機(jī)關(guān)公文寫作與處理課件

1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布并同時(shí)實(shí)施的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種正式文種。

2001年1月1日國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中所規(guī)定的13種正式文種。貴州省政府辦公廳2003年5月20日實(shí)施的《貴州省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》。一、行政機(jī)關(guān)公文寫作法定的權(quán)威性

國家行政機(jī)關(guān)使用的正式公文屬于法定公文，它代表法定機(jī)關(guān)的意志，具有法定的強(qiáng)制力和約束力。他要求收文單位或有關(guān)人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，具有法定的執(zhí)行效力。特定的體式性

是指公文具有規(guī)范的文件結(jié)構(gòu)和格式。公文文件是由國家最高行政機(jī)關(guān)嚴(yán)格規(guī)范的。公文的結(jié)構(gòu)是指公文內(nèi)容的組織安排有具體的方式，不能隨心所欲。公文的格式是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定，它包括公文用紙、書面格式、排版印刷、裝訂等。（二）公文的分類：1.命令(令）2.決定3.公告4.通告5.通知

6.通報(bào)7.議案8.報(bào)告9.請示10.批復(fù)

11.意見12.函13.會(huì)議紀(jì)要、

14.轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)15.印發(fā)16.調(diào)查報(bào)告、總結(jié)。行政機(jī)關(guān)公文文種：13種1.命令（令）2.決定3.公告4.通告5.通知6.通報(bào)7.議案8.報(bào)告9.請示10.批復(fù)11.意見12.函13.會(huì)議紀(jì)要黨政機(jī)關(guān)共同的文種：9種1.決定2.意見3.通知4.通報(bào)5.報(bào)告6.請示7.批復(fù)8.函9.會(huì)議紀(jì)要黨政機(jī)關(guān)不同的公文文種政府：1.命令（令）2.公告3.通告4.議案黨委：1.決議2.指示3.公報(bào)4.條例5.規(guī)定

1.命令（令）發(fā)布重要行政法規(guī)，采取重大強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等，用“命令（令）”，如：《中華人民共和國主席令》中華人民共和國主席令第一號根據(jù)中華人民共和國第十屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國國務(wù)院總理。中華人民共和國主席胡錦濤二〇〇三年三月十六日

2.決定對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。如：

1.《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》2.《中共中央國務(wù)院關(guān)于打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中嚴(yán)重犯罪活動(dòng)的決定》

3.公告向國內(nèi)外宣布重要或重大事項(xiàng)，用“公告”。公告常以新聞媒體（報(bào)刊、廣播、電視）或張貼等形式公開發(fā)表。寫作時(shí)要注意一事一告，如實(shí)公告。語言要嚴(yán)肅莊重，不發(fā)議論，不加說明，不能抒情。

如：中華人民共和國全國人民代表大會(huì)公告

第三號第七屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議于1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍委會(huì)主席?，F(xiàn)予公告。中華人民共和國第七屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議主席團(tuán)

xxxx年x月x日4.通告在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。如：《中華人民共和國公安部通告》5.通知用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文。

如：

1.《關(guān)于發(fā)布貴州省注冊會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)工作規(guī)程等五個(gè)規(guī)章制度的通知》2.《貴州省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)自然保護(hù)區(qū)管理工作的通知》3.《開陽縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)貴陽市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于嚴(yán)禁到企業(yè)檢查評比的通知》4.《修文縣人民政府批轉(zhuǎn)縣供電局關(guān)于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作意見的通知》

6.通報(bào)

表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。如：

1.《關(guān)于表彰計(jì)劃生育先進(jìn)集體和先進(jìn)工作者的通報(bào)》2.《國務(wù)院辦公廳關(guān)于××省××市××縣擅自停課組織中小學(xué)生參加迎送活動(dòng)的通報(bào)》7.議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。如：

《國務(wù)院關(guān)于提請審議<中華人民共和國勞動(dòng)法（草案）的議案>的議案》

9.請示

向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。有請求批復(fù)性請示、請求批轉(zhuǎn)性請示。如：

1、關(guān)于包裝海綿墊所需經(jīng)費(fèi)的請示

2、關(guān)于對執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同法若干問題的意見的請示

10.批復(fù)

答復(fù)請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。如：國務(wù)院給天津市人民政府《關(guān)于設(shè)立天津港保稅區(qū)的批復(fù)》國務(wù)院關(guān)于設(shè)立天津港保稅區(qū)的批復(fù)國函［1991］26號天津市人民政府：你市《關(guān)于將天津港商業(yè)性保稅倉庫擴(kuò)展為保稅區(qū)的請示》（津政報(bào)［1990］34號）悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：一、同意設(shè)立天津港保稅區(qū)。保稅區(qū)要充分發(fā)揮天津港的優(yōu)勢，積極為擴(kuò)大對外貿(mào)易服務(wù)，為拓展轉(zhuǎn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易和加工出口服務(wù)，開展為貿(mào)易服務(wù)的加工整理、包裝、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)和商品展出等業(yè)務(wù)。但目的在于銷往國內(nèi)非保稅區(qū)的一般貿(mào)易進(jìn)口貨物，原則上不得運(yùn)入保稅區(qū)儲(chǔ)存，如有特殊需要，需經(jīng)海關(guān)批準(zhǔn)。二、同意保稅區(qū)設(shè)在天津港規(guī)劃的港界內(nèi)，東邊界為東堤路，南邊界為供油北路和四號公路，西邊界為東路，北邊界為五號公路（均不含道路），面積為1.2平方公里。保稅區(qū)四周要按海關(guān)要求設(shè)立嚴(yán)密的隔離措施，與港口碼頭間設(shè)專用通道，并經(jīng)海關(guān)檢查驗(yàn)收。保稅區(qū)不得設(shè)生活居住區(qū)，除安全保衛(wèi)人員外，其他人員不得在區(qū)內(nèi)生活居住。三、保稅區(qū)由海關(guān)監(jiān)管，天津海關(guān)應(yīng)比照國務(wù)院批準(zhǔn)的《中華人民共和國海關(guān)對進(jìn)出上海外高橋保稅區(qū)貨物、運(yùn)輸工具和個(gè)人攜帶物品的管理辦法》，制定對天津港保稅區(qū)監(jiān)管實(shí)施細(xì)則，報(bào)海關(guān)總署批準(zhǔn)后實(shí)施。保稅區(qū)內(nèi)海關(guān)監(jiān)管用房，由保稅區(qū)提供。四、對保稅區(qū)內(nèi)從事加工出口的生產(chǎn)性外商投資企業(yè)，可減按15%的稅率計(jì)征企業(yè)所得稅。五、在保稅區(qū)內(nèi)如需設(shè)立金融、保險(xiǎn)分支機(jī)構(gòu)，由中國人民銀行從嚴(yán)審批。六、保稅區(qū)內(nèi)的外匯管理可適當(dāng)放寬。區(qū)內(nèi)企業(yè)開展業(yè)務(wù)的外匯收入，允許保留現(xiàn)匯，周轉(zhuǎn)使用，每年年終凈外匯收入分別按國家關(guān)于貿(mào)易外匯和非貿(mào)易外匯結(jié)匯的有關(guān)規(guī)定結(jié)匯、上繳國家和留成。七、保稅區(qū)其他方面的管理，執(zhí)行所在地現(xiàn)行政策。國務(wù)院一九九一年五月十二日

