檔案信息化建設與展望

檔案信息化建設與展望省檔案局科技處錢耀明2015年元月16日kjc_

檔案信息化建設內(nèi)容1、檔案信息化基礎設施建設2、檔案信息資源建設3、檔案管理應用系統(tǒng)建設4、檔案信息化法規(guī)標準建設5、檔案信息化人才隊伍建設6、檔案信息安全保障體系建設一、引言二、檔案事業(yè)發(fā)展要求三、檔案信息化工作思路四、重點工作要求五、檔案信息化工作展望六、結束語一、引言講一本書第三次工業(yè)革命——新經(jīng)濟模式如何改變世界

（美）杰里米·里夫金

在這本書中，作者為我們描繪了一個宏偉的藍圖：數(shù)億計的人們將在自己家里、辦公室里、工廠里生產(chǎn)出自己的綠色能源，并在“能源互聯(lián)網(wǎng)”上與大家分享，這就好像現(xiàn)在我們在網(wǎng)上發(fā)布、分享消息一樣。能源互聯(lián)將從根本上重塑人際關系，它將影響我們?nèi)绾巫錾?，如何管理社會，如何教育子女和如何生活?/p>

我們正處于第二次工業(yè)革命和石油世紀的最后階段。這是一個令人難以接受的嚴峻現(xiàn)實，因為這一現(xiàn)實將迫使人類迅速過渡到一個全新的能源體制和工業(yè)模式。否則，人類文明就有消失的危險。

作者敏銳地發(fā)現(xiàn)，歷史上數(shù)次重大的經(jīng)濟革命都是在新的通訊技術和新的能源系統(tǒng)結合之際發(fā)生的。新的通訊技術和新的能源系統(tǒng)結合將再次出現(xiàn)——互聯(lián)網(wǎng)技術和可再生能源將結合起來，將為第三次工業(yè)革命創(chuàng)造強大的新基礎設施。

第三次工業(yè)革命的五大支柱：

向可再生能源轉(zhuǎn)型（風能、水能、太陽能、地熱、氫燃料、城市廢物；核能與生物能存疑）將建筑轉(zhuǎn)化為微型發(fā)電廠，就地收集可再生能使用氫及其他存貯技術存儲間歇式能源利用互聯(lián)網(wǎng)技術將電網(wǎng)轉(zhuǎn)化為能源共享網(wǎng)絡，可上傳下載能源運輸工具所需能源與共享電網(wǎng)平臺對接

從世界政治和經(jīng)濟發(fā)展狀況把人類歷史劃分為：奴隸社會封建社會資本主義社會社會主義社會

共產(chǎn)主義社會（生產(chǎn)資料歸誰所有）以生產(chǎn)力和科技發(fā)展水平，以及與之相適應的產(chǎn)業(yè)結構，把人類歷史劃分為：

狩獵社會農(nóng)耕社會工業(yè)社會信息社會

工業(yè)社會第一次工業(yè)革命：蒸汽機、煤第二次工業(yè)革命：電、石油第三次工業(yè)革命：網(wǎng)絡、可再生能源歷史上數(shù)次次重大的經(jīng)經(jīng)濟革命都都是在新的的通訊技術術和新的能能源系統(tǒng)結結合之際發(fā)發(fā)生的。新新的通訊技技術和新的的能源系統(tǒng)統(tǒng)結合將再再次出現(xiàn)———互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)技術和可可再生能源源，將為第第三次工業(yè)業(yè)革命創(chuàng)造造強大的新新基礎設施施。第一次工業(yè)業(yè)革命使19世紀的的世界發(fā)生生了翻天覆覆地的變化化；第二次次工業(yè)革命命為20世世紀的人們們開創(chuàng)了新新世界；第第三次工業(yè)業(yè)革命同樣樣也將在21世紀從從根本上改改變?nèi)藗兊牡纳詈凸すぷ?。我們們即將步入入一個“后后碳”時代代。人類能能否可持續(xù)續(xù)發(fā)展，能能否避免災災難性的氣氣候變化，，第三次工工業(yè)革命將將是未來的的希望。檔案事業(yè)發(fā)發(fā)展↓↑信息化建設設↓↑數(shù)字檔案館館建設↓↑檔案數(shù)字資資源建設二、檔案事事業(yè)發(fā)展要要求國家檔案局局：三大戰(zhàn)略（以人為本本、服務先先行、安全全第一）三個體系（資源體系、、服務體系系、安全體體系）五位一體（愛國主義義教育基地地、檔案安安全保管基地、檔案案利用服務務中心、政政府信息公公開中心、電子文件件管理（備備份）中心心）“以人為本本”戰(zhàn)略，，即堅持從從人民利益益出發(fā)來謀謀劃檔案工工作，在資資源建設方方面重視所所有涉及人人的檔案的的收集與保保管，在檔檔案利用方方面重視所所有人特別別是普通群群眾的利用用需求，在在隊伍建設設方面重視視人的價值值和發(fā)展?jié)摑撃堋！胺障刃行小睉?zhàn)略，，即堅持圍圍繞黨和國國家工作大大局開展檔檔案工作，，自覺為各各級領導服服務、為社社會各方面面服務、為為人民群眾眾服務，以以服務帶動動工作發(fā)展展?！鞍踩谝灰弧睉?zhàn)略，，即始終抓抓住檔案的的安全保密密不放松，，把安全保保密作為第第一責任和和基本職責責，全面提提升安全保保障能力，，確保檔案案安全保密密萬無一失失。覆蓋人民群群眾的檔案案資源體系方便人民群群眾的檔案案利用體系確保檔案安安全保密的的安全體系檔案資源建建設體系是是‘三個體體系’建設設的核心和和基礎，是是檔案工作作賴以生存存和發(fā)展的的必要因素素；檔案利利用體系建建設是目的的，是檔案案工作最終終的歸宿；；安全保密密體系建設設則是保障障，是為檔檔案資源體體系和利用用體系起保保駕護航的的作用，也也是檔案的的生命線。。檔案資源體體系一是檔檔案的資源源總量;二是檔案的的內(nèi)部結構構;三是檔案的的空間布局局。利用體系是是為社會公公眾提供服服務的能力力。包括服服務對象、、服務范圍圍、服務方方式、服務務內(nèi)容、服服務手段和和服務體制制機制等各各個方面。。檔案安全體體系是確保保檔案實體體和信息安安全的基礎礎設施和制制度規(guī)范。。包括檔案案安全政策策法規(guī)及規(guī)規(guī)范保障、、物質(zhì)保障障、技術保保障、機制制保障和制制度保障，，檔案館(庫、室)建設、檔案案搶救與保保護、檔案案工作突發(fā)發(fā)事件應急急處置、檔檔案信息安安全管理和和檔案合理理開放利用用控制等檔檔案安全的的各個環(huán)節(jié)節(jié)。一是確確保檔案實實體的安全全，不損毀毀，不丟失失;二是確保檔檔案信息的的安全，不不失密，不不泄密;三是確保檔檔案的完整整齊全并盡盡量延長檔檔案實體和和信息的保保存時限。。省檔案局：：恪守“為黨黨管擋、為為國守史、、為民服務務”神圣職職責，實現(xiàn)現(xiàn)“全國領領先、全面面領先”奮奮斗目標全國數(shù)字檔檔案館室推推進會數(shù)字檔案館館（室）建建設的目標標是：用15年左右的時時間，建成成以數(shù)字資資源為基礎礎、安全管管理為保障障、遠程利利用為目標標的數(shù)字檔檔案館（室室）體系，，使各級各各類檔案館館（室）能能夠?qū)崿F(xiàn)對對電子文件件的歸檔和和管理并按按規(guī)定及時時移交；縣縣以上各級級國家檔案案館基本建建成數(shù)字檔檔案館，能能夠接收和和保管各進進館單位歸歸檔的電子子檔案，對對館藏傳統(tǒng)統(tǒng)載體檔案案全部數(shù)字字化，實現(xiàn)現(xiàn)館藏檔案案的數(shù)字化化利用、館館藏開放檔檔案的互聯(lián)聯(lián)網(wǎng)利用以以及館藏電電子檔案的的安全保存存和長期可可利用；縣縣直機關以以上檔案室室傳統(tǒng)載體體檔案基本本數(shù)字化并并實現(xiàn)數(shù)字字化利用。。