辦公自動化概論

辦公自動化概論1、辦公自動化概述辦公自動化是信息化時(shí)代最重要的標(biāo)志之一，它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者有效的結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。在整個(gè)系統(tǒng)中通過使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)級進(jìn)入管理級，甚至輔助決策。1.1“辦公自動化”基本概念

在信息化社會的今天，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室范圍，逐漸滲透到管理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為“辦公自動化”（OfficeAutomation,簡稱“OA”）。

辦公自動化就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，以全部或部分代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動化已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、非數(shù)值型信息且機(jī)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。辦公自動化的主要內(nèi)容現(xiàn)代辦公表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是處理辦公信息；二是產(chǎn)生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報(bào)表、語言、圖形圖象等。辦公自動化的主要內(nèi)容包括利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行文字處理、報(bào)表處理、數(shù)值和非數(shù)值計(jì)算、圖形圖象處理、語言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。辦公自動化的主要特點(diǎn)：現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比，有較大的區(qū)別。這不僅在內(nèi)容和對象上存在差別，更主要是在方式和手段上存在區(qū)別。傳統(tǒng)辦公中有許多需要大量人工進(jìn)行處理的內(nèi)容，在現(xiàn)代辦公中大都用計(jì)算機(jī)替代了，現(xiàn)代辦公的效率更高，管理更加有序。

現(xiàn)代辦公自動化的主要特點(diǎn)有：1、提高辦公效率，減小勞動強(qiáng)度，充分利用各單位、企業(yè)內(nèi)部的知識資源和技能。2、實(shí)現(xiàn)辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備以及科技圖書、文書、科技、人事、財(cái)務(wù)檔案的有效管理，防止信息資源的流失。3、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，建立經(jīng)濟(jì)、方便、快捷的電子郵件通訊平臺和網(wǎng)上培訓(xùn)基地，不僅方便交流，而且實(shí)現(xiàn)了資源的充分運(yùn)用、反饋信息的及時(shí)收集。1.2辦公自動化系統(tǒng)簡述辦公信息處理的自動化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將辦公人員和先進(jìn)設(shè)備（計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代辦公設(shè)備）結(jié)合起來構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，它使人的辦公活動逐步由各種設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成輔助決策，實(shí)現(xiàn)辦公人員智力勞動的自動化、電子化、專業(yè)化，最大程度地減輕勞動強(qiáng)度，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化系統(tǒng)綜合體現(xiàn)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系：信息是被加工的對象，機(jī)器是加工手段，人是加工過程中的設(shè)計(jì)者、指揮者和成果的享用者。

按照辦公自動化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次

一、事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。這個(gè)層次只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用。它包括基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理，主要從事文字處理、個(gè)人日程安排、個(gè)人文庫管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報(bào)表等事務(wù)。辦公事務(wù)處理級上我們可以使用多種OA子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。

事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。

：二、管理型辦公自動化系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計(jì)劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的綜合數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。三、決策型辦公自動化系統(tǒng)。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

舉例分析例如：某區(qū)政府報(bào)來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區(qū)政府。