12.函

相互接洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。如：國務(wù)院辦公廳關(guān)于征求《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（草案)意見》的函國辦函[XXXX]X號

各省、市、區(qū)人民政府、國務(wù)院各部門辦公廳（室）：

現(xiàn)將我們草擬的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（草案）》送給你

們，請組織有關(guān)同志討論修改，并將修改意見于十一月底前告訴我們。特此函告

國務(wù)院辦公廳

xxxx年×月×日

13.會(huì)議紀(jì)要

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。

如：

1.《貴州省2010年人事人才工作會(huì)議紀(jì)要》2.《貴州省政府軍轉(zhuǎn)安置工作會(huì)議紀(jì)要》

14.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)

對帶有普遍指導(dǎo)意義或需由有關(guān)單位處理的來文，需轉(zhuǎn)發(fā)給下屬各單位或有關(guān)單位的，用“批轉(zhuǎn)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。

如：《貴陽市人民政府批轉(zhuǎn)小河區(qū)關(guān)于發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)情況的報(bào)告》

對上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，需發(fā)給下屬單位的，則只能用“轉(zhuǎn)發(fā)”，不能用“批轉(zhuǎn)”。

如：《貴州省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》

16.調(diào)查報(bào)告、總結(jié)

調(diào)查報(bào)告：對帶有普遍性、典型性的情況，在認(rèn)真調(diào)查的基礎(chǔ)上，通過分析、歸納、總結(jié)得出反映事物客觀規(guī)律結(jié)論。如：省國資委撰寫的《揚(yáng)長避短，大力發(fā)展地方工業(yè)——貴陽市工業(yè)企業(yè)調(diào)查》?？偨Y(jié)：對已完成的某項(xiàng)或某一階段的工作進(jìn)行系統(tǒng)的回顧、分析、歸納。如：《貴州省人力資源和社會(huì)保障廳2010年工作總結(jié)》。（三）公文的格式

眉首+主體+版記

眉首（文頭部分）主體（文腰部分）版記（文尾部分）公文格式：1.眉首:

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（套紅）發(fā)文字號密級程度和期限緊急程度簽發(fā)人份數(shù)序號（限于絕密、機(jī)密公文）0001機(jī)密★一年特急

國務(wù)院文件

國發(fā)〔2001〕11號———————————————————發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識又叫文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識，每個(gè)字一般應(yīng)小于22x15mm。發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號、序號組成。用3號仿宋標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下，空兩行居中排列。年號、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，年號不能用簡稱，用中括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不能編為001），不加“第”字。密級程度和保密期限

公文密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。其中絕密、機(jī)密級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)識份數(shù)序號，一般秘密公文可不標(biāo)識份號。密級用3號黑體，頂格標(biāo)識在右上角第一行，兩字之間空1字距，密級和保密期限之間用“★”隔開。緊急程度

緊急程度分為“特急”、“急件”，標(biāo)識在右上角第二行。簽發(fā)人上報(bào)的公文（如：報(bào)告、請示）需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，冒號后用3號楷體字標(biāo)簽發(fā)人姓名。份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識在左上角第一行。標(biāo)識公文份數(shù)序號有利于公文的登記、分發(fā)、檢查及管理。絕密、機(jī)密級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)識份數(shù)序號，一般秘密公文可不標(biāo)識。2.主體：

標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件成文時(shí)間印章

國務(wù)院關(guān)于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的決定各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：建立規(guī)范的市場經(jīng)濟(jì)秩序…………

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附件：1.……

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中華人民共和國國務(wù)院二○○一年四月二十七日標(biāo)題：

發(fā)文機(jī)關(guān)+（關(guān)于）事由+文種

標(biāo)題：紅線下空2行，用2號小標(biāo)宋字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。例：

1.國務(wù)院關(guān)于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的決定

2.鐵道部關(guān)于193次旅客快車發(fā)生重大顛覆事故的報(bào)告

3.關(guān)于加強(qiáng)城市商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)管理問題的請示

4.關(guān)于頒發(fā)《外國人在中國就業(yè)管理規(guī)定》的通知

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章可加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

主送機(jī)關(guān)：指的是受理機(jī)關(guān)或執(zhí)行機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。上行文：一般是一個(gè)主送機(jī)關(guān)；不報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。下行文：常為兩個(gè)或兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。

公告、通告性公文可以不標(biāo)主送機(jī)關(guān)。正文：開頭+主體+結(jié)尾主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

開頭：制發(fā)文件的原因、目的、依據(jù)。

主體：闡述公文的具體事項(xiàng)。

結(jié)尾：套語式，也可沒有。

附件：

1、在正文下空一行、左空兩字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)冒號和名稱。

2、附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼如：附件：1．×××××3、附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

4、附件應(yīng)與公文正文一起裝訂。

成文時(shí)間：

1、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。

2、聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會(huì)簽，時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

3、標(biāo)法：用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為“○”，如“二○○三年九月十六日”

印章：

1、除會(huì)議紀(jì)要外，法定性公文都應(yīng)加蓋印章。

2、印章一定要與發(fā)文機(jī)關(guān)一致。聯(lián)合上報(bào)文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

3、單一機(jī)關(guān)制的公文在落款處往往不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間，加蓋印章。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

4、聯(lián)合行文印章有兩種情況：兩個(gè)印章：三個(gè)以上印章：

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋2個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。公文末頁版式

特殊情況說明：

1.“此頁無正文”的解決方法:當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法來解決。

2.附注：公文如有附注，用3號仿宋字，居左空2個(gè)字加圓括號標(biāo)識在成文時(shí)間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團(tuán)級，傳達(dá)到全體黨員）。

“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。3.版記：

主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和日期印發(fā)份數(shù)主題詞：經(jīng)濟(jì)整頓秩序決定———————————————————

抄送：黨中央各部門，各計(jì)劃單列市人民政府，中央軍委辦公廳，……。全國人大常委會(huì)辦公廳，……

。各民主黨派中央?！?/p>

國務(wù)院辦公廳秘書局2001年4月28日印發(fā)———————————————————

(共印xx份)

