辦公自動化基礎(chǔ)知識

辦公自動化基礎(chǔ)知識第1章辦公自動化根底知識本章學(xué)習(xí)要求:1．掌握辦公自動化的概念，了解辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成。2．熟悉辦公事務(wù)管理的概念與內(nèi)容。3．了解電子政務(wù)的定義，掌握電子政務(wù)的根本模式。第1章辦公自動化根底知識教學(xué)內(nèi)容:1.1辦公自動化概述1.2辦公事務(wù)管理

1.3電子政務(wù)與辦公自動化

結(jié)束1.1.1辦公活動與辦公自動化人們在進(jìn)展生產(chǎn)活動、科學(xué)實(shí)踐和行政管理中，為實(shí)現(xiàn)一個具體的工作目標(biāo)，所從事的處理人群集體事務(wù)或信息的活動就叫辦公。辦公的性質(zhì)決定了辦公活動是有組織、有目的的活動。 辦公自動化概述 辦公自動化概述1．辦公活動〔1〕農(nóng)業(yè)時代的辦公活動在農(nóng)業(yè)時代，科學(xué)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)水平都很低，那時主要的辦公工具是紙、筆和算盤，主要的辦公活動是信息的生成、輸出和存貯，信息記錄在紙上，通過抄寫或印刷來復(fù)制，辦公活動完全依靠手工來完成，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具?！?〕工業(yè)時代的辦公活動在工業(yè)時代，蒸汽機(jī)的出現(xiàn)、電的創(chuàng)造，對辦公活動方式產(chǎn)生了巨大的影響，辦公設(shè)備也步入了一個新的階段?！?〕信息時代的辦公活動計算機(jī)的出現(xiàn)，標(biāo)志著信息時代的降臨，與此同時，通信技術(shù)及其他軟科學(xué)的進(jìn)步，使得人類社會對信息的處理、傳遞以及組織能力到達(dá)了前所未有的高度，辦公活動的方式也發(fā)生了真正意義上的巨大變化。 辦公自動化概述 辦公自動化概述2．辦公自動化我國在上個世紀(jì)80年代初就開場制定辦公自動化的開展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃，1985年在國務(wù)院電子振興辦組織的我國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會上，對辦公自動化作了如下定義：“辦公自動化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人們的一局部辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室工作人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)〞。 辦公自動化概述1.1.2國內(nèi)外辦公自動化開展1．國外辦公自動化開展20世紀(jì)90年代以后，國外的辦公自動化開展主要為如下四個方向：〔1〕辦公自動化設(shè)備向著高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化開展；〔2〕辦公自動化系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無紙化和綜合化開展； 辦公自動化概述〔3〕以計算機(jī)為核心的辦公工作站向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向開展；〔4〕通信在OA系統(tǒng)中的地位進(jìn)一步增強(qiáng)，充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)，建立起全球的網(wǎng)絡(luò)體系。 辦公自動化概述2．國內(nèi)辦公自動化開展〔1〕開展歷史我國辦公自動化的應(yīng)用和開展歷程，可以分為以下三個階段：第一代OA系統(tǒng)，以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志；實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向數(shù)字方式。第二代OA系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征；實(shí)現(xiàn)了工作流程自動化。第三代OA系統(tǒng)，是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。 辦公自動化概述〔2〕開展特點(diǎn)我國辦公自動化開展的特點(diǎn)是起步晚、開展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟(jì)、國防效勞?！?〕開展方向辦公自動化的開展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。 辦公自動化概述3．國內(nèi)辦公自動化存在的問題〔1〕投資大、效果不明顯，水平低、重復(fù)建立多，硬件投入多、軟件投入少，模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等?！?〕辦公人員大都是非計算機(jī)專業(yè)人員，他們的計算機(jī)知識尤其是計算機(jī)操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大。 辦公自動化概述4．我國辦公自動化的開展策略〔1〕在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)工程管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制?！?〕在技術(shù)選向方面，選擇與世界開展潮流吻合的技術(shù)?！?〕在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計?！?〕在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的構(gòu)造化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)〔CAS〕理論進(jìn)展實(shí)現(xiàn)。 辦公自動化概述1.1.3辦公自動化系統(tǒng)1．辦公自動化系統(tǒng)的概念辦公自動化系統(tǒng)是指面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成化信息系統(tǒng)。它將該單位的人員、業(yè)務(wù)流程、信息、組織機(jī)構(gòu)與辦公自動化技術(shù)與設(shè)備集成為一個有機(jī)的整體。辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)作包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。 辦公自動化概述2．辦公自動化系統(tǒng)要素及模式〔1〕辦公自動化系統(tǒng)要素辦公自動化系統(tǒng)要素包括人員、業(yè)務(wù)、辦公機(jī)構(gòu)、辦公制度、辦公技術(shù)設(shè)備、辦公環(huán)境等?！?〕辦公自動化系統(tǒng)模式辦公自動化系統(tǒng)可分為信息流模式和工作流模式兩種. 辦公自動化概述3．辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)成辦公自動化系統(tǒng)按其功能由三個層次構(gòu)成，即事務(wù)處理層辦公自動化系統(tǒng)、信息管理層辦公自動化系統(tǒng)和決策支持層辦公自動化系統(tǒng)。

