專(zhuān)職秘書(shū)怎樣管文辦事為人

原創(chuàng)整理，僅供參考-6-專(zhuān)職秘書(shū)怎樣管文辦事為人？專(zhuān)職秘書(shū)是近距離服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。筆者總結(jié)，當(dāng)好專(zhuān)職秘書(shū)要緊緊抓住管文、辦事、為人三方面，做到三個(gè)“好”。

一、管好文件是基礎(chǔ)

文件往來(lái)是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的重要方式。作為領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，秘書(shū)人員承擔(dān)大量文件的收、轉(zhuǎn)、辦。這里的文件指的是廣義上的，包括紅頭文件、電報(bào)、信息、材料、信件及領(lǐng)導(dǎo)批示等。如果重要文件耽誤了，緊急文件辦慢了，涉密文件弄丟了，都極可能引發(fā)嚴(yán)重后果。要靠制度管文，把有關(guān)文件管理的制度規(guī)定牢記于心，付之于行。此外，還要在日常工作中養(yǎng)成良好習(xí)慣。

科學(xué)分類(lèi)。將文件按類(lèi)型、屬性、密級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)閱讀習(xí)慣進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。少數(shù)重要或特殊“閱件”常隱含辦理事項(xiàng)，應(yīng)細(xì)心辨識(shí)，避免耽誤；遇領(lǐng)導(dǎo)外出，文件有所積壓，還應(yīng)精準(zhǔn)篩選，列出清單，方便領(lǐng)導(dǎo)審閱。

認(rèn)真把關(guān)。有些文件途經(jīng)多“手”，需搞清來(lái)龍去脈，提出辦理建議，以供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。要重點(diǎn)解決好“收與不收”的問(wèn)題，看是否有“夾生飯”，特別是涉及人、財(cái)、物的，是否過(guò)得了政策關(guān)、程序關(guān)、法律關(guān)等，是否與有關(guān)部門(mén)溝通過(guò)，必須一一確認(rèn)。

登記在案。領(lǐng)導(dǎo)批示和需清退的密件，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，登記內(nèi)容，建立臺(tái)賬，實(shí)行數(shù)字化管理，便于查詢(xún)、跟蹤、落實(shí)和歸檔。

及時(shí)送閱。急件、要件立即呈閱，一般件、普通件則按領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣集中分次送閱，還應(yīng)注意特定時(shí)刻這兩類(lèi)件會(huì)相互轉(zhuǎn)化。要重點(diǎn)解決好“報(bào)與不報(bào)”問(wèn)題，比如深夜領(lǐng)導(dǎo)休息了，急件、要件“燙”在手里，此時(shí)須謹(jǐn)記“秘書(shū)沒(méi)有權(quán)力決定報(bào)與不報(bào)，決策權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)”，該報(bào)還是得報(bào)，至少應(yīng)先口頭報(bào)，不得擅自做主。有時(shí)文件緊急而又敏感，不宜直接在電話(huà)或短信上報(bào)告，這就要講究“說(shuō)”的技巧、把準(zhǔn)“說(shuō)”的分寸，將敏感的關(guān)鍵詞替換成日常的慣用語(yǔ)。這靠的是平時(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累、與領(lǐng)導(dǎo)間的默契。

落實(shí)反饋。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示要雷厲風(fēng)行、馬上就辦，督促責(zé)任到位，跟蹤落實(shí)到底，注意適時(shí)反饋、階段性反饋，做到件件有著落、事事有回音。

密柜存放。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密件不私自帶離辦公室，用完及時(shí)鎖入密柜，做到滴水不漏。

做好清退。及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定收回閱畢密件，據(jù)編號(hào)有序存放，按要求做好清退、銷(xiāo)毀。

二、辦好事情是關(guān)鍵

秘書(shū)人員的主要職責(zé)是服務(wù)，要以盡心、細(xì)心、恒心，落實(shí)好每一件事情，減少領(lǐng)導(dǎo)的“后顧之憂(yōu)”。

不能忘事。有時(shí)因工作多、事情急，一件事未了其他事緊跟著擠進(jìn)來(lái)，自認(rèn)為已經(jīng)牢記不忘的事還是給忘了，過(guò)后才后悔不已。因此，要科學(xué)合理安排好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類(lèi)事項(xiàng)，做到長(zhǎng)計(jì)劃、短安排，完成一件、銷(xiāo)號(hào)一件，“日清月結(jié)”，不打折、不遺漏。

不能錯(cuò)事。憑經(jīng)驗(yàn)辦事，有套路可循，固然省時(shí)省力，卻容易陷入“想當(dāng)然”的誤區(qū)。要少一些“我以為”“可能是”，多一些“我肯定”“明確是”。問(wèn)題往往就容易出在最意想不到、最不應(yīng)該出錯(cuò)的地方。例如，發(fā)短信給領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告有關(guān)事項(xiàng)，一時(shí)未收到回信，如果想當(dāng)然地認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定看到了，未作確認(rèn)，差錯(cuò)往往就會(huì)產(chǎn)生?？梢?jiàn)，須打破慣性思維，每一件事都辦到位，“一竿子插到底”。日常協(xié)調(diào)事項(xiàng)、安排會(huì)議、起草文稿等，要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求做到思考在前、請(qǐng)示在前、準(zhǔn)備在前、提醒在前。既要從全局的角度和講政治的高度考慮和處理問(wèn)題，做到“大事不糊涂”；又要在細(xì)節(jié)中見(jiàn)真章，做到“小事不馬虎”。