2013-10-9江蘇太倉實現(xiàn)目標的的重點工作作1、按照“存存量數(shù)字化化”的要求求，大力推推進傳統(tǒng)載載體檔案數(shù)數(shù)字化。一一是確保傳傳統(tǒng)載體檔檔案安全的的保障。二二是實現(xiàn)檔檔案精細化化、自動化化管理的基基礎。三是是實現(xiàn)為人人民群眾便便捷服務的的最好途徑徑。四是將將大量節(jié)省省檔案館（（室）的日日常工作。。五是傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館（（室）向現(xiàn)現(xiàn)代檔案館館（室）轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)型升級的的標志。六六是檔案館館（室）同同其他部門門實現(xiàn)對接接的需要。。2、按照“增增量電子化化”的要求求，全面開開展電子文文件的歸檔檔、接收工工作3、按照兩個個《建設指南》的要求，大大力加強數(shù)數(shù)字檔案館館（室）的的硬件、軟軟件建設4、按照“安安全第一””的要求，，全面提升升數(shù)字檔案案館（室））的抗風險險能力5、按照“服服務為先””的要求，，共同參與與全國開放放檔案共享享平臺的建建設6、按照“保保障有力””的要求，，抓好數(shù)字字檔案館（（室）工作作體制和機機制建設主要業(yè)務規(guī)規(guī)范標準2009年中辦、國國辦頒布《電子文件管管理暫行辦辦法》（廳字[2009]39號）2010年省委辦、、省政府辦辦頒布《電子文件管管理細則(試行)》（蘇辦[2010]58號）《電子文件管管理系統(tǒng)通通用功能要要求》《電子文件存存儲與交換換格式文文書類版版式文檔》《電子文件存存儲與交換換格式文文書類流流式文檔》《電子文件管管理裝備規(guī)規(guī)范》《電子文件歸歸檔與電子子檔案管理理規(guī)范》《電子檔案移移交與接收收辦法》《電子文件通通用元數(shù)據(jù)據(jù)規(guī)范》《文書類電子子文件長期期保存格式式規(guī)范》三、檔案信信息化工作作思路以深深化化檔檔案案信信息息資資源源服服務務全全面面建建成成小小康康社社會會為為目標標，以以社社會會檔檔案案信信息息資資源源的的整整合合為為核心心，以以推推進進數(shù)數(shù)字字檔檔案案館館室室建建設設為為重點點，以以檔檔案案信信息息資資源源共共建建共共享享為為檔檔案案事事業(yè)業(yè)發(fā)發(fā)展展新新的的增長長點點，充充分分利利用用現(xiàn)現(xiàn)代代信信息息技技術術，，加加快快推推進進檔檔案案信信息息資資源源數(shù)字字化化、信信息息管管理理標準準化化、信信息息服服務務網(wǎng)絡絡化化、數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)存存儲儲規(guī)范范化化，實實現(xiàn)現(xiàn)檔檔案案事事業(yè)業(yè)又又好好又又快快地地全全面面發(fā)發(fā)展展。。（一一））工作作思思路路形形成成依依據(jù)據(jù)工作作思思路路的的形形成成一一是是國國家家省省的的要要求求，，二二是是社社會會信信息息化化的的需需求求，，三是是管管理理對對象象電電子子文文件件的的特特性性。①電電子子文文件件是是數(shù)數(shù)字字化化信信息息技技術術的的產(chǎn)產(chǎn)物物。。電電子子文文件件是是在在計計算算機機中中產(chǎn)產(chǎn)生生和和處處理理，，其其信信息息形形態(tài)態(tài)是是數(shù)數(shù)字字化化的的；；②電電子子文文件件對對設設備備的的依依賴賴性性。。電電子子文文件件的的形形成成和和各各種種處處理理均均是是在在計計算算機機等等設設備備的的支支持持下下完完成成的的，，離離開開計計算算機機等等設設備備，，電電子子文文件件既既看看不不見見也也摸摸不不著著；；③電電子子文文件件的的非非直直讀讀性性。。必必須須借借助助特特定定設設備備；；④電子子文文件件信信息息與與載載體體的的可可分分離離性性。。電電子子文文件件的的存存放放位位置置不不是是固固定定的的而而是是可可以以變變化化的的，，可可以以從從一一個個載載體體轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換到到另另一一個個載載體體，，其其內(nèi)內(nèi)容容信信息息卻卻不不發(fā)發(fā)生生任任何何變變化化；；⑤電子文件資源源共享的方便便快捷與信息息的不安全性性；⑥電子文件物理理結構與邏輯輯結構的復雜雜性及對元數(shù)數(shù)據(jù)和背景信信息的依賴性性。（二）面臨發(fā)展形勢勢的要求①隨著國家《數(shù)字檔案館(室)指南》、《數(shù)字檔案館系系統(tǒng)測評辦法法》的發(fā)布，數(shù)字字檔案館建設設將進入全面面推進階段，，需要列入國國民經(jīng)濟和社社會發(fā)展規(guī)劃劃予以推動，，建設任務勢勢在必行。與與之相配套的的各行各業(yè)數(shù)數(shù)字檔案室建建設必須齊頭頭并進。②在各地數(shù)字字檔案信息資資源呈現(xiàn)規(guī)模?；幕A上上，需要進一一步整合資源源、共建共享享，加大存量量檔案數(shù)字化化力度，開發(fā)發(fā)各類服務民民生的數(shù)據(jù)庫庫，發(fā)揮檔案案價值，提高高檔案館公共共服務能力，，為服務型政政府提供資源源支撐。③在電子文件管管理標準規(guī)范范的指導下，，需要進一步步完善電子文文件元數(shù)據(jù)、、數(shù)據(jù)結構與與交換格式等等專業(yè)標準，，加強監(jiān)督指指導和接收進進館工作，將將電子文件歸歸檔管理融入入電子政務各各類辦公和業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的開開發(fā)與應用，，使具有保存存價值的數(shù)字字記錄遺產(chǎn)能能夠得到永久久保護。④進一步處理好好開放利用和和安全保密的的關系，需要要從管理和技技術兩個層面面建立數(shù)字檔檔案安全體系系，嚴格檔案案信息化工程程備案制度，，建立數(shù)字檔檔案資源與系系統(tǒng)分級和利利用保障體系系。四、檔案信息息化重點工作作（一）檔案信信息安全（二）數(shù)字檔檔案館（室）建設（三）檔案科科學技術研究究（一）檔案信息安全全檔案信息安全全工作目標（（“五不”））檔案信息安全全特別注意的的問題：①網(wǎng)絡物理隔離離②數(shù)據(jù)（異地地）備份③《江蘇省檔案信信息化安全保保密管理辦法法（試行）》④檔案開放與檔檔案信息上網(wǎng)網(wǎng)鑒定⑤《檔案信息系統(tǒng)統(tǒng)安全等級保保護定級工作作指南》國家檔案局⑥檔案核心數(shù)數(shù)據(jù)庫長期保存、可可用安安全管管理…互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫庫政務網(wǎng)數(shù)據(jù)庫庫局域網(wǎng)數(shù)據(jù)庫庫…..核心數(shù)據(jù)庫（（長期保存數(shù)數(shù)據(jù)庫）核心數(shù)據(jù)庫（二）數(shù)字檔案館（（室）建設1、數(shù)字檔案館館釋義2、數(shù)字檔案館館構成要素3、檔案數(shù)字資資源建設1、數(shù)字檔案館館釋義數(shù)字檔案館建建設規(guī)程DB32/T1892-2011指各級各類檔檔案館為適應應信息社會檔檔案信息資源源管理、保存存和利用需求求，運用現(xiàn)代代信息技術對對數(shù)字檔案信信息進行采集集、加工、存存儲、管理，，并通過各種種網(wǎng)絡平臺提提供公共檔案案信息共享利利用的，以以檔案信息集集成管理系統(tǒng)統(tǒng)呈現(xiàn)的虛擬檔案館。