檔案信息化建設(shè)講座王芳副本

檔案信息化建設(shè)工作

2012年5月

一、檔案信息化建設(shè)概述二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標準三、檔案信息資源建設(shè)的途徑四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用方法

提綱1、定義檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程

。2、工作原則：統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準分級建設(shè)、安全保密

（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述3、工作內(nèi)容：

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（2）檔案信息資源建設(shè)

（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（4）標準規(guī)范建設(shè)

（5）人才隊伍建設(shè)

（6）安全保障體系建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)工作概述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求4、工作目標：

（1）檔案資源數(shù)字化

（2）信息管理標準化

（3）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化1、標準規(guī)范建設(shè)

制定文書類檔案長期保存格式標準，研發(fā)文書類檔案長期保存格式產(chǎn)品和轉(zhuǎn)化工具并組織試點和示范。2、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（1）檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（2）電子文件歸檔管理系統(tǒng)（3）電子檔案移交管理系統(tǒng)（4）數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)

（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述3、資源建設(shè)（1）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化（2）電子文件接收（3）重要數(shù)字信息采集4、資源共享提供“一站式”檔案信息服務(wù)（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)5、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)6、安全體系建設(shè)（1）落實電子文件的異質(zhì)、異地備份制度（2）建設(shè)電子文件（檔案）備份中心（3）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)（4）建立檔案信息預期恢復備份系統(tǒng)一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）“十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）“十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作總體目標：

