中職院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策-檔案管理論文

4/4中職院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策-檔案管理論文

學(xué)生檔案是人事檔案的組成部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實踐的真實歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系和經(jīng)濟狀況的主要原始材料，它由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，是學(xué)校與社會聯(lián)系的渠道紐帶，既是學(xué)生就業(yè)和用人單位做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，又是做好學(xué)生管理工作的重要手段。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理包括對學(xué)生在校期間和畢業(yè)后的追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。但由于眾多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，下面就當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在的幾個方面的問題做相關(guān)概述。

（一）學(xué)生檔案管理意識薄弱，重視力度不夠

管理員或?qū)W生沒有意識到學(xué)生檔案是學(xué)生管理、人才培養(yǎng)及畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)。首先，學(xué)生把學(xué)生檔案視為與己無關(guān)，是管理教師的特定任務(wù)，缺少主動參與個人檔案材料收集的意識；其次，作為管理者也通常是在學(xué)生畢業(yè)時才注重完善歸檔材料，沒有在日常工作中加以收集、整理與完善，造成學(xué)生檔案內(nèi)容缺乏，不實，不能真正或很好的達到使用價值。

（二）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范、不完整

學(xué)生檔案中存在著班主任鑒定千篇一律、材料缺失、內(nèi)容單一、信息量不足等方面的問題。檔案工作人員在收集整理歸檔材料時，僅限于學(xué)籍表、學(xué)生登記表、成績記載表、畢業(yè)生登記表及入黨、入團等方面的材料，而把能客觀直接反映學(xué)生專業(yè)技術(shù)水平、實踐能力以及創(chuàng)新能力的材料棄之一旁，諸如學(xué)生技能競賽證書、各種獎勵證明，一般都不歸檔，使得用人單位難以全面掌握和了解畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。用人單位在查看學(xué)生檔案時，更多的是希望能從中獲悉畢業(yè)生是否具有從業(yè)需要的知識和技能，是否具有良好的職業(yè)適應(yīng)能力和開拓、進取、創(chuàng)新的精神；是否具有吃苦耐勞的精神、腳踏實地的作風(fēng)、強烈的事業(yè)和責(zé)任感。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，即使有，也缺乏個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。

（三）檔案管理員整體素質(zhì)不高

中職學(xué)校檔案管理員應(yīng)具備較高的文化水平和基本的政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和政策方針，掌握檔案管理工作的基本理論原則和基本方法，具備檔案管理工作能力和必要的文字處理能力。但當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理員達到上述要求的不多，有的檔案管理員是轉(zhuǎn)行做檔案工作的，有的是兼職做檔案工作的，有的是剛從學(xué)校畢業(yè)分配來的，部分檔案管理員對學(xué)生檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏基本的業(yè)務(wù)知識和技能，缺乏檔案的現(xiàn)代管理技術(shù)手段。

（四）管理制度不健全

由于檔案管理制度不健全，部分學(xué)生歸檔材料質(zhì)量差、手續(xù)不完備、書寫不規(guī)范、形式不統(tǒng)一。比如，有些該由單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的欄目，常常只蓋章或只簽名，有的簽字蓋章的時間漏填等問題；有的學(xué)校學(xué)生成績單沒有教務(wù)科公章，甚至學(xué)生成績單采用復(fù)印件。有些學(xué)生的檔案獎懲記錄不詳細(xì)或過于籠統(tǒng)；歸檔材料紙張大小不一，紙質(zhì)不符合存檔要求。少數(shù)學(xué)生檔案存在涂改現(xiàn)象，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不密封，不按規(guī)定辦理；還有的學(xué)生檔案直接由本人遞交，沒有嚴(yán)格遵守檔案法和上級的有關(guān)規(guī)定。

二、解決中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的辦法

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和文化水平，培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，是做好檔案工作的重要保證。采用多種有效措施，讓檔案管理人員參加崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識。采用長期培養(yǎng)與短期培訓(xùn)相結(jié)合，學(xué)校教育與實際工作鍛煉相結(jié)合，脫產(chǎn)學(xué)習(xí)與在職自學(xué)相結(jié)合方式培養(yǎng)檔案管理人員，同時鼓勵檔案管理人員向同行學(xué)習(xí)先進的管理方法，擴大知識面，提高政治思想水平和道德素質(zhì)，充分調(diào)動其工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高業(yè)務(wù)管理技能，促進中職學(xué)校檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（二）加大宣傳力度，強化師生檔案意識

學(xué)校要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，充分認(rèn)識學(xué)生檔案工作的重要意義，樹立和增強檔案管理的意識。教師要重視檔案材料的收集、整理和歸檔等工作，從對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真填寫學(xué)生的學(xué)籍卡、學(xué)期鑒定和畢業(yè)生登記表等方面的內(nèi)容，及時將檔案材料轉(zhuǎn)交檔案管理員；學(xué)生要重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚和格式規(guī)范。

（三）建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

第一，規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須使用統(tǒng)一紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

第二，建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段：第一個階段是收集招生時形成的和中職學(xué)校入學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時和學(xué)生入學(xué)時就著手抓緊收集；第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務(wù)處、團委和學(xué)生會收集評優(yōu)評獎等材料；第三個階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評價材料，例如有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

第三，嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。一方面必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進行：如填寫轉(zhuǎn)遞單―填寫轉(zhuǎn)檔登記―嚴(yán)密包封―通過機要轉(zhuǎn)遞―檢查收存回執(zhí)―回執(zhí)未退的及時催查(應(yīng)在一月之內(nèi))。同時，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件，就應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對中職學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在校期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象發(fā)生。

（四）加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，隨著中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容和數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計劃、有步驟地實現(xiàn)學(xué)生檔案管