秘書(shū)的辦文工作

第六章秘書(shū)的辦文工作學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容思考練習(xí)本章小結(jié)通過(guò)闡述公務(wù)文書(shū)的概念、性質(zhì)及黨和國(guó)家關(guān)于公文標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求，理解“辦文〞工作。掌握撰寫(xiě)、收發(fā)傳遞、立卷歸檔等具體文書(shū)的辦理方法和秘書(shū)“辦文〞工作的標(biāo)準(zhǔn)，提高秘書(shū)“辦文〞工作的根本能力。第一節(jié)文書(shū)的撰擬第二節(jié)文書(shū)的處理第三節(jié)針對(duì)來(lái)文要辦理的事務(wù)第四節(jié)秘書(shū)“辦文〞工作案例第一節(jié)文書(shū)的擬撰本節(jié)要點(diǎn)一、公務(wù)文書(shū)的概念和性質(zhì)二、黨和國(guó)家關(guān)于公文標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求三、公務(wù)文書(shū)的體式秘書(shū)起草撰寫(xiě)公文與撰寫(xiě)其他文章不同，公文撰寫(xiě)有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求，這是秘書(shū)在“辦文〞中，尤其是在撰文中必須遵守的。一、公務(wù)文書(shū)的概念和性質(zhì)由于公務(wù)文書(shū)概念的不同，使其具有了不同的性質(zhì)。袁世凱批準(zhǔn)“二十一條〞的文書(shū)敦煌莫高窟出土的文書(shū)

〔一〕公務(wù)文書(shū)的概念公務(wù)文書(shū)有廣義和狹義兩種理解。具體的內(nèi)容如下〔見(jiàn)圖4-1〕。圖4-1公務(wù)文書(shū)的定義廣義狹義公務(wù)文書(shū)的定義黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及一切依法成立的組織在各自的政務(wù)、公務(wù)、商務(wù)等工作和活動(dòng)中代表本組織形成的規(guī)范的文書(shū)信函均可以稱公文公務(wù)文書(shū)是專指國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)廣義：這樣的公務(wù)文書(shū)種類很多，隨著現(xiàn)代社會(huì)公務(wù)交際交往和現(xiàn)代文字處理技術(shù)的開(kāi)展，還有新的文種出現(xiàn)。狹義：它是傳達(dá)、貫徹黨和政府的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。一般特指在國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起實(shí)施的?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?中明確規(guī)定的13種國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文。?方法?指出，“行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。〞〔二〕公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)

根據(jù)公務(wù)文書(shū)有廣義和狹義的劃分，其性質(zhì)有如下的分類，如表4-1所示。表4-1公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)

按定義劃分公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)概念廣義公務(wù)性是指以組織名義或組織領(lǐng)導(dǎo)人、法人名義發(fā)文，文書(shū)的內(nèi)容是組織的公務(wù)工作和活動(dòng)實(shí)用性是指公文的內(nèi)容對(duì)組織貫徹決策、推行管理、落實(shí)事項(xiàng)有實(shí)際使用價(jià)值，起實(shí)際作用規(guī)范性是指這類公文在組織往來(lái)中有約定俗成的行文語(yǔ)言、成文格式、文種要求等續(xù)表按定義劃分公務(wù)文書(shū)的性質(zhì)概念狹義政治性是代表國(guó)家行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)，集中體現(xiàn)國(guó)家的根本利益職權(quán)性是代表行政機(jī)關(guān)的職權(quán)，實(shí)施管理職能。其制作的公文，所管轄的范圍內(nèi)，具有法定效力政策性是其制發(fā)機(jī)關(guān)所管轄的各級(jí)各類組織的辦事依據(jù)。本身既在傳達(dá)黨和政府的方針、政策，又在貫徹、執(zhí)行方針、政策傳播性是信息的載體國(guó)家通過(guò)公布以下的方法和規(guī)定來(lái)標(biāo)準(zhǔn)公文的寫(xiě)作和處理〔見(jiàn)圖4-2〕。二、黨和國(guó)家關(guān)于公文標(biāo)準(zhǔn)的

有關(guān)要求圖4-2黨和國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式三、公務(wù)文書(shū)的體式?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?嚴(yán)格規(guī)定了行政機(jī)關(guān)的公文體式，行政機(jī)關(guān)的公文應(yīng)嚴(yán)格依法行文。其他組織的公文為莊重標(biāo)準(zhǔn)起見(jiàn)，也形成了相應(yīng)的體式要求。公文的體式由以下四局部組成〔見(jiàn)圖4-3〕。圖4-3公文的體式的組成局部〔一〕公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下11局部〔見(jiàn)圖4-4〕。圖4-4公文的結(jié)構(gòu)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文字號(hào)公文標(biāo)題附件說(shuō)明成文日期正文公文生效標(biāo)識(shí)受文者發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：其作用在于說(shuō)明公文的責(zé)任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。通常有兩種形式：一是作為文頭〔又稱版頭〕，多采用大號(hào)字體套紅標(biāo)識(shí)于公文首頁(yè)上端，由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱加“文件〞二字構(gòu)成；二是作為署名，用黑色字體將發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱標(biāo)于公文末頁(yè)的落款處。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。發(fā)文字號(hào)：作為專指性很強(qiáng)的文件代號(hào)，為檢索和引用文、件提供便利，同時(shí)也便于對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號(hào)構(gòu)成，如國(guó)辦發(fā)199828號(hào)，意為該文件系國(guó)務(wù)院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。發(fā)文年份應(yīng)寫(xiě)完整，發(fā)文順序號(hào)按該年份發(fā)文的先后順序采用大流水的方法依次順序編寫(xiě)，不得出現(xiàn)重復(fù)或漏編的現(xiàn)象。一份公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。另外在上行文中還有簽發(fā)人標(biāo)識(shí)是在公文正文簽注代表機(jī)關(guān)最后核查并批準(zhǔn)公文向外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。簽發(fā)在公文正本首頁(yè)標(biāo)題之下、正文之上靠右的位置。公文標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三局部構(gòu)成。撰擬公文標(biāo)題時(shí)，在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間通常用介詞“關(guān)于〞、“對(duì)〞連接，在事由與文種之間用助詞“的〞連接。事由應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。文種要準(zhǔn)確。另外題注是對(duì)標(biāo)題的注解和說(shuō)明。題注的寫(xiě)法是在公文標(biāo)題之下標(biāo)注。受文者：通常分為兩種：一種是主送機(jī)關(guān)，即對(duì)公文負(fù)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)；另一種是抄送機(jī)關(guān)，即只需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容而不承擔(dān)辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。標(biāo)注受文者時(shí)，應(yīng)使用全稱、標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。正文：用于闡述具體內(nèi)容，表達(dá)發(fā)文意圖，使受文者對(duì)文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認(rèn)識(shí)。正文的內(nèi)容一般要求做到一文一事，正文的結(jié)構(gòu)通常包括開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三局部。附件說(shuō)明：可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進(jìn)一步補(bǔ)充和完善公文正件的內(nèi)容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考數(shù)據(jù)。附件說(shuō)明指為附件所做的標(biāo)記，用以注明附件的順序和名稱等，以便查閱和保存附件，防止附件散亂、喪失。另外為使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解釋、說(shuō)明的名詞術(shù)語(yǔ)，通常在附注中加以注解。成文日期：通常以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期作為公文的成文日期；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。一般情況下，公文開(kāi)始生效的時(shí)間是以成文日期為準(zhǔn)的。公文生效標(biāo)識(shí)：分為兩種形式：其一是印章，指作為機(jī)關(guān)公文權(quán)力象征的圖章；其二是簽署，指有權(quán)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在公文正本的落款處簽名〔或代以簽名章〕。需要說(shuō)明的是，多數(shù)公文是蓋印表示生效；有些是簽署表示生效；有的需要蓋印和簽署同用；有的那么都不需要?！捕彻牡臉?biāo)記公文的標(biāo)記由以下七個(gè)局部組成，如表4-2所示。表4-2公文的標(biāo)記公文的標(biāo)記概念主題詞是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。主題詞的標(biāo)引應(yīng)將以公文內(nèi)容為特征的主題詞寫(xiě)在前面，表明文種的主題詞寫(xiě)在后面印發(fā)說(shuō)明又稱版記。是對(duì)公文印刷、制作、發(fā)出情況的介紹與解說(shuō)。其作用是明確公文印制質(zhì)量、時(shí)限的責(zé)任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過(guò)程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利公文的標(biāo)記概念公文格式分類代碼表明每份公文格式在整個(gè)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件格式系統(tǒng)中的類別歸屬及注冊(cè)順序的代碼份號(hào)是對(duì)根據(jù)同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼密級(jí)標(biāo)識(shí)是表明公文保密等級(jí)的標(biāo)識(shí)符號(hào)，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限緊急程度標(biāo)識(shí)指表明對(duì)公文（包括電報(bào)）送達(dá)和辦理的時(shí)限要求的標(biāo)識(shí)符號(hào)收文印章是收文機(jī)關(guān)為便于管理，收到公文后在首頁(yè)右上端加蓋的戳記續(xù)表〔三〕公文的格式為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、法規(guī)性，對(duì)公文中所有結(jié)構(gòu)和標(biāo)記的組成方法，有明確的標(biāo)識(shí)規(guī)那么。行政機(jī)關(guān)的公文參照?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行?！菜摹彻牡奈捏w?方法?中規(guī)定公文應(yīng)當(dāng)做到：情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。公文的文體應(yīng)當(dāng)以說(shuō)明、表達(dá)和議論的表達(dá)方法為主，排斥描寫(xiě)，盡量不抒情。公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)采用現(xiàn)代漢語(yǔ)書(shū)面語(yǔ)言，可以有通行的口語(yǔ)，不用俗語(yǔ)和土話。公文的文體力求莊重標(biāo)準(zhǔn)。第二節(jié)文書(shū)的處理本節(jié)要點(diǎn)一、?方法?中規(guī)定的收發(fā)文處理程序二、文書(shū)處理工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)三、現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型文書(shū)與載體“寫(xiě)文〞產(chǎn)生的作用，靠“走文〞才能發(fā)揮。因此文書(shū)的收發(fā)傳遞處理工作必須標(biāo)準(zhǔn)化。一、?方法?中規(guī)定的收發(fā)文