主題詞:是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞。主題詞由類別詞+類屬詞+文種構(gòu)成。一般位于末頁下端抄送機(jī)關(guān)上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，主題詞詞目用3號小標(biāo)宋體字，一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞,最少不能少于2個(gè)。每個(gè)詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。主題詞詞表共有13類1049個(gè)主題詞。當(dāng)詞表中找不出能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)?？梢赃x擇能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞來標(biāo)引，并在該詞的后面加上“△”以便區(qū)別。主題詞

在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí)，主題詞中的文種，是標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種？如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。例：《貴州省水利廳關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知

》

類別詞：水利類屬詞：加強(qiáng)水土保持文種：通知主題詞：水利加強(qiáng)水土保持通知

例：

《人事部關(guān)于舉辦全國旅游經(jīng)濟(jì)開發(fā)高研班的通知》主題詞：人事旅游經(jīng)濟(jì)高研班△通知

抄送機(jī)關(guān)

指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容）的平級、下級或無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機(jī)關(guān)置于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)冒號。抄送機(jī)關(guān)同性質(zhì)、同級別機(jī)關(guān)之間用頓號隔開，不同性質(zhì)、不同級別機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，末尾用句號。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)不以行文機(jī)關(guān)出現(xiàn)，而用機(jī)關(guān)辦公室或秘書部門的名稱。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字，左側(cè)空1字。印發(fā)時(shí)間右空1字，以公文付印的日期為準(zhǔn)，用3號仿宋體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。

印發(fā)份數(shù)

印發(fā)份數(shù)置于印發(fā)時(shí)間之下，右空3字，用3號仿宋體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。如：（共印XX份）

頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，如“－1－”、“－2－”，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。(四）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型（210mm×297mm）。

2.公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）A4型公文用紙頁邊及版心尺寸天頭（上白邊）為：

37mm±1mm訂口（左白邊）為：

28mm±1mm

版心尺寸為：

156mm×225mm

（五）公文排版規(guī)格與印制裝訂要求

排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，每頁排22行，每行排28個(gè)字。

印刷要求：雙面印刷，頁碼套正。

裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/p>

1／4處。

（六）公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，公文兼用說明、敘述、議論三種表達(dá)方式。（七）公文的行文關(guān)系公文的行文關(guān)系:是指發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的文件往來關(guān)系。下行文：上級向下級行文，如命令、批復(fù)等

行文方式：逐級行文、多級行文。上行文：下級向上級行文，如請示、報(bào)告、意見。行文方式：逐級行文、不得越級行文。

平行文：不相隸屬的同級機(jī)關(guān)或部門之間的行文，如函、轉(zhuǎn)發(fā)等。

公文的行文關(guān)系

1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系例如：黨中央與貴州省委（黨的機(jī)關(guān)系統(tǒng)）國務(wù)院與貴州省人民政府（政府系統(tǒng)）貴州省委與貴陽市委貴州省人民政府與貴州省交通廳

2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系例如：國家教育部與貴州省教育廳貴州省衛(wèi)生廳與貴陽市衛(wèi)生局3.平行關(guān)系例如：國家教育部與國家衛(wèi)生部貴州省教育廳與貴州省衛(wèi)生廳

4.不相隸屬關(guān)系例如：貴州省委與貴陽市人民政府貴州省教育廳與貴陽市衛(wèi)生局貴州省人民政府與浙江省寧波市人民政府（八）幾種文種的區(qū)別

1.公告與通告的區(qū)別

公告涉及重要或法定事項(xiàng)，向國內(nèi)外宣布，通告則針對社會(huì)各有關(guān)方面，涉及事項(xiàng)較具體；公告主要是告之事項(xiàng)，除特例外不涉及強(qiáng)制性執(zhí)行要求，通告則常涉及有關(guān)人員的應(yīng)遵事項(xiàng)。公告與通告的區(qū)別可歸納為以下五點(diǎn)：1）發(fā)布、告知的范圍有大小。公告——國內(nèi)外社會(huì)、公告內(nèi)容事關(guān)重大。通告——國內(nèi)社會(huì)的有關(guān)方面。2）發(fā)布、告知的事項(xiàng)有輕重。公告——重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。通告——可能是重要事項(xiàng)，也可能是一般事項(xiàng)。3）發(fā)布、告知者的身份有高低。公告——一般只有國家權(quán)力機(jī)關(guān)或管理機(jī)關(guān)才能作為公告的制發(fā)者。通告——不受級別限制，任何性質(zhì)，級別的機(jī)關(guān)、單位在職權(quán)范圍內(nèi)均可作為通告的制發(fā)者。4）使用公告的機(jī)關(guān)，級別一般較高。目前，社會(huì)上對“公告”的使用存在比較混亂的現(xiàn)象，如“開業(yè)公告”、“中獎(jiǎng)公告”、“停水、停電公告”、“公交線路調(diào)整公告”等，其實(shí)這些只要用“啟事”，“通知”或“通告”就可以了。注意：公告、通告一般不寫主送機(jī)關(guān)。2.通告與通知的區(qū)別

通告與通知的區(qū)別主要在于：

1.通告不涉及任何秘密，直接公開，也即通告制成之后直接公布于眾，而不像一部分“通知”那樣，盡管最終也公開，但首先需按組織原則逐層下達(dá)。

2.通告提出的規(guī)范是公民的行為規(guī)范，主要提出公民應(yīng)當(dāng)遵守的具體事項(xiàng)，不像“通知”那樣涉及貫徹執(zhí)行公文的要求。

3.通告可依法自創(chuàng)有關(guān)規(guī)則，通知?jiǎng)t主要是轉(zhuǎn)達(dá)上級的指示精神并使之具體化。

3.通知與通報(bào)的區(qū)別

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；要求下級機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通知提出工作意見和辦法，要求遵照執(zhí)行。通報(bào)則著眼于思想和路線方面的教育，也即精神層面上的教育。

4.請示與報(bào)告的區(qū)別

1.行文時(shí)限不同報(bào)告——通常在事后，也可事先、事中。請示——只能在事先行文，否則就變成“先斬后奏”，非常不利于公務(wù)活動(dòng)或造成人力、物力、資金的浪費(fèi)。

2.行文內(nèi)容容量不同報(bào)告——允許“多事一報(bào)”，如綜合性報(bào)告，往往涉及若干事項(xiàng)。請示——只能“一事一請”，否則會(huì)給上級的批復(fù)帶來困難。

3.行文的主送不同報(bào)告——允許“多頭之送”，一份報(bào)告可同時(shí)行文給若干上級機(jī)關(guān)。請示——只能“單頭主送”，否則會(huì)產(chǎn)生上級機(jī)關(guān)的相互推諉，不利于上級機(jī)關(guān)及時(shí)明確批復(fù)。

