歸檔工作、文書制作要求實務

立卷的基本要求訴訟文書材料的收集訴訟文書材料的排列訴訟文書材料的立卷編目卷宗裝訂訴訟卷宗的歸檔訴訟文書檔案立卷辦法一、立卷基本要求依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、最高人民法院《訴訟文書立卷歸檔辦法》基本原則：根據(jù)刑事、民事、行政、執(zhí)行等案件類別，按年度、審級、一案一號的原則，單獨立卷

訴訟文書用紙：采用國際標準A4型紙張（大型紙張折疊成A4型紙大?。┰V訟文書用筆：鋼筆(碳素水、蘭黑墨水）、毛筆、簽字筆書寫、簽發(fā)。（禁用紅色墨水、紅簽字筆、圓珠筆、鉛筆等）各類訴訟文書，應按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷（特殊情況下可立尾卷）卷宗歸檔：由承辦書記員負責收集、整理立卷，承辦審判員和庭長負責檢查卷宗質量，并監(jiān)督承辦書記員按期歸檔二、訴訟文書材料收集人民法院在收案后，承辦書記員即開始收集有關本案的各種訴訟文書材料，著手立卷工作在案件辦結以后，認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)法律文書不完備的，應及時補齊或補救，并去掉與本案無關的材料，再行排列整理入卷文書材料一般只保存一份(有領導人批示的材料除外)，重份材料一律剔除本院的判決書、裁定書、調解書可保留三份，裝入卷底袋內備用下列訴訟文書材料可以不歸檔，由承辦單位自行處理

1、答復來信來訪人到有關單位直訴的2、轉交有關單位辦理的3、沒有參考價值的信封、轉辦單、工作材料4、內容相同的重份申訴材料5、法規(guī)、條例復制件6、一般的法律文書草稿(未定稿)7、與本案無關的材料。三、訴訟文書材料的排列形成文書自然順序刑事再審副卷民事行政一審二審一審二審一審二審訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程序的客觀進程，形成文書時間的自然順序，兼顧文書之間的有機聯(lián)系進行排列

刑事一審案件正卷訴訟文書材料排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）案件移送書(收案筆錄)；（4）起訴書（自訴狀）正本及附件；（5）送達起訴書筆錄；（6）聘請、指定、委托辯護人材料；（7）自行逮捕決定、逮捕證及對家屬通知書；（8）搜查證、搜查勘驗筆錄及扣押物品清單；（9）查封令、查封物品清單；（10）取保侯審、保外就醫(yī)決定及保證書（11）退回補充偵察函及補充偵察材料；（12）撤訴書；（13）調查筆錄或調查取證材料；（14）贓、證物鑒定結論；（15）審問筆錄；（16）被告人坦白交代、揭發(fā)問題登記表及查證材料；（17）延長審限的決定、報告及批復；（18）開庭前的通知、傳票、提押票換押票；（19）開庭公告底稿；（20）開庭審判筆錄（公訴詞、辯護詞、證人證詞、被告人陳述詞）；（21）判決書、裁定書正本（刑事附帶民事部分的調解書、協(xié)議書、裁定書正本）（22）宣判筆錄（委托宣判函及宣判筆錄）；（23）判決書、裁定書送達回證；（24）司法建議書；（25）提押票；（26）抗訴書；（27）上訴案件移送書存根；（28）上級人民法院退卷函；（29）上級人民法院判決書、裁定書；（30）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)（釋放證回執(zhí)）；（31）贓物、證物移送清單及處理手續(xù)材料；（32）備考表；（33）證物袋；（34）卷底。刑事一審案件正卷中關于死刑、死緩訴訟文書材料的排列順序，在（23）與（24）之間依次排列：（1）死刑、死緩的復核報告及上訴移送函；（2）最高人民法院或高級人民法院判決書、裁定書或批復；（3）退卷函；（4）執(zhí)行死刑命令；（5）暫停執(zhí)行死刑的報告及批復；（6）死刑執(zhí)行前驗明正身筆錄；（7）執(zhí)行死刑筆錄；（8）執(zhí)行死刑布告簽發(fā)稿；（9）執(zhí)行死刑報告；（10）死刑執(zhí)行前后照片；（11）死刑犯家屬領取骨灰或尸體通知；（12）尸體處理登記表。刑事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）上（抗）訴案件移送書；（4）原審法院判決書、裁定書；（5）上訴書（抗訴書）；（6）答辯狀；（7）聘請、指定、委托辯護人材料；（8）調查筆錄（調查取證材料）；（9）撤訴書；（10）審問筆錄；（11）公訴人、辯護人出庭通知書；（12）開庭公告底稿；（13）傳票、提押票；（14）開庭審判筆錄；（15）公訴詞、辯護詞、陳述詞；（16）庭審后的補充調查材料；（17）司法鑒定材料；（18）被告人坦白交代、揭發(fā)問題登記表及查證材料；（19）延長審限材料；（20）判決書、裁定書正本；（21）刑事附帶民事部分調解書、協(xié)議書、裁定書；（22）宣判筆錄、委托宣判函；（23）判決書、裁定書送達回證；（24）退卷函；（25）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)；（26）備考表；（27）證物袋；（28）卷底。刑事二審案件正卷中關于死刑案件材料的排列順序，在（24）后依次排列：（1）執(zhí)行死刑命令正本；（2）暫停執(zhí)行死刑的通知、批復；（3）死刑執(zhí)行報告及死刑執(zhí)行前后照片；（4）執(zhí)行通知書存根和回執(zhí)（釋放回執(zhí)）；（5）備考表；（6）證物袋；（7）卷底。民事一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）起訴書或口訴筆錄；（4）立案（受理）通知書；（5）繳納訴訟費或免費手續(xù)；（6）應訴通知書回執(zhí)；（7）答辯狀及附件；（8）原、被告訴訟代理人、法定代表人委托授權書、鑒定委托書及法定代表人身份證明；（9）原、被告舉證材料；（10）詢問、調查取證材料；（11）調解筆錄及調解材料（12）開庭通知、傳票及開庭公告底稿；（13）開庭審判筆錄；（14）判決書、調解書、裁定書正本；（15）宣判筆錄；（16）判決書、調解書、裁定書、送達回證；（17）上訴案件移送函存根；（18）上級法院退卷函；（19）上級法院判決書、調解書、裁定書正本；（20）證物處理手續(xù)；（21）執(zhí)行手續(xù)材料；（22）備考表；（23）證物袋；（24）卷底

