檔案員培訓資料課件

機關(guān)檔案的保管和移交工作機關(guān)檔案的保管和移交工作第一章檔案保管工作的

任務及要求檔案保管：是指為了維護檔案的完整與安全,

根據(jù)檔案的結(jié)構(gòu)成分和現(xiàn)狀所采取的存放管理措施。第一章檔案保管工作的

任務及要求第一節(jié)檔案保管工作的任務一、核心任務檔案保管工作的核心任務是維護檔案的完整與安全，以最大限度在延長檔案的壽命。維護檔案的完整與安全是保管工作基本職責。最大限度在延長檔案的壽命，是保管工作的最終目標。第一節(jié)檔案保管工作的任務一、核心任務二、檔案保管工作的意義檔案保管工作的優(yōu)劣，不僅是一個單位檔案工作水平的重要標志，而且在很大程度上，直接決定了檔案的壽命。二、檔案保管工作的意義第二節(jié)檔案保管的內(nèi)容和要求

一、檔案保管工作的內(nèi)容1、檔案庫房管理。2、檔案在流動過程中的安全防護。3、為延長檔案壽命而采取的各種專門技術(shù)處理。第二節(jié)檔案保管的內(nèi)容和要求

一、檔案保管工作的內(nèi)容二、檔案保管工作的基本要求

（或保管工作的原則）1、以防為主，防治結(jié)合；2、統(tǒng)籌兼顧，動態(tài)保管；3、突出重點，照顧一般；4、立足長遠，保證當前。二、檔案保管工作的基本要求

（或保管工作的原則）1、以防為主第二章檔案庫房的要求與管理第一節(jié)檔案庫房的選擇第二節(jié)庫房管理制度第三節(jié)檔案應急預案第四節(jié)檔案事故的應對第二章檔案庫房的要求與管理第一節(jié)檔案庫房的選擇第一節(jié)檔案庫房的選擇一、檔案庫房選址的要求1、庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其它物品；2、檔案庫房必須堅固，不能是臨時建筑；3、庫房應遠離火源、水源和污染源，并符合防水、防火、防潮、防光等基本要求。第一節(jié)檔案庫房的選擇一、檔案庫房選址的要求二、庫房的設施設備要求

1、溫濕度監(jiān)控、調(diào)節(jié)裝備。目的是讓庫房的溫濕度控制在國家標準以內(nèi)。2、庫房防火裝備；3、庫房防盜監(jiān)控裝備；4、庫房空氣凈化裝置；5、檔案保護專用設備。二、庫房的設施設備要求

1、溫濕度監(jiān)控、調(diào)節(jié)裝備。目的是讓庫第二節(jié)庫房溫濕度調(diào)控庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命”的環(huán)境因素，較為適宜的庫房溫溫度應為：溫度以14℃～24℃；相對濕度應控制在45％～60％。每天溫度的變動不應超過±2℃，濕度每天的變化范圍不要超過±5％。第二節(jié)庫房溫濕度調(diào)控庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命第三節(jié)檔案七防一、防潮、防滲和防水二、防日光直射和紫外線照射三、防塵四、防污染五、防蛀和防鼠防有害生物六、防盜七、防火第三節(jié)檔案七防一、防潮、防滲和防水第三章檔案的維護和保護第一節(jié)檔案維護與保護工作的制度建設第二節(jié)檔案員日常工作注意事項第三節(jié)檔案室突發(fā)事故及災害應急處置預案

第四節(jié)