處理程序文書(shū)的收發(fā)傳遞處理工作是秘書(shū)部門(mén)的重要任務(wù)之一，為了使機(jī)關(guān)各部門(mén)能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)要一絲不茍地做好文書(shū)管理工作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)效勞，以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行?！惨弧嘲l(fā)文的處理程序機(jī)關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在日常生活中，主要按一下程序進(jìn)行〔見(jiàn)圖4-5〕。圖4-5發(fā)文的處理程序草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印用印登記注辦分發(fā)發(fā)文的處理程序草擬草擬亦稱擬稿，是秘書(shū)接受領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文意圖之后，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行草擬公文的過(guò)程；也是指撰文秘書(shū)接受任務(wù)后，搜集有關(guān)信息資料、了解情況、醞釀構(gòu)思、擬制起草提綱以及撰擬文稿的工作。從秘書(shū)“辦文〞工作說(shuō)，草擬是發(fā)文的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也可以是收文中“承辦〞的繼續(xù)，秘書(shū)承辦的就是草擬文稿。1審核審核亦稱核稿，是指機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)或負(fù)責(zé)擬稿的業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)所擬文稿的審核過(guò)程。一般由秘書(shū)部門(mén)指定有經(jīng)驗(yàn)的、思想業(yè)務(wù)水平和文字水平都比較高的秘書(shū)負(fù)責(zé)，所以也叫“把關(guān)〞或“把口〞。核稿的目的是為了保證文書(shū)質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的時(shí)間和精力。所以，核稿必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面細(xì)致。2審核的重點(diǎn)內(nèi)容包括以下六種〔見(jiàn)圖4-6〕。圖4-6審核的內(nèi)容審核的內(nèi)容看文件內(nèi)容是否符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法令規(guī)定，是否符合“一文一事”的規(guī)定看文字是否通順準(zhǔn)確簡(jiǎn)明看涉及有關(guān)部門(mén)或單位的問(wèn)題是否協(xié)商一致看提出的要求措施是否明確具體切實(shí)可行看用什么名義和格式行文，是否符合規(guī)范要求看有無(wú)發(fā)文的必要隨著目前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的擴(kuò)大，在企業(yè)、公司中，已不可能有一套秘書(shū)班子來(lái)撰文，也不再有專門(mén)“把關(guān)〞的負(fù)責(zé)人。秘書(shū)寫(xiě)文書(shū)，往往自己把關(guān)、自己核查。這就要求秘書(shū)有較高的文字水平和較強(qiáng)的文書(shū)處理能力，力爭(zhēng)送上的文書(shū)，不必改動(dòng)或稍加修改就可以走入下一個(gè)環(huán)節(jié)。

簽發(fā)簽發(fā)是文書(shū)經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)上司核準(zhǔn)簽字，準(zhǔn)予發(fā)出。簽發(fā)也是文書(shū)形成的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，只是簽發(fā)人不是秘書(shū)，而是有權(quán)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。簽發(fā)人對(duì)要簽發(fā)的文書(shū)全面負(fù)責(zé)，所以簽發(fā)之前必須認(rèn)真審核。

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從秘書(shū)的角度看，簽發(fā)人要對(duì)秘書(shū)的文書(shū)送審稿審核什么呢？主要內(nèi)容有以下三點(diǎn)。對(duì)文書(shū)從內(nèi)容到形式，從文字、標(biāo)點(diǎn)到行文、語(yǔ)法、邏輯、主題等等要進(jìn)行全面斟酌。經(jīng)審閱，文書(shū)無(wú)大問(wèn)題的，簽發(fā)者應(yīng)在閱后簽上明確的意見(jiàn)或批示、簽發(fā)人姓名及簽發(fā)日期。對(duì)簽發(fā)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)較多的文稿，修改后可再報(bào)簽發(fā)；只需稍加修改的，如果領(lǐng)導(dǎo)也已經(jīng)簽發(fā)，就可不再報(bào)。如果秘書(shū)只是轉(zhuǎn)呈文稿，文稿起草是另一個(gè)承辦單位，對(duì)簽發(fā)中改動(dòng)的文稿，秘書(shū)要在制文的同時(shí)，退一份改動(dòng)后的稿樣給原承辦單位。123簽發(fā)的關(guān)鍵是時(shí)間問(wèn)題，及時(shí)簽發(fā)對(duì)文書(shū)極為重要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書(shū)的事。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)應(yīng)做好一下三點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-7〕。圖4-7秘書(shū)在簽發(fā)中的任務(wù)秘書(shū)在簽發(fā)中的任務(wù)準(zhǔn)確理解簽發(fā)中的修改意見(jiàn)或批示，在進(jìn)一步修改公文時(shí)，以最準(zhǔn)確的文字，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見(jiàn)秘書(shū)要選準(zhǔn)呈上簽發(fā)的時(shí)間準(zhǔn)確地確定要簽發(fā)的文書(shū)，因?yàn)橛械奈臅?shū)并不需要簽發(fā)復(fù)核2001年1月1日施行的?方法?在“簽發(fā)〞之后參加了“復(fù)核〞環(huán)節(jié)。?方法?第五章“發(fā)文辦理〞第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)等。這實(shí)際上給了秘書(shū)部門(mén)對(duì)文書(shū)的又一次把關(guān)的時(shí)機(jī)，也增加了秘書(shū)部門(mén)對(duì)所發(fā)文書(shū)的責(zé)任。復(fù)核的重點(diǎn)在于文書(shū)的形式和程序。4繕印繕印是對(duì)經(jīng)復(fù)核沒(méi)有問(wèn)題的定稿進(jìn)行技術(shù)加工，制作文書(shū)的正式的過(guò)程?？樣【褪怯啥ǜ逯票惧X份文書(shū)的正、副、存本的過(guò)程?？樣∮懈鞣N不同的簡(jiǎn)捷方式，可以先通過(guò)文字處理機(jī)或電腦，經(jīng)編輯排版，使定稿在體式上標(biāo)準(zhǔn)化。如果發(fā)文數(shù)量小，可以直接打印、復(fù)印，數(shù)量多的，可以用輕型印刷或激光照排技術(shù)，膠印技術(shù)。5下面介紹文書(shū)稿本的主要稱謂〔見(jiàn)圖4-8〕。圖4-8文書(shū)稿本的稱謂草稿定稿正本副本存本草稿：是文書(shū)的原始稿本，反映了文書(shū)的撰制、起草過(guò)程，主要供修改、討論、審批使用。草稿不是正式文稿?！安莞濞暡⒉皇侵肝母逍问缴喜徽?guī)、不規(guī)范，而主要是指相對(duì)正式文書(shū)而言，它在內(nèi)容上還是不成熟的、不完善的文書(shū)。定稿：是正式文書(shū)的依據(jù)稿，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)、上司審閱核準(zhǔn)后簽發(fā)的，或是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)的稿本，也就是草稿經(jīng)過(guò)簽發(fā)和復(fù)核后形成的稿本?！岸ǜ濞暼允歉?，內(nèi)容上已經(jīng)確定，一般不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意秘書(shū)不能再加更改，但是它不具備“本〞的形式，要經(jīng)過(guò)從“稿〞到“本〞的技術(shù)處理，才產(chǎn)生正式文書(shū)。正本：是根據(jù)定稿印制或編寫(xiě)的向外發(fā)出的文本。在辦文中，正本具有法定的實(shí)效。副本：是根據(jù)正本另行復(fù)制的文書(shū)。實(shí)質(zhì)上，副本與正本在辦文中有許多不同。副本主要用來(lái)代替正本供傳閱、參考、備查使用。對(duì)于上行文，正本是主送給有關(guān)批準(zhǔn)、審閱的收文機(jī)關(guān)的，副本是抄報(bào)用的。這樣，批示、批準(zhǔn)、批復(fù)意見(jiàn)，應(yīng)見(jiàn)諸正本。僅僅是傳閱、備查的副本，可以是復(fù)印件，印跡也可以復(fù)印。存本：存本是發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印制本，是正本的留查樣本，存本一般可以不加蓋公章，留存的份數(shù)由秘書(shū)根據(jù)需要定。

