文書檔案管理課件

文書檔案管理要求及操作技能我今天想和大家談“文書檔案管理要求及操作技能”的內(nèi)容主要有九個方面：一是歸檔文件整理程序，二是文件材料的收集工作，三是如何區(qū)分文件材料的歸檔范圍，四是確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂，五是劃分歸檔文件材料的保管期限，六是歸檔文件材料的分類與排列，七是歸檔文件材料的編號，八是歸檔文件材料的編目，九是歸檔文件材料的裝盒。下面根據(jù)我自己對國家、中石化對文書檔案管理要求及操作技能方面的認識與大家進行交流、商討，不足之處，希望大家指正。

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接口系統(tǒng)

563948765歸檔文件的裝盒文件的收集

劃分保管期限區(qū)分歸檔范圍

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂歸檔文件材料的分類與排列

歸檔文件材料的編號

歸檔文件的編目歸檔文件整理程序歸檔文件整理程序一、歸檔文件整理程序首先，講一下歸檔文件材料的整理程序，有助于對文件材料的整理有一個整體上的認識。文件材料整理程序，就是指歸檔文件整理的步驟。大致需要八道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、確定歸檔文件的整理單位“件”及其修整和裝訂、劃分保管期限、按年度分類與排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒等。歸檔文件整理程序歸檔文件整理流程圖：

文件的收集二、文件的收集首先了解一下機關(guān)文件材料的定義：是指企業(yè)、單位在其工作活動過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形式和載體的歷史記錄(簡稱文件材料)。機關(guān)文件材料收集歸檔時間要求：管理性文件材料暨文書檔案應(yīng)在辦理完畢后于第二年上半年集中歸檔，由文書部門和業(yè)務(wù)部門負責收集整理，歸檔文件材料一般一式一份，重要的文件材料視情況增加歸檔份數(shù)。對應(yīng)電子文件隨紙質(zhì)文件一并歸檔。區(qū)分歸檔范圍三、區(qū)分歸檔范圍歸檔范圍，就是歸檔文件收集整理的范圍，確定文件材料歸檔的范圍，是收集整理工作首先要解決的實際問題。在整理時，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區(qū)別對待。在確定本單位文件材料的歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全、完整歸檔，防止“有檔不歸”出現(xiàn)遺漏，又要注意不該檔的文件材料歸檔，防止“有文必檔”的龐雜臃腫現(xiàn)象，便于檔案的管理和利用。區(qū)分歸檔范圍中國石化駐外機構(gòu)文件材料歸檔范圍，其中，文書檔案主要包括：1.本單位籌建、設(shè)立的方案、報告、申請、批復;2.本單位公司章程、生產(chǎn)營業(yè)合法證明材料，房地產(chǎn)證書，涉及機構(gòu)更名、變更、注銷等的法律文件;3.上報股份公司、主管單位（部門）及國內(nèi)外其它管理部門的報告、請示，上級的批復性文件;4.本單位的各項規(guī)章制度，人事、財務(wù)管理文件;5.各類會議記錄、紀要、決議;6.本單位工作計劃、工作總結(jié)材料。區(qū)分歸檔范圍l、本單位的文件材料本單位應(yīng)歸檔的文件材料：凡是反映本單位職能活動具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。(1)本單位召開的各類會議記錄、紀要、決議等文件材料；

(2)本單位頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；

(3)本單位的請示與上級機關(guān)的批復文件，下級機關(guān)的請示與本單位的批復文件；

(4)本單位及其內(nèi)部職能部門活動形成的計劃、總結(jié)、報告；

區(qū)分歸檔范圍(5)反映單位業(yè)務(wù)活動的專業(yè)文件材料；

(6)本單位檢查下級機關(guān)工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；

(7)單位領(lǐng)導人公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

(8)本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料；

(9)本單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；

區(qū)分歸檔范圍

(10)本單位(包括上報和下批)干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)職務(wù)評定、聘任、黨員、團員、干部、工人名冊、以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、復名、轉(zhuǎn)業(yè)、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料；

(11)本單位辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；

(12)本單位財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

區(qū)分歸檔范圍(13)本單位編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；(14)本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；(15)本單位與外國簽訂的條約、議定書、協(xié)定、合同、換文(正文、副本)和單位外事活動形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、紀錄、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；區(qū)分歸檔范圍2、上級機關(guān)的文件材料

(1)上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料；

(2)上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(3)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后定稿和印本；