在以以上上例例子子中中，，信信息息以以文文件件方方式式傳傳遞遞、、處處理理；；領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)查查閱閱、、參參照照的的有有關(guān)關(guān)法法規(guī)規(guī)也也是是信信息息，，這這是是數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)信信息息。。研研究究決決定定過過程程，，主主要要是是領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者者的的意意志志。。但但是是客客觀觀信信息息分分析析，，可可以以做做出出幾幾種種可可選選擇擇的的方方案案。。在在這這個(gè)個(gè)全全過過程程中中，，如如果果采采用用計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)處處理理來來往往的的文文件件，，可可以以說說是是初初步步程程度度的的自自動動化化。。如如可可以以用用計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)查查詢詢各各種種資資料料數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)，，這這是是更更進(jìn)進(jìn)一一步步的的自自動動化化。。如如果果由由計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)自自動動分分析析有有關(guān)關(guān)本本事事件件的的資資料料，，自自動動提提供供若若干干個(gè)個(gè)供供決決策策者者采采用用的的可可能能決決策策，，則則是是更更深深層層次次的的有有人人工工智智能能觀觀念念的的辦辦公公自自動動化化。。再進(jìn)進(jìn)一一步步分分析析這這個(gè)個(gè)例例子子，，如如果果市市政政府府微微機(jī)機(jī)辦辦公公系系統(tǒng)統(tǒng)和和市市政政府府法法規(guī)規(guī)信信息息數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫系系統(tǒng)統(tǒng)、、市市政政府府財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)管管理理系系統(tǒng)統(tǒng)是是一一個(gè)個(gè)集集成成化化的的統(tǒng)統(tǒng)一一系系統(tǒng)統(tǒng)，，計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)自自動動從從有有關(guān)關(guān)系系統(tǒng)統(tǒng)中中尋尋取取機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)資資料料，，這這種種系系統(tǒng)統(tǒng)就就是是辦辦公公自自動動化化更更高高層層次次的的集集成成化化。。另另外外，，如如果果市市政政府府辦辦公公系系統(tǒng)統(tǒng)和和區(qū)區(qū)政政府府辦辦公公系系統(tǒng)統(tǒng)是是一一個(gè)個(gè)集集成成的的計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)系系統(tǒng)統(tǒng)，，可可以以通通過過網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)傳傳遞遞信信息息，，可可以以遠(yuǎn)遠(yuǎn)程程處處理理業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)，，那那這這就就是是一一個(gè)個(gè)更更進(jìn)進(jìn)一一步步的的網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)化化的的辦辦公公室室自自動動化化系系統(tǒng)統(tǒng)。。所所以以，，辦辦公公室室自自動動化化系系統(tǒng)統(tǒng)本本身身是是一一個(gè)個(gè)多多層層次次的的系系統(tǒng)統(tǒng)，，在在各各種種層層面面上上，，可可以以說說實(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)了了辦辦公公自自動動化化的的一一部部分分業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)，，而而從從最最初初級級的的自自動動化化開開始始，，隨隨著著采采用用的的技技術(shù)術(shù)不不同同而而逐逐步步構(gòu)構(gòu)成成一一個(gè)個(gè)更更高高級級的的自自動動化化系系統(tǒng)統(tǒng)。。