以電子政務(wù)建設(shè)為依托，檔案信息資源建設(shè)為核心，電子文件管理為重點，檔案信息化安全保障體系為基礎(chǔ)，充分運用云計算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，逐步實現(xiàn)全市檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建立“分布式管理、集中式利用”的檔案信息化平臺，實現(xiàn)“全域成都一體化”的檔案信息資源共享。一、、檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)工工作作概概述述（三三））““十十二二五五””成成都都市市檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)主主要要工工作作主要要任任務(wù)務(wù)：：完成成全全市市國國家家綜綜合合檔檔案案館館和和專專業(yè)業(yè)檔檔案案館館間間的的高高速速安安全全鏈鏈接接、、數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)可可控控共共享享、、館館際際交交互互利利用用，，提提高高全全市市檔檔案案系系統(tǒng)統(tǒng)公公共共服服務(wù)務(wù)能能力力，，建建立立全全域域成成都都的的檔檔案案信信息息專專網(wǎng)網(wǎng)。。市市屬屬各各區(qū)區(qū)（（市市））縣縣全全部部建建成成檔檔案案信信息息網(wǎng)網(wǎng)站站，，以以““成成都都檔檔案案網(wǎng)網(wǎng)””為為平平臺臺，，建建立立面面向向社社會會、、服服務(wù)務(wù)公公眾眾的的檔檔案案網(wǎng)網(wǎng)站站群群，，推推進進檔檔案案信信息息資資源源共共享享服服務(wù)務(wù)。。一、、檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)工工作作概概述述（三三））““十十二二五五””成成都都市市檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)主主要要工工作作主要要任任務(wù)務(wù)：：積極極推推進進電電子子文文件件中中心心、、電電子子文文件件（（檔檔案案））備備份份中中心心建建設(shè)設(shè)，，將將各各級級國國家家綜綜合合檔檔案案館館建建成成安安全全保保存存國國家家檔檔案案信信息息資資源源數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)基基地地、、電電子子文文件件（（檔檔案案））備備份份中中心心、、檔檔案案信信息息服服務(wù)務(wù)查查詢詢中中心心。。一、、檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)工工作作概概述述（三三））““十十二二五五””成成都都市市檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)主主要要工工作作主要要任任務(wù)務(wù)：：加快快檔檔案案信信息息資資源源建建設(shè)設(shè)，，貫貫徹徹落落實實國國家家有有關(guān)關(guān)電電子子文文件件管管理理、、數(shù)數(shù)字字檔檔案案館館建建設(shè)設(shè)的的文文件件精精神神，，加加強強電電子子文文件件接接收收、、管管理理和和數(shù)數(shù)字字檔檔案案館館（（室室））建建設(shè)設(shè)。。一、、檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)工工作作概概述述（三三））““十十二二五五””成成都都市市檔檔案案信信息息化化建建設(shè)設(shè)主主要要工工作作主要要任任務(wù)務(wù)：：推進進檔檔案案信信息息安安全全保保障障體體系系建建設(shè)設(shè)，，建建立立和和完完善善檔檔案案數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)安安全全、、信信息息系系統(tǒng)統(tǒng)安安全全、、網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)平平臺臺安安全全管管理理體體系系。。由國國家家檔檔案案局局主主持持起起草草，，經(jīng)經(jīng)中中國國文文獻獻工工作作標標準準化化技技術(shù)術(shù)委委員員會會討討論論通通過過，，國國家家標標準準局局1985年批批準準頒頒行行。。1999年重重新新修修訂訂。。