辦公自動化概述4．辦公自動化系統(tǒng)的開展傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以文檔數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強(qiáng)調(diào)對文檔數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。現(xiàn)代辦公的任務(wù)是提高政府部門、企事業(yè)單位的運(yùn)作效率，進(jìn)而增強(qiáng)其核心競爭力。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實(shí)現(xiàn)的根底技術(shù)是知識管理。 辦公事務(wù)管理1.2.1辦公事務(wù)管理的概念辦公室的職能是處理機(jī)關(guān)日常工作，協(xié)調(diào)部門的工作關(guān)系。包括承辦會議，負(fù)責(zé)信息、新聞發(fā)布，對外宣傳與公關(guān)工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的秘書事務(wù)，處理機(jī)關(guān)文書、檔案、保密、保衛(wèi)、信訪等行政管理工作。

辦公事務(wù)管理1．事務(wù)相對職能而言，在職能以外但卻是為實(shí)現(xiàn)職能所必需的、例行的、程序性的、效勞性的、輔助性的、技術(shù)性的事情的總體稱為事務(wù)。2．辦公事務(wù)管理辦公事務(wù)管理的功能是使機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的要素構(gòu)成及流通過程到達(dá)最正確狀態(tài)，從而使其成效得到放大和充分發(fā)揮。 辦公事務(wù)管理3．辦公事務(wù)管理的特點(diǎn)〔1〕事務(wù)性要求在管理實(shí)踐中，重視對事務(wù)、事務(wù)活動規(guī)律性的研究，根據(jù)實(shí)際情況和需要，充分地發(fā)揮制度化、程序化管理方法的作用。〔2〕綜合性要求必須從機(jī)關(guān)整體出發(fā)考慮和處置各種問題，充分借鑒和運(yùn)用多學(xué)科、多門類管理方法和技術(shù)方法，實(shí)事求是、有針對性地解決問題。 辦公事務(wù)管理〔3〕專業(yè)性辦公事務(wù)管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動的人掌握這種特定的技術(shù)和方法技巧。辦公事務(wù)管理是一種微觀的管理，需要有精細(xì)具體、可操作性強(qiáng)的技術(shù)方法體系作為支持。在一定意義上，辦公事務(wù)管理的過程將成為綜合應(yīng)用管理技術(shù)的過程。 辦公事務(wù)管理4．辦公事務(wù)管理的根本原那么〔1〕系統(tǒng)原那么〔2〕效勞第一〔3〕質(zhì)量管理〔4〕時效性〔5〕經(jīng)濟(jì)性〔6〕集中化〔7〕標(biāo)準(zhǔn)化〔8〕簡化 辦公事務(wù)管理1.2.2效率與時間管理時間管理是如何對時間的流動進(jìn)展管理。辦公室日常事務(wù)之一就是做好合理地安排時間，包括日程安排、約會安排和差旅安排，最終目的就是要提高辦事效率。