4.行文的目的不同報(bào)告——通常不要求上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，尤其是“呈報(bào)性報(bào)告”基本上達(dá)到向上級匯報(bào)工作或答復(fù)詢問的目的即可。請示——肯定是要求得到上級機(jī)關(guān)的批復(fù)或明確指示。

注意事項(xiàng)：

1.報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)，逐級請示不要越級，如有必要，也必須同時(shí)抄報(bào)被越過的上級機(jī)關(guān)。

2.請示、報(bào)告不宜直接呈送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

3.請示要做到一文一事，一份請示，只送一個(gè)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。不得抄送下級機(jī)關(guān)。

4.不要事事請示，只有超出了本機(jī)關(guān)的職權(quán)或本機(jī)關(guān)無力、無法解決時(shí)才請示使用。

5.印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)的區(qū)別：

“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機(jī)關(guān)。如<<XX省政府關(guān)于印發(fā)（XX省行政執(zhí)法過錯(cuò)責(zé)任追究暫行辦法）的通知》，這個(gè)辦法的來源渠道是某省政府本身；又如：<<XX市政府辦公室關(guān)于印發(fā)XX市長在XX工作會(huì)議上的講話的通知>>，這個(gè)講話的起草和整理者是制發(fā)通知的本市市政府辦公室。凡來文渠道為本機(jī)關(guān)的，要用“印發(fā)”，不可使用“轉(zhuǎn)發(fā)”和“批轉(zhuǎn)”。

“轉(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)和下級有自主行文權(quán)的機(jī)關(guān)。如XX省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<<國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)自然保護(hù)區(qū)管理工作的通知》（原文制作單位系上級機(jī)關(guān)）；XX縣政府轉(zhuǎn)發(fā)<<XX市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于嚴(yán)禁到企業(yè)檢查評比的通知>>（原文制作單位系不相隸屬機(jī)關(guān)）；XX省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)<<省民政廳關(guān)于在全省發(fā)行“XX風(fēng)采”福利彩票意見的通知>>（原文制作單位系所屬下級單位，這個(gè)單位有自主行文權(quán)，可就每項(xiàng)工作獨(dú)立行文。但為了引起各部門、各單位的高度重視，促進(jìn)落實(shí)，由它的上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)，提高行文規(guī)格）。以上情況，行文時(shí)只可用轉(zhuǎn)發(fā)，不可用印發(fā)，更不可用“批轉(zhuǎn)”。

“批轉(zhuǎn)”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。下屬職能部門立足本職、放眼全局，為某項(xiàng)工作和事業(yè)提出具有全局性的建議、意見和報(bào)告，而這個(gè)部門就這些意見、建議又無直接行文權(quán)，必須報(bào)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)到有關(guān)部門和單位貫徹落實(shí)。如，某縣供電局在農(nóng)村電網(wǎng)改造中，需要得到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、城建、交通、林業(yè)部門的配合，供電局對這些單位沒有直接行文權(quán)，就擬出一個(gè)意見——<<關(guān)于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作的意見>>，經(jīng)縣政府批準(zhǔn)后予以轉(zhuǎn)發(fā)——<<XX縣人民政府批轉(zhuǎn)縣供電局關(guān)于做好農(nóng)村電網(wǎng)改造工作意見的通知>>，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門貫徹落實(shí)。

（九）常見公文寫法介紹1.報(bào)告

報(bào)告是向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、報(bào)送資料使用的一種文種。屬上行文。報(bào)告的寫法：基本情況+主要成績+存在問題+今后做法

基本情況（做了什么）：情況介紹。主要成績（怎么做的）：概括出規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)。存在問題：工作中存在的缺點(diǎn)及原因。今后做法：提出今后開展工作的建議。貴州省人民政府關(guān)于清理整頓公司工作的報(bào)告

國務(wù)院：我省自1995年10月清理整頓公司以來，堅(jiān)持既堅(jiān)決又穩(wěn)妥的方針，抓緊清理整頓方案的擬訂和實(shí)施，積極查處了公司違法違紀(jì)案件，努力加強(qiáng)公司的建設(shè)和管理，基本完成了黨中央、國務(wù)院賦予我們的任務(wù)，達(dá)到了預(yù)期的目的?，F(xiàn)將這項(xiàng)工作情況報(bào)告如下：一、撤并了一批流通領(lǐng)域的公司，解決了公司過多過濫的問題。(略)

二、查處了公司違法違紀(jì)案件，整頓了公司的經(jīng)營秩序。(略)

三、認(rèn)真做好撤并公司的各項(xiàng)善后工作。(略)

四、加強(qiáng)了公司管理和法規(guī)、制度建設(shè)。(略)

貴州省人民政府

××年×月×日2.通知

是公文中使用最為廣泛的一種文體，上至方針政策，下至具體事務(wù)都可發(fā)通知。（1）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知：除了通知之外，標(biāo)題中原來的文種一定要保留例：國務(wù)院批轉(zhuǎn)建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市規(guī)劃工作請示的通知貴陽市人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)市財(cái)政局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)增收節(jié)支工作的意見的通知

（2）指示性通知：例：關(guān)于清理收回企業(yè)欠繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)有關(guān)問題的通知

（3）事項(xiàng)通知：例：貴州省人力資源和社會(huì)保障廳關(guān)于啟用新印章的通知

（4）會(huì)議通知：會(huì)議通知一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、召開會(huì)議的根據(jù)與目的、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn)）、參會(huì)人員、與會(huì)者應(yīng)準(zhǔn)備的材料與注意的事項(xiàng)、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話。例：關(guān)于召開全省人事局長工作會(huì)議的通知

各市（州、地）、縣（市、區(qū)、特區(qū)）人勞局，省直各部門：為了貫徹落實(shí)全國人事廳（局長）精神，做好今年的人事人才工作，現(xiàn)定于1月15至16日在貴陽召開?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議內(nèi)容（略）二、會(huì)議時(shí)間（略）三、會(huì)議地點(diǎn)（略）四、參會(huì)人員。（略）五、有關(guān)事項(xiàng)（一）參會(huì)人員攜帶年終工作總結(jié)或某方面工作經(jīng)驗(yàn)介紹材料印200份帶到會(huì)上；（二）參加會(huì)議的同志請于1月14日到××賓館××樓報(bào)到；（三）各地可來一輛工作用車，其余自帶車輛司機(jī)食宿自理，大會(huì)不予安排。（四）需接車接機(jī)和需要購買回程車、機(jī)票的同志，請于×月×日在報(bào)名單時(shí)一并告知，亦可電話告知省人事廳辦公室。

