會議管理培訓(xùn)教材課件

第一章會議管理第一章會議管理一、會議的涵義會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。二、辦會的涵義辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項(xiàng)、是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。

一、會議的涵義會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況三.會議的作用會議的作用表現(xiàn)在：1、交流信息，集思廣益。2、發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。3、傳達(dá)指示，布置工作。4、溝通情報(bào)，決定對策。5、統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動(dòng)。會議過程是有組織，有目標(biāo)，有規(guī)則，有秩序，有領(lǐng)導(dǎo)的社會活動(dòng)。三.會議的作用四.會議六要素會議構(gòu)成要素可分為基本要素（會議目的、召開時(shí)間、會議地點(diǎn)、主持者、與會者、主題、議題、日程）和選擇要素（會議名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗材料等）四.會議六要素會議構(gòu)成要素可分為基本要素（會議目的、召開時(shí)間四.會議六要素組織者：會議的召集者，引導(dǎo)者，對會議正常開展和預(yù)期效果起引導(dǎo)保證作用。議題：會議需要討論的問題，反映會議的目的和任務(wù)與會者：參加會議的正式人員，要精煉，講求效益。會議名稱：會議的恰當(dāng)正式的名稱。顯示會議的內(nèi)容，性質(zhì)，范圍，屆次，時(shí)間等。會議時(shí)間：1、會議召開的時(shí)間；2、會議所需要的時(shí)間；3、每次會議的時(shí)間限度會議地點(diǎn)：傳統(tǒng)會議必須在同一個(gè)時(shí)間到達(dá)同一個(gè)地點(diǎn)才能組織會議，在現(xiàn)代技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，信息收發(fā)終端所在的場所，應(yīng)視為會議場所。四.會議六要素五、會議的主要種類教材P2五、會議的主要種類教材P2六、公司常見會議的種類與作用教材P3六、公司常見會議的種類與作用教材P3舉行會議前應(yīng)思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會議的目的明確？當(dāng)你不知道何去何從時(shí)，你的眼前就會滿是路。。。舉行會議前應(yīng)思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會案例：“時(shí)裝秀”方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：1．會議名稱：“2002服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊(duì)若干人。3．會議主持人：集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會址：服裝集團(tuán)小禮堂。8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)XX服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。案例：“時(shí)裝秀”方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召9分析還有什么地方值得修改？1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。

“時(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報(bào)道，以擴(kuò)大影響。

3．會議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在xx服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。分析還有什么地方值得修改？10課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結(jié)果。會談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復(fù)，會議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會。為什么會談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉技能訓(xùn)練

■訓(xùn)練按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會議分為不同的種類。請課下通過多種途徑收集會議種類的相關(guān)資料，了解會議種類的常識。技能訓(xùn)練第一節(jié)會前籌備第一節(jié)會前籌備一、制發(fā)會議通知一、制發(fā)會議通知引例教材P6問題:1.前臺秘書初萌的工作失職表現(xiàn)在哪兒?2.如何擬寫會議通知?3.何時(shí)發(fā)放會議通知?4.如何發(fā)放通知?引例教材P6一.會議通知1.含義會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會議等所使用的應(yīng)用文。一.會議通知1.含義2.會議通知的種類與方式(1)按通知的形式分為口頭通知和書面通知(2)按通知的性質(zhì)可分為預(yù)備性通知和正式通知(3)按通知的名稱分為會議通知、邀請信（函、書）、請柬、海報(bào)、公告等。2.會議通知的種類與方式(1)按通知的形式分為會議通知名稱適用場合發(fā)送對象例子會議通知研究工作、進(jìn)行決策會議的當(dāng)然成員和法定成員,本機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員,下級機(jī)關(guān)或所屬單位,受本機(jī)關(guān)或本單位職權(quán)所制約的單位邀請信橫向性，禮節(jié)性不受本單位職權(quán)所制約的單位以及個(gè)人學(xué)術(shù)性會議,技術(shù)鑒定會請柬儀式類活動(dòng)上級領(lǐng)導(dǎo)、社會人士、兄弟單位等開幕式、簽字儀式海報(bào)公開性自由參加的學(xué)術(shù)性報(bào)告會公告專門用于股份公司召開股東大會時(shí)會議通知名稱適用場合發(fā)送對象例子會議通知研究工作、進(jìn)行決策會二.會議通知的內(nèi)容會議通知的擬寫格式一般包括以下四大部分1.標(biāo)題2.通知對象3.正文(1)會議的目的、名稱和主題（2）會議的時(shí)間(3)會議的地點(diǎn)(4)參加對象(5)其他事項(xiàng)4.落款與日期注意:有的會議通知需附上回執(zhí)或報(bào)名表二.會議通知的內(nèi)容會議通知的擬寫格式一般包括以下四大部分標(biāo)題(1)主辦機(jī)關(guān)名稱+會議名稱+通知,用于正式的、重要的會議中共××市委辦公廳關(guān)于召開××?xí)h的通知(2)只寫"會議通知"或"通知",一般用于事務(wù)性或例行性會議標(biāo)題(1)主辦機(jī)關(guān)名稱+會議名稱+通知,用于正式的、重要的會通知對象可以是特稱:某某公司也可以是統(tǒng)稱:各直屬院校個(gè)人:通常直接寫與會者姓名注意:通知對象未必是參加會議的對象通知對象可以是特稱:某某公司正文(1)會議的目的、名稱和主題（2）會議的時(shí)間:開始時(shí)間,報(bào)到時(shí)間,結(jié)束時(shí)間(3)會議的地點(diǎn)(4)參加對象(5)其他事項(xiàng):如參加會議的費(fèi)用,報(bào)名的方式和截止日期,入場憑證,聯(lián)絡(luò)信息等正文(1)會議的目的、名稱和主題落款與日期主辦單位的全稱注明發(fā)出通知的日期落款與日期主辦單位的全稱天地公司總經(jīng)理張偉要求秘書高山擬寫一條關(guān)于公司人員編制和工作績效評估的會議通知，并向公司各部門主管發(fā)送。天地公司總經(jīng)理張偉要求秘書高山擬寫一條關(guān)于公司人員編制和工作高山擬寫的會議通知如下：會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書高山定于10月17日（星期四）下午1：30在公司會議室召開會議，討論公司人員編制和工作績效評估問題。此次會議內(nèi)容重要，請有關(guān)人員務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席。您能否參加，請于10月15日（星期二）之前打電話告知助理秘書陳紅。電話號碼是：68976080.高山擬寫的會議通知如下：三、發(fā)送會議通知技能要求：能準(zhǔn)確地發(fā)送會議通知三、發(fā)送會議通知技能要求：26（一）會議通知的發(fā)送1、發(fā)送形式（1）正式通知除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員。（2）非正式通知先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函；先發(fā)電子郵件，再通過電話或電子郵件確認(rèn)（一）會議通知的發(fā)送1、發(fā)送形式27（一）會議通知的發(fā)送2、發(fā)送內(nèi)容（1）預(yù)備日程、材料等隨會議通知寄發(fā)（2）需回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知夾入明信片（3）將會中使用的有關(guān)票證（入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單等）與會議通知一起寄發(fā)（4）如某些與會者對地址不熟悉，附加一份說明或回執(zhí)單（5）附一份代理委托書（一）會議通知的發(fā)送2、發(fā)送內(nèi)容28（二）會議通知和委托書的樣式1、會議通知的內(nèi)容被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時(shí)間、會議召開地點(diǎn)、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、日期2、會議通知格式便函式、卡片式（二）會議通知和委托書的樣式1、會議通知的內(nèi)容29例1.便函式會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗日期：2007年11月13日主題：部門經(jīng)理的圓桌會議通知2007年11月17日上午11：00，在會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議。假如您不能參加請?jiān)?1月16日之前打電話：1234567告知。附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張令人滿意的旅行指導(dǎo)地圖。我很高興的歡迎你們都來出席我們團(tuán)體的這個(gè)重要的計(jì)劃會議。附件：議事日程地圖例1.便函式會議通知30例2.卡片式部門經(jīng)理會議目的：討論公司下一年度市場營銷計(jì)劃時(shí)間：2007年11月13日地點(diǎn)：公司第一會議室如您無法出席，請于*月*日前電話告知秘書***。電話號碼1234567例2.卡片式部門經(jīng)理會議31（二）會議通知和委托書的樣式3、會議委托書和回執(zhí)部分會議需與通知一起寄出會議委托書和回執(zhí)。（二）會議通知和委托書的樣式3、會議委托書和回執(zhí)32例3.會議委托書委托書茲任命和作為我的代理人參加（日期）（時(shí)間）在（地點(diǎn)）舉行的（公司名）股東會議。他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人。不管此次會議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權(quán)代表，行使我出席時(shí)所擁有的全部權(quán)力。生效日期簽名地址郵編例3.會議委托書委托書33例4.會議回執(zhí)會議回執(zhí)請于12月1日以前將回執(zhí)寄回。我準(zhǔn)備參加此次會議。我將屆時(shí)赴會，并帶賓客來。我不能參加此次會議。署名公司例4.會議回執(zhí)會議回執(zhí)34（三）相關(guān)知識1、與會者(1)正式成員(2)列席成員(3)工作人員

