光電話ail:whongguang@

hongguangw@QQ:1219582754文書與檔案管理1

第九章檔案檢索、利用與編研

第一節(jié)檔案檢索工作一、檔案檢索工作的內(nèi)容和意義檔案檢索工作的內(nèi)容，大致包括兩個部分：一是檢索系統(tǒng)的建立，以及檢索工具的組織和積累，這部分內(nèi)容又稱為編目；一是根據(jù)利用者和管理的需要，通過目錄、索引等各種工具，從龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案。

第九章檔案檢索、利用與編研2

意義：檔案檢索工具是查詢檔案的工具，是進(jìn)行檔案科學(xué)管理的重要手段。文書與檔案管理第九章3二、檔案檢索工具（書183）（一）檔案檢索工具的種類

檔案的類型復(fù)雜，而人們利用檔案的目的和要求不同，只靠一兩種檢索工具難以滿足利用者的需要。為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要，于是逐漸形成了各種形式和內(nèi)容的檢索工具。目前我國使用較多的檔案檢索工具的種類大致有：

文書與檔案管理第九章41.按編制方法分

目錄。系統(tǒng)地揭示檔案內(nèi)容和成分以及檔號的一種檢索工具，如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全宗文件目錄、專題目錄和分類目錄等。

索引。以一定的排列順序揭示某些文件或其組合單位中某一部分、某一項(xiàng)目，并指明其檔號或存放位置的一種檢索工具，如文號索引，人名索引和地名索引等。

指南。以敘述方式綜合介紹檔案情況的一種工具，如全宗指南、專題指南和檔案館指南等。文書與檔案管理第九章5

2.按檢索的范圍來分以一個全宗（或部分）為對象的檢索工具，有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集、全宗文件卡片（或目錄）、文號卡片、全宗指南等。以一個檔案館（室）的全部（或主要部分）檔案為對象的檢索工具，如分類卡片、分類目錄、主題卡片、主題目錄（或索引）、檔案館指南等。以一定的專題為對象的檢索工具，有專題卡片、專題目錄、人名卡片（或索引）、地名卡片（或索引）、專題指南等。2.按檢索的范圍來分6

3.按其形式分卡片式和書本式。

4.按信息處理手段劃分手工檢索和機(jī)器檢索

7（二）、常用的檢索工具（書185頁）1、案卷目錄2、卷內(nèi)文件目錄3、分類目錄4、專題目錄5、主題目錄6、人名索引7、文號索引8、全宗指南9、歸檔文件目錄10、專題指南（二）、常用的檢索工具（書185頁）8三、檔案檢索語言檢索語言的含義：檢索語言也稱標(biāo)識語言或標(biāo)識系統(tǒng)。它是根據(jù)檢索需要而編制的專門人工語言，是表示檔案文獻(xiàn)內(nèi)容信息及相互關(guān)系的概念標(biāo)識系統(tǒng)。檔案檢索語言有三大類型：館藏法、分類法、主題法文書與檔案管理第九章9四、檔案著錄標(biāo)引在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄包括著和錄兩個方面。

著，即標(biāo)引。標(biāo)引是在檔案文獻(xiàn)的加工、存貯和檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的過程。標(biāo)引是針對檔案的內(nèi)容特征而言。