辦公事務(wù)管理1．注重辦事效率效率是投入和產(chǎn)出的比值，投入越少，產(chǎn)出越多，效率就越高。提高辦事效率取決于兩個因素：主觀能動作用和客觀條件。前者是指人的思想和才能，后者是指工作對象的難易、手段的效能上下、時空環(huán)境的順逆。效率可分為個體辦事效率和整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。要把辦公室工作的效率搞上去，不僅要提高個體的辦事效率，而且要做好總體組織工作。 辦公事務(wù)管理2．日程安排〔1〕日程安排的內(nèi)容日程安排的內(nèi)容是把單位或領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每天的主要活動納入方案，并下發(fā)給相關(guān)部門或個人。①各種接待、約會。②業(yè)務(wù)考察活動。③組織各類會議。④組織各類重大活動。 辦公事務(wù)管理〔2〕日程安排的根本要求①統(tǒng)籌兼顧②安排標(biāo)準(zhǔn)③效率原那么④突出重點(diǎn)⑤留有余地⑥適當(dāng)保密 辦公事務(wù)管理3．約會安排約會也稱約見，是指領(lǐng)導(dǎo)在事先約定的時間、地點(diǎn)與別人會面洽談業(yè)務(wù)或會商工作。在現(xiàn)代社會中，會面應(yīng)事先約定，這是講究社交禮節(jié)、注重工作效率的表現(xiàn)4．差旅安排差旅安排就是為領(lǐng)導(dǎo)的出行制定周密詳細(xì)的差旅方案。一份合理、周全、程序標(biāo)準(zhǔn)的差旅方案，能保證領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)完成工作任務(wù)。 辦公事務(wù)管理1.2.3會議管理1．會議要素會議要素是指會議的組成因素?？煞譃閮深?，一類是根本要素，另一類是可選要素。2．會議的組織會議的組織是確定并完善會議要素，并將其以有秩序、有成效的方式組合為一個有機(jī)整體的活動過程。 辦公事務(wù)管理1.2.4公文管理1．根本概念〔1〕文件文件是一種信息記錄。它是被人們以各種記錄方式記載到一定的物質(zhì)媒體〔如紙張、感光材料、磁性材料等〕上之后形成的信息與其載體的復(fù)合體。 辦公事務(wù)管理〔2〕公文公文既具有文件的根本屬性，又具有其它文件〔主要是私人文件〕所不具備的一些特點(diǎn)，主要用于處理公務(wù)、辦公事務(wù)；它的文體、構(gòu)造、格式大都由國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法律法規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，在形成過程中，它必須履行嚴(yán)格的法定的生效程序。在現(xiàn)實(shí)效用方面，它對有關(guān)各方行為的強(qiáng)制影響受到國家法律法規(guī)嚴(yán)格的約束和保護(hù)。 辦公事務(wù)管理2．公文的主要類別依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可從多角度對公文進(jìn)展類別劃分。3．公文處理公文處理就是對公文的創(chuàng)制、處置和管理。即在公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原那么對公文進(jìn)展創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得成效的行為或過程。 辦公事務(wù)管理4．公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程控制公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)行和辦理過程。對該過程進(jìn)展控制的目的是保證其穩(wěn)定有序、方向正確、流速合理。5．文件傳遞過程控制公文只有準(zhǔn)確、快捷地傳送給收文者，才能真正產(chǎn)生效用。為此，必須有效地控制公文的傳遞過程，保證其方向正確、速度合理、線路短捷、有效。1.3電子政務(wù)與辦公自動化人類社會進(jìn)步的歷史就是不斷創(chuàng)造和利用科學(xué)技術(shù)的歷史，隨著以全球互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的新一代信息技術(shù)的迅猛開展，人類社會已步人一個嶄新的網(wǎng)絡(luò)時代。電子政務(wù)就是在以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息技術(shù)開展的根底上所產(chǎn)生的政府管理的改革新模式。1.3.1電子政務(wù)概述電子政務(wù)是現(xiàn)代化信息技術(shù)與行政管理等多個學(xué)科相融合的產(chǎn)物，它不僅是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新的應(yīng)用方式，而且更是一場劃時代的變革，具有深遠(yuǎn)的歷史意義。1.3電子政務(wù)與辦公自動化1．電子政務(wù)的定義所謂電子政務(wù)〔E-Governance或E-Governing〕，就是運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織構(gòu)造、工作流程和運(yùn)作方式的優(yōu)化重組和有效改造，構(gòu)建精簡、高效、廉潔、公平的效勞型的現(xiàn)代化政府運(yùn)作模式，以便全方位地向社會提供優(yōu)質(zhì)、高效、標(biāo)準(zhǔn)、透明、符合國際水準(zhǔn)的管理和效勞。電子政務(wù)的核心在于將政府的管理和效勞借助信息手段集成，實(shí)現(xiàn)更高效、更廉潔、更務(wù)實(shí)的政府監(jiān)管和效勞。1.3電子政務(wù)與辦公自動化2．電子政務(wù)的效勞對象電子政務(wù)的效勞對象包括政府本部門內(nèi)部，也包括其他政府部門，企業(yè)以及社會公眾；從電子政務(wù)系統(tǒng)的效勞對象來看，電子政務(wù)運(yùn)作方式包括政府部門與政府部門的電子政務(wù)、政府和公務(wù)員的電子政務(wù)、政府和企業(yè)的電子政務(wù)以及政府和公眾的電子政務(wù)。3．電子政務(wù)的應(yīng)用領(lǐng)域電子政務(wù)的應(yīng)用領(lǐng)域可以歸納為以下8個方面：1.3電子政務(wù)與辦公自動化〔1〕以電子文檔交換技術(shù)為工具，推動信息通信及交易處理；〔2〕實(shí)現(xiàn)公文電子化，，建立政府各種資料庫；〔3〕通過網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)行電子稅務(wù)；〔4〕電子采購及招標(biāo)，在線交易，及在線支付；〔5〕電子福利支付與查詢；〔6〕電子郵政；〔7〕電子身份認(rèn)證；〔8〕推動電子商務(wù)，構(gòu)建信息平安體系。1.3電子政務(wù)與辦公自動化1.3.2電子政務(wù)的現(xiàn)狀和開展方向從上個世紀(jì)90年代以來，

