精打細(xì)算之行政后勤

精打細(xì)算之行政后勤課程綱要

1.企業(yè)行政管理概述

2.

行政管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)3.行政管理體系4.全面提升行政工作5.行政工作的發(fā)展通路布衣公子精心制作一企業(yè)行政管理概述企業(yè)組織架構(gòu)中，較為完善的，都少不了一個(gè)行政部門(mén)，然而在民營(yíng)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)管理中，這個(gè)部門(mén)又倍受其他部門(mén)和人員的非議，其原因是行政工作多是服務(wù)性的，而且工作成績(jī)又沒(méi)有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認(rèn)為是可有可無(wú)的，所以該部門(mén)的主管人員在目前來(lái)說(shuō)，流失量比一般其他部門(mén)主管人員流失量要大得多。其實(shí)，行政部作為公司的一個(gè)幕僚部門(mén)，肩負(fù)整個(gè)公司的管理重任，不僅為公司正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了服務(wù)平臺(tái)，而且為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)。同時(shí)也是一個(gè)結(jié)交三教九流、兩道兼吃、磨練口才、修煉身心、通向社會(huì)的大熔爐。前言

布衣公子精心制作一企業(yè)行政管理概述一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)設(shè)立行政管理部門(mén)的初衷往往是將主營(yíng)業(yè)務(wù)（研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等）之外的事務(wù)性工作剝離開(kāi)來(lái)，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營(yíng)業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，我們又從行政中分離出市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、人力資源、客戶服務(wù)等等專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。不斷派生的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)因?yàn)槠渎毮艿膯我恍远@得愈發(fā)重要，在企業(yè)中的作用也更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒(méi)落，分出去的全部是相對(duì)重要的工作，留下來(lái)的純粹是事務(wù)性工作。因此對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，行政工作似乎越來(lái)越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補(bǔ)、保潔保安、收發(fā)、前臺(tái)接待等，工作雖不可或缺但也無(wú)關(guān)大局。這是對(duì)企業(yè)行政工作的偏見(jiàn)，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個(gè)樣子。專(zhuān)門(mén)的行政管理部門(mén)，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、總務(wù)部、行政部等等雖擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個(gè)部分、一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)行政管理系統(tǒng)中的一個(gè)小系統(tǒng)。前言