錄，即抄錄。抄錄是將檔案文獻(xiàn)的形式特征，例如作者、時間、載體形態(tài)等照錄在著錄條目上。標(biāo)引使用的是人工語言，而抄錄則使用的是文獻(xiàn)本身固有的自然語言。標(biāo)引是著錄的核心部分。四、檔案著錄標(biāo)引101、檔案的著錄檔案的著錄，是檔案館（室）編制檔案檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。編制檢索工具，一般都經(jīng)過著錄和檔案目錄的組織兩個步驟。第一步，是按照一定的規(guī)則，將每份文件或每個案卷的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干個著錄項(xiàng)目組合成一個條目。第二步，是將許多條目，按照一定的方法，組織成一個有機(jī)體系，形成檔案檢索工具。文書與檔案管理第九章11任何檔案檢索工具，要具備良好的存儲和檢索功能，都必須以著錄項(xiàng)目的詳細(xì)具體、標(biāo)引準(zhǔn)確、格式與標(biāo)識符號統(tǒng)一、方法一致、文字簡明為條件。檔案著錄所遵循的方法稱為著錄規(guī)則?，F(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的項(xiàng)目有：著錄項(xiàng)目、標(biāo)識符號、著錄格式、著錄詳簡級次、著錄來源、著錄方法等。文書與檔案管理第九章12《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的著錄格式，按不同著錄對象，區(qū)分為文件級和案卷級兩種。分類號檔案館（室）代號檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號[載體類型標(biāo)識]/第一責(zé)任者；其他責(zé)任者.—文本.—密級；保管期限.—文件形成時間.—數(shù)量及單位：規(guī)格+附件.—（叢編）.—附注主題詞提要文書與檔案管理第九章13分類號檔案館（室）代號檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號[載體類型標(biāo)識].—密級；保管期限.—案卷內(nèi)文件起止時間.—數(shù)量及單位：規(guī)格.—附注主題詞提要文書與檔案管理第九章14著錄項(xiàng)目標(biāo)識符是在各大、小著錄項(xiàng)目前冠以一定的標(biāo)識符號。著錄項(xiàng)目標(biāo)識符.—各大項(xiàng)（題名與責(zé)任者等等）=并列題名：副題名及說明題名文字、文件編號、規(guī)格。/第一責(zé)任者。；其他責(zé)任者、保管期限。，相同責(zé)任者。+附件著錄內(nèi)容標(biāo)識符（）責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者姓名、外國責(zé)任者國別及姓名原文等。[]自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識?推測的、不能確定的著錄內(nèi)容（與[]結(jié)合使用）。每個殘缺文字。未考證出的責(zé)任者、時間及難以計(jì)數(shù)的文字用三個□。.外文縮寫

～起止連接文書與檔案管理第九章152、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引就是對文件或案卷的內(nèi)容進(jìn)行分析，從自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的過程，即對內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)識的過程。其中，給予文件或案卷以分類號標(biāo)識的過程，稱為分類標(biāo)引；給予文件或案卷以主題詞標(biāo)引的過程，稱為主題標(biāo)。檔案的標(biāo)引是檔案著錄的核心內(nèi)容。文書與檔案管理第九章16

檔案主題標(biāo)引工作，一般包括兩個內(nèi)容，一是對文件或案卷進(jìn)行主題分析，通過分析確定其主題；二是根據(jù)主題詞表進(jìn)行標(biāo)引，即給出主題詞。主題，是一組具有共性事物的總稱，用以表達(dá)文件或案卷所論述和研究的具體對象和問題，也就是文件、案卷的中心內(nèi)容或中心問題。主題詞，又稱敘詞，是經(jīng)過規(guī)范化的詞在標(biāo)引中用以表達(dá)文件或案卷的主題概念，在檢索中用它組成提問式，以表達(dá)檢索的要求。主題詞表，是將檔案材料、標(biāo)引人員或利用者的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的一種詞匯控制工具，它是概括各行各業(yè)或某一學(xué)科領(lǐng)域由語義相關(guān)、族性相關(guān)的術(shù)語組成規(guī)范化的動態(tài)詞典，一般由說明、字順主表及附表組成。文書與檔案管理第九章17分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過程。DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則GB/T15418-94

檔案分類標(biāo)引規(guī)則文書與檔案管理第九章18

第二節(jié)檔案利用工作

一、檔案利用工作的含義涉及兩方面：檔案的利用工作和利用檔案，這是密切聯(lián)系而又不同的兩個概念。利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案。檔案利用工作是指檔案館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務(wù)的工作。

文書與檔案管理第九章19

檔案工作的目的，是提供檔案利用。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實(shí)際提供檔案信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。檔案利用工作是衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)開展的程度、工作好壞的主要標(biāo)志，對整個檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動作用。文書與檔案管理第九章20正確處理利用和保密的關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)最為突出，應(yīng)特別注意解決好。國家保存檔案的目的就是為了利用。假若長期把檔案鎖在柜子里，都禁錮起來不準(zhǔn)使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分又屬于國家機(jī)密。因此，在檔案提供利用工作中要注意保守國家機(jī)密。保密的目的，也是為了更好的利用。保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi)，而且隨著形勢的發(fā)展和時間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化。正確處理利用與保護(hù)的關(guān)系文書與檔案管理第九章21

