年班線長晉升課程-時間管理

2007年干部晉升培訓課程之——時間管理

Time Management因為我們不知道究竟什么對我們最重要，所以每件事好像都很重要。因為每件事好像都很重要所以我們不得不每件事都做。有些人看到我們每件事都做，所以，他們期望我們什么都做。每件事都做讓我們非常忙碌，所以我們沒有時間去考慮，究竟什么對我們最重要。忙人的告白你真的很忙嗎?時間管理檢查表(一)Ａ1．推遲不想做的事，從想做的開始。［］2．沒興趣的事盡量推遲去做。［

］3．對于愛好的事不知不覺地花費了太多的時間。

［

］4．對于已開始的工作，自己不滿意不會停止。［

］5．不用他人的做法、希望致力于自己喜歡的做法。

［

］Ｂ6．把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。［］7．費時間的放在后面，先做不太化時間的工作。［］8．一開始總是猶豫不覺，跨不出第一步。［］9．推遲難做的工作。

［］10．擅長踏踏實實地完成已決定的工作程序。

［］［問］閱讀以下的提問，在右面的［］欄里寫上符合點數(shù)。（全部是：２點稍微是：１點不是：０點）時間管理檢查表(二)［問］閱讀以下的提問，在右面的［］欄里寫上符合點數(shù)。（全部是：２點稍微是：１點不是：０點）

