工作效率管理

高效工作管理2007年8月28日主講：胡波擁有主動積極的心態(tài)清晰明確的目標(biāo)學(xué)習(xí)成功者的經(jīng)驗用正確的方法做正確的事情思考:為什么有人比我工作更出色？目標(biāo)、途徑、方法一、目標(biāo)管理行為研究結(jié)論表明：人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查：目標(biāo)的作用：1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個行為所產(chǎn)生的效果。2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時間。3.能清晰地評估每一個行為的進(jìn)展，正面檢討每一個行為的效率。4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。有效工作目標(biāo)的特征明確具體可衡量可行性相關(guān)性時間性制定個人工作目標(biāo)前,請首先結(jié)合部門的年度目標(biāo)案例分析千方百計催物料，將缺料影響降到最低8月25日前優(yōu)質(zhì)、高效地完成技術(shù)支持截止到8月31日＊＊＊產(chǎn)量再創(chuàng)新高8月15日前實現(xiàn)DSPU板來電顯示功能本月實現(xiàn)訂貨額4億，同時異常機(jī)器出廠率控制在20％以下。責(zé)任人：張三、李四、王五有效目標(biāo)的特

征設(shè)定目標(biāo)的7個步驟將實現(xiàn)這些計劃的行動列入每天的日程安排第七步根據(jù)自己制定的計劃立即采取行動第六步 將事情按照輕重緩急排列順序第五步實現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單第四步將自己的目標(biāo)設(shè)定一個最后的期限第三步將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體第二步確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么第一步為什么要做計劃練習(xí)列出下一年你個人要實現(xiàn)的10個目標(biāo)找出其中最重要的一個工作目標(biāo)將目標(biāo)進(jìn)行分解,按照七個步驟制定行動計劃時間大盜有：打擾（電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計劃叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕個人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力二、時間管理艾里克斯

①缺乏明確的目標(biāo)②拖延

③缺乏優(yōu)先順序

④想做的事情太多，而且做事有頭無尾

⑤缺乏條理與整潔

⑥不懂授權(quán)

⑦不會拒絕別人的請求

⑧倉促決策

⑨懶惰與心理消極

⑩行動緩慢主觀原因

①上級領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)時間（開會、電話、不懂授權(quán)）。

②工作系統(tǒng)浪費(fèi)時間（訪客、官樣文件、審批程序等）。

③生活條件浪費(fèi)時間（通訊、環(huán)境、交通、朋友閑聊、家住郊區(qū)等）。

客觀原因老王案例精心計劃劃是高效效工作的的基礎(chǔ)，，我們?yōu)闉槭裁匆鲇媱潉潱磕嵌陕桑?1)凡凡是可能能出錯的的都會出出錯；(2)每每次出錯錯的時候候，總在在最不可可能出錯錯的地方方；(3)不論論您估算算多少時時間，計計劃的完完成都會會超出期期限；(4)不論論您估算算多少的的開銷，，計劃的的花費(fèi)都都會超出出預(yù)算；；(5)所所以，在做任任何事情之前前，都必須先先做一些準(zhǔn)備備的工作。1、精心計劃劃精心計劃工作的最高目目標(biāo)之一,就就是讓自己投投入的心力,體力與情感感有最大的回回報,令人欣慰的是是,制定計劃劃時多花費(fèi)一一分鐘,就能能讓你在行動動中節(jié)約10分鐘,花費(fèi)十幾分鐘做做每天的計劃劃,可以讓你你為自己節(jié)約約兩個小時的的時間和精力力。你需要的計劃劃單：每天計劃：每周計劃每月計劃步驟:準(zhǔn)備紙筆列出任務(wù)清單單（想起一件件新的工作立立刻加到清單單上）根據(jù)輕重緩急急來排先后的的順序在每天工作中中將完成的任任務(wù)劃掉10/90定定律,工作前前花10%的的時間用于制制定計劃,在在工作中將節(jié)節(jié)約90%的的時間。2、重要VS緊要重要事情———你個人覺得有有價值且對你的使命、價價值觀及首要目標(biāo)有意義義的事和活動。如果它成功地地完成，你或別人將取得得很大的收益。帶來的收收益越高，這項任務(wù)的重重要程度越高。緊急事情———你或別人認(rèn)為為需要立刻注意的事和和活動。如果不能按期期完成，它對你或別人人的價值會減少甚至消消失。時間管理矩陣陣危機(jī)；急迫的問題；有期限壓力的計劃。防患于未然；改進(jìn)產(chǎn)能；發(fā)掘新機(jī)會；規(guī)劃、休閑。不速之客；某些電話；某些信件與報告；某些會議；必要而不重要的問題；受歡迎的活動。繁瑣的工作；某些信件；某些電話；浪費(fèi)時間的事；有趣的活動。DoitnowDoitlaterDelegateDon’tdoit緊急不緊急重要