該標標準準對對檔檔案案著著錄錄項項目目、、著著錄錄內(nèi)內(nèi)容容和和著著錄錄格格式式都都有有明明確確要要求求，，對對建建立立健健全全全全國國統(tǒng)統(tǒng)一一的的檔檔案案檢檢索索體體系系，，建建立立地地方方和和全全國國的的目目錄錄中中心心，，逐逐步步實實現(xiàn)現(xiàn)計計算算機機檢檢索索具具有有十十分分重重要要的的意意義義。。（一一））檔檔案案著著錄錄規(guī)規(guī)則則（（DAT18-1999)二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標準準（GBT/T18894-2002）2002-12發(fā)布2003-5-1實施該標準是是中華人人民共和和國國家家標準，，規(guī)定了在在公務(wù)活活動中產(chǎn)產(chǎn)生的，，具有保保存價值的電電子文件件的形成成、積累累、歸檔檔、保管管、利用用、統(tǒng)計計的一般般方法。。該標準對對電子文文件的收收集與積積累、電電子文件件的歸檔檔、歸檔檔電子文文件的整整理、歸歸檔電子子文件的的移交、、接收與與保管等等方面都都作了詳詳細的規(guī)規(guī)定。（二）電子文件件歸檔與與管理規(guī)規(guī)范一、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標準準（國家檔檔案局令令第6號）2003-07-28發(fā)布，2003-09-01實施根據(jù)國務(wù)務(wù)院辦公公廳《電子公文文傳輸管管理暫行行辦法》制定。該辦法所所指的電電子公文文，是指指由國務(wù)務(wù)院辦公公廳統(tǒng)一一配置的的電子公公文傳輸輸系統(tǒng)處處理后形形成的具具有規(guī)范范格式的的公文的的電子數(shù)數(shù)據(jù)。（三）電子公文文歸檔管管理暫行行辦法二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標準準2005-4-30發(fā)布（四）紙質(zhì)檔案案數(shù)字化化技術(shù)規(guī)規(guī)范（DA/T31—2005）二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標準該規(guī)范規(guī)定定了紙質(zhì)質(zhì)檔案數(shù)數(shù)字化的的主要技技術(shù)要求求。對紙質(zhì)檔檔案數(shù)字字化基本本流程中中的案卷卷整理、、目錄建建庫、批批量掃描描、數(shù)據(jù)據(jù)處理、、信息存存儲、檢檢索利用用等工序序提出了了定義和和工作技技術(shù)規(guī)范范。適用于用用掃描儀儀對各種種紙質(zhì)檔檔案的數(shù)數(shù)字化加加工處理理。2003-09-01發(fā)布2003-10-01實施。（五）文文書檔案案著錄細細則與機機讀目錄錄數(shù)據(jù)交交換格式式二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標準由四川省省檔案局局起草，，四川省省質(zhì)量技技術(shù)監(jiān)督督局發(fā)布布。該標準是是建設(shè)四四川省檔檔案信息息資源庫庫的基礎(chǔ)礎(chǔ)之一，，是為建建立全省省統(tǒng)一的的檔案信信息計算算機檢索索和管理理體系，，更好地地開發(fā)檔檔案信息息資源，，實現(xiàn)檔檔案信息息資源共共享而對對全省檔檔案系統(tǒng)統(tǒng)數(shù)據(jù)庫庫建設(shè)提提出的一一個統(tǒng)一一的標準準。二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標準（六）《《DA/T46-2009文書類電電子文件件元數(shù)據(jù)據(jù)方案》》（2009-12-16發(fā)布2010-06-01實施）規(guī)定了以以文件和和案卷形形式的檔檔案為對對象的文文書類電電子文件件形成、、交換、、歸檔、、移交、、保管、、利用等等全過程程元數(shù)據(jù)據(jù)設(shè)計、、捕獲、、著錄的的一般要要求。適適用于各各級各類類檔案館館、機關(guān)關(guān)、團體體、企業(yè)業(yè)事業(yè)單單位和其其他社會會組織對對計算機機系統(tǒng)中中直接生生成的文文書類電電子文件件（含紙紙質(zhì)文件件、檔案案數(shù)字化化圖像、、文本））的管理理。二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標準準（七）《《版式電電子文件件長期保保存格式式需求》》（DA/T47-2009）（2009-12-16發(fā)布2010-06-01實施）明確了版版式電子子文件長長期保存存格式的的特征。。適用于于各級各各類檔案案館、機機關(guān)、團團體、企企業(yè)事業(yè)業(yè)單位和和其他社社會組織織遴選歸歸檔保存存版式電電子文件件格式，，也適用用于版式式電子文文件格式式標準的的制訂與與相關(guān)軟軟件開發(fā)發(fā)。