Ｃ

11．對于工作受托人的希望總是積極予以反應。

［］

12對于已投資部分設法去回收。

［］

13．考慮一下給所屬集團帶來的結果再行動。

［］

14．有錯就改正的意識。

［］

15．回絕有疑問的工作。

［］

Ｄ

16．不是先做自己的必要事，而是優(yōu)先做他人所交代的事項。

［］

17．緊急的事優(yōu)先，重要的事在后。

［］

18．立即應付意料外的突發(fā)事件。

［］

19．不到最后期限不認真做。

［］

20．用臨時想出的順序來進行工作的人。

［］時間管理檢查表(三)根據(jù)表一、二的點數(shù)在時間矩陣圖上畫出區(qū)域作為結果判斷ABCD我們真的花了時間去做這些對我們一生都很重要的事情了嗎?80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去80/20原則去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領域集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作時間矩陣圖重要不重要緊急不緊急虛假的必要的危機有限期的任務項目計劃準備建立關系真正的創(chuàng)新領導的干擾一些會議一些報告浪費的逃避的活動DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’’TDOIT稍后做授權不做立即做4D原則則25-30%15%50-60%2-3%時間安排排普通人的的時間安安排20-25%65-80%15%＜1%成功人士士的時間間安排有效計劃劃計劃限制制了自由由著急要緊緊的事情情總是先先到，要要先解決決我沒有時時間做計計劃1、當我我們做重要的事情時時，就不不會被瑣瑣碎的事情所牽牽制。2、將預預先決定定要做的的事情寫出來不做或少少做計劃劃的原因因有效計劃劃時間管理理的5個個壞習慣1.拖延延對于必須須做的事事磨磨蹭蹭蹭，到到了最后后時間迅速速草草地地收場。。2.完全全主義由于不管管什么事事都要「完好認認真」去去做，所以以工作老老是完不不成?；蚧蛘?，對對于不這么重重要的事事化了太太多的時時間。3.現(xiàn)實實主義經(jīng)常是不不考慮將將來的事事，現(xiàn)在在好就可可以了的想想法的行行為。4.自我我中心違反與他他人的約約定或自自己已決決定要做做的去而做做另外的的事情的的時候，，自圓其其說使其合理理化。5.他律律主義滿足并樂樂于接受受他人的的指示，，而不是是自己去考考慮、決決定、行行動。1.「期期限未到到，急什什么？」」2.「它它太令人人感到不不愉快!」3.「它它很難!」4.「目目前我很很忙，勻勻不出時時間做那那件事?。　?.「茲茲事體大大，我怎怎么能貿(mào)貿(mào)然采取取行動？？」6.「我我現(xiàn)在沒沒心情做做這件事事!」7.「我我在壓力力下工作作績效較較佳!」」8.「在在行動前前，我要要先休息息一下!」拖延時間間的借口口時間管理理的7個個基本技能能1.項目列舉舉能力將應該做做的事列列表。2.工數(shù)估計計能力估計需要要多少時時間，或或應該需需要的時間。3.程序序構成能能力考慮進展展工作最最適當?shù)牡某绦颉?.應變變能力善于應付付突發(fā)工工作的能能力。5.突發(fā)發(fā)事件的的降低能能力減少突發(fā)發(fā)的工作作。6.先見見計劃能能力計劃將來來的事。。7.日程遵守守能力絕對遵守守制定的的計劃。。項目列舉舉能力早上，進進公司后后考慮當當天要做做的事，，不能說說是做好好了基本本的BUSINESS。這種種人容容易將將要做做的事事遺漏漏。能能夠列列舉出出許多多今天天、明明天、、本周周應該該做的的…要做做的事事是計計劃性性地進進展工工作的的第一一步。1.首先要要寫出出來§不要要漠漠漠糊糊糊地考考慮，，寫出出來看看一看看，能能夠整整理思思路2.養(yǎng)成寫寫備忘忘錄的的習慣慣§想起起時立立即記記錄所所接受受的備備忘錄錄／指示示3.具有寫寫的視視點防防止遺遺漏§寫出出不同同的工工作種種類／人§委托托事項項／被委委托事事項§預見見將來來并列列出（（今天天、明明天、、…本周周中……本月月中……）§活動動形態(tài)態(tài)（電電話??會議議?會會面??訪問問?資資料制制作…）§空閑閑時間間用的的自由由項目目4.具體列列舉§形象象地寫寫出行行動的的特征征工數(shù)估估計的的能力力「何時時為止止能完完成此此工作作」「「要到到明天天」明明天，，「時時間不不夠沒沒有完完成」」…為何何會這這樣？？這是是因為為沒有有估計計工作作所需需時間間的能能力。對于于各個個列舉舉的項項目，，將所所需的的時間間與自自己的的能力力對照照，必必須做做到盡盡量能能夠正正確地地估計計。另另外，，對于于有時時間制制約的的工作作，同同時也也有必必要決決定應應該花花費的的時間間。養(yǎng)養(yǎng)成了了這樣樣的習習慣，，可以以用時時間尺尺度來來測定定自己己的能能力。1.「規(guī)定定時間間」是抓住住工作作的每每個單單位時時間和和件數(shù)數(shù)2.「確定定時間間」是確定定目標標時間間3.謀謀求時時間的的模式式化4.估估計「期間間」5.養(yǎng)養(yǎng)成確確定目目標時時間的的工作作習慣慣程序構構成能能力為了將將所列列舉的的應該該做的的項目目付諸諸實施施，有有必要要構成成項目目的順順序，，根據(jù)據(jù)此做做法，，決定定工作作的效效率、、效果果。另外外，所所列舉舉的項項目，，有已已定交交貨期期和未未定交交貨期期，著著手做做即能能完成成、不不知道道何時時完成成等性性格不不同的的混雜雜在一一起。。為了了最有有效地地實行行有必必要考考慮順順序的的構成成。1.把要做做的項項目模模型化化§匯總總在一一起能能處理理的項項目§適于于自己己一人人集中中來做做的項項目§簡單單能處處理的的事／費時時間的的事2.選擇應應該做做的項項目§對于于結果果、時時間難難以預預料的的事，，盡量量趁早早著手手做§重要要的課課題盡盡量放放到前前面來來做§討厭厭的、、不擅擅長的的，擔擔心的的事早早點處處理3.決定要要做的的順序序§注意意交貨貨期（最后后期限限）§確認認預約約§在步步調(diào)的的分配配和節(jié)節(jié)奏上上下功功夫應變能能力現(xiàn)實中中有緊緊急預預定的的變更更、聯(lián)絡絡的不不徹底底、對對方的的個性性等原原因、、工作作不能能按自自己的的意圖圖進展展。一一定會會發(fā)生生許多多預料料不到到的突突發(fā)工工作和和麻煩煩。制制定計計劃時時，必必須事事先預預計即即使有有突發(fā)發(fā)工作作的發(fā)發(fā)生也也能有有對應應的自自由度度和空空間。。另外外，必必須理理解臨臨場對對應。1.冷靜地地判斷斷對應應的必必要性性§是否否有必必要進進行對對應？？（不能能拒絕絕嗎？？）§是否否有必必要馬馬上對對應？？（等等一會會兒行行嗎？？）§是否否有必必要自自己對對應？？（能委委托別別人嗎嗎？））2.努力做做有效效的對對應方方法§仔細細把握握需求求，避避免做做無用用功？？§考慮慮是否否能用用別的的來替替代？？§判斷斷匯總總在一一起的的方法法是否否有效效果？？3.做時間間的主主人4.預預先考考慮臨臨時對對應時時間突發(fā)事事件的的降低低能力力「即使使制定定了計計畫也也沒用用」的的最大大的理理由是是沒有有按照照計劃劃去試試驗。。