國家檔案局——數(shù)字檔案館建建設指南數(shù)字檔案館是是指各級各類類檔案館為造造應信息社會會日益增長的的對檔案信息息資源管理、、利用需求，，運用現(xiàn)代信信息技術對數(shù)數(shù)字檔案信息息進行采集、、加工、存儲儲、管理，并并通過各種網(wǎng)網(wǎng)絡平臺提供供公共檔案信信息服務和共共享利用的檔案信息集成成管理系統(tǒng)。2、數(shù)字字檔案案館構構成要要素⑴基礎設設施設設備⑵數(shù)字資資源與與數(shù)據(jù)據(jù)庫⑶應用系系統(tǒng)與與服務務平臺臺⑷保障體體系⑴基礎設設施設設備數(shù)字檔檔案館館基礎礎設施施的建建設主主要有有網(wǎng)絡絡環(huán)境境的構構建和和硬件件設備備的配配置。。①網(wǎng)絡環(huán)環(huán)境的的構建建網(wǎng)絡環(huán)環(huán)境是是數(shù)字字檔案案館運運行的的基礎礎構架架，是是實現(xiàn)現(xiàn)數(shù)字字檔案案信息息共享享的平平臺。。數(shù)字字檔案案館面面向三三類服服務對對象：：檔案案局（（館））內(nèi)部部工作作人員員、政政府部部門和和社會會公眾眾?；谶@這三類類不同同的服服務對對象，，數(shù)字字檔案案館的的網(wǎng)絡絡環(huán)境境也分分為三三個層層次：：檔案案局（（館））內(nèi)部部的局局域網(wǎng)網(wǎng)、連連接各各個黨黨政機機關的的政務務網(wǎng)和和連接接Internet的外部部公眾眾網(wǎng)。。局域網(wǎng)網(wǎng)是連連接檔檔案館館內(nèi)部部各部部門及及相關關資源源的內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)絡，，是數(shù)數(shù)字檔檔案館館的基基礎平平臺，，基于于局域域網(wǎng)平平臺，，數(shù)字字檔案案館履履行著著對檔檔案資資源的的“收收集、、管理理、保保存、、利用用”等等業(yè)務務功能能和日日常辦辦公活活動。。政務網(wǎng)網(wǎng)是連連接地地方黨黨政機機關和和相關關單位位的信信息傳傳輸平平臺，，基于于政務務網(wǎng)平平臺，，可實實現(xiàn)政政務活活動電電子文文件的的在線線歸檔檔和數(shù)數(shù)字資資源實實時共共享。。依托廣廣域覆覆蓋、、全面面開放放的互互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)的公公共網(wǎng)網(wǎng)絡平平臺，，數(shù)字字檔案案館在在實現(xiàn)現(xiàn)公眾眾對檔檔案資資源最最廣泛泛共享享的同同時采采集具具有保保存價價值的的各類類數(shù)字字信息息，進進行資資源整整合，，以便便為民民眾所所需提提供更更好的的服務務?！度珖鴻n檔案信信息化化建設設實施施綱要要》中對網(wǎng)網(wǎng)絡建建設提提出了了明確確要求求：““各省省、自自治區(qū)區(qū)、直直轄市市及主主要中中心城城市檔檔案局局館力力爭全全部建建立局局域網(wǎng)網(wǎng)?！薄睌?shù)字字檔案案館網(wǎng)網(wǎng)絡的的構建建應根根據(jù)實實際需需要，，在自自建網(wǎng)網(wǎng)絡的的同時時因地地制宜宜，充充分利利用已已有的的信息息共享享平臺臺和網(wǎng)網(wǎng)路基基礎設設施，，以提提高建建設效效率。。②硬件設設備的的配置置數(shù)字檔檔案館館建設設硬件件的配配備是是非常常重要要的，，它是是保證證數(shù)字字檔案案館高高效運運行的的物質(zhì)質(zhì)基礎礎，主主要包包括服服務器器、網(wǎng)網(wǎng)路設設備、、存儲儲設備備、數(shù)數(shù)字化化設備備、終終端設設備和和其它它配套套設備備等。。服務器器又根根據(jù)所所承擔擔的任任務不不同而而分成成主服服務器器和輔輔助服服務器器兩類類。一一個數(shù)數(shù)字檔檔案館館系統(tǒng)統(tǒng)配置置服務務器的的數(shù)量量，取取決于于系統(tǒng)統(tǒng)的實實際功功能，，不必必強調(diào)調(diào)所有有任務務都有有獨立立的服服務器器，可可根據(jù)據(jù)數(shù)據(jù)據(jù)規(guī)模模、用用戶數(shù)數(shù)量及及訪問問量等等參數(shù)數(shù)合理理選定定；網(wǎng)路設設備主主要包包括傳傳輸介介質(zhì)、、集線線器、、交換換機、、路由由器、、光電電轉(zhuǎn)換換設備備等；；存儲設設備主主要包包括磁磁盤、、光盤盤、磁磁帶等等；數(shù)字化化設備備包括括掃描描儀、、數(shù)碼碼攝像像機和和照相相機、、非線線性編編輯系系統(tǒng)等等；終端設設備包包括輸輸入、、輸出出設備備，通通常是是指獨獨立工工作的的計算算機、、打印印機、、復印印件等等。硬硬件設設備的的優(yōu)化化配置置直接接關系系到數(shù)數(shù)字檔檔案館館的運運行效效率和和安全全。數(shù)數(shù)字檔檔案館館建設設在硬硬件投投資上上一般般約占占總投投資的的50%，硬件件設備備優(yōu)化化配置置的挑挑戰(zhàn)在在于技技術的的不斷斷升級級和設設備的的更新新?lián)Q代代。有有資料料顯示示，由由于硬硬件所所造成成的系系統(tǒng)故故障和和數(shù)據(jù)據(jù)災難難約占占30%，可見見硬件件對于于數(shù)字字檔案案館建建設的的重要要程度度。⑵數(shù)字資資源與與數(shù)據(jù)據(jù)庫①數(shù)字資資源數(shù)字資資源是是數(shù)字字檔案案館建建設的的基礎礎與核核心。。來源范范圍：：包括括檔案案館的的數(shù)字字資源源、各各立檔檔單位位移交交進館館的電電子文文件和和電子子數(shù)據(jù)據(jù)，以以及從從各種種渠道道收集集來的的具有有檔案案性質(zhì)質(zhì)的專專題信信息。。獲取方方式：：既有有對傳傳統(tǒng)檔檔案的的數(shù)字字化轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換，，又有有對電電子文文件的的歸檔檔。信息形形式：：既有有文本本、照照片、、圖片片等平平面數(shù)數(shù)據(jù)，，又有有音頻頻、視視頻等等多媒媒體數(shù)數(shù)據(jù)，，以及及網(wǎng)頁頁、數(shù)數(shù)據(jù)庫庫等結結構化化的復復合信信息。。對傳統(tǒng)統(tǒng)檔案案數(shù)字字化是是現(xiàn)階階段檔檔案數(shù)數(shù)字資資源建建設的的一個個重要要方面面，各各個檔檔案館館對傳傳統(tǒng)檔檔案的的數(shù)字字化所所產(chǎn)生生的數(shù)數(shù)據(jù)，，在數(shù)數(shù)字檔檔案館館中占占有的的比例例最大大。檔檔案數(shù)數(shù)字化化是解解決館館藏““非數(shù)數(shù)字檔檔案””在網(wǎng)網(wǎng)絡環(huán)環(huán)境下下提供供利用用的階階段性性工作作。