二、檔案利用的方式和途徑

閱覽室檔案外借制發(fā)復(fù)制本舉辦展覽制發(fā)檔案證明檔案咨詢。

22推送服務(wù)（專題編研）集成服務(wù)（各部門、各學(xué)校、各檔案館的資源共享）條件服務(wù)（電話、傳真、郵件、網(wǎng)絡(luò)）零距離服務(wù)（閱覽室）利用服務(wù)形式推送服務(wù)集成服務(wù)條件服務(wù)零距離服務(wù)利用服務(wù)形式23隨著國家信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，一方面館藏檔案數(shù)字化，另一方面電子文本的現(xiàn)行文件增長，檔案利用的方式增加，檔案館基于各種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息處理，建立數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)，利用者可以通過登陸互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入所建網(wǎng)站進(jìn)行查詢，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地查詢，消除了時間、地域的障礙，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求。圖文聲像一體化檢索。文書與檔案管理第九章24查詢的手段：WEB查詢，F(xiàn)TP查詢，Mail查詢，電話查詢，短信查詢、移動查詢。輔助決策系統(tǒng)以管理科學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、控制論和行為科學(xué)為理論，以計(jì)算機(jī)技術(shù)，仿真技術(shù)和信息技術(shù)為手段，輔助中、高層決策者的決策活動，是具有智能作用的人機(jī)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。其過程可以簡單描述為：用戶通過會話系統(tǒng)輸入要解決的問題，會話系統(tǒng)把輸入的問題信息傳遞給問題處理系統(tǒng)，問題處理系統(tǒng)接收到問題后，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收集，并根據(jù)知識系統(tǒng)中已有的知識，來判斷和識別問題，推出可行性分析結(jié)果，將決策信息提供給用戶。文書與檔案管理第九章25三、檔案開放（書197頁）文書與檔案管理第九章26

第三節(jié)檔案館（室）的編研工作檔案是構(gòu)建社會記憶的重要工具和途徑，但是檔案本身并不等同于記憶。檔案要真正成為社會記憶，還需經(jīng)過社會認(rèn)知、記憶重構(gòu)的復(fù)雜過程，因此，能夠使檔案信息傳播更廣泛、可讀性更強(qiáng)、社會影響力更大的檔案編研在其中起到重要作用，而為了充分發(fā)揮檔案的記憶功能，構(gòu)建真實(shí)、完整的社會記憶，對檔案編研也提出了相應(yīng)要求。

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一、檔案編研工作的內(nèi)容

檔案編研工作是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著文書與檔案管理第九章28

檔案編研工作的內(nèi)容廣泛，主要內(nèi)容包括：

1.編寫參考資料。包括大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。

2.匯編檔案文件。通過對檔案原件的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻(xiàn)資料，有很強(qiáng)的真實(shí)性、可靠性?，F(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編，政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。文書與檔案管理第九章293.參與編史修志。檔案部門利用自身優(yōu)勢，參加編修地方志、專業(yè)志、校志，編寫地方史或機(jī)關(guān)、企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑。4.撰寫論文專著。撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等。

文書與檔案管理第九章30二、檔案編研工作的意義1．利于使檔案更好地為社會提供利用2．便于向讀者提供有質(zhì)量保障、系統(tǒng)科學(xué)的檔案史料3．利于提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高檔案館（室）的工作水平4．利于保護(hù)檔案原件和源遠(yuǎn)流長的檔案史料5．利于充實(shí)檔案館（室）業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容文書與檔案管理第九章31三、檔案參考資料

1、大事記是按時間順序簡要記載一定歷史時期發(fā)生的重大事件。主要有以下幾種：（1）機(jī)關(guān)工作大事記（2）專題大事記（3）個人生平大事記

文書與檔案管理第九章322、組織沿革系統(tǒng)記述一個機(jī)關(guān)、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的一種材料。表達(dá)方式，有文字?jǐn)⑹?、圖表或圖文并用。3、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集4、專題概要文書與檔案管理第九章33