(4)上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件(包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載)。區(qū)分歸檔范圍3、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料：

(1)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(2)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對工作檢查形成的重要文件；

(3)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作重要來往文件。4、下級機關(guān)的文件材料：下級機關(guān)報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預算、決算等文件。區(qū)分歸檔范圍5、機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

(1)上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本單位辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等，上級機關(guān)征求意見的未定稿的文件；

(2)本單位文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料；區(qū)分歸檔范圍(3)同級機關(guān)的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行的文件材料，不需要辦理的抄送文件材料；

(4)下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。以上是從普遍意義上對各單位文件材料的歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定。具體到每一個單位，還應(yīng)根據(jù)《河南油田機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，結(jié)合實際情況，制定本單位文件材料歸檔與不歸檔的具體范圍。確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂四、確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂

1、確立歸檔文件整理單位歸檔文件以“件”為單位進行整理?！凹笔菤w檔文件整理時的基本單位。一般每份文件為一件。下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件。（1）正本與定稿作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重要、件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件1、附件2、附件3、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂（3）收文處理單應(yīng)與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件作為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為一件；（6）報表、名冊、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式、一冊（本）作為一件；（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書作為一件；（8）歸檔文件的中文與外文為一件。

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂2、修整歸檔文件材料為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的均要進行修整。如破損修裱、易褪變字跡材料復制，去金屬物、超大紙張折疊等。

(1)修裱破損文件破損文件，包括殘缺、孔洞、折疊處磨損等，要選用宣紙或質(zhì)地優(yōu)良的紙張和粘合劑進行修補或托裱，以恢復文件原有的面貌，延長文件壽命。如破損文件材料特別珍貴、重要(如歷史檔案、中央、省級領(lǐng)導、名人題詞等)，可委托檔案館專業(yè)技術(shù)人員進行托裱。確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂(2)字跡模糊文件的處理字跡模糊的文件，應(yīng)根據(jù)文件的特征考證清楚，然后按原件內(nèi)容重新抄寫或打印，同時使用字跡固定劑涂抹于原件上，防止其繼續(xù)擴散。但抄件必須和原件放在一起，并在抄件上加蓋“復制件”印戳。

(3)易褪變字跡材料復制已歸檔并列入永久保管的文件材料中，凡是使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、復寫紙和彩色墨水、純藍墨水等擬寫、打印的文件材料，均屬于易褪變的，即不耐久的字跡材料，必須進行復制，為減少復印件粘連的機率，復印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，最好采用單面復印。確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂(4)裝訂文件使用的曲別針、大頭針、訂書釘?shù)?，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學性質(zhì)活潑的金屬為主，易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物化和腐蝕，使文件紙張受到損害，因此，在整理歸檔文件材料時，必須將其中的金屬物全部去掉，以防止日久生銹腐蝕文件。

(5)超大紙張折疊由于檔案盒尺寸是以A4紙張大小為準制作的，所以為方便文件裝盒，對超大紙張需要加以折疊。注意：一是要盡量減少折疊次數(shù)；二是折痕處位于文字、圖表字跡之外；三是單張折疊。

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂3、歸檔文件材料的裝訂歸檔文件裝訂時，文件較?。?-20頁）的采用不銹鋼釘裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂。裝訂時應(yīng)將左、下側(cè)對齊，裝訂要牢固，訂線距文件材料左邊約1厘米，達到文件不損頁，不倒頁，不壓字。歸檔文件采用線繩裝訂。

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂歸檔文件材料裝訂時一般要符合以下條件：（1）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。不準使用易褪色、變質(zhì)的書寫材料，不準使用劣質(zhì)紙張，不準使用易生銹或有腐蝕性的裝訂材料。（2）歸檔文件材料應(yīng)為A4（210mm×297mm）紙型。歸檔文件裝訂前，必須對不符合要求的文件材料進行必要的修整。

確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂（3）歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；原件在前，復件在后；③轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；④回復性文件在前，請示性文件在后；

⑤結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；⑥不同文字的稿本，一般中文本在前，外文本在后，漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；⑦收文處理單在前，來文在后；⑧發(fā)文簽發(fā)單在定稿之前。確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂（4）歸檔時已經(jīng)裝訂成冊的匯編文件材料一般不再重新拆裝，只需換掉不符合要求的裝訂材料即可。①不同年度文件材料裝訂在一冊的要拆開，按年度整裝；②各類計劃、報表、總結(jié)的裝訂：③月度的按月裝訂，季度的按季裝訂，年度的按年裝訂，跨年度的按結(jié)束年裝訂；確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂④各類合同的裝訂：重要的（一份合同文件材料較多的）按單份合同為件裝訂，一般合同（一份合同只有一至三頁的）可視合同多少分類或分時間段合并裝訂，題名可寫某單位某月至某月（或某年）某類合同；⑤