秘書(shū)可以根據(jù)自己工作中辦文量的實(shí)際情況，配備相應(yīng)的辦公室印刷設(shè)備。一般大量的文書(shū)繕印由專門(mén)部門(mén)制作，少量的由秘書(shū)本人制作，秘書(shū)也必須掌握桌面印刷技術(shù)。秘書(shū)在繕印環(huán)節(jié)中，還要做好文書(shū)的校對(duì)。校對(duì)是以簽發(fā)的定稿為基準(zhǔn)，對(duì)繕印本進(jìn)行核對(duì)，在各方面保證文書(shū)準(zhǔn)確無(wú)誤。秘書(shū)對(duì)繕印要做到準(zhǔn)確、清晰、整潔、規(guī)格統(tǒng)一、印刷及時(shí)。要對(duì)原稿負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有疑誤，應(yīng)與核稿人員研究，不得擅自改動(dòng)。每件公文從文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期到文件印刷份數(shù)、頁(yè)碼、正文、標(biāo)點(diǎn)，都要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行校對(duì)。末頁(yè)應(yīng)盡量避免無(wú)正文現(xiàn)象，如無(wú)法防止，應(yīng)注明“此頁(yè)無(wú)正文〞。發(fā)出的文件必須加蓋機(jī)關(guān)印章。

用印用印是指在有必要加蓋印章的文書(shū)正本上加蓋機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人印章的過(guò)程。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，在制發(fā)中一般都要經(jīng)過(guò)蓋章這一環(huán)節(jié)。用印的文件，要以原稿上領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)為準(zhǔn)，無(wú)簽發(fā)不得用印。也有極少的、針對(duì)性很強(qiáng)的文書(shū)，如辦理某件具體事項(xiàng)的回函、批復(fù)，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿為正本，蓋印后復(fù)制留存本，正本發(fā)出。6在國(guó)家行政機(jī)關(guān)內(nèi)包含有以下三種用印方式，如表4-3所示。表4-3三種用印方式用印方式適用情況只簽署不蓋印的公務(wù)文書(shū)一是層次很高；二是尊重別國(guó)的習(xí)慣或方式；三是雖屬公務(wù)文書(shū)，但主要是禮節(jié)性的只蓋印不簽署的公務(wù)文書(shū)是向外單位發(fā)出的、一般指比較莊重、鄭重、正式的公務(wù)文書(shū)又簽署、又蓋印的公務(wù)文書(shū)一是它一定是公務(wù)文書(shū)，而不是私人文書(shū)，所以，簽署者應(yīng)是法人、最高領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｉT(mén)的負(fù)責(zé)人二是這種文書(shū)一般多見(jiàn)于經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書(shū)，上面要明確有法人代表簽署、簽署時(shí)間和用印文書(shū)印章蓋在正文落款處，疊印在發(fā)文機(jī)關(guān)和日期上。要注意：印章名稱要與發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一致，否那么要加以說(shuō)明。印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準(zhǔn)確。一般落款印要“騎年蓋月〞。印章只蓋在公文正本上。1234登記登記是指根據(jù)本機(jī)關(guān)文書(shū)處理的具體要求與發(fā)取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁(yè)式的登記方式。登記工程，一般應(yīng)包括：發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、保密等級(jí)、發(fā)往機(jī)關(guān)、附件、份數(shù)、承辦單位、案卷號(hào)等，如果是回復(fù)對(duì)方的文書(shū)，還需注明收文編號(hào)。對(duì)發(fā)文進(jìn)行認(rèn)真的登記，是文書(shū)管理、查考的重要根底。7

分發(fā)

分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對(duì)撰制登記好的文書(shū)封裝、發(fā)出的過(guò)程。分發(fā)是一項(xiàng)細(xì)致的工作，是將向外發(fā)出的文書(shū)信函進(jìn)行封裝、發(fā)出的過(guò)程。8“分發(fā)〞的程序分發(fā)作為一項(xiàng)工作，有其特定的程序〔見(jiàn)圖4-9〕。圖4-9“分發(fā)〞的程序1核對(duì)封套與封內(nèi)文書(shū)一致并加封后，按相應(yīng)的方式發(fā)出檢查發(fā)文登記。和收文登記一樣，發(fā)文也有詳細(xì)的登記表格

填好并檢查所有封套標(biāo)記寫(xiě)好文件、文書(shū)封套或函件信封封發(fā)的本卷須知在分發(fā)過(guò)程中應(yīng)注意以下六點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-10〕。圖4-10封發(fā)的本卷須知2注辦注辦是對(duì)發(fā)出的文書(shū)的辦理情況做出必要的說(shuō)明，注明辦理結(jié)果的環(huán)節(jié)?！白⑥k〞一般是發(fā)文登記內(nèi)容的一項(xiàng)，是對(duì)文書(shū)已經(jīng)發(fā)出情況的注明。其作用是便于今后查考。9〔二〕收文的處理但凡由外機(jī)關(guān)或外部門(mén)送給本機(jī)關(guān)的文件，統(tǒng)稱為收文。簽收簽收就是簽字表示收到來(lái)文，是收文處理工作的開(kāi)端。小型機(jī)關(guān)只設(shè)一個(gè)綜合收發(fā)室或?qū)！布妗陈毷瞻l(fā)員，負(fù)責(zé)文件的簽收、拆封、登記和送閱。大中型機(jī)關(guān)多設(shè)內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門(mén)收文，而后轉(zhuǎn)交秘書(shū)人員〔文書(shū)〕。公司、企業(yè)的文書(shū)信函常由寫(xiě)字樓的前臺(tái)或辦公樓的總收發(fā)代收，秘書(shū)從專門(mén)的信箱或前臺(tái)收取。1秘書(shū)簽收文件時(shí)要注意三點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-11〕。圖4-11秘書(shū)簽收文件時(shí)要注意的內(nèi)容將文件封套上的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)的文件編發(fā)號(hào)，以及發(fā)文機(jī)關(guān)的機(jī)要通信號(hào)、等登記在的收文簿上