四、檔案編研成果

（一）出版形式

在公布檔案方面，不同的編纂出版形式，有著不同的特色，各有其不可替代性。

1.排印。這一傳統(tǒng)的編纂方式，如對明清檔案經(jīng)過標(biāo)點(diǎn)斷段排字印刷，《明清時期澳門問題檔案文獻(xiàn)匯編》和康熙、雍正兩朝滿文奏折全譯，均是大型排印本檔案匯編。

2.影印。自20世紀(jì)80年代開始，檔案出版陸續(xù)采用影印方式，明朝檔案、上諭檔系列、起居注系列、造辦處檔案、內(nèi)閣六科史書等均是采用影印形式推出。

343.線裝。古樸的線裝書別具特色?！肚鍖m御檔》便是由杭州華寶齋出版的宣紙線裝仿真本。4.圖錄。《清代文書檔案圖鑒》、《清宮塘沽檔案圖典》、《明清皇宮黃埔秘檔圖鑒》、《清宮淮安檔案圖錄》等圖文版檔案出版物。文書與檔案管理第九章355.光盤。光盤容量大、體積小、方便檢索轉(zhuǎn)錄，受到讀者特殊青睞。由北京超星公司出版的《中國明清史檔案文獻(xiàn)光盤庫》，輯錄了1995年以前出版的明清檔案，共有10盤。6.縮微膠片。對某些課題項(xiàng)目，在進(jìn)行編纂出版后，制成縮微膠片，為特定讀者服務(wù)。7.網(wǎng)站。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)編研新平臺，是信息社會對編研工作提出的新的發(fā)展課題。文書與檔案管理第九章36（二）開發(fā)形式

在對專題檔案開展系統(tǒng)編纂和深入研究的基礎(chǔ)上，進(jìn)行多層次的開發(fā)，是擴(kuò)大檔案編研成果的有效途徑。

1.舉辦專題展覽。圖文并茂的專題檔案展覽，是以對該專題檔案的研究為前提的，就此而言，編研的過程便是一個展覽籌備的過程。如清代帝后生活、清宮佛事活動、清宮淮安秘檔、黃埔古港、清代廣東貢品等專題.

文書與檔案管理第九章37

2.拍電視專題片。檔案是電視文獻(xiàn)紀(jì)錄片的最好素材，是最直接最有力的歷史憑證。如反映澳門歷史的專題片《明清秘檔話澳門》,文獻(xiàn)紀(jì)錄片《帝國商行》，專題片《故宮》，昔日皇宮檔案走上銀屏，直面大眾。尤其是28集電視紀(jì)錄片《清宮秘檔》，旨在“走出戲說，走進(jìn)真實(shí)”，在中央臺和香港及一些省市電視臺連續(xù)播放，深受歡迎，這是檔案編研開發(fā)貼近社會休閑文化的又一成功嘗試。

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3.研發(fā)文化禮品。在對某一專題檔案進(jìn)行編輯研究的同時，研發(fā)具有皇家文化特色的禮品，是又一開發(fā)途徑。如“清宮廣州十三行檔案”、“清宮塘沽秘檔”、“乾隆南巡淮安御膳”等，均經(jīng)仿真制作，精心裝裱，成為備受地方歡迎的特色禮品。文書與檔案管理第九章39

（三）研究形式

1.課題項(xiàng)目，2.報紙連載或?qū)０妗?/p>

3.學(xué)術(shù)著述?！肚鍖m檔案揭秘》一書，用通俗筆法揭示百姓關(guān)注的清宮歷史真相4.學(xué)術(shù)交流。進(jìn)行各種形式的學(xué)術(shù)交流活動，以將研究成果推向社會。文書與檔案管理第九章40（四）宣傳形式