（三）相關(guān)知識1、與會者35（三）相關(guān)知識2、會議的主要種類

所按標(biāo)準(zhǔn)具體種類組織類型內(nèi)部和外部、正式和非正式時(shí)間規(guī)定性定期和不定期出席對象聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等功能性質(zhì)決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、報(bào)告性等議題性質(zhì)專業(yè)性、專題性、綜合性等規(guī)模大小特大型、大型、中型、小型等采用方式手段常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等與會者國籍及議題范圍國內(nèi)會議和國際會議等（三）相關(guān)知識2、會議的主要種類所按標(biāo)準(zhǔn)具體種類組織類型內(nèi)部36（四）注意事項(xiàng)1、明確會議通知發(fā)送對象2、落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)3、對書面會議通知的地址、郵編要填寫準(zhǔn)確4、對經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽5、對保存的地址要注意隨情況變化不斷更新

（四）注意事項(xiàng)1、明確會議通知發(fā)送對象37四.注意事項(xiàng)1.會議通知的確認(rèn)(1)確認(rèn)會議通知發(fā)送對象(2)確認(rèn)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)(3)確認(rèn)會議通知內(nèi)容是否準(zhǔn)確2.處理回執(zhí)四.注意事項(xiàng)1.會議通知的確認(rèn)2.處理回執(zhí)(1)一定要注明寄回的截止時(shí)間(2)回執(zhí)要明確會議組織者所需了解的重要信息(3)回執(zhí)收回后要認(rèn)真統(tǒng)計(jì),及時(shí)確認(rèn)2.處理回執(zhí)(1)一定要注明寄回的截止時(shí)間五、技能訓(xùn)練××公司準(zhǔn)備在2006年1月10日至11日在××省××市××××酒店召開2006年訂貨會議，于2005年12月20日發(fā)出會議通知。會期為2天，1月9日報(bào)到。報(bào)到地點(diǎn)在××××酒店1506房。請各地重要經(jīng)銷商參與，食宿費(fèi)用自理。請根據(jù)以上材料擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。五、技能訓(xùn)練二、制發(fā)會議證件二、制發(fā)會議證件41一、引例:人大會議證件知多少?活躍在“兩會”現(xiàn)場的除了人大代表和政協(xié)委員外，還有列席人員、旁聽人員、各媒體的文字和攝影記者，除此之外還有大量的工作人員，包括秘書組、會務(wù)組、宣傳組、議案組、信訪組、安全組、警衛(wèi)組等人員。按照大會規(guī)定，所有參會人員必須持證進(jìn)出各類會場和代表團(tuán)駐地.一、引例:人大會議證件知多少?活躍在“兩會”現(xiàn)場的除了人大代42一、引例召開會議為什么需要制作證件?是不是所有的會議都需要制作證件?會議證件一般包括哪些類型?如何制作證件?會議指示標(biāo)識的類型?1、標(biāo)識牌2、區(qū)域圖一、引例召開會議為什么需要制作證件?1、標(biāo)識牌43會議管理培訓(xùn)教材44會議管理培訓(xùn)教材45會議管理培訓(xùn)教材46會議管理培訓(xùn)教材47會議管理培訓(xùn)教材48二、制作會議證件和指示標(biāo)識任務(wù)背景：中山市技師學(xué)院將在10月份在北校區(qū)舉行2010屆畢業(yè)生就業(yè)洽談會，需要提前制作好相關(guān)會議證件和會議標(biāo)識。任務(wù)1：制作會議代表證、來賓證、工作證、會議臺簽。任務(wù)2：制作會議簽到處、接待室、飲水處的標(biāo)識牌。任務(wù)3：簡述制作會議證件的程序及注意事項(xiàng)。二、制作會議證件和指示標(biāo)識任務(wù)背景：49（一）工作程序1、制作會議證件的程序：設(shè)計(jì)內(nèi)容→設(shè)計(jì)顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片)→蓋章確認(rèn)。

設(shè)計(jì)內(nèi)容設(shè)計(jì)顏色控制印制數(shù)量發(fā)放中的特殊要求（照片）蓋章確認(rèn)（一）工作程序1、制作會議證件的程序：設(shè)計(jì)內(nèi)容→設(shè)計(jì)顏色→控50注意：召開重要的大中型會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。注意：召開重要的大中型會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通51

會議名稱：2010屆畢業(yè)生就業(yè)洽談會單位名稱：中山市技師學(xué)院個(gè)人信息：姓名、身份證件類型：會議代表證、來賓證、工作證、會議臺簽設(shè)計(jì)內(nèi)容會議名稱：2010屆畢業(yè)生就業(yè)洽談會設(shè)計(jì)內(nèi)容52參照樣本：參照樣本：53二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)P14（1）證件和姓名卡片要正規(guī)，包含：會議名稱與會者姓名稱呼（先生、小姐、職務(wù)）身份（職務(wù)）公司名稱姓名身份重要大中型會議二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)P14姓54二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)（2）重要保密會議要在證件上貼上本人照片并加蓋大會公章(3)證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。姓名身份二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)姓名身份55二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)（4）區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等身份。如用不同顏色來區(qū)分：紅——正式代表藍(lán)——列席代表白——新聞媒體黃——工作人員二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)56會議管理培訓(xùn)教材57會議管理培訓(xùn)教材58會議證件：系帶式的卡片會議證件：系帶式的卡片59會議證件：夾子式的卡片區(qū)分不同身份會議證件：夾子式的卡片區(qū)分不同身份60二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)（5）在接待區(qū)發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。（6）根據(jù)公司不同的理念來設(shè)計(jì)二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議證件的注意事項(xiàng)61二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議指示標(biāo)識的方法（1）會議主辦者自己制作一些不太重要會議的指示標(biāo)識可以由內(nèi)部用計(jì)算機(jī)制作或手工制作。（2）專業(yè)性會議承辦機(jī)構(gòu)制作一些重要會議的指示標(biāo)識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設(shè)計(jì)和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項(xiàng)工作。二、制作會議證件和指示標(biāo)識2、制作會議指示標(biāo)識的方法62二、制作會議證件和指示標(biāo)識（二）注意事項(xiàng)1、會議證件的樣式粘性標(biāo)簽式系帶式有夾子式臺簽式二、制作會議證件和指示標(biāo)識（二）注意事項(xiàng)63二、制作會議證件和指示標(biāo)識（二）注意事項(xiàng)2、會議標(biāo)識的樣式主席臺背景簽到處報(bào)到處二、制作會議證件和指示標(biāo)識（二）注意事項(xiàng)64會議管理培訓(xùn)教材65二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接會見：會見、拜見、拜會會談：商務(wù)談判與業(yè)務(wù)會商會議、會見、會談三者區(qū)別P17二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接66判斷以下情景屬于哪一情形？判斷以下情景屬于哪一情形？67會議管理培訓(xùn)教材68會議管理培訓(xùn)教材69會議管理培訓(xùn)教材70二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接會展的概念會展是經(jīng)濟(jì)行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟(jì)流通形式。英文：