年月日（5）任免人員通知：以簡要的文字寫明任免干部的機(jī)關(guān)名稱、日期與被任免人員的姓名與職務(wù)。如：遵義市人社局關(guān)于×××等同志職務(wù)任免的通知貴州省人民政府任免通知黔府任[2007]25號各自治州、市人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：省人民政府決定：XXX任貴州省國土資源廳總工程師(試用期一年)。

二〇〇七年九月三十日3.通報(bào)寫法：敘述情況+原因分析+提出處理意見

例：（1）重要情況通報(bào)：貴州省人民政府關(guān)于貴黃高速公路籌資工作的情況通報(bào)（2）表彰性通報(bào)：貴州省公安廳關(guān)于表彰XX重大案件偵破組的通報(bào)（3）批評性通報(bào)

貴陽市公安局關(guān)于×××所犯錯(cuò)誤的通報(bào)關(guān)于表彰計(jì)劃生育先進(jìn)集體和先進(jìn)工作者的通報(bào)

各縣（市、區(qū)）人民政府，市屬各部門：

“九五”計(jì)劃期間，我市各級黨委、政府和有關(guān)部門高度重視計(jì)劃生育工作，認(rèn)真貫徹省計(jì)劃生育條例，切實(shí)加強(qiáng)對計(jì)劃生育工作的領(lǐng)導(dǎo)，全面完成了省下達(dá)的“九五”人口計(jì)劃和各項(xiàng)計(jì)劃生育指標(biāo)任務(wù)。二000年度，全市人口出生率降到5%，平均生育率為0.87，低于全國、全省水平。這是全市各級干部、計(jì)劃生育工作者和全市人民共同努力的結(jié)果。為了進(jìn)一步推動(dòng)我市計(jì)劃生育工作的深入開展，市人民政府決定授予*縣等三十五個(gè)單位“全市計(jì)劃生育先進(jìn)集體”光榮稱號，授予*×等四十五位同志“全市計(jì)劃生育先進(jìn)工作者”光榮稱號。希望受到表彰的單位和個(gè)人，要戒驕戒躁，繼續(xù)努力，為我市計(jì)劃生育工作向深層次、高質(zhì)量發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。二00一年，是“十五”計(jì)劃的第一年，各級政府和廣大干部要全面貫徹落實(shí)好黨的十五屆四中全會(huì)精神，繼續(xù)把計(jì)劃生育工作放在更加重要的地位，堅(jiān)持不懈地抓下去，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持按《條例》規(guī)定依法管理，大力加強(qiáng)基層基礎(chǔ)工作，力爭我市“十五”期間人口出生率控制在5%以內(nèi)，為本世紀(jì)末實(shí)現(xiàn)我市人口控制在四百萬以下的目標(biāo)而努力奮斗。

附：*市計(jì)劃生育先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者名單。（略）XX市人民政府（蓋章）二00一年二月五日4.請示和批復(fù)請求批準(zhǔn)：關(guān)于貴州省荔波小七孔列為國家重點(diǎn)風(fēng)景名勝區(qū)的請示

請求幫助：

貴陽市人民政府關(guān)于追加我市洪水災(zāi)害救濟(jì)款的請示

請求解答：關(guān)于《會(huì)計(jì)人員職稱條例》中

“總會(huì)計(jì)師”是行政職務(wù)還是技術(shù)職稱的請示

請示的寫法：標(biāo)題：不能寫成請示報(bào)告主送機(jī)關(guān)：只能有一個(gè)。（不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)）正文：請示緣由+請示事項(xiàng)+結(jié)語結(jié)語：以上請示，當(dāng)否，請批示（批復(fù)）。以上請示，請予批準(zhǔn)。請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

關(guān)于××市中小學(xué)整體改革試點(diǎn)工作有關(guān)問題的請示市人民政府：

根據(jù)中共中央關(guān)于教育體制改革決定的精神和市委、市政府關(guān)于進(jìn)行學(xué)校整體改革試點(diǎn)的要求，經(jīng)與各區(qū)、縣政府及教育局研究，擬在我市部分中小學(xué)進(jìn)行試點(diǎn)工作?，F(xiàn)將有關(guān)問題請示如下：

(1)改革的目標(biāo)和內(nèi)容。

(2)干部任免問題。

(3)定編定員和工資總額包干問題。

(4)編余人員的安置問題。

(5)實(shí)行結(jié)構(gòu)工資制。

以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行。

直接提出請示的問題，不要太多分析原因建議性的報(bào)告則要有一定的陳述和分析。請示結(jié)束語不用“請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”建議性報(bào)告可用“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”。擬稿：請代××局黨委給市委組織部草擬一份請示局黨委委員、××處處長張××，因受賄、挪用公款，已被上級有關(guān)部門“雙規(guī)”。由于該處工作繁重，經(jīng)局黨委討論決定，在組織人事部門正式任命前，擬由副處長錢××代理處長。

中共××局黨委關(guān)于擬由錢××副處長代理處長的請示中共××市委組織部：我局黨委委員、××處處長張××，因受賄、挪用公款，已被上級有關(guān)部門“雙規(guī)”。由于該處工作繁重，經(jīng)局黨委討論決定，在組織人事部門正式任命前，擬由副處長錢××代理處長。當(dāng)否，請批復(fù)。中共××局黨委

XX年XX月XX日（批復(fù)例）

中共××市委組織部關(guān)于同意由錢××副處長代理處長的批復(fù)中共××局黨委：你局《關(guān)于擬由錢××副處長代理處長的請示》（×局委發(fā)〔2006〕3號）收悉。經(jīng)研究，同意在組織人事部門正式任命前，由錢××副處長代理處長。特此批復(fù)。中共××市委組織部（?。?/p>

XX年XX月XX日批復(fù)格式要求：

1．標(biāo)題：“關(guān)于×××的批復(fù)”或者“×××關(guān)于×××的批復(fù)”。如：國務(wù)院關(guān)于同意廣東省設(shè)立茂名市茂港區(qū)的批復(fù)

2．原由：“你省《關(guān)于茂名市設(shè)置茂港區(qū)的請示》（粵府〔2000〕38號）收悉”、“你局《關(guān)于擬由錢××副處長代理處長的請示》（×局委發(fā)〔2006〕3號）收悉”作為原由。

3．批復(fù)事項(xiàng)：表明批復(fù)的態(tài)度與意見。5.函

函是平級機(jī)關(guān)、上下機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)同級主管機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)的公文。函的分類：（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。（三）從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事項(xiàng)函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，報(bào)送材料函等等。

函的寫法

標(biāo)題：公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。主送機(jī)關(guān)：即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，在公文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

正文：其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾部分組成。

開頭：主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

主體：這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性。結(jié)語：通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