各類內(nèi)部刊物（簡報）、會議紀要按期裝訂；⑥各類介紹信存根（包括準生證、準孕證或其它證件、費用發(fā)放存根）,確定歸檔文件的整理單位及其修整和裝訂整冊歸檔的可不重新拆裝，只需換掉不符合要求的裝訂材料和去掉空白頁即可，介紹信存根的題名應(yīng)包括單位、時間、介紹信種類等；⑦各類單張表格可分年度、類別裝訂；

⑧其它工作（活動、事件）中形成的文件材料應(yīng)視文件材料多少，一個事件裝訂一件或幾件。劃分保管期限五、劃分保管期限駐外機構(gòu)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。對歸檔文件材料進行正確劃分檔案保管期限主要從以下幾個方面考慮：（一）以文件自身的實際情況作為判定保管期限的客觀依據(jù)：

(1)從時效上看，是需要長期執(zhí)行的方針政策法規(guī)，還是需要短期查考的一般性、單一性、臨時性、工作意見或例行公事。

(2)從內(nèi)容所記述的實際事務(wù)活動范圍看，是記述和反映本單位主要職能活動的，還是記述和反映非主要職能活動的。

(3)從作用形式上看，是指導實際工作的，還是僅供參考的。

(4)從社會影響上看，是反映重要問題、重大事件、首創(chuàng)性、代表性、典型性事項，還是反映一般情況的瑣碎事務(wù)的。

(5)從文件辦理的環(huán)節(jié)上看，是主辦單位，還是會簽，聯(lián)辦或參與辦理的單位。

(6)從發(fā)文范圍上看，是針對專指性的發(fā)文，還是普發(fā)文件，是主送單位，還是抄送單位。以上六項內(nèi)容中，一般情況下，凡屬于前者，保管期限則長；凡屬于后者，保管期限則短。劃分保管期限劃分保管期限（二）、以文件的特征作為判定保管期限的依據(jù)

(1)從文件的內(nèi)容上看：①記述和反映本單位主要職能活動的比記述和反映本單位非職能活動的保管期限長；②方針政策法規(guī)性文件比一般業(yè)務(wù)性、行政事務(wù)性文件的保管期限長；③領(lǐng)導指導性文件比一般事務(wù)性的保管期限長；④全面性、綜合性比局部性、單一性、專題性文件保管期限長；⑤依據(jù)性、針對性文件比普發(fā)性、參考性文件保管期限長；⑥典型性、首創(chuàng)性、代表性重大事件比一般性工作事項保管期限長；⑦中心工作比日常具體事務(wù)保管期限長。劃分保管期限(2)從文件的來源上看：主要指文件的制發(fā)機關(guān)，本單位發(fā)文比外機關(guān)來文保管期限長；上級機關(guān)比同級機關(guān)、下級機關(guān)文件保管期限長；直屬上級機關(guān)比非隸屬上級機關(guān)保管期限長。具體如何劃分上級機關(guān)的保管期限，可參照下列方法：

A、上級機關(guān)直接針對、專指本單位工作的文件，如干部任免、表先、考核文件等，為永久保管。

B、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的方針、政策、法規(guī)性文件或重大問題的普發(fā)文件。如命令、指示、決定、辦法、規(guī)定性通知等，這類文件系針對本單位主管業(yè)務(wù)的發(fā)文，在本地區(qū)收文單位僅限于本單位，是孤本，故應(yīng)為永久保管。劃分保管期限C、上級機關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的一般性業(yè)務(wù)或行政事務(wù)等類的文件，為10年保管。

D、上級黨政領(lǐng)導機關(guān)對本單位人事、財務(wù)、勞資及機關(guān)事務(wù)等進行監(jiān)督管理的文件；①直接針對本單位工作的文件，如機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲、調(diào)資、紀檢、審計文件等為永久保管。②不屬于本單位主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的方針政策法規(guī)性或重大事項的意見、辦法等，如干部管理、生活待遇等規(guī)定，應(yīng)為10年保管。劃分保管期限E、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)原件，不管是上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)本機關(guān)的文件，還是本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，或者是本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的文件，凡是文件內(nèi)容屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)或重大事情的，均為永久保管，凡是屬于階段性、臨時性工作的，則為10年保管。