二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接71二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接會展的類別貿(mào)易性：洽談貿(mào)易、推廣技術(shù)、交流信息如：廣州高交會消費(fèi)性：消費(fèi)性展覽，直接銷售如：黃圃鎮(zhèn)食洽會二、制作會議證件和指示標(biāo)識（四）相關(guān)鏈接72作業(yè)1、簡述制作會議證件的程序2、簡述制作會議證件的注意事項(xiàng)（背誦）3、簡述會議證件的樣式4、簡述會見、會談的含義5、簡述會議、會見、會談的區(qū)別6、簡述會展的概念與類別（背誦）作業(yè)1、簡述制作會議證件的程序73三、預(yù)訂會議室三、預(yù)訂會議室74案例公司在市會議中心舉行年度總結(jié)會，會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)會前檢查，不要出現(xiàn)任何問題，但會議籌備機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員未能引起足夠的重視，只是聽了會議籌備方的簡單匯報(bào)，沒有到現(xiàn)場進(jìn)行必要的檢查，結(jié)果會議的效果很是不好，座位安排領(lǐng)導(dǎo)很不滿意，主席臺布置不夠大方整潔，因而還給企業(yè)帶來了不必要的損失。問題：1.籌備方在準(zhǔn)備時(shí)出現(xiàn)了什么錯(cuò)誤？2.如果你是籌備方，你怎么辦？案例公司在市會議中心舉行年度總結(jié)會，會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)75某公司舉行大型服裝新產(chǎn)品展銷會，與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理，本次活動(dòng)得到媒體的廣泛關(guān)注，當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚厄興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請，由副市長代表參加，市長由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會即將開始時(shí)，市長卻來了。各嘉賓已在臺上就坐。但卻發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。請回答：（1）如何安排會場座位（2）結(jié)合案例，談?wù)勅绾巫龊脮龅南嚓P(guān)物品準(zhǔn)備。某公司舉行大型服裝新產(chǎn)品展銷會，與會者是來自各大公司的老總或76會場布置的意義會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內(nèi)容一致，對會議效果會產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。會場布置的意義會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的77一、會議地點(diǎn)1.會議地點(diǎn)的選擇（1）一般情況下，會議內(nèi)容本身沒有特別要求時(shí)，會議組織內(nèi)部的會議室最好，這樣參會者很方便，經(jīng)濟(jì)上也很節(jié)約。（2）如果會議內(nèi)容涉及到幾方的利益，可能引起沖突，那么就應(yīng)該避開可能出現(xiàn)的干擾，最好選擇中立的地點(diǎn)或者由組織者來指定地點(diǎn)，避免任何一方得到優(yōu)勢，以保證會議的順利進(jìn)行。一、會議地點(diǎn)1.會議地點(diǎn)的選擇781.會議地點(diǎn)的選擇（3）特別重要的會議或者時(shí)間較長的會議，最好選擇在遠(yuǎn)離與會者辦公室的地方召開。（4）除非是大型的表彰性質(zhì)的會議或者有特殊要求的會議，一般不考慮把酒店等地方作為會議召開的地方，甚至也不把外地作為開會的地點(diǎn)，以避免因此產(chǎn)生的的急劇增長的會議成本。1.會議地點(diǎn)的選擇（3）特別重要的會議或者時(shí)間較長的會議，最792.會議場館的具體要求：（1）會議大小是否適中（2）交通是否方便（3）環(huán)境是否適宜（4）會場是否安全（5）會場規(guī)格是否適當(dāng)（6）會場設(shè)備是否齊全“踩點(diǎn)”2.會議場館的具體要求：“踩點(diǎn)”803.會議室的選擇（1）會議室必須有空檔而且能夠被使用（2）會議室的大小必須能夠容納本次會議的全體參與人員（3）會議室必須擁有足夠的桌椅等家具以及會議需要的必須的視聽設(shè)備（4）會議室必須能夠調(diào)節(jié)照明、室溫和空氣，保證充分的照明和良好的室內(nèi)空氣質(zhì)量（5）會議室必須排除外界的干擾除此而外，也要滿足會議室的保密性、成本低廉、參會者感到方便和滿意，就可以成為最佳選擇3.會議室的選擇814.會議室的分類外部會議室內(nèi)部會議室1、需方便前往、交通便利2、會場大小適中3、設(shè)備齊全4、避開鬧市區(qū)、隔音良好5、會場整潔明亮6、費(fèi)用適中1、方便快捷，手續(xù)簡單2、節(jié)省租場費(fèi)用3、易受干擾4.會議室的分類外部會議室1、需方便前往、交通便利1、方82會議管理培訓(xùn)教材83二示例分析請分析以下會議選址有什么問題？某公司把自己的年終總結(jié)會會址定在了一個(gè)展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時(shí)可以兼顧觀看展覽。會議進(jìn)行中，展會中心正在進(jìn)行的某旅游項(xiàng)目推介的音樂與喧鬧聲不時(shí)傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門偷偷溜出去觀看，會議主持者一臉無奈與沮喪。二示例分析請分析以下會議選址有什么問題？84三工作程序1、預(yù)定會議室的程序（背誦）①確定時(shí)間與人數(shù)，會議室類型。②申請使用會議室③確認(rèn)預(yù)留，明確使用時(shí)間④預(yù)先調(diào)試會議設(shè)備5、提前到達(dá)會場分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到三工作程序1、預(yù)定會議室的程序（背誦）①確定時(shí)間與人數(shù)85三工作程序2、內(nèi)部會議室的管理（1）布置文具和筆記簿足夠的椅子存放其他物品（2）設(shè)備激光筆能伸縮的指示棒白板、活動(dòng)畫架及書寫筆、彩筆、磁釘、按釘三工作程序2、內(nèi)部會議室的管理86觀察這張圖片，看看進(jìn)行了哪些會議布置？觀察這張圖片，看看進(jìn)行了哪些會議布置？87認(rèn)識會議用品：活動(dòng)畫架認(rèn)識會議用品：活動(dòng)畫架88四、會場布置的內(nèi)容1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式2.安排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標(biāo)語、氣味等。4.布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標(biāo)、會徽等）四、會場布置的內(nèi)容1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍89五、會場布置的形式1．相對式（禮堂型和教室型）主席臺和代表席采取上下面對面的形式。從而突出了主席臺的地位。整個(gè)會場氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。2．全圍式（圓桌型）會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，.3．半圍式（u字型）在主席臺的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。4．分散式將會場分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一桌席，這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時(shí)，又給與會者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會議氣氛更為輕松、和諧5.長方型強(qiáng)調(diào)上下級關(guān)系，突出權(quán)威五、會場布置的形式1．相對式（禮堂型和教室型）901.橫排法，把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向?yàn)闇?zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。2.豎排法，按照既定的次序把對參會的每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團(tuán)順序從前向后依次縱向排列。3.左右排列法，這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個(gè)參會的代表團(tuán)、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點(diǎn)，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。六、會議座位安排技巧1.橫排法，把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一91七、環(huán)境布置基本要求：（1）突出會議主題（2）勤儉節(jié)約1．主席臺的裝飾2．會場背景的裝飾3．色調(diào)的選擇4．花卉的布置（新鮮、干凈衛(wèi)生、美觀大方）（花卉的顏色和擺放注意技巧）5．會場的氣味效應(yīng)（注意通風(fēng)和照明的調(diào)整）七、環(huán)境布置基本要求：92八、主席臺布置技巧

