星級秘書之培訓分享課件

成為“五星級”的秘書——邁向成功的第一步星級秘書之培訓分享1人際溝通技巧黃金定律：用別人喜歡的方式對待他們！人際溝通技巧2溝通從了解開始，必要的了解才是良性溝通的開端。首先，我們了解自己嗎？下面的一組小測試可以幫助我們客觀的認知自己。反方向的，我們也可以通過現(xiàn)象來認知、了解領(lǐng)導與同事。溝通從了解開始，必要的了解才是良性溝通的開端。首先，我們了解3與主管共事需知了解他的工作重心及緊急度了解他的風格了解他的工作方式了解他的人際網(wǎng)絡(luò)理解他的工作壓力保持良好的溝通對主管的地位及能力表示敬意與主管共事需知4性向風格促進型控制型分析型支持型行事方式共同參與，建立共識指揮，調(diào)度資源制度、規(guī)劃分析管制自主、協(xié)調(diào)配合支持重要特征社交親和力重視機會結(jié)果理性經(jīng)驗分析團隊合作溝通方式非正式指示告知正式書面通知平等研討時間認知多角度現(xiàn)在過去將來影響力運用人際魅力權(quán)威性法定職權(quán)理念與信賴管制方式社會認同直接干涉程序制度道義良心對組織的要求彈性應變開拓創(chuàng)新維持穩(wěn)定改善發(fā)展績效評估標淮和諧交貨期穩(wěn)定品質(zhì)潛在問題姑息自大固執(zhí)失控不同風格的領(lǐng)導和同事性向風格促進型控制型分析型支持型行事方式共同參與，建立共識指5性向接觸溝通的風格對拍檔的要求控制型1、不要提太多的細節(jié)，請講重點及結(jié)論2、不要只提問題，多給具體的建議與方案3、以工作任務(wù)優(yōu)先，不要受人為因素困擾反應快，積極主動展現(xiàn)自信，獨立完成工作直接、簡潔有力的溝通促進型1、以開放的心態(tài)接受新的想法2、多花時間與人溝通，了解他人的期望與感受3、凡事多商量，多一點彈性，不要固執(zhí)己見4、不要緊張，放輕松點擅長交際反應靈活不要太嚴肅有親和力分析型1、給我事實與信息，不要逼我立即冒險地決策2、不要戲謔開玩笑，讓我覺得你很輕浮3、我喜歡與正式、認真和尊重我們的人相處4、我討厭那些不切實際、投機取巧的工作方式尊重他守規(guī)矩講求事實嚴密分析，專心一致支持型1、不可以輕視別人或傷人自尊2、不可以欺壓善良與弱小3、不要背信棄義真誠互相體諒團隊合作自主管理勤奮好學如何與不同風格的領(lǐng)導和同事相處性向接觸溝通的風格對拍檔的要求控制型1、不要提太多的細節(jié)，6作個雙方傳播的聆聽者——設(shè)身處地的溝通原則溝通有兩面大原則：自己充分表達意思，而且對方容易了解真義。聽人說話，很簡單，設(shè)身處地的傾聽，卻非易事。聆聽、回饋與表達因而同等重要，用眼觀察、用心體會，才能成為溝通能手。作個雙方傳播的聆聽者——設(shè)身處地的溝通原則溝通有兩面大原則：7層次最高的是：”設(shè)身處地的傾聽“，一般人很少辦到?！榜雎牎币灿袑哟沃帧獙哟巫畹偷氖恰奥牰宦劇?，如同耳邊風；其次是“虛應故事”，“嗯….是的….對對對….“略有反應，其實心不在焉；第三是“選擇性的聽“，只聽合自己口味的；第四是”專注的聽“每句話或許都進大腦，但是否聽出了真意，值得懷疑。設(shè)身處地的傾聽不只是理解個別的詞句而已。據(jù)專家估計人際通僅有十分之一透過語句來進行，三成取決于語調(diào)與聲音，其余六成則得靠肢體語言。所以了解式的傾聽，不僅要耳到，還要眼到、心到；用眼睛去觀察，用心靈去體會。層次最高的是：”設(shè)身處地的傾聽“，一般人很少辦到?！榜雎牎币?溝通不良的四大弊病價值判斷——對帝人的意見只有接受或不接受。追根究底——依自己的價值探查別人隱私。好為人師——以自己的經(jīng)驗提供忠告。想當然耳——根據(jù)自己的行為與動機衡量別人的行為與動機。 溝通不良的四大弊病9捐棄成見異中求同捐棄成見10五星級的秘書之心得分享星級秘書之培訓分享11“五星級”的秘書五心:省心——能夠讓你的上司說不超過兩次就能很好的工作，讓他（她）省心放心——讓上司跟你講很多事情，但上司不會擔心外泄舒心——讓上司見到你的時候，讓他（她）覺得愉快舒服靜心——在上司精神很緊張的時候，你能讓他（她）平靜下來優(yōu)心——你是不是有很強的工作能力，讓你的上司能擺脫瑣碎事務(wù)，看得更遠，想得更深“五星級”的秘書12做秘書的關(guān)鍵：心靜如水，細心、用心1、不要界入太多的人際關(guān)系，2.、不要自作主張3、給的意見一定要是中立的，客觀的，以問題為中心,主動報告事實，給出事情的兩面性，對事不對人4、要站在老板的角度考慮問題，要理解你的老板5、老板不方便或不愿親自出面處理的事你要去幫助6、體貼、理解你的老板，盡量幫助老板圓場，當老板知道是你的幫助，他會更加信任你7、處事得體（而不是圓滑），讓老板很放心把事情交給你去做8、老板的目標就是你的目標，老板業(yè)績也就是我的業(yè)績“我把我的榮譽留給老板，把功勞留給同事，我只用每月15日去領(lǐng)工資?！弊雒貢年P(guān)鍵：心靜如水，細心、用心13個人的價值所在：你存在的理由1、你是不可缺少的2、你是不可替代的3、我做每一件事都要比別人做得好效率、敏銳、能力是個人價值的表現(xiàn)，也正是老板看重的個人的價值所在：你存在的理由14成長包括三個階段：依賴獨立（自己處理事物）互賴（互相信任、互相依賴）事物性工作管理性工作DotherightthingDothingright在講究效率的同時也要注重你的效益成長包括三個階段：Dotherightthing15受制于人操之在我我已無能為力試試看，還有沒有其它的可能性我就是這樣的你說我也沒用我可以選擇不同的作風，可以調(diào)整我看到他我就生氣我可以控制我的情緒他們不會接受的我會找也更有效的方式我不能我選擇我必須我情愿如果。。。。我打算我被迫我選擇適當?shù)幕貞苤朴谌瞬僦谖椅乙褵o能為力試試看，還有沒有其它的可能性我就16

