合同管理操作手冊

合同管理操作手冊合同管理操作手冊28/28合同管理操作手冊合同管理操作手冊

一、基礎(chǔ)資料 21、合同類型 22、款項(xiàng)性質(zhì)定義 33、合同類型數(shù)據(jù)授權(quán) 44、合同類型數(shù)據(jù)授權(quán) 55、事務(wù)類型 5二、合同定義 61、擬定合同 61、合同登記 82、合同數(shù)據(jù)授權(quán) 143、付款計(jì)劃 154、合同變更 165、合同付款 177、合同索賠 208、開票信息 209、合同事務(wù) 24三、報(bào)表與分析 241、合同臺帳 242、項(xiàng)目合同匯總 253、合同份類匯總 27一、基礎(chǔ)資料1、合同類型功能：對公司的合同進(jìn)行分類管理：承包合同、采購合同、勞務(wù)分包合同、虛擬采購合同等等并可指定合同成本科目操作方法：打開合同類型，點(diǎn)擊新增，輸入分類名稱，設(shè)置合同類別的成本科目，(設(shè)置成本類型以后，軟件會自動的將合同的金額歸集到相應(yīng)的成本上。)保存既可2、款項(xiàng)性質(zhì)定義功能：款項(xiàng)撥付過程中，一般有預(yù)付款、進(jìn)度款、到貨一次性付款和尾款等類型，可在此定義。操作方法：打開款項(xiàng)性質(zhì)定義，選擇收入類或者支出類，點(diǎn)擊新增，輸入收款款項(xiàng)名稱保存既可3、合同類型數(shù)據(jù)授權(quán)功能：合同變更類型的定義操作方法：：打開變更類型，點(diǎn)擊新增，錄入常用的合同變更類型即可。4、合同類型數(shù)據(jù)授權(quán)功能：將不同類型的合同對不同對象進(jìn)行授權(quán)，可以按照角色、部門、人員等進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，權(quán)限也區(qū)分讀寫，按合同類型授權(quán)之后，該類型下的所有合同，均可查閱或者修改。操作方法：打開合同類型數(shù)據(jù)授權(quán)，選擇需要授權(quán)的合同分類，點(diǎn)擊生成，在彈出的選擇中，選擇授予的種類，系統(tǒng)提供三種選擇，角色，部門，人員。，在彈出的選擇框中打?qū)?，確定既可，在操作權(quán)限處設(shè)定讀輸出/或者寫的權(quán)限5、事務(wù)類型功能：合同事務(wù)類型的定義操作方法：：打開事務(wù)類型，點(diǎn)擊新增，在彈出的界面錄入常用的合同事務(wù)類型保存即可。改數(shù)據(jù)會被合同事務(wù)模塊調(diào)用。二、合同定義1、擬定合同功能：對需要進(jìn)行審批才能正式生成的合同，軟件提供編輯記錄功能。此模塊可以關(guān)聯(lián)審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，一點(diǎn)審核通過可點(diǎn)擊生成按鈕，生成一份正式合同。操作方法：進(jìn)入擬定合同模塊，選擇右邊的合同分類確定擬定的合同類型，然后點(diǎn)擊新增按鈕，這是彈出擬定合同編輯界面。錄入擬定合同名稱，編號等相關(guān)信息保存即可。如果有關(guān)的附件可以再合同附件里邊進(jìn)行保存。如果草擬合同在實(shí)際業(yè)務(wù)中相關(guān)細(xì)節(jié)都與對方確認(rèn)并且簽訂正式合同后，可在此模塊點(diǎn)擊審核按鈕后，看到生成合同按鈕放開，這是點(diǎn)擊就可生成正式合同，相關(guān)數(shù)據(jù)就會統(tǒng)計(jì)到相關(guān)報(bào)表中。1、合同登記功能：維護(hù)所有收入、支出合同的信息，可以在本功能菜單中直接錄入合同，也可通過“擬定合同”生成，記錄合同的所有信息，如：甲方、乙方、合同所屬項(xiàng)目、金額、稅率、合同類型、維保金以及合同文本的電子版，同時(shí)，也可以對支出合同進(jìn)行多個項(xiàng)目的分?jǐn)?