1．主席臺座次的排列2．講臺3．揭幕架4．會標(biāo)（醒目、和諧、全面）5．會微（與會議主題相符合）6．天幕、臺布與花卉八、主席臺布置技巧

1．主席臺座次的排列93本節(jié)綜合練習(xí)1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午4：00-6：00召開公司部門經(jīng)理例會，會議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理、副經(jīng)理共計(jì)30人參加會議，總經(jīng)理秘書做會議記錄，如果你是辦公室秘書，你應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？2．天津潤迅有限公司將于2006年1月10日，在公司大禮堂舉行2005年度表彰大會，受表彰部門有10個(gè)，受表彰個(gè)人有15人。請問秘書應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作?3．華海集團(tuán)總公司將于2006年5月20日在北京總部，召開全國分公司經(jīng)理會議，如果你是集團(tuán)公司辦公室主任，你將如何安排這次會議的籌備工作？本節(jié)綜合練習(xí)1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午4：00-694四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿95學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠預(yù)訂、確認(rèn)會議食宿、能夠確認(rèn)最終參會人員2.會議接待工作的內(nèi)容與基本程序。學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠預(yù)訂、確認(rèn)會議食宿、能夠確認(rèn)最終參會人員96情景引入會議接待準(zhǔn)備工作四川省十一屆人大三次會議接待服務(wù)工作準(zhǔn)備就緒問題：根據(jù)觀看的視頻，討論會議接待工作的內(nèi)容有哪些？秘書應(yīng)該如何開展工作?情景引入會議接待準(zhǔn)備工作97(1)做好接站工作。(2)做好報(bào)到工作：①對與會者熱烈歡迎；②將準(zhǔn)備好的會議文件、用品發(fā)給與會者；⑧引導(dǎo)客人到住宿房間，告知第一次活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)。(3)事先安排好食宿、報(bào)到時(shí)按計(jì)劃進(jìn)行。(1)做好接站工作。98一、相關(guān)知識1.會議接待工作的內(nèi)容會議接送工作會議食宿工作會議娛樂活動(dòng)一、相關(guān)知識1.會議接待工作的內(nèi)容99會議管理培訓(xùn)教材100一、相關(guān)知識2.會議接待工作的基本程序迎接簽到和引導(dǎo)安排合影引領(lǐng)嘉賓進(jìn)入會場或登上主席臺會議結(jié)束后送別一、相關(guān)知識2.會議接待工作的基本程序101會議管理培訓(xùn)教材102會議管理培訓(xùn)教材103會議管理培訓(xùn)教材104會議管理培訓(xùn)教材105預(yù)定和確認(rèn)會議住宿二、工作程序1、預(yù)定會議住宿的程序通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和訂房規(guī)格《會議預(yù)定單》《會議住宿預(yù)定單》發(fā)送會議通知時(shí)，同時(shí)附上《會議住宿預(yù)定單，給與會者填寫預(yù)定和確認(rèn)會議住宿二、工作程序發(fā)送會議通知時(shí)，同時(shí)附上《會議106預(yù)定和確認(rèn)會議住宿2、向賓館、酒店預(yù)訂會議用房（1）住宿人數(shù)較少時(shí)（2）與會者自己訂房《訂房卡》預(yù)定和確認(rèn)會議住宿2、向賓館、酒店預(yù)訂會議用房107預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（3）人數(shù)較多，主辦單位統(tǒng)一訂房談判——打折扣——簽訂合約通過網(wǎng)站預(yù)訂酒店，如攜程網(wǎng)、藝龍網(wǎng)搜索預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（3）人數(shù)較多，主辦單位統(tǒng)一訂房108會議管理培訓(xùn)教材109四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿3、確認(rèn)會議住宿的程序（1）與會者確認(rèn)酒店寄發(fā)確認(rèn)函給與會者（2）與飯店或者酒店確認(rèn)預(yù)訂由會議組織者來確認(rèn)溝通四、預(yù)定和確認(rèn)會議住宿3、確認(rèn)會議住宿的程序110預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（四）注意事項(xiàng)1、選址基本設(shè)施齊全安全價(jià)格合理地點(diǎn)方便環(huán)境安靜、整潔預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（四）注意事項(xiàng)111預(yù)定和確認(rèn)會議住宿2、房間安排綜合考慮職務(wù)、年齡、健康狀況、性別、房間條件P23預(yù)定和確認(rèn)會議住宿2、房間安排112預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（五）相關(guān)鏈接1、常見的商務(wù)旅行洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會議、簽訂合同、實(shí)地考察2、選擇交通方式的因素P24公路、鐵路、船舶、飛機(jī)預(yù)定和確認(rèn)會議住宿（五）相關(guān)鏈接113預(yù)定和確認(rèn)會議住宿3、賓館類型（1）國內(nèi)或國際連鎖賓館（2）本地賓館（3）會議場所客房（4）旅行住宿或汽車旅館預(yù)定和確認(rèn)會議住宿3、賓館類型114會議管理培訓(xùn)教材115會議管理培訓(xùn)教材116第二節(jié)會中服務(wù)第二節(jié)會中服務(wù)117做好會議的接站和報(bào)到工作案例分析：天一公司定于2003年2月15日在廣州召開為期兩天的新產(chǎn)品推廣會，邀請了國內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員、技術(shù)人員近百人參加。秘書李萌負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，致使部分與會者沒能找到接站處，費(fèi)了很大周折才找到報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。做好會議的接站和報(bào)到工作案例分析：118第二節(jié)會中服務(wù)知識要點(diǎn)1：設(shè)立接待站（1）在與會者集中抵達(dá)的幾天里，可以在機(jī)場、車站安排專人等候，設(shè)立接待站。接站牌：制作醒目的牌子或橫幅，上面標(biāo)明“會議接待處”。接待站兩人一班，一個(gè)人引導(dǎo)與會者上車，另一位接待站繼續(xù)等候其他客人。第二節(jié)會中服務(wù)知識要點(diǎn)1：設(shè)立接待站119會議管理培訓(xùn)教材120設(shè)計(jì)接待處的橫幅和接站牌材料：天地公司在9月28日召開全國業(yè)務(wù)洽談會，與會者將在9月28上午集中到來，公司在廣州花都機(jī)場、廣州火車站各設(shè)立接待站，請為這兩個(gè)接待站設(shè)計(jì)一個(gè)橫幅和接站牌。設(shè)計(jì)接待處的橫幅和接站牌材料：天地公司在9月28日召開全國業(yè)121橫幅：天地公司業(yè)務(wù)洽談會接待處天地公司業(yè)務(wù)洽談會熱烈歡迎您！客人：先生（小姐）車次：K113時(shí)間：2010年9月28日發(fā)站：北京接站牌：橫幅：天地公司業(yè)務(wù)洽談會接待處天地公司業(yè)務(wù)洽談會熱烈歡迎您！122第二節(jié)會中服務(wù)知識要點(diǎn)2：接站的車輛安排（1）備有足夠的車輛和接站人員公司內(nèi)部車輛、專業(yè)汽車出租公司提供（2）事先對接站司機(jī)進(jìn)行簡單的培訓(xùn)或提出相應(yīng)的要求提前到達(dá)、注意交通安全、文明禮貌、前后車輛銜接。第二節(jié)會中服務(wù)知識要點(diǎn)2：接站的車輛安排123第二節(jié)會中服務(wù)技能要點(diǎn)1：接站的程序搜集回執(zhí)，編制表格（代表名單、抵達(dá)時(shí)間）安排接站（車輛、人員）培訓(xùn)接站人員接站統(tǒng)一指揮調(diào)度事先通過傳真或者電話告知到會者的詳細(xì)路線（自備交通工具與會者）第二節(jié)會中服務(wù)技能要點(diǎn)1：接站的程序124第二節(jié)會中服務(wù)技能要點(diǎn)2：接站工作的要求要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時(shí)間要備有足夠的車輛要有良好的指揮調(diào)度，人車要值班，指揮調(diào)度有一份代表抵離時(shí)間表所有車輛和人員要按時(shí)間、路線接送第二節(jié)會中服務(wù)技能要點(diǎn)2：接站工作的要求125第二節(jié)會中服務(wù)報(bào)到工作的內(nèi)容報(bào)到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌，注明報(bào)到位置第二節(jié)會中服務(wù)報(bào)到工作的內(nèi)容126第二節(jié)會中服務(wù)二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作第二節(jié)會中服務(wù)二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作127二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：簽到的工作內(nèi)容二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：128迎賓迎賓129登記、簽到登記、簽到130領(lǐng)取會議資料和各種票證領(lǐng)取會議資料和各種票證131二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：簽到的工作內(nèi)容（1）簽到工作通常包括：迎賓簽到登記交費(fèi)（某些會議，與會者食宿費(fèi)自理）領(lǐng)取會議資料和各種票證。二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：簽到的工作內(nèi)容132、嘉賓簽到后領(lǐng)取胸卡參會人員入場嘉賓領(lǐng)取會議資料憑門票領(lǐng)取會議資料進(jìn)入會場、嘉賓簽到后領(lǐng)取胸卡參會人員入場嘉賓領(lǐng)取會議資料憑門票領(lǐng)取會133二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：簽到的工作內(nèi)容（2）簽到工作的目的：及時(shí)了解到會人數(shù)。對于各類有選舉、表決內(nèi)容的法定性會議尤為重要。關(guān)系到是否達(dá)到法定人數(shù)，選舉、表決結(jié)果是否有效的問題。二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)1：簽到的工作內(nèi)容134二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)2：會議簽到的方式二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)2：會議簽到的方式135小型會議：采用簽到簿簽到小型會議：采用簽到簿簽到136會議管理培訓(xùn)教材137會務(wù)秘書代簽，逐一進(jìn)行簽到，來一人，劃一人會務(wù)秘書代簽，逐一進(jìn)行簽到，來一人，劃一人138電子簽到卡電子簽到卡139手工簽到卡手工簽到卡140二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)2：會議簽到的方式（1）小型會議：簽到簿（2）小型會議/例會：會務(wù)秘書代為簽到（3）大型會議：電子簽到卡（電子簽到系統(tǒng)）（4）手工簽到卡二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作知識要點(diǎn)2：會議簽到的方式141二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)1：簽到工作的程序（1）簽到人員的選擇（2）準(zhǔn)備簽到用品與設(shè)備（3）簽到人員提前到達(dá)（4）迎接（5）介紹簽到內(nèi)容（6）發(fā)放會議資料與票證二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)1：簽到工作的程序142由于公司產(chǎn)品滯銷，銷售業(yè)績大幅度滑坡，公司決定12月13日－15日在南京鐘山賓館召開銷售人員會議。總經(jīng)理交代秘書張潔，要做好會議簽到，以便改善銷售現(xiàn)狀。1.任務(wù)：模擬一個(gè)會議簽到。2.要求：⑴提前到場。⑵準(zhǔn)備充分。⑶清點(diǎn)反饋。3.評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴提前到場項(xiàng)滿分30分。負(fù)責(zé)簽到的秘書會議開始后到場扣30分；沒有提前15分鐘左右到場扣20分。⑵準(zhǔn)備充分項(xiàng)滿分30分。應(yīng)到會代表名冊、簽到單、簽到筆等，缺一項(xiàng)扣10分，扣完30分為止。⑶清點(diǎn)反饋項(xiàng)滿分40分。沒有清點(diǎn)扣40分；清點(diǎn)但是沒有反饋扣30分；不及時(shí)反饋扣20分。4.評價(jià)辦法：百分制。5.實(shí)訓(xùn)組織：全班分組演練，學(xué)生比照評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評分。6.時(shí)間安排：1學(xué)時(shí)。實(shí)訓(xùn)1：會議簽到由于公司產(chǎn)品滯銷，銷售業(yè)績大幅度滑坡，公司決定12月13日－143二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)2：引導(dǎo)與會人員就座的方法（1）陪伴重要來賓入場（2）為上司和來賓作介紹（3）幫助來賓領(lǐng)取姓名卡片并引領(lǐng)入座（4）回答來賓的詢問要耐心熱情二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)2：引導(dǎo)與會人員就座的方法144實(shí)訓(xùn)2：座位引導(dǎo)與茶水服務(wù)某公司為回饋顧客，12月13日下午2：30分在南京鐘山賓館召開客戶聯(lián)誼會，公司辦公室主任交代秘書張潔，要做好會議座位引導(dǎo)和茶水服務(wù)工作。1.任務(wù)：分組模擬，演練座位引導(dǎo)和茶水服務(wù)工作。2.要求：⑴引導(dǎo)與會者及時(shí)就坐，態(tài)度熱情。⑵茶水添加方法正確、及時(shí)。3.評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴引導(dǎo)與會者就坐項(xiàng)滿分50分。態(tài)度熱情、熟悉座次各25分。⑵茶水服務(wù)項(xiàng)滿分50分。添加及時(shí)、方法正確各25分。4.評價(jià)辦法：百分制。5.實(shí)訓(xùn)組織：全班分組演練，學(xué)生比照評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評分。6.時(shí)間安排：1學(xué)時(shí)。實(shí)訓(xùn)2：座位引導(dǎo)與茶水服務(wù)145二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)3：會議簽到的要求（1）會議簽到用具方便、好用、充足（2）負(fù)責(zé)會議簽到工作人員提前到崗（3）簽到處位置要易找，并標(biāo)示清楚（4）簽到工作耐心細(xì)致，熱情周到二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作技能要點(diǎn)3：會議簽到的要求146二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作對會議引導(dǎo)人員的要求見教材P29二、完成會議簽到和引導(dǎo)工作對會議引導(dǎo)人員的要求147參考案例茶水添加工作中的學(xué)問天地公司在冬季召開一個(gè)大型會議，秘書小李負(fù)責(zé)茶水添加。也許是第一次參加如此規(guī)模的會議，小李很著急，他拿著一個(gè)暖水瓶在主席臺前為參加會議的領(lǐng)導(dǎo)逐一添加滿滿一杯。會后，辦公室鄭主任告訴小李秘書，添加茶水應(yīng)當(dāng)使用專用的器皿，添加茶水應(yīng)在會議代表的右后方添加，天氣寒冷，應(yīng)當(dāng)增加茶水添加的頻率，減少每次添加的量。參考案例148第三節(jié)會后落實(shí)第三節(jié)會后落實(shí)149主要內(nèi)容1.重點(diǎn)和難點(diǎn)能夠安排車輛人員送別會議代表；能夠清理會場，結(jié)清相關(guān)費(fèi)用；2.知識點(diǎn)送別會議代表會場的善后工作整理會議文件主要內(nèi)容當(dāng)會議結(jié)束后，秘書需要做好與會人員返程的相關(guān)工作主要要求如下：(1)提早登記與會人員返程所需車、船、飛機(jī)票，并及時(shí)分發(fā)給與會人員。