推動檔案編研成果更通暢地走向社會，讓檔案實(shí)現(xiàn)最大的社會效益。

1.新聞發(fā)布2.系列報告

3.媒體專訪

4.首發(fā)式文書與檔案管理第九章41演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！42文書與檔案管理制作人：王紅光電話ail:whongguang@

hongguangw@QQ:1219582754文書與檔案管理43

第九章檔案檢索、利用與編研

第一節(jié)檔案檢索工作一、檔案檢索工作的內(nèi)容和意義檔案檢索工作的內(nèi)容，大致包括兩個部分：一是檢索系統(tǒng)的建立，以及檢索工具的組織和積累，這部分內(nèi)容又稱為編目；一是根據(jù)利用者和管理的需要，通過目錄、索引等各種工具，從龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案。

第九章檔案檢索、利用與編研44

意義：檔案檢索工具是查詢檔案的工具，是進(jìn)行檔案科學(xué)管理的重要手段。文書與檔案管理第九章45二、檔案檢索工具（書183）（一）檔案檢索工具的種類

檔案的類型復(fù)雜，而人們利用檔案的目的和要求不同，只靠一兩種檢索工具難以滿足利用者的需要。為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要，于是逐漸形成了各種形式和內(nèi)容的檢索工具。目前我國使用較多的檔案檢索工具的種類大致有：

文書與檔案管理第九章461.按編制方法分

目錄。系統(tǒng)地揭示檔案內(nèi)容和成分以及檔號的一種檢索工具，如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全宗文件目錄、專題目錄和分類目錄等。

索引。以一定的排列順序揭示某些文件或其組合單位中某一部分、某一項(xiàng)目，并指明其檔號或存放位置的一種檢索工具，如文號索引，人名索引和地名索引等。

指南。以敘述方式綜合介紹檔案情況的一種工具，如全宗指南、專題指南和檔案館指南等。文書與檔案管理第九章47

2.按檢索的范圍來分以一個全宗（或部分）為對象的檢索工具，有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集、全宗文件卡片（或目錄）、文號卡片、全宗指南等。以一個檔案館（室）的全部（或主要部分）檔案為對象的檢索工具，如分類卡片、分類目錄、主題卡片、主題目錄（或索引）、檔案館指南等。以一定的專題為對象的檢索工具，有專題卡片、專題目錄、人名卡片（或索引）、地名卡片（或索引）、專題指南等。2.按檢索的范圍來分48

3.按其形式分卡片式和書本式。

4.按信息處理手段劃分手工檢索和機(jī)器檢索

49（二）、常用的檢索工具（書185頁）1、案卷目錄2、卷內(nèi)文件目錄3、分類目錄4、專題目錄5、主題目錄6、人名索引7、文號索引8、全宗指南9、歸檔文件目錄10、專題指南（二）、常用的檢索工具（書185頁）50三、檔案檢索語言檢索語言的含義：檢索語言也稱標(biāo)識語言或標(biāo)識系統(tǒng)。它是根據(jù)檢索需要而編制的專門人工語言，是表示檔案文獻(xiàn)內(nèi)容信息及相互關(guān)系的概念標(biāo)識系統(tǒng)。檔案檢索語言有三大類型：館藏法、分類法、主題法文書與檔案管理第九章51四、檔案著錄標(biāo)引在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄包括著和錄兩個方面。

著，即標(biāo)引。標(biāo)引是在檔案文獻(xiàn)的加工、存貯和檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的過程。標(biāo)引是針對檔案的內(nèi)容特征而言。