布衣公子精心制作（1）行政詞匯的解釋一企業(yè)行政管理概述案例：有位老師，有一次在北京講課，有個(gè)同學(xué)與他交換了一張名片，他發(fā)現(xiàn)這個(gè)同學(xué)的名片上面寫(xiě)著“不管部”，當(dāng)時(shí)嚇了一跳，就問(wèn)那位同學(xué)：“為什么有這個(gè)部門(mén)呢？”那位同學(xué)笑了笑說(shuō)：“我們這個(gè)叫法比較特殊，意思就是其他部門(mén)都不管的事歸我們管，所以叫‘不管部’?！辈家鹿泳闹谱鳎?）行政詞匯的解釋一企業(yè)行政管理概述由此可見(jiàn)，在企業(yè)中人們對(duì)行政的理解很混亂，而且組織結(jié)構(gòu)可大可小，有的企業(yè)小到在人事部下面的兩個(gè)人負(fù)責(zé)行政事務(wù)，大到集團(tuán)下設(shè)四大中心，其中一個(gè)中心就叫“行政管理中心”，這已經(jīng)是很大的“行政”概念了，基本上已經(jīng)跳躍出了事務(wù)性的工作，參與了權(quán)力性的工作。布衣公子精心制作（1）行政詞匯的解釋一企業(yè)行政管理概述首先，我們需要進(jìn)一步認(rèn)知行政的概念。目前，人們對(duì)企業(yè)行政的理解仍然比較模糊。大體上，人們對(duì)“行政”的認(rèn)知有兩種解釋。第一種解釋?zhuān)彩亲顬橹幸?guī)中矩的解釋就是“政令的執(zhí)行”。對(duì)于“行政”最原始的理解是“權(quán)力”的概念，這在我國(guó)政府部門(mén)中得到很好的表現(xiàn)，例如我國(guó)關(guān)于政府公務(wù)員行政序列、行政職能、行政權(quán)力的交割等。又例如我們國(guó)家還專(zhuān)門(mén)成立了國(guó)家行政學(xué)院。例如，鳳凰衛(wèi)視的老板劉長(zhǎng)樂(lè)先生的名片上就印了“行政總裁劉長(zhǎng)樂(lè)”，你認(rèn)為這里的“行政”指的是權(quán)力還是事務(wù)呢？很顯然是權(quán)力的代表。布衣公子精心制作（1）行政詞匯的解釋一企業(yè)行政管理概述第二種解釋?zhuān)傅氖鞘聞?wù)性的工作。企業(yè)其他職能部門(mén)的叫法都比較統(tǒng)一，如“財(cái)務(wù)部”、“人力資源部”、“銷(xiāo)售部”、“市場(chǎng)部”等都是特定職能部門(mén)的固定叫法，但只有行政這一塊的叫法是五花八門(mén)的，有的企業(yè)叫“總裁辦”，有的企業(yè)叫“辦公室”，有的企業(yè)叫“行政部”，還有的叫“綜合管理中心”、“不管部”等。布衣公子精心制作（2）.行政管理的概念一企業(yè)行政管理概述廣義的行政管理事務(wù)，簡(jiǎn)單理解就是企業(yè)中除去基本的“研發(fā)”“生產(chǎn)”“銷(xiāo)售”這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務(wù)性工作之外的全部事務(wù)狹義的行政管理往往又將其中比較專(zhuān)業(yè)的“人事管理”與“財(cái)務(wù)管理”工作獨(dú)立出來(lái)所剩下的工作事務(wù)。這些剩下的事務(wù)又可以劃分為兩個(gè)方面：行政辦公管理和后勤服務(wù)管理，我們可以將其統(tǒng)稱為“行政后勤管理”。布衣公子精心制作（1）.內(nèi)涵二企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點(diǎn)行政管理的本質(zhì)就是服務(wù)。行政部門(mén)應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目的，行政部門(mén)應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來(lái)。行政部門(mén)的工作永遠(yuǎn)不會(huì)成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)椋绻粋€(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門(mén)，那只能說(shuō)明行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。布衣公子精心制作（2）.特點(diǎn)二企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點(diǎn)行政管理工作可以說(shuō)是千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的和不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過(guò)是行政管理這棵大樹(shù)上的枝枝葉葉而已。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個(gè)公司或集團(tuán)的全部運(yùn)作過(guò)程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)；行政管理的重要是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)成員的切身利益。布衣公子精心制作（3）.綜述二企業(yè)行政管理內(nèi)涵與特點(diǎn)眾所周知，行政管理是不涉及公司具體產(chǎn)品(含活動(dòng)、服務(wù))的生產(chǎn)(或提供)的，它是為生產(chǎn)(或提供)產(chǎn)品(或活動(dòng)、服務(wù))過(guò)程提供相應(yīng)的資源和服務(wù)，以及對(duì)過(guò)程中的人和事進(jìn)行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來(lái)講，行政工作有以下十二字概述：搞好服務(wù)、管好事務(wù)、參與業(yè)務(wù)。這是行政工作的特點(diǎn)，行政工作人員了解工作特點(diǎn)后可以有針對(duì)性、有重點(diǎn)、有目的地開(kāi)展工作。布衣公子精心制作三行政管理體系組成（1）.行政辦公管理行政辦公管理體現(xiàn)的是對(duì)行政事務(wù)的綜合性管理，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務(wù)性。主要包含有：①行政制度建設(shè)及紀(jì)律監(jiān)督；②文書(shū)檔案管理（文書(shū)撰寫(xiě)與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報(bào)刊信函收發(fā)、文書(shū)歸檔管理、圖書(shū)管理）；③印章及資質(zhì)、證件管理；④會(huì)務(wù)工作管理；⑤公共關(guān)系管理；⑥接待預(yù)訂服務(wù)；⑦辦公自動(dòng)化建設(shè)；⑧員工文體活動(dòng)、旅游等。布衣公子精心制作三行政管理體系組成（2）.后勤服務(wù)管理后勤管理體現(xiàn)的是行政組織的物質(zhì)性資源供給與配置管理，具有較強(qiáng)的保障性、服務(wù)性和社會(huì)性。主要包含有：①食堂管理；②宿舍管理；③車(chē)輛（含司機(jī)）管理；④安全與消防管理；⑤治安管理；⑥環(huán)境管理；⑦物資管理（如辦公用品等）；⑧名片、表單及印刷品管理；⑨固定資產(chǎn)管理等。布衣公子精心制作四全面提升行政工作首先是要加強(qiáng)企業(yè)行政管理的制度建設(shè)?！皼](méi)有規(guī)矩不成方圓”，制度是企業(yè)管理的基石。企業(yè)應(yīng)注重行政制度的建設(shè)與加強(qiáng)，通過(guò)制度正本清源。布衣公子精心制作四全面提升行政工作其次是要全面實(shí)行流程化管理。行政工作總是千頭萬(wàn)緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來(lái)實(shí)現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡(jiǎn)單明了地說(shuō)明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。布衣公子精心制作四全面提升行政工作第三是要加強(qiáng)表格化管理。工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實(shí)施就可以靠表格來(lái)實(shí)現(xiàn)。表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說(shuō)清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過(guò)簡(jiǎn)單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。布衣公子精心制作四全面提升行政工作最后是提倡“辦公自動(dòng)化”。辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱OA）改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也