建筑工程監(jiān)理公司檔案管理制度

檔案治理制度檔案治理規(guī)定為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的檔案治理工作，充分發(fā)揮檔案文獻(xiàn)在工程建設(shè)監(jiān)理以及各案工作條例》,《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等法律法規(guī)結(jié)合公司檔案治理的具體狀況而制定本規(guī)定。檔案是指本單位在科學(xué)技術(shù)、行政治理等活動(dòng)中直接形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保為己有，必需按國家的有關(guān)規(guī)定實(shí)行集中統(tǒng)一治理。檔案工作是治理工作的重要組成局部，列入公司打算治理、科技治理與進(jìn)展規(guī)劃。公司各類檔案由綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一治理，依據(jù)辦公環(huán)境等客觀條件，目前的治理形式。綜合檔案室的主要職能項(xiàng)規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)視執(zhí)行。對(duì)各有關(guān)部門文件材料的形成、積存和歸檔工作進(jìn)展指導(dǎo)、催促。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等治理工作。度執(zhí)行狀況書面對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使歸檔與承包的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)生直接掛鉤。制定檔案工作打算，逐步完善檔案治理硬件環(huán)境。的各單項(xiàng)治理制度執(zhí)行。本規(guī)定自一九**年七月一日起實(shí)行。文件材料的預(yù)立卷制度、公司的近期收發(fā)文、當(dāng)年的各種財(cái)務(wù)憑據(jù)等檔案材料,依據(jù)公司的《檔案分類表》盒〔袋〕,以便于保管、利用和補(bǔ)充，保證歸檔資料的完整性。公司的文件，由質(zhì)管科負(fù)責(zé)預(yù)立卷，按文書檔案的歸檔范圍進(jìn)展收集和整理。中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)展整理立卷。會(huì)計(jì)檔案由兼職〔會(huì)計(jì)〕檔案治理人員結(jié)合會(huì)計(jì)檔案治理方法負(fù)責(zé)預(yù)立卷?！不蛑付ǖ募媛殭n案員〕負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、預(yù)立卷。這些檔案材料實(shí)行預(yù)立卷治理。文件材料的歸檔制度負(fù)責(zé)人按指定的時(shí)間上交綜合檔案室歸檔。歸檔工作應(yīng)作為完成工程工作的一部份納入經(jīng)濟(jì)技術(shù)承包責(zé)任制之中,凡未完成5%～10％的提成。依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及有關(guān)規(guī)定進(jìn)展立卷歸檔。以前歸檔。16規(guī)定統(tǒng)一印制的封面填寫,并用紗線裝訂成冊(cè)。長期、永久保存的文件，必需去除金屬物。由工程歸檔負(fù)責(zé)人將工程的歸檔材料進(jìn)展整理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫歸檔文件登權(quán)要求改正并暫不簽收。一般文件材料歸檔一份，科研課題的爭論報(bào)告歸檔2份。檔案整理制度依據(jù)院《檔案分類表及分類規(guī)章》對(duì)檔案進(jìn)展分類，依據(jù)《建設(shè)漢語敘詞表〔建〕進(jìn)展主題標(biāo)引，依據(jù)國家、地方確定檔案保管期限。依據(jù)《科技檔案案責(zé)任者、工程完成時(shí)間、鑒定日期、獲獎(jiǎng)狀況、主題詞及內(nèi)容提要等等。檔案號(hào)的構(gòu)成分兩種形式檔案號(hào)=分類號(hào)+工程代號(hào)+案卷號(hào)〔適用于科技檔案〕各號(hào)之間用短橫線符號(hào)“—”相連。檔案號(hào)=分類號(hào)+年月號(hào)+案卷號(hào)〔適用于文書、會(huì)計(jì)等檔案〕各號(hào)之間用短橫線“—”相連。參照國家的有關(guān)規(guī)定公司檔案分為公開、隱秘、機(jī)密三種：公開：主要包括各類公開發(fā)行的出版物或個(gè)人論著；隱秘：主要包括計(jì)算書、各類科技報(bào)告以及本身已定為隱秘級(jí)的文件。及本身已定為機(jī)密的文件。分類號(hào)的大小挨次排列。分類名目》外，還需編制卡片式“分類名目種檢索途徑的機(jī)讀名目。檔案保管制度防腐、防塵等設(shè)備。庫房應(yīng)安裝空調(diào)并定時(shí)記錄庫房溫度。檔案治理人員調(diào)離時(shí)，需在離開工作崗位前辦理好工作交接手續(xù)。公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)電影片、錄像帶、錄音帶要定期檢查，一般狀況下，半年至一年必需重繞一次。館藏檔案如覺察不適于長期保存的狀況，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案借閱制度所需檔案號(hào)，交工作人員查找取出所需資料再辦理填卡借閱手續(xù)。借閱時(shí)間：一般不超過二周，續(xù)借不超過三次。過期則工作人員有權(quán)催還并按規(guī)1.0室開列通知單在財(cái)務(wù)科發(fā)工資時(shí)扣除。借,特別狀況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以借閱不超過五份。檔案一般不向外單位人員借閱,如確因工作需要，需持單位介紹信經(jīng)公司主管部門或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可在閱覽室借閱。“隱秘”級(jí)的檔案一般只借給工程參與人員。本公司其他人員只能在閱覽室內(nèi)閱覽，如確因工作需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以辦理外借手續(xù)。案室內(nèi)閱覽(不得帶出閱覽室外)。“機(jī)密”級(jí)檔案均不借閱，特別狀況經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可外借或閱覽。借閱者對(duì)所借資料負(fù)有安全保管、保密的責(zé)任。外借的資料不得拆散、涂改、剪有關(guān)規(guī)定賜予相應(yīng)處分。借閱者喪失其他文字檔案資料,檔案室應(yīng)報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)作出相應(yīng)處理。檔案修改補(bǔ)充制度改的在不違反有關(guān)規(guī)定的條件下，需辦理有關(guān)審批手續(xù)，方可進(jìn)展修改補(bǔ)充。7.5財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案原則上不得修改，確因?qū)嶋H狀況與檔案資料有出入而修改時(shí)，應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批批準(zhǔn)方可修改。檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)必需以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、系統(tǒng)，數(shù)據(jù)牢靠。和《檔案利用狀況統(tǒng)計(jì)表》等有關(guān)數(shù)據(jù)表格交公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，作年終總結(jié)、制定數(shù)據(jù)材料。檔案保密制度的機(jī)密不看,不該說的機(jī)密不說。檔案文件一般不向外單位人員供給借閱。如確因工作需要，需持單位介紹信，經(jīng)公司主管部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱〔或復(fù)印。室只能供給原工程的參與人員在辦公時(shí)間內(nèi)