對突發(fā)事故和災害的應對第三章檔案的維護和保護第一節(jié)檔案維護與保護工作的制度建第一節(jié)維護保護工作制度建設一、進出庫房制度二、利用檔案制度三、檔案資料登記制度四、檔案員崗位更換交接制度第一節(jié)維護保護工作制度建設1、不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物；2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕損剪切等破壞行為，使用者必須保證檔案的完好。3、檔案在使用中不允許長時間無人看管，應及時放入專用的柜子中鎖好；4、不準擅自帶離規(guī)定的使用場所(辦公室、閱覽室等)；（檔案一律不得借出，因工作需要提供復印件時，要做好登記工作，并及時收回銷毀）1、不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物；5、利用者未經(jīng)允許不準擅自交換查借閱中的檔案；6、未經(jīng)允許，利用者不得擅自拍照、抄錄、復??；經(jīng)過批準的拍照、復印等行為應以不損傷檔案為前提；7、檔案員要對每次提供檔案的數(shù)量、使用時間進行的限制。8、非工作時間要求查閱檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導同意。5、利用者未經(jīng)允許不準擅自交換查借閱中的檔案；四、檔案員崗位更換交接制度檔案員因工作需要或其他原因離開現(xiàn)工作崗位時，必須與接手的新檔案員辦理移交手續(xù)。交接文書應存入進機關(guān)檔案室的全宗卷備查。四、檔案員崗位更換交接制度第二節(jié)日常管理工作注意事項1、文件資料不管是借出還是接收都要登記清楚；2、提倡檔案不出庫房。重要檔案的借閱必須經(jīng)過領(lǐng)導的批準。借出去的檔案原則上5個工作日必須收回。3、檔案資料要定期檢查。檔案員更換或每年必須對檔案進行一次清點。4、檔案庫房溫濕度應適時調(diào)控，并做好記錄。第二節(jié)日常管理工作注意事項1、文件資料不管是借出還是接收6、非庫房管理人員禁止擅自進入庫房。確因工作需要進入庫房的，須由庫房管理人員陪同。7、庫房關(guān)閉時，應例行檢查門窗、電源開關(guān)、燈具、門鎖等，確保萬無一失。8、庫房安全監(jiān)管全天候。9、節(jié)假日放假前要對庫房進行一次安全檢查。10、保持庫房清潔衛(wèi)生。6、非庫房管理人員禁止擅自進入庫房。確因工作需要進入庫房的，第三節(jié)突發(fā)事故及災害應急處置預案(1)處置原則檔案優(yōu)先，以防為主，分級負責，反應及時，規(guī)范有序。(2)組織指揮成立由分管領(lǐng)導任組長的檔案館(室)突發(fā)事故及災害應急處置領(lǐng)導小組。(3)應急預案的目標在應急情況下，采取最有效的行動消除對檔案資料的威脅，保護未受損的檔案資料，搶救已受損的檔案資料。第三節(jié)突發(fā)事故及災害應急處置預案(1)處置原則(4)預警準備各樓層責任人均應熟悉自己的應急搶救崗位、職責、消防器材的存放位置，使用方法等。真正做到責任到人，措施到位，方法得力。(5)建立檔案安全檢查制度要把檔案的安全當作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來，庫房管理人員定時對庫房安全情況進行檢查登記，加強對重點部位的檢查，發(fā)現(xiàn)問題和隱患要及時整改。(6)災害及事故應急預案適用范圍(4)預警準備第四節(jié)、對突發(fā)事故和災害的應對

1、檔案庫區(qū)火災2、檔案庫區(qū)水災3、檔案庫房失竊第四節(jié)、對突發(fā)事故和災害的應對

1、檔案庫區(qū)火災第四章全宗卷一、全宗卷的概念全宗卷是檔案室工作人員在管理本單位全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。第四章全宗卷二、全宗卷的作用(一)有助于全宗的連續(xù)管理。(二)有助于檔案管理人員熟悉檔案情況，進一步提高工作效率。(三)有助于綜合利用檔案材料。(四)便于澄清事實，明確責任。二、全宗卷的作用三、全宗卷的主要內(nèi)容

