企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引解讀16-合同管理

....可修編.可修編.提高合同管理效能維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——財(cái)政部會(huì)計(jì)司解讀?企業(yè)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理?合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。加強(qiáng)合同管理,有利于規(guī)、約束市場(chǎng)主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場(chǎng)秩序。制定和實(shí)施?企業(yè)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理?，旨在幫助企業(yè)規(guī)當(dāng)事人雙方經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)自身合法權(quán)益、防控法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)部控制目標(biāo)。本文就此進(jìn)展解讀。一、合同管理的總體要求效發(fā)揮?！惨弧辰⒎旨?jí)授權(quán)管理制度〔二〕實(shí)行統(tǒng)一歸口管理等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專用章，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同的有效履行等。〔三〕明確職責(zé)分工公司各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負(fù)責(zé)在職責(zé)圍承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。公司財(cái)會(huì)部門側(cè)重于履行對(duì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)視職責(zé)?！菜摹辰∪己伺c責(zé)任追究制度XX二、合同管理流程合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)；合同履行階段涉及合同履行、合同補(bǔ)充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。下列圖列示的合同管理流程具有一定通用性。三、合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施〔一〕合同調(diào)查合同訂立前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)展合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體資格、主要管控措施：第一，審查被調(diào)查對(duì)象的XX〔二〕合同談判利益損失；泄露本企業(yè)談判策略，導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于不利地位。主要管控措施：第一，收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況，做到知己知彼；研究相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或效勞價(jià)格等與談判容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。第二，關(guān)注合同核心容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格確實(shí)定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。第三，對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的得失，研究確定下一步談判策略。第四，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。第五，加強(qiáng)XX工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六，對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為防止合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)?！踩澈贤谋緮M定企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：選擇不恰當(dāng)?shù)暮贤问?；合同與法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)或特定業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)發(fā)生沖突；合同容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，或存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法利益受損；有意拆分合同躲避合同管理規(guī)定等；對(duì)于合同文本須報(bào)經(jīng)有關(guān)主管部門審查或備案的，未履行相應(yīng)程序。查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序?！菜摹澈贤瑢徍撕贤瑢徍巳藛T因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)容和主要管控措施：第一，審核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)展重點(diǎn)審核，關(guān)注合同的主體、容和形式是否合法，合同容違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。第二，建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部門、部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)展審核，部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。第三，慎重對(duì)待審核意見，認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄，必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核?！参濉澈贤炇鹌髽I(yè)經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)與對(duì)方當(dāng)事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專用章。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：超越權(quán)限簽訂合同，合同印章管理不當(dāng)，簽署后的合同被篡改，因手續(xù)不全導(dǎo)致合同無(wú)效等。主要管控措施：第一，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。對(duì)外正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。第二，嚴(yán)格合同企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！擦澈贤男谢蛭茨懿扇∮行Т胧?；合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處分、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象等?！财摺澈贤Y(jié)算合同結(jié)算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)視，一般由財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)辦理。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款；疏于管理，未能及時(shí)催收到期合同款項(xiàng)；在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款等。主要管控措施：第一，財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。〔四〕合同登記合同登記管理制度表達(dá)合同的全過(guò)程封閉管理，合同的簽署、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等都需要進(jìn)展合同登記。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。主要管控措施：第一，合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)展統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷號(hào)和歸檔手續(xù)，以實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。第二