(2)需要時(shí)建議和協(xié)助召開一定范圍內(nèi)的歡送會或送別宴會。對于重要賓客和不經(jīng)常見面的遠(yuǎn)道客人，秘書應(yīng)建議和協(xié)助組織召開一定范圍內(nèi)的歡送會或送別宴會。

當(dāng)會議結(jié)束后，秘書需要做好與會人員返程的相關(guān)工作(3)分批送站，調(diào)配車輛。在會議即將結(jié)束時(shí)，秘書應(yīng)編制與會人員離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外埠與會人員送到車站、港口或機(jī)場，待他們乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為與會人員送行。送站人員應(yīng)保持熱情的態(tài)度、禮貌的語言、周到細(xì)心，笑臉相送。(3)分批送站，調(diào)配車輛。在會議即將結(jié)束時(shí)，秘書應(yīng)編制與會人(4)清理結(jié)算與會人員的相關(guān)費(fèi)用支出等，安全、完整歸還代為保管的物品。幫助與會人員及時(shí)與會務(wù)組結(jié)算并辦理付費(fèi)事宜，開好收據(jù)發(fā)票。要堅(jiān)持財(cái)務(wù)管理制度，對于不符合開支規(guī)定的可以拒付。要及時(shí)、安全、完整地歸還代為保管的物品。(5)妥善安排暫留人員。對于尚未離會，還需短時(shí)間留住的與會人員的食宿也應(yīng)給與妥善安排。(4)清理結(jié)算與會人員的相關(guān)費(fèi)用支出等，安全、完整歸還代為保(二)示例分析某公司承辦的學(xué)術(shù)研討會已接近尾聲，秘書初萌開始落實(shí)與會人員的返程工作。初萌將會務(wù)服務(wù)人員分成幾個(gè)小組，每組負(fù)責(zé)不同省份的與會人員，最后將各組的情況進(jìn)行匯總后，初萌又將登記表認(rèn)真加以核對。與會人員有的在會議結(jié)束的當(dāng)天就返回原地，有的由于種種原因還想在此地逗留幾日。初萌克服一切困難盡量滿足他們的不同要求。初萌細(xì)心周到的工作，得到了與會人員的連連稱贊。

