中鋁 運(yùn)營轉(zhuǎn)型培訓(xùn)教材 會議成效

會議成效2011年4月機(jī)密和專有未經(jīng)麥肯錫許可，任何對此資料的使用嚴(yán)格禁止運(yùn)營轉(zhuǎn)型培訓(xùn)教材每個人都抱怨效率低下的會議…

“這些會議通常圍繞一些事務(wù)進(jìn)行曠日持久的討論”“我們喋喋不休了幾個小時，但從來沒有解決問題”“如果我參加的會議少一點(diǎn)的話，我就可以完成更多的‘實(shí)際’工作了”“同一件事反復(fù)拿來說個不停;沒有人似乎對此采取任何行動”“當(dāng)你不想干任何事的時候，開會是必不可少的”“高層參加會議后，其他人就噤若寒蟬了”Deathbymeeting資料來源：DeathbyMeeting1s…根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，我們明白問題所在，因此我們可以輕松解決這些問題占會議總時間的比例問題1：沒有專門的會議議程，因此沒有在相關(guān)行動上花費(fèi)足夠時間問題2：會議規(guī)程較差，導(dǎo)致浪費(fèi)時間問題3：信息利用能力差，或共享不相關(guān)的信息問題4：會議領(lǐng)導(dǎo)能力差，無法通過高效行動綱領(lǐng)推動行動實(shí)施其他等候遲到的人匯報(bào)最新

情況討論達(dá)成決定或

后續(xù)行動的問題討論達(dá)不成

決定或后續(xù)

行動的問題增值時間資料來源：麥肯錫2講座提綱什么是會議成效？我們?nèi)绾魏饬繒h成效？演練習(xí)3核心會議流程有三大獨(dú)特階段，形成簡單的框架范圍明確范圍，以獲得成功問題主持舉行會議執(zhí)行富有成效地實(shí)施結(jié)果核心會議流程資料來源：麥肯錫4恰當(dāng)限定會議范圍是實(shí)現(xiàn)會議成效的首要步驟范圍明確范圍，以獲得成功問題主持舉行會議執(zhí)行富有成效地實(shí)施結(jié)果核心會議流程資料來源：麥肯錫我們需要如何…我們?yōu)楹涡枰@樣…明確會議目標(biāo)召集合適的人員參加準(zhǔn)備好恰當(dāng)?shù)男畔⒅贫鞔_的議程討論的內(nèi)容有針對性

發(fā)表的意見和建議有相關(guān)性，能作出決定信息驗(yàn)證決定的對錯會議高度系統(tǒng)化和緊湊5準(zhǔn)備充分是使會議取得圓滿成功的關(guān)鍵有用的小帖士明確會議目標(biāo)有關(guān)會議籌備的關(guān)鍵問題我們將舉行怎樣的會議？(是交流信息、解決問題還是考核成果？)會議的理想結(jié)果是什么？會議目標(biāo)可行嗎？我們可能面臨怎樣的阻力/問題？問一下自己會議是否

真的有必要舉行?召集合適人員參加誰是決策或會議目標(biāo)的關(guān)鍵利益相關(guān)方？這些人員將在會上看到哪些成果？你希望關(guān)鍵人員在會上擔(dān)任什么角色？我們是否已經(jīng)與關(guān)鍵人員討論過會議目標(biāo)？確保不存在任何意外情況確認(rèn)對關(guān)鍵論點(diǎn)的支持準(zhǔn)備恰當(dāng)?shù)男畔⒛男┬畔⑴c會人員需要確保在會前充分了解？你希望與會人員在會前準(zhǔn)備哪些內(nèi)容？與會人員需要多長時間評估信息和準(zhǔn)備會議發(fā)言？制定明確的議程怎樣順序的討論最可能實(shí)現(xiàn)我們的目標(biāo)？如何盡可能開短會？與會人員需要在開會前多久看到會議議程？將與會者限制在最關(guān)鍵的

人員中間確保信息簡明扼要，

并高度概括以確保與會

人員在會前閱讀明確說明每個議程

的目標(biāo)資料來源：麥肯錫6應(yīng)利用規(guī)劃模板來規(guī)劃高效的會議會議組織方建議的會議主席會議目的理想結(jié)果姓名職務(wù)對會議的興趣成功定義是否進(jìn)行簡短匯報(bào)是否會議角色(主席、主持人、記錄人、發(fā)問人)會前信息(如：數(shù)據(jù))角色姓名是否就角色進(jìn)行簡短匯報(bào)?否是內(nèi)容分發(fā)日期