，合同?zhí)行過程中的累計(jì)批準(zhǔn)金額和累計(jì)收入、撥付金額，也會在合同登記信息中反映。操作方法：打開合同登記，選擇1個合同類別，點(diǎn)擊新增，在彈出的合同編輯框中，輸入合同名稱，甲方、乙方、合同所屬項(xiàng)目、收支標(biāo)記，合同屬性合同金額等，如有附件可將附件上傳到系統(tǒng)中其中單價(jià)合同與總價(jià)合同的區(qū)別，總價(jià)合同是可以手動填寫合同金額的；單價(jià)合同是不能錄入合同的金額的，系統(tǒng)會根據(jù)關(guān)聯(lián)的采購單據(jù)產(chǎn)生的費(fèi)用金額自動反填進(jìn)來上圖中紅色標(biāo)記的必填寫項(xiàng)。合同編號、合同名稱、甲方、乙方、收支標(biāo)記、項(xiàng)目編號、合同類型、運(yùn)營單位、地區(qū)編碼、合同金額、開票類型都為必填寫項(xiàng)。如果不填寫，不允許保存，系統(tǒng)會提示。合同編號：合同的統(tǒng)一編碼，如果不填寫，系統(tǒng)會自動生成一個編號。合同名稱：合同名字，哪個項(xiàng)目的合同。甲方、乙方：簽定合同的雙方，通過下拉箭頭選擇庫中的單位項(xiàng)目編號：通過下拉箭頭選擇是哪個項(xiàng)目的合同收支標(biāo)記：標(biāo)注這個合同的收支情況。如果是總包合同，就選擇收入合同；如果是分包、采購等合同，就是支出合同。合同類型：點(diǎn)下拉箭頭選擇該合同是屬于哪種類型，如總包合同，還是分包合同運(yùn)營單位：即是合同的乙方，通過下拉箭頭選擇，操作和選擇乙方一樣合同金額：簽定合同的價(jià)款，輸入數(shù)字。開票類型：點(diǎn)下拉箭頭選擇所開發(fā)票的類型在合同登記中其他資料里邊可以錄入具體簽訂時(shí)間。在合同登記中質(zhì)保資料，里邊輸入質(zhì)保金比例或者金額，具體約定到期時(shí)間（其中時(shí)間確認(rèn)后，合同質(zhì)保金到期時(shí)軟件會在今日提示與合同登記界面進(jìn)行提示。）輸入完以上信息后，點(diǎn)下圖中的“合同附件”點(diǎn)上圖中的“新增”增加合同的電子文本，或者是掃描件然后選擇合同的有關(guān)文件，點(diǎn)打開掛到系統(tǒng)中。2、合同數(shù)據(jù)授權(quán)功能：針對指定的合同進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，可以快速的按照角色、部門、人員對合同設(shè)置讀或?qū)懙臋?quán)限，與項(xiàng)目權(quán)限可以配合使用，系統(tǒng)中有“是否以項(xiàng)目權(quán)限過濾合同”的參數(shù)。操作方法：打開合同數(shù)據(jù)授權(quán)，選擇需要授權(quán)的合同，點(diǎn)擊生成，在彈出的界面中選擇需要授權(quán)的部門或人員，并定義權(quán)限級別3、付款計(jì)劃功能：針對指定的支出合同設(shè)定付款計(jì)劃，功能與“收款計(jì)劃”類似，可指定付款性質(zhì)、付款條件（節(jié)點(diǎn)）、計(jì)劃的付款日期等信息，系統(tǒng)可據(jù)此生成部門資金計(jì)劃。操作方法：打開合同付款計(jì)劃，選擇編制計(jì)劃的合同，點(diǎn)擊新增，計(jì)劃付款日期，撥付性質(zhì)，付款金額等，保存既可4、合同變更功能：針對指定的合同記錄變更，并發(fā)起流轉(zhuǎn)審批以確認(rèn)，如合同金額變更，會在原合同金額上累加變更金額。操作方法：選擇要變更的合同，新增，填寫基本內(nèi)容。金額會在合同的累計(jì)變更金額中顯示，同時(shí)在合同成本中累計(jì)進(jìn)去。