仔細(xì)查看文件封套上所注的收文機(jī)關(guān)部門(mén)或姓名，是否是本機(jī)關(guān)，如有誤投，應(yīng)立即退回檢查無(wú)誤后，收件人應(yīng)認(rèn)真地在送件人的投遞回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，然后轉(zhuǎn)送到秘書(shū)部門(mén)簽收后就要拆封，亦稱啟封，是指有權(quán)拆封的秘書(shū)對(duì)來(lái)文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來(lái)文的程序。對(duì)拆封工作應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，除指定專人或主管文件工作的機(jī)要秘書(shū)拆封外，其他人員不得拆封。拆封范圍是：封面上標(biāo)明送本機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)辦公室以及機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)人〞收的所有信件。封面標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)同志名字的，或“親啟〞、“親收〞字樣的，一般不得拆封。拆封時(shí)應(yīng)注意幾點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-12〕。圖4-12拆封時(shí)應(yīng)注意的內(nèi)容注意保存原封套的完好，不要損壞封內(nèi)文件、信件，必要時(shí)還應(yīng)把原封套別在文件或信件后一并處理文件的秘密等級(jí)在封套上是標(biāo)明的，但如果拆封后發(fā)現(xiàn)是保密文件，不再轉(zhuǎn)讓他人閱讀，拆封人員要負(fù)責(zé)保管請(qǐng)示類文件，如無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或其他手續(xù)不全時(shí)，應(yīng)拒收退回；在處理急件時(shí)，應(yīng)告知行文錯(cuò)處登記登記是有權(quán)拆封的秘書(shū)對(duì)所經(jīng)手拆閱的文書(shū)進(jìn)行管理和保護(hù)的必要措施，也是保障文書(shū)迅速辦理的措施，是一項(xiàng)重要的制度。登記制度便于對(duì)文書(shū)的管理和保護(hù)；便于對(duì)目標(biāo)文書(shū)的查找和利用；便于統(tǒng)計(jì)和催辦；便于文書(shū)工作中的核對(duì)和交接。2秘書(shū)對(duì)來(lái)文登記，在實(shí)際工作中有兩類登記的用具，如表4-4所示。表4-4兩類登記用具登記用具作用收文登記簿、冊(cè)的形式，主要是來(lái)文登記一覽表是將所有來(lái)文按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)登記在一起，起總體掌握來(lái)文及辦理情況的作用收文登記卡、單的形式是為每一份來(lái)文做一份登記表，起重點(diǎn)表示該份來(lái)文辦理情況的作用無(wú)論何種形式，大體內(nèi)容都是有關(guān)公文的來(lái)源、內(nèi)容以及辦理情況的。在中等規(guī)模的黨政機(jī)關(guān)，所用的?收文登記簿?，對(duì)三級(jí)件〔即黨中央國(guó)務(wù)院文件、省委省政府文件、市委市政府文件〕都按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱分冊(cè)登記。規(guī)模較小的單位或機(jī)關(guān)收文不多，一般建立綜合性的?收文登記簿?，在簿內(nèi)相隔適當(dāng)冊(cè)頁(yè)將眉端錯(cuò)落，標(biāo)明各類文件名稱，以便登記和查找。有些文件不需要登記，如各種公開(kāi)或內(nèi)部不屬機(jī)密的一般性簡(jiǎn)報(bào)，越級(jí)的請(qǐng)示和一般性抄件，行政事務(wù)性通知、請(qǐng)柬、介紹信等。審核2001年1月1日施行的?方法?在“登記〞之后參加了“審核〞環(huán)節(jié)。?方法?第六章“收文處理〞第三十一條對(duì)此做了規(guī)定。規(guī)定：“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)那么；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用和公文格式是否標(biāo)準(zhǔn)。〞3擬辦擬辦是秘書(shū)根據(jù)來(lái)文的具體情況，對(duì)來(lái)文如何處理，拿出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核決定的過(guò)程。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，“擬辦〞是在辦文工作中表達(dá)“輔助管理〞職能的重要環(huán)節(jié)。4秘書(shū)要做好擬辦應(yīng)該做好以下三點(diǎn)。首先要對(duì)來(lái)文內(nèi)容有透徹的了解掌握，要先認(rèn)真閱讀來(lái)文，弄清楚：來(lái)文的上、下款是否明確；來(lái)文的主要內(nèi)容；提出的主要問(wèn)題，這些問(wèn)題是否需要辦理；提出的問(wèn)題與哪些部門(mén)有關(guān)系?應(yīng)由哪個(gè)部門(mén)主辦，由誰(shuí)批示；來(lái)文的辦理時(shí)限和秘密等級(jí)要求。其次要對(duì)相應(yīng)的政策法規(guī)、類似問(wèn)題的處理常規(guī)有所掌握。最后要充分掌握自己提出擬辦意見(jiàn)的理由。擬辦也可以由具體承辦部門(mén)、承辦人來(lái)做。

批辦批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人針對(duì)一份來(lái)文應(yīng)當(dāng)如何處理而做出的指示性意見(jiàn)，也可以是對(duì)擬辦情況的肯定或否認(rèn)。文件的批辦工作一般由機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人、秘書(shū)長(zhǎng)或辦公室主任承擔(dān)。秘書(shū)的工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)搞好批辦環(huán)節(jié)。5秘書(shū)要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文做出三項(xiàng)明確的批辦內(nèi)容〔見(jiàn)圖4-13〕。圖4-13批辦的內(nèi)容批辦的內(nèi)容

領(lǐng)導(dǎo)簽署姓名

批辦時(shí)間批辦意見(jiàn)做好批辦的環(huán)節(jié)，可以使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理、掌握重要的收文，了解情況，加強(qiáng)對(duì)文字秘書(shū)的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收進(jìn)的文書(shū)并不需要一一批辦，主要批辦秘書(shū)呈送的收文，因此，要求秘書(shū)準(zhǔn)確地把握?qǐng)?bào)送批辦公文的尺度。這個(gè)尺度一般是秘書(shū)在長(zhǎng)期的輔助領(lǐng)導(dǎo)做文書(shū)擬辦中，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的辦文辦事能力有了充分了解，領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)之間建立了對(duì)送批文書(shū)范圍的共識(shí)。承辦承辦就是“承接辦理〞，是秘書(shū)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示，承接辦理某份來(lái)文內(nèi)容中要求辦理的事項(xiàng)。這工作可能是撰制一份新的文書(shū)，可能是辦一件事，可能是組織準(zhǔn)備一次會(huì)議，也可能以其他綜合辦理的形式表達(dá)。不需要秘書(shū)承辦的事，也要由秘書(shū)轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)交給承辦人，這在文書(shū)處理中亦稱“交辦〞?？梢?jiàn)承辦是文書(shū)處理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書(shū)所涉及的事務(wù)的過(guò)程。6催辦催辦是對(duì)文件承辦工作的檢查和催促的過(guò)程，這是防止辦事拖沓、文件積壓，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施。一旦催辦有結(jié)果，秘書(shū)要針對(duì)該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)回復(fù)辦理情況，即“辦復(fù)〞。無(wú)論是向領(lǐng)導(dǎo)或交辦人口頭匯報(bào)，還是文字“辦復(fù)〞，辦理結(jié)果一般要說(shuō)明在何時(shí)由何人主辦該事項(xiàng)、辦理結(jié)果以及是否有遺留問(wèn)題，有無(wú)結(jié)論等。7無(wú)論是發(fā)文還是收文，在辦文環(huán)節(jié)的最后，都有文書(shū)工作為以后的檔案工作所做的準(zhǔn)備工作環(huán)節(jié)。它包括〔見(jiàn)圖4-14〕。圖4-14文書(shū)工作的內(nèi)容立卷歸檔銷毀立卷歸檔：“注辦〞或“辦復(fù)〞后，秘書(shū)部門(mén)根據(jù)立卷的要求將文件整理歸卷。立好的案卷，可按照檔案部門(mén)的規(guī)定，定期向檔案部門(mén)移交。銷毀：凡已辦理完畢并無(wú)查考保存價(jià)值的文書(shū)，應(yīng)妥善保存，于當(dāng)年年底編制銷毀目錄，報(bào)請(qǐng)主管的領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后定期銷毀；如屬保密文件，那么必須逐件登記目錄，并派人監(jiān)督銷毀。二、文書(shū)處理工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)文書(shū)處理時(shí)應(yīng)注意以下四點(diǎn)?！惨弧澄闹疾幻?，文種不分通過(guò)對(duì)請(qǐng)示與報(bào)告，通知與通報(bào)的辨析來(lái)討論這一點(diǎn)。請(qǐng)示與報(bào)告混用“請(qǐng)示〞有兩種類型，一種是“申報(bào)性〞請(qǐng)示，另一種是“求助性〞請(qǐng)示。請(qǐng)示理由往往有匯報(bào)的特點(diǎn)或在報(bào)告中帶著請(qǐng)示事項(xiàng)。1所以，有些秘書(shū)常將請(qǐng)示的理由與情況匯報(bào)的“報(bào)告〞混為一體，造成文件主旨不明，如表4-5所示。文種主旨是否回復(fù)標(biāo)題寫(xiě)法請(qǐng)示請(qǐng)示的主旨是向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)，反映情況的內(nèi)容只是作為請(qǐng)示事項(xiàng)的理由請(qǐng)示要求上級(jí)回復(fù)有時(shí)請(qǐng)示的標(biāo)題寫(xiě)法是加上“呈請(qǐng)”、“提請(qǐng)”等字樣，以顯示“請(qǐng)示”的特色報(bào)告報(bào)告的主旨是匯報(bào)情況報(bào)告不需要上級(jí)回復(fù)報(bào)告不能把標(biāo)題寫(xiě)成《關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告》的形式表4-5請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別通知與通報(bào)混用

通知與通報(bào)都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，而且在傳送信息、溝通情況、提出要求等方面有相似之處，因此，常把通知與通報(bào)混用。通知的文旨在于上級(jí)要求下級(jí)執(zhí)行辦理的具體要求，而通報(bào)的文旨在于以好的、壞的典型事例或重要情況來(lái)教育有關(guān)人員，起指導(dǎo)、啟發(fā)和警戒作用與溝通重要情況的作用。2〔二〕行文關(guān)系不明，職權(quán)不清

