辦公自動(dòng)化視角下的檔案管理工作探究-檔案管理論文

3/3辦公自動(dòng)化視角下的檔案管理工作探究-檔案管理論文

中圖分類號：G271文?I標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2023）03-0044-01

一、引言

檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。隨著社會(huì)信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒有變。如何在辦公自動(dòng)化的背景下，去提高檔案管理的自動(dòng)化水平成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

二、提升檔案自動(dòng)化管理的重要性

檔案是每個(gè)部門工作的重要載體，這些檔案是其開展活動(dòng)和變更、建立資料的記錄載體，是企事業(yè)單位、高校以及任何組織的重要依據(jù)和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實(shí)反映和記錄組織的工作情況、資金情況等等，可以為國家和社會(huì)提供了有價(jià)值的服務(wù)信息。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理逐漸的走向了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，給工作人員帶來了極大的便利。檔案管理工作通過自動(dòng)化的管理會(huì)加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進(jìn)度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.檔案自動(dòng)化認(rèn)識不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行檔案的信息化對于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進(jìn)行企事業(yè)單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企事業(yè)單位檔案的自動(dòng)化也是如此，不僅可以提高企事業(yè)單位檔案的個(gè)人工作效率、提高企事業(yè)單位部門的整體職能效率，還有利于對企事業(yè)單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企事業(yè)單位檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.設(shè)備利用率低

目前，檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國企事業(yè)單位檔案自動(dòng)化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是促進(jìn)企事業(yè)單位檔案自動(dòng)化的下一步重要工作點(diǎn)。

3.缺乏復(fù)合型的人才

人是信息的使用者和傳播者，所以檔案管理員在科學(xué)化管理中有著非常重要的作用。國外學(xué)者Norris就曾指出過，員工在信息技術(shù)方面缺乏良好的培訓(xùn)，就不能將技術(shù)運(yùn)用到他們的工作中去，就會(huì)阻礙工作的進(jìn)程。除此之外，一項(xiàng)新的技術(shù)的產(chǎn)生需要一定的資金支持，主要包括硬件設(shè)施和人員的培訓(xùn)。所以，要想加強(qiáng)辦公自動(dòng)化管理就必須有充足的資金和設(shè)備要求。如果一個(gè)檔案部門有資金去搭建一個(gè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)，對信息操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，必定會(huì)提升工作的效率。我國電子信息技術(shù)的發(fā)展速度跟不上其他發(fā)達(dá)國家的節(jié)奏，最主要的原因就是缺乏專業(yè)化的人才，缺乏與電子信息技術(shù)相關(guān)的人員，同樣這種理念也可以運(yùn)用到檔案管理上面，檔案信息化建設(shè)不足的原因也是如此，部分從業(yè)人員只能解決自己能力范圍之內(nèi)的事情，創(chuàng)新力度不足。復(fù)合型人才很少，也正是這方面的人才缺失阻礙了檔案信息自動(dòng)化的發(fā)展。

4.安全性能低

檔案信息會(huì)在部門與部門之間、部門與外界之間進(jìn)行傳遞，如果這些信息被盜，將會(huì)給企事業(yè)單位帶來不可估量的損失。所以企事業(yè)單位在信息傳遞過程中，一定要重視信息的安全性，尤其是信息的完整性，要積極采取信息安全保護(hù)措施，避免不必要的麻煩。但是在實(shí)際生活中，我國關(guān)于信息的安全保護(hù)技術(shù)還不夠成熟，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)信息泄露、黑客攻擊、信息篡改等現(xiàn)象。

四、辦公自動(dòng)化條件下檔案管理的實(shí)現(xiàn)途徑

1.提高工作人員信息處理的能力

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高自動(dòng)化意識

我們要充分認(rèn)識到信息化的這個(gè)大環(huán)境，認(rèn)識到企事業(yè)單位檔案信息化的重要性，認(rèn)識到信息化對于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將企事業(yè)單位檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合企事業(yè)單位檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企事業(yè)單位檔案工也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清企事業(yè)單位檔案發(fā)展的大方向，提供工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與員工的共同努力，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.建立辦公自動(dòng)化建設(shè)工作組

企事業(yè)單位檔案自動(dòng)化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對接和順利實(shí)施，需要建立檔案自動(dòng)化工作組。檔案自動(dòng)化工作組主要對企事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案自動(dòng)化管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是我國企事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好的完成。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對于任何組織來說都是一項(xiàng)非常重要的工作，它