(一)檔案收集；

(二)檔案整理；

(三)檔案鑒定；

(四)檔案保管；(五)檔案統(tǒng)計；(六)檔案利用；(七)檔案管理新技術(shù)的應用。三、全宗卷的主要內(nèi)容

(一)檔案收集；四、全宗卷的整理全宗卷卷內(nèi)文件材料一般順序為：全宗介紹、大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料。四、全宗卷的整理第五章特殊載體檔案的保管第五章特殊載體檔案的保管第一節(jié)光盤檔案的保管光盤的保管措施主要包括減少使用、防治空氣污染物、調(diào)控溫濕度、保持信息讀取面的清潔和防止標記面的機械損傷等。第一節(jié)光盤檔案的保管光盤的保管措施主要包括減少使用、防治空第二節(jié)膠片檔案的保管l、控制溫濕度根據(jù)國家檔案局1987年正式頒發(fā)的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，保存一般膠片的適宜溫度是14℃～24℃，相對濕度為45％～60％。2、防止陽光照射3、保持庫內(nèi)清潔4、注意預防火災5、加強檢查第二節(jié)膠片檔案的保管l、控制溫濕度第三節(jié)實物檔案的保管(一)印章的保管(二)像章和證章的保管第三節(jié)實物檔案的保管(一)印章的保管第六章檔案的移交機關(guān)檔案保管一定期限后向國家檔案館移交是檔案法的規(guī)定的義務。不按規(guī)定向國家檔案館移交檔案是違法行為。第六章檔案的移交機關(guān)檔案保管一定期限后向國家檔案館移交是第一節(jié)移交的對象和要求一、檔案移交的時間要求二、檔案移交的質(zhì)量要求第一節(jié)移交的對象和要求一、檔案移交的時間要求一、檔案移交的時間要求（一）省直及市、州直機關(guān)自形成之日起滿20年的永久、長期或30年保管期限的檔案向同級國家綜合檔案館移交；（二）縣(市、區(qū))直及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處機關(guān)自形成之日起滿10年的永久、長期或30年保管期限的檔案向縣(市、區(qū))級國家綜合檔案館移交。國家另有規(guī)定的從其規(guī)定。一、檔案移交的時間要求（一）省直及市、州直機關(guān)自形成之日起滿二、檔案移交的質(zhì)量要求1、移交檔案的整理質(zhì)量應符合相關(guān)規(guī)定；2、紙質(zhì)檔案和相關(guān)目錄及資料同時移交；3、電子檔案按國家規(guī)定和檔案行政管理部門的要求移交；4、涉密檔案在移交前應進行解密鑒定；5、移交目錄的份數(shù)按當?shù)貦n案局(館)的規(guī)定執(zhí)行。二、檔案移交的質(zhì)量要求1、移交檔案的整理質(zhì)量應符合相關(guān)規(guī)定；第二節(jié)檔案移交的準備一、關(guān)于以卷為單位的檔案。1、本次移交時首卷的案卷流水號必須與檔案館保存的本目錄的最后一卷案卷號相銜接，不能出現(xiàn)重號、跳號現(xiàn)象，不允許出現(xiàn)1000號以上的案卷號。新目錄號的，檔號從1號開始編，不能從“0”號開始。2、移交檔案中不允許存在重號、漏號現(xiàn)象。3、卷內(nèi)文件標題必須與卷內(nèi)文件目錄一致，不允許出現(xiàn)無卷內(nèi)目錄、無備考表現(xiàn)象。4、是案卷的序號必須與電子文檔是一致的。第二節(jié)檔案移交的準備一、關(guān)于以卷為單位的檔案。二、以件為單位的檔案。1、年度歸檔目錄必須是規(guī)定的檔案管理軟件最后一次生成打印本，而且是一式兩套完全一致。2、目錄中的文件名必須與檔案一致或符合規(guī)范要求。3、不允許出現(xiàn)有目錄無歸檔文件的現(xiàn)象。二、以件為單位的檔案。三、科技檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、重要的檔案編研資料、部門現(xiàn)行文件、法律法規(guī)資料匯編應一同移交。三、科技檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、重要的檔案編研資第三節(jié)移交中注意事項一是檔案未出檔案室之前的準備工作。1、仔細核對、清點檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2、檔案下架后要進行按順序打捆或裝箱。（注意不要把順序搞亂了）3、填寫好移交文據(jù)并蓋好印章，準備好一并移交的材料。4、安排好運輸工具和安保工作，確保途中順利。第三節(jié)移交中注意事項一是檔案未出檔案室之前的準備工作。二是到檔案館后的移交工作。1、將檔案運送到指定的地方。2、將檔案按順序放好。3、協(xié)助接收人員進行清點。需要強調(diào)的是檔案清點所需要的時間一般比較長，檔案員最好在移交現(xiàn)場。4、在填寫交接文據(jù)上簽字。二是到檔案館后的移交工作。謝謝大家！謝謝大家！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！機關(guān)檔案的保管和移交工作機關(guān)檔案的保管和移交工作第一章檔案保管工作的

任務及要求檔案保管：是指為了維護檔案的完整與安全,

根據(jù)檔案的結(jié)構(gòu)成分和現(xiàn)狀所采取的存放管理措施。第一章檔案保管工作的

任務及要求第一節(jié)檔案保管工作的任務一、核心任務檔案保管工作的核心任務是維護檔案的完整與安全，以最大限度在延長檔案的壽命。維護檔案的完整與安全是保管工作基本職責。最大限度在延長檔案的壽命，是保管工作的最終目標。第一節(jié)檔案保管工作的任務一、核心任務二、檔案保管工作的意義檔案保管工作的優(yōu)劣，不僅是一個單位檔案工作水平的重要標志，而且在很大程度上，直接決定了檔案的壽命。二、檔案保管工作的意義第二節(jié)檔案保管的內(nèi)容和要求

