企業(yè)檔案歸檔范圍和保管期限培訓(xùn)課件

企業(yè)檔案工作規(guī)范

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歸檔范圍及保管期限張妍TEL：23678980E：TJDAJQYC@126.COM檔案業(yè)務(wù)工作企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案業(yè)務(wù)工作一、收集工作

收集工作就是按照企業(yè)管理的有關(guān)規(guī)定，依據(jù)企業(yè)檔案歸檔范圍，通過一定的方法將企業(yè)各部門和個人手中有保存價值的檔案(包括文字、圖表、錄音、錄像、磁盤等)集中到企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)(檔案館、室)的過程。企業(yè)檔案的收集是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集中管理的重要內(nèi)容和基本措施。檔案業(yè)務(wù)工作一、收集工作

1、對企業(yè)文件收集積累過程的控制（1）以企業(yè)各項工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的收集積累工作（2）實(shí)行“三納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度（3）抓住薄弱環(huán)節(jié)和容易造成文件散失的環(huán)節(jié)，協(xié)助做好企業(yè)文件收集積累工作（4）根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的收集積累工作（5）運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對企業(yè)文件收集積累的監(jiān)督和指導(dǎo)

在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念：1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。

2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責(zé)。

企業(yè)各層級對檔案工作的責(zé)任：在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層：將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程;對企業(yè)檔案工作的發(fā)展做出整體規(guī)劃;對企業(yè)檔案管理制度的建立、完善和嵌入企業(yè)各有關(guān)制度進(jìn)行整體協(xié)調(diào);將文件管理納入有關(guān)人員乃至全體員工崗位責(zé)任制進(jìn)行考核和獎懲，確保檔案管理有關(guān)制度在企業(yè)各層級、各崗位得到貫徹落實(shí)

。

在企業(yè)管理的中層：將文件管理工作納入分管領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的工作計劃中，以保證在安排和下達(dá)科技、生產(chǎn)計劃及項目計劃的同時，將文件管理工作同時安排和下達(dá)；將檔案管理的具體要求落實(shí)到企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的規(guī)章制度及工作流程中；督促員工做好文件工作。在企業(yè)的基層：將文件管理落實(shí)企業(yè)各部門和有關(guān)人員乃至所有人員的崗位或經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，明確各有關(guān)人員及全體人員在文件檔案化管理中的職責(zé)任務(wù)；做好文件管理的具體工作；把完成職責(zé)任務(wù)的情況作為考核和獎勵的指標(biāo)和條件。

檔案業(yè)務(wù)工作一、收集工作2、企業(yè)管理文件材料在收集積累時應(yīng)注意的事項（1）文件材料的收集積累范圍要符合企業(yè)檔案的歸檔范圍。

（2）在收集積累過程中，盡可能保留文件正文和原件。

（3）收集積累的文件一定要進(jìn)行登記。

“文件的檔案化管理”一、收集工作3、做好檔案收集工作要做到：

擴(kuò)大檔案收集對象

擴(kuò)大檔案收集范圍

擴(kuò)大檔案收集渠道

有針對性地指導(dǎo)檔案服務(wù)要到位

二、歸檔工作

企業(yè)文件材料的歸檔，是指企業(yè)內(nèi)部職能部門，把在其職能范圍活動中形成的、已辦理完畢或項目告一段落，經(jīng)鑒定具有保存價值的文件材料，按照歸檔制度的要求，收集齊全、系統(tǒng)整理、移交給本單位檔案部門的工作。

二、歸檔工作三個方面的要求：文件的歸檔范圍、文件的歸檔時間、文件的歸檔要求。文件歸檔范圍

歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件（包括各種載體形式）都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；歸檔文件的主要來源；歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號文件要求（《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》）。各類企業(yè)在制訂歸檔范圍時注意把握的幾點(diǎn)一是“以我為主，為我所需”二是“與時俱進(jìn)，具有時代特色”三是“內(nèi)容、形式全覆蓋”

制訂歸檔范圍的基本方法：——掌握依據(jù)，調(diào)查研究

——擬定初稿——廣泛征求意見——各立檔部門負(fù)責(zé)人審核——修改完善后報批——主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行——納入相關(guān)制度各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時，重點(diǎn)列出能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料：1、制造業(yè)企業(yè)。各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。2、交通運(yùn)輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件材料對于正常運(yùn)營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。3、建筑安裝企業(yè)。以工程項目為單位的成套性特點(diǎn)較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。4、金融企業(yè)。內(nèi)容相對專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速度快，會計和信貸文件量大。5、流通企業(yè)。經(jīng)營管理性文件材料是主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時間性和項目性等特征。6、郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一部分文件材料是由多個企業(yè)共同形成。7、農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點(diǎn)。需要注意的問題：1、在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。

2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。3、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應(yīng)注意體現(xiàn)“以人為本”的原則。

關(guān)于附錄A的說明：1、附錄A給出的是資料性附錄。2、附錄A不作為企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。3、附錄A增強(qiáng)了可操作性。4、附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。