F、聯(lián)合發(fā)文，屬于本單位主辦的，又屬于本單位主要職能的文件，為永久保管；屬于本單位會簽、聯(lián)辦或協(xié)助辦理的，且不屬于本單位主要職能的文件，為10年保管。劃分保管期限G、本單位編輯出版的刊物(含公開出版和內(nèi)部發(fā)行)，樣本(印件)列為永久保存，刊物的定稿(原稿)，重要的如社論、評論、機關(guān)領(lǐng)導人和知名人物撰寫的重要稿件、題詞等作為永久保存；經(jīng)驗、消息等一般性稿件作為10年保存。H、沒有批復的請示，等于所請示的問題未得到解決，這類文件一般應(yīng)劃分為10年保管，待批復之后，再根據(jù)其重要程度確定保管期限，抽出和批復放在一起，歸人批復年度內(nèi)。如請示雖未批復，但問題已經(jīng)解決，應(yīng)由承辦人在原請示上注明是如何解決的，并根據(jù)其重要程度確定保管期限。劃分保管期限(3)從文件的時間上看，文件內(nèi)容涉及的時間跨度大(年度以上的)或有效時限長比時間跨度小、有效時限短的保管期限長。

(4)從文件的名稱上看，條例、規(guī)定、辦法、命令、決定、方案以及指示性、規(guī)定性、決定性通知比一般性工作意見、通知的保管期限長。

(5)從文件的可靠程度上看，文件正本(指原稿、手稿、定稿和打印件)、抄本(副本、復制件)、草稿、草案等標志著文件的可靠程度和保存價值。一般來講，正本比抄本價值大，但在沒有正本的情況下，抄本的保管價值也相應(yīng)提高。重要文件、著作，其草稿、草案也有價值，可看出其制定、創(chuàng)作的過程。劃分保管期限(6)從文件的完整程度上看，全宗內(nèi)文件材料是否齊全完整，也是判定文件材料保管期限的重要依據(jù)。如文件殘缺不全，綜合性、典型性的文件不完整時，局部性、單一性甚至零星的文件材料，即使是反映點滴工作情況的文件也具有重要價值，如：本單位年度以上的總結(jié)，應(yīng)為永久，而半年、季度、月份的總結(jié)應(yīng)為短期，但如果年度以上甚至半年、季度的工作總結(jié)均已散失，那么月份的工作總結(jié)則應(yīng)永久保管。

劃分保管期限

總之，劃分文件材料保管期限的工作，是決定文件材料命運的工作，也是對文書檔案的初步鑒定，必須慎之又慎。在實際工作中，要根據(jù)《河南油田機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中“文書檔案保管期限表”的有關(guān)規(guī)定加以靈活運用，，綜合考慮文件材料的各種因素，正確地處理判定文件的保管價值同保持文件之間的有機聯(lián)系，適當照顧文件的數(shù)量三者之間的矛盾，來比較準確地劃分文件材料的保管期限。歸檔文件材料的分類與排列

六、歸檔文件材料的分類與排列1、歸檔文件材料的分類分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件分類，即根據(jù)本單位歸檔文件的來源、時間內(nèi)容和形成等方面的異同，按照一定的方法，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于提供利用，而且對排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來組織檔案室藏和上架排列管理都有著重要意義。歸檔文件材料的分類與排列分類方法也稱為“分類標準”、“分類特征”、“分類原則”。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，諸如：年度分類法、機構(gòu)(問題)分類法、保管期限分類法，還有將幾種分類方法結(jié)合使用的復式分類方法等等根據(jù)企業(yè)檔案工作實際情況，針對其產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量較少，且多數(shù)為兼職檔案人員進行整理，宜采用簡單、實用的整理方法，便于操作。歸檔文件材料的分類與排列

采用：歸檔文件按全宗(單位)——按年度——按保管期限——按時間先后的順序進行整理和排列。年度為文件材料形成年度?？缒甓日匍_的會議或跨年度辦結(jié)的案件形成的匯編本放在會議結(jié)束年或案件辦結(jié)年。歸檔文件材料的分類與排列

文書檔案檔號：由“全宗號＋分類號＋年度＋保管期限+件號”組成，全宗號和分類號之間不加分隔符，分類號、年度、保管期限、件號之間加中間點“·”符號隔開。檔號組成如下：全宗號：用兩位阿拉伯數(shù)字表示，按局檔案館規(guī)定填寫。分類號：用大寫英文字母“D”表示。