二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標準準（八）基基于XML的電子文文件封裝裝規(guī)范（DA/T48-2009）2009-12-16發(fā)布2010-06-01實施規(guī)定了基基于XML的電子文文件封裝裝格式和和要求。。適用于于各級各各類檔案案館、機機關(guān)、團團體、企企業(yè)事業(yè)業(yè)單位和和其他社社會組織織對文本本文件和和靜態(tài)圖圖像文件件的文件件級封裝裝。2010-06發(fā)布（九）數(shù)數(shù)字檔案案館建設(shè)設(shè)指南二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標準這是全國國數(shù)字檔檔案館建建設(shè)的規(guī)規(guī)范性依依據(jù)。它它確定了了數(shù)字檔檔案館的的基本目目標、基基本要求求和基本本架構(gòu)，，提供了了數(shù)字檔檔案館建建設(shè)項目目立項指指導方案案，統(tǒng)一一了全國國數(shù)字檔檔案館建建設(shè)的標標準、規(guī)規(guī)范，對對推動檔檔案信息息資源社社會共享享，全面面提高全全國數(shù)字字檔案館館建設(shè)和和應(yīng)用水水平，構(gòu)構(gòu)建具有有中國特特色的數(shù)數(shù)字檔案案館體系系具有重重要意義義。存量檔案案的數(shù)字字化就是是將以紙紙張、膠膠片、音音像等傳傳統(tǒng)載體體保存的的模擬信號號檔案通過過掃描、拍拍攝等方式轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號號檔案。工作內(nèi)容容：建立立目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫建立全文文數(shù)據(jù)庫庫。（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法1、建立目目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫（1）標準依依據(jù)：檔檔案著錄錄規(guī)則（2）工作步步驟：①確定著錄錄級別：：案卷級級文件級②確定著錄錄項目：：題名責任者文件編號號保管期限限時間檔號（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法2、建立全全文數(shù)據(jù)據(jù)庫（1）標準準依據(jù)：：紙質(zhì)檔檔案數(shù)字字化技術(shù)術(shù)規(guī)范（2）基本環(huán)節(jié)節(jié)：檔案整理理、檔案案掃描、、圖像處處理、圖圖像存儲儲、目錄錄建庫、、數(shù)據(jù)掛掛接、數(shù)數(shù)據(jù)驗收收、數(shù)據(jù)據(jù)備份、、成果管管理等。。（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法①檔案整理理●目目錄數(shù)據(jù)據(jù)準備●拆拆除裝訂訂●區(qū)區(qū)分掃描描件和非非掃描件件區(qū)分的原原則是：：無關(guān)和和重份的的文件要要剔除，，有正式式件的文文件可以以不掃描描原稿。。●頁頁面修整整●檔檔案整理理登記●裝裝訂（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法②檔案掃描描●掃掃描方式式●掃掃描色彩彩模式一一般有黑黑白二值值、灰度度、彩色色等。通通常采用用黑白二二值。頁頁面有紅紅頭、印印章或插插有黑白白、彩色色照片、、插圖的的檔案，，可用彩彩色模式式進行掃掃描?！瘛駫邟呙璺址直媛蕭邟呙璺直姹媛蕝?shù)數(shù)的選擇擇，原則則上以掃掃描后的的圖像清清晰、完完整、不不影響圖圖像的利利用效果果為準。。（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法③圖像處處理●圖圖像像數(shù)據(jù)據(jù)質(zhì)量量檢查查●糾糾偏偏●●去去污●圖圖像像拼接接●裁裁邊邊處理理（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法④圖像存存儲●存存儲儲格式式黑黑白二二值模模式用用TIFF(G4)格式存存儲。。灰度模模式和和彩色色模式式掃描描的文文件，，采用用JPEG格式存存儲。?！駡D圖像像文件件的命命名以以紙紙質(zhì)檔檔案目目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫庫中每每份文文件的的檔號號為這這份文文件掃掃描后后的圖圖像文文件命命名。。