民事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）上訴案件移送書；（4）原審法院判決書、調解書、裁定書；（5）繳納訴訟費或免費手續(xù)；（6）上訴書正本；（7）答辯狀；（8）詢問、調查筆錄或調查取證材料；（9）調解筆錄及調解材料；（10）撤訴書；（11）開庭通知、傳票；（12）辯護委托書及辯護詞；（13）開庭審判筆錄；（14）判決書、調解書、裁定書正本；（15）司法建議書；（16）宣判筆錄委托宣判函；（17）送達回證；（18）退卷函存根；（19）備考表；（20）證物袋；（21）卷底。行政一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）起訴書、口訴筆錄及附件（行政處罰及處理材料）；（4）受理案件通知書；（5）繳納訴訟費通知及預收收據(jù)；（6）應訴通知書回執(zhí)；（7）答辯狀及附件；（8）法定代表人及訴訟代理人的身份證明及授權委托書；（9）詢問、調查筆錄及調查取證材料；（10）開庭通知、傳票、公告底稿；（11）停止行政機關具體行政行為繼續(xù)執(zhí)行的法律文書；（12）開庭審判筆錄；（13）代理詞、辯護詞；（14）撤訴書；（15）判決書、裁定書正本；（16）宣判筆錄；（17）送達回證；（18）訴訟費收據(jù)；（19）上訴或復核案件移送書；（20）上級法院退卷函；（21）上級法院的判決書、裁定書或批復；（22）證物處理手續(xù)；（23）備考表；（24）證物袋；（25）卷底。

行政二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）原審法院案件復核或上訴移送書；（4）原審判決書、裁定書；（5）上訴狀或申請復核書；（6）繳納訴訟費通知及預收收據(jù)；（7）上訴狀副本或申請復核送達回證；（8）答辯狀；（9）法定代表人、代理人身份證明及授權委托書；（10）詢問、調查筆錄及取證材料；（11）鑒定委托書及鑒定報告；（12）開庭通知、傳票、公告；（13）開庭審判筆錄；（14）代理詞、辯護詞；（15）撤訴書；（16）判決書、裁定書、復核批復正本；（17）宣判筆錄；（18）送達回證；（19）訴訟費收據(jù)；（20）退卷函存根；（21）司法建議書；（22）備考表；（23）證物袋；（24）卷底。再審、申訴案件正卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）立案審批表或提起再審決定書；（4）申訴書；（5）原審判決書、裁定書；（6）提審、詢問當事人筆錄；（7）提押票、傳票；（8）調查筆錄或調查取證材料；（9）判決書、裁定書、批復正本；（10）宣判筆錄；（11）送達回證；（12）退卷函存根；（13）備考表；（14）證物袋；（15）卷底。各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）閱卷筆錄；（4）案件承辦人的審查報告；（5）承辦人與有關部門內部交換意見的材料或筆錄；（6）有關本案的內部請示及批復；（7）合議庭評議案件筆錄；（8）審判庭研究、匯報案件記錄；（9）審判委員會討論記錄；（10）案情綜合報告原件、正本；（11）判決書、裁定書原本；（12）審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書；（13）其他不宜對外公開的材料；（14）備考表；（15）卷底。各法院可以根據(jù)實際情況，按照形成文書材料的時間順序排列。復核案件、減刑假釋案件、執(zhí)行案件的訴訟文書材料的排列，可參照所屬該類案件一、二審材料的排列順序辦理。四、訴訟文書材料的立卷編目

訴訟文書材料經過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號。頁號一律用阿拉伯數(shù)字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角（空白頁不要編號）。卷宗封面、卷內目錄、備考表、證物袋、卷底不編號

