管理文秘會(huì)務(wù)工作課件

1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4會(huì)見與會(huì)談5技能訓(xùn)練會(huì)務(wù)工作1會(huì)議概述會(huì)務(wù)工作

教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召

5.1.1會(huì)議的涵義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。5.1.2會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：目的、任務(wù)、議題、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

5.1會(huì)議概述5.1.1會(huì)議的涵義5.1會(huì)議概述

5.1.3會(huì)議的作用及缺陷

1．會(huì)議作用

（１）．交流信息，互通情報(bào)（２）．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（３）．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)（４）．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)

2.會(huì)議缺陷

（１）．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）．造成金錢的浪費(fèi)（３）．造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

5.1.3會(huì)議的作用及缺陷5.1.4會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按時(shí)間分：定期和非定期。

3、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

4、按召開方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。5.1.4會(huì)議的種類5.1.5會(huì)議成本意識(shí)

會(huì)議成本=2ABT

式中

A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

5.1.5會(huì)議成本意識(shí)5.1.6會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)

1、組織的工作

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。5.1.6會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)2．文書工作

(1)會(huì)議文書的起草；

(2)會(huì)議文書編寫；

(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會(huì)人員的食宿管理；

(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；

(3)會(huì)議的交通保障；

(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；

(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；

(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。2．文書工作5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工5.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容5.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、服務(wù)周到；４、確保安全。5.3.2會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。5.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容5.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則2、確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)，本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2、確定會(huì)議名稱5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。

8、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。

3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標(biāo)。

5、銷售人員的招聘和重組。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3.9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始，張董致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)9、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。9、制發(fā)會(huì)議通知

10、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來賓證會(huì)議證件旁聽證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。10、制作會(huì)議證件

11、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

12、安排食住行會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。11、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

13、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

14、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆。輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶。簡(jiǎn)單樸素。13、制定會(huì)議預(yù)算方案

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

②中型會(huì)議室。半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會(huì)議室。主席臺(tái)坐次主席臺(tái)坐次禮堂型禮堂型教室型會(huì)場(chǎng)教室型會(huì)場(chǎng)

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：

會(huì)標(biāo)會(huì)徽會(huì)標(biāo)會(huì)徽

15、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）.方式一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）．檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。A領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)調(diào)查B側(cè)重困難和問題C時(shí)間恰當(dāng)D關(guān)鍵重點(diǎn)15、檢查會(huì)場(chǎng)A領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)調(diào)查

5.3.3擬定會(huì)議的應(yīng)急方案

1、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容及突發(fā)事件處理方法

（1）人員問題（2）場(chǎng)地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題

5.3.3擬定會(huì)議的應(yīng)急方案2、案例分析XX單位在市政府禮堂召開表彰大會(huì)，因事先未制定會(huì)議的應(yīng)急方案，又未加強(qiáng)安全防火布置，結(jié)果當(dāng)因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時(shí)候，會(huì)議組織人員措手不及，會(huì)場(chǎng)一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會(huì)人員和儀仗隊(duì)的不學(xué)生喪生。制定嚴(yán)密的應(yīng)急方案，對(duì)方案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的檢查，如安全通道是否打開、設(shè)備隱患是否檢查、消防通道是否暢通、應(yīng)急的組織和人員是否到位、應(yīng)急的車輛是否準(zhǔn)備停當(dāng)、指揮溝通系統(tǒng)是否靈敏等等。2、案例分析XX單位在市政府禮堂召開表彰大會(huì)，因事先未制定會(huì)5.4會(huì)見與會(huì)談5.4.1概念會(huì)見會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。5.4會(huì)見與會(huì)談5.4.1概念會(huì)談

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。會(huì)談

5.4.2會(huì)見、會(huì)談工作程序（1）約定（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)（3）了解背景資料5.4.2會(huì)見、會(huì)談工作程序(4)場(chǎng)所的布置及座位安排A、場(chǎng)所的布置會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。(4)場(chǎng)所的布置及座位安排B、會(huì)見與會(huì)談的座次安排

①會(huì)見的座次安排

會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員B、會(huì)見與會(huì)談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員②會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語種的座位卡。多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

②會(huì)談的座次安排正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）正門客方主方13576421246753{譯員}主賓（5）會(huì)見、會(huì)談（6）送別客人（5）會(huì)見、會(huì)談合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師合影圖5444554444455444213444561--課堂討論

一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】

通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析

案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工案例2：

一次重要的國際會(huì)議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會(huì)議的“全家?！?，競(jìng)找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。