隨隨著信信息化化的發(fā)發(fā)展推推動辦辦公自自動化化的普普及，，電子子文件件將逐逐步替替代傳傳統(tǒng)載載體文文件。。在數(shù)數(shù)字形形式的的文件件比例例越來來越大大的今今天，，電子子文件件將成成為檔檔案的的主要要來源源。②檔案資源源數(shù)據(jù)庫庫檔案資源源數(shù)據(jù)庫庫包括目目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫、內(nèi)內(nèi)容數(shù)據(jù)據(jù)庫、元元數(shù)據(jù)庫庫等。目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫是是是數(shù)字資資源與利利用者之之間的橋橋梁，從從上個世世紀90年代開始始，各個個有條件件的檔案案館為了了提高檔檔案的檢檢索速度度，陸續(xù)續(xù)通過人人工人錄錄入的方方式，逐逐步建立立起包括括案卷目目錄、文文件目錄錄和各個個專題目目錄數(shù)據(jù)據(jù)體系，，大大提提高了工工作效率率。從國國家層面面，建立立了明清清檔案目目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫、民民國檔案案目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫和和革命歷歷史檔案案目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫。。內(nèi)容數(shù)據(jù)據(jù)庫人們們習慣上上也稱為為全文數(shù)數(shù)據(jù)庫，，實際上上它除了了文件的的全文等等平面數(shù)數(shù)據(jù)，還還包括多多媒體數(shù)數(shù)據(jù)等。。傳統(tǒng)檔檔案數(shù)字字化轉(zhuǎn)換換、移交交進館的的電子文文件以及及采集的的其它有有價值的的信息都都要納入入內(nèi)容數(shù)數(shù)據(jù)庫加加以管理理。元數(shù)據(jù)是是描述電電子檔案案內(nèi)容、、結構、、背景及及其整個個管理過過程的的的數(shù)據(jù)，，它是保保證數(shù)字字檔案的的原始性性、可靠靠性和可可用性的的一項重重要措施施。對于于原生的的電子檔檔案，其其內(nèi)容數(shù)數(shù)據(jù)要與與元數(shù)據(jù)據(jù)在技術術上建立立持久有有效的聯(lián)聯(lián)系，防防止電子子檔案被被非法篡篡改。⑶應用系統(tǒng)統(tǒng)與服務務平臺①應用系統(tǒng)統(tǒng)數(shù)字檔案案館的的的應用系系統(tǒng)是一一個可擴擴展的、、基于網(wǎng)網(wǎng)絡的數(shù)數(shù)字檔案案管理系系統(tǒng)，該該系統(tǒng)能能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)電子檔檔案收集集、管理理、保存存、利用用四項基基本業(yè)務務，也是是檔案信信息化建建設成果果具體的的、最主主要的表表現(xiàn)形式式。②服務平臺臺數(shù)字檔案案館建設設根據(jù)不不同的服服務對象象、立足足不同的的網(wǎng)絡，，建立三三個服務務平臺，，并提供供對應的的檔案信信息資源源共享服服務。一是基于于局域網(wǎng)網(wǎng)的檔案案綜合管管理平臺臺，局域域網(wǎng)系統(tǒng)統(tǒng)是檔案案信息資資源總庫庫所在地地，檔案案綜合管管理平臺臺是滿足足日常數(shù)數(shù)字檔案案館業(yè)務務管理和和對數(shù)字字檔案核核心資源源進行有有效管理理的需要要；二是基于于政務網(wǎng)網(wǎng)的檔案案服務平平臺，是是數(shù)字檔檔案館連連接本級級各黨政政機關立立檔單位位的主干干平臺，，它依托托本級政政務網(wǎng)，，能夠在在線接收收各立檔檔單位的的電子文文件，同同時為黨黨政機關關用戶提提供檔案案的在線線查閱利利用服務務；三是基于于公眾網(wǎng)網(wǎng)的檔案案信息服服務平臺臺，一般般是通過過檔案信信息網(wǎng)站站建立滿滿足公眾眾查閱檔檔案需求求的利用用窗口，，同時采采集具有有利用價價值的各各類數(shù)字字信息進進行資源源整合，，實現(xiàn)檔檔案信息息資源最最廣泛的的共享。。⑷保障體系系保障體系系是確保保數(shù)字檔檔案館建建設有序序、健康康、協(xié)調(diào)調(diào)發(fā)展的的前提和和條件。。保障體體系應該該包括體體制機制制的保障障、人才才和資金金的保障障、信息息安全的的保障、、標準規(guī)規(guī)范的保保障等方方面。①機制保障障。數(shù)字字檔案館館建設是是一個龐龐大的系系統(tǒng)工程程，所以以從論證證、建設設到運維維、管理理各個階階段都必必須有相相應的組組織機構構來保證證。組織織機構的的職責包包括數(shù)字字檔案館館規(guī)劃和和計劃的的制定、、項目需需求與組組織論證證、人才才引進與與專業(yè)培培訓、籌籌集資金金與使用用監(jiān)督、、各種運運維管理理制度的的建立與與考核等等等。②安全保障障。安全全保障體體系建設設包括三三大方面面的內(nèi)容容：一是是按照信信息安全全等級保保護的要要求，采采用相應應的安全全保障技技術方法法，配備備必要的的軟硬件件設施；；二是建建立健全全安全管管理規(guī)范范和制度度，并嚴嚴格遵照照執(zhí)行；；三是制制定各種種安全事事故處理理的應急急預案，，完善災災難恢復復機制，，提高應應急處置置能力。。③人才和和資金保保障與傳統(tǒng)檔檔案館相相比，數(shù)數(shù)字檔案案館對管管理人員員的素質(zhì)質(zhì)要求明明顯提高高，但由由于受原原有基礎礎和工作作條件的的限制，，既熟悉悉檔案管管理業(yè)務務，又精精通信息息技術應應用的復復合型人人才的緊緊缺，成成為數(shù)字字檔案館館建設的的一個主主要制約約因素。。因此加加強數(shù)字字檔案館館的人才才引進和和培養(yǎng)，，是當前前緊迫的的工作任任務。數(shù)數(shù)字檔案案館建設設的資金金來源，，與檔案案館庫建建設一樣樣，是政政府財政政的投入入，同時時數(shù)字檔檔案館建建設是一一個漸進進的過程程，要根根據(jù)整體體規(guī)劃分分步實施施，確保保投資的的效益最最大化。。④標準規(guī)范保保障。一是是基礎標準準規(guī)范，如如數(shù)字檔案案信息數(shù)據(jù)據(jù)檢索語言言、數(shù)字檔檔案數(shù)據(jù)格格式與交換換格式、元元數(shù)據(jù)和對對象數(shù)據(jù)格格式等；二二是管理標標準規(guī)范，，如數(shù)字檔檔案信息采采集、報送送、接收、、整理、著著錄、編目目、鑒定、、劃控等各各項工作的的管理要求求操作規(guī)范范；三是業(yè)業(yè)務標準規(guī)規(guī)范，如電電子文件歸歸檔范圍、、檔案數(shù)字字化流程、、數(shù)字檔案案數(shù)據(jù)交換換規(guī)范等；；四是技術術標準規(guī)范范，如數(shù)字字檔案館網(wǎng)網(wǎng)絡基礎設設施建設技技術標準、、數(shù)字檔案案存儲備份份技術標準準、數(shù)字檔檔案數(shù)據(jù)庫庫建設技術術標準等。。