(二)示例分析點(diǎn)評：會議的組織與服務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實(shí)與會人員的返程工作。來時(shí)接、走時(shí)送，有始有終，這會給與會人員留下良好的印象。返程車、船、機(jī)票的預(yù)定一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排。秘書要預(yù)先登記與會人員返回的日期和乘坐的交通工具，代購所需返程票，使他們在會議一結(jié)束就能及時(shí)踏上歸程。對于個(gè)別需要暫住者，應(yīng)妥為安置好他們的食宿。所以，做好送別與會人員的工作是會后工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。點(diǎn)評：會議的組織與服務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實(shí)與會人員的返送別會議代表的工作程序送別會議代表的工作程序?yàn)椋赫髟兣c會人員返程要求并進(jìn)行登記→預(yù)訂車、船、機(jī)票→分發(fā)返程票→結(jié)清會議經(jīng)費(fèi)→安排車輛送站一安排暫留人員。送別會議代表的工作程序送別會議代表的工作程序?yàn)椋?.對于會期較長的會議，秘書在開會通知回執(zhí)中應(yīng)要求與會人員填寫返程交通工具，待與會人員到達(dá)后再進(jìn)一步落實(shí)并提前預(yù)訂車、船、機(jī)票，以確保參會人員按期返程。2.對于跨地區(qū)的會議，與會人員離會時(shí)，要及時(shí)同與會人員清理、結(jié)算賬目;3.提醒與會人員歸還物品;4.把訂購的車、船、機(jī)票交到與會人員的手中，并做好送站工作。5.對于由于各種原因需要暫住者，一定要妥善安排。1.對于會期較長的會議，秘書在開會通知回執(zhí)中應(yīng)要求與會人員填一、返程工作的服務(wù)要求 1.送別會議代表的主要工作有： 結(jié)清包括餐費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等會務(wù)費(fèi)用； 分發(fā)回程票(如火車票、機(jī)票、船票等)； 安排車輛送站(如小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等)； 安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客； 握手告別，送至大門外、電梯口或車門口。一、返程工作的服務(wù)要求 1.送別會議代表的主要工作有：一、返程工作的服務(wù)要求2、合理安排與會人員返程的工作可以按照以下程序進(jìn)行： （1）要事先了解外地與會人員對時(shí)間安排、交通工具的要求，根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實(shí)際情況，及早安排好外地不會人員的回程事宜。 （2）一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)定事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)定好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。一、返程工作的服務(wù)要求2、合理安排與會人員返程的工作可以按照一、返程工作的服務(wù)要求 （3）應(yīng)編制與會者離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具啟程后再返回。如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。 （4）為了安排好與會者的離場，會議組織者必須對當(dāng)?shù)氐慕煌顩r有充分的了解，這需要會議組織者在會前就作出細(xì)致周到的安排，會中根據(jù)會議進(jìn)程以及與會者的要求做好隨時(shí)調(diào)整的準(zhǔn)備。一、返程工作的服務(wù)要求 （3）應(yīng)編制與會者離開的時(shí)間表，安排一、返程工作的服務(wù)要求3、安排細(xì)節(jié)安排與會人員返回還必須注意以下細(xì)節(jié)：（1）如果開會人員要趕往下一個(gè)目的地，會務(wù)人員要提前準(zhǔn)備好機(jī)票、車票，并盡量安排專人專車送往機(jī)場或車站。（2）無論是自有車輛，還是租賃車輛，會議組織者都有責(zé)任保證其安全性；包括每輛車合法承載量的確認(rèn)、各種安全檢查以及司機(jī)的安全教育等。一、返程工作的服務(wù)要求3、安排細(xì)節(jié)一、返程工作的服務(wù)要求（3）會議組織者在安排交通工具時(shí)，應(yīng)該考慮當(dāng)?shù)貧夂颉⒙猛鹃L短等因素，盡量使與會者感到舒適、滿意。比如若當(dāng)?shù)貧夂虺睗駩灍?，就?yīng)該安排有空調(diào)裝備的車；如果旅途較長，則可以安排配備了移勱電視的車等。一、返程工作的服務(wù)要求（3）會議組織者在安排交通工具時(shí)，應(yīng)該一、返程工作的服務(wù)要求4、送客禮儀（1）握手告別，送客出門。（2）提醒不會者攜帶好個(gè)人的物品。（3）送客真誠，送離視線。一、返程工作的服務(wù)要求4、送客禮儀案例分析祥瑞公司承辦了營銷協(xié)會的年會，會務(wù)組的李秘書負(fù)責(zé)代表們的返程工作。由于這次會議會期較長，李秘書在會議通知的回執(zhí)中就已要求與會人員填寫代表們的返程時(shí)間所乘交通工具的種類等內(nèi)容。鑒于會議期間，有的代表可能在返程時(shí)間和工具上有所變化，所以在會期進(jìn)行到一半時(shí)，李秘書又逐個(gè)找代表進(jìn)行核對，落實(shí)最后的返程日期、乘坐工具，以及車次、班次、航班。有的代表還不清楚車次、班次及航班的出發(fā)和到達(dá)時(shí)間，不知道乘坐什么交通工具比較方便，一時(shí)難以確定。李秘書就掏出隨身攜帶的鐵路、民航、公路和港口時(shí)刻表，與代末一起討論，爭取作出最佳選擇。全部代表確定完畢后，李秘書抓緊時(shí)間預(yù)訂車、船、機(jī)票!盡量滿足代表的要求，實(shí)在不能做到的，及時(shí)跟代表溝通，重新選擇，再行預(yù)定。案例分析祥瑞公司承辦了營銷協(xié)會的年會，會務(wù)組的李秘書負(fù)會議已接近尾聲，李秘書開始忙碌起來，穿梭于代表之間送票。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)需要過站的代表的名單，把他們出發(fā)的時(shí)間分成幾個(gè)集中的時(shí)間段，以便派專車送站。與會代表離會那天，李秘書提醒代表與會務(wù)組結(jié)清費(fèi)用，歸還所借物品，拿好自己的物品和票據(jù)，準(zhǔn)備返程。跟代表們說完再見，看著他們登上送站的專機(jī)離開會場，李秘書終于松了口氣。還有會議結(jié)束暫時(shí)不返回需要暫住的代表，李秘書都給予妥善的安置，盡量滿足他們的需要。在與會代表填寫的會議評估表上，李秘書的返程工作得到了大家的一致好評。會議已接近尾聲，李秘書開始忙碌起來，穿梭于代表之間送票。問題：在會議代表返程的工作中，李秘書都做了哪些安排？問題：秘書有責(zé)任幫助與會人員提前做好返程準(zhǔn)備事宜：(1)提醒與會人員及時(shí)歸還向組織方或會議駐地單位借用的各種物品。(2)提醒與會人員及時(shí)與會務(wù)組結(jié)算并辦理付費(fèi)事宜，開好發(fā)票。(3)幫助與會人員檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。(5)幫助部分與會人員托運(yùn)大件物品。秘書有責(zé)任幫助與會人員提前做好返程準(zhǔn)備事宜：12月15日，2007年廣州市高校體育論文報(bào)告會在華僑大學(xué)報(bào)告廳隆重舉行。會議閉幕后，承辦方華僑大學(xué)體育教學(xué)中心與院長辦公室有關(guān)人員共同協(xié)作，分頭做好安排與會人員離場的各項(xiàng)工作，完成送別會議代表的最后一項(xiàng)任務(wù)。主要包括以下具體工作:1)體育教學(xué)中心教師小王和小黃負(fù)責(zé)同與會人員結(jié)清會務(wù)費(fèi)用，開具相關(guān)發(fā)票。2)院長辦公室秘書小胡負(fù)責(zé)安排車輛將與會人員送至廣州火車東站。3)學(xué)院分管體育的副校長、院長辦公室主任、體育教研室主任在與會人員上車離校前與他們握手告別，禮貌送別。