從此案例中說明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問題？案例2：案例3：

某校召開一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。

以上三個(gè)案例中的問題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。案例3：

二、觀察并制作觀察你見到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。

三、參考會(huì)議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會(huì)擬出會(huì)議籌備方案。二、觀察并制作問題討論

1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。

2．簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。

3．選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？

5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？

7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？

8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？問題討論1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。

祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4會(huì)見與會(huì)談5技能訓(xùn)練會(huì)務(wù)工作1會(huì)議概述會(huì)務(wù)工作

教學(xué)目的

通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)目的教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召

5.1.1會(huì)議的涵義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。5.1.2會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：目的、任務(wù)、議題、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

5.1會(huì)議概述5.1.1會(huì)議的涵義5.1會(huì)議概述

5.1.3會(huì)議的作用及缺陷

1．會(huì)議作用

（１）．交流信息，互通情報(bào)（２）．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（３）．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)（４）．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)

2.會(huì)議缺陷

（１）．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）．造成金錢的浪費(fèi)（３）．造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

5.1.3會(huì)議的作用及缺陷5.1.4會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按時(shí)間分：定期和非定期。

3、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

4、按召開方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。5.1.4會(huì)議的種類5.1.5會(huì)議成本意識(shí)

會(huì)議成本=2ABT

式中

A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

5.1.5會(huì)議成本意識(shí)5.1.6會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)

1、組織的工作

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。5.1.6會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)2．文書工作

(1)會(huì)議文書的起草；

(2)會(huì)議文書編寫；

(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會(huì)人員的食宿管理；

(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；

(3)會(huì)議的交通保障；

(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；

(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；

(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。2．文書工作5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道5.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工5.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容5.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、服務(wù)周到；４、確保安全。5.3.2會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。5.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容5.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則2、確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)，本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。2、確定會(huì)議名稱5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。

8、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。

3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標(biāo)。

5、銷售人員的招聘和重組。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3.9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始，張董致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)9、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。9、制發(fā)會(huì)議通知

10、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來賓證會(huì)議證件旁聽證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。10、制作會(huì)議證件

11、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

12、安排食住行會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。11、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

13、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

14、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆。輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶。簡(jiǎn)單樸素。13、制定會(huì)議預(yù)算方案

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

②中型會(huì)議室。半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會(huì)議室。主席臺(tái)坐次主席臺(tái)坐次禮堂型禮堂型教室型會(huì)場(chǎng)教室型會(huì)場(chǎng)

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：

會(huì)標(biāo)會(huì)徽會(huì)標(biāo)會(huì)徽

15、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）.方式一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）．檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。A領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)調(diào)查B側(cè)重困難和問題C時(shí)間恰當(dāng)D關(guān)鍵重點(diǎn)15、檢查會(huì)場(chǎng)A領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)調(diào)查

5.3.3擬定會(huì)議的應(yīng)急方案

1、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容及突發(fā)事件處理方法

（1）人員問題（2）場(chǎng)地問題（3）設(shè)備問題（4）資料問題（5）健康與安全問題（6）行為問題

5.3.3擬定會(huì)議的應(yīng)急方案2、案例分析XX單位在市政府禮堂召開表彰大會(huì)，因事先未制定會(huì)議的應(yīng)急方案，又未加強(qiáng)安全防火布置，結(jié)果當(dāng)因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時(shí)候，會(huì)議組織人員措手不及，會(huì)場(chǎng)一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會(huì)人員和儀仗隊(duì)的不學(xué)生喪生。制定嚴(yán)密的應(yīng)急方案，對(duì)方案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的檢查，如安全通道是否打開、設(shè)備隱患是否檢查、消防通道是否暢通、應(yīng)急的組織和人員是否到位、應(yīng)急的車輛是否準(zhǔn)備停當(dāng)、指揮溝通系統(tǒng)是否靈敏等等。2、案例分析XX單位在市政府禮堂召開表彰大會(huì)，因事先未制定會(huì)5.4會(huì)見與會(huì)談5.4.1概念會(huì)見會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。5.4會(huì)見與會(huì)談5.4.1概念會(huì)談

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。會(huì)談

5.4.2會(huì)見、會(huì)談工作程序（1）約定（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)（3）了解背景資料5.4.2會(huì)見、會(huì)談工作程序(4)場(chǎng)所的布置及座位安排A、場(chǎng)所的布置會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。(4)場(chǎng)所的布置及座位安排B、會(huì)見與會(huì)談的座次安排

①會(huì)見的座次安排

會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員B、會(huì)見與會(huì)談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員②會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)