多多頁文文件可可采用用該檔檔號建建立相相應(yīng)文文件夾夾，按按頁碼碼順序序?qū)D圖像文文件命命名。（一））存量量檔案案數(shù)字字化二、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法⑤目錄建建庫●按按照照《檔案著著錄規(guī)規(guī)則》(DA/T18)的要求求進行行著錄錄，建建立檔檔案目目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫庫。⑥數(shù)據(jù)掛掛接●●圖圖像文文件與與目錄錄數(shù)據(jù)據(jù)庫一一一對對應(yīng)，，正確確率應(yīng)應(yīng)為100%（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法⑦數(shù)據(jù)驗驗收●數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)抽檢檢。比比率不不得低低于5%?！耱烌炇帐罩笜藰?。合合格率率指標標95%●驗收審審核驗收"通過"的結(jié)論論，必必須經(jīng)經(jīng)分管管領(lǐng)導導審核核、簽簽字后后方有有效。。（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法⑧數(shù)據(jù)備備份●備備份份范圍圍經(jīng)經(jīng)驗收收合格格的完完整數(shù)數(shù)據(jù)應(yīng)應(yīng)及時時進行行備份份?！瘛駛鋫浞莘椒绞讲刹捎迷谠诰€、、離線線相結(jié)結(jié)合的的方式式實現(xiàn)現(xiàn)多套套備備份，，并注注意異異地保保存。?！瘛駭?shù)數(shù)據(jù)據(jù)檢驗驗備備份數(shù)數(shù)據(jù)也也應(yīng)進進行檢檢驗。。主要要包括括備份份數(shù)據(jù)據(jù)能否否打開開、數(shù)數(shù)據(jù)信信息是是否完完整、、文件件數(shù)量量是否否準確確等。。（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法⑨數(shù)字化化成果果管理理●應(yīng)應(yīng)加加強對對紙質(zhì)質(zhì)檔案案數(shù)字字化成成果的的管理理，確確保其其安全全、完完整和和長期期可用用。●●紙紙質(zhì)檔檔案數(shù)數(shù)字化化成果果提供供網(wǎng)上上檢索索利用用時，，應(yīng)有有制作作單位位的電電子標標識，，并根根據(jù)具具體情情況分分別采采用可可下載載或不不可下下載的的數(shù)據(jù)據(jù)格式式（一））存量量檔案案數(shù)字字化三、檔檔案資資源建建設(shè)的的途徑徑和方方法1、標準準依據(jù)據(jù)：《電子文件歸歸檔與管理理規(guī)范》《電子公文歸歸檔管理暫暫行辦法》2、電子文件件和歸檔電電子文件：：電子文件是指在數(shù)字字設(shè)備及環(huán)環(huán)境中生成成，以數(shù)碼碼形式存儲儲于磁帶、、磁盤、光光盤等載體體，依賴計計算機等數(shù)數(shù)字設(shè)備閱閱讀、處理理，并可在在通信網(wǎng)絡(luò)絡(luò)上傳送的的文件。歸檔電子文文件是指具有參參考和利用用價值并作作為檔案保保存的電子子文件。包包括：內(nèi)容容、結(jié)構(gòu)與與背景信息息（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法3、總體要求求（1）保證電子子文件的真真實性、完完整性和有有效性。（2）加強過程程管理與監(jiān)監(jiān)控，保證證管理工作作的連續(xù)性。（3）明確電子子文件歸檔檔要求，保保證文件質(zhì)質(zhì)量。（4）一致性。。歸檔電子子文件與相相應(yīng)的紙質(zhì)質(zhì)或其他載體形式的的文件應(yīng)在在內(nèi)容、相相關(guān)說明及及描述上保持一致致。（5）多套制。。歸檔時，，應(yīng)同時保保存文件的的電子版本、紙質(zhì)版版本或縮微微品。（6）憑證作用用，對只有有電子簽章章的電子文文件，歸檔時應(yīng)附加加有法律效效力的非電電子簽章。。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法4、電子文件件的真實性性、完整性性和有效性性保證（1）電子文件件的產(chǎn)生、、處理過程程規(guī)范保證證。（2）電子文件件真實性保保證。（3）電子文件件完整性保保證：采集集背景信息息和元數(shù)據(jù)。（4）電子文件件有效性保保證（5）電子文件件的處理和和保存應(yīng)符符合國家的的安全保密規(guī)定定。