秘書的專業(yè)技能:公文寫作格式:致:自:日期:主題:概括描述:原因:總結(jié):1、符合公司文化、風格，條理清晰、目的明確2、將最重要的事情或決定、看法放在開頭3、不要遺漏重要的人物4、每個公文在發(fā)出去以前仔細檢查5、盡量少用形容詞和概括性語言，多用名詞、動詞，更多的關(guān)注在事情、結(jié)果、原因、計劃上

秘書的專業(yè)技能:公文寫作格式:17案例一一天，經(jīng)理收到一封來自公司大客戶的投訴信，經(jīng)理看完信后非常生氣，把秘書叫了進來，邊說邊讓秘書記錄回信的內(nèi)容，并讓秘書立刻打印好后寄出去。案例一一天，經(jīng)理收到一封來自公司大18A是，好的。然后秘書回到自己的辦公室，將信打印好寄走了B如果將信寄走對公司和經(jīng)理本人都非常不利，秘書想到自己是經(jīng)理的助理，有責任提醒經(jīng)理，因此為公司的利益，哪怕是得罪經(jīng)理也值得，于是對經(jīng)理這樣說：經(jīng)理這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！“C秘書不僅沒有退下去打印，反而前進一步，提出忠告，請您冷靜一點，給對方回一封這樣的信，后果會是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有一點應該反省的地方嗎？D當天快下班時，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理，”經(jīng)理，可以將這封信寄走了嗎？“