通過(guò)對(duì)通知和函，批復(fù)和復(fù)函的辨析來(lái)討論這一點(diǎn)。通知與函混用通知與函的的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)，如表4-6所示。表4-6通知與函的的異同文種共同點(diǎn)不同點(diǎn)通知都有告知性只限于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所隸屬的下級(jí)機(jī)關(guān)使用（行政上沒(méi)有隸屬關(guān)系，業(yè)務(wù)上有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的也可以用通知），只作為下行文函是在不相隸屬的單位之間使用，作為平行文1批復(fù)與復(fù)函混用

批復(fù)、復(fù)函同屬于答復(fù)性文件，所以也容易混用。事實(shí)上二者有嚴(yán)格的區(qū)別。批復(fù)只能用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，而復(fù)函只能用于答復(fù)不相隸屬單位的商洽和詢問(wèn)。如果對(duì)不相隸屬單位的要求、詢問(wèn)使用批復(fù)答復(fù)，那就越出自己的職權(quán)范圍，而對(duì)下級(jí)單位的請(qǐng)示用復(fù)函，就又放棄了自己應(yīng)有的職權(quán)。2〔三〕多頭主送，多項(xiàng)請(qǐng)示有些請(qǐng)示將主送機(jī)關(guān)寫(xiě)成幾個(gè)，甚至更多，以為這樣可以多爭(zhēng)取上級(jí)的支持，容易解決問(wèn)題。有些請(qǐng)示“一文數(shù)事〞，把許多要求解決的問(wèn)題都寫(xiě)在一份請(qǐng)示中，以為這樣可以節(jié)省時(shí)間，多解決些問(wèn)題。實(shí)際上這種不合規(guī)定的做法。由于沒(méi)有明確的主辦機(jī)關(guān)，結(jié)果往往是各個(gè)主送機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)只表態(tài)不決定。請(qǐng)示的內(nèi)容太雜，反而沒(méi)有了主要的請(qǐng)示事項(xiàng)，文書(shū)常常被退回重新行文。因此擬制、發(fā)送文書(shū)一定要嚴(yán)格按?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?去做，照章辦理，毫不模糊?！菜摹巢话礃I(yè)務(wù)歸口原那么請(qǐng)示或商洽工作一些下級(jí)機(jī)關(guān)為業(yè)務(wù)問(wèn)題向上行文時(shí)，不按業(yè)務(wù)歸口原那么行文，以為只要找政府機(jī)關(guān)就能迅速解決問(wèn)題。實(shí)際上這些請(qǐng)示送政府機(jī)關(guān)后，仍然要轉(zhuǎn)到各業(yè)務(wù)主管部門(mén)研究，由業(yè)務(wù)主管部門(mén)提出意見(jiàn)，或做出處理決定。這種不合標(biāo)準(zhǔn)的行文，不僅未能到達(dá)請(qǐng)示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工作效率。為解決這類問(wèn)題，一些政府機(jī)關(guān)公文處理細(xì)那么做出了規(guī)定。造成上述這種現(xiàn)象的主要原因，是由于有些秘書(shū)對(duì)“隸屬關(guān)系〞的概念理解比較狹窄，一提“隸屬關(guān)系〞就只從行政上理解，因而在為有些業(yè)務(wù)部門(mén)或機(jī)構(gòu)擬制文件時(shí)，以行政機(jī)關(guān)的名義向上級(jí)行政機(jī)關(guān)行文。隸屬關(guān)系：各級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)和機(jī)構(gòu)，除了在行政上與各級(jí)所屬機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系外，它們還在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)由上而下的垂直領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)，建立了自上而下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，這種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也是隸屬關(guān)系。三、現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型

文書(shū)與載體現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代辦公手段，為秘書(shū)的文書(shū)工作帶來(lái)了新的工作形式。這種新的文書(shū)形式主要從現(xiàn)代企業(yè)和公司的秘書(shū)工作上表達(dá)出來(lái)。〔一〕現(xiàn)代企業(yè)、公司中的商務(wù)文書(shū)企業(yè)秘書(shū)在辦文工作中，主要應(yīng)會(huì)處理商務(wù)文書(shū)〔也有稱財(cái)經(jīng)文書(shū)〕事務(wù)文書(shū)、禮儀文書(shū)和涉外文書(shū)。公司企業(yè)中各種文書(shū)的分類，如表4-7所示。表4-7公司企業(yè)中各種文書(shū)的分類序號(hào)文書(shū)種類具體分類1禮儀性文書(shū)邀請(qǐng)函、致謝信、致歉信、問(wèn)候信、講演稿、慶唁函稿、尋求幫助或協(xié)助的信、謝絕書(shū)、推薦信2涉外文書(shū)涉外經(jīng)濟(jì)合同、國(guó)際貿(mào)易會(huì)談紀(jì)要、電報(bào)、電傳、索賠書(shū)、迎送辭3商務(wù)文書(shū)經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、廣告、查賬報(bào)告書(shū)、審計(jì)報(bào)告書(shū)、催款信、意向書(shū)，招標(biāo)和投標(biāo)書(shū)4事務(wù)文書(shū)計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、建議書(shū)2005企業(yè)危機(jī)管理現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告網(wǎng)絡(luò)電報(bào)公司企業(yè)中各種文書(shū)的具體處理方法收發(fā)文的處理事務(wù)性文書(shū)多是本部門(mén)、本單位的內(nèi)部文書(shū)，所以在運(yùn)轉(zhuǎn)傳遞中，比其他文書(shū)要簡(jiǎn)單。像“市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告〞，雖然以“報(bào)告〞為文種，只是秘書(shū)向直接領(lǐng)導(dǎo)、上司行文的一種形式。凡是秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)、上司備供咨詢和提供參考的，多是內(nèi)部文書(shū)。11商務(wù)、禮儀、涉外文書(shū)，只要是在行文范圍上牽涉到外單位的，就有“收文〞與“發(fā)文〞的區(qū)別。只是這類文書(shū)，一般不講究行文關(guān)系，不說(shuō)“上行、下行〞，多以“函〞的方式傳遞〔見(jiàn)圖4-15〕。圖4-15商務(wù)、禮儀、涉外文書(shū)的收發(fā)文處理商務(wù)、禮儀、涉外文書(shū)發(fā)文

收文

專人遞送

郵路遞送一般平信

掛號(hào)信特快專遞專人遞送：路途不很遠(yuǎn)、事情比較急的，用專人遞送。目前有不少公司與信譽(yù)好的專遞公司簽訂協(xié)議，重要文書(shū)保證在1-2小時(shí)內(nèi)送達(dá)。有的公司給秘書(shū)配車，重要的文書(shū)由秘書(shū)親自送。郵政遞送：有的公司企業(yè)與郵政部門(mén)約定好，在送件的同時(shí)取件，秘書(shū)就要在規(guī)定的時(shí)間之前，辦好一切事務(wù)性工作。收文：是由秘書(shū)在每天早上把所有的收函進(jìn)行分類、登記，必要時(shí)要做“摘要卡〞?！罢è曉趯?shí)際工作中是秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)、上司迅速準(zhǔn)確地了解來(lái)函所做的?！罢è暃](méi)有固定的格式，因單位不同，工作的具體內(nèi)容不同，制成的格式也不盡相同。“摘要卡〞的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)有：來(lái)文單位名稱；來(lái)文主要內(nèi)容；要求、商洽事項(xiàng)；擬辦意見(jiàn)和建議；領(lǐng)導(dǎo)、上司的意見(jiàn)和簽署；日期〔來(lái)文日期、要求辦畢時(shí)間〕。中文函件處理的一些技術(shù)要求中文函件如果處理不當(dāng)可能影響正常工作的進(jìn)行，應(yīng)注意以下要求〔見(jiàn)圖4-16〕。圖4-16中文函件處理的一些技術(shù)要求2公務(wù)工作和公務(wù)往來(lái)方面所用信箋，忌折成對(duì)角、對(duì)插、方巾或其他不規(guī)范形式

遞送的信函應(yīng)從下至上逐層疊放：函信箋、來(lái)函登記卡、函信封、摘要卡，由曲別針夾住遞送

所有來(lái)函，不要撕開(kāi)，一律要用剪刀或啟封器，并且一律拆信封正面左邊，以便遞送和存檔信函、信封要按照固定的規(guī)范格式書(shū)寫(xiě)涉外公司企業(yè)中各種文書(shū)的管理由于企業(yè)的行業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)及經(jīng)營(yíng)類型不同，因而形成的文件種類、內(nèi)容也不同，這里只研究生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型的公司企業(yè)文書(shū)管理工作。2這類公司的文書(shū)有三類〔見(jiàn)圖4-17〕。圖4-17生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型公司企業(yè)文書(shū)的分類文書(shū)的種類

管理類文書(shū)報(bào)批與注冊(cè)登記文書(shū)