分析:會議結(jié)束了，會務(wù)人員的工作沒有結(jié)束，會務(wù)人員要做好開發(fā)票、路線與車輛安排、送別等工作。12月15日，2007年廣州市高校體育論文報(bào)告會在華僑(五)相關(guān)鏈接我國國內(nèi)航班的購票須知：1.定座乘客只有在定妥座位以后，才能憑該定妥座位的客票乘機(jī)。乘客可根據(jù)航空公司的有關(guān)規(guī)定向航空售票處或航空代理人售票處預(yù)定座位。已定妥座位的旅客，應(yīng)在航空公司規(guī)定的購票時(shí)限內(nèi)購票。如未在購票時(shí)限內(nèi)購票，所定座位即被自動(dòng)取消。(五)相關(guān)鏈接2.購票中國旅客購票須出示本人居民身份證或其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》;外國旅客、華僑、港澳臺胞購票，須出示有效護(hù)照、回鄉(xiāng)證、臺胞證、居留證、旅行證或公安機(jī)關(guān)出具的其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》。2.購票3.座位再證實(shí)旅客持有定妥座位的聯(lián)程或來回程客票，如在該聯(lián)程或回程地點(diǎn)停留72小時(shí)以上，須在該聯(lián)程或回程航班離站前兩天中午12點(diǎn)以前，辦理座位再證實(shí)手續(xù)。否則，原定座位不予保留。4.客票客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得轉(zhuǎn)讓和涂改，否則，客票無效，票款不退。3.座位再證實(shí)5.客票有效期正常標(biāo)價(jià)的客票有效期為一年。定期客票自旅行開始之日起計(jì)算，一年內(nèi)運(yùn)輸有效，不定期客票自填開之次日零時(shí)起計(jì)算。5.客票有效期6.客票價(jià)客票價(jià)指旅客由出發(fā)地機(jī)場至目的地機(jī)場的航空運(yùn)輸價(jià)格，不包括機(jī)場與市區(qū)之間的地面運(yùn)輸費(fèi)用。7.變更購票后，如果要求改變航班、日期、艙位等級，請盡早通知航空公司，使其根據(jù)實(shí)際可能積極辦理。6.客票價(jià)課堂練習(xí)示例：大學(xué)語文教材建設(shè)與教學(xué)研討會送別會議代表課堂練習(xí)示例：大學(xué)語文教材建設(shè)與教學(xué)研討會送別會議代表技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1如果你參與某次會議的服務(wù)工作，讓你負(fù)責(zé)與會代表的返程票務(wù)事宜，你將怎樣做好這項(xiàng)工作？請列出一個(gè)可操作性強(qiáng)的方案?！鲇?xùn)練2你知道現(xiàn)在預(yù)訂車票、機(jī)票的方式有那些？請課下收集相關(guān)資料?！鲇?xùn)練3如果你參與某次會議的服務(wù)工作，讓你負(fù)責(zé)與會代表的送站事宜，你將怎樣做好這項(xiàng)工作？請列出一個(gè)可操作性強(qiáng)的方案。技能訓(xùn)練■訓(xùn)練1會議管理培訓(xùn)教材二、清退會議文件資料學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議文件的清退辦法。掌握文件資料清退的基本程序。二、清退會議文件資料學(xué)習(xí)目標(biāo)177二、清退會議文件資料1、什么是清退會議文件資料？與會人員在會議結(jié)束后，根據(jù)規(guī)定將會上發(fā)的文件資料清理并退回會議秘書處。二、清退會議文件資料1、什么是清退會議文件資料？178目的2.開完會后，為什么要進(jìn)行會議文件清退工作呢？P33示例分析1、為了避免文件丟失2、為了保密會議內(nèi)容目的2.開完會后，為什么要進(jìn)行會議文件清退工作呢？1793.會議文件清退的方法（1）型內(nèi)部會議⑴由會議主持人在宣布會議結(jié)束的同時(shí)，請與會者將文件放在桌上，有秘書人員統(tǒng)一收集。⑵由秘書人員在會議室門口收集。⑶由秘書人員單獨(dú)向個(gè)別已領(lǐng)取文件而未到會的人員收集。3.會議文件清退的方法1803.會議文件清退的方法（2）大中型會議文件的收集方法⑴提前發(fā)出文件清退目錄，先由與會者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交給大會秘書處。⑵對會議工作人員，采取下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。3.會議文件清退的方法（2）大中型會議文件的收集方法1814.會議文件資料清退的程序(1)向會議主席團(tuán)或主持人匯報(bào)發(fā)文情況，提出清退文件資料建議。(2)待會議主席團(tuán)或會議主持人批準(zhǔn)后，下發(fā)收退文件資料目錄，并做必要的解釋工作。(3)會議結(jié)束后進(jìn)行清退，清退要逐份清點(diǎn)、登記，發(fā)現(xiàn)丟失的應(yīng)查清原因，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.會議文件資料清退的程序(1)向會議主席團(tuán)或主持人匯報(bào)發(fā)文1824.會議文件清退的基本程序確定清退文件資料的范圍列示清退目錄按期收集整理、捆扎清退的文件資料填寫“文件清退登記表”核點(diǎn)文件資料查找短缺、丟失的文件資料如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告4.會議文件清退的基本程序確定清退文件資料的范圍183確定清退文件資料的范圍P35頁文件的機(jī)密程度：公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密6個(gè)級別。清退對象：秘密、機(jī)密、絕密文件簡報(bào)資料。確定清退文件資料的范圍184列示清退目錄會議清退文件目錄日期文件名稱份數(shù)與會者機(jī)密等級負(fù)責(zé)秘書x月x日機(jī)密文件份X密列示清退目錄會議清退文件目錄日期文件名稱份數(shù)與會者機(jī)密等級負(fù)185文件清退登記單（表）文件清退登記單（表）1865.會議文件清退的注意事項(xiàng)在清退會議文件資料時(shí)，秘書需要注意：(1)統(tǒng)一印制清退文件資料的目錄。(2)分清清退文件資料和不清退文件資料的范圍。(3)避免只要求部分與會人員退回文件資料而造成誤會。(4)清退文件，需要填寫“文件清退登記表”，交接雙方清點(diǎn)無誤并簽字后留存。(5)文件清退、歸檔后，剩余的文件資料，經(jīng)鑒別沒有保存價(jià)值的進(jìn)行登記，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上送到指定地點(diǎn)銷毀。5.會議文件清退的注意事項(xiàng)在清退會議文件資料時(shí)，秘書需要注意187技能訓(xùn)練請討論分析怎樣進(jìn)行小型內(nèi)部會議文件資料的清退？技能訓(xùn)練請討論分析怎樣進(jìn)行小型內(nèi)部會議文件資料的清退？188示例分析會議結(jié)束5天后，會議秘書處問秘書初萌，詢問前幾天借閱的一份年終人事調(diào)整的文件為什么沒按時(shí)歸還。初萌放下電話，翻查了所有的文件，卻無論如何找不到這份文件檔案。再打開自己的文件清退登記簿，也是只有借閱記錄而沒有歸還記錄。初萌回憶了一下當(dāng)時(shí)的情景，那幾天自己事情較多，印象里是將所有的該歸還的文件都交回了，這份人事調(diào)整文件到底是怎么回事卻無論如何想不起來了。示例分析189點(diǎn)評：為避免發(fā)生類似文件丟失的情況，秘書對于清退的會議文件資料一定要在會議結(jié)束時(shí)及時(shí)清退。召開會議時(shí)所需的文件資料需要收回的，首先要確定收集的范圍，注意清退的程序和方法。需要統(tǒng)一制發(fā)清退文件資料的目錄，規(guī)定清退時(shí)限，必要時(shí)對有關(guān)人員作一些解釋，避免只要求部分與會人員退回文件資料而引發(fā)不愉快。在市場競爭激烈的情況下，更要時(shí)刻注意文件資料的清退工作。秘書要有保密意識，在各個(gè)環(huán)節(jié)上毫不松懈。點(diǎn)評：為避免發(fā)生類似文件丟失的情況，秘書對于清退的會議文件資190三、整理會場、會議室的注意事項(xiàng)三、整理會場、會議室的注意事項(xiàng)191案例：秘書小遲清理會場2005年12月18日，上海三峰公司與中國臺灣益明公司在華爾關(guān)大酒店會議廳舉行合作簽約儀式。會議廳主席臺的背景墻上布置著“上海三峰公司與中國臺灣益明公司合作簽約儀式’’的會標(biāo)，主席臺上有話筒、手提電腦、公司雙方領(lǐng)導(dǎo)層人員名字席卡、鮮花等。臺下的會議桌上放著出席儀式的雙方公司職員代表的名字席卡和介紹雙方公司情況的資料。酒店大廳及過道里擺放著本次會議的通知牌及方向標(biāo)志。案例： 簽約儀式結(jié)束后，會議主辦方上海三峰公司?？偨?jīng)理秘書小遲與酒店服務(wù)人員一起整理會場。小遲先將手提電腦裝進(jìn)電腦包，隨后再將席卡及會議資料收集歸類，分別裝進(jìn)紙箱及資料袋，準(zhǔn)備帶回公司。服務(wù)人員則協(xié)助將會標(biāo)、話筒、鮮花、通知牌、方向標(biāo)志等撤走。話筒與鮮花歸還至酒店會議用物品存放間保存，而會標(biāo)、通知牌、方向標(biāo)志等則予以銷毀。會場整理完畢后，酒店服務(wù)人員切斷了電源，關(guān)閉了會議廳。接著秘書小遲與酒店結(jié)清了租借會議廳的開支費(fèi)用，帶著電腦、席卡、資料等開車返回了公司?；毓竞?，小遲將會議記錄整理打印交總經(jīng)理過目后復(fù)制，分發(fā)至雙方公司領(lǐng)導(dǎo)層人員，自己作了分發(fā)記錄的備份。 簽約儀式結(jié)束后，會議主辦方上海三峰公司?？偨?jīng)理秘書小遲與問題： 1．會場的善后工作主要有哪些? 2．會場應(yīng)該如何清理？ 3．會議用物品哪些需要保存?哪些應(yīng)該銷毀?