不重要ⅠⅡⅢⅣ你所在的象限限壓力人從容人無聊人無用人壓力；精疲力竭；危機(jī)處理；忙于收拾殘局。有遠(yuǎn)見，有理想；平衡；紀(jì)律；自制；少有危機(jī)。短視近利；危機(jī)處理；被視為巧言令色；輕視目標(biāo)與計劃；缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，至破裂全無責(zé)任感；工作不保；依賴他人或機(jī)構(gòu)維生。緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ帕累托原則去尋找用20%的努力就就可得到80%的效果的的領(lǐng)域。集中精力解決決少數(shù)重要問問題,而不是是解決所有問問題。在每天中思維維最活躍的時時間內(nèi)做最有有挑戰(zhàn)和最有有創(chuàng)意的工作作。80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去意大利的著名名經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗弗雷德德·帕累托托普通人人的時時間安安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ成功人人士的的時間間安排排20-25%65-80%15%<1%2-3%緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ明確自自己的的價值值觀設(shè)定目目標(biāo)制定階階段性性步驟驟把握今今日：：最重重要時時刻長期中期短期3、自自我領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)9頁——13頁練練習(xí)每周時時間管管理樣樣表老王的的故事事4、使使用ABCDE的方方法來來管理理每天天ABCDE法是是一種種極為為有效效的設(shè)設(shè)置優(yōu)優(yōu)先時時間的的方法法，適適合每每天使使用。。A是是項項目目的的非非常常重重要要事事情情，，如如果果不不只只一一項項，，可可以以A1A2。。。。。。。。B項項目目是是你你應(yīng)應(yīng)該該做做的的，，后后果果不不嚴(yán)嚴(yán)重重，，但但是是你你不不做做會會讓讓別別人人麻麻煩煩C項項目目是是做做起起來來輕輕松松愉愉快快，，地地位位卻卻無無足足輕輕重重的的事事情情D是是可可以以委委派派別別人人來來做做的的事事情情E是是完完全全取取消消的的不不做做的的事事情情練習(xí)習(xí)將你明天天的任務(wù)務(wù)清單，，用ABCDE的方法法來練習(xí)習(xí)。5、工作作的關(guān)鍵鍵點管理理“你為什么么能拿到到薪水””？公司司需要你你完成具具體的工工作，薪薪水和獎獎金是對你完成成的數(shù)量量以及質(zhì)質(zhì)量的回回報。我們每個個人的工工作可以以分解為為5—7個環(huán)節(jié)節(jié)。我們們需要把把關(guān)鍵點點找出來來。找出自己在每每個環(huán)節(jié)的優(yōu)優(yōu)勢和劣勢，，然后確認(rèn)一一種技能。你工作中最薄薄弱的那個環(huán)環(huán)節(jié)，決定了了你發(fā)揮自己己能力的最大大限度。帶著這張清單單，去拜訪你你的上司，和和他討論。請請他給出中肯肯的評價確認(rèn)認(rèn)。6、克服拖沓沓克服拖沓最好好的辦法就是是在做事之前前將一切準(zhǔn)備備就緒。清理你的辦公公桌（將文件件按照你需要要的程度擺放放，收起無用用的文件和物物品）。準(zhǔn)備工作所需需要的資料、、電腦程序、、電子郵件地地址、其他通通訊的資料。。為自己創(chuàng)建一一個長時間工工作舒適的辦辦公環(huán)境。讓讓自己的辦公公桌賞心悅目目。良好的自我確確認(rèn)：自己是是個效率很高高的人，迅速速進(jìn)入狀態(tài)。。拿起資料立刻刻對自己說：：讓我們開始始工作吧！逃避也是拖沓沓的主要原因因認(rèn)真的完成家家庭作業(yè)（不不斷的學(xué)習(xí)，，有時候覺得得自己不勝任任，是拖沓的主要要原因）6、克服拖沓沓創(chuàng)造性拖延：：推遲掉對自自己價值不高高的，意義不不大的活動，，從而處理那那些可以使工作和生活活煥然一新的的事情。（留留下來陪伴家家人、讀書、、運(yùn)動等），，先難后易也也可以防止拖沓。。建議步驟：1、每天下班班前將第二天天所要做的事事情列出來：：2、用ABCDE的方法法，結(jié)合20/80法則則審視這張表表格3、選擇A-1對你最重重要，意義最最大的工作4、準(zhǔn)備好這這項工作你需需要的每樣?xùn)|東西，擺放整整齊，以方便便你在第二天天一早立刻開始工作作。5、徹底清理理你的辦公桌桌，這樣就是是這個重要的的工作就乖乖乖的在桌子上上等你了。6、約束自自己早些起床床，用寬松的的時間到單位位，精神百倍倍的坐在座位位上，立刻開開始。7、連續(xù)21天使用這這個辦法，直直到成為一個個習(xí)慣。6、克服拖沓沓分步驟進(jìn)行工工作也可以很很好的防止拖拖沓，只要你你接手的工作作讓你覺得望望而生畏，無從下手，就就嘗試下邊的的辦法：方法一、按部部就班將整體工作任任務(wù)分解成階階段性目標(biāo)，，即可以使你你把目標(biāo)可操操作化，同時時，使你每完成一一段，就感受受到成就感和和動力。方法二、打開開缺口在你接手的工工作中，找到到一個出口，，迅速動手（（一般都是從從自己擅長入手，會增增加你的信心心）。7、給自己壓壓力將重要的工作作的完成日期期書面化，以以提醒自己剩剩余的時間。。并書寫下列列項目。