不能誤事。秘書(shū)工作事務(wù)繁雜，要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，厘清工作的主次先后、輕重緩急，抓大事不放、抓急事先辦，還須24小時(shí)“不脫崗”，確保隨時(shí)能夠聯(lián)系得上、找得到人、辦得了事。重點(diǎn)處理好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和敏感時(shí)段工作，“一般”的事，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可能就不一般；“簡(jiǎn)單”的事，在敏感時(shí)段，就不能簡(jiǎn)單處理。妥處這類(lèi)事項(xiàng)，需把握時(shí)機(jī)，掌握火候，抓住特點(diǎn)，講究技巧，運(yùn)用智慧分析矛盾，有條不紊加以解決。

不能出事。秘書(shū)工作無(wú)小事，凡事必須認(rèn)真。要杜絕“差不多”心理，這里差不多，那里也差不多，加起來(lái)就會(huì)“差很多”，長(zhǎng)期下來(lái)，不僅對(duì)工作和事業(yè)發(fā)展不利，對(duì)個(gè)人品行、性格、習(xí)慣的塑造也不利。工作生活中，必須不折不扣地遵守黨的政治紀(jì)律和政治規(guī)矩、遵守秘書(shū)管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步強(qiáng)化組織觀(guān)念和程序觀(guān)念，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)示報(bào)告制度，堅(jiān)決不用領(lǐng)導(dǎo)的影響和自己特殊的工作條件謀取私利。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)定了的事，嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦，不自作主張或隨意解讀；向領(lǐng)導(dǎo)反映情況和意見(jiàn)，實(shí)事求是、真實(shí)準(zhǔn)確，不避重就輕或添油加醋；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作時(shí)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子之間的團(tuán)結(jié)。

進(jìn)一步而言，辦好事情必須摒棄“撥一撥、轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)”的被動(dòng)工作模式，把“領(lǐng)導(dǎo)要我做什么”與“我能為領(lǐng)導(dǎo)做什么”結(jié)合起來(lái)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，突出精細(xì)化、個(gè)性化服務(wù)，向上多請(qǐng)示匯報(bào)，對(duì)下多掌握實(shí)情，左右多溝通商量，提高工作的統(tǒng)籌性和預(yù)見(jiàn)性，做到“主動(dòng)不盲動(dòng)、服從不盲從、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、盡職不越權(quán)、到位不缺位”。要將務(wù)實(shí)與務(wù)虛相結(jié)合，總結(jié)工作規(guī)律，把一些好的經(jīng)驗(yàn)、做法，梳理固化下來(lái)，有的形成預(yù)案，遇事才能了然于胸，從容不迫；還可以查找自己及他人工作的一些失誤，把事例匯集起來(lái)，分析原因，從中汲取教訓(xùn)和收獲感悟，舉一反三，引以為鑒，杜絕工作中類(lèi)似差錯(cuò)的發(fā)生。

三、做好自己是根本

秘書(shū)的工作性質(zhì)，決定了要正確對(duì)待名利榮辱，樹(shù)立無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，不斷加強(qiáng)和深化自身的修養(yǎng)。因此，秘書(shū)人員還需不斷強(qiáng)化自身修養(yǎng)，夯實(shí)“自己”這個(gè)根本。

堅(jiān)定理想信念。“秘書(shū)沒(méi)有權(quán)力，但接近權(quán)力；秘書(shū)不直接作決策，但影響決策?！闭敲貢?shū)的這一獨(dú)特屬性，往往容易成為外界“圍獵”的對(duì)象。近年來(lái)發(fā)生的一些秘書(shū)人員違紀(jì)違法案件，根源就在于理想信念這塊“壓艙石”發(fā)生了動(dòng)搖，世界觀(guān)、人生觀(guān)、價(jià)值觀(guān)這個(gè)“總開(kāi)關(guān)”出現(xiàn)了偏差。只有補(bǔ)足精神上的“鈣”，筑牢理想信念根基，才能練就“拒腐防變”的“金剛不壞之身”。要堅(jiān)持用黨的理論創(chuàng)新成果武裝頭腦、錘煉黨性品格、涵養(yǎng)理想信念，認(rèn)真按照中央關(guān)于全面從嚴(yán)治黨的新要求，用好批評(píng)與自我批評(píng)武器，始終做政治上的“明白人”。

提高能力素質(zhì)。適應(yīng)新常態(tài)、引領(lǐng)新常態(tài)，需要以“等不起”的緊迫感、“慢不得”的危機(jī)感、“坐不住”的責(zé)任感，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高能力素質(zhì)。要向理論學(xué)。深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，提高運(yùn)用馬克思主義立場(chǎng)觀(guān)點(diǎn)分析、解決問(wèn)題的能力。要向?qū)嵺`學(xué)。結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)要求，立足工作實(shí)際，本著“缺什么補(bǔ)什么”的原則，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)及有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷拓寬視野，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力成為一名張口能講、提筆能寫(xiě)、遇事能辦的全能型秘書(shū)。要向群眾學(xué)。沉下心來(lái)“晴耕雨讀”，篤行不倦，尤其要充分利用隨領(lǐng)導(dǎo)赴基層調(diào)研的機(jī)會(huì)，深入基層，深入群眾，多聽(tīng)多看，學(xué)思踐悟，砥礪作風(fēng)，接上地氣。

培養(yǎng)優(yōu)良作風(fēng)。慎獨(dú)、慎初、慎微、慎交友，自覺(jué)接受組織的管理、教育和監(jiān)督；向服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)作風(fēng)操守、為人處世、工作方法；繼承和弘揚(yáng)老一輩秘書(shū)人員的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，與優(yōu)