作為秘書，你認為哪一種行為最正確？A是，好的。然后秘書回到自己的辦公室，將信打印好寄走了19小玲是生產(chǎn)部總經(jīng)理JOHN的秘書，一直很勤奮。明天有一個很重要的集團年度規(guī)劃的會議，按總裁秘書的安排JOHN要第一位發(fā)言，因為要準備開會的資料，小玲加班到深夜，第二天，因為復印機出了問題，沒有及時把材料送到與會者手上。JOHN很生氣，“你不是昨天就準備好了嗎？”小玲覺得很委屈。會后小玲很沮喪，這時JOHN過來讓小玲擬一份關(guān)于會議重要決議的文件，明天要發(fā)下去。剛好電話鈴響了，家里來電伯父病了，讓她下班后一定要去看望。10分鐘后，小玲想起來關(guān)于那份決議文件的一些問題，但JOHN趕著出門沒時間回答?？粗烂婺嵌盐募?，想起明天要交的那份決議，還有在醫(yī)院的伯父，小玲不知如何是好。

你能幫幫小玲嗎？如果你是小玲，你會怎樣做？案例二小玲是生產(chǎn)部總經(jīng)理JOHN的秘書，一直很勤奮。明天有20案例三CAROL是部門總經(jīng)理TINA的秘書，平時熱心助人，是辦公室公認最受歡迎的人，她經(jīng)常要幫助TINA分派部門任務(wù)，負責部門各工作的督促跟進。集團年中會議將在下星期召開，各部門都必須交報告。TINA讓負責不同職能的同事交報告與計劃，并讓CAROL收集后提交部門的總報告。但同事都說很忙，或者互相推搪，并讓CAROL幫忙寫，在CAROL苦口婆心的勸說下才勉強收到了一些提綱。時間緊迫，CAROL只好自己寫。由于內(nèi)容很多，還要向其他同事調(diào)用數(shù)據(jù)，好不容易把報告寫好了，卻遲了一天。TINA很生氣：“他們不是早就交給你了嗎，怎么現(xiàn)在才交？”CAROL很傷心地哭了！案例三CAR21案例四這兩天經(jīng)理心情很不好，被叫進他辦公室的同事出來時都垂頭喪氣。秘書小麗這兩天為了填那堆報表已昏頭轉(zhuǎn)向。這時大老板打電話過來說怎么還不交報表，經(jīng)理把小麗叫到辦公室責備她怎么回事，效率這么低。小麗反駁說：“昨天交給你了，是你自己沒簽名給我，”經(jīng)理一聽就火了。案例四這兩天經(jīng)理心情很22謝謝大家！謝謝大家！23演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！24