電子政務(wù)在各國相繼展開，許多國家都實(shí)施了一系列根底工程，大力開展了電子政務(wù)，成效十分顯著。電子政務(wù)不斷從初級階段向高級階段開展。但由于信息化程度、根底設(shè)施、人力資源、技術(shù)能力等方面存在差異，各國著手實(shí)施電子政務(wù)的起始時間不同，全球電子政務(wù)開展水平存在著不平衡性?？偟膩砜?，興旺國家電子政務(wù)起步要早于開展中國家，其電子政務(wù)開展水平也大大高于開展中國家。1.3電子政務(wù)與辦公自動化1.國外電子政務(wù)的開展?fàn)顩r簡介目前，興旺國家都把電子政務(wù)建立作為政府工作和國家信息化的重要戰(zhàn)略，制定自己的電子政務(wù)開展戰(zhàn)略與遠(yuǎn)景。2.我國電子政務(wù)的現(xiàn)狀我國電子政務(wù)的建立過程經(jīng)歷了三個階段：以辦公自動化建立為核心階段、以行政監(jiān)視為核心的階段和以公共效勞為核心的階段。1.3電子政務(wù)與辦公自動化3.我國電子政務(wù)的開展方向根據(jù)2007年聯(lián)合國有關(guān)機(jī)構(gòu)的評估，我國電子政務(wù)總體水平與興旺國家相比還存在很大差距。我國電子政務(wù)開展中還存在諸多不完善之處，包括政務(wù)信息資源開發(fā)利用滯后，共享機(jī)制尚未建立，建立、管理運(yùn)行體制不完善，應(yīng)用系統(tǒng)的潛能未得到充分發(fā)揮，公眾效勞水平和效率不高，如何加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)監(jiān)管、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化工作、平安保障等方面亟待解決。1.3電子政務(wù)與辦公自動化我國電子政務(wù)的開展建立主要做好以下幾個方面的工作。〔1〕轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識〔2〕制定開展規(guī)劃并建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)〔3〕加大行政改革并創(chuàng)新政府管理〔4〕建立電子政務(wù)系統(tǒng)的平安保障體系〔5〕進(jìn)一步加強(qiáng)和完善電子政務(wù)的立法工作〔6〕加強(qiáng)電子政務(wù)的人性化與動態(tài)交互功能使之更貼近公眾〔7〕建立一支能適應(yīng)電子政務(wù)開展和現(xiàn)代化建立需要的公務(wù)員隊(duì)伍1.3電子政務(wù)與辦公自動化1.3.3電子政務(wù)的工作模式電子政務(wù)所包含的內(nèi)容極為廣泛，幾乎可以包括傳統(tǒng)政務(wù)活動的各個方面。電子政務(wù)的運(yùn)作模式有G2G模式、G2

E模式、G2B模式和G2C模式等四種。

1．G2G電子政務(wù)政府與政府之間的電子政務(wù)稱作G2G，它是指政府內(nèi)部、政府上下級之間、不同地區(qū)和不同職能部門之間實(shí)現(xiàn)的電子政務(wù)活動。

1.3電子政務(wù)與辦公自動化2．G2E電子政務(wù)G2E電子政務(wù)是指政府〔Government〕與政府雇員〔Employee〕之間的電子政務(wù)。G2E電子政務(wù)是政府機(jī)構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部電子化管理的重要形式，也是G2G、G2B