生產(chǎn)技術(shù)性文書(shū)輔助業(yè)務(wù)人員辦理進(jìn)出口業(yè)務(wù)文件外貿(mào)公司文書(shū)信函的特點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-18〕。圖4-18外貿(mào)公司文書(shū)信函的特點(diǎn)外貿(mào)公司文書(shū)信函的特點(diǎn)

簽發(fā)單位多，不僅有購(gòu)銷方、承運(yùn)方，還有擔(dān)保方或多邊貿(mào)易時(shí)效性強(qiáng)，各種單據(jù)文件的日期有嚴(yán)格的順序，外貿(mào)業(yè)務(wù)文件時(shí)效時(shí)限具體明確

〔二〕現(xiàn)代企業(yè)、公司中的新型載體文書(shū)

新型載體文書(shū)是對(duì)采用非傳統(tǒng)紙制材料制成的文書(shū)的統(tǒng)稱。它們有的是記錄在新型載體上的文書(shū)信息，有的是運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行傳輸?shù)奈臅?shū)信息，這里簡(jiǎn)單介紹幾種：音像文書(shū)

音像文書(shū)是指運(yùn)用攝影、錄音、攝像等技術(shù)手段記錄某一公務(wù)活動(dòng)中形成的，或?yàn)橥瓿赡稠?xiàng)特定公務(wù)而制作的音像制品及其所附的文字材料。其作用是可以為各級(jí)各類社會(huì)組織工作的活動(dòng)提供必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)成果，還可作為宣傳教育的生動(dòng)教材。1音像文書(shū)主要分為兩類，如表4-8所示。表4-8音像文書(shū)的分類

音像文書(shū)的分類

概念

圖片文書(shū)是指運(yùn)用攝影技術(shù)形成的人、物、景的圖片。新型的圖片文書(shū)是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)與數(shù)碼影像處理技術(shù)形成的圖片文件錄音錄像文書(shū)是指在現(xiàn)代音像記錄材料上記錄與傳遞公務(wù)活動(dòng)信息。錄音錄像文件的形成采用了磁記錄技術(shù)音像文件脫離了傳統(tǒng)的紙制載體和文字記錄形式，拓寬了原紙制文書(shū)靜止無(wú)聲的文字、圖像和符號(hào)的記錄對(duì)象范圍，以生動(dòng)形象的圖像記錄和音像效果存儲(chǔ)信息，接受者借助必要的設(shè)備，通過(guò)視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)感受，直接獲得所記錄的信息，產(chǎn)生書(shū)面文書(shū)難以到達(dá)的效果。光盤(pán)文書(shū)原理光盤(pán)是一種在綜合利用材料科學(xué)、工程光學(xué)、激光技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)及信息科學(xué)等多種科學(xué)技術(shù)的根底上開(kāi)展起來(lái)的新型記錄材料。光盤(pán)文書(shū)是指利用激光掃描將文件原件上的信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)在光盤(pán)上的一種文件材料。光盤(pán)采用了光存儲(chǔ)技術(shù)，通過(guò)電信號(hào)控制激光發(fā)生器發(fā)出的高能量激光束，使光存儲(chǔ)介質(zhì)中的局部被照射點(diǎn)的光學(xué)參數(shù)發(fā)生物理、化學(xué)變化，從而完成信息的讀寫(xiě)處理。2

目前刻錄機(jī)已經(jīng)是秘書(shū)工作范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)重要外圍設(shè)備，一些通過(guò)多媒體技術(shù)取得的信息，用光盤(pán)的形式存儲(chǔ)，既節(jié)省空間，簡(jiǎn)便易存，還不失真。所以，現(xiàn)在秘書(shū)工作中常將一次相對(duì)獨(dú)立的活動(dòng)或一項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立的事務(wù)事件所形成的材料，刻錄在一張光盤(pán)上做永久保存。

光盤(pán)文書(shū)的出現(xiàn)，為當(dāng)今信息社會(huì)提供了理想的存儲(chǔ)和管理信息的手段，使傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)、傳輸、管理和使用方式發(fā)生了根本的變化。電信文書(shū)電信文書(shū)是指通過(guò)電信方式傳輸?shù)奈募?。所謂電信方式，即利用電信號(hào)發(fā)出和接收信息的通信方式，分為有線和無(wú)線兩大類。公務(wù)文書(shū)是一種信息，所以但凡可以用來(lái)傳輸信息的各種技術(shù)手段也常常被用來(lái)傳輸公務(wù)文書(shū)。電信文書(shū)通常是指、電報(bào)、電傳傳輸?shù)奈募臀募?、電子郵件等。3

是一種利用電信號(hào)傳聲，使異地人們之間得以互相交談的通信裝置，在現(xiàn)代社會(huì)中應(yīng)用極為廣泛。作為文件的傳輸方式之一，適用于傳輸知照性文件或內(nèi)容簡(jiǎn)短、要求迅速傳遞的文件。1電報(bào)是用電信號(hào)傳輸文字的一種通信方式,即將文字轉(zhuǎn)換成電碼，通過(guò)電信號(hào)傳給遠(yuǎn)方，收?qǐng)?bào)方將收到的電碼復(fù)原成文字，從而到達(dá)通信的目的。電報(bào)是最早用于文件傳輸?shù)碾娦欧绞?，由此形成了電?bào)文書(shū)。2文書(shū)，國(guó)際上常用“Fax〞表示，是利用光電效應(yīng)，通過(guò)無(wú)線或有線裝置傳送靜止圖文信息的通信方式。文書(shū)即通過(guò)機(jī)傳遞的載有圖文信息的文件材料。利用方式傳輸文件，特點(diǎn)是保持原來(lái)文書(shū)的格式、樣式，加快文書(shū)傳輸速度，有助于擴(kuò)大社會(huì)組織的通信渠道，提高工作效率，加快辦公自動(dòng)化步伐。3電子文書(shū)電子文書(shū)是指借助電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文書(shū)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)的迅猛開(kāi)展，電子文書(shū)在現(xiàn)代辦公環(huán)境中異軍突起，其高效、快捷等諸多優(yōu)勢(shì)日益顯現(xiàn)出來(lái)，成為文件家族中生機(jī)勃勃的新成員。4電子文書(shū)生成于計(jì)算機(jī)環(huán)境當(dāng)中。它具有以下兩個(gè)特點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-19〕。圖4-19電子文書(shū)的特征電子文書(shū)的特征

具備電子信息的一般特征

具備文件的一般特征與傳統(tǒng)的紙介質(zhì)文書(shū)相比，又具有其自身的技術(shù)特性，這種特性主要反映在電子文書(shū)特殊的信息編碼形式和載體上。現(xiàn)代電子政務(wù)、電子商務(wù)、網(wǎng)上辦公和SOHO一族都是以電子文書(shū)為根底并依賴于電子文書(shū)的。第三節(jié)針對(duì)來(lái)文要辦理的事務(wù)本節(jié)要點(diǎn)一、針對(duì)來(lái)文內(nèi)容所要辦理的事務(wù)二、來(lái)文的立卷歸檔工作三、建立公文辦理制度秘書(shū)針對(duì)來(lái)文的“辦文〞有兩方面工作，一個(gè)是辦理來(lái)文內(nèi)容所涉及的事務(wù)；一個(gè)是秘書(shū)還要辦理好文書(shū)的立卷歸檔方面的工作。第三節(jié)針對(duì)來(lái)文要辦理的事務(wù)

在收文處理程序中，我們已經(jīng)討論了按照公文處理程序，秘書(shū)該如何辦理來(lái)文。這里，我們主要討論由秘書(shū)承辦來(lái)文所涉及的具體工作中，秘書(shū)針對(duì)來(lái)文內(nèi)容所要辦理的事務(wù)。

〔一〕擬辦

擬辦是指秘書(shū)部門(mén)對(duì)收文進(jìn)行閱讀后，根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和有關(guān)要求，根據(jù)文件的密級(jí)、時(shí)間要求、閱讀范圍、來(lái)文份數(shù)，同時(shí)考慮領(lǐng)導(dǎo)人分工、職能部門(mén)的職權(quán)范圍和機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，簡(jiǎn)明扼要地提出初步處理意見(jiàn)。擬辦是一道重要而細(xì)致的工作程序，既直接關(guān)系到文件處理的質(zhì)量，也關(guān)系到文件的處理時(shí)效。

擬辦時(shí)要注意以下三點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-20〕。圖4-20擬辦時(shí)要注意的三點(diǎn)擬辦時(shí)要注意的三點(diǎn)