白銀區(qū)政務(wù)協(xié)協(xié)同辦公系統(tǒng)統(tǒng)1、協(xié)同事項(xiàng)單位內(nèi)部員工工間的協(xié)同工工作平臺（包包括異地協(xié)同同），任何辦辦公事項(xiàng)，如如計(jì)劃管理、、項(xiàng)目開展、、任務(wù)執(zhí)行、、申請審批等等均可借助于于協(xié)同事項(xiàng)功功能完成。包包括新建發(fā)送送協(xié)同事項(xiàng)、、接收處理協(xié)協(xié)同事項(xiàng)、檔檔案管理等子子功能。2、公文管理滿足單位發(fā)布布公文、接收收公文及檔案案管理的需求求。3、表單應(yīng)用提供自定義表表格單據(jù)，實(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集集，統(tǒng)計(jì)的需需求。4、公共信息單位內(nèi)的公共共信息園地。。針對某一部部份人發(fā)布的的普遍性信息息，也被歸納納入公共信息息范圍，如針針對全部部門門經(jīng)理發(fā)布的的通知。2、辦公自動化化系統(tǒng)應(yīng)用5、日程/會議記錄包括括個(gè)人日程安排排，查看他人人日程安排；；會議通知會會被自動寫入入日程表中。。6、常用工具包括綜合查詢詢、員工通迅迅錄、外部聯(lián)聯(lián)系人、萬年年歷、計(jì)算器器等功能。7、個(gè)人設(shè)置設(shè)置個(gè)人相關(guān)關(guān)的信息，如如密碼設(shè)置、、代理設(shè)置、、信息轉(zhuǎn)移設(shè)設(shè)置和個(gè)人模模板管理。8、在線交流類似于QQ的在線即時(shí)交交流方式。9、綜合辦公進(jìn)行車輛，用用品，設(shè)備，，圖書的基本本管理。3、辦公自動化化設(shè)備3.1微型計(jì)算機(jī)3.2打印機(jī)（針式式打印機(jī)、噴噴墨打印機(jī)、、激光打印機(jī)機(jī)）3.3復(fù)印機(jī)3.4傳真機(jī)3.5光盤刻錄機(jī)3.6多功能一體機(jī)機(jī)3.7其他周周邊設(shè)設(shè)備3.1微型計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)1、臺式式機(jī)2、筆記記本臺式機(jī)筆記本優(yōu)勢：價(jià)格便宜；配件便宜，可選擇范圍大；可以DIY且配件可更換升級；外形的多樣性及散熱性能良好。便于攜帶；輻射小；整體硬件節(jié)省空間且性能穩(wěn)定性高，免去許多連接問題；革新化設(shè)計(jì)；售后服務(wù)比較完備，品牌集中度高，質(zhì)量保證高。不足：體積龐大，重量大，不便于移動；顯示器輻射問題，使用LCD價(jià)格高；品牌雜亂，質(zhì)量難以保證；接口多，安裝程序復(fù)雜。配件太貴；不能DIY；散熱差。3.2打印機(jī)機(jī)針式打打印機(jī)機(jī)國內(nèi)比比較流流行的的有9針和24針兩種種。針針數(shù)越越多，，打印印出來來的字字就越越美觀觀，針針式打打印機(jī)機(jī)的主主要優(yōu)優(yōu)點(diǎn)是是結(jié)構(gòu)構(gòu)簡單單，價(jià)價(jià)格便便宜，，維護(hù)護(hù)費(fèi)用用低，，打印印速度度高，，可打打印連連續(xù)紙紙張，，但打打印時(shí)時(shí)噪音音大，，打印印質(zhì)量量粗糙糙。噴墨打打印機(jī)機(jī)按打印印出來來的字字符顏顏色，，將它它分為為黑白白和彩彩色兩兩種。。噴墨墨打印印機(jī)的的主要要性能能包括括分辨辨率、、打印印速度度、打打印幅幅面、、兼容容性以以及噴噴頭的的壽命命等。。噴墨墨打印印機(jī)的的主要要優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)是打打印精精度較較高，，噪音音較低低，價(jià)價(jià)格中中等，，但打打印速速度較較慢，，墨水水消耗耗量較較大。。激光打打印機(jī)機(jī)打印效效果非非常好好，幾幾乎沒沒噪音音，價(jià)價(jià)格較較貴。。分辨辨率是是衡量量打印印機(jī)質(zhì)質(zhì)量好好壞的的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，分分辨率率通常常以DPI為單單位位。?