錄，即抄錄。抄錄是將檔案文獻(xiàn)的形式特征，例如作者、時間、載體形態(tài)等照錄在著錄條目上。標(biāo)引使用的是人工語言，而抄錄則使用的是文獻(xiàn)本身固有的自然語言。標(biāo)引是著錄的核心部分。四、檔案著錄標(biāo)引521、檔案的著錄檔案的著錄，是檔案館（室）編制檔案檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。編制檢索工具，一般都經(jīng)過著錄和檔案目錄的組織兩個步驟。第一步，是按照一定的規(guī)則，將每份文件或每個案卷的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干個著錄項(xiàng)目組合成一個條目。第二步，是將許多條目，按照一定的方法，組織成一個有機(jī)體系，形成檔案檢索工具。文書與檔案管理第九章53任何檔案檢索工具，要具備良好的存儲和檢索功能，都必須以著錄項(xiàng)目的詳細(xì)具體、標(biāo)引準(zhǔn)確、格式與標(biāo)識符號統(tǒng)一、方法一致、文字簡明為條件。檔案著錄所遵循的方法稱為著錄規(guī)則?，F(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的項(xiàng)目有：著錄項(xiàng)目、標(biāo)識符號、著錄格式、著錄詳簡級次、著錄來源、著錄方法等。文書與檔案管理第九章54《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的著錄格式，按不同著錄對象，區(qū)分為文件級和案卷級兩種。分類號檔案館（室）代號檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號[載體類型標(biāo)識]/第一責(zé)任者；其他責(zé)任者.—文本.—密級；保管期限.—文件形成時間.—數(shù)量及單位：規(guī)格+附件.—（叢編）.—附注主題詞提要文書與檔案管理第九章55分類號檔案館（室）代號檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號[載體類型標(biāo)識].—密級；保管期限.—案卷內(nèi)文件起止時間.—數(shù)量及單位：規(guī)格.—附注主題詞提要文書與檔案管理第九章56著錄項(xiàng)目標(biāo)識符是在各大、小著錄項(xiàng)目前冠以一定的標(biāo)識符號。著錄項(xiàng)目標(biāo)識符.—各大項(xiàng)（題名與責(zé)任者等等）=并列題名：副題名及說明題名文字、文件編號、規(guī)格。/第一責(zé)任者。；其他責(zé)任者、保管期限。，相同責(zé)任者。+附件著錄內(nèi)容標(biāo)識符（）責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者姓名、外國責(zé)任者國別及姓名原文等。[]自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識?推測的、不能確定的著錄內(nèi)容（與[]結(jié)合使用）。每個殘缺文字。未考證出的責(zé)任者、時間及難以計(jì)數(shù)的文字用三個□。.外文縮寫

～起止連接文書與檔案管理第九章572、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引就是對文件或案卷的內(nèi)容進(jìn)行分析，從自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的過程，即對內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)識的過程。其中，給予文件或案卷以分類號標(biāo)識的過程，稱為分類標(biāo)引；給予文件或案卷以主題詞標(biāo)引的過程，稱為主題標(biāo)。檔案的標(biāo)引是檔案著錄的核心內(nèi)容。文書與檔案管理第九章58

檔案主題標(biāo)引工作，一般包括兩個內(nèi)容，一是對文件或案卷進(jìn)行主題分析，通過分析確定其主題；二是根據(jù)主題詞表進(jìn)行標(biāo)引，即給出主題詞。主題，是一組具有共性事物的總稱，用以表達(dá)文件或案卷所論述和研究的具體對象和問題，也就是文件、案卷的中心內(nèi)容或中心問題。主題詞，又稱敘詞，是經(jīng)過規(guī)范化的詞在標(biāo)引中用以表達(dá)文件或案卷的主題概念，在檢索中用它組成提問式，以表達(dá)檢索的要求。主題詞表，是將檔案材料、標(biāo)引人員或利用者的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的一種詞匯控制工具，它是概括各行各業(yè)或某一學(xué)科領(lǐng)域由語義相關(guān)、族性相關(guān)的術(shù)語組成規(guī)范化的動態(tài)詞典，一般由說明、字順主表及附表組成。文書與檔案管理第九章59分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過程。DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則GB/T15418-94

檔案分類標(biāo)引規(guī)則文書與檔案管理第九章60

第二節(jié)檔案利用工作

一、檔案利用工作的含義涉及兩方面：檔案的利用工作和利用檔案，這是密切聯(lián)系而又不同的兩個概念。利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案。檔案利用工作是指檔案館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務(wù)的工作。

文書與檔案管理第九章61

檔案工作的目的，是提供檔案利用。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實(shí)際提供檔案信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。檔案利用工作是衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)開展的程度、工作好壞的主要標(biāo)志，對整個檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動作用。文書與檔案管理第九章62正確處理利用和保密的關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)最為突出，應(yīng)特別注意解決好。國家保存檔案的目的就是為了利用。假若長期把檔案鎖在柜子里，都禁錮起來不準(zhǔn)使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且有一部分又屬于國家機(jī)密。因此，在檔案提供利用工作中要注意保守國家機(jī)密。保密的目的，也是為了更好的利用。保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi)，而且隨著形勢的發(fā)展和時間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化。正確處理利用與保護(hù)的關(guān)系文書與檔案管理第九章63