要熟悉黨和政府的有關(guān)政策，本機(jī)關(guān)工作各職能部門(mén)的歷史與現(xiàn)狀為方便領(lǐng)導(dǎo)批示，要將與本文件有關(guān)的文件、資料，附在后邊認(rèn)真閱讀文件，對(duì)文件中提出的問(wèn)題、要求，要看得清楚明白需要秘書(shū)提擬辦意見(jiàn)的來(lái)文大體分三類〔見(jiàn)圖4-21〕。圖4-21需要秘書(shū)提擬辦意見(jiàn)的三類來(lái)文需要提意見(jiàn)的來(lái)文領(lǐng)導(dǎo)特意交秘書(shū)做出擬辦意見(jiàn)的來(lái)文領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)經(jīng)長(zhǎng)期磨合，彼此對(duì)需要秘書(shū)提出意見(jiàn)的來(lái)文范圍很默契按照常規(guī)〔二〕批辦

批辦是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)擬辦文件及擬辦意見(jiàn)提出批示意見(jiàn)。當(dāng)秘書(shū)為具體來(lái)文的擬辦意見(jiàn)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)，要具體地匯報(bào)自己設(shè)計(jì)的擬辦思路、方法和預(yù)期的結(jié)果，征求領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，請(qǐng)求指示?！踩侈k理辦理就是秘書(shū)具體地落實(shí)來(lái)文中的內(nèi)容，是來(lái)文處理程序中“承辦〞的核心工作。這類工作也可以分為三類〔見(jiàn)圖4-22〕。圖4-22秘書(shū)辦理的三類工作屬于秘書(shū)工作范疇不好落實(shí)到哪個(gè)職能部門(mén)的工作需要秘書(shū)部門(mén)出面組織其他職能部門(mén)共同完成的工作〔四〕催辦催辦是對(duì)非秘書(shū)部門(mén)承辦的那局部工作的檢查和督促，這是防止辦事拖沓，文件積壓，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施。針對(duì)來(lái)文的催辦工作可分為以下兩類〔見(jiàn)圖4-23〕。圖4-23兩類催辦工作兩類催辦工作對(duì)外催辦

對(duì)內(nèi)催辦對(duì)內(nèi)催辦：對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部承辦文件情況進(jìn)行催促檢查。對(duì)外催辦：向其他機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或部門(mén)發(fā)出的文件的辦復(fù)情況進(jìn)行催詢。催辦工作很重要，但往往被秘書(shū)部門(mén)無(wú)視，以致有些公文轉(zhuǎn)出后沒(méi)有回音。秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)防止這種現(xiàn)象的發(fā)生，要健全催辦制度和崗位責(zé)任制。應(yīng)當(dāng)看到，催辦這個(gè)環(huán)節(jié)的產(chǎn)生和今天約定俗成的認(rèn)識(shí)，在某種意義上反映了我們的某些機(jī)構(gòu)辦事不力、推諉扯皮，甚至頂著不辦的惡劣作風(fēng)。因此秘書(shū)為了有效防止交辦的工作未辦，應(yīng)采取如下三個(gè)措施〔見(jiàn)圖4-24〕。圖4-24實(shí)施催辦的措施明確辦畢時(shí)限，加強(qiáng)辦事時(shí)效性，無(wú)論辦文辦事，都向承辦人確認(rèn)交辦事項(xiàng)的完成時(shí)間和辦理過(guò)程中重要環(huán)節(jié)的階段性完成時(shí)間催辦環(huán)節(jié)伴以處罰，凡未按時(shí)回告、應(yīng)當(dāng)辦畢時(shí)不能按時(shí)完成的，催辦的同時(shí)加以處罰建立回告制度，按辦畢時(shí)限要求承辦人主動(dòng)回告交辦人二、來(lái)文的立卷歸檔工作來(lái)文處理后的立卷歸檔工作是整個(gè)辦文工作很重要的一環(huán)?！惨弧彻霓k理的要求公文辦理階段是公文發(fā)生實(shí)際效力的時(shí)期，也是行文的目的所在。其效率和質(zhì)量如何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機(jī)關(guān)工作的效果。國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?規(guī)定：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效的原那么，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。〞“必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的平安〞。中共中央辦公廳秘書(shū)局1987年6月發(fā)布的?中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理暫行條例?也規(guī)定：“文件處理的根本原那么是準(zhǔn)確、及時(shí)、保密。〞據(jù)此，公文處理的要求包括以下四點(diǎn)〔見(jiàn)圖4-25〕。圖4-25公文處理的要求A1.準(zhǔn)確無(wú)誤2.講究時(shí)效3.平安保密4.統(tǒng)一管理準(zhǔn)確無(wú)誤：是指公文在辦理階段的各個(gè)環(huán)節(jié)上，在內(nèi)容、方向、方式及其結(jié)果方面，應(yīng)完全符合行文制度和實(shí)際情況。準(zhǔn)確是對(duì)公文辦理的首要的、根本的要求，是對(duì)公文辦理的質(zhì)量要求。不準(zhǔn)確，出現(xiàn)差錯(cuò)、漏洞和失誤，不僅會(huì)影響辦文的質(zhì)量，而且會(huì)影響整個(gè)機(jī)關(guān)工作，有損于機(jī)關(guān)的形象。講究時(shí)效：公文的辦理要及時(shí)迅速，講究時(shí)效。這是對(duì)辦文的效率要求，也是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作高效化的重要條件之一。要加快公文辦理的速度，一要強(qiáng)化時(shí)間觀念，二要縮短文書(shū)的運(yùn)轉(zhuǎn)周期，三要簡(jiǎn)化辦文程序。平安保密：公文辦理的平安保密有兩層含義；一是要保證所經(jīng)辦的文件完整無(wú)缺、無(wú)損，做到不喪失、不損壞，這就是平安的意思；二是要嚴(yán)格遵守公文管理的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密，這就是保密的意思。平安和保密是相互關(guān)聯(lián)的。統(tǒng)一管理：公文的辦理，包括公文的撰制和保管，都必須由秘書(shū)部門(mén)集中統(tǒng)一管理。如果不統(tǒng)一，容易造成文件喪失、漏辦、積壓、脫節(jié)、混亂，直至造成重大失誤。要實(shí)現(xiàn)公文辦理的集中與統(tǒng)一，必須做到管理統(tǒng)一于秘書(shū)部門(mén)，依據(jù)統(tǒng)一于公文法規(guī)，生效權(quán)統(tǒng)一于主管領(lǐng)導(dǎo)。據(jù)集體領(lǐng)導(dǎo)與個(gè)人分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的制度，機(jī)關(guān)和部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有專人主管公文的處理，集“簽發(fā)〞、“批辦〞于一人?！捕沉⒕砹⒕砹⒕硎侵该貢?shū)部門(mén)將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的一個(gè)個(gè)零散文件，按照它們內(nèi)在的聯(lián)系，分門(mén)別類地組成一個(gè)或數(shù)個(gè)案卷。其中每一個(gè)案卷都是假設(shè)干具有共同特征、互為聯(lián)系、經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的文件的集合體。1主要包括三方面的含義〔見(jiàn)圖4-26〕。圖4-26立卷的含義立卷的含義

文件立卷必須依照科學(xué)的方法與原則進(jìn)行必須是具有保存價(jià)值的文件才需要立卷只有辦理完畢的文件才能立卷文件立卷的范圍要保證把有查考價(jià)值的文件完全完整地保存下來(lái)，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。立卷的范圍指本機(jī)關(guān)在工作中或業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和使用的、辦理完畢具有查考價(jià)值的收發(fā)文件。從文件的外觀形態(tài)上看主要包括各類正式文件、會(huì)議記錄、重要的電報(bào)記錄、圖紙照片、錄音錄像帶，以及本機(jī)關(guān)編印的出版物的原稿等。2立卷的步驟一般來(lái)講，立卷由編目、歸卷、組卷、定卷四個(gè)步驟組成〔見(jiàn)圖4-27〕。圖4-27立卷的步驟3編制立卷類目平時(shí)歸卷