一、檔案保管工作的內(nèi)容1、檔案庫房管理。2、檔案在流動過程中的安全防護。3、為延長檔案壽命而采取的各種專門技術(shù)處理。第二節(jié)檔案保管的內(nèi)容和要求

一、檔案保管工作的內(nèi)容二、檔案保管工作的基本要求

（或保管工作的原則）1、以防為主，防治結(jié)合；2、統(tǒng)籌兼顧，動態(tài)保管；3、突出重點，照顧一般；4、立足長遠，保證當前。二、檔案保管工作的基本要求

（或保管工作的原則）1、以防為主第二章檔案庫房的要求與管理第一節(jié)檔案庫房的選擇第二節(jié)庫房管理制度第三節(jié)檔案應急預案第四節(jié)檔案事故的應對第二章檔案庫房的要求與管理第一節(jié)檔案庫房的選擇第一節(jié)檔案庫房的選擇一、檔案庫房選址的要求1、庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其它物品；2、檔案庫房必須堅固，不能是臨時建筑；3、庫房應遠離火源、水源和污染源，并符合防水、防火、防潮、防光等基本要求。第一節(jié)檔案庫房的選擇一、檔案庫房選址的要求二、庫房的設施設備要求

1、溫濕度監(jiān)控、調(diào)節(jié)裝備。目的是讓庫房的溫濕度控制在國家標準以內(nèi)。2、庫房防火裝備；3、庫房防盜監(jiān)控裝備；4、庫房空氣凈化裝置；5、檔案保護專用設備。二、庫房的設施設備要求

1、溫濕度監(jiān)控、調(diào)節(jié)裝備。目的是讓庫第二節(jié)庫房溫濕度調(diào)控庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命”的環(huán)境因素，較為適宜的庫房溫溫度應為：溫度以14℃～24℃；相對濕度應控制在45％～60％。每天溫度的變動不應超過±2℃，濕度每天的變化范圍不要超過±5％。第二節(jié)庫房溫濕度調(diào)控庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命第三節(jié)檔案七防一、防潮、防滲和防水二、防日光直射和紫外線照射三、防塵四、防污染五、防蛀和防鼠防有害生物六、防盜七、防火第三節(jié)檔案七防一、防潮、防滲和防水第三章檔案的維護和保護第一節(jié)檔案維護與保護工作的制度建設第二節(jié)檔案員日常工作注意事項第三節(jié)檔案室突發(fā)事故及災害應急處置預案

第四節(jié)

對突發(fā)事故和災害的應對第三章檔案的維護和保護第一節(jié)檔案維護與保護工作的制度建第一節(jié)維護保護工作制度建設一、進出庫房制度二、利用檔案制度三、檔案資料登記制度四、檔案員崗位更換交接制度第一節(jié)維護保護工作制度建設1、不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物；2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕損剪切等破壞行為，使用者必須保證檔案的完好。3、檔案在使用中不允許長時間無人看管，應及時放入專用的柜子中鎖好；4、不準擅自帶離規(guī)定的使用場所(辦公室、閱覽室等)；（檔案一律不得借出，因工作需要提供復印件時，要做好登記工作，并及時收回銷毀）1、不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物；5、利用者未經(jīng)允許不準擅自交換查借閱中的檔案；6、未經(jīng)允許，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印；經(jīng)過批準的拍照、復印等行為應以不損傷檔案為前提；7、檔案員要對每次提供檔案的數(shù)量、使用時間進行的限制。8、非工作時間要求查閱檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導同意。5、利用者未經(jīng)允許不準擅自交換查借閱中的檔案；四、檔案員崗位更換交接制度檔案員因工作需要或其他原因離開現(xiàn)工作崗位時，必須與接手的新檔案員辦理移交手續(xù)。交接文書應存入進機關(guān)檔案室的全宗卷備查。四、檔案員崗位更換交接制度第二節(jié)日常管理工作注意事項1、文件資料不管是借出還是接收都要登記清楚；2、提倡檔案不出庫房。重要檔案的借閱必須經(jīng)過領(lǐng)導的批準。借出去的檔案原則上5個工作日必須收回。3、檔案資料要定期檢查。檔案員更換或每年必須對檔案進行一次清點。4、檔案庫房溫濕度應適時調(diào)控，并做好記錄。第二節(jié)日常管理工作注意事項1、文件資料不管是借出還是接收6、非庫房管理人員禁止擅自進入庫房。確因工作需要進入庫房的，須由庫房管理人員陪同。7、庫房關(guān)閉時，應例行檢查門窗、電源開關(guān)、燈具、門鎖等，確保萬無一失。8、庫房安全監(jiān)管全天候。9、節(jié)假日放假前要對庫房進行一次安全檢查。10、保持庫房清潔衛(wèi)生。6、非庫房管理人員禁止擅自進入庫房。確因工作需要進入庫房的，第三節(jié)突發(fā)事故及災害應急處置預案(1)處置原則檔案優(yōu)先，以防為主，分級負責，反應及時，規(guī)范有序。(2)組織指揮成立由分管領(lǐng)導任組長的檔案館(室)突發(fā)事故及災害應急處置領(lǐng)導小組。(3)應急預案的目標在應急情況下，采取最有效的行動消除對檔案資料的威脅，保護未受損的檔案資料，搶救已受損的檔案資料。第三節(jié)突發(fā)事故及災害應急處置預案(1)處置原則(4)預警準備各樓層責任人均應熟悉自己的應急搶救崗位、職責、消防器材的存放位置，使用方法等。真正做到責任到人，措施到位，方法得力。(5)建立檔案安全檢查制度要把檔案的安全當作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來，庫房管理人員定時對庫房安全情況進行檢查登記，加強對重點部位的檢查，發(fā)現(xiàn)問題和隱患要及時整改。(6)災害及事故應急預案適用范圍(4)預警準備第四節(jié)、對突發(fā)事故和災害的應對