卷宗封面、卷內目錄原則上要用微機打印，或用鋼筆、簽字筆按規(guī)定項目逐項填寫齊全（主要有承辦人、保管期限、歸檔日期等）字跡要工整、規(guī)范、清晰。結案日期填寫宣判日期。卷面不要遺留電話號碼、開庭時期等筆跡五、卷宗裝訂

卷宗裝訂前，要對訴訟文書材料進行全面檢查，材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以A4型紙張為準。對于字跡難以辨認的材料、傳真件等應附上手抄件或復印件外文及少數(shù)民族文字材料應附上漢語譯文需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙，郵票不得取掉。文書材料上的金屬物必須剔除干凈每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的，應按順序分冊裝訂。卷宗必須用線繩三孔一線裝訂。長度以160毫米左右為宜。用我院配置的自動訂卷機訂卷，卷眼同卷皮虛線連接處，在卷底裝訂線結扣處（或中間卷眼）粘貼封志，由立卷人加蓋騎縫章。六、訴訟卷宗歸檔歸檔時限：中院規(guī)定，在案件審限內做到隨結隨歸，由承辦書記員聯(lián)系檔案管理人員進行移交歸檔。超審限未歸檔的，法院管理系統(tǒng)將會自動通報隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案材料，按《人民法院聲像檔案管理辦法》的規(guī)定辦理凡能附卷保存的證物均應裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標明證物名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷的證物應拍照片附卷。已經歸檔的卷宗不得從卷內抽取材料，確需增添訴訟文書材料，應征得檔案管理人員同意后，按立卷要求辦理訴訟檔案保管期限的規(guī)定依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》劃定刑事訴訟檔案保管期限，應根據(jù)刑期、犯罪主體身份、案件的政治和科研價值、案件的性質綜合考慮，取用其中最長的保管期限。民事、經濟、行政訴訟檔案，應根據(jù)當事人身份、案件的影響程度和審理程序、案件性質綜合考慮，取用其中最長的保管期限。訴訟檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。凡屬需要長遠保存查考利用的檔案劃為永久保管；凡屬在相當長的時期內需要保存查考利用的檔案劃分長期保管，保管期限為六十年；凡屬在相對較短的時期內需要保存查考利用的檔案劃為短期保管，保管期限為三十年訴訟案件中的證物，凡需附卷保存的，其保管期限與案卷相同。不適于保存的，可拍照片附卷，實體證物經主管院長批準后予以銷毀或作其他處理訴訟檔案的保管期限，從案件的判決、裁定或調解發(fā)生法律效力后的下一年起算保管期限屆滿的訴訟檔案，由有關領導和審判人員、檔案管理人員組成鑒定小組，逐卷進行鑒定。對仍有繼續(xù)保存利用價值的檔案，可以適當提升檔次，繼續(xù)保存經鑒定確定銷毀的檔案，經上級法院抽查同意后，把其中的判決書、裁定書、調解書取出一份，按年度、類別、案號的順序整理立卷，隨有關年度編號，永久保存。對應當銷毀的檔案，由鑒定小組編造清冊，提出銷毀報告，經本院院長批準，并報上一級人民法院和同級檔案行政管理部門備案，由檔案干部和指定的監(jiān)銷人共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊按文書檔案的要求立卷歸檔刑事訴訟檔案保管期限的劃定

（略）民事、經濟、行政訴訟檔案保管期限的劃定（一）按當事人身份劃分當事人一方為高級工程師、副教授、副研究員或相當職稱以上的案件永久當事人一方在黨、政、軍機關、民主黨派和人民團體中職務相當于縣、團級以上干部的案件永久省、自治區(qū)、直轄市范圍內各界知名人士的案件省級以上人大代表、政協(xié)委員的案件永久（二）按案件的影響程序和審理程序劃分涉外，涉港澳臺，涉民族宗教的民族民事、經濟、行政案件永久跨省、自治區(qū)、直轄市的經濟合同糾紛案件重大的永久一般的長期國內外影響較大的典型的民事、經濟、行政案件永久缺席判決的民事案件永久判決或調解后當事人反復申訴的案件長期經上級法院復查改判的民事、經濟、行政訴訟案件永久反映貫徹民事法律中的典型案件永久（三）按案件性質劃分繼承、析產案件訴訟標的在人民幣二百萬元以上的永久訴訟標的在人民幣二百萬元以下的長期經濟合同糾紛案件訴訟標的在人民幣一千萬元以上的永久訴訟標的在人民幣一百萬元以上一千萬元以下的長期訴訟標的在人民幣一百萬元以下的短期勞資糾紛、破產還債、鋪底權、房產、典當?shù)燃m紛的代表性案件永久著作（版權）、專利、發(fā)現(xiàn)發(fā)明等知識產權案件永久侵犯肖像、名譽、榮譽、姓名等人身權利的案件長期一般離婚案件短期一般贍養(yǎng)、扶養(yǎng)、撫養(yǎng)、離婚涉及子女財產的案件短期一般債務、房屋、典當回贖案件短期不當?shù)美讣唐诜课?、土地、山林、水利等不動產權益糾紛案件永久重大的私房改造、公私合營案件永久重大的加工訂貨、統(tǒng)購包銷案件