年終調(diào)整組卷編目定卷立卷類目一般由類名和各個(gè)條款組成

編制立卷類目：指在機(jī)關(guān)內(nèi)實(shí)際文件尚未形成之前，根據(jù)以往機(jī)關(guān)活動(dòng)和文件形成的一般規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的原那么和方法，擬制比較詳細(xì)的立卷方案或方案，以指導(dǎo)文件立卷工作。平時(shí)歸卷：指文件立卷人員依據(jù)已編好的案卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。堅(jiān)持平時(shí)歸卷的目的就是防止已辦理完畢的文件長(zhǎng)期堆積、處于零亂狀態(tài)或文件私有化。秘書(shū)部門(mén)要注意向各部門(mén)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)者手中收集已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按照案卷類目條款歸卷。年終調(diào)整組卷：指在平時(shí)歸卷的根底上，把一年來(lái)的文件對(duì)照立卷類目各條款適當(dāng)加以調(diào)整、拆并，最后確定組卷。在這項(xiàng)工作過(guò)程中，要注意對(duì)歸卷文件進(jìn)行仔細(xì)的檢查，看文件的份數(shù)是否完全，如有重份文件要剔除；看卷內(nèi)文件是否圍繞一個(gè)或幾個(gè)問(wèn)題形成系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體；看文件的保管期限是否符合規(guī)定等。編目定卷：編目定卷是指在正式組成案卷的根底上對(duì)案卷進(jìn)行裝訂，并進(jìn)行系列的編目加要。如編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)、編制文件目錄、填寫(xiě)備考表、寫(xiě)案面標(biāo)題等。〔三〕歸檔歸檔是指各類社會(huì)組織在其工作活動(dòng)中形成的文件材料，待處理完畢后，將其中有一定保存價(jià)值者，由文書(shū)處理部門(mén)和承辦部門(mén)按照立卷的原那么和方法整理立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案室轉(zhuǎn)交，并由檔案室集中統(tǒng)一保管。建立健全歸檔制度，對(duì)于文書(shū)工作和檔案工作均具有十分重要的意義〔見(jiàn)圖4-28〕。圖4-28建立健全歸檔制度的重要意義

通過(guò)歸檔，將文件轉(zhuǎn)化成檔案，由機(jī)關(guān)檔案部門(mén)集中統(tǒng)一地科學(xué)管理，以便于機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)使用

歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。沒(méi)有歸檔工作，文件積累便失去依據(jù)歸檔是文書(shū)工作的終結(jié)點(diǎn)，又是檔案工作的起始點(diǎn)文件的歸檔是積累檔案財(cái)富的重要手段歸檔時(shí)間一般是在立卷后次年的上半年。移交時(shí)，應(yīng)編制案卷目錄并附有一張移交備考表。編制案卷目錄：其工程包括：順序號(hào)；案卷標(biāo)題；起止日期；頁(yè)數(shù)；保管期限；備注。目錄要一式三份，一份經(jīng)雙方簽字后留立卷部門(mén)存查，另兩份由檔案部門(mén)保存。移交備考表：在案卷移交過(guò)程中，還要附有一張移交備考表，寫(xiě)明案卷總數(shù)、移交時(shí)間，并由移交人和接收人雙方簽字。三、建立公文辦理制度建立完善的公文辦理制度應(yīng)著重建立以下四個(gè)制度〔見(jiàn)圖4-29〕。圖4-29公文辦理的四個(gè)制度

質(zhì)量管理制度崗位責(zé)任制度考核評(píng)比制度人員獎(jiǎng)懲制度崗位責(zé)任制度：是辦文的綜合性制度，它可以把辦文工作的范圍和任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任、方法和手續(xù)等有機(jī)地結(jié)合在一起，做到辦事有依據(jù)，工作有檢查。制訂崗位責(zé)任制要三明確：明確崗位，明確任務(wù)，明確責(zé)任。質(zhì)量管理制度：質(zhì)量管理是指辦文工作的質(zhì)量管理。它包括四個(gè)方面的內(nèi)容：工作程序，即從收文至辦復(fù)各個(gè)環(huán)節(jié)的程序；工作崗位，即公文辦理階段的崗位及承擔(dān)人；工作內(nèi)容，即每個(gè)崗位的工作任務(wù)；工作標(biāo)準(zhǔn)，即對(duì)每項(xiàng)工作所規(guī)定的質(zhì)量要求。將上述內(nèi)容有機(jī)地組織起來(lái)，并用明文予以規(guī)定，便成了辦文的質(zhì)量管理制度?？己嗽u(píng)比制度：此項(xiàng)制度屬于公文辦理的控制系統(tǒng)，是對(duì)辦文質(zhì)量和效率的監(jiān)督，也是對(duì)辦文人員的鼓勵(lì)?？己嗽u(píng)比制度的制訂，須做好如下工作：訂立全面的、科學(xué)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)；選擇具體的、可行的考評(píng)措施；運(yùn)用先進(jìn)的考評(píng)技術(shù)；公開(kāi)考評(píng)結(jié)果。人員獎(jiǎng)懲制度：是鼓勵(lì)辦文人員積極性和創(chuàng)造性，提高辦文質(zhì)量和效率，維護(hù)公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序的一項(xiàng)重要制度。制訂獎(jiǎng)懲制度應(yīng)當(dāng)規(guī)定獎(jiǎng)勵(lì)和處分的條件；規(guī)定獎(jiǎng)勵(lì)和處分的等級(jí)；規(guī)定獎(jiǎng)勵(lì)和處分的審批權(quán)限和程序。第四節(jié)秘書(shū)“辦文〞工作案例本節(jié)要點(diǎn)一、決定二、請(qǐng)示

公文在工作中應(yīng)用及其廣泛，是上級(jí)溝通的橋梁。

一、決定例文1國(guó)務(wù)院關(guān)于授予中國(guó)海洋直升機(jī)專業(yè)公司7951機(jī)組“海上救險(xiǎn)英雄機(jī)組〞榮譽(yù)稱號(hào)的決定國(guó)函1992115號(hào)中國(guó)國(guó)際信托投資公司：你公司下屬的中國(guó)海洋直升機(jī)專業(yè)公司7951機(jī)組，在一九九一年南中國(guó)?！?.15〞海難救援中，團(tuán)結(jié)奮斗，戰(zhàn)勝重重困難,挽救了十七名落水外籍員工的生命，為祖國(guó)爭(zhēng)得了榮譽(yù)。為了表彰7951機(jī)組在“8.15〞海難救援中的勇敢精神，國(guó)務(wù)院決定，授予7951機(jī)組“海上救險(xiǎn)英雄機(jī)組〞的榮譽(yù)稱號(hào)。國(guó)務(wù)院號(hào)召全國(guó)各條戰(zhàn)線職工向英雄的7951機(jī)組學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們不畏艱險(xiǎn)、頑強(qiáng)拼搏的英雄氣概；學(xué)習(xí)他們不怕?tīng)奚?、勇于奉獻(xiàn)的精神。

國(guó)務(wù)院〔印〕一九九二年九月二、請(qǐng)示例文2×××省高級(jí)人民法院關(guān)于交通肇事是否給予被害人家屬撫恤金問(wèn)題的請(qǐng)示×法行19××××號(hào)最高人民法院：據(jù)我省××縣人民法院的請(qǐng)示，他們對(duì)交通肇事致被害人死亡，是否要給被害人家屬撫恤的問(wèn)題，有不同的意見(jiàn)。一種意見(jiàn)認(rèn)為被害人是有勞動(dòng)能力的人并遺有家屬、要求撫養(yǎng)的可以給，被害人是沒(méi)有勞動(dòng)能力的老人或兒童不給。一種意見(jiàn)認(rèn)為只要不是被害人自己過(guò)失所引起的死亡，不管被害人有無(wú)勞動(dòng)能力都應(yīng)酌情給予撫恤。我們同意后一種意見(jiàn)，認(rèn)為這樣做有利于安撫死者家屬。此做法因無(wú)現(xiàn)行法律和有關(guān)政策、指示作根據(jù)，是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示。×××省高級(jí)人民法院〔印〕一九××年×月×日辦文工作案例中?國(guó)務(wù)院關(guān)于授予中國(guó)海洋直升機(jī)專業(yè)公司7951機(jī)組“海上救險(xiǎn)英雄機(jī)組〞榮譽(yù)稱號(hào)的決定?〔國(guó)函1992115號(hào)〕一文，為什么主送中國(guó)國(guó)際信托投資公司而不主送中國(guó)海洋直升機(jī)專業(yè)公司？本決定不標(biāo)明主送單位行不行？為什么？如果不標(biāo)主送單位，行文主旨是什么？該如何行文？比較說(shuō)明在收、發(fā)文程序中兩項(xiàng)“登記〞環(huán)節(jié)的相同之處與不同之處？什么是“催辦〞？使“催辦〞工作順利進(jìn)行的有效措施是什么？123辦文工作是秘書(shū)工作中的重要內(nèi)容，它包括秘書(shū)起草撰制文書(shū)，收發(fā)傳遞和處理文書(shū)以及針對(duì)文書(shū)內(nèi)容要辦理的各種事務(wù)工作。一句話，辦文工作是圍繞“文〞展開(kāi)的一切工作。lTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVkSgPdLaI7F3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQfNbK8G5D2A-x*u$qZnVkShPdMaJ7F4C0z)w&s!pYmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUjRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%r#oXlTiQfNbK8G5D2A-x*u$qZnVkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcK9D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVkSgPdLaI7F3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaI6F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)voWlThQeMbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%r#oXlTiQfNbK8G5