結(jié)尾落款：寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。

撰寫函件注意事項(xiàng)函的寫作，一是行文簡潔明確，用語把握分寸，要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。二是復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。三是函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。關(guān)于擬錄用××××屆大中專畢業(yè)生的函省人事廳：根據(jù)中共××省委組織部、××省人事廳《關(guān)于××××年省級機(jī)關(guān)錄用應(yīng)屆高校、中專學(xué)校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機(jī)關(guān)工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進(jìn)行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名。現(xiàn)將有關(guān)錄用審批材料報(bào)上，請審批。特此函告。附件：錄用審批材料24份

××省安全廳

××××年三月二十五日

關(guān)于批準(zhǔn)錄用×××等××名同志為國家公務(wù)員的復(fù)函省安全廳：你廳《關(guān)于擬錄用××××屆大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔××××〕18號）收悉。根據(jù)中共××省委組織部、××省人事廳《關(guān)于部分省級機(jī)關(guān)從××××年應(yīng)屆高校、中專畢業(yè)生中考試錄用國家公務(wù)員和機(jī)關(guān)工作人員的通知》的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，批準(zhǔn)錄用×××等××名同志為國家公務(wù)員。特此函復(fù)。

附件：錄用人員名單

××省人事廳

××××年三月二十九日修改練習(xí)：

××市第七變壓器廠抓緊歸還勞動(dòng)服務(wù)公司借款的函市第七變壓器廠：你廠于二○○五年一月，從我廠借去資金三萬元，作為你廠勞動(dòng)服務(wù)公司開辦費(fèi)，當(dāng)時(shí)雙方講好年內(nèi)一定償還。目前已經(jīng)是二○○六年一月了，我廠正在編制去年的財(cái)務(wù)決算，為使我們能及時(shí)搞好各類款項(xiàng)的清理結(jié)算，要求你廠務(wù)必將所借之款于二十日前歸還我廠，切不要一拖再拖，給我廠財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行帶來不應(yīng)有的困難。此致敬禮！

××市第一變壓器廠二○○六年一月十日（１）標(biāo)題寫法不規(guī)范，而且用語強(qiáng)硬。（２）語言不夠謙和，這是函的大忌。比如此文中的“當(dāng)時(shí)雙方講好年內(nèi)一定償還”、“要求你廠務(wù)必……”、“切不要一拖再拖，給我廠……困難”等語，顯得過硬，咄咄逼人，不得體。（３）公函不寫“此致敬禮”、“順致敬意”、“祝君安康”等敬祝詞語。（4）文中的數(shù)字和日期表述錯(cuò)誤，用阿拉伯?dāng)?shù)字。正文開頭不對。關(guān)于歸還勞動(dòng)服務(wù)公司開辦費(fèi)借款的函

市第七變壓器廠：

貴廠2005年1月為籌集勞動(dòng)服務(wù)公司開辦經(jīng)費(fèi)，曾從我廠借去資金3萬元，貴廠當(dāng)時(shí)曾承諾在當(dāng)年內(nèi)歸還。目前，我廠正在編制去年的財(cái)務(wù)決算，為及時(shí)搞好各類款項(xiàng)的清理結(jié)賬，望貴廠能將所借款項(xiàng)于1月20日前歸還我廠。特此函告。

××市第一變壓器廠

二OO六年一月十日

6.會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的法定公文。會(huì)議紀(jì)要的寫法：

會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。

標(biāo)題有兩種情況，一是會(huì)議名稱加紀(jì)要;二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要。

正文一般由兩部分組成。

(一)會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人、與會(huì)人員、基本議程。

(二)會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)。記錄人：***主持人簽字：***標(biāo)題：

1、會(huì)議名稱+文種

例：《農(nóng)村愛國衛(wèi)生經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要》2、主標(biāo)題+副標(biāo)題例：以十六大精神為指導(dǎo)，開創(chuàng)農(nóng)民就業(yè)工作新局面

——銅仁地區(qū)農(nóng)民就業(yè)工作會(huì)議紀(jì)要注意：1、重要的會(huì)議紀(jì)要通常在標(biāo)題下注明生效時(shí)間。

2、會(huì)議紀(jì)要不用公章。正文：導(dǎo)言：即會(huì)議組成情況（時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、中心議題和議程等）。主體：主要精神（成果和議定的事項(xiàng)）（綜述式和分項(xiàng)式）

主體部分各段的開頭語可以使用：“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議提出”、“與會(huì)者一致認(rèn)為”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議希望”等。結(jié)語：（號召展望）可使用“會(huì)議號召”

嚴(yán)厲打擊制販注水豬肉會(huì)議紀(jì)要

××××年4月3日下午，在市政府二會(huì)議室，**副市長主持召開了嚴(yán)厲打擊制販注水豬肉的專題會(huì)議。參加會(huì)議的有：市政府副秘書長**，市府財(cái)辦副主任**，市技術(shù)監(jiān)督局局長**、副局長**，市公安局副局長**，市工商局副局長**，市衛(wèi)生局副局長**，市物價(jià)局副局長**，市食品監(jiān)督局紀(jì)檢組長**和市中級法院辦公室副主任***等?，F(xiàn)將會(huì)議議定事項(xiàng)紀(jì)要如下：一、進(jìn)一步提高認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)（注：復(fù)合型段旨句）。二、完善制度，規(guī)范行為（注：復(fù)合型段旨句）。三、加大打擊力度。四、加強(qiáng)宣傳。五、各級政府、各有關(guān)部門務(wù)求將此項(xiàng)工作抓緊、抓實(shí)、抓出成效。這是一篇分項(xiàng)式會(huì)議紀(jì)要。

關(guān)于協(xié)調(diào)解XX大街56號首層房屋使用權(quán)問題的會(huì)議紀(jì)要

xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會(huì)議，協(xié)調(diào)解決XX大街56號首層房屋使用權(quán)問題。參加會(huì)議的有省政府辦公廳交際處、市國土房管局、市外輪供應(yīng)公司等有關(guān)部門的負(fù)責(zé)同志。

會(huì)議認(rèn)為，XX大街56號首層房屋使用權(quán)的問題，是在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協(xié)調(diào)，雖有進(jìn)展，但未有結(jié)果。最近，按照省、市領(lǐng)導(dǎo)同志“向前看”、“了卻這筆歷史舊賬”的批示精神，在辦公廳的協(xié)調(diào)下，雙方本著尊重歷史，面對現(xiàn)實(shí)，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

經(jīng)過協(xié)商、討論，雙方達(dá)成了一致的認(rèn)識。會(huì)議決定如下事項(xiàng)：

一、……

二、……

三、……

四、……

會(huì)議強(qiáng)調(diào)，雙方在房屋使用權(quán)移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團(tuán)結(jié)協(xié)作，增進(jìn)友誼，保證移交工作順利進(jìn)行。