即使使想按按計劃劃去做做，一一旦發(fā)發(fā)生了了臨時時事件件便不不能順順利地地進展展。正正因為為不得得已的的突發(fā)發(fā)事件件是不不能預預見的的，所所以計計劃是是無意意義的的。但但是，，臨時時事件件并不不是都都不能能管理理的。。追究究其原原因，，制定定對策策以減減少臨臨時事事件也也是可可能的的。1.分析突突發(fā)的的內(nèi)容容§怎么么樣的的突發(fā)發(fā)／由誰誰／為為何／／有何何問題題2.改善方方法?結構構、抑抑止發(fā)發(fā)生3.事事先對對策，，未發(fā)發(fā)生前前進行行預防防4.預預測發(fā)發(fā)生，，事前前做好好準備備5.發(fā)發(fā)生時時的對對應委委托別別人先見計計劃能能力了解今今天的的工作作，但但不知知道明明天要要做什什么…很困困惑。另外外，首首先只只把明明天要要做的的事記記入筆筆記本本也不不能不不安心心。開開始做做了工工作，，只是是無目目地決決定應應該做做的事事，預預計未未來決決定今今天、、明天天、本本周應應該做做的，，將會會產(chǎn)生生很大大的意意義。。為了了養(yǎng)成成工作作的預預見性性，必必須有有決定定不用用說是是明天天，比比如１１周后后、1個月月后、、半年年后應應該做做的工工作習習慣。1.把將來來的課課題拆拆開，，可以以放到到前面面來§確認認本月月…下個個月……半年…一年年中的的要做做的業(yè)業(yè)務§細分分方法??順序序§確認認不發(fā)發(fā)生「「重復復」那那樣的的工作作目標標2.把將來來的計計劃寫寫入筆筆記本本§不僅僅是最最終交交貨期期，也也要設設定中中間交交貨期期§約定定適當當?shù)闹兄虚g交交貨期期（Appoint）§也要要記錄錄一年年的會會議日日程等等3.確確保時時間§將將將來的的課題題盡量量提前前完成成，優(yōu)優(yōu)先確確保解解決時時間§如能能有空空閑時時間，，優(yōu)先先運用用日程遵遵守能能力即使列列舉應應該做做的項項目，，在正正確的的優(yōu)先先權的的基礎礎上使使計劃劃具體體化，，如果果不予予以實實行日日程計計劃就就會成成為泡泡影。不得得不遵遵守與與他人人所規(guī)規(guī)定的的日程程這是是理所所當然然的，，不只只是這這樣，，如何何遵守守自己己所規(guī)規(guī)定的的日程程是則則自己己革新新的關關鍵。1.不只是是要遵遵守與與他人人的規(guī)規(guī)定，，還要要遵守守與自自己的的規(guī)定定2.創(chuàng)造不不做不不行的的環(huán)境境§心理的的自動動化3.想想辦辦法法節(jié)節(jié)約約和和活活用用§發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)「空空閑閑時時間間」」§發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)「「同同時時處處理理……」」的的余余地地§發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)「一一邊邊……一一邊邊……」」的的時時間間4.遵守守「時時刻刻（（日日期期））」」和和「「小小時時」」的的兩兩個個方方面面時間間分分析析今天天必須須做做的的事事今天天應該該做做的的事事今天天可以以做做的的事事今日日三三件件事事時間間管管理理TimeManagement錦囊囊妙妙計計充分分利利用用記事事本本待辦辦瑣瑣事事物品品清清單單讓腦腦子子空空下下來來，，裝裝更更有有創(chuàng)創(chuàng)造造性性的的事事情情善用用零零星星時時間間通勤勤時時間間旅途途時時間間等候候時時間間不要要隨隨便便打打發(fā)發(fā)你你的的零零星星時時間間背包包原原則則將同同類類的的事事情情盡盡可可能能成成批批量量處處理理瑣事事也也有有瑣瑣事事的的處處理理方方式式逆勢勢操操作作當別別人人不不去去做做的的時時候候我我就就去去做做每天天讀讀一一點點沒沒有有人人讀讀的的東東西西每天天想想一一些些沒沒有有人人想想的的事事情情9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。13:27:0813:27:0813:271/1/20231:27:08PM11、以我獨沈久久，愧君相見見頻。。1月-2313:27:0813:27Jan-2301-Jan-2312、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。13:27:0813:27:0813:27Sunday,January1,202313、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。1月-231月-2313:27:0813:27:08January1,202314、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。01一月月20231:27:08下下午13:27:081月-2315、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。一月231:27下下午1月-2313:27January1,202316、行動出成果果，工作出財財富。。2023/1/113:27:0813:27:0801January202317、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時時，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點點的的射射線線向向前前。。。。1:27:08下下午1:27下下午午13:27:081月-239、沒有失敗敗，只有暫暫時停止成成功！。1月-231月-23Sunday,January1,202310、很多事事情努力力了未必必有結果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。13:27:0813:27:0813:271/1/20231:27:08PM11、成功就就是日復復一日那那一點點點小小努努力的積積累。。。1月-2313:27:0813:27Jan-2301-Jan-2312、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。13:27:0813:27:0813:27Sunday,January1,202313、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。1月-231月-2313:27:0813:27:08January1,202314、意志堅強強的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。01一月月20231:27:08下下午13:27:081月-2315、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。一月231:27下午午1月-2313:27January1,202316、少年十五二二十時，步行行奪得胡馬騎騎。。2023/1/113:27:0813:27:0801January202317、空山新雨