適當(dāng)?shù)慕o自己己一些壓力：：寫出完成這個個項目可以給給自己帶的五五項好處寫出不完成這這個項目可以以給自己帶來來的五項損失失冥想完成后自自己的心理感感受和場景與壓力共處，，將壓力化為為動力1、我做了什什么根本不需需要做的事？？2、我做了什什么能夠由別別人，并且應(yīng)應(yīng)該由別人做做的事？3、我做了什什么耗時過長長的事？4、我做了什什么會浪費(fèi)別別人時間的事事？8、以后要經(jīng)經(jīng)常反省自己己你告訴我情況況，我來決策策你告訴我?guī)讉€個建議，我來來選擇你告訴我你希希望如何做，，我同意后你你再做你告訴我如何何去做，在我我反對前，你你可以繼續(xù)下下去你可以去做，，但事后讓我我知道你是如如何去做的你可以去做，，不需要與我我聯(lián)系9、授權(quán)的的程度度決定授權(quán)項目目選擇合適人選選解釋授權(quán)項目目被授人列計劃劃討論監(jiān)控方法法和關(guān)鍵點授權(quán)監(jiān)控授權(quán)流程程圖時間管理理工具具年度目標(biāo)規(guī)劃劃月工作計劃表表周工作計劃表表日工作計劃表表可授權(quán)的項目目表總結(jié)目標(biāo)清晰：清晰自己的各各階段目標(biāo)請讓自己的年年度工作目標(biāo)標(biāo)結(jié)合部門的的目標(biāo)設(shè)定有效目標(biāo)標(biāo)的七個步驟驟自我管理到位位：精心計劃輕重緩急、按按照角色自我我領(lǐng)導(dǎo)用A-E的方方法管理每天天工作的關(guān)鍵點點管理克服拖沓與壓力共舞經(jīng)常反省自己己合理授權(quán)高效工作管理理等于：小結(jié)一寸光陰一寸寸金，寸金難難買寸光陰。。9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。1月月-231月月-23Friday,January6,202310、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。14:22:3814:22:3814:221/6/20232:22:38PM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。1月月-2314:22:3814:22Jan-2306-Jan-2312、故人江海別別，幾度隔山山川。。14:22:3814:22:3814:22Friday,January6,202313、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。1月-231月-2314:22:3814:22:38January6,202314、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。06一一月20232:22:38下午午14:22:381月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月232:22下下午1月-2314:22January6,202316、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2023/1/614:22:3814:22:3806January202317、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。2:22:38下下午2:22下下午午14:22:381月-239、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。1月-231月-23Friday,January6,202310、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。14:22:3814:22:3814:221/6/20232:22:38PM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點點點小小小努力力的積積累。。。1月-2314:22:3814:22Jan-2306-Jan-2312、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。14:22:3814:22:3814:22Friday,January6,202313、不知香積積寺，數(shù)里里入云峰。。。1月-231月-2314:22:3814:22:38January6,202314、意志志堅強(qiáng)強(qiáng)的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。06一一月月20232:22:38下下午14:22:381月-2315、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。一月232:22下下午1月-2314:22January6,202316、少年十十五二十十時，步步行奪得得胡馬騎騎。。2023/1/614:22:3814:22:3806January202317、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。2:22:38下午2:22下下午14:22:381月-239、楊柳柳散和和風(fēng)，，青山山澹吾吾慮。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、閱閱讀讀一一切切好好書書如如同同和和過過去去最最杰杰出出的的人人談?wù)勗捲??！?4:22:3814:22:3814:221/6/20232:22:38PM11、越是沒有有本領(lǐng)的就就越加自命命不凡。1月-2314:22:3