XX市政府辦公廳

XX年X月X日

7.意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。也即對某一重要問題存在看法與建議，就可運(yùn)用“意見”向上級或下級表達(dá)本單位的見解或處理辦法。

“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，多經(jīng)上級批轉(zhuǎn)。（一個(gè)主送機(jī)關(guān)）作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。（多個(gè)主送機(jī)關(guān)）

作為平行文，提出的意見供對方參考。對某一重要問題存在看法與建議，就可運(yùn)用“意見”向上級或下級表達(dá)本單位的見解或處理辦法。意見通常由標(biāo)題、主送單位、正文、落款等要素組成，有的還有附件。意見的寫作方法并無一定成規(guī)，但一般應(yīng)當(dāng)注意下列兩點(diǎn)：

1、注意結(jié)構(gòu)的安排。意見一般先說明緣起，繼而針對問題，分條目陳述意見或解決措施。意見寫作切忌意識流，想到那里寫到那里。

2、注意對事實(shí)的客觀陳述，不加任何臆測，說理明白，不妄加議論。格式要求：（1）標(biāo)題。發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。如：中共中央國務(wù)院關(guān)于做好2011年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見。（2）原由。講明發(fā)布意見的背景和根據(jù)。（3）主體。具體對工作指導(dǎo)的辦法和措施。（條款式）（4）結(jié)尾。一般為提出要求。（以上意見如無不妥，建議轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）各地區(qū)、各部門貫徹執(zhí)行。）8.總結(jié)

總結(jié)是單位、部門或個(gè)人對前一段的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行回顧、檢查、分析和研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和規(guī)律性的認(rèn)識，以指導(dǎo)今后實(shí)踐而寫成的應(yīng)用文書。即：已經(jīng)做了什么，如何做的，做的程度，今后怎么做?？偨Y(jié)的種類:1.工作匯報(bào)性質(zhì)的全面性總結(jié)

2.介紹經(jīng)驗(yàn)的專題總結(jié)

3.個(gè)人學(xué)習(xí)、工作的小結(jié)標(biāo)題：1.公文式：培訓(xùn)處2010年度工作總結(jié)（綜合總結(jié)）2.文章式：股份制使企業(yè)走上成功之路（專題性總結(jié)）3.雙標(biāo)題式：售后服務(wù)是企業(yè)的命根子

——聯(lián)想陽光服務(wù)中心2005年度工作總結(jié)

正文：前言+主體前言：簡要交代時(shí)間、背景、取得的成績、效果等，讓讀者了解全貌（做了什么）

主體：①主要做法（怎么做的）②存在的問題（簡略，但中肯）③今后工作打算（簡單）主體部分按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。團(tuán)市委2005年工作總結(jié)一年來，團(tuán)市委按照“服務(wù)青年、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大局”的總體工作思路，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)廣大團(tuán)員青年為我市三個(gè)文明建設(shè)而不懈努力。一、以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，穩(wěn)步推進(jìn)青年創(chuàng)業(yè)工程。（略）二、以道德建設(shè)為重點(diǎn)，著力促進(jìn)青年文明工程。（略）三、以奉獻(xiàn)社會(huì)為己任，廣泛實(shí)施青年服務(wù)工程。（略）四、以提高素質(zhì)為核心，深入推進(jìn)青年成才工程。（略）回顧一年來的工作實(shí)踐，我市共青團(tuán)各項(xiàng)工作欣欣向榮，蓬勃發(fā)展。但我們的工作仍存在著許多的不足，在整合團(tuán)的資源，服務(wù)青年方面，存在著整合力度不夠，配置效率不高，手段不多、渠道不多、方式方法創(chuàng)新不夠等等問題。明年我市共青團(tuán)和青年工作的總體思路是：……團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)全市團(tuán)員青年為推進(jìn)“兩個(gè)率先”目標(biāo)而努力。

9.調(diào)查報(bào)告

是帶著一定的目的，對某種情況、問題和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，是向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋信息，輔助決策，核查決策執(zhí)行情況的重要形式。調(diào)查報(bào)告的種類：

1.反映情況的調(diào)查報(bào)告：

《東北師范大學(xué)碩士畢業(yè)生就業(yè)情況的調(diào)查報(bào)告》

2.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告：

職工的歸屬感從何而來

——××皮鞋廠關(guān)心職工福利生活的調(diào)查

3.揭示問題的調(diào)查報(bào)告

政府決策豈能朝令夕改

——浙江溫嶺市一市場建成后開業(yè)受阻的調(diào)查標(biāo)題：①公文式：關(guān)于貴州水泥廠轉(zhuǎn)換經(jīng)營方式的調(diào)查②文章式：錦江集團(tuán)的崛起

③主、副標(biāo)題式：同一地區(qū)的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)為什么發(fā)展有快有慢

——花溪區(qū)100個(gè)村的調(diào)查

作為公文，標(biāo)題最好用規(guī)范化的標(biāo)題格式或正副標(biāo)結(jié)合式。

正文：前言+主體

關(guān)于云巖區(qū)教育結(jié)構(gòu)布局的調(diào)研報(bào)告云巖區(qū)是我市政治、經(jīng)濟(jì)、文化中心，其教育舉足輕重。它既是棟梁教育的窗口，也是全市教育的主導(dǎo)。為此，今年1月教體文衛(wèi)專委會(huì)就云巖區(qū)教育結(jié)構(gòu)布局問題進(jìn)行了調(diào)查研究。通過走訪學(xué)校，實(shí)地察看，查考數(shù)據(jù)，多次召開座談會(huì)、研討會(huì)，形成了此報(bào)告。（前言）一、云巖區(qū)教育的基本情況。（主體）

二、問題分析。（主體）三、幾點(diǎn)建議。（主體）

主體的三大塊：①調(diào)查得來情況（事實(shí)和數(shù)據(jù)）——是什么②分析原因和實(shí)質(zhì)（具體、深入）——為什么③提出建議（提出解決問題的方法）——怎么做提出問題、分析問題、解決問題

調(diào)查報(bào)告的落款要寫明調(diào)查者——單位名稱和個(gè)人姓名，以及完稿時(shí)間。如果標(biāo)題下面已注明調(diào)查者，則落款時(shí)可省略。（十）草擬公文應(yīng)注意把握的問題

