企業(yè)檔案管理的一般知識(shí)課件

企業(yè)檔案管理的一般知識(shí)企業(yè)檔案管理的一般知識(shí)內(nèi)容一、什么是檔案二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)三、檔案的收集四、檔案的整理五、檔案的保管六、檔案的利用七、檔案的鑒定內(nèi)容一、什么是檔案一、什么是檔案

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有保存價(jià)值的固化信息。

1）

檔案的形成者：黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及我們每一個(gè)人都能成為檔案的形成者；

2）

檔案反映的內(nèi)容：社會(huì)生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；

3）

檔案種類和形式：我們經(jīng)?？吹降恼募?、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；4）

檔案的本質(zhì)屬性：檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)；

5）

檔案的作用：概括地講，檔案有兩方面的作用，一是憑證作用；二是參考作用。1、檔案的概念一、什么是檔案檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐一、什么是檔案

聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）下設(shè)的國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）于2008年起將每年的6月9日定為國(guó)際檔案日。

2013年，中國(guó)國(guó)家檔案局決定自2013年開始，將每年的"國(guó)際檔案日"作為檔案部門的宣傳活動(dòng)日。

2、國(guó)際檔案日一、什么是檔案聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）下設(shè)的國(guó)際一、什么是檔案根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》，檔案是指各單位在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的，并且經(jīng)過專門保管機(jī)構(gòu)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案是各單位資產(chǎn)的重要組成部分，檔案工作是各單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作。

3、什么是企業(yè)檔案一、什么是檔案根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

檔案工作涵蓋了檔案從產(chǎn)生到歸檔以及鑒定銷毀全過程的管理，主要內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、信息化、保密、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等工作。1、檔案工作的內(nèi)容：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)檔案工作涵蓋了檔案二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

政治性——檔案具有階級(jí)屬性。

服務(wù)性——管好檔案是為了供他人更好地利用。

專業(yè)性——檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)化極強(qiáng)的工作。

制度化、規(guī)范化——檔案工作有一套完整的制度體系，工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)都有章可循，且必須嚴(yán)格執(zhí)行。2、檔案工作的特點(diǎn)：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)政治性——檔案具有階級(jí)屬性。二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

誰產(chǎn)生，誰整理，誰審核。

檔案必須做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

在信息化的條件下，檔案要“輕整理，重著錄”。

檔案在歸檔時(shí)，紙質(zhì)版及其電子版必須同時(shí)歸檔。3、檔案工作的基本原則：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)誰產(chǎn)生，誰整理，誰審核。3、三、檔案的收集檔案實(shí)行分類管理，不同的檔案有不同的管理要求。檔案的分類方法很多，中國(guó)石油將檔案分為以下幾大類：1、檔案的分類：1）管理類檔案3）科學(xué)技術(shù)研究類檔案5）設(shè)備儀器類檔案7）職工類檔案9）金融類檔案11）實(shí)物類檔案2）產(chǎn)品類檔案4）建設(shè)項(xiàng)目類檔案6）會(huì)計(jì)類檔案、8）油氣勘探開發(fā)類檔案10）聲像類檔案12）資料三、檔案的收集檔案實(shí)行分類管理，不同的檔案有不同的管理要求。三、檔案的收集

歸檔范圍就是要明確哪些東西必須作為檔案進(jìn)行收集歸檔。不同類別的檔案歸檔范圍不同（見附件:《檔案管理手冊(cè)》——各類檔案歸檔范圍及保管期限表）。2、歸檔范圍：三、檔案的收集歸檔范圍就是要明確哪些東西必須作三、檔案的收集

對(duì)于一個(gè)單位或部門（歸檔單位）而言，哪些資料需要收集歸檔呢？這就需要該單位或部門對(duì)照上述相關(guān)的《歸檔范圍及保管期限表》，結(jié)合自身實(shí)際情況，篩選出本單位或部門必須歸檔的內(nèi)容，列出清單交由檔案部門審核。經(jīng)過確認(rèn)后的《歸檔清單》就是本單位或部門當(dāng)年或近期需要收集和整理的檔案。

歸檔單位將檔案收集齊全并整理后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案管理部門移交。3、歸檔范圍確認(rèn)制：三、檔案的收集對(duì)于一個(gè)單位或部門（歸檔單位）而四、檔案的整理檔案整理工作分兩個(gè)階段：一是歸檔單位的收集整理階段，二是歸檔移交后檔案部門的入庫(kù)整理階段。四、檔案的整理檔案整理工作分兩個(gè)階段：四、檔案的整理歸檔單位收集整理工作包括：組卷（件）、裝訂、編寫頁碼、著錄檔案信息、電子附件掛接、編目等。