，F(xiàn)現(xiàn)在在國國內(nèi)內(nèi)市市場場的的打打印印機(jī)機(jī)分分辨辨率率以以300DPI、400DPI和600DPI為主主。。分分辨辨率率高高，，打打印印質(zhì)質(zhì)量量好好，，價(jià)價(jià)格格也也越越昂昂貴貴。。用用戶戶可可以以根根據(jù)據(jù)自自己己的的實(shí)實(shí)際際需需要要選選擇擇一一種種打打印印機(jī)機(jī)質(zhì)質(zhì)量量和和價(jià)價(jià)格格適適當(dāng)當(dāng)?shù)牡募ぜす夤獯虼蛴∮C(jī)機(jī)。。3.3復(fù)印印機(jī)機(jī)現(xiàn)代代彩彩色色復(fù)復(fù)印印機(jī)機(jī)與與數(shù)數(shù)碼碼復(fù)復(fù)印印機(jī)機(jī)的的出出現(xiàn)現(xiàn)把把復(fù)復(fù)印印技技術(shù)術(shù)應(yīng)應(yīng)用用提提高高到到一一個(gè)個(gè)嶄嶄新新的的領(lǐng)領(lǐng)域域。。目前前的的復(fù)復(fù)印印機(jī)機(jī)從從基基本本技技術(shù)術(shù)來來講講，，主主要要可可以以分分為為模模擬擬復(fù)復(fù)印印機(jī)機(jī)、、數(shù)數(shù)碼碼復(fù)復(fù)印印機(jī)機(jī)兩兩大大類類。。數(shù)碼復(fù)印印機(jī)由于于采用了了數(shù)字圖圖像處理理技術(shù)，，使其可可以進(jìn)行行復(fù)雜的的圖文編編輯，大大大提高高了復(fù)印印機(jī)的生生產(chǎn)能力力、復(fù)印印質(zhì)量，，降低了了使用中中的故障障率，其其主要優(yōu)優(yōu)點(diǎn)在于于：一次次掃描，，多次復(fù)復(fù)?。桓诱麧崫?、清晰晰的復(fù)印印質(zhì)量；；能夠進(jìn)進(jìn)行電子子分頁；；無廢粉粉、低臭臭氧、自自動關(guān)機(jī)機(jī)節(jié)能，，更加的的環(huán)保；；具有強(qiáng)強(qiáng)大的圖圖像編輯輯功能；；復(fù)印速速度更快快。3.4傳真機(jī)傳真機(jī)是是一種傳傳送靜態(tài)態(tài)圖象的的通訊設(shè)設(shè)備，是是信息傳傳遞工具具，具有有方便、、快捷、、準(zhǔn)確、、通訊費(fèi)費(fèi)用低等等優(yōu)勢，，成為企企事業(yè)單單位辦公公必不可可少的通通訊工具具。傳真真機(jī)在國國際上簡簡稱為FAX。3.5光盤刻錄錄機(jī)（CD刻錄機(jī)、、DVD刻錄機(jī)））CD刻錄機(jī)具具有統(tǒng)一一的規(guī)格格CD-RW，因此其其不存在在規(guī)格兼兼容性的的問題。。而DVD刻錄機(jī)并并沒有建建立起統(tǒng)統(tǒng)一的規(guī)規(guī)格，其其目前有有三種不不同的刻刻錄規(guī)格格DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三三種規(guī)格格不兼容容，有各各自廠商商支持。。目前市市場上主主流DVD刻錄機(jī)是是DVD-RW。3.6多功能一一體機(jī)多功能一一體機(jī)出出現(xiàn)在20世紀(jì)80年代后期期，國外外把它定定義為MFC（MULTIFUNCTIONCENTER），即集集掃描、、傳真、、復(fù)印和和打印功功能為一一體的產(chǎn)產(chǎn)品總稱稱。多功功能一體體機(jī)占地地空間少少、產(chǎn)品品功能多多、性價(jià)價(jià)比高、、易于操操作等優(yōu)優(yōu)點(diǎn)于一一身，再再加上廠廠家的技技術(shù)成熟熟，成本本低廉，，因而迅迅速在現(xiàn)現(xiàn)代化辦辦公用品品中占據(jù)據(jù)了一席席之地。。3.7其他周邊邊設(shè)備數(shù)碼相機(jī)機(jī)、數(shù)碼碼攝象機(jī)機(jī)、攝象象頭、手手寫輸入入設(shè)備、、耳機(jī)、、音箱。。4、辦公自動化化軟件Office2003辦公軟件Office2003主要包括文字字處理軟件Word，電子表格處處理軟件EXCEL，演示文稿制制作軟PowerPoint，網(wǎng)頁制作軟軟件Frontpage，數(shù)據(jù)庫管理理軟件Access，電子郵件管管理軟件Outlook，等常用軟件件，還包括一一些針對企業(yè)業(yè)高級用戶的的應(yīng)用程序，，如Infopath，Publish，Onenote等,各個(gè)應(yīng)用程序序共享一般的的命令,對話框和操作作步驟,并且都采用統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的的工具欄、菜菜單、快捷鍵