3、檔案數(shù)字字資源建設設⑴傳統(tǒng)載體檔檔案數(shù)字化化⑵電子文件管管理⑶資源整理⑴傳統(tǒng)載體檔檔案數(shù)字化化①檔案數(shù)字字化釋義數(shù)字化，是是指利用計計算機信息息處理技術術，把聲、、光、電、、磁等信號號轉(zhuǎn)換成數(shù)數(shù)字信號，，或把語音音、文字、、圖像等信信息轉(zhuǎn)變?yōu)闉閿?shù)字編碼碼，用于快快速傳輸與與準確處理理的一種綜綜合性技術術。數(shù)字化化具有簡單單、直觀、、速度快等等優(yōu)點。檔案數(shù)字化化是指利用用數(shù)據(jù)庫技技術、數(shù)據(jù)據(jù)壓縮技術術、高速掃掃描技術等等技術手段段，將紙質(zhì)質(zhì)文件、聲聲像文件等等傳統(tǒng)介質(zhì)質(zhì)的文件和和已歸檔保保存的電子子檔案，系系統(tǒng)組織織成具有有有序結構的的檔案數(shù)字字信息庫，，它將各種種傳統(tǒng)載體體的館藏檔檔案資源轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字字化的檔案案信息，以以數(shù)字化化的形式存存儲，網(wǎng)絡絡化的形式式傳輸，并并利用計算算機系統(tǒng)進進行管理，，以實現(xiàn)檔檔案信息快快捷利用和和共享的目目的。傳統(tǒng)載體數(shù)數(shù)字化：紙質(zhì)檔案的的數(shù)字化照片檔案的的數(shù)字化音頻檔案數(shù)數(shù)字化視頻檔案數(shù)數(shù)字化縮微膠片數(shù)數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)數(shù)字化技術術規(guī)范DA/T31-2005檔案數(shù)字化化轉(zhuǎn)換操作作規(guī)程DB32/T1894-2011經(jīng)過數(shù)字化化處理后的的檔案能夠夠通過各種種各樣的管管理軟件進進行規(guī)劃與與整合，使使檔案利用用服務方式式更加多樣樣，最大限限度的實現(xiàn)現(xiàn)了檔案資資源的共享享。②檔案目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫建設設是一項綜合性的工工作數(shù)字化方案案制定服務效率數(shù)據(jù)校對資源（館藏藏）總量家底劃控、鑒定定、開放、、共享……⑶檔案數(shù)字化化與安全保保密《檔案數(shù)字化化外包安全全管理規(guī)范范》檔辦發(fā)[2014]7號①管理要求求：縣級以上檔檔案、保密密行政管理理部門分別別負責對本本行政區(qū)域域內(nèi)檔案數(shù)數(shù)字化工作作和相關保保密工作進進行監(jiān)督、、指導，并并組織開展展檔案數(shù)字字化安全管管理、保密密培訓。②組織實施：：檔案數(shù)字字化組織實實施單位和和檔案服務務機構應建建立健全規(guī)規(guī)章制度，，明確管理理機構和人人員，確保保檔案實體體、信息及及檔案數(shù)字字化成果的的安全，嚴嚴防泄密事事件發(fā)生。。③場所管理理：㈠設置在符合合安全保密密要求的檔檔案數(shù)字化化組織實施施單位或本本地綜合檔檔案館建筑筑內(nèi)且相對對獨立的區(qū)區(qū)域；㈡配備防盜、、視頻監(jiān)控控設施設備備；符合防防塵、防火火、防有害害生物等安安全管理要要求，供電電穩(wěn)定；㈢配備符合國國家標準并并滿足工作作需要的檔檔案裝具；；在檔案數(shù)數(shù)字化加工工區(qū)外設置置存放工作作人員私人人物品的專專用儲物箱箱柜；㈣場所內(nèi)不得得設有能連連接互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)的信息接接口。㈤檔案數(shù)字化化工作應實實施全程攝攝像錄像監(jiān)監(jiān)控，監(jiān)控控視頻數(shù)據(jù)據(jù)應由組織織實施檔案案數(shù)字化單單位保存3年以上。㈥應建立檔案案數(shù)字化工工作場所管管理制度，，核查出入入人員身份份，嚴禁無無關人員進進入場所。。㈦條進入場所所的工作人人員嚴禁攜攜帶手機、、照相機、、攝像機等等具備照相相攝像功能能的設備和和各類移動動存儲介質(zhì)質(zhì)等信息設設備及與工工作無關的的物品；未未經(jīng)安全保保密管理人人員許可，，嚴禁將場場所內(nèi)的任任何物品帶帶離場所。。㈧檔案數(shù)字化化工作人員員不得在數(shù)數(shù)字化場所所內(nèi)從事與與數(shù)字化工工作無關的的活動，嚴嚴禁在場所所內(nèi)進食、、吸煙、飲飲水。④數(shù)字化流程程和成果管管理(一)檔案出入庫庫必須仔細細清點，完完備登記和和辦理交接接手續(xù)；(二)按卷(批)建立檔案數(shù)數(shù)字化處理理單，在數(shù)數(shù)字化加工工流程中與與檔案實體體同步流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，每個檔檔案交接環(huán)環(huán)節(jié)均清點點簽字；(三)發(fā)現(xiàn)檔案原原件錯、缺缺、污、損損等情況的的，要及時時與檔案數(shù)數(shù)字化組織織實施單位位管理人員員共同審核核，并登記記、簽字確確認；(四)檔案應由專專人負責在在專用檔案案裝具中保保管，嚴禁禁隨地堆放放，使用完完畢及時歸歸還入庫；；(五)檔案服務機機構和工作作人員嚴禁禁留存、復復制、摘抄抄檔案。㈥檔案數(shù)字化化工作人員員應遵守檔檔案數(shù)字化化操作規(guī)范范，防止損損毀檔案。。㈦檔案數(shù)字化化組織實施施單位和檔檔案服務機機構應有專專人負責檔檔案數(shù)字化化數(shù)據(jù)，采采取可靠措措施安全保保管，交接接應辦理手手續(xù)；嚴禁禁私自復制制、留存、、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借或出售售檔案數(shù)據(jù)據(jù)，不得泄泄露檔案信信息。檔案案數(shù)據(jù)移交交前應進行行驗收檢查查，確保與與檔案原件件一致，符符合質(zhì)量要要求，無病病毒和木馬馬，可讀、、有效；移移交后應及及時登記入入庫，不得得私自保管管。㈧檔案數(shù)字化化組織實施施單位應科科學管理檔檔案數(shù)據(jù)，，并采用異異質(zhì)、異地地備份等方方式，確保保檔案數(shù)據(jù)據(jù)完整、安安全和長期期可用。㈨檔案數(shù)據(jù)提提供利用前前，應按有有關規(guī)定進進行鑒定，，劃分使用用控制范圍圍。㈩檔案數(shù)字化化組織實施施單位應制制定檔案數(shù)數(shù)據(jù)利用管管理制度，，規(guī)范利用用流程，采采取防護措措施，確保保利用過程程安全可控控。⑤系統(tǒng)與設設備管理㈠組織實施檔檔案數(shù)字化化單位應對對用于檔案案數(shù)字化的的信息設備備及存儲介介質(zhì)進行檢檢查登記，，并按相關關保密標準準和安全規(guī)規(guī)范進行管管理。㈡用于檔案數(shù)數(shù)字化的信信息設備及及信息系統(tǒng)統(tǒng)必須與其其他網(wǎng)絡物物理隔離；；禁止安裝裝使用無線線網(wǎng)卡、無無線鍵盤、、無線鼠標標等具有無無線互聯(lián)功功能的硬件件模塊和外外圍設備；；不得使用用筆記本電電腦、平板板電腦等便便攜信息設設備。