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法5、電子文件件的收集與與積累（1）收集積累累要求●記錄錄了重要文文件的主要要修改過程程和辦理情情況，有查考價值值的電子文文件及其電電子版本的的定稿均應(yīng)被保留。。●保證證電子文件件不被非正正常改動。?！窦兄写鎯σ苑婪郎⑹А！癖４娲媾c電子文文件處理有有關(guān)的參數(shù)數(shù)、數(shù)據(jù)等等?！駥μ滋子媒y(tǒng)一模模板的電子子文件，在在保證能恢恢復原形態(tài)的情況況下，其內(nèi)內(nèi)容信息可可單獨進行存儲，被套用模板板作為電子子文件的元元數(shù)據(jù)保存存?！穸ㄆ谄谥谱麟娮幼游募膫鋫浞?。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（2）電子文件件的登記●每份份電子文件件均應(yīng)在《電子文件登登記表》中登記?！耠娮幼游募怯浻洷響?yīng)與電電子文件同同時保存。?！耠娮幼游募怯浻洷砣绻浦瞥呻娮颖肀砀?，應(yīng)與與電子文件一一同保存，，永久保存存的電子表表格應(yīng)附有紙質(zhì)質(zhì)等拷貝件件并與相應(yīng)應(yīng)的電子文文件拷貝一起保保存。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法6、電子文件件的歸檔（1）歸檔要求求文件形成部部門或信息息管理部門門應(yīng)定期把把經(jīng)過鑒定定符合歸檔檔條件的電電子文件向向檔案部門門移交，并并按檔案管管理要求的的格式將其其存儲到符符合保管期期限要求的的脫機載體體上。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（2）鑒定電子文件的的真實性、、完整性、、有效性確定密級確定歸檔范范圍劃定保管期期限填寫《歸檔電子文文件移交、、接收檢驗驗登記表表》（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（3）歸檔時間間邏輯歸檔實實時進行物理歸檔按按照紙質(zhì)文文件的規(guī)定定定期完成成。（4）檢測檢測內(nèi)容：：硬件環(huán)境境的有效性性;軟件環(huán)境的的有效性;信息記錄格格式;有無病毒感感染等。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（5）歸檔●電子文件件歸檔要求求一式3套。歸檔的的載體，按優(yōu)先順序序依次為：：只讀光盤盤、一次寫寫光盤、磁帶、、可擦寫光光盤、硬磁磁盤等。不不允許用軟磁盤盤作為歸檔檔文件長期期保存的載載體?！駳w檔后的的電子文件件的載體應(yīng)應(yīng)設(shè)置成禁禁止寫操作的狀態(tài)態(tài)。●特殊格式式的電子文文件，應(yīng)在在存儲載體體中同時存有相相應(yīng)的查查看軟件件?！駳w檔檔完畢，，電子文文件形成成部門應(yīng)應(yīng)將存有有歸檔電子文文件的載載體保存存至少1年。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法7、歸檔電電子文件件的整理理（1）歸檔電電子文件件的整理理按《歸檔文件件整理規(guī)規(guī)則》規(guī)定的要要求進行行。（2）歸檔電電子文件件以件為為單位整整理。（3）同一全全宗內(nèi)的的電子文文件按照照年度－－保管期期限－機構(gòu)（（問題））或保管管期限－－年度－－機構(gòu)（問題））等分類類方案進進行分類類。（4）按電子子文件類類別代碼碼集中組組織存儲儲載體。。（5）電子文文件的著著錄應(yīng)參參照DA/T18進行著錄錄，同時補充充電子文文件特有有的著錄錄項目和和其他標標識，以保保證其真真實性、、完整性性和有效效性。（6）將著錄錄結(jié)果制制成機讀讀目錄和和紙質(zhì)目目錄。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法8、歸檔電電子文件件的移交交、接收收與保管管（1）移交和和驗收●文文件形成成單位移移交驗收收●檔案保管管部門接接收驗收收●合格率要要求：百百分之百百●檢檢驗項目目如下：：－載體有有無劃痕痕，有無無病毒；；－歸檔電電子文件件的真實實性、完完整性、、有效性性及審核手手續(xù)；－登記表表、軟件件、說明明資料等等是否齊齊全；－對特殊殊格式的的電子文文件，應(yīng)應(yīng)核實其其相關(guān)的的軟件、版版本、操操作手冊冊等是否否完整。。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法歸檔電子子文件移移交、接接收檢驗驗登記表表三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法