1.運(yùn)用名稱要規(guī)范化；如地名、人名、機(jī)關(guān)、名稱等要運(yùn)用準(zhǔn)確，如有的公文將“打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)辦公室”寫成“打辦”；如有的公文把“黨的十一屆三中全會(huì)”簡寫成“三中全會(huì)”；如在教育界人們習(xí)慣把“中國人民大學(xué)”簡稱“人大”，但在政界就成了全國人民代表大會(huì)，這些表述在公文寫作中是不妥當(dāng)?shù)摹?.使用漢字要規(guī)范化；如“堅(jiān)決”和“堅(jiān)定”，都是表示不動(dòng)搖，但“堅(jiān)定”一般用來形容立場、信念、意志等精神層面，而“堅(jiān)決”則多說明態(tài)度、做法等行為層面。再如“前輩”和“先輩”，“前輩”是指活著的比自己長一輩的人，“先輩”是指已死的長輩。3.運(yùn)用數(shù)字要規(guī)范化；如：詞組：三資企業(yè)、十二指腸；慣用語：十月革命、一二·九運(yùn)動(dòng)等；縮略語：“九五”規(guī)劃、四書五經(jīng)等；修辭色彩：白發(fā)三千丈、三令五申等；成語：一敗涂地、一毛不拔等。

“百分之二十”，應(yīng)將“百分之二十”表述為“20％”，又如應(yīng)將“四分之三”表述為“3/4”，以此類推規(guī)范書寫或表述。4.標(biāo)點(diǎn)符號要規(guī)范化；

5.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：

第一層為“一、”（3號黑體加粗）；第二層為“（一）”（3號楷體加粗）；第三層為“1.”（3號仿宋加粗）；第四層為“（1）”（3號仿宋）。

6.數(shù)字、年份與詞語不能換行。二、行政機(jī)關(guān)公文處理（一）發(fā)文處理程序與方法

1.擬稿:原始文稿。文秘。領(lǐng)會(huì)、文字表達(dá)和調(diào)查研究三大能力。

2.會(huì)商：與有關(guān)機(jī)關(guān)取得一致。跑會(huì)、函會(huì)、會(huì)商。

3.審核：文種、內(nèi)容、格式、語言等。部門負(fù)責(zé)人。

4.簽發(fā)：簽發(fā)人又一次全面核查。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

5.繕印、校對：印制。

6.用印：加蓋公章或簽注姓名。

7.分發(fā)：按規(guī)定揀配和封裝公文。

8.傳遞：發(fā)出。

9.歸檔：立卷歸檔、暫存、銷毀。一般地說，一個(gè)公文要經(jīng)過三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，審核：報(bào)批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實(shí)可行；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達(dá)范圍，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、符號、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見。（2）已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。領(lǐng)導(dǎo)人由于工作繁忙，對一些文稿，未能仔細(xì)推敲，就一字不改地簽發(fā)了；有的文稿，雖作修改，但由于受時(shí)間和精力的限制而未能作全面考慮，這就要求秘書處（科）長再次校核。當(dāng)然，經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性修改，則報(bào)經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。（3）在公文正式印發(fā)前，復(fù)核，主要是對公文的審批手續(xù)（含會(huì)簽）完備不完備，文種用得恰當(dāng)不恰當(dāng)，格式符不符合要求進(jìn)行復(fù)核。（二）收文處理程序與方法

一、收文的接收：包括簽收、收文登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。二、收文的處理：包括擬辦、批辦、承辦、催辦等環(huán)節(jié)。三：收文的管理：包括登記、加工、組織傳閱、對內(nèi)催辦等。三、公文寫作常見錯(cuò)誤示例（一）發(fā)文字號編寫不當(dāng)

1、機(jī)關(guān)代字混淆2、年份不全、亂用括號3、機(jī)關(guān)代字、年份、序號次序顛倒

1、機(jī)關(guān)代字混淆

例1：“華東師范大學(xué)”，它的代字不能寫成“華師大”，因?yàn)榱硗膺€有“華中師范大學(xué)”、“華南師范大學(xué)”，如用“華師大”就不能分辨，而應(yīng)寫為“華東師大”；例2：“南京大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“南大”，因?yàn)榱硗膺€有“南開大學(xué)”；例3：“河南大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“河大”，因?yàn)榱硗膺€有“河北大學(xué)”。2、年份不全、亂用括號例如：①黔公局通(96)第15號②黔府發(fā)(2002)47號

例①年份不全，應(yīng)寫為“1996”，使用圓括號也不正確，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，應(yīng)用六角括號“〔〕”，“第”字多余，應(yīng)刪去；例②年份應(yīng)置于六角括號“〔〕”內(nèi)。3、機(jī)關(guān)代字、年份、序號次序顛倒例如：〔96〕黔人社廳通字第51號上例的錯(cuò)誤是年份在發(fā)文機(jī)關(guān)代字前，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應(yīng)該是“黔人社廳通〔1996〕51號”。（二）標(biāo)題擬寫不當(dāng)

1、文種錯(cuò)用2、事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞不明確3、亂用標(biāo)點(diǎn)符號1、文種錯(cuò)用(1)請示與報(bào)告錯(cuò)用、并用(2)函與請示錯(cuò)用(3)通告與公告錯(cuò)用

(1)請示與報(bào)告錯(cuò)用、并用

例：①《××公司關(guān)于急需購買堿性電池的報(bào)告》

②《××縣人民政府關(guān)于請求將××風(fēng)景區(qū)列為省級自然保護(hù)區(qū)的請示報(bào)告》

以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請求上級批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報(bào)告”改為“請示”，例②的“報(bào)告”去掉。(2)函與請示錯(cuò)用

例如有一篇公文的標(biāo)題為《××市司法局關(guān)于撥付法制教育經(jīng)費(fèi)的請示》，主送機(jī)關(guān)是“××市財(cái)政局”。市司法局向市財(cái)政局請求撥款，而且市司法局與市財(cái)政局是平級關(guān)系，不是相隸屬的上下級關(guān)系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標(biāo)題文種“請示”應(yīng)改為“函”。(3)通告與公告錯(cuò)用例如：①《××商場有獎(jiǎng)銷售開獎(jiǎng)公告》②《××縣人民醫(yī)院關(guān)于新設(shè)保健門診的公告》③《××火車站關(guān)于火車晚點(diǎn)的公告》以上三例從發(fā)布機(jī)關(guān)來看都屬企事業(yè)單位，從發(fā)布的事項(xiàng)看都是涉及業(yè)務(wù)工作方面的某一事項(xiàng)。因此，“公告”應(yīng)改為“通告”。2、事由表述重復(fù)羅嗦、冗長、空洞、不明確

例如：①《××公司關(guān)于申請?jiān)黾映?jì)劃出口指標(biāo)的請示》②《××縣人民政府關(guān)于表揚(yáng)營業(yè)員×××同志的通報(bào)》③《××縣稅務(wù)局重建稅務(wù)所辦公樓的請示》④《××市財(cái)政局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省財(cái)政