歸檔文件材料的分類與排列

年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示。保管期限：分別用“永”、“30”、“10”代字表示永久、30年、10年不同的保管期限。件號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，一個年度內(nèi)分別按永久、30年、10年編制三個流水號，從0001開始流水編號。歸檔文件材料的分類與排列例如：

01D·2010·永·0001件號

保管期限年度一級類目號（文書檔案）全宗號（局機關(guān)）歸檔文件材料的分類與排列例如：

01D·2010·30·0001件號

保管期限年度一級類目號（文書檔案）全宗號（局機關(guān)）歸檔文件材料的分類與排列例如：

01D·2010·10·0001件號

保管期限年度一級類目號（文書檔案）全宗號（局機關(guān)）歸檔文件材料的分類與排列2、歸檔文件材料的排列（1）歸檔文件材料在同一年度內(nèi)按永久、定期30年、定期10年排列；

（２）在同一保管期限內(nèi)按文件材料形成時間的先后排列；

（３）會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；（４）普發(fā)性上級來文集中排列在本單位歸檔文件之后；歸檔文件材料的分類與排列

（５）同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列；（６）不同事由的歸檔文件排列，可按不同事由形成時間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列；

歸檔文件材料的分類與排列（７）對具有保存價值、但未及時歸檔的零散文件，應(yīng)排列在當年歸檔文件的最后，在歸檔文件目錄備注欄中注明“此件與前X件為同一事由”；或與內(nèi)容相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中注明“此件為兩件”。并在插入文件的右上角蓋“插入件”。

歸檔文件材料的編號七、歸檔文件材料的編號1、歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其內(nèi)容有：編件號、蓋歸檔章及填寫歸檔章內(nèi)項目。2、件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號（進館時按進館要求編寫，檔案室暫不填寫）兩種。室編件號的編制辦法為：每個全宗(單位)的歸檔文件材料在同一年度內(nèi)按保管期限排列順序逐件編號。

歸檔文件材料的編號3、歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、室編件號、館編件號等項目。全宗號是指檔案館給立檔單位的代號，用二位阿拉伯數(shù)字表示如：01、02、03……；室編件號用4位數(shù)表示如：0001、0002、0003……。4、歸檔章的格式為長45mm,寬16mm，分為均勻的6格(見歸檔章樣式)。填寫歸檔章項目應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字跡材料，也可按歸檔項目內(nèi)容刻成印章直接蓋在欄內(nèi)。歸檔章一般蓋在每份文件首頁上端右上角的空白位置。歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)與批示文字或收文章等重疊。歸檔文件材料的編號歸檔章格式全宗號年度室編號館編號機構(gòu)保管期限3×3×15mm16mm單位：mm歸檔文件的編目八、歸檔文件的編目1、歸檔文件的編目編目，是指編制歸檔文件目錄。包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁號和備注七項。其釋義和具體填寫要求如下：（1）件號，是指室編件號。（2）責任者，是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。責任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本單位”等含義不明，難于判斷的簡稱；聯(lián)合發(fā)文責任者應(yīng)填寫標注發(fā)文字號的機關(guān)。對于領(lǐng)導人講話或以領(lǐng)導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領(lǐng)導人姓名。。歸檔文件的編目

（3）文號，是指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機關(guān)代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能省略。（4）題名，即文件材料的標題。一般文件只有一個題名，可照實抄錄，若有副題名或并列題名，在正題名能反映文件內(nèi)容時，可只錄正題名，否則需全部抄錄。需抄錄副題名或并列題名時，在副題名或并列題名前加“－”符號。文件沒有題名或題名含義不清，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并在新擬或補充題名之外加“［］”號。重要的會議記錄重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。歸檔文件的編目

（5）日期，即文件材料的形成時間。一般文件的形成時間即發(fā)文時間（文件落款時間）。文件日期用８位阿拉伯數(shù)字標注，如2001年1月3日，標為20010103，填寫時可設(shè)計成兩行，上行4位數(shù)為年度，下行4位數(shù)為月日。沒有日期的文件盡量考證出日期，并外加“[]”號填寫在目錄中。多份文件（如各種存根、合訂的合同等）作為一件的可填寫最后一份文件材料形成時間。歸檔文件的編目（6）頁數(shù)，填寫一份文件的總頁數(shù)。發(fā)文包括正文、發(fā)