檢驗項目

單位名稱

移交單位

接收單位載體外觀檢驗病毒檢驗真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗填表人（簽名）

年月日

年月日審核人（簽名）

年月日

年月日單位（印章）

年月日

年月日（2）保管要要求●歸歸檔電子子文件的的保管除除應(yīng)符合合紙質(zhì)檔檔案的要要求外，還符符合下列列條件：：----歸檔載體體應(yīng)作防防寫處理理。避免免擦、劃劃、觸摸記錄涂涂層。----單片載體體應(yīng)裝盒盒，豎立立存放，，且避免免擠壓。。----存放時應(yīng)應(yīng)遠離強強磁場、、強熱源源，并與與有害氣氣體隔離。。----環(huán)境溫度度選定范范圍：17度至20度；相對對濕度選定范圍圍：百分分之三十十五至百百分之四四十五。?！駳w歸檔電子子文件在在形成單單位的保保管，也也應(yīng)參照照上述條件。。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法（3）有效性性保證●歸歸檔電子子文件在在形成單單位和檔檔案保管管部門每每年均應(yīng)對電電子文件件的讀取取、處理理設(shè)備的的更新情情況進行一次次檢查登登記。設(shè)設(shè)備環(huán)境境更新時時應(yīng)確認認庫存載體與與新設(shè)備備的兼容容性；如如不兼容容，應(yīng)進進行歸檔電子子文件的的載體轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換工作作，原載載體保留留時間不少于于3年?！駥Υ判暂d載體每滿滿2年、光盤盤每滿4年進行一一次抽樣機讀檢檢驗，抽抽樣率不不低于百百分之十十，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題應(yīng)及時時采取措措施?！駥Υ判暂d載體上的的歸檔電電子文件件，應(yīng)每每4年轉(zhuǎn)存一次。原原載體同同時保留留時間不不少于4年。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法（4）遷移隨著系統(tǒng)設(shè)備備更新或系統(tǒng)統(tǒng)擴充，應(yīng)及及時對歸檔電電子文件進行行遷移操作，，并填寫《歸檔電子文件件遷移登記表表》。（5）利用●歸檔電電子文件的封封存載體不應(yīng)應(yīng)外借。未經(jīng)經(jīng)批準任何何單單位位或或人人員員不不允允許許擅擅自自復復制制電電子子文文件件。?！窭糜脮r時應(yīng)應(yīng)使使用用拷拷貝貝件件。?！窭糜脮r時應(yīng)應(yīng)遵遵守守保保密密規(guī)規(guī)定定。?！窭糜谜哒邔w歸檔檔電電子子文文件件的的使使用用應(yīng)應(yīng)在在權(quán)權(quán)限限規(guī)規(guī)定定范范圍之之內(nèi)內(nèi)。。（二二））增增量量檔檔案案電電子子化化三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法（6）歸歸檔檔電電子子文文件件的的鑒鑒定定銷銷毀毀●參參照照國國家家關(guān)關(guān)于于檔檔案案鑒鑒定定銷銷毀毀的的有有關(guān)關(guān)規(guī)規(guī)定定執(zhí)執(zhí)行行，，且應(yīng)應(yīng)在在辦辦理理審審批批手手續(xù)續(xù)后后實實施施。?！駥賹儆谟诒１Ｃ苊芊斗秶鷩牡臍w歸檔檔電電子子文文件件，，如如存存儲儲在在不不可擦擦除除載載體體上上，，應(yīng)應(yīng)連連同同存存儲儲體體一一起起銷銷毀毀，，并并在網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)中中徹徹底底清清除除。。不不屬屬于于保保密密范范圍圍的的歸歸檔檔電子子文文件件可可進進行行邏邏輯輯刪刪除除。。（7）統(tǒng)統(tǒng)計計檔案案保保管管部部門門應(yīng)應(yīng)及及時時按按年年度度對對電電子子文文件件的的接接收收、、保保管管、、利利用用和和鑒鑒定定銷銷毀毀情情況況進進行行統(tǒng)統(tǒng)計計。。（二二））增增量量檔檔案案電電子子化化三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法1、工工作作依依據(jù)據(jù)（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法2、工工作作原原則則：：（1）統(tǒng)統(tǒng)籌籌協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、、分分工工協(xié)協(xié)作作、、整整合合資資源源、、節(jié)約約成成本本（2）誰誰牽牽頭頭、、誰誰負負責責（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法3、采采集集范范圍圍（1）重重要要政政務(wù)務(wù)活活動動：：省省級級以以上上對對內(nèi)內(nèi)政政務(wù)務(wù)接接待待活活動動重要要會會議議外事事活活動動（2）重重大大活活動動：：重重大大節(jié)節(jié)慶慶、、紀紀念念活活動動重大大商商貿(mào)貿(mào)、、博博覽覽活活動動重大大創(chuàng)創(chuàng)建建、、申申辦辦活活動動重要要學學術(shù)術(shù)、、論論壇壇活活動動（3）突突發(fā)發(fā)事事件件處處置置活活動動：：重重大大自自然然災(zāi)災(zāi)害害重大大事事故故災(zāi)災(zāi)難難突發(fā)發(fā)公公共共衛(wèi)衛(wèi)生生事事件件突發(