1、檔案庫區(qū)火災2、檔案庫區(qū)水災3、檔案庫房失竊第四節(jié)、對突發(fā)事故和災害的應對

1、檔案庫區(qū)火災第四章全宗卷一、全宗卷的概念全宗卷是檔案室工作人員在管理本單位全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。第四章全宗卷二、全宗卷的作用(一)有助于全宗的連續(xù)管理。(二)有助于檔案管理人員熟悉檔案情況，進一步提高工作效率。(三)有助于綜合利用檔案材料。(四)便于澄清事實，明確責任。二、全宗卷的作用三、全宗卷的主要內(nèi)容

(一)檔案收集；

(二)檔案整理；

(三)檔案鑒定；

(四)檔案保管；(五)檔案統(tǒng)計；(六)檔案利用；(七)檔案管理新技術(shù)的應用。三、全宗卷的主要內(nèi)容

(一)檔案收集；四、全宗卷的整理全宗卷卷內(nèi)文件材料一般順序為：全宗介紹、大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料。四、全宗卷的整理第五章特殊載體檔案的保管第五章特殊載體檔案的保管第一節(jié)光盤檔案的保管光盤的保管措施主要包括減少使用、防治空氣污染物、調(diào)控溫濕度、保持信息讀取面的清潔和防止標記面的機械損傷等。第一節(jié)光盤檔案的保管光盤的保管措施主要包括減少使用、防治空第二節(jié)膠片檔案的保管l、控制溫濕度根據(jù)國家檔案局1987年正式頒發(fā)的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，保存一般膠片的適宜溫度是14℃～24℃，相對濕度為45％～60％。2、防止陽光照射3、保持庫內(nèi)清潔4、注意預防火災5、加強檢查第二節(jié)膠片檔案的保管l、控制溫濕度第三節(jié)實物檔案的保管(一)印章的保管(二)像章和證章的保管第三節(jié)實物檔案的保管(一)印章的保管第六章檔案的移交機關(guān)檔案保管一定期限后向國家檔案館移交是檔案法的規(guī)定的義務。不按規(guī)定向國家檔案館移交檔案是違法行為。第六章檔案的移交機關(guān)檔案保管一定期限后向國家檔案館移交是第一節(jié)移交的對象和要求一、檔案移交的時間要求二、檔案移交的質(zhì)量要求第一節(jié)移交的對象和要求一、檔案移交的時間要求一、檔案移交的時間要求（一）省直及市、州直機關(guān)自形成之日起滿20年的永久、長期或30年保管期限的檔案向同級國家綜合檔案館移交；（二）縣(市、區(qū))直及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處機關(guān)自形成之日起滿10年的永久、長期或30年保管期限的檔案向縣(市、區(qū))級國家綜合檔案館移交。國家另有規(guī)定的從其規(guī)定。一、檔案移交的時間要求（一）省直及市、州直機關(guān)自