文件歸檔時間

文件材料的歸檔時間主要有兩種：

定期歸檔

隨時歸檔

（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。（2）科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。（4）會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（5）電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。（6）磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。（7）更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。應(yīng)該隨時歸檔的其它文件：

1、需要嚴(yán)加控制的核心文件；

2、機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件；

3、應(yīng)清退的文件；

4、非紙質(zhì)載體文件；

5、外來文件。電子文件的歸檔《企業(yè)檔案工作規(guī)范》8.2.1電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定?！半p套制”的規(guī)定

邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。元數(shù)據(jù)包括：文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。背景信息指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息

8.2.6文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

可按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）的有關(guān)要求，對電子文件鑒定、整理和歸檔。文件歸檔要求

歸檔份數(shù)歸檔要求第一，應(yīng)實(shí)行部門立卷；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第三，歸檔原件；第四，非紙質(zhì)文件和外文材料；第五，歸檔文件的份數(shù)；第六，合作項目文件；第七，填寫《檔案交接登記表》。企業(yè)文件材料的歸檔手續(xù)歸檔部門對歸檔材料的簡要說明交接雙方辦理的交接手續(xù)歸檔材料說明包括：本套材料的名稱，完整、準(zhǔn)確程度，項目負(fù)責(zé)人姓名，材料整理人等。三、企業(yè)文件材料的鑒定

1、歸檔文件材料的鑒定歸檔文件材料完整性的鑒定歸檔文件材料準(zhǔn)確性的鑒定歸檔文件材料保存價值和保管期限的鑒定

2、保管期限的劃分注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價值考察文件的實(shí)際內(nèi)容，防止從形式上看其價值考慮文件的長遠(yuǎn)需要，防止靜止地看待問題企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作：區(qū)分檔案與非檔案。區(qū)分“永久”與“非永久”。區(qū)分重要檔案和一般檔案。區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質(zhì)檔案。

企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。2、國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報有關(guān)部門備案。3、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。4、檔案保管期限表應(yīng)該及時進(jìn)行修訂。四、檔案整理工作（一）編制分類方案

企業(yè)檔案的分類，就是根據(jù)企業(yè)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)以及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系，把企業(yè)檔案劃分為一定的類別，使企業(yè)全部檔案形成一個縱向從屬關(guān)系和橫向平行關(guān)系的不同層次的系統(tǒng)。（一）編制分類方案

1、企業(yè)檔案一級類目的設(shè)置：一級類目就是企業(yè)檔案分類的第一個層次，即企業(yè)檔案的基本大類。2、企業(yè)檔案二級及二級以下類目的設(shè)置：要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)來進(jìn)行具體劃分。3、企業(yè)檔案分類類目的標(biāo)識：可根據(jù)企業(yè)檔案分類的實(shí)際情況，采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（1）黨群工作類（2）行政管理類（3）經(jīng)營管理類（4）生產(chǎn)技術(shù)管理類（5）產(chǎn)品類

（6）科學(xué)技術(shù)研究類（7）基本建設(shè)類（8）設(shè)備儀器類（9）會計檔案類（10）干部職工檔案類（二）文件整理管理類文件的整理應(yīng)該符合《文書檔案案卷格式》GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22的要求；科技文件的整理應(yīng)該符合《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822的要求；基本建設(shè)項目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28的要求；會計文件的整理應(yīng)該符合《會計檔案管理辦法》財會字[1998]32號文件的要求；職工文件的整理應(yīng)該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[１９９２]３３號文件的要求；照片文件的整理應(yīng)該符合《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821的要求；

錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》DA/T15的要求；電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32的要求；計算機(jī)輔助設(shè)計文件的整理應(yīng)該符合《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1的要求。（三）全宗

全宗是一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項活動中形成的檔案有機(jī)整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。也可通俗地理解為一個立檔單位的全部檔案。

企業(yè)變動與全宗劃分的幾種情況：1、一個企業(yè)分成兩個或兩個以上企業(yè)的情況。

（一分為二）

2、兩個或兩個以上的企業(yè)合并為一個企業(yè)的情況。（合二為一）3、由企業(yè)內(nèi)部的一個組織機(jī)構(gòu)改變成為一個獨(dú)立的企業(yè)的情況。（由內(nèi)變外）

4、由一個獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的一個組織機(jī)構(gòu)的情況。（由外變內(nèi)）5、由于某種特殊原因，中斷了一段時間的工作，以后又恢復(fù)了正常的活動的情況。

（中斷）6、僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱發(fā)生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等等情況。（更名）（四）全宗卷

全宗卷是企業(yè)檔案室（館）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是檔案室（館）對該全宗進(jìn)行管理的依據(jù)，也是保管工作人員掌握全宗情況的重要工具。

《全宗卷規(guī)范》

DA/T12-94全宗卷的主要內(nèi)容包括：檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄等。檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。檔案統(tǒng)計：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。7.6檔案保管工作三個方面的要求：檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案入庫前的修護(hù)要求；庫房管理要求。

磁性載體文件的保管：防磁;磁帶要平放;定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。7.9檔案利用工作

共８款要求：加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；要設(shè)定利用者權(quán)限；要進(jìn)行利用登記；應(yīng)采取多種方式；編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。第九