㈢組織實施檔案案數(shù)字化單位位應采取措施施，對檔案數(shù)數(shù)字化設備的的輸入、輸出出接口進行封封閉處理。需需開啟使用時時，應經(jīng)過批批準和登記并并由組織實施施檔案數(shù)字化化單位安全保保密管理人員員全程監(jiān)督。。㈣用于檔案數(shù)字字化的設備和和存儲介質(zhì)嚴嚴禁與其他用用途設備和存存儲介質(zhì)交叉叉使用；非專專用設備和存存儲介質(zhì)嚴禁禁帶入場所；；設備和存儲儲介質(zhì)移出場場所前，應進進行安全保密密技術處理，，并經(jīng)組織實實施檔案數(shù)字字化單位審批批同意后方可可移出。㈤用于檔案數(shù)字字化的設備和和存儲介質(zhì)不不得擅自外送送維修，維修修應有專門人人員現(xiàn)場監(jiān)督督。無法確保保數(shù)據(jù)可靠清清除的設備和和存儲介質(zhì)，，如打印機、、硬盤、移動動硬盤、U盤等，嚴禁外外送維修。㈥用于檔案數(shù)字字化的設備和和存儲介質(zhì)，，未進行符合合國家保密標標準的信息和和數(shù)據(jù)清除，，不得改做其其他用途。報報廢的應按保保密規(guī)定進行行處理。㈦移動存儲介質(zhì)質(zhì)和刻錄機等等數(shù)據(jù)拷貝設設備應由檔案案數(shù)字化組織織實施單位指指定專人保管管，每次使用用應經(jīng)批準和和登記，并在在保管人員的的監(jiān)督下使用用，用后立即即歸還。㈧檔案服務機構構在結束工作作任務后，應應將自帶的硬硬盤、移動存存儲介質(zhì)以及及無法確保數(shù)數(shù)據(jù)可靠清除除的設備移交交檔案數(shù)字化化組織實施單單位保管或銷銷毀，嚴禁擅擅自帶走。⑥監(jiān)督與檢查查㈠各級檔案案、保密行政政管理部門在在各自職責范范圍內(nèi)，聯(lián)合合或者單獨對對本行政區(qū)域域內(nèi)檔案數(shù)字字化組織實施施單位、檔案案服務機構及及有關工作人人員執(zhí)行本辦辦法的情況和和安全保密情情況進行監(jiān)督督、檢查，并并逐級適時報報送相關情況況。㈡㈡檔檔案數(shù)字化組組織實施單位位違反本辦法法，情節(jié)嚴重重或逾期不整整改的，由檔檔案、保密行行政管理部門門依照有關法法律法規(guī)予以以查處，并追追究領導責任任。㈢㈢檔檔案服務機構構違反本辦法法，情節(jié)嚴重重或逾期不整整改的，由檔檔案、保密行行政管理部門門依照有關法法律法規(guī)予以以查處。（國家檔案局局、監(jiān)察部33號令）⑵電子文件管理理加強對電子文文件的歸檔管管理，制定電電子文件歸檔檔管理規(guī)范，，實現(xiàn)從電子子文件到數(shù)字字檔案的“無無縫連接”，，是檔案信息息資源建設最最艱巨的任務務。①電子文件釋釋義一是2002年發(fā)布的《電子文件歸檔檔與管理規(guī)范范》（GB/T18894-2002）對電子文件件的定義是：：電子文件是是在數(shù)字設備備及環(huán)境中生生成，以數(shù)碼碼形式存儲于于磁帶、磁盤盤、光盤等載載體，依賴計計算機等數(shù)字字設備閱讀、、處理，并可可在通信網(wǎng)絡絡上傳送的文文件。二是2009年印發(fā)的《電子文件管理理暫行辦法》（中辦國辦廳廳字2009,39號）對電子文文件的定義是是：電子文件件是指機關、、團體、企事事業(yè)單位和其其他組織在處處理公務過程程中，通過計計算機等電子子設備形成、、辦理、傳輸輸和存儲的文文字、圖表、、圖像、音頻頻、視頻等不不同形式的信信息記錄。②電子文件的內(nèi)內(nèi)涵電子文件的內(nèi)內(nèi)涵把握和理理解：第一，電子文文件的來源主主要有三個方方面，即在公公務活動中產(chǎn)產(chǎn)生的電子文文件（多以文文本、圖像、、聲音或影像像等形式存在在，例如，OA系統(tǒng)或業(yè)務系系統(tǒng)產(chǎn)生的文文件、E-mail信件等）；在在社會活動（（包括經(jīng)濟、、文化、教育育、科研、社社交、生活等等）中形成的的電子文件（（除了文本、、圖像、聲音音或影像等外外，還有光柵柵圖（像素圖圖）、矢量圖圖、數(shù)據(jù)庫文文件等形式存存在，如CAD文件、CAM文件等）；由由傳統(tǒng)載體的的模擬信息經(jīng)經(jīng)采集、轉(zhuǎn)換換后形成的電電子文件（如如文字、圖片片信息通過掃掃描儀轉(zhuǎn)換成成數(shù)字信息，，錄像、錄音音等通過聲音音、影視圖像像數(shù)字化卡將將模擬信號轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信信息等）。第二，電子文文件的概念應應是“數(shù)字信信息”和“文文件”兩個概概念的交集，，它是具有文文件功能的數(shù)數(shù)字信息，又又是以數(shù)字信信息為技術特特征的文件。。電子文件是是文件類型的的一種，它應應符合文件的的一切必要特特征。電子文文件屬于“國國家機構、社社會組織或個個人在履行其其法定職責或或處理事務中中形成的各種種形式的信息息記錄”。作作為文件家族族的新成員，，電子文件具具有文件的各各種屬性，特特別是具有特特定的要素、、作用和效力力。這是電子子文件與其他他數(shù)字信息的的基本區(qū)別，，也是電子文文件與其他形形式文件的共共同點。第三，電子文文件由內(nèi)容信信息、背景信信息、結構信信息三要素構構成的。內(nèi)容容信息是指文文件中所包含含的表達作者者意圖的內(nèi)容容（如文字、、圖表、符號號、數(shù)字、影影像、聲音等等）。背景信信息是指能夠夠證明文件形形成環(huán)境、形形成過程、存存在狀態(tài)以及及和文本之間間相互關系的的信息，包括括表示文件來來源與傳送目目的地的信息息以及與文件件形成和存在在、維護相關關的其他描述述性信息等（（如發(fā)文者、、簽署人、文文件生成日期期、收件者、、文件狀態(tài)改改變的說明、、文件生成的的軟硬件環(huán)境境等）。結構構信息是指文文件內(nèi)容信息息的組織表達達方式（如文文字的段落安安排，電子文文件所使用的的代碼、格式式，以及載體體、附件等方方面的信息，，鏈接和其它它編輯設備間間的關系等））。③電子文件的技技術特點主要包括非人人工識讀性、、生成環(huán)境依依賴性、信息息與載體的可可分離性、信信息的易變性性、多種媒體體的集成性、、信息存儲的的高密度性、、信息的可操操作性等。非人工識讀性性。是指電子子文件載體上上所記錄的信信息是人們無無法直接閱讀讀理解的，必必須借助于特特定的工具來來識別。生成環(huán)境依賴賴性。非人工工識讀性使得得電子文件的的生成、處理理、閱讀、利利用必須依靠靠計算機軟、、硬件工具來來實現(xiàn)。信息與載體的的可分離性。。電子文件中中的信息與其其存儲載體之之間不具有固固定關系，也也不再對特定定記錄載體““從一而終””。信息的易變性性。表現(xiàn)在內(nèi)內(nèi)容易變、載載體易變和環(huán)環(huán)境易變?nèi)齻€個方面。多種媒體的集集成性。電子子文件可以將將文字、圖片片、動畫、音音頻、視頻、、結構化數(shù)據(jù)據(jù)乃至程序指指令等集成于于同一個文件件體。信息存儲的高高密度性。電電子文件的存存儲密度大大大高于以往各各種人工可識識讀的信息介介質(zhì)，而且隨隨著技術的進進步，電子文文件介質(zhì)的存存儲密度還將將繼續(xù)加大。。信息的可操作作性。