問題：技能訓(xùn)練試為某次會議列出一份清理會場的清單。技能訓(xùn)練試為某次會議列出一份清理會場的清單。小復(fù)習(xí)1、初萌：“會議已經(jīng)結(jié)束了，我要按照下面的方式進(jìn)行嘉賓的訂票工作，不知道可不可以呢？”按先近后遠(yuǎn)的次序安排返程車、船、機(jī)票的預(yù)定事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前訂好飛機(jī)票、火車票、汽車票或輪船票。并準(zhǔn)時(shí)分發(fā)到與會人員手中。

A、錯(cuò)誤

B、正確

答案：A。一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序來安排。小復(fù)習(xí)1、初萌：“會議已經(jīng)結(jié)束了，我要按照下面的方式進(jìn)行嘉賓1962、會議結(jié)束了，秘書初萌要進(jìn)行送別會議代表工作，她的先后順序應(yīng)該怎么安排呢（

）A預(yù)訂車、船、機(jī)票

（

）B征詢與會人員返程要求并進(jìn)行登記；

（

）C安排車輛送站；

（

）D結(jié)清會議經(jīng)費(fèi)；

（

）E分發(fā)返程票；

（

）F安排暫留人員；送別會議代表工作程序:

2、會議結(jié)束了，秘書初萌要進(jìn)行送別會議代表工作，她的先后順序1973、初萌：“會議結(jié)束了，我該為與會人員定返程車票了?！?/p>

初萌：“飛機(jī)太貴，大多數(shù)人不能接受，那就統(tǒng)一定火車票吧?！?/p>

初萌這樣做是否正確？

A、正確

B、錯(cuò)誤

答案：B。安排外埠與會人員的返程事宜時(shí)，應(yīng)事先了解外埠與會人員對時(shí)間安排、對交通工具的要求，尊重他們的意愿，盡力滿足其要求，不能自作主張。3、初萌：“會議結(jié)束了，我該為與會人員定返程車票了?！?/p>

1984、與會人員甲：“我第一次來中山，想再多留兩天，到處看看，您能幫我安排一下嗎？”

初萌應(yīng)該以什么樣的態(tài)度來回答該與會人員？

A、會議結(jié)束就應(yīng)該返程，事先做好的安排不能更改；

B、雖然有困難，但我們一定盡量為您安排；

C、會議結(jié)束后的額外安排不屬于我們負(fù)責(zé)的范圍；

D、私人的安排應(yīng)該自行解決。答案：B4、與會人員甲：“我第一次來中山，想再多留兩天，到處看看，您1995、初萌：“要發(fā)會議通知，首先要明確會議通知的發(fā)送對象。”

把會議種類與發(fā)送對象連接起來。（請?jiān)诳崭駜?nèi)輸入相應(yīng)序號）會議種類

發(fā)送對象

（

）經(jīng)理例會

A、全體董事

（

）部門員工例會

B、本企業(yè)的經(jīng)理們

（

）股東會會議

C、本部門全體員工

（

）董事會會議

D、全體股東5、初萌：“要發(fā)會議通知，首先要明確會議通知的發(fā)送對象。”2006、王經(jīng)理：“公司要在12月16日召開一個(gè)會議，請你給全體員工發(fā)一個(gè)通知？”初萌：“好的?！?/p>

不需要出現(xiàn)在會議通知里的是？A、起止時(shí)間B、聯(lián)絡(luò)信息

C、工作人員D、列席人員答案：C6、王經(jīng)理：“公司要在12月16日召開一個(gè)會議，請你給全體員2017、王經(jīng)理：“公司下周一要開個(gè)客戶咨詢會，你發(fā)個(gè)會議通知出去?！?/p>

初萌：“好的。”

發(fā)送客戶咨詢會的通知可以有哪些方法？（多選）A、口頭當(dāng)面通知

B、電話通知C、在公司的布告欄上張貼

D、公司的網(wǎng)站上發(fā)布E、書面印制通知答案：7、王經(jīng)理：“公司下周一要開個(gè)客戶咨詢會，你發(fā)個(gè)會議通知出去202

8、下面所列的證件中，哪些適合于會議時(shí)使用：(多選）

A、代表證

B、列席證

C、工作證D、身份證

E、記者證

F、采訪證G、來賓證答案：

8、下面所列的證件中，哪些適合于會議時(shí)使用：(多選）答2039、會議證件的作用是：(多選）

A、證明身份

B、保證會議安全，控制出入人員

C、方便聯(lián)系

D、統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)

E、維持會議的程序答案：9、會議證件的作用是：(多選）答案：20410、秘書初萌需要為公司的一個(gè)大型會議制作會議證件，她應(yīng)該怎么做？

制作證件的步驟內(nèi)容

（

）A控制印制數(shù)量

（

）B設(shè)計(jì)內(nèi)容

（

）C設(shè)計(jì)顏色

（

）D蓋章確認(rèn)

（

）E發(fā)放中的特殊要求（照片）

正確的順序：10、秘書初萌需要為公司的一個(gè)大型會議制作會議證件，她應(yīng)該怎20511、會議證件的樣式

：

粘性標(biāo)簽式

、系帶式

、夾子式、臺簽式

A、B、C、D、

答案：A、臺簽式，B、粘性標(biāo)簽式，C、系帶式，D、夾子式。11、會議證件的樣式

：

答案：A、臺簽式，B、粘性標(biāo)簽20612、王經(jīng)理：“初萌，這次會議十分重要，公司的會議室不太合適，你去外面選定一個(gè)會議室吧。”初萌：“好的。”初萌：“現(xiàn)在有這樣幾個(gè)會議場所，我應(yīng)該選哪一個(gè)呢？”A、距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近，交通便利，會場大小合適，場地設(shè)備優(yōu)良，旁邊有個(gè)游樂園，租用費(fèi)用較高。B、距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近，交通便利，會場大小合適，周圍環(huán)境不錯(cuò)，場地設(shè)備不是特別好，租用費(fèi)用合適。C、交通便利，會場大小合適，周圍環(huán)境不錯(cuò)，場地設(shè)備優(yōu)良，沒有停車場所，租用費(fèi)用合適。D、距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近，交通便利，會場大小合適，附近有個(gè)學(xué)校，場地設(shè)備優(yōu)良，隔音效果好，租用費(fèi)用合適，有停車場。答案：D12、王經(jīng)理：“初萌，這次會議十分重要，公司的會議室不太合適20713、會議室主要分為哪幾類？(多選）

A、外部會議室

B、租用會議室

C、內(nèi)部會議室D、公司會議室

E、部門會議室答案：13、會議室主要分為哪幾類？(多選）答案：20814、會議接待工作的內(nèi)容包括哪些方面？(多選）

A、會議接送工作

B、與會人員交際活動(dòng)

C、會議娛樂活動(dòng)

D、會議食宿工作答案：14、會議接待工作的內(nèi)容包括哪些方面？(多選）答案：20915、初萌：“現(xiàn)在是旅游旺季，我應(yīng)該早些定好與會人員住宿的房間?！?/p>

初萌：“嗯，先看看會議回執(zhí)，確定到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格?！?/p>

初萌：“接下來該向賓館、酒店預(yù)訂房間啦?！?/p>

向賓館、酒店預(yù)訂會議用房的方法有：(多選）

A、如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡；

B、主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房；

C、由主辦單位統(tǒng)一訂房；

D、告訴與會者飯店名稱，由其自己訂房。答案：ABC15、初萌：“現(xiàn)在是旅游旺季，我應(yīng)該早些定好與會人員住宿的房210演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！211第一章會議管理第一章會議管理一、會議的涵義會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。二、辦會的涵義辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項(xiàng)、是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。

一、會議的涵義會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況三.會議的作用會議的作用表現(xiàn)在：1、交流信息，集思廣益。2、發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。3、傳達(dá)指示，布置工作。4、溝通情報(bào)，決定對策。5、統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動(dòng)。會議過程是有組織，有目標(biāo)，有規(guī)則，有秩序，有領(lǐng)導(dǎo)的社會活動(dòng)。三.會議的作用四.會議六要素會議構(gòu)成要素可分為基本要素（會議目的、召開時(shí)間、會議地點(diǎn)、主持者、與會者、主題、議題、日程）和選擇要素（會議名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗材料等）四.會議六要素會議構(gòu)成要素可分為基本要素（會議目的、召開時(shí)間四.會議六要素組織者：會議的召集者，引導(dǎo)者，對會議正常開展和預(yù)期效果起引導(dǎo)保證作用。議題：會議需要討論的問題，反映會議的目的和任務(wù)與會者：參加會議的正式人員，要精煉，講求效益。會議名稱：會議的恰當(dāng)正式的名稱。顯示會議的內(nèi)容，性質(zhì)，范圍，屆次，時(shí)間等。會議時(shí)間：1、會議召開的時(shí)間；2、會議所需要的時(shí)間；3、每次會議的時(shí)間限度會議地點(diǎn)：傳統(tǒng)會議必須在同一個(gè)時(shí)間到達(dá)同一個(gè)地點(diǎn)才能組織會議，在現(xiàn)代技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，信息收發(fā)終端所在的場所，應(yīng)視為會議場所。四.會議六要素五、會議的主要種類教材P2五、會議的主要種類教材P2六、公司常見會議的種類與作用教材P3六、公司常見會議的種類與作用教材P3舉行會議前應(yīng)思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會議的目的明確？當(dāng)你不知道何去何從時(shí)，你的眼前就會滿是路。。。舉行會議前應(yīng)思考的問題1、此會議有沒有舉行的必要？2、舉行會案例：“時(shí)裝秀”方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個(gè)服裝展示會，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：1．會議名稱：“2002服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊(duì)若干人。3．會議主持人：集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會址：服裝集團(tuán)小禮堂。8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)XX服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作