組卷：按照檔案之間的相互關(guān)系，將同一事物的檔案文件組合在一起。

裝訂：組好的卷（件）要裝訂起來，最終保持A4幅面大小，超出幅面的需要折疊。裝訂材料必須符合檔案要求，裝訂不可遮蔽檔案內(nèi)容。

編寫頁碼：卷（件）內(nèi)所有紙張上的頁碼必須是連續(xù)、唯一的。

著錄：將檔案的重要信息錄入到特定格式的電子表格或直接錄入到檔案系統(tǒng)中。這些重要信息包括：題名、責(zé)任者、頁號(hào)、日期、密級(jí)、保密期限、保管期限、主題詞等等。其中的重點(diǎn)是密級(jí)、保密期限和保管期限這幾個(gè)著錄項(xiàng)，這些著錄項(xiàng)是需要?dú)w檔單位參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)斟酌而定的。

電子附件掛接：將電子版檔案的存儲(chǔ)路徑與實(shí)體檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

編目：將一卷（件）檔案所包含的全部?jī)?nèi)容記錄在標(biāo)準(zhǔn)表格里并打印出來。四、檔案的整理歸檔單位收集整理工作包括：組卷（件）、裝訂、編四、檔案的整理檔案部門的整理工作包括：

生成檔號(hào)

打印檔號(hào)條形碼并粘貼在檔案上

裝盒

打印盒內(nèi)目錄

打印脊背并粘貼在檔案盒上

入庫(kù)擺放

錄入庫(kù)架信息等四、檔案的整理檔案部門的整理工作包括：五、檔案的保管

存放檔案的裝具要滿足要求，檔案的排列順序要符合規(guī)范。

檔案的保管要符合“八防”要求：防火、防盜、防水、防光、防塵、防污染、防有害生物以及控制溫濕度等。

庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14~24℃，濕度在45%~60%之間。需記錄每天的溫濕度。

庫(kù)房原則上不容許非檔案人員進(jìn)入。五、檔案的保管存放檔案的裝具要滿足要求，檔案的排列順序要六、檔案的利用

對(duì)檔案的利用包括：查閱、借閱、復(fù)印、抄錄、拷貝等。

借閱非涉密檔案，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字便可借閱。

借閱涉密檔案，須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案形成單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，才可借閱。

檔案利用者須遵守相關(guān)規(guī)定，保護(hù)好檔案，同時(shí)注重保密。

借出的檔案應(yīng)在7日內(nèi)歸還。六、檔案的利用對(duì)檔案的利用包括：查閱、借閱、復(fù)印、抄錄、七、檔案的鑒定

對(duì)于超過保管期限或需要調(diào)整密級(jí)的檔案，由檔案部門列出檔案清冊(cè)，提出鑒定申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

申請(qǐng)批準(zhǔn)后，成立由歸檔單位業(yè)務(wù)人員與檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組出具鑒定報(bào)告，內(nèi)容包括延期保管、銷毀、調(diào)整密級(jí)等意見，報(bào)告須報(bào)公司鑒定委員會(huì)審核批準(zhǔn)。七、檔案的鑒定對(duì)于超過保管期限或需要調(diào)整密級(jí)的謝謝！謝謝！企業(yè)檔案管理的一般知識(shí)企業(yè)檔案管理的一般知識(shí)內(nèi)容一、什么是檔案二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)三、檔案的收集四、檔案的整理五、檔案的保管六、檔案的利用七、檔案的鑒定內(nèi)容一、什么是檔案一、什么是檔案

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有保存價(jià)值的固化信息。

1）

檔案的形成者：黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及我們每一個(gè)人都能成為檔案的形成者；

2）

檔案反映的內(nèi)容：社會(huì)生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；

3）

檔案種類和形式：我們經(jīng)?？吹降恼募?、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；4）

檔案的本質(zhì)屬性：檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)；

5）

檔案的作用：概括地講，檔案有兩方面的作用，一是憑證作用；二是參考作用。1、檔案的概念一、什么是檔案檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐一、什么是檔案

聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）下設(shè)的國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）于2008年起將每年的6月9日定為國(guó)際檔案日。

2013年，中國(guó)國(guó)家檔案局決定自2013年開始，將每年的"國(guó)際檔案日"作為檔案部門的宣傳活動(dòng)日。

2、國(guó)際檔案日一、什么是檔案聯(lián)合國(guó)教科文組織（UNESCO）下設(shè)的國(guó)際一、什么是檔案根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》，檔案是指各單位在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的，并且經(jīng)過專門保管機(jī)構(gòu)整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案是各單位資產(chǎn)的重要組成部分，檔案工作是各單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作。