成為“五星級”的秘書——邁向成功的第一步星級秘書之培訓分享25人際溝通技巧黃金定律：用別人喜歡的方式對待他們！人際溝通技巧26溝通從了解開始，必要的了解才是良性溝通的開端。首先，我們了解自己嗎？下面的一組小測試可以幫助我們客觀的認知自己。反方向的，我們也可以通過現(xiàn)象來認知、了解領(lǐng)導與同事。溝通從了解開始，必要的了解才是良性溝通的開端。首先，我們了解27與主管共事需知了解他的工作重心及緊急度了解他的風格了解他的工作方式了解他的人際網(wǎng)絡(luò)理解他的工作壓力保持良好的溝通對主管的地位及能力表示敬意與主管共事需知28性向風格促進型控制型分析型支持型行事方式共同參與，建立共識指揮，調(diào)度資源制度、規(guī)劃分析管制自主、協(xié)調(diào)配合支持重要特征社交親和力重視機會結(jié)果理性經(jīng)驗分析團隊合作溝通方式非正式指示告知正式書面通知平等研討時間認知多角度現(xiàn)在過去將來影響力運用人際魅力權(quán)威性法定職權(quán)理念與信賴管制方式社會認同直接干涉程序制度道義良心對組織的要求彈性應變開拓創(chuàng)新維持穩(wěn)定改善發(fā)展績效評估標淮和諧交貨期穩(wěn)定品質(zhì)潛在問題姑息自大固執(zhí)失控不同風格的領(lǐng)導和同事性向風格促進型控制型分析型支持型行事方式共同參與，建立共識指29性向接觸溝通的風格對拍檔的要求控制型1、不要提太多的細節(jié)，請講重點及結(jié)論2、不要只提問題，多給具體的建議與方案3、以工作任務(wù)優(yōu)先，不要受人為因素困擾反應快，積極主動展現(xiàn)自信，獨立完成工作直接、簡潔有力的溝通促進型1、以開放的心態(tài)接受新的想法2、多花時間與人溝通，了解他人的期望與感受3、凡事多商量，多一點彈性，不要固執(zhí)己見4、不要緊張，放輕松點擅長交際反應靈活不要太嚴肅有親和力分析型1、給我事實與信息，不要逼我立即冒險地決策2、不要戲謔開玩笑，讓我覺得你很輕浮3、我喜歡與正式、認真和尊重我們的人相處4、我討厭那些不切實際、投機取巧的工作方式尊重他守規(guī)矩講求事實嚴密分析，專心一致支持型1、不可以輕視別人或傷人自尊2、不可以欺壓善良與弱小3、不要背信棄義真誠互相體諒團隊合作自主管理勤奮好學如何與不同風格的領(lǐng)導和同事相處性向接觸溝通的風格對拍檔的要求控制型1、不要提太多的細節(jié)，30作個雙方傳播的聆聽者——設(shè)身處地的溝通原則溝通有兩面大原則：自己充分表達意思，而且對方容易了解真義。聽人說話，很簡單，設(shè)身處地的傾聽，卻非易事。聆聽、回饋與表達因而同等重要，用眼觀察、用心體會，才能成為溝通能手。作個雙方傳播的聆聽者——設(shè)身處地的溝通原則溝通有兩面大原則：31層次最高的是：”設(shè)身處地的傾聽“，一般人很少辦到?！榜雎牎币灿袑哟沃帧獙哟巫畹偷氖恰奥牰宦劇保缤咃L；其次是“虛應故事”，“嗯….是的….對對對….“略有反應，其實心不在焉；第三是“選擇性的聽“，只聽合自己口味的；第四是”專注的聽“每句話或許都進大腦，但是否聽出了真意，值得懷疑。設(shè)身處地的傾聽不只是理解個別的詞句而已。據(jù)專家估計人際通僅有十分之一透過語句來進行，三成取決于語調(diào)與聲音，其余六成則得靠肢體語言。所以了解式的傾聽，不僅要耳到，還要眼到、心到；用眼睛去觀察，用心靈去體會。層次最高的是：”設(shè)身處地的傾聽“，一般人很少辦到?！榜雎牎币?2溝通不良的四大弊病價值判斷——對帝人的意見只有接受或不接受。追根究底——依自己的價值探查別人隱私。好為人師——以自己的經(jīng)驗提供忠告。想當然耳——根據(jù)自己的行為與動機衡量別人的行為與動機。 溝通不良的四大弊病33捐棄成見異中求同捐棄成見34五星級的秘書之心得分享星級秘書之培訓分享35“五星級”的秘書五心:省心——能夠讓你的上司說不超過兩次就能很好的工作，讓他（她）省心放心——讓上司跟你講很多事情，但上司不會擔心外泄舒心——讓上司見到你的時候，讓他（她）覺得愉快舒服靜心——在上司精神很緊張的時候，你能讓他（她）平靜下來優(yōu)心——你是不是有很強的工作能力，讓你的上司能擺脫瑣碎事務(wù)，看得更遠，想得更深“五星級”的秘書36做秘書的關(guān)鍵：心靜如水，細心、用心1、不要界入太多的人際關(guān)系，2.、不要自作主張3、給的意見一定要是中立的，客觀的，以問題為中心,主動報告事實，給出事情的兩面性，對事不對人4、要站在老板的角度考慮問題，要理解你的老板5、老板不方便或不愿親自出面處理的事你要去幫助6、體貼、理解你的老板，盡量幫助老板圓場，當老板知道是你的幫助，他會更加信任你7、處事得體（而不是圓滑），讓老板很放心把事情交給你去做8、老板的目標就是你的目標，老板業(yè)績也就是我的業(yè)績“我把我的榮譽留給老板，把功勞留給同事，我只用每月15日去領(lǐng)工資?！弊雒貢年P(guān)鍵：心靜如水，細心、用心37個人的價值所在：你存在的理由1、你是不可缺少的2、你是不可替代的3、我做每一件事都要比別人做得好效率、敏銳、能力是個人價值的表現(xiàn)，也正是老板看重的個人的價值所在：你存在的理由38成長包括三個階段：依賴獨立（自己處理事物）互賴（互相信任、互相依賴）事物性工作管理性工作DotherightthingDothingright在講究效率的同時也要注重你的效益成長包括三個階段：Dotherightthing39受制于人操之在我我已無能為力試試看，還有沒有其它的可能性我就是這樣的你說我也沒用我可以選擇不同的作風，可以調(diào)整我看到他我就生氣我可以控制我的情緒他們不會接受的我會找也更有效的方式我不能我選擇我必須我情愿如果。。。。我打算我被迫我選擇適當?shù)幕貞苤朴谌瞬僦谖椅乙褵o能為力試試看，還有沒有其它的可能性我就40