二、檔案利用的方式和途徑

閱覽室檔案外借制發(fā)復(fù)制本舉辦展覽制發(fā)檔案證明檔案咨詢。

64推送服務(wù)（專題編研）集成服務(wù)（各部門、各學(xué)校、各檔案館的資源共享）條件服務(wù)（電話、傳真、郵件、網(wǎng)絡(luò)）零距離服務(wù)（閱覽室）利用服務(wù)形式推送服務(wù)集成服務(wù)條件服務(wù)零距離服務(wù)利用服務(wù)形式65隨著國家信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，一方面館藏檔案數(shù)字化，另一方面電子文本的現(xiàn)行文件增長，檔案利用的方式增加，檔案館基于各種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息處理，建立數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)，利用者可以通過登陸互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入所建網(wǎng)站進(jìn)行查詢，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地查詢，消除了時間、地域的障礙，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求。圖文聲像一體化檢索。文書與檔案管理第九章66查詢的手段：WEB查詢，F(xiàn)TP查詢，Mail查詢，電話查詢，短信查詢、移動查詢。輔助決策系統(tǒng)以管理科學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、控制論和行為科學(xué)為理論，以計(jì)算機(jī)技術(shù)，仿真技術(shù)和信息技術(shù)為手段，輔助中、高層決策者的決策活動，是具有智能作用的人機(jī)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。其過程可以簡單描述為：用戶通過會話系統(tǒng)輸入要解決的問題，會話系統(tǒng)把輸入的問題信息傳遞給問題處理系統(tǒng)，問題處理系統(tǒng)接收到問題后，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收集，并根據(jù)知識系統(tǒng)中已有的知識，來判斷和識別問題，推出可行性分析結(jié)果，將決策信息提供給用戶。文書與檔案管理第九章67三、檔案開放（書197頁）文書與檔案管理第九章68

第三節(jié)檔案館（室）的編研工作檔案是構(gòu)建社會記憶的重要工具和途徑，但是檔案本身并不等同于記憶。檔案要真正成為社會記憶，還需經(jīng)過社會認(rèn)知、記憶重構(gòu)的復(fù)雜過程，因此，能夠使檔案信息傳播更廣泛、可讀性更強(qiáng)、社會影響力更大的檔案編研在其中起到重要作用，而為了充分發(fā)揮檔案的記憶功能，構(gòu)建真實(shí)、完整的社會記憶，對檔案編研也提出了相應(yīng)要求。

69

一、檔案編研工作的內(nèi)容

檔案編研工作是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著文書與檔案管理第九章70

檔案編研工作的內(nèi)容廣泛，主要內(nèi)容包括：

1.編寫參考資料。包括大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。

2.匯編檔案文件。通過對檔案原件的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻(xiàn)資料，有很強(qiáng)的真實(shí)性、可靠性。現(xiàn)在大量公布的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編，政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。文書與檔案管理第九章713.參與編史修志。檔案部門利用自身優(yōu)勢，參加編修地方志、專業(yè)志、校志，編寫地方史或機(jī)關(guān)、企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案作用的重要途徑。4.撰寫論文專著。撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等。

文書與檔案管理第九章72二、檔案編研工作的意義1．利于使檔案更好地為社會提供利用2．便于向讀者提供有質(zhì)量保障、系統(tǒng)科學(xué)的檔案史料3．利于提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高檔案館（室）的工作水平4．利于保護(hù)檔案原件和源遠(yuǎn)流長的檔案史料5．利于充實(shí)檔案館（室）業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi)容文書與檔案管理第九章73三、檔案參考資料

1、大事記是按時間順序簡要記載一定歷史時期發(fā)生的重大事件。主要有以下幾種：（1）機(jī)關(guān)工作大事記（2）專題大事記（3）個人生平大事記

文書與檔案管理第九章742、組織沿革系統(tǒng)記述一個機(jī)關(guān)、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的一