5、合同付款功能：針對支出合同的付款，由分公司、項(xiàng)目部在此提交付款申請，包括合同名稱、付款性質(zhì)、申請金額等信息，發(fā)起流轉(zhuǎn)審批，如果該合同對應(yīng)多個項(xiàng)目，應(yīng)在“資金說明”中注明本次付款所對應(yīng)的項(xiàng)目，以方便財(cái)務(wù)人員資金支付時(shí)進(jìn)行付款金額的分?jǐn)?。操作方法：打開合同付款，點(diǎn)擊新增，在付款單編輯中輸入付款的合同名稱，所屬項(xiàng)目，撥付性質(zhì)，申請付款金額，或者直接引用合同結(jié)算單。發(fā)起流轉(zhuǎn)審批，通過以后。點(diǎn)擊審核，輸入批準(zhǔn)金額，審核完成后點(diǎn)擊付款。點(diǎn)“新增”增加一個新的付款，點(diǎn)“合同名稱”下拉箭頭選擇合同，選擇好合同，點(diǎn)確定。然后點(diǎn)“撥付性質(zhì)”選擇“進(jìn)度款”在結(jié)算單處選擇結(jié)算單，然后在“本次申請付款金額”處填寫結(jié)算單的金額，若是沒有結(jié)算單，直接在“本次申請付款金額”處填寫付款金額。然后點(diǎn)保存。點(diǎn)“審核”確認(rèn)付款金額，如下圖點(diǎn)保存，完成付款申請。點(diǎn)“付款”按鈕如下圖進(jìn)行付款點(diǎn)“結(jié)算方式”下拉箭頭，選擇支票，確認(rèn)支付金額后，點(diǎn)保存，然后審核確認(rèn)支付出去。7、合同索賠功能：對于違約合同按照細(xì)節(jié)進(jìn)行款項(xiàng)的賠償情況操作方法：首先進(jìn)入合同索賠模塊，點(diǎn)擊新增彈出索賠合同8、開票信息功能：合同對應(yīng)的開票信息記錄的明細(xì)操作方法：首選進(jìn)入開票信息編輯界面，完善好上邊的單據(jù)信息后，點(diǎn)擊右下鍵的“新增”按鈕這時(shí)下邊明細(xì)欄可以進(jìn)行編輯，然后點(diǎn)擊合同編號下拉菜單，關(guān)聯(lián)到合同登記一覽里邊選擇需要開票的合同名稱。選擇合同之后，錄入數(shù)量與單價(jià)，系統(tǒng)會自動填入開票金額的信息欄然后如果有其他明細(xì)在點(diǎn)擊新增，重復(fù)以上動作。如果沒有點(diǎn)擊保存審核即可。一旦審核可以看到發(fā)票簽收按鈕放開，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行發(fā)票簽收確認(rèn)。9、合同事務(wù)功能：記錄合同執(zhí)行過程中所有與合同有關(guān)的事務(wù)發(fā)生情況（內(nèi)容、金額等）。操作方法：進(jìn)入合同事務(wù)編輯界面，選擇合同錄入相關(guān)信息即可。三、報(bào)表與分析1、合同臺帳功能：綜合的合同查詢報(bào)表，可以查詢到系統(tǒng)中所有合同的所有相關(guān)信息，同時(shí)提供了多種穿透式的查詢，關(guān)聯(lián)到合同變更統(tǒng)計(jì)和合同變更統(tǒng)計(jì)等報(bào)表，以方便用戶?？梢园凑蘸贤幪?、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、金額、簽訂日期等信息進(jìn)行快速查找。2、項(xiàng)目合同匯總功能：功能與“合同分類匯總”相似，以項(xiàng)目為分類標(biāo)準(zhǔn)匯總統(tǒng)計(jì)所有合同的總金額、累計(jì)變更、累計(jì)索賠、結(jié)算金額、累計(jì)批準(zhǔn)金額、累計(jì)收入（撥付）金額、合同余額，同時(shí)會統(tǒng)計(jì)該項(xiàng)目下所有合同的個數(shù)，雙擊條目，關(guān)聯(lián)到“合同臺帳”中，顯示本分類下的所有合同，并可以進(jìn)一步穿透查詢每份合同的付款和變更等等相關(guān)信息。同樣也可以切換到圖形顯示界面，以餅圖、柱狀圖的形式顯示項(xiàng)目間的合同的金額、變更、撥付等信息的對比情況。3、合同份類匯總功能：以