大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議管理辦法

XXXX大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議管理辦法1.為充分發(fā)揮XXXX大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)視頻會(huì)議系統(tǒng)）的效能，確保網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運(yùn)行，特制定本辦法。2.視頻會(huì)議系統(tǒng)是新形勢(shì)下推動(dòng)我校進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作方式，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率的一項(xiàng)重要手段。各部門(mén)單位要予以高度重視，充分運(yùn)用視頻會(huì)議資源召開(kāi)會(huì)議。3.視頻會(huì)議系統(tǒng)由校長(zhǎng)辦公室與教育技術(shù)中心統(tǒng)籌規(guī)劃并組織推動(dòng)。鼓勵(lì)各部門(mén)單位在本部門(mén)內(nèi)逐步推廣擴(kuò)大視頻會(huì)議系統(tǒng)的覆蓋范圍。4.XXXX大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)由校長(zhǎng)辦公室、教育技術(shù)中心、網(wǎng)絡(luò)與信息中心和各會(huì)議室管理部門(mén)分工負(fù)責(zé)管理。具體職責(zé)分工如下：（1）校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)視頻會(huì)議的統(tǒng)籌管理及組織協(xié)調(diào)工作，包括提出視頻會(huì)議制度化、規(guī)范化建設(shè)意見(jiàn)；擬訂以學(xué)校名義召開(kāi)的全校性視頻會(huì)議方案并組織實(shí)施；審核各部門(mén)單位申報(bào)的視頻會(huì)議方案；協(xié)調(diào)督促有關(guān)部門(mén)做好視頻會(huì)議的技術(shù)保障和有關(guān)服務(wù)工作；協(xié)調(diào)處理視頻會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)和管理中的其它重要事項(xiàng)等。（2）教育技術(shù)中心負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)支持和保障工作，包括擬訂視頻會(huì)議操作規(guī)范并組織實(shí)施；申報(bào)視頻會(huì)議系統(tǒng)所用設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)預(yù)算；視頻會(huì)議系統(tǒng)的主控設(shè)備等技術(shù)設(shè)施的日常管理維護(hù)；安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)會(huì)前、會(huì)中的相關(guān)技術(shù)保障；做好重要視頻會(huì)議數(shù)據(jù)存貯、歸檔；組織各會(huì)議室管理人員開(kāi)展必要的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等。（3）各會(huì)議室管理部門(mén)指定為各樓宇的物業(yè)公司，負(fù)責(zé)視頻會(huì)議的場(chǎng)地管理、設(shè)備操作與保管，并協(xié)助會(huì)議主持人正確使用視頻會(huì)議系統(tǒng)。（4）網(wǎng)絡(luò)與信息中心負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)暢通與安全。（5）召開(kāi)視頻會(huì)議必須按照會(huì)議審批的規(guī)定程序網(wǎng)上申請(qǐng)報(bào)批，經(jīng)校長(zhǎng)辦公室審核后安排，視頻會(huì)議優(yōu)先一般會(huì)議。會(huì)議申請(qǐng)應(yīng)按要求填寫(xiě)，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、出席領(lǐng)導(dǎo)、主會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員、分會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員、發(fā)言人信息等。（6）全校性的視頻會(huì)議（包括教育部和省教育廳的視頻會(huì)議），由校長(zhǎng)辦公室通知會(huì)場(chǎng)按照視頻會(huì)議要求進(jìn)行會(huì)場(chǎng)設(shè)置；通知教育技術(shù)中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)測(cè)試、全程運(yùn)行保障；通知網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)暢通與安全保障。（7）視頻會(huì)議主辦單位應(yīng)在視頻會(huì)議召開(kāi)的3個(gè)工作日之前提交申請(qǐng)，以便提前做好相關(guān)測(cè)試及技術(shù)保障工作。（8）視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)滿足會(huì)議需要，環(huán)境整潔，設(shè)備齊全可靠，桌椅等設(shè)施擺放有序。在會(huì)議召開(kāi)期間，參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)著裝整齊，自覺(jué)保持良好秩序，不得隨意走動(dòng)。不發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。（9）視頻會(huì)議應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作程序和規(guī)范要求進(jìn)行技術(shù)操作。5.視頻會(huì)議召開(kāi)前一天，各主分會(huì)場(chǎng)應(yīng)按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)時(shí)、全程參加會(huì)前的調(diào)測(cè)試。調(diào)測(cè)試參加人員為會(huì)場(chǎng)操作人員、會(huì)議秘書(shū)、教育技術(shù)中心技術(shù)保障人員、網(wǎng)絡(luò)中心網(wǎng)絡(luò)保障人員。6.視頻會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)進(jìn)入就緒狀態(tài)，保持各項(xiàng)技術(shù)配置參數(shù)到會(huì)議結(jié)束。7.各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)按統(tǒng)一的規(guī)格要求配置視頻會(huì)議系統(tǒng)，嚴(yán)禁在會(huì)議過(guò)程中隨意改變參數(shù)配置。8.會(huì)議期間，會(huì)場(chǎng)操作人員、會(huì)議秘書(shū)、技術(shù)保障人員必須堅(jiān)守崗位。主會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面，了解各分會(huì)場(chǎng)的情況。各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行狀況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)。9.各會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)備需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，會(huì)議期間，除視頻會(huì)議操作人員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備，不得談?wù)摕o(wú)關(guān)話題。10.會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接。各分會(huì)場(chǎng)在主會(huì)場(chǎng)中斷會(huì)議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。11.會(huì)場(chǎng)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除。如暫時(shí)無(wú)法解決的，需及時(shí)將有關(guān)問(wèn)題報(bào)告教育技術(shù)中心