秘書的專業(yè)技能:公文寫作格式:致:自:日期:主題:概括描述:原因:總結(jié):1、符合公司文化、風格，條理清晰、目的明確2、將最重要的事情或決定、看法放在開頭3、不要遺漏重要的人物4、每個公文在發(fā)出去以前仔細檢查5、盡量少用形容詞和概括性語言，多用名詞、動詞，更多的關(guān)注在事情、結(jié)果、原因、計劃上

秘書的專業(yè)技能:公文寫作格式:41案例一一天，經(jīng)理收到一封來自公司大客戶的投訴信，經(jīng)理看完信后非常生氣，把秘書叫了進來，邊說邊讓秘書記錄回信的內(nèi)容，并讓秘書立刻打印好后寄出去。案例一一天，經(jīng)理收到一封來自公司大42A是，好的。然后秘書回到自己的辦公室，將信打印好寄走了B如果將信寄走對公司和經(jīng)理本人都非常不利，秘書想到自己是經(jīng)理的助理，有責任提醒經(jīng)理，因此為公司的利益，哪怕是得罪經(jīng)理也值得，于是對經(jīng)理這樣說：經(jīng)理這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！“C秘書不僅沒有退下去打印，反而前進一步，提出忠告，請您冷靜一點，給對方回一封這樣的信，后果會是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有一點應該反省的地方嗎？D當天快下班時，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理，”經(jīng)理，可以將這封信寄走了嗎？“

作為秘書，你認為哪一種行為最正確？A是，好的。然后秘書回到自己的辦公室，將信打印好寄走了43小玲是生產(chǎn)部總經(jīng)理JOHN的秘書，一直很勤奮。明天有一個很重要的集團年度規(guī)劃的會議，按總裁秘書的安排JOHN要第一位發(fā)言，因為要準備開會的資料，小玲