電子文文件中的數(shù)字字信息是動態(tài)態(tài)、可變的信信息，它可以以隨時根據(jù)人人們需要而加加以改變。④電子文件的種種類電子文件的類類型多樣化，，按電子文件件的適用范圍圍分為通用電電子文件（又又可分為通用用電子公文和和通用內(nèi)部電電子文件等））、專用電子子文件、私人人電子文件等等；按照文件件功能可劃分分為主文件、、支持文件；；按照文件組組成方式可劃劃分為簡單文文件、復合文文件、復雜文文件；按信息息存儲載體可可劃分為磁盤盤文件、磁帶帶文件、光盤盤文件；按照照文件來源途途徑可劃分為為原生電子文文件、數(shù)字化化電子文件；；按照適用范范圍可劃分為為通用電子文文件和專用電電子文件。為了便于了解解電子文件，，我們按電子子文件的信息息存在形式分分為文本文件件、數(shù)據(jù)文件件、圖形文件件、圖像文件件、音頻文件件、視頻文件件、命令文件件等⑤電子文件與與元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)是電子子文件不可分分割的組成部部分，是管理理電子文件的的重要工具，，是對電子文文件進行有效效而安全的控控制，保證電電子文件的完完整性、真實實性、可靠性性和有效性重重要手段，是是對電子文件件信息組織、、維護和檢索索的重要依據(jù)據(jù)。元數(shù)據(jù)(metadata)：元數(shù)據(jù)其一般般性解釋為““關于數(shù)據(jù)的的數(shù)據(jù)”，其其基本功能為為描述和定義義數(shù)據(jù)。作為為數(shù)據(jù)管理的的工具，元數(shù)數(shù)據(jù)被廣泛地地應用在數(shù)據(jù)據(jù)庫、圖書管管理、情報管管理、文檔管管理、文物管管理等領域。。國際標準IS015489《信息和文獻——文件管理》將元數(shù)據(jù)定義義為“描述文文件的背景、、內(nèi)容、結構構及其整個管管理過程的數(shù)數(shù)據(jù)”。國標GB/T26162.1-2010《信息與文獻——文件管理第第1部分：通則》中元數(shù)據(jù)的定定義采用了國國際標準IS015489《信息和文獻——文件管理》中的定義。元數(shù)據(jù)作用：：元數(shù)據(jù)的作用用主要包括元元數(shù)據(jù)提供了了對電子文件件的全面描述述、元數(shù)據(jù)可可以保障電子子文件的真實實性、元數(shù)據(jù)據(jù)可以保護電電子文件的完完整性、元數(shù)數(shù)據(jù)可以保證證電子文件的的可讀性、元元數(shù)據(jù)能夠支支持電予文件件的全程控制制、元數(shù)據(jù)能能夠支持電子子文件管理流流程的集成與與優(yōu)化。因為為元數(shù)據(jù)具有有上述廣泛的的重要作用，，所以元數(shù)據(jù)據(jù)管理是電子子文件管理的的基礎和關鍵鍵，而要對元元數(shù)據(jù)實施優(yōu)優(yōu)質(zhì)的管理，，必須在電子子文件管理系系統(tǒng)設計階段段統(tǒng)一設計元元數(shù)據(jù)和規(guī)劃劃元數(shù)據(jù)管理理工作，并將將設計、規(guī)劃劃的結果納入入系統(tǒng)中。電子子檔檔案案基基礎礎元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫結結構構和和封封裝裝格格式式DB32/T1893-2011元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)提提供供了了對對電電子子文文件件的的全全面面描描述述。。這這是是元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)最最基基本本的的作作用用，，是是其其他他作作用用得得以以發(fā)發(fā)揮揮的的基基礎礎。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)可可以以保保障障電電子子文文件件的的真真實實性性。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)完完整整地地記記錄錄了了電電子子文文件件的的形形成成過過程程、、技技術術措措施施（（如如數(shù)數(shù)字字簽簽名名、、密密鑰鑰、、密密碼碼））和和管管理理過過程程，，根根據(jù)據(jù)這這些些記記錄錄可可以以確確認認其其真真實實性性。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)可可以以保保護護電電子子文文件件的的完完整整性性。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)能能夠夠在在兩兩個個層層次次上上保保護護電電子子文文件件的的完完整整性性：：在在單單份份文文件件的的層層次次上上，，某某些些結結構構、、背背景景方方面面的的元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)與與電電子子文文件件內(nèi)內(nèi)容容相相對對分分散散，，保保存存這這些些元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)，，并并在在元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)與與文文件件之之間間建建立立有有效效的的聯(lián)聯(lián)系系，，是是維維護護電電子子文文件件完完整整性性的的必必備備手手段段；；在在文文件件集集合合的的層層次次上上，，元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)記記錄錄著著文文件件之之間間的的有有機機聯(lián)聯(lián)系系，，從從而而保保證證了了事事務務活活動動記記錄錄的的完完整整。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)可可以以保保證證電電子子文文件件的的可可讀讀性性。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)記記錄錄電電子子文文件件形形成成、、遷遷移移后后的的技技術術環(huán)環(huán)境境，，為為保保證證其其長長期期可可讀讀提提供供了了必必要要的的信信息息。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)能能夠夠支支持持電電子子文文件件的的全全程程控控制制。。利利用用元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)，，可可以以實實現(xiàn)現(xiàn)對對電電子子文文件件生生命命周周期期全全過過程程的的有有效效控控制制，，包包括括通通過過文文件件登登記記時時捕捕獲獲的的元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)來來控控制制電電子子文文件件的的歸歸檔檔，，通通過過訪訪問問權權限限元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)來來控控制制電電子子文文件件的的存存取取，，通通過過追追蹤蹤電電子子文文件件形形成成、、管管理理和和利利用用過過程程中中形形成成的的元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)進進行行安安全全審審計計等等，，從從而而有有效效防防范范和和降降低低電電子子文文件件管管理理的的風風險險。。