fā)發(fā)社社會會安安全全事事件件（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法4、歸歸檔檔范范圍圍（1）文文字字資資料料（2）照照片片（3）錄錄音音錄錄像像（4）標標志志性性實實物物（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法5、歸歸檔檔質(zhì)質(zhì)量量要要求求（1）歸歸檔檔文文件件整整理理規(guī)規(guī)則則（2）CAD電子子文文件件光光盤盤存存儲儲、、歸歸檔檔與與檔檔案管管理理要要求求（3）電電子子文文件件歸歸檔檔與與管管理理規(guī)規(guī)范范（4）照照片片檔檔案案管管理理規(guī)規(guī)范范（三三））雙雙重重采采集集三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法6、歸歸檔檔時時間間各牽牽頭頭、、承承辦辦責責任任部部門門在在活活動動結(jié)結(jié)束束后后2個月月內(nèi)內(nèi)向向市市檔檔案案館館移移交交檔檔案案資資料料。。成都都日日報報、、成成都都電電視視臺臺在在活活動動報報道道結(jié)結(jié)束束后后2個月月內(nèi)內(nèi)向向市市檔檔案案館館移移交交檔檔案案資資料料。。1、點點擊擊“收文文管管理理”，錄錄入入接接收收文文件件。。2、點點擊擊“發(fā)文文管管理理”，錄錄入入發(fā)發(fā)文文文文件件。。3、點點擊擊“人工工歸歸檔檔”，錄錄入入已已歸歸檔檔文文件件。。（一一））文件件條條目目錄錄入入四、、文文檔檔一一體體化化管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)的的使使用用1、自自動動歸歸檔檔⑴進進入入紫紫晶晶系系統(tǒng)統(tǒng)⑵點點擊擊自自動動歸歸檔檔按按鈕鈕⑶在在分類類下的的形成成年年度度前方方框框打打““√√””并并輸輸入入對對應(yīng)應(yīng)的的四四位位數(shù)數(shù)值值年年度度⑷在在分類類下的的保管管期期限限前的的方方框框打打““√√””并并選選擇擇對對應(yīng)應(yīng)的的期期限限⑸在在排列列下的的文件件形形成成日日期期前方方框框打打““√√””（二二））歸檔檔四、、文文檔檔一一體體化化管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)的的使使用用⑹在排列列下的的保管管期期限限前方方框框打打““√√””⑺在在編號號下的的全宗宗號號、、年年度度、、保保管管期期限限、、卷卷(盒)號輸入入對對應(yīng)應(yīng)的的內(nèi)內(nèi)容容⑻點點擊擊確確定定按按鈕鈕，，⑼在在頁數(shù)數(shù)/盒前前的方方框框打打““√√””并并輸輸入入頁頁數(shù)數(shù)⑽點點擊擊歸歸檔檔按按鈕鈕⑾點點擊擊繼繼續(xù)續(xù)按按鈕鈕（二二））歸檔檔四、、文文檔檔一一體體化化管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)的的使使用用2、人人工工歸歸檔檔⑴進進入入紫紫晶晶系系統(tǒng)統(tǒng)⑵點點擊擊人人工工歸歸檔檔按按鈕鈕⑶在在檔號號一欄欄輸輸入入檔檔號號⑷在在空空白白處處點點擊擊左左鍵鍵⑸點點擊擊OK按鈕鈕⑹點擊擊歸檔檔文件件目錄錄按鈕鈕⑺分別別輸入入：文件編編號、責任者者、題名、日期、頁數(shù)（（號））等項目目內(nèi)容容⑻點擊擊保存存按鈕鈕⑼點擊擊添加加按鈕鈕進行行下一一份文文件的的錄入入（二））歸檔四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用1、快速速檢索索⑴進入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)⑵點擊擊編目目檢索索⑶點擊擊文件件檢索索⑷在請輸入入檢索索內(nèi)容容輸入相相關(guān)關(guān)關(guān)鍵詞詞⑸點擊擊檢索索（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用2、高級級檢索索（1）進入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)（2）點擊擊編目目檢索索（3）點擊擊文件件檢索索（4）點擊擊高級級檢索索（5）分別別在““關(guān)鍵鍵字””、““運算算符””、““條件件值””中輸輸入相相關(guān)內(nèi)內(nèi)容，，匯總總形成成檢索索條件件（6）點擊擊檢索索（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用備注：：1、在第第⑷步步請輸入入檢索索內(nèi)容容輸入相相關(guān)關(guān)關(guān)鍵詞中，，用戶戶輸入入兩個個或以以上關(guān)關(guān)鍵詞詞時必必須用空空格隔隔開。。2、輸入入相關(guān)關(guān)關(guān)鍵鍵詞可可為：：文件編編號、責任者、題名、日期等已錄錄入計計算機機的任任意內(nèi)容，，如進進行復復雜查查詢，，需用用高級級檢索索。3、用戶戶可根根據(jù)該該文件件的檔檔號快快速找找到該該文件。如如文件件掛有有全文文，可可點擊擊全文文瀏覽覽直接瀏瀏覽文文件，，還可可點擊擊動態(tài)態(tài)鏈接接對文文件進行行修改改利用用。（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用1、全文文目錄錄管理理⑴進入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)⑵點擊擊全文文管理理⑶點擊擊全文文目錄錄管理理，單單擊需需要建建立新新的子目目錄