議程分發(fā)日期目的議程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時間所需信息責(zé)任人

主要利益相關(guān)方資料來源：麥肯錫7

在籌備過程中，要求演講人采用直觀圖表以避免冗長的匯報(bào)事故發(fā)生次數(shù)突發(fā)事件次數(shù)008/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/1安全生產(chǎn)生產(chǎn)力–SU/Hr質(zhì)量–客戶投訴生產(chǎn)力–產(chǎn)出生產(chǎn)力–設(shè)備整體性能生產(chǎn)力–機(jī)器正常運(yùn)作時間顧客投訴數(shù)量（八月份）16客戶案例資料來源：麥肯錫8會議的主要目的是高效確定與會人員和內(nèi)容范圍明確范圍，以獲得成功問題主持舉行會議執(zhí)行富有成效地實(shí)施結(jié)果核心會議流程資料來源：麥肯錫我們需要如何…我們?yōu)楹涡枰@樣…明確人員角色主持討論真正解決問題歸納約定和結(jié)論讓與會人員高度參與

讓討論或會議按照理想方向推進(jìn)總結(jié)討論，歸納為一致和約定的明確表述9應(yīng)分配角色以確保工作職責(zé)

會議功能職責(zé)參加會議提供必要的知識和信息

發(fā)表意見和建議做到富有建設(shè)性和從效果出發(fā)暢所欲言，否則永遠(yuǎn)三緘其口!流程管理通過對理想效果的概括作會議的開場白確保會議舉行、嚴(yán)格遵循會議議程，沒有被任何人主導(dǎo)必要時解決爭議和作出決策通過對約定行動方案和時間框架的總結(jié)宣告會議結(jié)束在具體節(jié)點(diǎn)控制討論，以確保所有有效意見均得到表達(dá)迫使集體拿出高質(zhì)量的成果澄清行動內(nèi)容，確保全體與會人員都認(rèn)可下一步工作安排角色與會者主席主持人資料來源：麥肯錫10應(yīng)分配角色以確保工作職責(zé)(續(xù))信息管理跟蹤記錄的要點(diǎn)

不作任何決定記錄行動項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人和時間確保提供信息以支持解決問題決策讓利益相關(guān)方參與決策傾聽各方意見，做到耐心細(xì)致和善解人意列出決定的標(biāo)準(zhǔn)及/或局限

指導(dǎo)集體作出最佳決策

–但引導(dǎo)他們得出“正確”結(jié)論明確歸納所作決定以及決策理由記錄人/會議記錄人決策者行動

.........行動人.........如果你沒有在上述領(lǐng)域發(fā)揮積極作用，那就不應(yīng)該參加會議資料來源：麥肯錫會議功能職責(zé)角色11高效的會議是全體與會人員的責(zé)任

有準(zhǔn)備而來

–閱讀會議簡報(bào)和準(zhǔn)備必要的發(fā)言內(nèi)容準(zhǔn)時到會

–別浪費(fèi)其他人的時間在會上做到全神貫注

關(guān)掉手機(jī)或調(diào)至“靜音”，如果有緊急事務(wù)打擾，離開會議室認(rèn)真參加會議討論，不要開小會做到富有建設(shè)性和從效果出發(fā)

–如果提出問題，就一定要提供解決方案尊重他人意見

–只要參加會議，他們就擁有發(fā)言權(quán)揪出“沉默的”與會者–如果與會者參與度不高，直接詢問他們的意見暢所欲言!–會后反對不作數(shù)!支持小組決定

–如果你對小組作出的決定不滿意，請盡量協(xié)作，支持集體決定!個人行為集體互動資料來源：麥肯錫12培訓(xùn)結(jié)束后，你將擁有舉行高效會議所需要的工具包范圍明確范圍，以獲得成功問題主持舉行會議執(zhí)行富有成效地實(shí)施結(jié)果核心會議流程資料來源：麥肯錫我們需要如何…我們?yōu)楹涡枰@樣…列出行動綱領(lǐng)明確后續(xù)執(zhí)行責(zé)任定義執(zhí)行行動的預(yù)期時間恰當(dāng)定義需要采取的行動，以確保取得理想效果分配恰當(dāng)?shù)娜藛T采取行動以推動結(jié)果推動行動節(jié)奏以交付成果13通過會議紀(jì)要進(jìn)行后續(xù)跟蹤，通過會議行動方案跟進(jìn)會議紀(jì)要的目的:總結(jié)會議議程提醒與會者約定行動準(zhǔn)備有關(guān)關(guān)鍵決策和表達(dá)的主要意見的簡要總結(jié)記錄行動項(xiàng)目、責(zé)任人和約定時間謝謝與會人員的參與會議結(jié)束后不久即將會議紀(jì)要發(fā)出，要盡量做到簡明扼要!確保兌現(xiàn)承諾確保利益相關(guān)方滿意明確所需的任何下一步行動并推進(jìn)與主要與會人員簡短會晤，以了解他們對結(jié)果的滿意度聯(lián)絡(luò)行動方案“負(fù)責(zé)人”就約定行動方案進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，鼓勵他們采取行動起草簡要備忘錄，總結(jié)與會者成果感謝參與和付出的努力行動方案狀態(tài)下一步工作安排建議會議后續(xù)跟進(jìn)的目的:行動步驟:行動步驟:資料來源：麥肯錫14在會議結(jié)束時，就行動項(xiàng)目達(dá)成一致……問題行動項(xiàng)目責(zé)任人時間....