元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)能能夠夠支支持持電電子子文文件件管管理理流流程程的的集集成成與與優(yōu)優(yōu)化化。。在在網(wǎng)網(wǎng)絡絡系系統(tǒng)統(tǒng)中中，，利利用用信信息息共共享享的的特特性性，，在在一一次次性性捕捕獲獲元元數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)之之后后，，便便可可以以在在多多項項文文件件處處理理、、管管理理活活動動之之間間共共享享，，而而無無需需逐逐個個傳傳遞遞，，反反復復輸輸入入，，從從而而為為電電子子環(huán)環(huán)境境下下文文件件管管理理流流程程的的集集成成和和優(yōu)優(yōu)化化提提供供了了基基礎礎和和保保障障。。⑥電子文件件管理目目標管理目標標是確定定管理原原則、管管理方法法等管理理行為的的基礎，，對電子子文件的的管理同同樣如此此。電子子文件的的管理目目標主要要可以分分為兩類類：一類類是電子子文件的的質(zhì)量目目標，包包括真實實性、準準確性、、完整性性、可續(xù)續(xù)性、可可用性、、保密性性、關聯(lián)聯(lián)性、及及時性、、一致性性等；另另一類是是電子文文件管理理的其他他目標，，包括支支持業(yè)務務活動的的連續(xù)性性、促進進工作效效率的提提高、方方便查詢詢和利用用、維護護社會記記憶的完完整等，，這些目目標的實實現(xiàn)程度度依賴于于電子文文件的質(zhì)質(zhì)量。目標一：：保證電電子文件件的真實實性電子文件件的真實實性是指指文件內(nèi)內(nèi)容、邏邏輯結構構和背景景信息經(jīng)經(jīng)過傳輸輸、遷移移等處理理后依然然保持不不變，與與形成時時的原始始狀態(tài)一一致。文文件的真真實性表表現(xiàn)在兩兩個方面面：一是是文件在在產(chǎn)生過過程中的的真實；；二是文文件在產(chǎn)產(chǎn)生之后后的真實實。真實實性是保保證電子子文件業(yè)業(yè)務有效效性和法法律證據(jù)據(jù)性的基基礎，是是實現(xiàn)無無紙化業(yè)業(yè)務活動動順利開開展、實實現(xiàn)信息息化的先先決條件件。確保保電子文文件的真真實性是是電子文文件反映映和證實實機構歷歷史真實實面貌，，構成社社會價值值，得以以作為社社會記憶憶長久保保存的前前提。目標二：：保證電電子文件件的完整整性完整性是是實現(xiàn)電電子文件件證據(jù)價價值、情情報價值值和長期期可讀的的重要保保障，不不完整的的電子文文件往往往不能證證實自身身的真實實性，也也不能如如實反映映機構活活動的真真實面貌貌。電子子文件的的完整性性包括三三個方面面的含義義：一是是每一份份電子文文件的內(nèi)內(nèi)容、結結構和背背景信息息沒有缺缺損；二二是作為為記錄機機構活動動真實面面貌的具具有有機機聯(lián)系的的電子文文件及其其他形式式的相關關文件數(shù)數(shù)量齊全全，文件件之間的的有機聯(lián)聯(lián)系得以以揭示和和維護；；三是與與主文件件有關的的支持性性、輔助助性、工工具性文文件及相相關參數(shù)數(shù)齊全。。目標三：：保證電電子文件件的有效效性電子文件件的有效效性是指指“電子子文件應應具備的的可理解解性和可可被利用用性，包包括信息息的可識識別性、、存儲系系統(tǒng)的可可靠性、、載體的的完好性性和兼容容性等””。事實實上，電電子文件件管理最最突出的的矛盾不不是有效效性問題題，而是是這種有有效性能能否長期期地存續(xù)續(xù)下去。。電子文文件在經(jīng)經(jīng)歷了長長時間的的存儲，，經(jīng)過壓壓縮、加加密、格格式轉(zhuǎn)換換或技術術平臺遷遷移后能能否仍然然被人識識讀、被被人理解解，并保保持其內(nèi)內(nèi)容的原原真，是是一個很很大的挑挑戰(zhàn)。為為此，必必須建立立電子文文件有效效性管理理制度，，采取各各種技術術措施來來維護其其可讀性性和可靠靠性。電電子文件件長期有有效性包包含電子子文件載載體耐久久、穩(wěn)定定和電子子文件技技術生命命長久兩兩個方面面的要求求。目標四：：保證電電子文件件的長期期可讀性性電子文件件的長期期可讀性性是指文文件經(jīng)過過存儲、、傳輸、、壓縮、、解壓縮縮、加密密、解密密、載體體轉(zhuǎn)換、、系統(tǒng)遷遷移等處處理后能能夠以人人可以識識讀，可可以理解解的方式式輸出，，并保持持其內(nèi)容容的真實實性。造造成電子子文件讀讀不出來來的原因因很多，，最典型型的是，，電子文文件的系系統(tǒng)依賴賴性使得得每一份份文件只只有在相相應的系系統(tǒng)環(huán)境境中才能能讀出，，系統(tǒng)不不兼容或或軟硬件件的升級級換代往往往導致致文件的的無法讀讀出。此此外載體體老化、、病毒感感染、信信號衰減減、加密密文件無無法正確確解密等等原因也也都可能能影響文文件的順順利讀出出。電子子文件的的可讀性性是其存存在和價價值的基基礎，如如果文件件不能順順利讀出出，文件件中的信信息便成成為了““死信息息”，再再有價值值的東西西也失去去了存在在的意義義。保證證電子文文件可讀讀性的措措施應該該貫穿于于全部管管理工作作的始終終。目標五：提高高工作效率電子文件是為為了執(zhí)行業(yè)務務和管理活動動而產(chǎn)生的，，其基本職能能是支持機構構職能活動的的開展。電子子文件的管理理應該和電子子文件的產(chǎn)生生、應用一樣樣，繼續(xù)服務務于機構提高高業(yè)務效率的的目標。電子子文件制作便便捷，流轉(zhuǎn)規(guī)規(guī)范，可有效效提高機關文文件制作和文文件處理的質(zhì)質(zhì)量和效率。?？茖W的電子子文件管理應應該具有發(fā)揮揮電子文件現(xiàn)現(xiàn)行作用和保保持其歷史價價值的雙重功功能，而這不不可偏廢，管管理活動務必必在二者間尋尋找平衡點，，保持二者的的高度統(tǒng)一。。目標六：方便便查詢和利用用電子文件管理理系統(tǒng)和管理理者是文件和和文件利用者者之間的中介介，理應為利利用者提高高高質(zhì)量的文件件信息。查詢詢和利用的過過程正是實現(xiàn)現(xiàn)電子文件信信息價值的過過程，因此，，方便查詢和和利用是電子子文件管理的的重要目標。。電子文件管管理的任務之之一就是要將將機構信息占占有的優(yōu)勢轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化為開發(fā)利利用方面的優(yōu)優(yōu)勢，為機構構決策和行使使職能服務。。具體的目標標：一是廣泛泛，即拓寬利利用范圍，既既要方便機構構內(nèi)部的查詢詢和利用，又又要增加機構構外部對文件件信息的查詢詢和利用，滿滿足其他社會會組織和公民民的政務信息息需求；二是是高質(zhì)，即除除了提供原始始文件利用及及保證其準確確性外，還對對相關信息內(nèi)內(nèi)容進行深度度整理和挖掘掘，并提供多多種檢索途徑徑，提高查全全率和查準率率；三是及時時，要準確把把握和預見各各方面的信息息需求，在第第一時間實時時提供利用；；四是合理，，要保護電子子文件的信息息安全，避免免在利用過程程中遭到破壞壞，避免非法法用戶的