水泥公司檔案管理制度

水泥公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司的檔案管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、借閱等工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和集團公司管理制度，制定本制度。第二條檔案是指生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等形式的歷史記錄。第三條公司檔案按內(nèi)容分為文書檔案、圖書檔案、人事檔案、銷售檔案、會計檔案、審計檔案、工程檔案、設備儀器檔案；按載體形式分為聲像檔案、實物檔案、盤片檔案。第四條公司按照“統(tǒng)一管理、分級保管、分級查閱”的原則，指定部門負責檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、安全、系統(tǒng)和有效利用。第二章文件歸檔第五條歸檔要求（一）凡屬于公司及所屬單位歸檔范圍的各類檔案，要按照歸檔時限向檔案部門歸檔。（二）凡屬于本單位歸檔范圍的生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)勘探、基建、設備、產(chǎn)品、科研成果方面形成的文字、圖紙等科技文件材料由檔案形成單位收集齊全、分類組卷及時向檔案部門歸檔。任何單位部門或個人不得拒絕歸檔，不得將檔案資料據(jù)為已有。（三）對科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程、設備開箱等進行鑒定、驗收時，應有本單位檔案部門人員參加，并對應歸檔的文件材料進行驗收歸檔。（四）屬于本單位歸檔案范圍的會計檔案由會計人員立卷，移交檔案部門后，不得隨意拆卷或重新組卷，若需拆卷須由會計人員與檔案人員共同進行。（五）歸檔的文件料須是原件，文字圖表須清晰，不得用鉛筆或圓珠筆書寫，文件材料上不得亂涂亂畫。第六條歸檔時間（一）凡屬歸檔范圍的文件材料，在文件執(zhí)行完畢的第二年上半年內(nèi)，保管部門須將歸檔文件由部門負責人審定簽字后交檔案室存檔；（二）工程建設項目，在項目竣工驗收后、工程結(jié)算之前，由各職能部門把應歸檔的文件材料及技術(shù)資料整理立卷，移交檔案室存檔。（三）設備到貨時，檔案室要指派人員參加開箱驗收，隨機文件資料立即歸檔。（四）會計文件材料由財務部門保管兩年，期滿后，于第二年四月末前由財務部門向檔案部門歸檔。（五）人事檔案應由人事部門按國家有關(guān)部門關(guān)于人事檔案的立卷規(guī)定，隨時歸檔。第七條文件材料歸檔份數(shù)歸檔的文件材料一式一份，但使用頻繁的材料，可適當增加歸檔份數(shù)，或由有關(guān)部門保留副本備用。第八條歸檔手續(xù)（一）各類檔案向檔案部門移交時，須由移交單位編制移交清冊，雙方履行交接手續(xù)，簽字蓋章；（二）歸檔前，移交部門應將歸檔的文件材料和清冊，一式兩份，交檔案室存檔；（三）檔案室在接收時，須按移交清冊上所列項目逐一清點，核對無誤后雙方在清單上簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。第三章檔案鑒定與銷毀第九條為區(qū)分各類檔案的保存價值，更好地保存有價值檔案，按照檔案保管期限表，定期銷毀無價值及超過保管期限的檔案。第十條檔案的鑒定銷毀工作，要由檔案分管負責人組織有關(guān)業(yè)務部門人員，對需要鑒定的材料進行鑒定。第十一條根據(jù)檔案的保管期限及使用價值對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。經(jīng)過鑒定，對需要繼續(xù)保存的檔案和剔除銷毀的檔案分別填寫鑒定表，寫出鑒定意見，由相關(guān)部門負責人簽字確認。第十二條經(jīng)鑒定需要剔除銷毀的檔案，由檔案室編制銷毀清冊，提出報告，經(jīng)鑒定人員審查無誤后，報主管領導批準，由檔案室派專人（同時配備監(jiān)銷人員）嚴格履行銷毀手續(xù)，對需要剔除銷毀的檔案進行銷毀。第十三條檔案鑒定銷毀清冊和報告由檔案室歸檔并長期保存?zhèn)洳?。未?jīng)鑒定的檔案材料，任何人不得私自銷毀，否則，將按有關(guān)規(guī)定追究責任，并給予相應處罰。第四章檔案保管第十四條檔案室管理（一）檔案室由檔案室指派專人管理；（二）檔案管理人員負責管理檔案的整理、登記、查閱借閱工作；（三）檔案室內(nèi)柜廚要排列整齊，保持清潔，檔案裝具要放置有序；（四）檔案室為機要重地，無關(guān)人員不得擅自進入，管理人員不準私帶人入庫；（五）檔案室內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品及其他雜物，庫房內(nèi)嚴禁吸煙；（六）下班前應檢查檔案室安全設施，關(guān)好門窗，切斷電源；（七）檔案室必須做好檔案的防火、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防盜、防光、防污染的“八防”措施，嚴格控制室內(nèi)溫濕度，保證檔案安全；第十五條檔案備份公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等電子文檔必須備份，備份盤與原盤應分開存放。檔案人員變動時，要做專項審計，并做好移交和監(jiān)交工作。第五章檔案統(tǒng)計第十七條檔案統(tǒng)計包括對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等檔案工作基本情況的統(tǒng)計。（一）對檔案資料數(shù)量、檔案構(gòu)成、檔案增減情況變化進行統(tǒng)計；（二）對檔案鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計；（三）對檔案利用情況、利用效益進行統(tǒng)計；（四）對檔案設施、庫房、人員情況進行統(tǒng)計。第十八條每年年底前檔案管理部門須對檔案工作的發(fā)展情況進行登記、統(tǒng)計調(diào)查、整理和分析，并報上級主管部門備案。第十九條統(tǒng)計數(shù)據(jù)應以原始記錄為依據(jù)，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的客觀性和準確性。第六章檔案利用第二十條檔案提供利用須嚴格執(zhí)行借閱制度、保密制度，借閱重要檔案須經(jīng)檔案主管部門領導批準。一般情況下原件不外借。檔案利用中要確保檔案完整無缺。第二十一條調(diào)閱檔案時，只能查閱指定檔案材料，無關(guān)的資料不得翻閱、摘抄，閱檔人員不得拆卷、作標記和涂改。第二十二條外單位利用檔案資料時，須持本單位介紹信，經(jīng)主管領導批準后，方可按批準范圍在閱覽室翻閱，抄錄檔案資料時須經(jīng)批準，否則，不得抄錄。第二十三條凡是借閱檔案資料的，一律履行借閱手續(xù)，按要求登記。檔案資料借閱期為一周，最長不得超過15天，如延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。檔案資料返還時，須當面逐一清點核對，確認無差錯后，注銷借閱手續(xù)。第二十四條調(diào)檔人員須妥善保管借閱資料，屬于機密材料的，應承擔保密義務，否則檔案室有權(quán)拒絕借閱。第七章檔案保密第二十五條凡屬尚未公布的重要會議內(nèi)容、生產(chǎn)技術(shù)、新工藝、新成果和重要技術(shù)經(jīng)濟活動情況，均為保密范圍。密級要根據(jù)情況變化，及時調(diào)整或解除。第二十五條保密措施（一）對各類檔案資料保密范圍和密級要分級管理；（二）凡是保密級的檔案資料須在案卷封面加蓋密級章；（三）凡是借用、復印、銷毀帶密級的檔案材料，須經(jīng)主管領導批準方可辦理