3、什么是企業(yè)檔案一、什么是檔案根據(jù)《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

檔案工作涵蓋了檔案從產(chǎn)生到歸檔以及鑒定銷毀全過程的管理，主要內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、信息化、保密、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等工作。1、檔案工作的內(nèi)容：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)檔案工作涵蓋了檔案二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

政治性——檔案具有階級(jí)屬性。

服務(wù)性——管好檔案是為了供他人更好地利用。

專業(yè)性——檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)化極強(qiáng)的工作。

制度化、規(guī)范化——檔案工作有一套完整的制度體系，工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)都有章可循，且必須嚴(yán)格執(zhí)行。2、檔案工作的特點(diǎn)：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)政治性——檔案具有階級(jí)屬性。二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

誰產(chǎn)生，誰整理，誰審核。

檔案必須做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

在信息化的條件下，檔案要“輕整理，重著錄”。

檔案在歸檔時(shí)，紙質(zhì)版及其電子版必須同時(shí)歸檔。3、檔案工作的基本原則：二、檔案工作的主要內(nèi)容及特點(diǎn)誰產(chǎn)生，誰整理，誰審核。3、三、檔案的收集檔案實(shí)行分類管理，不同的檔案有不同的管理要求。檔案的分類方法很多，中國(guó)石油將檔案分為以下幾大類：1、檔案的分類：1）管理類檔案3）科學(xué)技術(shù)研究類檔案5）設(shè)備儀器類檔案7）職工類檔案9）金融類檔案11）實(shí)物類檔案2）產(chǎn)品類檔案4）建設(shè)項(xiàng)目類檔案6）會(huì)計(jì)類檔案、8）油氣勘探開發(fā)類檔案10）聲像類檔案12）資料三、檔案的收集檔案實(shí)行分類管理，不同的檔案有不同的管理要求。三、檔案的收集

歸檔范圍就是要明確哪些東西必須作為檔案進(jìn)行收集歸檔。不同類別的檔案歸檔范圍不同（見附件:《檔案管理手冊(cè)》——各類檔案歸檔范圍及保管期限表）。2、歸檔范圍：三、檔案的收集歸檔范圍就是要明確哪些東西必須作三、檔案的收集

對(duì)于一個(gè)單位或部門（歸檔單位）而言，哪些資料需要收集歸檔呢？這就需要該單位或部門對(duì)照上述相關(guān)的《歸檔范圍及保管期限表》，結(jié)合自身實(shí)際情況，篩選出本單位或部門必須歸檔的內(nèi)容，列出清單交由檔案部門審核。經(jīng)過確認(rèn)后的《歸檔清單》就是本單位或部門當(dāng)年或近期需要收集和整理的檔案。

歸檔單位將檔案收集齊全并整理后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案管理部門移交。3、歸檔范圍確認(rèn)制：三、檔案的收集對(duì)于一個(gè)單位或部門（歸檔單位）而四、檔案的整理檔案整理工作分兩個(gè)階段：一是歸檔單位的收集整理階段，二是歸檔移交后檔案部門的入庫(kù)整理階段。四、檔案的整理檔案整理工作分兩個(gè)階段：四、檔案的整理歸檔單位收集整理工作包括：組卷（件）、裝訂、編寫頁碼、著錄檔案信息、電子附件掛接、編目等。

組卷：按照檔案之間的相互關(guān)系，將同一事物的檔案文件組合在一起。

裝訂：組好的卷（件）要裝訂起來，最終保持A4幅面大小，超出幅面的需要折疊。裝訂材料必須符合檔案要求，裝訂不可遮蔽檔案內(nèi)容。

編寫頁碼：卷（件）內(nèi)所有紙張上的頁碼必須是連續(xù)、唯一的。

著錄：將檔案的重要信息錄入到特定格式的電子表格或直接錄入到檔案系統(tǒng)中。這些重要信息包括：題名、責(zé)任者、頁號(hào)、日期、密級(jí)、保密期限、保管期限、主題詞等等。其中的重點(diǎn)是密級(jí)、保密期限和保管期限這幾個(gè)著錄項(xiàng)，這些著錄項(xiàng)是需要?dú)w檔單位參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)斟酌而定的。

電子附件掛接：將電子版檔案的存儲(chǔ)路徑與實(shí)體檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

編目：將一卷（件）檔案所包含的全部?jī)?nèi)容記錄在標(biāo)準(zhǔn)表格里并打印出來。四、檔案的整理歸檔單位收集整理工作包括：組卷（件）、裝訂、編四、檔案的整理檔案部門的整理工作包括：

生成檔號(hào)

打印檔號(hào)條形碼并粘貼在檔案上

裝盒

打印盒內(nèi)目錄

打印脊背并粘