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.問題應(yīng)該與會議目標(biāo)/議程相一致行動是具體的(如：報(bào)告、決定)確保確定的人員擁有所需要的權(quán)限和明確的責(zé)任分工確定現(xiàn)實(shí)的完成日期資料來源：麥肯錫15最后，會議應(yīng)該環(huán)環(huán)相扣，以便有恰當(dāng)?shù)膯栴}升級報(bào)告程序小組板每小時每小時跟蹤

人員流程控制圖業(yè)務(wù)單元經(jīng)理區(qū)域經(jīng)理小組負(fù)責(zé)人小組每天每周每月現(xiàn)場展示板和記分卡月度記分卡每周評估每月評估每天的開始反饋反饋每一層級之間的互動可確保每個人都針對一致的目標(biāo)進(jìn)行努力實(shí)時反饋可使問題在短時間內(nèi)得到處理和解決必須每天確認(rèn)關(guān)鍵措施以解決前幾天發(fā)生的問題并防止其再次發(fā)生每周評估較長期的趨勢并明確重點(diǎn)領(lǐng)域，同時發(fā)現(xiàn)并分享生產(chǎn)組最佳做法會議報(bào)告方式16講座提綱什么是會議成效？我們?nèi)绾魏饬繒h成效？演練習(xí)17目錄什么是會議成效？我們?nèi)绾魏饬繒h成效？演練習(xí)資料來源：麥肯錫18通過跟蹤行動項(xiàng)目的延誤次數(shù)來評估會議成效采購變速箱行動項(xiàng)目會議16/224/202/329/304/412/421/428/409/523/502/609/623/604/711/721/728/7在本例中，多個行動項(xiàng)目被延誤了。如果行動被延誤，即使已列入會議紀(jì)要，很可能會議沒有對這些項(xiàng)目進(jìn)行評估，或者會議沒有要求解決行動延誤問題從28/4到28/7，出現(xiàn)了相同的行動項(xiàng)目–“在下次會議上提出”資料來源：麥肯錫示意在會上提出原定期限實(shí)際結(jié)束采購離合器安裝流量表完成改善預(yù)算方案更換潤滑油操作工開展每日檢查尋求新的數(shù)據(jù)采集程序?qū)徟O(shè)計(jì)新的數(shù)據(jù)采集檢查清單啟動新的數(shù)據(jù)采集程序19運(yùn)用評估模板來收集信息以推動完善

會議日期:會議地點(diǎn):會議名稱:會議大使:會議主席:有沒有采用會議計(jì)劃模板?資料是否準(zhǔn)備完好并得到充分傳閱?有沒有規(guī)定會議的目的和結(jié)果?有沒有說明會議長度?…………業(yè)績考核符合會議目的嗎?有沒有高效采用目視管理?對上次會議約定的行動開展評估了嗎?發(fā)現(xiàn)存在差距了嗎?發(fā)現(xiàn)問題根源了嗎?對問題進(jìn)行優(yōu)先排序了嗎?會議重點(diǎn)放在了根源問題優(yōu)先排序了嗎?討論是對事還是對人?……………………整個集體參與解決方案的討論了嗎?討論重點(diǎn)放在了解決方案了嗎?……行動被明確分配給責(zé)任人并規(guī)定截止日期了嗎?明確規(guī)定下一次行動評估了嗎?……日期:地點(diǎn):教練的行動項(xiàng)目:符合主持人行動項(xiàng)目:會議準(zhǔn)備發(fā)現(xiàn)問題了解問題根源找到解決方案分配行動項(xiàng)目會議具體細(xì)節(jié):會后聽取簡要匯報(bào):大使/主席會后聽取匯報(bào)行動:是/否及說明是/否及說明是/否及說明是/否及說明是/否及說明資料來源：麥肯錫模板203總體會議成效還可以采取與總體設(shè)備效率相同的量化方式設(shè)備管理委員會100%=120分鐘3321541982117100無效率討論

–無決策總體會議成效可用性冗長的情況匯報(bào)*冗長的討論生產(chǎn)率關(guān)聯(lián)度低的議題等候會議總時間上周實(shí)例開會時間晚了4分鐘，另外又等待了4分鐘，因?yàn)?0分鐘的會間休息延長至了14分鐘討論防護(hù)服的顏色和面料專家團(tuán)討論舉行多次，并與部門領(lǐng)導(dǎo)人展開冗長的一對一報(bào)告重新回顧上周作出的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)下達(dá)，并進(jìn)行冗長的討論由于信息不足，沒有對丙烷冷凝器作出決定廢水治理決定推遲到試驗(yàn)結(jié)果